大型購物廣場付款及費用報銷管理

1、 xxxx購物廣場有限公司內(nèi)部控制系列文件 020106付款及費用報銷管理xx 版批 準(zhǔn)： xx-04-01發(fā)布 xx-04-01實施xxxx購物廣場有限公司1.0目的規(guī)范公司審批、報銷、付款流程，明確付款、審批人職責(zé)。2.0制度要求2.1付款及費用報銷管理程序制定2.1.1公司財務(wù)部負(fù)責(zé)制定費用報銷管理程序，財務(wù)總監(jiān)審批大額資金支付，大額資金外的支付，財務(wù)部的最終審批權(quán)限設(shè)置為財務(wù)部長。新增內(nèi)容，為方便工作開展，財務(wù)總監(jiān)審批大額資金支付，小金額的支付，財務(wù)部的最終權(quán)限設(shè)置為財務(wù)部長。2.1.2公司財務(wù)部應(yīng)當(dāng)會同統(tǒng)括部、內(nèi)控人員對本公司有關(guān)人員進(jìn)行費用報銷流程的培訓(xùn)，培訓(xùn)后視情況對參加培訓(xùn)人員

2、進(jìn)行考核。2.2一般審批流程 開支申請：相關(guān)人員填寫申請部門負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)財務(wù)部長審核杉井為財務(wù)部長助理，此處改為財務(wù)部長，鄭州暫時不設(shè)置此崗位。財務(wù)總監(jiān)審批（大額資金審批，大額資金以下不審批新增備注）總經(jīng)理審批財務(wù)安排資金 報銷辦理：報銷人員填寫報銷單，粘貼相關(guān)憑證部門負(fù)責(zé)人審核 財務(wù)杉井為財務(wù)部長助理，此處改為財務(wù)部長。部長審查報銷憑證財務(wù)總監(jiān)審批（大額資金審批，大額資金以下不審批新增備注）總經(jīng)理審批財務(wù)部報銷/領(lǐng)款2.3審批程序、權(quán)限2.3.1開支原則：各項費用開支必須有按規(guī)定程序?qū)徟馁M用開支計劃，費用開支實行分項預(yù)算控制使用，超過預(yù)算范圍和額度的財務(wù)部不得報銷。應(yīng)由上級主管部門審批的開支

3、應(yīng)附批復(fù)，否則，財務(wù)部門不得支付。2.3.2員工借款應(yīng)填寫借款單（參見表1），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，財務(wù)部長審核，單筆借款金額壹萬元以上（含壹萬元）財務(wù)總監(jiān)審核，壹萬元以下財務(wù)總監(jiān)不審核，總經(jīng)理審批（工程外費用）后到財務(wù)部辦理領(lǐng)款；新增員工借款審批流程。2.3.3日常費用現(xiàn)金報銷：由報銷人按費用類別粘貼并填寫費用報銷單（參見表2），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，財務(wù)部長杉井為財務(wù)部長助理。審核，單筆費用壹萬元以上（含壹萬元）財務(wù)總監(jiān)審核，壹萬元以下財務(wù)總監(jiān)不審核，新增內(nèi)容，財務(wù)總監(jiān)審核一萬元以上資金支付?？偨?jīng)理審批后到財務(wù)部辦理報銷/領(lǐng)款；材料、辦公用品、固定資產(chǎn)、圖書等物料用品還需按相關(guān)規(guī)定到職能管

4、理部門辦理驗收、領(lǐng)用、登記等有關(guān)手續(xù)后，再到財務(wù)部辦理報銷手續(xù)。2.3.4日常費用轉(zhuǎn)賬報銷：由報銷人按照對方單位粘貼原始憑證，并填寫用款（轉(zhuǎn)賬支付）申請單（參見表3），同時在備注欄注明此款項性質(zhì)（預(yù)付款或者是應(yīng)付款）。所有原始憑證必須由經(jīng)手人簽字，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)簽字，財務(wù)部長審核杉井為財務(wù)部長助理，單筆支付壹萬元以上（含壹萬元）財務(wù)總監(jiān)審核，壹萬元以下財務(wù)總監(jiān)不審核，新增內(nèi)容，財務(wù)總監(jiān)審核一萬以上轉(zhuǎn)賬付款。總經(jīng)理審批后財務(wù)部辦理付款；材料、辦公用品、固定資產(chǎn)、圖書等物料用品還需按相關(guān)規(guī)定到職能管理部門辦理驗收、領(lǐng)用、登記等有關(guān)手續(xù)后，再到財務(wù)部辦理付款手續(xù)。2.3.5工資、福利性質(zhì)的各項支出

5、：工資表及福利發(fā)放表由統(tǒng)括部核算，財務(wù)部長審核新增內(nèi)容，財務(wù)部復(fù)核工資，財務(wù)總監(jiān)審核，報總經(jīng)理批準(zhǔn)后，到財務(wù)部辦理領(lǐng)款手續(xù)。2.3.6業(yè)務(wù)招待費支出：業(yè)務(wù)招待費（指涉及有關(guān)客戶招待的餐飲、娛樂消費、禮品等）報銷，必須事先填寫業(yè)務(wù)招待費審批單（參見4），報公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，經(jīng)辦人員憑業(yè)務(wù)開支審批單及簽字審核后報銷單由發(fā)票改為報銷單，保持發(fā)票的完整性，不涂改發(fā)票，另外，發(fā)票附在粘貼單上，簽字審核方便，亦可以在粘貼單上蓋章（現(xiàn)金付訖、銀行付訖等）。到財務(wù)部辦理報銷手續(xù)。報銷的經(jīng)營業(yè)務(wù)費發(fā)票必須真實有效，且應(yīng)在報銷單由發(fā)票改為報銷單，保持發(fā)票的完整性中注明招待對象、內(nèi)容、時間、人數(shù)等信息以備審核。總經(jīng)理

6、本人開支的業(yè)務(wù)費用由董事長審批。2.3.7差旅費：差旅費報銷按照“逐級審批”的原則辦理手續(xù)。（有關(guān)差旅費報銷標(biāo)準(zhǔn)及審批流程另行規(guī)定，見020111-xx杉杉奧萊-公務(wù)出差及費用報銷）2.3.8廣告費、裝修費、宣傳費等大額費用：對該項費用開支必須列入年度費用預(yù)算計劃內(nèi)。對臨時性、突發(fā)性的大宗費用開支，各部門應(yīng)該在費用發(fā)生前作出詳細(xì)的預(yù)算，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字審批后辦理。2.3.9固定資產(chǎn)購置：各部門需購置固定資產(chǎn)由各部門負(fù)責(zé)人審核提交采購申請報告，報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后，交統(tǒng)括部統(tǒng)一比價采購；最終合同簽訂前：對計劃內(nèi) 100 萬以上，不超過 1000 萬（含 1000 萬） ，非計劃內(nèi)不超過 100萬（含

7、100 萬）經(jīng)營性資產(chǎn)由董事長最終審批；計劃內(nèi)1000萬以上，非計劃內(nèi)100萬以上報董事會批準(zhǔn)；計劃內(nèi)不超過100萬（含100萬）的報總經(jīng)理批準(zhǔn)。 資產(chǎn)劃分去掉了經(jīng)營性資產(chǎn)和非經(jīng)營性資產(chǎn)的區(qū)分，權(quán)限設(shè)置去掉了常務(wù)副總權(quán)限，鄭州暫時沒有此崗位。2.3.10低值易耗品購置：由各部門負(fù)責(zé)人審核，財務(wù)部長杉井為財務(wù)總監(jiān)。審核后，交總經(jīng)理批準(zhǔn)，按規(guī)定的程序到職能部門辦理驗收、領(lǐng)用、登記等有關(guān)手續(xù)后，交財務(wù)部辦理報銷手續(xù)。50000 元以上報董事長審批。2.3.11 工程付款：工程部門根據(jù)合同支付條款，由經(jīng)辦人提出付款申請，并附屬付款條件所需的所有證明材料， 經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字， 交財務(wù)部長杉井為財務(wù)部

8、長助理審核，然后交財務(wù)總監(jiān)審核后，報常務(wù)副總或總經(jīng)理審批，最后回出納處支付。2.3.12支付第三方款項的規(guī)定：因部分合作單位總公司/分公司簽訂合同，實際合作的單位為分公司/總公司，需要向非簽訂合同的單位付款，則需要簽訂合同單位出具隸屬關(guān)系證明書和委托收款說明書，并加蓋簽訂合同單位和收款單位新增內(nèi)容，加委托收款說明并蓋雙方公章，降低風(fēng)險。的公章，相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)核實，交法務(wù)人員、財務(wù)部審核后，報總經(jīng)理審批，最后財務(wù)部出納付款。2.3.13 除了上述規(guī)定外，以上經(jīng)營管理費用開支屬于預(yù)算內(nèi)，原則上由總經(jīng)理審批，預(yù)算外所有開支根據(jù)公司設(shè)定權(quán)限，必須經(jīng)董事長審批。3.0政策3.1財務(wù)人員必須嚴(yán)格按制度規(guī)

9、定審核辦理相關(guān)手續(xù)，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)財務(wù)部相關(guān)人員違反財務(wù)報銷管理的規(guī)定，視情節(jié)輕重將按照本企業(yè)相關(guān)制度給予懲罰。3.2原則上本制度每年修訂一次，遇特殊情況時經(jīng)授權(quán)審批后可隨時進(jìn)行修改。本制度最終解釋權(quán)歸屬于公司總經(jīng)理辦公會議。4.0相關(guān)制度及表單表1借款單表2費用報銷單表3用款（轉(zhuǎn)賬支付）申請單表4業(yè)務(wù)招待費審批表表5辦公用品申購計劃表表6辦公用品領(lǐng)用表表7印刷品申請表表1xxxx購物廣場有限公司 借款單 借款日期： 年 月 日 借款人借款部門借款事由領(lǐng)款金額 萬 仟 佰 拾 元 角 分 _預(yù)計還款/報銷時間備 注總 經(jīng) 理 ： 財務(wù)總監(jiān)： 財務(wù)審核： 部門負(fù)責(zé)人： 領(lǐng)（借）款人：表2 費用報銷單部門： 報銷日期： 年 月 日 報銷類型 報銷取現(xiàn) 沖抵借款附單據(jù) 張費用名稱辦公費車輛費通訊費招待費福利費金額合計人民幣： 萬 仟 佰 拾 元 角 分 _備注借款額總經(jīng)理： 財務(wù)總監(jiān)： 財務(wù)審核： 部門負(fù)責(zé)人：領(lǐng)（借）款人：表3xxxx購物廣場有限公司用款（轉(zhuǎn)賬支付）申請單 申請部門用款時間年 月 日合同編號合同總金額累計付款付款金額 萬 仟 佰 拾 元 角 分 付款用途備注收款單位名稱銀行賬號銀行名稱總 經(jīng) 理 ： 財務(wù)總監(jiān)： 財務(wù)審核：部門領(lǐng)導(dǎo)：申請人：表4業(yè)務(wù)招待費審批表部門：接待日期 年 月 日 時間：午 晚來賓單位：來賓人員：陪同人員：內(nèi)容部門領(lǐng)導(dǎo)意見：用餐標(biāo)準(zhǔn)（元）總經(jīng)理審批