勁牌茅臺鎮(zhèn)酒業(yè)參加外部會議管理制度

1、編號：ZD-ZH-019勁牌茅臺鎮(zhèn)酒業(yè)參加外部會議管理制度編制：綜合管理部版本/修改碼：A/0審核：巴 琳頒布日期：2017-2-26批準(zhǔn)：金先錄發(fā)放范圍：全公司第一章 總則第一條 為進(jìn)一步加強(qiáng)公司參加外部會議管理，規(guī)范公司員工參加各種外部會議流程，維護(hù)公司形象和聲譽(yù)，特制定本制度。第二條 本制度中的“外部會議”是指公司受政府單位、事業(yè)單位、行業(yè)協(xié)會等邀請參加的會議。第三條 本制度適用于公司各部門參加的外部會議。第二章 細(xì)則第四條 管理職責(zé)（一）綜合管理部是公司參加外部會議的統(tǒng)籌管理部門，主要職責(zé)為：1、負(fù)責(zé)公司參加外部會議信息的收集、整理，根據(jù)會議內(nèi)容確定是否參會；2、負(fù)責(zé)會后資料的收集、整

2、理與存檔；3、負(fù)責(zé)跟進(jìn)、落實(shí)會議形成的相關(guān)要求和建議；4、負(fù)責(zé)建立公司參加外部會議數(shù)據(jù)庫。（二）各部門1、負(fù)責(zé)根據(jù)會議要求，做好會前準(zhǔn)備相關(guān)工作（含參會人員的選定、會議材料的準(zhǔn)備等）；2、負(fù)責(zé)準(zhǔn)時參加會議，并將有價值的會議成果在公司內(nèi)進(jìn)行共享。第五條 會議類型及參會人員（一）一般的業(yè)務(wù)類工作會議，如全市項目建設(shè)工作會議、全市宣傳工作會議、創(chuàng)建國家衛(wèi)生城市工作的現(xiàn)場推進(jìn)會等，行政部結(jié)合業(yè)務(wù)性質(zhì)，安排對口業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人參會。若因?qū)跇I(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人無法參會的，由其安排部門人員代表參會，并將信息反饋至行政部。（二）一般性的非業(yè)務(wù)類會議，如傳達(dá)貫徹全國兩會精神學(xué)習(xí)會、政風(fēng)評議工作會議、三萬活動表彰會等，

3、由行政部長或黨辦干事參加。必要時，邀請公司領(lǐng)導(dǎo)參會。（三）重要的、規(guī)格較高的業(yè)務(wù)類和非業(yè)務(wù)類會議，如省百強(qiáng)企業(yè)座談會、全?。ㄊ校┙?jīng)濟(jì)工作會議等，行政部根據(jù)會議內(nèi)容，邀請公司相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)或中層管理人員參加。必要時，報總經(jīng)理審批確定參會人員。第六條 參會流程會議邀請1、綜合管理部在接到外部會議通知后，須與會議通知單位詳細(xì)了解會議主題及內(nèi)容，對參會必要性進(jìn)行判斷。對于無實(shí)際意義、召開目的不符合公司文化的會議，接收部門應(yīng)予以婉拒。2、判定可參會的，綜合管理部在3個小時內(nèi)將參會信息以郵件、電話或短信的方式告知相關(guān)部門，確定參會人員。3、各部門如直接收到外部會議通知的，須在1個工作日內(nèi)將參會信息（會議背景、會

4、議時間、地點(diǎn)、主題、通知單位、參會人員）發(fā)送至行政部記錄備案。4、參會人員確定后，綜合管理部將外部會議通知的內(nèi)容通過以郵件、電話或短信的方式告知相關(guān)部門，并將參會人員信息反饋給外部會議通知單位。（二）會議材料準(zhǔn)備1、對于一般的工作會議，如需要準(zhǔn)備會議材料的，會議材料由對口業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)準(zhǔn)備，并發(fā)送至行政部存檔。2、對于重要的、規(guī)格較高的會議，如需要準(zhǔn)備會議材料的，行政部組織相關(guān)部門在規(guī)定時間內(nèi)提交會議材料（如工程部提供項目建設(shè)情況資料、財務(wù)部提供財務(wù)數(shù)據(jù)等）。綜合管理部根據(jù)提供的資料，整理成篇并報參加會議的領(lǐng)導(dǎo)審定后復(fù)印。（三）參加外部會議參會人員須按時參會，并按照勁牌茅臺鎮(zhèn)酒業(yè)會議管理制度的要

5、求，自覺遵守會場紀(jì)律。（四）會議成果及跟進(jìn)1、會議結(jié)束后，參會人員須將會議資料原件或復(fù)印件交至行政部存檔。公司行政部按照勁牌茅臺鎮(zhèn)酒業(yè)檔案管理制度要求，將紙質(zhì)檔案存檔。對于有價值的會議成果，參會人員在兩個工作日內(nèi)向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門予以報告。對于涉及會議宣傳和報道的，參會人須將會議報道發(fā)綜合管理部審核，待確認(rèn)無誤后方可準(zhǔn)許發(fā)布。2、各部門參加的業(yè)務(wù)性工作會議，形成的相關(guān)決議、建議和要求由對口業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)交辦和落實(shí)，同時須向行政部反饋落實(shí)情況；參加的非業(yè)務(wù)類工作會議，形成的相關(guān)決議、建議和要求，由行政部負(fù)責(zé)跟進(jìn)交辦和落實(shí)。（五）綜合管理部每半年在一定范圍內(nèi)發(fā)布公司參加外部會議有關(guān)情況及相關(guān)工作落實(shí)結(jié)果。第七條 相關(guān)規(guī)定（一）參會部門會議材料準(zhǔn)備不充分質(zhì)量不高的，對參會部門負(fù)責(zé)人月度績效考核扣3分。（二）參會人員無故遲到、缺席、早退等不符合會場紀(jì)律要求，給公司造成不良影響的，按照勁牌茅臺鎮(zhèn)酒業(yè)員工工作準(zhǔn)則及管理制度進(jìn)行處罰。（三）未及時將參加外部會議的信息告知綜合管理部，導(dǎo)致會議資料遺失或重要信息未得到共享的，對責(zé)任人行為獎懲積分扣3分。給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或情節(jié)嚴(yán)重的，按照勁牌茅臺鎮(zhèn)酒業(yè)員工工作準(zhǔn)則及管理制度進(jìn)行處罰。第三章 附則第八條 相關(guān)文件（一）