二級(jí)文件1控制程序

1、佛山市威寶電器文件名稱文件控制程序文件WB-2-001制定部門文控中心生效日期03.2.15修訂日期版 本A/0目的:對(duì)與本公司質(zhì)量管理體系有關(guān)文件進(jìn)行控制，以確保各相關(guān)部門使用文件皆為有效版本。范圍:適用于對(duì)本公司質(zhì)量管理體系中，不論公司內(nèi)外提供的文件進(jìn)行控制。職責(zé):的制定、廢止與收發(fā)職責(zé)：一級(jí)文件由文件編寫小組制定，總經(jīng)理核準(zhǔn)；二級(jí)文件由主管編制，管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)；三級(jí)文件由職員編制，部門主管審核，主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。所有文件由文控中心保存原稿(不蓋受控文件章)和進(jìn)行收發(fā)。外部文件資料，由各 收集，技術(shù)文件經(jīng)技術(shù)部主管確認(rèn)，訂單等客戶資料經(jīng)銷售部主管確認(rèn)，其它文件經(jīng)管理者代表簽名確

2、認(rèn)后由文控中心 保存和收發(fā) 。定義:一級(jí)文件：質(zhì)量手冊(cè)，說明質(zhì)量管理體系原則與管理重點(diǎn)的系統(tǒng)指導(dǎo)文件。二級(jí)文件：程序文件，說明跨部門作業(yè)流程的文件。三級(jí)文件：作業(yè)規(guī)范，規(guī)范作業(yè)者行為的工作標(biāo)準(zhǔn)或指導(dǎo)書。外來文件：國家或國際行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與品質(zhì)有關(guān)的技術(shù)文件資料，客戶提供的文件資料。作業(yè)內(nèi)容:文件制定、修訂、廢止流程（見附件 2 和附件 3 ）。文件制作規(guī)范：本規(guī)定僅適用于一二級(jí)文件制作。封面制作規(guī)范：封面必須包括中英文公司名稱：佛山市威寶電器（FOSHAN CITY NANHAI WEIBAO ELECTRIC CO.,）文件名稱:一二級(jí)文件名稱;文件:詳見文件規(guī)則(5.6);制定;版本:詳見 5.

3、7 相關(guān)內(nèi)容;總 頁 數(shù):詳見 5.7 相關(guān)內(nèi)容; G.制定日期:制定文件的時(shí)間;H.日期:文件開始執(zhí)行的時(shí)間;I.批準(zhǔn)、審核及制定人簽名:批準(zhǔn)、審核人必須簽名作實(shí)。5.2.2 內(nèi)頁制作規(guī)范:內(nèi)頁制作必須包括:頁次:1/6佛山市威寶電器文件名稱文件控制程序文件WB-2-001制定部門文控中心生效日期03.2.15修訂日期版 本A/0公司名稱:必須注明,位于外框最左上角。文件名稱:位于正文及廠名之中間。C.文件、版本版次:位于正文及廠名之間右端；頁次位于外框端中間。D.正文:a.正文必須位于外框內(nèi)。b .在正文中須表單時(shí)其他程序文件名或書名,名號(hào)將其注明；引號(hào)“”注明。5.2.3.三級(jí)文件格式不

4、限，以內(nèi)容表達(dá)完整為原則。文件制定、修訂、廢止流程規(guī)范:一、二級(jí)文件制定作業(yè)文件制定時(shí)，由需求進(jìn)行文件制定，經(jīng)相關(guān)5.3.2.一、二級(jí)文件的修訂作業(yè)提出，填寫“文件制定、修訂、廢止申請(qǐng)單”，會(huì)審，權(quán)責(zé)批準(zhǔn)，交文控中心保存。5.3.2.若文件不符合現(xiàn)狀需修訂時(shí)，由需求定、修訂、廢止申請(qǐng)單”，交原制定提出修訂原因，填寫“文件制研討修訂，經(jīng)相關(guān)會(huì)審，表”中。權(quán)責(zé)批準(zhǔn)后重新，修訂內(nèi)容填寫于“文件修訂填寫“文件制定、批準(zhǔn)后5.3.3.一、二級(jí)文件廢止作業(yè):文件廢止作業(yè)時(shí)，由提出修訂、廢止申請(qǐng)單”，交制定審核，相關(guān)會(huì)審，權(quán)責(zé)廢止，原列入，不得重復(fù)使用。5.3.4 技術(shù)文件、圖紙等三級(jí)文件的制定、修訂、廢止

5、按三級(jí)文件制定、修訂、廢止流程圖執(zhí)行，在確保使用有效版本的前提下，不必填寫“文件制定、修訂、廢止申請(qǐng)單”和“文件修訂表”。5.4 文件審核與批準(zhǔn)作業(yè): 文件制定、修訂、廢止的審核及批準(zhǔn)作業(yè)依3.1.1-3.1.3。5.5.文件會(huì)簽由文件制定部門確定，會(huì)簽會(huì)簽時(shí)填寫本部門需要的份數(shù)，不需要會(huì)簽的部門分發(fā)份數(shù)由制定部門確定。5.6 文件規(guī)則:5.6.1 一、二級(jí)文件及衍生表格的WB規(guī)則：表單版本表單流水號(hào)文件流水號(hào)文件級(jí)層公司代碼頁次:2/6佛山市威寶電器頁次：3/6文件名稱文件控制程序文件WB-2-001制定部門文控中心生效日期03.2.15修訂日期版 本A/O三級(jí)文件規(guī)則:WB-產(chǎn)品類別文件流

6、水號(hào)年號(hào)文件類別部門代碼公司代碼公司代碼:公司代碼用大寫英文字母“WB”表示-佛山市威寶電器。文件階層:一級(jí)文件-1;二級(jí)文件-2;三級(jí)文件-用代碼表示。文件流水號(hào):以三位數(shù)字表示，從“001”開始，002、003 以此類推。表單流水號(hào):以兩位數(shù)字表示，從“01”開始 ，02、03 依此類推；修改表單版本:此限于表單使用，用小寫英文字母表示，從“a”開始，修訂后為“b、 c” 依此類推。三級(jí)文件的年號(hào)用公 份的最后兩位數(shù)字組成，例：2003 年用“03”表示；產(chǎn)品類別和文件類別分別用產(chǎn)品名稱和文件名稱拼音的第一個(gè)大寫字母表示。詳見附件 4、附件 5一二三級(jí)文件版本和頁次管理第一次制定的原版以

7、A/O 表示，A 版第一次修訂后為 A/1 版，以此類推。 5.7.2.為避免版次修訂太多影響舊文件的真實(shí)內(nèi)容，凡版次經(jīng) 5 次修訂后，或文件修訂后總數(shù)頁數(shù)有變化時(shí)，原制定進(jìn)行版本變更，B 版，依此類推。5.7.3 一二三級(jí)文件總頁數(shù)包括：封頁(三級(jí)文件不限制)、正文和附件部分。表單不計(jì)入總數(shù)，由該文件引出的表單附于后面，其余文件引出的表單而該文件也用到則不再附于文件后面，以表單 作為 。文件 、回收控制作業(yè)一、二、三級(jí)文件收發(fā) ，由文控中心按 需求份額填寫“文件分發(fā)回收 表”進(jìn)行 ，并在 文件封頁所蓋“受控文件”章（附件 1）內(nèi)寫上分發(fā)號(hào)。修訂及廢止時(shí),舊版本失效的文件于新文件 時(shí)回收，回收

8、份額應(yīng)與發(fā)佛山市威寶電器文件名稱文件控制程序文件WB-2-001制定部門文控中心生效日期03.2.15修訂日期版本A/0頁次：4/6佛山市威寶電器文件名稱文件控制程序文件WB-2-001行份額數(shù)量一致，內(nèi)容完整，若有遺失， 于“文件分發(fā)回收 表”備注欄。5.8.3 對(duì)外 文件，由適當(dāng)對(duì)外 簽收，當(dāng)文件修訂或廢止時(shí)，由簽收通知外 廢止原文件(在新版文件上注明)。文件保存、銷毀作業(yè)文件保存作業(yè)現(xiàn)場使用的文件須置于現(xiàn)場,非現(xiàn)場使用之文件由 自行集中管理。使用部門不得影印正式 的文件(表單不限制復(fù)印)。文控中心每季度 “文件 版本一覽表”，各使用部門根據(jù)“文件 版本一覽表”上自行校對(duì)本部門使用的文件是

9、否均為有效版本和有無文件遺失。文件若發(fā)現(xiàn)有遺失破損，字跡模糊、遺失或份數(shù) 等需要補(bǔ)發(fā)時(shí)，由需求部門填寫“文件借閱、補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)單”注明申請(qǐng)?jiān)?，?jīng)管理者代表批準(zhǔn)后由文控中心予以補(bǔ)發(fā)，損壞文件回收并做 于“文件分發(fā)回收 表”上，原文件分發(fā)號(hào)取消，不再使用。任何人不得在一、二、三、級(jí)文件上加標(biāo)記或書寫任何字符。文件由文控中心專人管理，文件需納入質(zhì)量審核項(xiàng)目中，以確保文件資料的正確使用。各需文件時(shí)，在文件上標(biāo)明文件及版本版次，文件修訂時(shí)應(yīng)隨文件而改變。文件的借閱，填寫“文件借閱、補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)單”經(jīng)審核批準(zhǔn)后送文控中心辦理；一、二級(jí)文件需由管理者代表審核批準(zhǔn)。文件銷毀作業(yè)從回收的舊版本文件，由文控中心銷毀，文

10、控中心保留一份原版文件并加蓋“作廢文件”章（附件 1）存檔。外部文件資料外部文件資料由文控中心收存并加蓋“外來文件”章（附件 1），經(jīng)相關(guān)確認(rèn)后予以保存。外部文件對(duì)需外部文件資料，由文控中心填寫“文件分發(fā)回收表”進(jìn)行，并在文件上加蓋“外來文件”章，并做。外部文件資料版本A.外部文件有版本標(biāo)識(shí)的，以外部文件資料版本；頁次：5/6制定部門文控中心生效日期03.2.15修訂日期版本A/0外部無版本識(shí)標(biāo)的，有制定日期，無修訂日期者，以制定日期作為版本。例如：某文件無版本標(biāo)識(shí)，無修訂日期，制定日期為 2001 年 4 月 16 日，則其版本為“010416”。外部資料無版標(biāo)識(shí)，有制定日期，有修訂日期，以

11、修訂日期進(jìn)行版本 。例如：某文件無版本標(biāo)識(shí)，有修訂日期為 2001 年 6 月 5 日，則其版本為 “010605”。外部文件資料無版本標(biāo)識(shí)，無制定日期，無修訂日期，以收文件日期進(jìn)行版本 ，例如：某文件無版本標(biāo)識(shí)，無制定日期，收文件日期為 2001 年 6月 8 日，則版本為“20010608”。文控中心每半年向相關(guān)機(jī)構(gòu)詢問國家、國際標(biāo)準(zhǔn)及客戶的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)等外來文件版本狀況，以保證文件為 版本。5.10.4 外部文件資料外部文件資料 以文件來源，收文件年份、月份及收文件順序流水 ：文件流水號(hào)月份年份文件來源文件來源：文件來源按以下代碼：a- 公司技術(shù)資料書籍廠商介紹、資料客戶圖紙、技術(shù)資料其它資

12、料年份：以最后兩位數(shù)字表示：如出 2001 年用“01”表示。文件流水：從 001 開始流水。外部文件資料的回收收到版本的外部文件時(shí)，由文控中心將舊版文件資料回收，除文控中心保留一部份存檔(蓋作廢章)外，其余全部銷毀。外部文件資料保存，銷毀作業(yè)依“5.9 文件保存、銷毀作業(yè)”進(jìn)行。佛山市威寶電器文件名稱文件控制程序文件WB-2-001制定部門文控中心生效日期03.2.15修訂日期版本A/0質(zhì)量體系文件的評(píng)審：管理者代表根據(jù)需要組織品管、采購、銷售、生產(chǎn)、技術(shù)、文控等相關(guān)部門進(jìn)行文件及 評(píng)審，正常情況下一年評(píng)審一次，遇新 頒布或技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)換版等新情況時(shí)，可增加評(píng)審的頻次。評(píng)審的內(nèi)容主要是：適用于組

13、織的類別、；具體章節(jié)、內(nèi)容；適用文件的正確理解；適用的范圍；有效性、符合性評(píng)價(jià)。5.11.3 評(píng)審時(shí)發(fā)現(xiàn)文件不適宜時(shí)，應(yīng)立即采取修訂措施，并經(jīng)過再次審核批準(zhǔn)，。相關(guān)文件質(zhì)量控制程序WB-2-002質(zhì)量審核程序WB-2-012質(zhì)量：文件制定、修訂、廢止申請(qǐng)單WB-2-001-01文件分發(fā)回收表WB-2-001-02文件版本一覽表WB-2-001-03文件借閱、補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)單WB-2-001-047.5 文件修訂表WB-2-001-05附件：附件一：(受控文件章)、 (作廢文件章) 、(外來文件章)A、“受控文件”章B、“作廢”章C、“外來文件”章制定：審核：批準(zhǔn)：外 來 文 件作廢受 控 文 件頁次：6/682附件二：一、二級(jí)文件文件制定、修訂、廢止作業(yè)流程圖文件申請(qǐng)編制校對(duì)部門主管校對(duì)部門主管審核管理者代表審核管理者代表批準(zhǔn)主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)主管副總經(jīng)收發(fā)文控中心