高校秘書專業(yè)教材之秘書學概論課件

1、21世紀高等院校秘書學專業(yè)系列教材 秘書學概論 主編：張同欽中國人民大學出版社章 目第一章 緒論第二章 秘書職業(yè) 第三章 秘書職能第四章 秘書的精神素養(yǎng) 第五章 秘書的知識能力素養(yǎng) 第六章 秘書職能環(huán)境 第七章 秘書與組織管理 第八章 秘書工作方法與規(guī)律 第九章 秘書管理 第十章 中國秘書工作沿革要略 第一章 緒 論 我國秘書學的產生與發(fā)展1234秘書學研究的意義與方法秘書學的研究對象與研究范圍秘書學的性質特點 第一節(jié) 我國秘書學的產生與發(fā)展 一、我國秘書學的產生 我國的秘書學誕生于20世紀80年代初期。 政治環(huán)境條件 社會需求條件 理論條件 人力資源條件 二、我國秘書學的發(fā)展一是開設秘書類專

2、業(yè)的高等院校數(shù)量眾多 二是秘書專業(yè)的教材建設步伐加快 三是秘書專業(yè)期刊的辦刊水平持續(xù)提高 四是秘書職業(yè)資格鑒定工作逐步規(guī)范 第二節(jié) 秘書學的研究對象一、秘書學的研究對象（一）對秘書學研究對象的多元理解（二）秘書學的研究對象 我們認為，秘書學就是研究秘書工作和秘書活動 的特性與規(guī)律的科學。 二、秘書學研究的內容與范圍 （一）廣義的層面 廣義上，秘書學是一個包括秘書學理論、秘書實務、秘書歷史、秘書實用技術和秘書教育五部分構成的龐大理論體系。 （二）狹義的層面 狹義上，秘書學就是上述廣義秘書學中的秘書學基礎理論，它是秘書學的基本理論框架體系，是廣義秘書學的靈魂。理論秘書學的基本框架，包括秘書職業(yè)、秘

3、書機構（秘書管理）、秘書職能、秘書職能環(huán)境等主要方面。 第三節(jié) 秘書學的性質特點一、秘書學的學科歸屬 秘書學屬于管理科學的范疇，領屬于公共管理學科。 這樣的學科性質，是由秘書工作本質上的綜合輔助管理性所決定的。 二、秘書學的性質特點 秘書學研究的特有對象和特定內容范圍決定了它所具有的特性。這些特性是：（一）綜合性 （二）政治性 （三）應用性三、秘書學與相關學科的關系 秘書學有著與之關系復雜多樣的相關學科群：（一）秘書學與管理學（二）秘書學與領導科學（三）秘書學與文書學、檔案管理學（四）秘書學與其它相關學科第四節(jié) 秘書學研究的意義和方法 一、秘書學研究的重要意義 （一）秘書學研究，豐富了我國政治

4、與管理類學科的內涵 （二）秘書學研究，有效地推動了秘書工作的科學化、制度化和規(guī)范化 （三）秘書學研究，可以促進各社會組織管理方式的改善和管理能力的提高 （四）秘書學研究，極大地推動了秘書專業(yè)教育和秘書人才的培養(yǎng) 二、秘書學研究的方法 （一）科學的抽象方法（二）系統(tǒng)的研究方法 （三）比較研究的方法第二章 秘書職業(yè) 秘書界定1234秘書的分類秘書職業(yè)資格秘書職業(yè)的特點 第一節(jié) 秘書界定一、國外對秘書的認識和界定（一）西方國家對秘書的界定（二）日本對秘書的界定二、我國對秘書的認識和界定（一）我國古代對秘書的界定 盡管我國古代對秘書人員的稱謂五花八門，但有一點是基本相同的，那就是普遍認為秘書是通過掌管

5、文書等活動輔助國君或地方長官處理政事的、行政長官身邊的工作人員。（二）我國現(xiàn)代對秘書的界定 秘書是指身處領導機構或領導者身邊，以處理信息和綜合服務的方式輔助領導者實施管理的工作人員。 第二節(jié) 秘書的分類一、從組織內部分工看秘書的分類（一）行政秘書 文字秘書 機要秘書 通訊秘書 信訪秘書 事務秘書 生活秘書 外事秘書 會務秘書 新聞秘書 二、從其所在行業(yè)特征看秘書的分類（一）企業(yè)秘書 法律秘書 科技秘書 教學秘書 涉外秘書 三、從職級高低看秘書的分類 （一）高級秘書 （二）中級秘書 （三）初級秘書第三節(jié) 秘書職業(yè)的特點 從工作內容和工作方式來看，秘書職業(yè)具有以下一些特點： 一、從屬性 二、輔助性

6、 三、服務性 四、被動性 五、全面性 六、機密性 第四節(jié) 秘書職業(yè)資格 一、英國的秘書職業(yè)資格（一）劍橋辦公管理國際證書（劍橋秘書）考試 劍橋秘書證書考試共分初級、中級和高級三 個級別，考試采用模塊化的學習方式，考生不受 年齡、職業(yè)、學歷等背景的限制，可根據(jù)自己學 習和工作的實際情況，選擇不同級別模塊的考試。（二）英國倫敦工商會考試局LCCIEB秘書證書考試 LCCIEB英國倫敦工商會考試局是世界上最大的職 業(yè)技能鑒定和證書頒發(fā)機構之一。 考試內容：二級考試包括商務英語（二級）、商 務管理和文本產生三門；三級考試包括商務英語（可 自選二級或三級）、商務實踐、商務管理（三級）和 文本產生（三級）

7、?？荚囆问綖楣P試。 LCCIEB考試沒有年齡、資歷等任何限制，學員可 自由選擇適合的科目和級別參加考試。由于考試和教 材均采用英文，故報考者需具備一定的英語水平。 二、 美國的秘書職業(yè)資格 IAAP是國際職業(yè)秘書協(xié)會的英文簡稱，是全球著名的跨國性職業(yè)組織，在27個國家和地區(qū)設立分支機構。目前，IAAP在北京和上海等大城市已設立了培訓點和考點。 “國際職業(yè)秘書協(xié)會”每年舉辦“特許職業(yè)秘書考試”，報考條件很嚴，高中生要有6年秘書工齡，大學生要有共年的大學學齡和秘書工齡才能報考?？荚嚳颇繛椋浩髽I(yè)法、企業(yè)行為科學、企業(yè)管理、人際學、秘書會計學、秘書技能、辦公室秘書工作程序等。 三、我國的秘書職業(yè)資格（

8、一）秘書國家職業(yè)標準 1997年頒布了秘書職業(yè)技能標準（試行）， 1998年，發(fā)布了秘書職業(yè)資格鑒定試點工作方案。 2000年7月，勞動和社會保障部正式頒布了秘書 國家職業(yè)標準，2003年，秘書職業(yè)全國統(tǒng)一鑒定正式 啟用新的國家職業(yè)標準。 （二）商務秘書職業(yè)資格標準 中國商業(yè)職業(yè)資格認證中心于2000年開始舉行全國 商務秘書專業(yè)資格考試。 依據(jù)商務秘書職業(yè)資格標準，全國商務秘書專 業(yè)資格考試辦公室、全國商務秘書專業(yè)資格考試培訓教 材編委會組織編寫了商務秘書理論與實務、商務 電腦實務、商務英語等商務秘書認證考試系列教 材。 第三章 秘書職能秘書機構及其設置秘書的基本職能 秘書職能實現(xiàn)的途徑 第一

9、節(jié) 秘書機構及其設置一、秘書機構的含義與特點 秘書機構有廣義和狹義之分。廣義的秘書機構是 指處于社會組織內的綜合樞紐地位、直接隸屬于組織 領導、全面輔助領導機構的辦公部門。狹義的秘書機 構是指各級辦公廳、辦公室中專門輔助社會組織及其 負責人辦理秘書業(yè)務的部門。 秘書機構具有以下顯著特點： 1附屬性 2綜合性 3輔助性 二、秘書機構設置的原則（一）規(guī)范化原則（二）科學化原則 1.組織結構要科學 2.職責確定要科學 3.團隊人員配備要科學 三、秘書機構的組織形式秘書機構的組織形式有兩種：（一）綜理制 綜理制條件下的秘書機構，是以組織和領導機構運 轉的整體需要為原則而設立的一個統(tǒng)一的辦公機構。（二）

10、分理制 分理制條件下的秘書機構，是一種職能分工型模 式，是為適應現(xiàn)代管理日趨復雜、分工漸細而又需各部 門相互協(xié)調而形成的秘書機構組織形式，這種形式能充 分發(fā)揮職能部門專業(yè)管理的作用。 四、各級各類秘書機構 （一）黨政機關的秘書機構（二）人大、政協(xié)、軍委的秘書機構（三）企事業(yè)單位的秘書機構（四）社會團體的秘書機構（五）臨時性秘書機構 第二節(jié) 秘書的基本職能一、秘書職能的含義 秘書的職能，是在秘書機構、秘書職位功能的 框架內，領導根據(jù)組織目標與管理工作的需要而明 確賦予秘書機構或秘書職位的具體職責權限。 二、秘書的基本職能 秘書的基本職能，是對秘書機構、秘書職位基本職責與權限的粗線條勾勒，它可以給

11、我們一個秘書職能作用的大體輪廓，對秘書工作具有宏觀的指導價值。（一）信息管理職能（二）綜合協(xié)調職能（三）督促檢查職能（四）參謀輔助職能（五）后勤保障職能（六）“不管部”職能第三節(jié) 秘書職能實現(xiàn)的途徑 一、秘書日常事務工作 秘書日常事務工作，是指維持領導機構以及秘書 機構自身日常運轉的一般性工作。 這些工作具有日常性、基礎性、程序的習慣性， 以及對領導管理工作影響的相對有限性等特點。 （一）辦公用品管理 （二）接待工作 （三）安排領導活動 （四）值班工作 （五）通訊工作 （六）印章管理 （七）保密工作 二、秘書專項業(yè)務工作 秘書專項業(yè)務工作，是指在維持領導機構以及秘書 機構自身日常運轉的一般綜合

12、性工作基礎上的一些專門 性或專業(yè)性工作。（一）信息工作 （二）調查研究 （三）會務工作 （四）公文處理 （五）檔案管理（六）信訪工作 三、秘書特別受權工作 秘書特別受權工作，指的是須經(jīng)領導授意授權， 并在授意前提下和授權范圍內才能開展的秘書工作。 這些工作與前述日常事務工作、專項業(yè)務工作 最大的不同就在于其被動性和權力的賦予性。 （一）公文寫作 （二）督查工作 （三）協(xié)調工作 （四）談判工作 四、秘書參謀工作 秘書參謀是秘書人員近身圍繞領導者為其進行有效決策管理而直接、綜合、及時提供智能輔助的一種秘書職能活動。 （一）秘書參謀是現(xiàn)代領導的現(xiàn)實需要（二）參謀是秘書的深層職能（三）秘書參謀的過程

13、秘書參謀過程，是指秘書基于參謀動機，進行參謀思考和選擇參謀價值目標，提出參謀建議的一系列完整的實踐活動過程。第四章 秘書的精神素養(yǎng)秘書的思想政治素養(yǎng)秘書的職業(yè)道德與作風修養(yǎng)秘書的心理品質第一節(jié) 秘書的思想政治素養(yǎng)一、努力提高政治思想理論水平（一）認真學習馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論（二）努力實踐“三個代表”重要思想（三）用科學發(fā)展觀統(tǒng)領頭腦，提高政治思想理論水平二、樹立法制觀念三、樹立政策觀念第二節(jié) 秘書的職業(yè)道德與作風修養(yǎng)一、秘書職業(yè)道德修養(yǎng)（一）忠于職守，服務領導（二）埋頭苦干，甘居幕后（三）謙虛謹慎，辦事公道 （四）遵紀守法，廉潔奉公（五）誠實守信，嚴守機密 二、秘書的作風修養(yǎng)（一）

14、踏實，細致，一絲不茍（二）聯(lián)系群眾，深入實際，求真務實（三）謙虛謹慎，不卑不亢，堅持原則（四）敏捷干練，講究時效，善于合作 （五）善于學習，富于創(chuàng)造，勇于開拓 第三節(jié) 秘書的心理品質一、秘書的幾種不良心理現(xiàn)象 （一）畏上心理 （二）自負心理 （三）厭倦心理 （四）討好上司心理 （五）焦慮心理 二、秘書心理品質的構成（一）情感品質 1.熱愛秘書工作 2.尊重自己的領導者 3.健康高雅的美感 （二）意志品質 1.自覺性 2.堅持性 3.果斷性 4.自制力（三）性格品質 1.工作負責 2.謙虛隨和 3.冷靜沉著 4.幽默開朗（四）秘書的氣質 三、秘書人員良好心理品質的培養(yǎng) 秘書作為成年人，良好的心理

15、品質的形成，主要應通過自我培養(yǎng)，領會社會對秘書的角色期待，進而內化為自己的需要，形成信念。秘書本人，可以從以下幾個方面入手，積極培養(yǎng)良好的職業(yè)心理品質。 （一）進入角色 什么是秘書的角色意識呢？我們把秘書在從事秘書工作的實踐活動中，能夠經(jīng)常用秘書工作者的標準衡量其心理、言行，自覺地認識、評價與調節(jié)其心理活動的心理狀態(tài)，稱作秘書的角色意識。所謂秘書工作者的標準，就是社會、組織、領導及群眾對秘書的角色期待。 （二）強化角色意識 秘書要想形成良好的心理品質，僅僅進入角色，初步形成秘書的角色意識，還是不夠的。社會、組織、領導、群眾以及秘書自己，還必須經(jīng)常為其提供積極的信息反饋，不斷強化秘書的角色意識，

16、不斷提高其抱負水平。 （三）加強自我修養(yǎng)，形成正確的自我意識（四）在實踐中不斷總結經(jīng)驗，加強心理品質修養(yǎng)第五章 秘書的知識能力素養(yǎng) 秘書的知識結構秘書的能力結構秘書的文化藝術修養(yǎng) 第一節(jié) 秘書的知識結構一、秘書知識結構的構建原則（一）適應性原則 適應性原則指的是秘書的知識結構應該符合秘書 職業(yè)活動的需要。 首先，秘書的知識結構應當與秘書的崗位職責相 適應。 其次，秘書的知識結構應該與所在單位的業(yè)務特 點相適應。（二）層次性原則 秘書的知識結構也有層次性的特點，如果按照從 低到高的排列順序，可以分為基礎知識、專業(yè)知識和 相關知識三個層次；如果按照由內而外的排列順序， 可以分為核心知識、中間層知識

17、和外圍知識。（三）個性原則 個性原則要求秘書人員在構建自己的知識結構時， 首先要對自己有一個準確的定位，要在正確認識自我的 前提下，找準社會需要與個人特長的最佳結合點。（四）動態(tài)性原則 合理的知識結構，必須是一個不斷進行自我更新和 調節(jié)的動態(tài)結構，秘書的知識結構也不例外。 二、秘書知識結構的組成 （一）基礎知識 基礎知識是指在秘書知識結構中起基礎性作用 的那部分知識，是構建秘書知識結構的前提條件。 1科學文化基礎知識 2政治經(jīng)濟理論基礎知識 3法律法規(guī)基礎知識 4.辦公自動化知識 （二）專業(yè)知識 秘書的專業(yè)知識是指從事秘書工作所必須具備的 專門知識，它包含兩個方面的意思，一是指秘書的職 業(yè)知識

18、，二是指秘書所在部門的業(yè)務知識。 1秘書職業(yè)知識 2秘書所在部門的業(yè)務知識（三）相關知識 秘書的相關知識是指與秘書職業(yè)、崗位要求有一 定關聯(lián)的知識。 第二節(jié) 秘書的能力結構 概括地說，秘書的能力結構可以分為兩部分， 即基礎能力和專業(yè)能力。 一、基礎能力 （一）觀察能力 （二）記憶能力 （三）思維能力 二、專業(yè)能力 專業(yè)能力，是指秘書人員從事秘書工作所應 具備的職業(yè)能力，是秘書能力結構的核心部分。 專業(yè)能力是完成秘書工作的重要保證。 秘書的專業(yè)能力包括以下幾個方面： （一）表達能力 （二）辦事能力 （三）協(xié)調能力 （四）管理能力 （五）應變能力 （六）社交能力 三、基本技能（一）現(xiàn)代辦公設備使用

19、技能（二）常用辦公軟件使用技能（三）網(wǎng)絡辦公技能 （四）文案處理技能 1.書法技能 2.速記技能 3.編輯技能 4.校對技能 5.文件印制技能 6.裝訂技能 第三節(jié) 秘書的文化藝術修養(yǎng)一、文學修養(yǎng)二、史學修養(yǎng)三、藝術修養(yǎng) 第六章 秘書職能環(huán)境秘書職能環(huán)境要素及其作用秘書職能環(huán)境的適應與優(yōu)化秘書與領導的關系第一節(jié) 秘書職能環(huán)境要素及其作用一、秘書職能環(huán)境層次結構（一）秘書機構內部環(huán)境 秘書機構的人員構成、管理制度、分工協(xié)作 狀況，人際關系和秘書部門負責人的影響力、秘 書部門內部的精神、凝聚力，以及秘書的辦公設 備和辦公條件等要素，構成了秘書機構的內部環(huán) 境。（二）秘書所在組織內部環(huán)境 秘書所在組

20、織內部環(huán)境，是指秘書所在組織內部 影響秘書、秘書機構工作的各條件和因素的總和。 一是組織的結構要素 二是組織動態(tài)運行要素 三是組織的生態(tài)發(fā)展要素 四是組織心態(tài)觀念方面的要素 五是組織的物質環(huán)境條件 六是組織信息要素（三）秘書所在的組織外部環(huán)境 組織外部環(huán)境，是一個龐大的、具有層次性的、 開放的、相互聯(lián)系的系統(tǒng)。既有宏觀的國際國內政 治、經(jīng)濟、科技、文化等大環(huán)境，又有各組織的行 業(yè)系統(tǒng)環(huán)境、地區(qū)環(huán)境、市場環(huán)境、協(xié)作與競爭環(huán) 境、社區(qū)環(huán)境等，均屬組織外部環(huán)境的范疇。 二、秘書職能環(huán)境要素關系 秘書職能環(huán)境要素關系，主要指的是秘書職能 活動中與各有關方面的聯(lián)系與關系。其中有組織內 部領導與被領導關系

21、、主輔關系、服務與服務對象 關系、協(xié)同配合關系、認同關系，有組織外部的與 上級組織的接受指導或領導關系、平級組織的溝通 關系、不相隸屬組織的往來關系、組織間的競爭與 合作關系、與有關組織間的制衡關系等。 （一）秘書與部門的關系 1.秘書與部門的關系的表現(xiàn)形態(tài) 其一，輔助形態(tài)。 其二，協(xié)調形態(tài)。 2.秘書與部門的關系 一是秘書與縱向層次機構的關系， 二是秘書與橫向部門機構的關系。（二）秘書與群眾的關系1.秘書與群眾關系的表現(xiàn)形態(tài)2.秘書處理群眾關系的方法（三）秘書與新聞媒介的關系1.秘書人員必須充分認識新聞媒介的作用2.秘書處理新聞媒介關系的方法 三、秘書職能環(huán)境作用 秘書工作是在特定的職能環(huán)境

22、中運作的，對職能 環(huán)境作用的正確認識，是調適和優(yōu)化職能環(huán)境的前提。 （一）職能環(huán)境對秘書工作的規(guī)定性 從總體來看， 從行業(yè)系統(tǒng)來看， 從組織層次來看， 從秘書崗位來看， 秘書職能環(huán)境對秘書工作的規(guī)定性，還體現(xiàn)在為 秘書工作提供必要的條件上，如不同的環(huán)境、對秘書 工作提供不同的人力、物力、財力的條件；在影響力 和賦予、委授權力方面也均提供了不同的支持。（二）職能環(huán)境對秘書工作的導向性 不同的職能環(huán)境有不同的組織目標和領導工作目 標；而且，職能環(huán)境又是發(fā)展變化的。因此，職能環(huán) 境對秘書工作具有導向性。秘書工作要適應職能環(huán)境 的需要，就必須遵從組織目標和領導工作目標，適應 職能環(huán)境變化發(fā)展的趨勢。（

23、三）職能環(huán)境對秘書工作的促動性 一是行政性促動。 二是誘導性促動。 三是比較性促動。（四）職能環(huán)境對秘書工作的機遇性和風險性 在高速發(fā)展變化難測的現(xiàn)代社會中，任何職能 環(huán)境中都是機遇與風險并存的，在秘書職能環(huán)境中， 組織運轉中的機遇與風險，領導工作中的機遇與風 險，與秘書工作中的機遇與風險是緊密相關的。 第二節(jié) 秘書職能環(huán)境的適應與優(yōu)化一、秘書職能場的構成 秘書職能場是在秘書職能環(huán)境中秘書職能活動 影響力范圍；從某種意義上說，它是職能環(huán)境資源 要素作用下秘書通過其本職工作對環(huán)境的反作用并 產生實際效應的范圍。（一）秘書職能場的大小 秘書職能場的大小是由其在領導身邊綜合輔助 及公務服務的基本職能

24、特征及其所處的職能地位決 定的。 秘書職能場大小的概念（二）秘書職能場的運作方向 職能場的運作方向指的是秘書在職能領域內 開展各項業(yè)務的價值取向，功利目標的指向及產 生各種影響力的方向。凡符合客觀事物發(fā)展規(guī)律、 符合事業(yè)發(fā)展功利，并與領導管理正確的工作目 標保持一致，其方向就是正向；與此方向相悖， 則是負向；與此方向存在偏差，就是偏向。（三）秘書職能場的能量 秘書職能場的能量是指其在特定職能環(huán)境中 開展其業(yè)務活動產生影響的能力及強度。它是由 領導者的信任度、工作指派任務的輕重、秘書個 人的知識、信息、經(jīng)驗的擁有量、能力、態(tài)度， 與領導者主輔配合的關系狀態(tài)等因素所決定的。（四）秘書職能場大小、方

25、向、能量的調適 在實踐中，每一個秘書的職能場的大小、方 向、能量都是相互影響、相互關聯(lián)，并在動態(tài)變 化之中。 二、秘書對職能環(huán)境的適應（一）適應職能環(huán)境特征 適應職能環(huán)境特征，在實踐中要注重以下方面： 一是適應宏觀環(huán)境特征和發(fā)展趨勢 二是適應所在組織的行業(yè)環(huán)境特征 三要適應所在組織環(huán)境特征 四要適應秘書機構作為綜合辦公部門的環(huán)境特征 五要適應具體工作崗位的環(huán)境特征（二）滿足職能環(huán)境需要 秘書滿足職能環(huán)境的需要，首先要滿足領導 工作的需要。其次要滿足組織日常辦公事務的需 要。既要掌握秘書工作中共性的事務處理，又要 熟悉本單位的具有個性的相關事宜。（三）順應職能環(huán)境發(fā)展 一要對長遠發(fā)展的態(tài)勢有所準

26、備； 二要關注組織三、五年的發(fā)展計劃和領導一屆 任期內的工作計劃和任務目標； 三要準確把握組織一年內的工作計劃安排，以 及外部環(huán)境發(fā)展變化的狀況，內外結合，從職能環(huán) 境一年內變化的節(jié)奏和階段性，安排一年內各階段 的工作重點和適應環(huán)境節(jié)奏要求； 四要隨時關注領導工作的變化和需要，隨時了 解組織內外的變化與需要。（四）職能環(huán)境資源的制約 秘書職能環(huán)境資源指的是秘書所處的客觀 環(huán)境中，一切有利于秘書實現(xiàn)其職能目標、完 成職能任務的要素的總和。秘書職能環(huán)境資源 與秘書工作是互動關系。 1.信任度 2.和諧度 3.開放度 4.自由度（五）開發(fā)職能環(huán)境資源 秘書工作中，適應職能環(huán)境特征，滿足職能環(huán) 境需要

27、、順應職能環(huán)境發(fā)展，都要以有利于開發(fā)職 能環(huán)境資源，有利于實現(xiàn)組織目標為落腳點。 1.要合理開發(fā)領導組織及領導人的影響力資源 2.要注重開發(fā)職能環(huán)境中的信息智能資源 3.要注重從協(xié)調和加強各方面關系中開發(fā)職能 環(huán)境中的能量資源 三、秘書對職能環(huán)境的優(yōu)化 秘書優(yōu)化具體工作的職能環(huán)境的主要途徑，是靠 自身卓有成效的職能工作；而具體的秘書工作職能環(huán) 境的優(yōu)化，又為提高秘書工作的效能和效率，提供良 好的環(huán)境條件。兩者相互作用，相互促進，構成良性 循環(huán)。 四、排除環(huán)境障礙與優(yōu)化職能場 排除職能環(huán)境障礙與優(yōu)化職能場是緊密聯(lián)系、 相輔相成的，必須同等重視這兩個方面。（一）排除職能環(huán)境障礙 1.信任障礙的排除

28、 2.理解障礙的排除 3.溝通障礙的排除 4.利益障礙的排除（二）優(yōu)化職能場 1.職能場大小 秘書職能場大小領導者對其秘書綜合輔助 和公務服務需要的范圍領導者的職責范圍領 導者對自己綜合素質水平的評價領導對其秘書 綜合素質水平的評價 2.職能場方向 3.職能場能量 五、優(yōu)化秘書工作的物質環(huán)境 （一）辦公室（二）有關工作人的食宿及通訊條件能滿足需要（三）辦公自動化設備 第三節(jié) 秘書與領導的關系一、秘書與領導關系的多維性（一）政治上的同志關系（二）人格上的平等關系（三）組織上的上下級關系（四）工作上的主輔關系 在上述關系中，最能體現(xiàn)其角色關系本質特征的 應該是秘書與領導的工作關系，即輔助與決策的關

29、系， 輔助性是秘書工作的本質屬性，這是規(guī)范秘書角色行 為的出發(fā)點，也是秘書工作的出發(fā)點。 二、秘書處理與領導關系的方法（一）擺正位置，自覺服務（二）正確領會，貫徹意圖 1.領導意圖 2.正確對待領導意圖 3.秘書在傳達貫徹領導意圖時應注意的問題（三）加強與領導的思想溝通 一是適時；二是適地；三是適人；四是適言。（四）自覺與領導聯(lián)絡個人感情 三、秘書與領導班子的關系（一）領導班子與秘書群體的關系 1.領導班子要有專人負責指導秘書工作。 2.領導班子的更替與秘書班子的相對穩(wěn)定 3.領導人與專職秘書的關系（二）秘書為領導班子服務中應把握的關系 1.為主要領導人服務與為領導班子服務 2.為中心工作服務

30、與為日常工作服務 3.處理好多頭指示，避免釀成矛盾 4.對口請示，避免交叉請示 5.逐級請示，避免越級請示 6.加強溝通，避免產生誤會 7.篩選信息，避免說是道非第七章 秘書與組織管理 組織管理的職能1234秘書與領導決策秘書與組織管理秘書與組織管理效率 第一節(jié) 組織管理的職能一、組織管理 管理是人類活動的特殊形式，是社會系統(tǒng)中 聯(lián)系各層次子系統(tǒng)的紐帶，是協(xié)調各層次子系統(tǒng) 的活動和關系以實現(xiàn)一定目標的一種社會職能。 管理也就是人們?yōu)槭瓜到y(tǒng)功效不斷提高所從事的 一系列活動。 二、組織管理的職能 社會組織管理過程中的要素、基本步驟和手段， 統(tǒng)稱為職能管理。管理有六個方面的職能：（一）計劃職能（二）

31、組織職能（三）領導職能（四）控制職能（五）協(xié)調職能（六）激勵職能 第二節(jié) 秘書與組織管理一、秘書與組織管理 秘書管理，指的是在履行秘書職責、實現(xiàn)秘書 職能活動中，秘書的管理理念及其管理的方法與手 段。 秘書管理屬于組織管理系統(tǒng)不可分割的構成部 分，屬于管理決策層的輔助層次。（一）組織目標為秘書選用工作方法指明方向 組織目標為全體組織成員的行動指明方向，也 引導著秘書的工作行為。秘書選用工作方法，必須 為實現(xiàn)組織目標服務；必須堅持組織功利目標，從 組織功利出發(fā)選用；必須與組織發(fā)展目標相一致。（二）組織規(guī)范為秘書選用工作方法提供依據(jù) 組織規(guī)范是統(tǒng)一和制約組織成員行為的準則，以 此維系組織的有序運轉

32、。秘書選用工作方法，必須以 組織規(guī)范為重要依據(jù)。 一要遵從組織的權責分配規(guī)范； 二要遵從國家法律規(guī)范； 三要遵從組織紀律規(guī)范； 四要遵從組織運行規(guī)范； 五要遵從組織內崗位職能規(guī)范。（三）組織需要是秘書選擇工作方法的基礎 （四）組織管理方法要應用于秘書工作 一是組織管理的方法同樣要用于對秘書工作的 管理； 二是秘書工作實務中要運用組織管理方法； 三是秘書要適應和配合有關組織管理方法的實 施，服務于組織管理。 二、秘書管理理念的更新（一）秘書更新管理理念的背景（二）領導的秘書觀與秘書的秘書觀 1.秘書文化與官文化 2.領導的秘書觀 3.秘書的秘書觀（三）秘書管理理念的更新 四個轉變：要從偏重于辦文

33、辦事，轉變?yōu)榧绒k文 辦事，又出謀獻策；從單純收發(fā)傳遞信息，轉變?yōu)榫C 合處理信息；從單憑老經(jīng)驗辦事，轉變?yōu)榭茖W化管理； 從被動服務，轉變?yōu)橹鲃臃铡＿@四個轉變，對秘書 更新管理理念，具有綱領性的指導價值。 1.人本觀念 2.系統(tǒng)觀念 3.效能觀念 4.主動服務觀念 第三節(jié) 秘書與組織管理效率一、組織效率 組織效率，是各級各類社會組織及其管理人員 從事管理活動的產出同所消耗的人力、物力、財力 等要素間的比例關系，是管理職能的具體體現(xiàn)。 組織效率原則，是指社會組織要以提高綜合管 理效率為宗旨。 二、提高組織效率的管理方法（一）任務管理方法（二）人本管理方法（三）目標管理方法（四）系統(tǒng)管理方法 三、秘

34、書與組織管理效率（一）工作制度的建立 秘書工作的綜合性，決定了其涉及的制度很多。 最常見的有辦文制度、值班制度、辦會制度、 接待工作制度、來信來訪工作制度、會議決定事項 督查制度、中心工作督查制度、領導批示件辦理制 度、調研制度、信息工作制度、秘書人員業(yè)績考核 制度等。（二）程序化與規(guī)范化的實現(xiàn) 自然性程序 指令性程序 法定性程序 技術性程序 經(jīng)驗性程序 （三）現(xiàn)代化手段的采用 現(xiàn)代化手段是提高組織管理效率的技術保障。（四）學習型組織的培養(yǎng) 學習型組織是一個具有持續(xù)創(chuàng)新能力、能不斷 創(chuàng)造未來的組織。 第四節(jié) 秘書與領導決策一、秘書工作對領導工作的價值體現(xiàn) （一）為領導工作做鋪墊 （二）為領導工

35、作代勞 （三）為領導工作拓展延伸 （四）為領導工作拾遺補缺 二、秘書工作與領導決策 決策是一個社會系統(tǒng)的領導者、管理者的最主 要的任務。在決策過程中，秘書部門肩負著輔助決 策的任務。 （一）決策在管理工作中的地位（二）決策類型與決策系統(tǒng)1.決策的類型根據(jù)目標性質，可將決策分為常規(guī)型決策和非常規(guī)型決策。根據(jù)目標要求，可將決策分為最優(yōu)決策和滿意決策兩大類。根據(jù)目標數(shù)量，可將決策分為單目標決策和多目標決策。根據(jù)條件性質，可將決策分為確定型決策和不確定型決策。根據(jù)涉及范圍，可將決策分為戰(zhàn)略決策和戰(zhàn)術決策。根據(jù)決策主體，可將決策分為個人決策和集體決策。根據(jù)認識活動形式，可將決策分為經(jīng)驗決策、理性決策和

36、直覺決策。2.科學決策系統(tǒng) 一般說來，科學決策系統(tǒng)包括如下幾個子系統(tǒng)： 情報信息系統(tǒng) 參謀咨詢系統(tǒng) 決斷系統(tǒng) 決策執(zhí)行系統(tǒng) 監(jiān)督系統(tǒng) 反饋系統(tǒng) 評價與獎懲系統(tǒng) 這七個部分共同構成了一個環(huán)環(huán)相扣的決策體制 封閉系統(tǒng)。（三）秘書與組織戰(zhàn)略 秘書部門或秘書人員必須能夠站在組織戰(zhàn)略的 高度，才能有效地為領導決策發(fā)揮輔助作用。 可以從三個層面上理解組織戰(zhàn)略問題： 1.正確制定戰(zhàn)略的前提條件 2.戰(zhàn)略的制定 3.戰(zhàn)略的實施（四）決策程序及秘書在決策活動中的工作 1.確定決策目標 2.擬定方案 3.評估和選擇方案 4.典型試驗 5.普遍實施 6.追蹤控制第八章 秘書工作方法與規(guī)律 秘書專項業(yè)務工作方法秘書工

37、作規(guī)律及其應用第一節(jié) 秘書專項業(yè)務工作方法一、秘書協(xié)調方法（一）溝通協(xié)調方法 （二）變通協(xié)調方法（三）融合協(xié)調方法（四）政策法規(guī)協(xié)調方法（五）計劃協(xié)調方法（六）節(jié)奏程序協(xié)調方法（七）會稿協(xié)調方法（八）會商協(xié)調方法 二、秘書督促檢查方法 督促檢查是發(fā)揮指揮、監(jiān)督、控制等職能的 重要領導活動，是保證決策順利實施的重要管理 措施，也是秘書輔助領導工作的重要內容。（一）秘書督促檢查工作的范圍（二）秘書督促檢查工作注意事項（三）秘書督促檢查的方法 三、秘書信息溝通方法（一）秘書與領導的溝通方法 根據(jù)實際需要，確定溝通內容，根據(jù)領導工作 節(jié)奏，確定溝通時機、溝通形式、溝通對象，以求 有效地為領導工作服務。

38、（二）秘書與職能部門的溝通方法 秘書與職能部門溝通的方法，一般以正式組織 信息關系渠道為依托，采用定期溝通與不定期溝通 相結合，并在工作交往中加強人際間的思想交流， 促進相互配合，共同為組織整體管理服務。 四、秘書公文撰擬方法 秘書掌握和運用這一公文撰擬的方法應注重 四個方面： 一是規(guī)范性 二是嚴肅性 三是準確性 四是嚴密性 五、秘書工作進程調度方法 （一）ABCD分類處理方法 （二）集中辦理與分段進行相結合的方法 （三）統(tǒng)籌計劃法 一是確定任務目標，做好編制計劃的準備； 二是確定完成各項事務的時間和順序； 三是確定完成各項任務的責任人和督導人； 四是確定各項事務的質量要求； 五是制成統(tǒng)籌計劃

39、表或繪出網(wǎng)絡圖； 六是進行審定，檢查疏漏，待補充完善后，報領導審批； 七是及時總結，評比獎懲。 六、秘書工作時間調度方法（一）計劃使用時間方法（二）彈性管理工作時間方法（三）反饋控制工作時間方法（四）合理使用零碎時間方法第二節(jié) 秘書工作規(guī)律及其應用 一、秘書工作的一般規(guī)律（一）秘書工作一般規(guī)律的揭示 1.從歷史發(fā)展看秘書工作的一般規(guī) 2.從現(xiàn)實實踐看秘書工作的一般規(guī)律 3.從未來發(fā)展看秘書工作一般規(guī)律（二）秘書工作一般規(guī)律的表述 秘書工作一般規(guī)律，即秘書在主輔配合中 近身、綜合、輔助與領導對秘書工作公務活動 需要相適應規(guī)律，揭示了領導對秘書公務服務 需要。 秘書工作效果，秘書與領導主輔配合有效

40、 程度，秘書工作投入（即事務服務與參謀輔助 的投入）等要素間的聯(lián)系可用以下公式表述為： D = KL(S+A)公式中：領導對秘書公務服務的滿意程度用D表示；主輔配合有效程度用L表示；事務服務投入（包括智力、體能、時間的投入） 用S表示；參謀輔助投入（包括智能、時間的投入）用A表示；受各方面環(huán)境條件影響的參數(shù)用K表示。 （三）秘書工作一般規(guī)律的運用1.從目標把握堅持主輔配合的正確方向2.從主輔加深理解提高輔助的有效性 在實踐中，領導與秘書相互理解和配合的程度，可分為 以下四種情況： 一是和諧共振型 二是領導牽引型 三是秘書促動型 四是配合失調型3.從主輔配合協(xié)調提高綜合輔助的效率4.從主輔增強素

41、質提高綜合輔助的效能 二、秘書工作的特殊規(guī)律 秘書工作特殊規(guī)律，是指秘書工作發(fā)展和運作 實踐中，不同領域所特有的規(guī)律，它是不同領域里 固有的、本質的、穩(wěn)定的關系和聯(lián)系，是秘書工作 一般規(guī)律在秘書活動特定領域的體現(xiàn)。（一）秘書工作發(fā)展規(guī)律 1.秘書工作體制與社會生產力發(fā)展相適應規(guī)律 2.秘書工作職業(yè)化發(fā)展與社會分工狀況相適應規(guī)律 3.秘書機構職能與領導權力分配體制相適應規(guī)律（二）秘書專項職能活動規(guī)律 秘書專項職能活動規(guī)律，是秘書工作一般規(guī)律 在各項職能活動中的具體體現(xiàn)，它在各項秘書職能 活動的特定領域內起作用。 1.經(jīng)常性工作規(guī)范化、制度化、科學化 2.秘書知識能力素質與其職能要求相適應規(guī)律 3.領導立意與秘書忠實、完整、準確表達相一 致的寫作規(guī)律三、對立統(tǒng)一規(guī)律在秘書工作中的運用 在秘書工作實踐中，對立統(tǒng)一普遍存在，從工作內容到運作方式，從主