公文的規(guī)則與格式規(guī)范

1、公文的規(guī)則與格式規(guī)范1遠見 責任 胸懷 發(fā)展鵬飛菁英公文概要2遠見 責任 胸懷 發(fā)展鵬飛菁英大道衰而有書利害萌而有契公文的概念 社會組織在公務活動中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的書面文件。3 法定作者 法定權威 現行效應 規(guī)范體式 特定的處理程序 領導指揮 規(guī)范約束 聯系知照 宣傳告誡 依據憑證 公文的特點及作用4公文15類 決議、決定、命令、公報、公告、通告、意見、通知、 通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要 正式公文與事務性公文的區(qū)分：計劃、總結、調查材料、簡報。2012.4中共中央辦公廳黨政機關公文處理工作條例公文分類的作用體現事項性質、有助識別處理，提高溝通效率。公文類別5常用文種報

2、告請示批復通知通報決議意見紀要 函公文類別6行文規(guī)則1. 行文的必要性2. 行文關系 文種：上行文、下行文、平行文 不得越級（送出機構、受文機構） 上行文主送一個單位，不得抄送下級3. 請示：一文一事，一事一請。 不得在報告中夾帶請示事項。4. 上行文注明簽發(fā)人5. 發(fā)文程序 擬稿審核簽發(fā)制版校對用印發(fā)出7向保監(jiān)局報送文件的幾個要求1. 文種：請示、報告2. 主送：保監(jiān)局辦公室/保監(jiān)局部門3. 報送途徑： 所有文件通過保監(jiān)會電子文件傳輸系統(tǒng)報送（行政審批類及部分報告類公文還需報送紙質版） 關于印發(fā)中國保監(jiān)會電子文件傳輸系統(tǒng)管理暫行辦法的通知（保監(jiān)廳發(fā)201275號）關于規(guī)范保險公司使用電子文件

3、傳輸系統(tǒng)報送文件有關事項的通知（保監(jiān)廳發(fā)201470號）行文規(guī)則8公文構成要素1. 份號2. 秘密等級、保密期限3. 緊急程度4. 發(fā)文單位標識5. 發(fā)文字號 6. 簽發(fā)人7. 標題 8. 主送單位 9. 正文 9公文構成要素10. 印章（齊年蓋月）11. 單位署名12. 成文日期 13. 附注 14. 抄送單位 15. 印發(fā)單位 16. 印發(fā)日期 17. 頁碼 1018. 附件說明 19. 附件 公文構成要素11 用紙釘口：28mm297mmA 4天頭：37mm210mm（每頁22行、 每行28字）156mm225mm 字體、字號公文要素字體、字號1. 份號、秘密等級、 保密期限、緊急程度黑

4、體 3號2. 發(fā)文機關標識小標宋體3. 發(fā)文字號仿宋3號4. 簽發(fā)人仿宋3號、楷體3號5. 標題宋體2號（加粗）6. 正文仿宋3號7. 附件說明仿宋3號8. 單位署名仿宋3號9. 成文日期仿宋3號（阿拉伯數字）10. 附注仿宋3號11. 抄送單位仿宋4號12. 發(fā)文單位仿宋4號13. 印發(fā)日期仿宋4號（阿拉伯數字）14. 頁碼宋體4號（奇右偶左）公文構成要素12范例1-保監(jiān)會文件13范例2-上行文14范例3-下行文15范例4-條線文件16 散會后一塊兒吃晚飯 把錢裝進自己的腰包 過去的事情就不追究 不管三七二十一 會后共進晚餐 中飽私囊 既往不咎 無所顧忌 1. 準確：有一說一，有二說二。2.

5、 嚴密：遵循邏輯要求和事物的聯系，不能自相矛盾。3. 簡潔：刪掉可有可無的字、詞、句。4. 直白：不作夸飾，不用、少用形容詞，不用夸張標點符號。5. 書面：用書面語，避免使用口語、俗語。公文用語17公文審核要點文 種：根據行文方向和內容審核使用的文種是否恰當。字 號：審核字號的使用，富保壽內發(fā)、富保壽內、富保壽內函及條線發(fā)文。審核編號是否準確。簽 批 人：審核簽發(fā)人的有無和準確。上行文一般簽發(fā)人為總經理。標 題：標題擬寫的規(guī)范，換行是否恰當。主 送：主送單位是否適當，稱謂使用是否規(guī)范。正 文：用詞用字是否規(guī)范，層次標識是否正確，有無別字和過于夸張、不適語句。附 件：附件標識是否規(guī)范，與附件的名

6、稱是否一致，附件是否齊全完整。單位署名：單位署名是否規(guī)范，簡稱是否正確。成文日期：與簽發(fā)人簽發(fā)日期是否一致；特殊情況的成文日期主辦部門有無備注說明。抄 送：抄送對象是否適當，稱謂使用是否規(guī)范。印發(fā)日期：印發(fā)日期應等同或晚于成文日期。頁 碼：是否標識了頁碼，頁碼是否正確，位置是否準確。發(fā)文文字審核要點18關于郵件（日常使用頻率最高的公文形式）主送標 題發(fā) 送抄送附件 正文個人郵箱、部門郵箱、公司郵箱？發(fā)送范圍的準確：主送、抄送。（主送收件人排序原則：先機構后分公司、先一線再后援、先客體后主體。 各中支負責人、分公司各部門負責人、中層其他副職、四級機構負責人、各機構業(yè)務條線部門負責人、各機構后援部

7、門負責人、分公司室主任、普通員工、本部門相關員工 ） 機構排序為成立先后順序或正副職，要注意及時按照人事變動情況調整收件人列表或順序。標題及正文文字的規(guī)范，必須有郵件主題。附件及附件格式。正式文件用PDF版。公司、部門郵箱發(fā)文前的審批。發(fā)出前的檢查。郵件錯誤發(fā)送后撤回就是事故。郵箱使用關注事項說文解字 標題不當，缺少動詞 文題不符 出現多余標點，審核不嚴 嚴正文字體不規(guī)范 口語化，不精練措辭不當，語言組織零散 錯別字，嚴謹程度不夠口語化，用詞重復，缺乏精煉 沒有郵件主題，不知是何內容 標題中標點符號使用不準確正文字號大小不一表述過于口語化名單無所屬機構，讓閱讀對象不易獲得明確信息標題不夠簡潔和

8、嚴密，“的”字位置錯誤標題中不應出現特殊標點符號標題的文種不符合規(guī)范正文表述書面化，嚴謹度不足文不對題，主題是“說明”，正文是“告知” 正文字體不規(guī)范標題字體不規(guī)范，語法嚴重錯誤正文字體不規(guī)范，原因不清晰。標題應為*方案追蹤，否則有歧義標題不規(guī)范，語法缺失名詞動詞模糊不清文題不符正文字體不規(guī)范標題不規(guī)范，標點符號使用不正確標題不規(guī)范，字體錯誤、語法缺失正文字體不規(guī)范標題不規(guī)范，語法錯誤，謂賓倒置正文字體不規(guī)范，表述前后矛盾正文字體不規(guī)范，表述不簡潔明了正文字體不規(guī)范，表述口語化通知事項目的和原由不明確標題表述不規(guī)范，轉述即可正文表述口語化，兩次出現網絡聊天字符標題表述嚴重錯誤，文題不符中午下發(fā)

9、通知，四個小時之后要求反饋，時間過緊，導致公文不嚴肅標題不規(guī)范，表述單一，目的不明正文字體不規(guī)范，標點缺失標題不規(guī)范，出現了引號之外的標點，并且信息表述繁瑣，出現斷裂。標題重要信息缺失，動詞消失正文字體不規(guī)范標題表述嚴重不規(guī)范正文字體不規(guī)范正文字體不規(guī)范自用尊稱不妥標準郵件公文范例49公文總體要求以正確的文種擬文；以標準的格式行文；以規(guī)范的流程批文；以準確的范圍發(fā)文。50OA公文系統(tǒng)模板的概念 即對每一種審批事項，按照公司審批制度建立一個審批界面及其相應的流程。 固定模板：審批流程（環(huán)節(jié)）按公司規(guī)定固定設置。（160條） 通用模板：審批流程中會簽、最終簽批人可以由主辦部門指定。 內部請示 上報

10、內請 發(fā)文 收文文 種51新OA系統(tǒng)設置原則與特點1.固化重要審批流程根據公司發(fā)布的最新OA審批流程，固化了160條事項審批流。2.精簡審批及流轉環(huán)節(jié)取消了原流轉節(jié)點，實現審批的自動流轉；盡量減少審批節(jié)點，充分發(fā)揮抄送、會簽功能；在統(tǒng)一流程中合并事項審批、用印、發(fā)文功能。4.突出主辦職責部門負責人對公文處理負直接第一責任，會簽其他部門的主動權都在主辦部門負責人節(jié)點。3.設置固定、通用模板固定模板：審批流程（環(huán)節(jié)）按公司規(guī)定固定設置。（160條）通用模板：審批流程中會簽、最終簽批人可以由主辦部門指定。5.審批意見必須明確設置“同意”、“不同意”功能鍵，審批人簽批意見必須明確。簽署“不同意”意見的

11、內請，將直接結束。52OA審批風險常見缺陷1.內請事項描述不清2.支持性附件不全3.授權不當4.事項真實性缺乏鑒別53OA審批風險支持性附件不全地址變更 保監(jiān)局批文負責人變更 保監(jiān)局任職資格批文、公司任職文件OA審批風險授權不當 授權事項不明確； 授權范圍不準確； 授權期限不合理。55OA審批風險56OA審批風險申請事項真實性的鑒別：內請中的虛列費用項目示例虛列會議、培訓費用1. *中支13年8月76日報銷在*酒店舉辦內勤培訓班費用9,200元；經查該培訓班實際未舉辦，款項轉入酒店并扣除12%的稅點后，取回現金8,096元，形成賬外資金。2. *分公司營銷部13年4月22日報銷績優(yōu)特訓營會議費128,000元，13年8月30日報銷績優(yōu)培訓班會議費193,000元，經查上述兩項會議實際并未召開，所有會議及培訓資料全系為偽造，合計套取資金321,000元。因機構未登記臺賬或保留票據，致使無法進一步核實資金實際用途。虛列辦公用品費用*中支營銷部13年11月51號報銷辦公用品費10,450元，該筆費用10,000元用于引進同業(yè)支付的聘才津貼，450元用于發(fā)票稅款。虛列宣傳費用*分公司辦公室14年1月、8月、9月，通過虛列宣傳費、會議費等套取資金124,980元，購買購物卡，用于過節(jié)走訪和外部關系維護。 合規(guī)風險：虛列費用違反了保險法、會計法