Excel 2010的基本操作制作公司員工人事信息表

1、Excel 2010的基本操作制作公司員工人事信息表背景知識(shí) 員工人事信息表一般是對(duì)公司員工的根本情況進(jìn)展了解后所制作的表格，一般包括員工的姓名、性別、入職時(shí)間、所屬部門(mén)和職務(wù)、身份證號(hào)碼和聯(lián)系方式等局部，制作時(shí)應(yīng)對(duì)照相關(guān)資料進(jìn)展填寫(xiě)。設(shè)計(jì)思路 在制作人事信息表的過(guò)程中，首先要?jiǎng)?chuàng)立工作簿并在工作表中輸入數(shù)據(jù)，最后保存工作簿，制作員工人事信息表的根本步驟可分解為： 1創(chuàng)立工作簿 2輸入數(shù)據(jù) 3保存與關(guān)閉工作簿工程任務(wù)1-1 創(chuàng)立工作簿 單擊“開(kāi)場(chǎng)按鈕，翻開(kāi)“開(kāi)場(chǎng)菜單，在“開(kāi)場(chǎng)菜單中執(zhí)行“Microsoft Office “Microsoft Office Excel 2021命令，可啟動(dòng)Exce

2、l 2021。啟動(dòng)Excel 2021以后，系統(tǒng)將自動(dòng)翻開(kāi)一個(gè)默認(rèn)名為“工作簿1的新工作簿，除了Excel自動(dòng)創(chuàng)立的工作簿以外，還可以在任何時(shí)候新建工作簿。假設(shè)創(chuàng)立了多個(gè)工作簿，新建的工作簿依次被暫時(shí)命名為“工作簿2、工作簿3、工作簿4。 啟動(dòng)Excel 2021后的工作界面，如下圖。工作界面主要由快速訪(fǎng)問(wèn)工具欄、標(biāo)題欄、動(dòng)態(tài)命令選項(xiàng)卡、功能區(qū)、編輯欄、工作表和狀態(tài)欄等組成。 工程任務(wù)1-2 在工作表中輸入數(shù)據(jù) 在表格中輸入數(shù)據(jù)是編輯表格的根底，Excel 2021提供了多種數(shù)據(jù)類(lèi)型，不同的數(shù)據(jù)類(lèi)型在表格中的顯示方式是不同的。動(dòng)手做1 定位插入點(diǎn) 用戶(hù)可以利用鼠標(biāo)定位輸入數(shù)據(jù)位置，用戶(hù)只需將鼠

3、標(biāo)移到Excel 2021的工作表區(qū)域，當(dāng)鼠標(biāo)變成白色的十字形狀 時(shí)，單擊所需的單元格，那么此單元格將成為當(dāng)前活動(dòng)單元格，用戶(hù)可以在當(dāng)前單元格中輸入數(shù)據(jù)。動(dòng)手做2 輸入字符型數(shù)據(jù) 如果要輸入中文文本，首先將要輸入內(nèi)容的單元格選中，然后選擇一種熟悉的中文輸入法直接輸入即可。 動(dòng)手做3 輸入字符型數(shù)據(jù) 如要在單元格中輸入正數(shù)可以直接在單元格中輸入。 如果要在單元格中輸入負(fù)數(shù)，在數(shù)字前加一個(gè)負(fù)號(hào)，或者將數(shù)字括在括號(hào)內(nèi)，例如輸入“-50和“50都可以在單元格中得到-50。 輸入分?jǐn)?shù)比較麻煩一些，如果要在單元格中輸入1/5，首先選取單元格，然后輸入一個(gè)數(shù)字0，再輸入一個(gè)空格，最后輸入“1/5，這樣說(shuō)明輸

4、入了分?jǐn)?shù)1/5。如果不先輸入0而直接輸入1/5，系統(tǒng)將默認(rèn)這是日期型數(shù)據(jù)。工程任務(wù)1-2 在工作表中輸入數(shù)據(jù)動(dòng)手做4 輸入日期和時(shí)間 輸入日期，應(yīng)使用“YY / MM / DD格式，即先輸入年份，再輸入月份，最后輸入日期。如2021/7/5。如果在輸入時(shí)省略了年份，那么以當(dāng)前年份作為默認(rèn)值。 如果要在單元格中輸入時(shí)間，需要使用冒號(hào)將小時(shí)、分、秒隔開(kāi)。如“15：51：51。如果在輸入時(shí)間后不輸入“AM或“PM，Excel 2021會(huì)認(rèn)為使用的是24小時(shí)制。即在輸入下午的3：51分時(shí)應(yīng)輸入“3：51 PM或“15：51：00。必須要記住在時(shí)間和“AM或PM標(biāo)注之間輸入一個(gè)空格。動(dòng)手做5 輸入特殊的

5、文本 我們?cè)谳斎肜鐔T工編號(hào)、 、 號(hào)碼、身份證號(hào)碼學(xué)號(hào)等這些純數(shù)字文本時(shí)默認(rèn)情況下Excel會(huì)把這些數(shù)字認(rèn)定為數(shù)字格式，例如我們要輸入001，那么輸入后Excel會(huì)顯示為1。在這種情況下，我們可以把這些數(shù)字以文本的形式輸入，首先選中單元格，單擊“開(kāi)場(chǎng)選項(xiàng)卡“數(shù)字組中單擊“數(shù)字格式右側(cè)的箭頭，翻開(kāi)“數(shù)字格式下拉列表，在列表中選擇“文本，此時(shí)再輸入數(shù)字，那么顯示文本效果。 如果用戶(hù)想讓輸入的純數(shù)字轉(zhuǎn)換為文本，也可以在輸入時(shí)先輸入“，然后再輸入數(shù)字，這樣Excel 2021就會(huì)把它看作是文本型數(shù)據(jù)。工程任務(wù)1-2 在工作表中輸入數(shù)據(jù)動(dòng)手做6 自動(dòng)填充數(shù)據(jù) 在Excel中輸入數(shù)據(jù)時(shí)，有時(shí)需要輸入一些

6、一樣或有規(guī)律的數(shù)據(jù)，如公司名稱(chēng)或序號(hào)等，這時(shí)就可以使用Excel中提供的快速填充功能來(lái)提高工作效率。 例如用快速填充功能快速輸入員工的序號(hào)，具體操作步驟如下： 1首先選中A6單元格，先輸入“，然后輸入001，那么此時(shí)001以文本的形式顯示。 2選定A6單元格，將鼠標(biāo)移至單元格的右下角，此時(shí)鼠標(biāo)指針為 形狀。 3按住鼠標(biāo)左鍵不放，拖動(dòng)填充柄到目的區(qū)域，那么拖過(guò)的單元格區(qū)域的外圍邊框顯示為虛線(xiàn)，并顯示出填充的數(shù)據(jù)。 4松開(kāi)鼠標(biāo)，那么被拖過(guò)的單元格區(qū)域內(nèi)均填充了一個(gè)序列數(shù)據(jù)， 5選定F6單元格，將鼠標(biāo)移至單元格的右下角，此時(shí)鼠標(biāo)指針為 形狀。 6按住鼠標(biāo)左鍵不放，拖動(dòng)填充柄到目的區(qū)域，松開(kāi)鼠標(biāo)，那么

7、被拖過(guò)的單元格區(qū)域內(nèi)均填充了一樣的文本，工程任務(wù)1-3 關(guān)閉與保存工作簿 工作簿中輸入的數(shù)據(jù)、編輯的表格均存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)的內(nèi)存中，當(dāng)數(shù)據(jù)輸入后必須保存到磁盤(pán)上，以便在以后載入修改、打印等。動(dòng)手做1 保存工作簿 員工檔案表表完成后，需要保存該工作簿，具體步驟如下： 1單擊快速訪(fǎng)問(wèn)欄上的“保存按鈕，或者按“Ctrl+S組合鍵，或者在“文件選項(xiàng)卡下選擇“保存選項(xiàng)，翻開(kāi)“另存為對(duì)話(huà)框。 2選擇適宜的文件保存位置，這里選擇“案例與素材模塊01源文件。 3在“文件名文本框中輸入所要保存文件的文件名。這里輸入“公司員工人事信息表。 4設(shè)置完畢后，單擊“保存按鈕，即可將文件保存到所選的目錄下。 工程任務(wù)1-3

8、輸入文本動(dòng)手做2 關(guān)閉工作簿 在使用多個(gè)工作簿進(jìn)展工作時(shí)，可以將使用完畢的工作簿關(guān)閉，這樣不但可以節(jié)約內(nèi)存空間，還可以防止翻開(kāi)的文件太多引起混亂。單擊標(biāo)題欄上的“關(guān)閉按鈕，或者在“文件選項(xiàng)卡下選擇“關(guān)閉即可將工作簿關(guān)閉。如果沒(méi)有對(duì)修改后的工作簿進(jìn)展保存就執(zhí)行了關(guān)閉命令，系統(tǒng)將翻開(kāi)如下圖的對(duì)話(huà)框。信息框中提示用戶(hù)是否對(duì)修改后的文件進(jìn)展保存，單擊是按鈕，保存文件的修改并關(guān)閉工作簿；單擊“否那么關(guān)閉文件而不保存工作簿的修改。當(dāng)員工檔案表制作完成后，不再需要修改，即可單擊標(biāo)題欄上的“關(guān)閉按鈕，關(guān)閉工作簿即可。 工程拓展 制作檔案卷內(nèi)目錄 在辦公室的職員在整理檔案時(shí)需要在每一卷檔案中制作一份目錄，這樣可

9、以方便在檔案內(nèi)尋找文件。如下圖就是利用Excel 2021制作的一份檔案卷內(nèi)目錄。設(shè)計(jì)思路 在制作檔案卷內(nèi)目錄表的過(guò)程中，首先應(yīng)翻開(kāi)卷內(nèi)目錄表格，然后利用編輯數(shù)據(jù)的功能對(duì)卷內(nèi)目錄中的數(shù)據(jù)進(jìn)展編輯，制作檔案卷內(nèi)目錄表的根本步驟可分解為： 1翻開(kāi)工作簿 2修改數(shù)據(jù) 3插入行列 4刪除行列 5移動(dòng)或復(fù)制數(shù)據(jù) 工程拓展 制作檔案卷內(nèi)目錄動(dòng)手做1 翻開(kāi)工作簿 翻開(kāi)工作簿最常規(guī)的方法就是在資源管理器或計(jì)算機(jī)中找到要翻開(kāi)的工作簿所在的位置雙擊該工作簿即可翻開(kāi)。不過(guò)這對(duì)于正在編輯的用戶(hù)來(lái)說(shuō)比較麻煩，用戶(hù)可以直接在工作簿中翻開(kāi)已有的工作簿。在Excel 2021中如果要翻開(kāi)一個(gè)已經(jīng)存在的工作簿可以利用“翻開(kāi)對(duì)話(huà)

10、框?qū)⑵浞_(kāi)，Excel 2021可以翻開(kāi)不同位置的文檔，如本地硬盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)或與本機(jī)相連的網(wǎng)絡(luò)驅(qū)動(dòng)器上的文檔。 例如，我們要編輯的檔案卷內(nèi)目錄存放在C盤(pán)的文件夾“案例與素材模塊01素材文件夾中，文件名稱(chēng)為“檔案卷內(nèi)目錄初始，現(xiàn)在我們翻開(kāi)他并對(duì)其進(jìn)展編輯，具體步驟如下： 1單擊“文件選項(xiàng)卡，然后單擊“翻開(kāi)選項(xiàng)，或者在“快速訪(fǎng)問(wèn)工具欄上單擊“翻開(kāi)按鈕 都可以翻開(kāi)“翻開(kāi)對(duì)話(huà)框。 2在“翻開(kāi)對(duì)話(huà)框中選擇文件所在的文件夾“案例與素材模塊01素材，在文件名列表中選擇所需的文件“檔案卷內(nèi)目錄初始 3單擊“翻開(kāi)按鈕，或者在文件列表中雙擊要翻開(kāi)的文件，即可將“檔案卷內(nèi)目錄初始工作簿翻開(kāi)。 工程拓展 制作檔案卷內(nèi)

11、目錄動(dòng)手做2 翻開(kāi)工作簿 單元格中的內(nèi)容輸入有誤或是不完整時(shí)就需要對(duì)單元格內(nèi)容進(jìn)展修改，當(dāng)單元格中的一些數(shù)據(jù)內(nèi)容不再需要時(shí)，用戶(hù)可以將其刪除。 如果單元格中的數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯(cuò)誤，用戶(hù)可以輸入新數(shù)據(jù)覆蓋舊數(shù)據(jù)，單擊要被替代的單元格，然后直接輸入新的數(shù)據(jù)即可。假設(shè)用戶(hù)并不想用新數(shù)據(jù)代替舊數(shù)據(jù)，而只是修改舊數(shù)據(jù)的內(nèi)容，那么可以使用編輯欄或雙擊單元格，然后進(jìn)展修改。 例如在卷內(nèi)目錄表中，因文字錯(cuò)誤需將“天龍?jiān)〕馗臑椤吧澈幽习栋自圃〕兀唧w步驟如下： 1單擊要修改內(nèi)容的單元格，這里選中“C4，此時(shí)在編輯欄中顯示該單元格中的內(nèi)容“天龍?jiān)〕劐仩t噪音擾民 。 2單擊編輯欄，此時(shí)在編輯欄中出現(xiàn)閃爍的光標(biāo)，將鼠標(biāo)定位在

12、“天龍的前面，按Delete鍵刪除“天龍，然后輸入文本“沙河南岸白云。 3輸入完畢，單擊編輯欄中的“按鈕確認(rèn)輸入。 4雙擊“C5單元格，此時(shí)在單元格中出現(xiàn)閃爍的光標(biāo)，將鼠標(biāo)定位在“天龍的后面，按Back Space鍵刪除“天龍，然后輸入文本“沙河南岸白云。 5輸入完畢，單擊編輯欄中的“按鈕確認(rèn)輸入。 工程拓展 制作檔案卷內(nèi)目錄動(dòng)手做3 插入行列 用戶(hù)在編輯工作表時(shí)可以在數(shù)據(jù)區(qū)與插入行或列進(jìn)展數(shù)據(jù)的插入，例如，在對(duì)檔案卷內(nèi)目錄表格進(jìn)展編輯時(shí)突然發(fā)現(xiàn)在“責(zé)任者的前面少輸入了一個(gè)“案件來(lái)源，此時(shí)用戶(hù)可以在工作表中插入一列然后填入新的數(shù)據(jù)，具體操作步驟如下： 1選中“責(zé)任者一列中任意的一個(gè)單元格。 2

13、在“開(kāi)場(chǎng)選項(xiàng)卡下的“單元格組中單擊“插入按鈕右側(cè)的下三角箭頭，翻開(kāi)“插入列表。 3在“插入列表中選擇“插入工作表列命令，此時(shí)將在選中區(qū)域位置插入與原數(shù)目一樣的空白列，被選定的列自動(dòng)向右移。 4在新插入的列中輸入“案件來(lái)源。動(dòng)手做4 刪除行列 在對(duì)檔案卷內(nèi)目錄表格進(jìn)展編輯時(shí)發(fā)現(xiàn)最后一行的案卷放到了其他卷宗中，此時(shí)用戶(hù)可以將最后一行目錄刪除，具體操作步驟如下： 1選中最后一行中任意的一個(gè)單元格。 2在“開(kāi)場(chǎng)選項(xiàng)卡下的“單元格組中單擊“刪除按鈕右側(cè)的下三角箭頭，翻開(kāi)“刪除列表。 3在“刪除列表中選擇“刪除工作表行命令，此時(shí)最后一行被刪除。 工程拓展 制作檔案卷內(nèi)目錄動(dòng)手做5 移動(dòng)或復(fù)制數(shù)據(jù) 移動(dòng)或者

14、復(fù)制的源單元格和目標(biāo)單元格相距較近時(shí)，可以使用操作方法簡(jiǎn)單快捷的鼠標(biāo)拖動(dòng)實(shí)現(xiàn)移動(dòng)和復(fù)制數(shù)據(jù)的操作。 如果移動(dòng)或者復(fù)制的源單元格和目標(biāo)單元格相距較遠(yuǎn)，可以利用“開(kāi)場(chǎng)選項(xiàng)卡下“剪切板組中的“復(fù)制、“剪切和“粘貼按鈕來(lái)復(fù)制或移動(dòng)單元格中的數(shù)據(jù)。 例如，在卷內(nèi)目錄表中，將“備注一列移到最后面，將“受理日期一列移到“備注一列的位置，具體操作步驟如下： 1單擊E2單元格，然后按住鼠標(biāo)左鍵不放向下拖動(dòng)鼠標(biāo)選定“備注一列數(shù)據(jù)區(qū)域 2單擊“開(kāi)場(chǎng)選項(xiàng)卡下“剪切板組中的“剪切按鈕，此時(shí)在選中的單元格區(qū)域周?chē)霈F(xiàn)閃爍的邊框。 3選中H2單元格，單擊“開(kāi)場(chǎng)選項(xiàng)卡下“剪切板組中的“粘貼按鈕，那么“備注一列的數(shù)據(jù)被移到了新

15、的位置。 4利用鼠標(biāo)拖動(dòng)選定“受理日期一列數(shù)據(jù)區(qū)域，單擊“開(kāi)場(chǎng)選項(xiàng)卡下“剪切板組中的“復(fù)制按鈕，此時(shí)在選中的單元格區(qū)域周?chē)霈F(xiàn)閃爍的邊框。 5選中E2單元格，單擊“開(kāi)場(chǎng)選項(xiàng)卡下“剪切板組中的“粘貼按鈕，那么“受理日期區(qū)域的數(shù)據(jù)被復(fù)制到了新的位置。 6選中移動(dòng)后的“備注一列數(shù)據(jù)區(qū)域，將鼠標(biāo)移到選定區(qū)域的邊框線(xiàn)上，當(dāng)鼠標(biāo)變?yōu)?狀時(shí)按住左鍵拖動(dòng)鼠標(biāo)到“頁(yè)號(hào)后面的“受理日期數(shù)據(jù)區(qū)域。 7當(dāng)?shù)竭_(dá)目的位置后松開(kāi)鼠標(biāo)此時(shí)會(huì)翻開(kāi)“警告對(duì)話(huà)框。 8單擊“確定按鈕，那么目標(biāo)單元格區(qū)域中的數(shù)據(jù)將被替換，單擊“取消按鈕，那么取消移動(dòng)操作。 知識(shí)拓展動(dòng)手做1 選擇性粘貼 在進(jìn)展單元格或單元格區(qū)域復(fù)制操作時(shí)，有時(shí)只需要復(fù)

16、制其中的特定內(nèi)容而不是所有內(nèi)容時(shí)，可以使用“選擇性粘貼命令來(lái)完成，具體步驟如下： 1選中需要復(fù)制數(shù)據(jù)的單元格區(qū)域。 2單擊“開(kāi)場(chǎng)選項(xiàng)卡下“剪貼板組中的“復(fù)制按鈕，或者單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的菜單中選擇復(fù)制按鈕，在選中的單元格區(qū)域周?chē)霈F(xiàn)閃爍的邊框。 3選擇要復(fù)制目標(biāo)區(qū)域中的左上角的單元格，單擊“開(kāi)場(chǎng)選項(xiàng)卡下的“剪貼板組的“粘貼按鈕下側(cè)的下三角按鈕，翻開(kāi)一下拉列表。 4在下拉列表中選擇“選擇性粘貼選項(xiàng)，翻開(kāi)“選擇性粘貼對(duì)話(huà)框。 5在“選擇性粘貼對(duì)話(huà)框中根據(jù)需要選中粘貼方式。 6單擊“確定按鈕。 從“選擇性粘貼對(duì)話(huà)框中用戶(hù)可以看到，使用選擇性粘貼進(jìn)展復(fù)制可以實(shí)現(xiàn)加、減、乘、除運(yùn)算，或者只復(fù)制公式、數(shù)

17、值、格式等。 知識(shí)拓展動(dòng)手做2 去除單元格內(nèi)容 如果僅僅想將單元格中的數(shù)據(jù)去除掉，但還要保存單元格，可以先選中該單元格然后直接按“Delete鍵刪除單元格中的內(nèi)容。此外還可以利用去除命令，對(duì)單元格中的不同內(nèi)容進(jìn)展去除。 首先選中要去除內(nèi)容的單元格或單元格區(qū)域，單擊“開(kāi)場(chǎng)選項(xiàng)卡下“編輯組中的“去除按鈕，翻開(kāi)一個(gè)下拉列表?？梢愿鶕?jù)需要選擇相應(yīng)的選項(xiàng)來(lái)完成操作，下拉列表中各選項(xiàng)的功能說(shuō)明如下：全部去除：選擇該命令將去除單元格中的所有內(nèi)容，包括格式、內(nèi)容、批注等。去除格式：選擇該命令只去除單元格的格式，單元格中其他的內(nèi)容不被去除。去除內(nèi)容：選擇該命令可以只去除單元格的內(nèi)容，單元格中的格式、批注等不被去

18、除。去除批注：選擇該命令只去除單元格的批注。 知識(shí)拓展動(dòng)手做3 插入符號(hào) 在輸入數(shù)據(jù)內(nèi)容時(shí)，有時(shí)還需要輸入一些標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、特殊字符等。在輸入常用的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)時(shí)，用戶(hù)可以利用鍵盤(pán)上相應(yīng)的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)按鈕進(jìn)展輸入，但在輸入一些特殊符號(hào)時(shí)如、時(shí)，利用鍵盤(pán)上的常用符號(hào)鍵就不可能進(jìn)展輸入了。此時(shí)用戶(hù)可以利用Excel 2021 提供的插入功能來(lái)插入一些系統(tǒng)自帶的符號(hào)，具體操作步驟如下： 1選中要插入符號(hào)的單元格，單擊“插入選項(xiàng)卡下“符號(hào)組中的“符號(hào)按鈕，翻開(kāi)“符號(hào)對(duì)話(huà)框。 2單擊“符號(hào)選項(xiàng)卡，在對(duì)話(huà)框中選擇“字體列表框中的一種字體類(lèi)型，根據(jù)需要用戶(hù)還可以在“子集列表框中選擇一種子集類(lèi)型。 3在符號(hào)列表中選中要出

19、插入的符號(hào)單擊“插入按鈕，或直接雙擊要出插入的符號(hào)。 4如果需要一些特殊的符號(hào)，可單擊“特殊字符選項(xiàng)卡，在對(duì)話(huà)框中選擇所需的特殊字符，然后單擊“插入按鈕。 知識(shí)拓展動(dòng)手做4 插入單元格 在工作表中不但可以插入行或列，還可以插入單元格，利用插入單元格的方法同樣可以在適當(dāng)位置填入新的內(nèi)容。 在工作表中插入單元格的具體操作步驟如下： 1選中要插入單元格位置的單元格。 2在“開(kāi)場(chǎng)選項(xiàng)卡下的“單元格組中單擊“插入按鈕右側(cè)的下三角箭頭，翻開(kāi)“插入列表。 3在“插入列表中選擇“插入單元格選項(xiàng)，翻開(kāi)“插入對(duì)話(huà)框， 4“插入對(duì)話(huà)框中各選項(xiàng)的意義如下：活動(dòng)單元格右移：在活動(dòng)單元格位置插入單元格，活動(dòng)單元格向右移動(dòng)?；顒?dòng)單元格下移：在活動(dòng)單元格位置插入單元格，活動(dòng)單元格向下移動(dòng)。整行：在活動(dòng)單元格的位置插入與所選單元格區(qū)域行數(shù)一樣的行，原區(qū)域所在行自動(dòng)下移。整列：在活動(dòng)單元格的位置插入與所選單元格區(qū)域列數(shù)一樣的列，原區(qū)域所在列自動(dòng)右移。 知識(shí)拓展動(dòng)手做5 刪除單元格 用戶(hù)還可以利用刪除單元格或單元格區(qū)域的方法來(lái)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的修改，具體操作方法如下： 1選中要?jiǎng)h除的單元格。 2在“開(kāi)場(chǎng)選項(xiàng)卡下的“單元格組中單擊