信息化系統(tǒng)開發(fā)需求

1、信息化系統(tǒng)開發(fā)需求、引言1.1編寫說明該文檔為我司在信息化系統(tǒng)的開發(fā)初始階段，對未來信息化系統(tǒng)所能實現(xiàn)功能做的 一次美好憧憬，同時亦是利用該機會對現(xiàn)有業(yè)務模式進行的一次梳理，以期將我司的需 求向技術開發(fā)人員進行準確地描述，為系統(tǒng)開發(fā)的順利推進打好基礎。2.2背景說明本系統(tǒng)將在力德力諾生物技術（北京）有限公司的銷售、倉儲、財務、行政、技術 等部門使用，所有在編員工均可通過登錄互聯(lián)網來操作本系統(tǒng)。本系統(tǒng)雖是獨立系統(tǒng)， 但不排除今后與其它第三方軟件（如金蝶財務軟件等）產生交互，因此希望能有開放靈活 的導入導出接口。、任務概述2.1任務目標力德力諾為了實現(xiàn)各部門管理的規(guī)范化、流程化，提高管理效率，特委

2、托專家小組開 發(fā)本系統(tǒng)。通過該系統(tǒng)，能取代手工記錄在業(yè)務流程中的作用，將訂單、客戶、庫存、 票據、資金等業(yè)務流程各環(huán)節(jié)的信息進行有效勾稽，有效解決“信息處理不及時、數(shù)據統(tǒng) 計不規(guī)范”的問題。同時，通過該系統(tǒng)，能有效整合公司的信息發(fā)布平臺，提高公司思想 的傳達效率，降低企業(yè)文化建設的難度。綜合公司實際情況，本系統(tǒng)目前急需的模塊主要包括：OA平臺；銷售管理；采購 管理；庫存管理；財務管理。像其他的如生產計劃，HR等模塊最好在設計時能預留接 口，以便以后能二次開發(fā)。2.2用戶特點系統(tǒng)管理員：軟件的設計者、升級維護者和最高管理者；高層管理者：軟件需求的提出者、具有較高權限的軟件使用者；中層管理者：軟件

3、使用者，具有一定權限的軟件使用者；員工：軟件的使用者，經過簡單培訓即可操作系統(tǒng)。本系統(tǒng)需要較為細分且靈活的權限設置，每一個功能點都能自定義給用戶三、現(xiàn)有業(yè)務流程描述3.1組織架構圖尸衷筐品綻剽主總技術益查財務總查直言芯二【一匚注說b分伊 會計出納 技術支持 =一產胃芨B =S笠A產-M線企劃5侍行政人力按術工理麗文員文弓術對于以上組織機構圖，有幾點是需要進行說明的。紅線以上部分，表述了主要的業(yè)務構 成及管理分工，其中“生產”作為預留，暫時不設，“統(tǒng)計分析”是作為挖掘和管理銷售 數(shù)據的，暫時放在財務口，實際這個職位未來是需要直接面臨高管和董事會的；紅線以下 的部分，表示的是大致管理層級，這個不是

4、絕對的標準，只是方便在做信息系統(tǒng)各個層級權限設定時有個參考；關于“供應鏈”一職的說明，該職位實際上相當于我們原來所熟悉的銷售內勤，但是由于上了信息系 統(tǒng)后，銷售內勤一職的作用就不大了，所有的統(tǒng)計將由系統(tǒng)自動完成，因此，將這個職位 的功能做了調整，所謂“供應鏈”，主要是負責倉庫保管、發(fā)貨和詢價采購，這個人的要求會比對銷售內勤的要求高一些，也正是基于 以上原因，將其并入財務口；技術支持放在技術是作為短時期的安排，由于我們現(xiàn)在技術部門的架構比較小，因此兼著技術支持吧。從長遠安排來看，這個職位是要并入銷售口子的3.2業(yè)務流程圖3.2.1基礎業(yè)務流程及說明拜訪容戶, 填寫訂單倉庫岌插銷攜料珅出差拜訪客戶

5、通過溝通*獲得客戶的訂2接到容戶的1郵件、電話或！短 信通知，獲1得訂單信思； |3、訂單號一口 主成，將跟隨、整 個業(yè)務流1 iS作 為信息i !可追潮的 唯一！ !依據。-佶賬系置耍的戶動一杯戶、 銀聯(lián)設需唯客口 一黏客址戶、， 非下寫息i寫，地開話一除次填 信價、，電奔一它-抑中 稱號忖機能第只其i經、名稅單 手功：一。曲，憶改候稱 h廠銷數(shù)息號廳人記修時名單-4;、庫筲員界面1生成一條業(yè)務它訶暮求強1 .!刨填入物流單i.；號話才能左成i銀功系流血存節(jié)kI BM 1I -BVr1川程經理1 *1核準銷售信息i|口心|警數(shù) ;*!割將物流單信| | 息發(fā)送笊相應i ；的 下單的銷售！1經

6、理。1lk允牛會汁根i 1 公T總體悄1 !況每 月/周集中側間開區(qū)在褻讓處臨1 i成 一條業(yè)務提i i醒， 翟求強制1!填入發(fā)栗號和快遞單號后， ；才能宣哎訂單）.j 流轉；ii氛戕含有發(fā)票I i 快遞單號的怡1熄 和應收賬哉！ !的訂甲信息返 !回桐應的單的銷售經理，主產一條業(yè)等I對上述流程，需做五點說明：所謂基礎流程，指的是最簡單、最常規(guī)的銷售流程。所有的信息流轉要求都能夠通過互 聯(lián)網完成。在這個流程中，假設倉庫發(fā)貨，開票和收款具有前后順序，但是在實際業(yè)務中，倉庫發(fā) 貨，開票和收款的順序是可變的，因此要求在程序邏輯上要靈活。并且，只有當開票、付 款和發(fā)貨這三步工作都已完成的時候，才算最后

7、完成訂單，否則應該在界面中一直顯示提 醒。訂單的審批，大區(qū)經理是必須設置的審批節(jié)點，但是否需要由總經理審批，希望能夠通過對產品單價的下限和訂單總金額的上限進行設定，需要總超過了，則必須 經理批。由于在實際業(yè)務中，客尸的需求較雜，會需要搭車采購不少配套的東西。如果是同一 客戶，不同的產品，需要能在同一張訂單中出現(xiàn)。對于客戶，產品等可復用信息，需要完善的設置界面，第一次輸入后，下次只要通過 類似下拉框就可以選擇了。3.2.1特殊業(yè)務流程及說明nj， _ . 一其它規(guī)則禾2厘號碼;.aB i視情況提交 總經理核淮銷售信息其它規(guī)則嚴,K變t允許出納雀一F經悄商客戶泛指某些不需宴 發(fā)。燕的 j * JT

8、H現(xiàn)金交站客門；一惻氛業(yè)務經理生成訂單 覘則不變I大區(qū)經理 核準銷加總.ab A8S|入 .KA iaHj . KA .對上述流程，需做兩點說明：所謂特殊流程，是指在實際業(yè)務發(fā)生過程中，會存在一些為降低采購價格而不 需要開具發(fā)票的客戶和業(yè)務。因此，在軟件的設計中，需要適當考慮強制填寫項的寬容性，保證流程能跑 通。323供應鏈管理（采購）流程及說明下單L供應鏈填寫采10單 付款收票正常發(fā)貨 驗收1對上述流程，需做三點說明：在實際業(yè)務中，會出現(xiàn)個性化的服務。比如說，銷售經理接了一個小型新建實驗室的 儀器采購的業(yè)務，可能有幾十種儀器產品，并且每一種都需要仔細選型以確保性價比。這 類單子，少不了技術部

9、門的參與甚至多部門的討論。因此，在系統(tǒng)中不加考慮，以最終確 定的方案進行下單。采購單據的審批，財務總監(jiān)和總經理是必須的節(jié)點，至于技術總監(jiān)的審批，可在總經理審批中加設權限，覺得需要技術總監(jiān)審批的，可以轉過去，批完了自動轉回來 （審批的流轉最好可以靈活設置）。所有的采購付款，財務人員必須見到打印的批復意見書。以上流程所體現(xiàn)的信息流轉 并不影響到應填寫和簽字的手工單據流程。該填還是要填。信息系統(tǒng)的作用是在于要強制 采集信息。對于超過一定額度的付款審批，是需要董事長審批的。324客戶服務流程及說明對上述流程，需做兩點說明：專門設置客戶反饋的流程，主要是借鑒大家之前的經歷，公司是做銷售起家的，大部 分高

10、管對于技術的理解都是半桶水，所以必須加強對技術的了解。只要一線銷售經理一旦生成一張客戶意見反饋表，就會直達最高管理者，以加強對這 方面工作的重視。3.2.5 OA 需求對于這個系統(tǒng)，除了傳統(tǒng)的進、銷、存功能外，還應當賦予一些簡單的OA功能， 比如說：公文及學習材料下發(fā)，這部分功能可開發(fā)權限給行政總監(jiān)，有他進行實時更新；員工在登錄系統(tǒng)后，是否能夠與公司現(xiàn)有設在126的企業(yè)郵箱實現(xiàn)對接，讓員工 能在系統(tǒng)中實現(xiàn)收發(fā)郵件，目前暫時不搞自己的郵箱服務器，怕不穩(wěn) 定。能不能在系統(tǒng)中實現(xiàn)短信平臺，員工可以通過登錄系統(tǒng)向公司某群體或是個人發(fā) 送短信。當然，這個會涉及一定的費用，如果費用高，或者是太復雜，也可以不要。四、對系統(tǒng)的要求4.1系統(tǒng)基本要求系統(tǒng)結構為B/S架構，建議采用主流開源編程工具及數(shù)據庫，服務器為Win dows 平臺。4.2系統(tǒng)靈活性軟件的設計應當具備一定的靈活性，包括但不限于以下幾個方面，例如：功能的擴展性：可考慮保留未來增設生產部門的可能性，可留有接口兼容未來的 生產管理功能；權限設置的便利性：可授權部分高管根據業(yè)務的需求更改權限，這樣處理業(yè)務會 比較靈活；業(yè)務流程的靈活性：例如，當