學(xué)校檔案材料立卷與歸檔規(guī)范參考范本

1、PAGE PAGE 10檔案材料立卷與歸檔規(guī)范為加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作，確保檔案的安全，提高管理水平，最大限度的延長檔案的壽命，長期有效為學(xué)校和國家積累檔案史料，更好地為學(xué)校各項工作服務(wù)。各級檔案管理部門、各歸檔文件整理單位分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和專、兼職檔案員必須認(rèn)真做好本單位文件材料的形成與積累、整理組卷、歸檔移交和保管利用工作。根據(jù)學(xué)校檔案工作規(guī)章制度和上級的相關(guān)文件精神，專、兼職檔案員的工作是學(xué)校檔案工作的重要組成部分，每位檔案員必須認(rèn)真工作，全面、合理地收集本單位歸檔范圍內(nèi)的文件材料，保證歸檔文件材料的真實(shí)、完整、系統(tǒng)和有效；保證文件質(zhì)量、組卷合理。各單位的行政一把手是學(xué)校檔案建檔、存檔的

2、第一責(zé)任人，兼職檔案員是單位檔案工作的具體實(shí)施人，對學(xué)校的檔案工作負(fù)有建檔、歸檔并確保檔案完整性的義務(wù)。檔案館將每年的兼職檔案員及各單位的行政一把手進(jìn)行存檔，若以后發(fā)現(xiàn)漏存、丟失的現(xiàn)象將直接追究當(dāng)年建檔、存檔人的責(zé)任。為確保學(xué)校檔案的完整性，現(xiàn)將重新修訂的各類文件材料歸檔范圍發(fā)給你們，請遵照執(zhí)行。為加快檔案信息數(shù)字化進(jìn)程，盡快將檔案全文信息網(wǎng)絡(luò)化，充分發(fā)揮檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的現(xiàn)實(shí)功能，構(gòu)建現(xiàn)代意義上的數(shù)字檔案館，根據(jù)教育部、國家檔案局第27號令通知精神及高等學(xué)校檔案管理辦法實(shí)施手冊中檔案信息數(shù)字化要求，從2012年起各立卷單位移交到檔案館的檔案一律上交文本和電子版兩個版本，實(shí)現(xiàn)新立卷檔案信息數(shù)字化

3、，并逐步完成我校檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)與開發(fā)利用工作。目 錄一、黨群類檔案歸檔范圍和保管期限表1二、行政類檔案歸檔范圍和保管期限表11三、教學(xué)類檔案歸檔范圍和保管期限表22四、科研類檔案歸檔范圍和保管期限表 32五、基本建設(shè)類檔案歸檔范圍和保管期限表35六、儀器設(shè)備類檔案歸檔范圍和保管期限表40七、出版類檔案歸檔范圍和保管期限表42八、外事類檔案歸檔范圍和保管期限表44九、財會類檔案歸檔范圍和保管期限表46十、人物類檔案歸檔范圍和保管期限表49一、黨群類檔案歸檔范圍和保管期限表類目名稱歸 檔 范 圍序號內(nèi) 容保管期限D(zhuǎn)Q11黨委辦公室DQ11黨委辦公室DQ11黨委辦公室上級文件1上級機(jī)關(guān)召開的

4、會議印發(fā)本機(jī)關(guān)的文件或本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人在上級機(jī)關(guān)會議上的發(fā)言永久2上級機(jī)關(guān)或負(fù)責(zé)人針對本校的指示、批復(fù)、通報、批示、講話永久3上級機(jī)關(guān)對本校干部任免、獎勵、處分的決定、通知永久4上級機(jī)關(guān)對本校調(diào)查或檢查工作形成的重要文件永久5上級機(jī)關(guān)召開的會議非專指本校 主要文件一般性簡報、發(fā)言和參閱資料長期短期6上級機(jī)關(guān)普發(fā)的文件 重要的一般的永久或長期短期同級外來文件7代同級機(jī)關(guān)草擬被采取的文件底稿及正式發(fā)文永久8同級機(jī)關(guān)或負(fù)責(zé)人對本校的決定、通知、批復(fù)、通報、批示永久或長期9同級機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本單位主管業(yè)務(wù)但需要執(zhí)行的條例、規(guī)定、通知等短期本級文件10校黨委工作規(guī)章制度長期11校黨代會文件材料召開

5、黨代會的請示和批復(fù)、會議籌備計劃、通知、工作報告、議程、決議、記錄、總結(jié)、發(fā)言稿、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、照片、錄音、錄像；大會主席團(tuán)、秘書長和代表、列席代表名單；候選人登記表和情況介紹；大會選舉辦法，選舉結(jié)果和上級批復(fù)等永久 = 2 * GB2 提案及辦理情況；會議簡報、會議情況、反映記錄、小組會議記錄、會議收到的重要賀電、賀信長期 = 3 * GB2 參考文件；工作人員名單；工作證；代表證、列席證及選票式樣短期12校黨委會、常委、黨委擴(kuò)大會、書記校長碰頭會、民主生活會、總支書記會、黨委中心組會議記錄、紀(jì)要、決議及會議討論文件永久13校黨委向上級有關(guān)部門的請示永久14校黨委工作計劃、報告包括調(diào)查報告、總

6、結(jié)包括經(jīng)驗總結(jié)永久15校黨委發(fā)布的決定、辦法、指示、批轉(zhuǎn)、通報和通知永久16以校黨委名義召開的工作會議材料永久17校黨委和上級黨委調(diào)研、檢查、巡視學(xué)校工作形成的文件材料永久18校黨委負(fù)責(zé)同志在校內(nèi)重要講話稿和參加上級召開會議的發(fā)言稿永久19校黨委工作簡報、情況反映、工作信息永久20校黨委大事記永久21黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人、地方黨政領(lǐng)導(dǎo)人以及各級機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人來校視察、檢查工作時題詞、講話、報告等及聲像村料永久22黨群部門啟用新印章的文件和印模及舊印章永久23黨群系統(tǒng)重要統(tǒng)計材料永久24校黨委保密、秘書工作的有關(guān)文件長期25校黨委與有關(guān)機(jī)關(guān)聯(lián)系、協(xié)調(diào)工作的來往文長期26重要的群眾來信來訪及處理材料有領(lǐng)導(dǎo)批

7、示和處理處理結(jié)果的長期27以校黨字、黨辦字文號編制的文件永久或長期28其他有保存價值的文件材料、實(shí)物、聲像材料及電子文件永久或長期下級文件29校黨委各部、委、分黨委、總支、直屬支部等黨務(wù)一級機(jī)構(gòu)上報校黨委的工作計劃、總結(jié)、報告、請示及批復(fù)黨委保留原價和底稿，各上報單位保留復(fù)制件長期DQ11.12分黨委總支直屬支部1上級關(guān)于分黨委、總支、直屬支部工作的文件長期2分黨委、總支、直屬支部工作規(guī)章制度長期3分黨委、總支、直屬支部工作計劃、總結(jié)、報告、請示及批復(fù)、重要通知、經(jīng)驗介紹、調(diào)查材料、會議記錄、重要統(tǒng)計長期4分黨委、總支、直屬支部建黨工作及有關(guān)材料長期5分黨委、總支、直屬支部人員獎勵及有關(guān)材料長

8、期6以分黨委文號編制的文件永久或長期7其他有保存價值的文件材料、實(shí)物、聲像材料及電子文件永久或長期DQ12紀(jì)檢委監(jiān)察處DQ12紀(jì)檢委監(jiān)察處1上級紀(jì)委關(guān)于紀(jì)檢、監(jiān)察工作的文件 普發(fā)的 針對本校的長期或短期永久2紀(jì)委、監(jiān)察工作規(guī)章制度長期3紀(jì)委、監(jiān)察工作計劃、報告、決定、總結(jié)、調(diào)查材料及重要統(tǒng)計永久4紀(jì)委、監(jiān)察會議記錄長期5黨員處分、復(fù)查材料長期6群眾來信來訪及處理意見有領(lǐng)導(dǎo)批示或處理結(jié)果的短期7紀(jì)委、監(jiān)察處立案調(diào)查、處理的材料長期8以校紀(jì)委文號編制的文件永久或長期9其他有保存價值的文件材料、實(shí)物、聲像材料及電子文件永久或長期DQ13組織部DQ13組織部1上級關(guān)于組織工作的文件 普發(fā)的 針對本校的

9、長期或短期永久2組織工作規(guī)章制度長期3本校組織工作計劃、總結(jié)、決定、報告、調(diào)查材料及重要統(tǒng)計永久4組織部召開的重要會議、紀(jì)要、決定等材料長期5本校組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、變動的報告及決定、批復(fù)、通知永久6科級以上干部任免、調(diào)動、離休、享受待遇的決定、通知、批復(fù)永久7校級干部年度考評材料永久8副處級以上干部名冊永久9分黨委、總支、直屬支部、支部改選報告、審批材料長期10分黨委、總支、直屬支部、支部委員名冊長期11黨員名冊長期12關(guān)于吸收新黨員、預(yù)備黨員轉(zhuǎn)正或取消資格、黨員退黨的文件材料長期13發(fā)展新黨員、預(yù)備黨員轉(zhuǎn)正的名冊長期14黨員和黨組織情況統(tǒng)計年報表永久15黨員組織關(guān)系轉(zhuǎn)進(jìn)、轉(zhuǎn)出介紹信存根長期16先

10、進(jìn)黨支部、優(yōu)秀黨員和先進(jìn)黨務(wù)工作者的名單及市級以上先進(jìn)事跡材料永久17出席市級以上黨代會代表名單、登記表永久18表彰優(yōu)秀黨員、干部獎懲、考核、黨員干部教育、黨校工作形成的文字材料及離休干部材料長期19以學(xué)校組織部文號編制的文件永久或長期20其他有保存價值的文件材料、實(shí)物、聲像材料及電子文件永久或長期DQ14宣傳部DQ14宣傳部1上級關(guān)于宣傳工作的文件 普發(fā)的 針對本校的長期或短期永久2宣傳工作規(guī)章制度長期3本校宣傳工作計劃、決定、報告、通知、總結(jié)、重要統(tǒng)計永久4教職工政治思想工作動態(tài)及調(diào)查材料長期5理論學(xué)習(xí)的決定、通知、計劃、總結(jié)長期6反映本校重大活動的剪報、照片、錄音、錄像及圖表永久7以學(xué)校

11、宣傳部文號編制的文件永久或長期8其他有保存價值的文件材料、實(shí)物、聲像材料及電子文件永久或長期DQ15統(tǒng)戰(zhàn)部1上級關(guān)于統(tǒng)戰(zhàn)工作的文件 普發(fā)的 針對本校的長期或短期永久2統(tǒng)戰(zhàn)工作規(guī)章制度長期3本校關(guān)于統(tǒng)戰(zhàn)工作計劃、報告、決定、通告、總結(jié)、重要統(tǒng)計永久4統(tǒng)戰(zhàn)工作情況調(diào)查、典型材料、統(tǒng)計報表永久5本校各級人大代表、政協(xié)委員名單冊及審批材料永久6臺、港、澳和僑務(wù)工作材料長期7各民主黨派成員和負(fù)責(zé)人名冊及有關(guān)材料長期8統(tǒng)戰(zhàn)工作重要會議記錄長期9各民主黨派任免本校教職工干部的通知永久10以學(xué)校統(tǒng)戰(zhàn)部文號編制的文件長期或短期11其他有保存價值的文件材料、實(shí)物、聲像材料及電子文件永久或長期DQ16工會DQ16工

12、會1上級關(guān)于工會工作的文件 普發(fā)的 針對本校的長期或短期永久2工會工作規(guī)章制度永久3工會工作計劃、報告、決定、總結(jié)、重要通知、重要統(tǒng)計長期4教職工代表大會的有關(guān)文件請示、批復(fù)、通知、決議、議程、代表名單、工作報告、領(lǐng)導(dǎo)講話、大會發(fā)言、選舉結(jié)果報告及上級批復(fù)、重要聲像資料永久重要通知、大會紀(jì)要、簡報、候選人情況介紹、重要賀電賀信、提案及辦理結(jié)果長期籌備工作計劃、總結(jié)、會議工作小組材料、代表證短期5表彰工會先進(jìn)集體個人的材料、名單長期6處分會員的有關(guān)材料長期7工會委員會會議記錄、紀(jì)要短期8工會會員名冊及基層工會干部名冊長期9上級有關(guān)計劃生育工作的文件、本校計劃生育工作的有關(guān)規(guī)定、計劃生育工作計劃、

13、報告、總結(jié)、統(tǒng)計年報表及辦理、領(lǐng)取獨(dú)生子女費(fèi)等相關(guān)事宜材料長期10婦女工作材料長期11以學(xué)校工會文號編制的文件永久或長期12其他有保存價值的文件材料、實(shí)物、聲像材料及電子文件永久或長期DQ17團(tuán)委DQ17團(tuán)委1上級關(guān)于共青團(tuán)工作的文件 普發(fā)的 針對本校的長期或短期永久2團(tuán)委工作規(guī)章制度永久3團(tuán)委工作計劃、報告、決定、總結(jié)、重要統(tǒng)計長期4團(tuán)代會、學(xué)代會文件 = 1 * GB2 關(guān)于召開會議的請示、批復(fù)、通知、代表名單、工作報告、選舉結(jié)果、領(lǐng)導(dǎo)講話、大會發(fā)言和大會通過的決議和上級批復(fù)、重要聲像材料永久大會議程、紀(jì)要、簡報、重要賀電、賀信和提案長期籌備工作計劃、總結(jié)、會議工作組材料長期5團(tuán)委、分團(tuán)委

14、、團(tuán)支部、學(xué)生會干部任免通知長期6團(tuán)組織、團(tuán)專職干部統(tǒng)計年報永久7團(tuán)委工作典型調(diào)查材料、優(yōu)秀團(tuán)員的材料長期8表彰和獎勵先進(jìn)團(tuán)支部、優(yōu)秀團(tuán)員的材料長期9處分團(tuán)員的材料及復(fù)查材料長期10批準(zhǔn)入團(tuán)、離團(tuán)材料及名單長期11團(tuán)干部名單、團(tuán)員名冊長期12團(tuán)委會議記錄、分團(tuán)委材料長期13學(xué)生會文件、材料長期14本校學(xué)生組織參與的各種學(xué)會、社團(tuán)的有關(guān)材料長期15團(tuán)委牽頭進(jìn)行的重大活動的有關(guān)材料長期16社團(tuán)活動、勤工儉學(xué)、社會實(shí)踐有關(guān)材料長期17以校團(tuán)委文號編制的文件永久或長期18其他有保存價值的文件材料、實(shí)物、聲像材料及電子文件永久或長期PAGE PAGE 34二、行政類檔案歸檔范圍和保管期限表類目名稱歸 檔

15、 范 圍序號內(nèi) 容保管期限XZ11校長辦公室XZ11校長辦公室XZ11校長辦公室XZ11校長辦公室上級文件1上級機(jī)召開的會議印發(fā)本機(jī)關(guān)的文件或本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人在上級機(jī)關(guān)會議上的發(fā)言永久2上級機(jī)關(guān)或負(fù)責(zé)人針對本校的指示、批復(fù)、通報、批示、講話永久3上級機(jī)關(guān)對本校調(diào)查或檢查工作形成的重要文件永久4上級機(jī)關(guān)召開的會議非專指本校 主要文件 一般性簡報、發(fā)言和參閱資料長期短期5上級機(jī)關(guān)普發(fā)的文件 重要的 一般的永久或長期短期同級外來文件6代同級機(jī)關(guān)草擬被采取的文件底稿及正式發(fā)文永久7同級機(jī)關(guān)或負(fù)責(zé)人對本校的決定、通知、批復(fù)、通報、批示永久或長期8同級機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本單位主管業(yè)務(wù)但需要執(zhí)行的條例、規(guī)

16、定、通知等短期本級文件9學(xué)校規(guī)章制度長期10學(xué)校年度、學(xué)期工作計劃、報告、總結(jié)11校長辦公會、校長書記碰頭會議、黨政聯(lián)席會議記錄、紀(jì)要永久12校務(wù)委員會委員名單、會議記錄、紀(jì)要長期13以學(xué)校名義發(fā)布的決定、辦法、指示、批轉(zhuǎn)、通報、通知短期14全校性的工作會議、座談會文件永久15校領(lǐng)導(dǎo)在會議上的重要講話和參加校外會議發(fā)言稿及聲像資料永久16本校發(fā)展規(guī)劃、計劃及上級批復(fù)永久17本校向上級有關(guān)部門的請示及其批復(fù)永久18學(xué)校評估材料永久19有關(guān)全校性工作的調(diào)查材料和經(jīng)驗總結(jié)永久20學(xué)年報表、綜合統(tǒng)計及統(tǒng)計資料匯編永久21行政啟用印章的文件及印模永久22本校歷史沿革、情況介紹永久23本校大事記、年鑒、簡

17、報、信息、動態(tài)等永久24黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人、地方黨政領(lǐng)導(dǎo)人、上級機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)來校視察檢查工作時的題詞、講話、聲像材料等永久25學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)同上級領(lǐng)導(dǎo)有關(guān)學(xué)校工作的重要來往信件長期26校慶工作材料校慶工作的重要計劃、領(lǐng)導(dǎo)講話、來賓名單、請柬、校友簽名冊、重要的賀電、賀信、紀(jì)念品、聲像材料等永久校慶活動的一般材料長期27學(xué)校主辦的祝賀著名老教授、知名人士壽辰等活動的材料包括聲像材料長期28學(xué)校組織的知名人士治喪活動材料包括聲像材料長期29本校著名專家在校外重要會議上的講話稿及聲像材料長期30校史工作材料長期31校友工作材料長期或永久32群眾來信來訪文件材料長期33普選工作材料長期34車輛工作的有關(guān)材料短期35

18、以校字和校辦字文號編制發(fā)布的文件長期36其他有保存價值的文件材料、實(shí)物、聲像材料及電子文件永久或長期下級文件永久或長期37學(xué)校各部、處、院、系、社、館、中心等行政一級機(jī)構(gòu)上報學(xué)校的工作計劃、總結(jié)、報告、請示及批復(fù)學(xué)校保留原價和底稿，各上報單位保留復(fù)制件長期XZ11.12附屬單位1上級關(guān)于附屬單位工作的文件 普發(fā)的 針對本單位的長期或短期永久2附屬單位工作規(guī)章制度長期3會議記錄、紀(jì)要、簡報長期4工作計劃、報告、決定、總結(jié)、重要統(tǒng)計長期5關(guān)于單位內(nèi)機(jī)構(gòu)設(shè)置、變化的文件材料永久6干部任免文件及名冊永久7教職工名冊長期8副高級以上專業(yè)技術(shù)職稱名錄永久9以附屬單位文號編制發(fā)布的文件永久或長期10其他有保

19、存價值的文件材料、實(shí)物、聲像材料及電子文件永久或長期XZ12人事XZ12人事XZ12人事1上級機(jī)關(guān)有關(guān)人事工作的文件長期2本校人事工作的規(guī)章制度長期3人事工作計劃、報告、總結(jié)、調(diào)查材料、會議記錄永久4關(guān)于機(jī)構(gòu)、編制規(guī)劃、計劃、報告及上級批復(fù)永久5關(guān)于校內(nèi)機(jī)構(gòu)設(shè)置、變化的文件材料永久6人事處權(quán)限內(nèi)的干部任免文件及名冊永久7表彰和獎勵先進(jìn)集體、先進(jìn)教職工的材料長期8處分教職工的材料和復(fù)查、撤銷處分的材料長期9教職工動態(tài)月報長期10師資培養(yǎng)、管理工作計劃、規(guī)定、總結(jié)永久11教師進(jìn)修計劃、安排、總結(jié)長期12教師工作量的規(guī)定及執(zhí)行情況長期13教師業(yè)務(wù)考核材料 長期14人事工作各類統(tǒng)計表、報表永久15教職

20、工名冊登記表永久16教研室、研究室正副主任名冊長期17教職工評定、聘任專業(yè)技術(shù)職稱材料及上級批復(fù)按類歸檔，要求附審批表長期18教職工工資調(diào)整材料、名冊長期19教職工轉(zhuǎn)正定晉級、聘干聘用材料長期20教職工校內(nèi)調(diào)動材料長期21本校教職工評殘、工傷死亡撫恤等材料長期22教職工的調(diào)入有關(guān)材料包括轉(zhuǎn)移行政、工資關(guān)系介紹信；教職工招聘、聘錄用材料及相關(guān)批復(fù)長期23教職工調(diào)出有關(guān)材料包括轉(zhuǎn)移行政、工資關(guān)系介紹信存根長期24教職工援外和支援邊遠(yuǎn)地區(qū)材料短期25教職工退職、離職、解聘、出國的有關(guān)材料長期26教職工復(fù)職、除名的處理材料長期27教職工離休、退休的材料長期28教職工退休后重新工作的材料長期29教職工福

21、利工作長期30教職工商調(diào)函件長期31聘用校外其他人員來校工作的有關(guān)材料長期32教職工有關(guān)榮譽(yù)證書授予工作的材料長期33本校國家、省、市級勞動模范和先進(jìn)工作者的重要材料永久34人民來信來訪材料長期35以校人字文號編制發(fā)布的文件永久或長期36其他有保存價值的文件材料、實(shí)物、聲像材料及電子文件永久或長期XZ12離退休工作1上級有關(guān)離退休職工管理工作的文件長期2離退休職工管理工作的規(guī)章制度長期3本校離退休職工管理工作計劃、報告、決定、總結(jié)、重要統(tǒng)計永久4離退休職工管理工作情況調(diào)查長期5其他有保存價值的文件材料、實(shí)物、聲像材料及電子文件永久或長期XZ13審計XZ13審計1上級有關(guān)審計工作的文件長期2審計

22、工作規(guī)章制度長期3審計工作計劃、報告、決定、總結(jié)長期4審計工作統(tǒng)計年報及重要報表長期5審計通知書、決定及部門、單位領(lǐng)導(dǎo)的審批意見和部門、單位下達(dá)的行文，以及審計意見書和移交處理書等審計公文長期6審計報告、審計報告征求意見書、被審計單位的書面意見和審計組的書面說明，審定審計報告的記錄、證據(jù)、審計工作的底稿長期7審計工作方案，檢查審計意見書的落實(shí)情況和審計決定執(zhí)行情況的報告和記錄長期8有關(guān)審計項目的請示報告、批示和會議記錄長期9重要的來信來訪和來訪記錄長期10扣交款和停止撥款，凍結(jié)銀行賬號通知書和回執(zhí)長期11其他有保存價值的文件材料、實(shí)物、聲像材料及電子文件永久或長期XZ14保衛(wèi)1上級有關(guān)公安保衛(wèi)

23、工作的文件長期2保衛(wèi)工作規(guī)章制度長期3本校保衛(wèi)工作計劃、報告、決定、總結(jié)、調(diào)查材料、重要統(tǒng)計永久4本校師生員工案件的偵察、調(diào)查、處分結(jié)論材料及上級的批復(fù)、判決書長期5本校師生員工案件的平反、復(fù)查處理結(jié)論及上級的批復(fù)長期6要害部門的公安保衛(wèi)、消防工作長期7保衛(wèi)工作簡報長期8上級有關(guān)武裝、人防、民兵、軍訓(xùn)工作的文件長期9社會治安、綜合治理材料長期10其他有保存價值的文件材料、實(shí)物、聲像材料及電子文件永久或長期XZ15后勤管理XZ15后勤管理1上級有關(guān)后勤管理工作的文件長期2后勤管理工作規(guī)章制度長期3本校后勤管理工作計劃、報告、決定、總結(jié)、重要統(tǒng)計長期4房屋管理、調(diào)配使用、轉(zhuǎn)移等的規(guī)定、總結(jié)長期5校

24、內(nèi)房產(chǎn)及水、電、暖、燃?xì)?、道路等管網(wǎng)維修、改造的計劃、報告、批復(fù)、合同、協(xié)議書、招標(biāo)、投標(biāo)、圖紙等材料永久6征地批準(zhǔn)文件、簽訂的合同、協(xié)議書及土地證書、紅線圖、拆遷補(bǔ)償協(xié)議永久7本校關(guān)于地界變化、交換、轉(zhuǎn)讓、租用的報告、批復(fù)及附圖永久8有關(guān)土地、房產(chǎn)糾紛的來往文書及處理結(jié)果永久9產(chǎn)權(quán)證書永久10教職工住房產(chǎn)權(quán)管理的工作材料永久11防震、防汛、三廢治理工作的文件材料長期12愛國衛(wèi)生、公費(fèi)醫(yī)療、保健工作計劃、總結(jié)、規(guī)定、通知等文件長期13師生員工健康狀況調(diào)查材料及統(tǒng)計表永久14車輛工作的有關(guān)文件材料長期15其他有保存價值的文件材料、實(shí)物和聲像材料及電子文件永久或長期16承包合同、協(xié)議書、招標(biāo)、投標(biāo)

25、、租賃文件長期XZ15后勤管理中心1上級有關(guān)后勤服務(wù)中心工作的文件長期2后勤服務(wù)中心工作規(guī)章制度長期3后勤服務(wù)工作計劃、報告、決定、總結(jié)、重要統(tǒng)計長期4飲食工作的有關(guān)材料短期5校園綠化、環(huán)境保潔工作的有關(guān)材料短期6其他有保存價值的文件材料、實(shí)物和聲像材料及電子文件永久或長期XZ16檔案1上級有關(guān)檔案工作的文件長期2學(xué)校檔案工作規(guī)章制度長期3本校檔案工作計劃、報告、總結(jié)長期4檔案概況、發(fā)展規(guī)劃、藏品目錄、重要統(tǒng)計永久5編研成果及出版物永久或長期6檔案銷毀報告及銷毀清冊永久7綜合檔案館指南、全宗介紹永久8其他有保存價值的文件材料、聲像材料、實(shí)物及電子文件永久或長期XZ16圖書1上級有關(guān)圖書館工作的

26、文件長期2圖書館工作規(guī)章制度長期3圖書館工作計劃、報告、決定、總結(jié)長期4圖書館概況、發(fā)展規(guī)劃、藏書目錄、重要統(tǒng)計永久5圖書館與國際、國內(nèi)友好交往中相互贈送、交換珍貴書刊的清冊長期6館際間交流的有關(guān)材料長期7合同、協(xié)議書、招標(biāo)、投標(biāo)等文件永久8其他有保存價值的文件材料、實(shí)物和聲像材料及電子文件永久或長期三、教學(xué)類檔案歸檔范圍和保管期限表類目名稱歸 檔 范 圍序號內(nèi) 容保管期限JX11教務(wù)綜合JX11教務(wù)綜合1上級下達(dá)的有關(guān)教學(xué)工作的文件材料 普發(fā)的 針對本單位的長期或短期永久2教學(xué)改革、培養(yǎng)目標(biāo)、培養(yǎng)規(guī)格、學(xué)制等方面指示、規(guī)定、辦法永久3學(xué)校教學(xué)規(guī)劃、實(shí)施計劃、有關(guān)教學(xué)的規(guī)章制度、會議記錄、調(diào)研

27、報告、簡報、總結(jié)永久4教學(xué)檢查、評估和各級優(yōu)秀教學(xué)質(zhì)量評獎材料長期5本?？坡?lián)合辦學(xué)材料長期6各類教學(xué)工作統(tǒng)計報表永久7上級關(guān)于學(xué)生工作的文件長期8學(xué)生工作規(guī)章制度長期9學(xué)生工作計劃、報告、決定、總結(jié)、重要統(tǒng)計永久10學(xué)生工作典型調(diào)查材料長期11學(xué)生政治工作隊伍的選拔、管理文件長期12學(xué)生政治工作人員名單長期13勤工儉學(xué)的有關(guān)材料長期14獎學(xué)金、助學(xué)金評定材料長期15優(yōu)秀畢業(yè)生、先進(jìn)班級評選材料長期16畢業(yè)生集體照片、學(xué)士服照片永久17學(xué)生違紀(jì)處分材料永久18學(xué)生高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、畢業(yè)生登記表永久19黨團(tuán)組織檔案永久20其他有保存價值的文件材料、實(shí)物和聲像材料及電子文件永久

28、或長期JX12學(xué)科與實(shí)驗室建設(shè)1上級有關(guān)學(xué)科、專業(yè)設(shè)置及實(shí)驗室建設(shè)的文件材料長期2學(xué)科、專業(yè)、實(shí)驗室論證、評估、申報、審批材料永久3重點(diǎn)學(xué)科、專業(yè)、實(shí)驗室建設(shè)材料永久4學(xué)科、專業(yè)、實(shí)驗室建設(shè)計劃、簡報、總結(jié)材料長期5學(xué)科、專業(yè)、實(shí)驗室建設(shè)統(tǒng)計報表永久JX13招生1上級有關(guān)招生工作的文件材料長期2招生計劃、規(guī)定、生源計劃長期3新生錄取材料及新生名單長期4委培、代培、自費(fèi)生計劃、合同及名單長期5招生宣傳、招生工作總結(jié)短期JX14學(xué)籍管理1新生入學(xué)登記表永久2學(xué)生學(xué)籍卡片永久3學(xué)生成績單、成績總冊永久4在校學(xué)生名冊永久5學(xué)生學(xué)籍變更材料升級、留級、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)長期JX15課堂教學(xué)與教學(xué)實(shí)踐

29、1各專業(yè)教學(xué)計劃、教學(xué)大綱永久2課程建設(shè)要求及安排，校歷表，課表長期3各系、科、專業(yè)課程試題庫長期4典型教案、重要備課記錄長期5教學(xué)實(shí)習(xí)、生產(chǎn)實(shí)習(xí)計劃、總結(jié)及有關(guān)材料短期6社會調(diào)查、社會實(shí)踐計劃、總結(jié)及有關(guān)材料短期JX16學(xué)位1上級有關(guān)學(xué)位工作文件材料長期2本校學(xué)位評定條例、辦法及計劃、總結(jié)長期3學(xué)位委員會會議記錄、決定長期4學(xué)位委員會授予各層次學(xué)位清冊永久5本科生優(yōu)秀學(xué)士學(xué)位論文長期6博士、碩士研究生學(xué)位論文及評審材料永久JX17就業(yè)指導(dǎo)1上級有關(guān)畢業(yè)分配的文件材料長期2大學(xué)生就業(yè)工作規(guī)章制度長期3畢業(yè)生工作計劃、決定、簡報、總結(jié)、重要統(tǒng)計長期4畢業(yè)生正式分配方案及調(diào)配派遣名冊永久5就業(yè)報到

30、證存根領(lǐng)取簽收冊長期6畢業(yè)生質(zhì)量跟蹤調(diào)查和信息反饋材料長期7其他有保存價值的文件材料、實(shí)物和聲像材料及電子文件永久或長期JX18教材1自編、主編教材長期2各院系各專業(yè)使用教材目錄長期3自編、主編教學(xué)指導(dǎo)書、實(shí)習(xí)指導(dǎo)書和習(xí)題集長期4其他有保存價值的自編參考資料包括聲像材料及電子文件短期JX11.12JX研究生教育JX研究生教育1上級關(guān)于研究生工作的文件長期2本校研究生工作的計劃、決定、報告、總結(jié)永久3本校研究生工作的統(tǒng)計材料永久4研究生教學(xué)規(guī)劃、實(shí)施計劃、會議記錄、調(diào)研報告、簡報永久5研究生教學(xué)改革、培養(yǎng)目標(biāo)、培養(yǎng)規(guī)格、學(xué)制等方面的指示、規(guī)定、辦法永久6研究生教學(xué)檢查、評估和各級優(yōu)秀教學(xué)質(zhì)量評獎

31、材料長期7非學(xué)歷教育的培訓(xùn)班、進(jìn)修班材料長期8碩士研究生學(xué)位論文及評審材料包括答辯材料、試驗紀(jì)錄等長期9研究生會的有關(guān)材料長期10委培、代培研究生的協(xié)議書、合同書長期11研究生入學(xué)登記表、畢業(yè)登記表永久12入學(xué)登記表、畢業(yè)生登記表永久13研究生學(xué)籍表卡、成績表永久14研究生獎懲材料、學(xué)籍處理的有關(guān)材料長期15審核發(fā)放研究生畢業(yè)證書、學(xué)位證書的名冊永久16各學(xué)科碩士生導(dǎo)師名冊長期17研究生聯(lián)合辦學(xué)材料長期18研究生入學(xué)試題集標(biāo)準(zhǔn)答案短期19其他有保存價值的文件材料、實(shí)物和聲像材料及電子文件永久或長期JX成人教育JX成人教育1上級關(guān)于成教工作的文件長期2成教工作的計劃、總結(jié)永久3成教工作的統(tǒng)計材料

32、永久4成教教學(xué)規(guī)劃、實(shí)施計劃、會議記錄、調(diào)研報告永久5本校有關(guān)專業(yè)設(shè)置、專業(yè)調(diào)整的請示、報告及批復(fù)、實(shí)驗室建設(shè)計劃、總結(jié)材料、實(shí)驗室建設(shè)統(tǒng)計報表永久或長期6有關(guān)學(xué)籍管理的規(guī)定、辦法長期7學(xué)生學(xué)籍表卡及成績表永久8學(xué)生學(xué)籍變更材料升級、留學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)長期9學(xué)生獎懲材料長期10教學(xué)計劃、方案、大綱長期11畢業(yè)生合影照片及底片永久12審核發(fā)放畢業(yè)證書、學(xué)位證書名冊永久13與外單位簽訂的重要協(xié)議書、合同書長期14學(xué)位材料長期15成教教學(xué)檢查、評估和各級優(yōu)秀教學(xué)質(zhì)量評獎材料長期16成教聯(lián)合辦學(xué)、非學(xué)歷教育的培訓(xùn)班、進(jìn)修班材料長期17其他有保存價值的文件材料、實(shí)物和聲像材料及電子文件永久或長期JX

33、二級學(xué)校學(xué)院JX二級學(xué)校學(xué)院1上級關(guān)于本校教學(xué)工作的文件長期2工作計劃、決定、報告、總結(jié)永久3統(tǒng)計材料永久4教學(xué)規(guī)劃、實(shí)施計劃、會議記錄、調(diào)研報告永久5本校有關(guān)專業(yè)設(shè)置、專業(yè)調(diào)整的請示、報告及批復(fù)、實(shí)驗室建設(shè)計劃、總結(jié)材料、實(shí)驗室建設(shè)統(tǒng)計報表永久或長期6有關(guān)學(xué)籍管理的規(guī)定、辦法長期7學(xué)生學(xué)籍表卡及成績表永久8學(xué)生學(xué)籍變更材料升級、留學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)長期9學(xué)生獎懲材料長期10教學(xué)計劃、方案、大綱長期11畢業(yè)生合影照片及底片永久12審核發(fā)放畢業(yè)證書、學(xué)位證書名冊永久13與外單位簽訂的重要協(xié)議書、合同書長期14學(xué)士學(xué)位材料長期15教學(xué)檢查、評估和各級優(yōu)秀教學(xué)質(zhì)量評獎材料長期16聯(lián)合辦學(xué)、非學(xué)歷教

34、育的培訓(xùn)班、進(jìn)修班材料長期17其他有保存價值的文件材料、實(shí)物和聲像材料及電子文件永久或長期JX網(wǎng)絡(luò)教育JX網(wǎng)絡(luò)教育1上級有關(guān)遠(yuǎn)程教育的文件長期2本校遠(yuǎn)程教育事業(yè)發(fā)展規(guī)劃、工作計劃、總結(jié)永久3本校有關(guān)專業(yè)設(shè)置、專業(yè)調(diào)整的請示、報告及批復(fù)永久4本校制訂的有關(guān)學(xué)籍管理的規(guī)定、辦法等長期5學(xué)生學(xué)籍表卡及成績表永久6學(xué)生學(xué)籍變更材料升級、留級、休學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)長期7學(xué)生獎懲材料長期8本校各專業(yè)教學(xué)計劃、方案、大綱長期9畢業(yè)生合影照片及底片永久10審核發(fā)放畢業(yè)證書、學(xué)位證書名冊永久11與外單位簽訂的重要協(xié)議書、合同書長期12學(xué)士學(xué)位材料長期13以遠(yuǎn)程教育學(xué)校文號編制的文件永久或長期14其他有保存價值

35、的文件材料、實(shí)物和聲像材料及電子文件永久或長期JX教學(xué)各院、部、系、中心1學(xué)校關(guān)于本校教學(xué)工作的文件長期2會議記錄、紀(jì)要、簡報長期3工作計劃、決定、報告、總結(jié)長期4開展各種學(xué)術(shù)活動的文件長期5與國內(nèi)單位協(xié)作的材料長期6統(tǒng)計年報及重要資料長期7其他有保存價值的文件材料、實(shí)物和聲像材料及電子文件永久或長期8有關(guān)現(xiàn)代教育的技術(shù)資料、圖紙等材料限傳媒學(xué)院永久或長期9校院網(wǎng)建設(shè)的技術(shù)資料、圖紙等材料限網(wǎng)絡(luò)信息中心）永久或長期10有關(guān)教職工、學(xué)生運(yùn)動會的材料限體育學(xué)院長期JX教學(xué)類檔案材料各單位自存1本科生畢業(yè)論文及評審意見長期2課堂教學(xué)材料、課程進(jìn)度表短期3教師任課安排、教案長期4優(yōu)秀實(shí)習(xí)報告短期短期5

36、本專業(yè)教學(xué)檢查、調(diào)查材料及總結(jié)短期6教師工作量核算、登記材料短期7各類短訓(xùn)班、進(jìn)修班、專業(yè)證書班學(xué)員名冊、成績單及發(fā)放結(jié)業(yè)證書審批表長期四、科研類檔案歸檔范圍和保管期限表類目名稱歸 檔 范 圍序號內(nèi) 容保管期限KY11綜合KY11綜合1上級下達(dá)的有關(guān)科研工作的文件材料 普發(fā)的 針對本單位的長期永久2上級下達(dá)的各類科研計劃永久3科研經(jīng)費(fèi)的申請、批復(fù)永久4科研項目經(jīng)費(fèi)使用情況報告短期5科研項目獲獎材料包括獎狀、證書永久6本校教職工自編或協(xié)編正式出版的專著，核心期刊上發(fā)表的論文，國家報紙理論版發(fā)表的文章，獲獎的論文和專著；出版專著、發(fā)表論文的年度目錄長期7科研成果匯編材料長期8科研年鑒及年報表永久9

37、本校舉辦的全國性學(xué)術(shù)會議報告、批復(fù)、紀(jì)要、論文等有關(guān)文件長期10本校重要的科技工作會議文件長期11學(xué)會工作學(xué)術(shù)活動材料短期12其他有保存價值的文件材料、實(shí)物和聲像材料及電子文件永久或長期KY12完成并通過鑒定的科研課題材料KY12完成并通過鑒定的科研課題材料1科研準(zhǔn)備階段開題報告與課題調(diào)研論證材料長期任務(wù)書、合同、協(xié)議書永久課題研究計劃長期計劃執(zhí)行情況、計劃調(diào)整或撤銷報告長期課題投資和預(yù)決算材料短期2研究實(shí)驗階段實(shí)驗、測試、觀測、調(diào)查、考察的各種原始記錄含關(guān)健配方、工藝流程及綜合分析材料永久數(shù)據(jù)處理材料，包括計算機(jī)處理材料如程序設(shè)計說明、框圖、計算結(jié)果永久設(shè)計的文字說明和圖紙底圖、藍(lán)圖、機(jī)械設(shè)

38、計圖、電子線路圖等永久研究工作階段小結(jié)、專題報告長期配套的照片、底片、錄音帶、錄相帶、幻燈片、影片拷貝等永久樣品、標(biāo)本等實(shí)物、照片及目錄永久3總結(jié)鑒定階段長期研究報告、技術(shù)報告永久技術(shù)說明、使用說明永久論文專著永久成果鑒定書、評審意見永久成果鑒定會材料鑒定代表名單、會議紀(jì)錄、鑒定意見、鑒定證書長期推廣應(yīng)用意見永久4申報獎勵階段科研成果登記表、報告表永久科研成果獎勵申報與審批材料永久科研成果獲獎材料獎狀、獎?wù)?、證書原件永久專利申請書或證書原件永久成果轉(zhuǎn)讓合同、協(xié)議書及經(jīng)濟(jì)效益證明等推廣應(yīng)用材料永久5取得負(fù)結(jié)果或因故中斷重要課題的科研文件材料長期PAGE PAGE 45五、基本建設(shè)類檔案歸檔范圍和

39、保管期限表類目名稱歸 檔 范 圍序號內(nèi) 容保管期限JJ11綜合1上級有關(guān)基建工作的文件長期2基建工作規(guī)章制度長期3基建工作計劃、總結(jié)、簡報長期4基建工作總體規(guī)劃圖、總平面圖、總水電氣管網(wǎng)分布圖及說明永久5有關(guān)基建擴(kuò)建、維修、加固各類用房的報告、批復(fù)及附圖與基建項目共存6基建工程統(tǒng)計表及財務(wù)預(yù)、決算表長期7基建工作年度統(tǒng)計報表永久8學(xué)校征地范圍總體地質(zhì)勘探、地形測量材料永久9其他有保存價值的文件材料、實(shí)物和聲像材料永久或長期JJ12-1基建項目可行性研究1項目建議書及上級批復(fù)永久2可行性研究報告永久3項目評估永久4環(huán)境預(yù)測、調(diào)查報告永久5設(shè)計任務(wù)書及計劃任務(wù)書永久JJ12-2基建項目設(shè)計基礎(chǔ)1工

40、程地質(zhì)、水文地質(zhì)、勘察設(shè)計、勘察報告地質(zhì)圖、勘察記錄、化驗試驗報告、重要土、巖樣及說明永久2地形、地貌控制點(diǎn)建筑物、構(gòu)筑物及重要設(shè)備及安裝測量定位、觀測記錄永久3水文、氣象、地震等其它設(shè)計基礎(chǔ)材料永久JJ12-3基建項目設(shè)計文件1初步設(shè)計永久2技術(shù)設(shè)計永久3施工圖設(shè)計長期4技術(shù)秘密材料、專利文件永久5關(guān)鍵技術(shù)實(shí)驗永久6總體規(guī)劃設(shè)計永久7設(shè)計評價、鑒定及審批長期JJ12-4基建建設(shè)項目工程管理文件1承包合同、協(xié)議書、招標(biāo)、投標(biāo)、租賃文件永久2施工資質(zhì)永久3環(huán)保三同時、消防、衛(wèi)生等條件，水、電、氣暖供應(yīng)協(xié)議書永久JJ12-5基建項目施工JJ12-5基建項目施工JJ12-5基建項目施工1土地施工文件

41、 = 1 * GB2 開工報告、工程技術(shù)要求、技術(shù)交流、圖紙會審紀(jì)要短期 = 2 * GB2 施工組織設(shè)計、施工方案、施工計劃、施工技術(shù)措施、施工安全措施、施工工藝長期 = 3 * GB2 原材料及構(gòu)件出廠證明、質(zhì)量鑒定長期 = 4 * GB2 建筑材料實(shí)驗報告長期 = 5 * GB2 設(shè)計變更、工程更改洽商、材料仿用核定審批永久 = 6 * GB2 土建施工定位測量地質(zhì)勘察永久 = 7 * GB2 土、巖試驗報告，基礎(chǔ)處理，基礎(chǔ)工程施工圖永久 = 8 * GB2 隱蔽工程驗收記錄永久 = 9 * GB2 工程記錄及測試、沉陷、位移、變形觀測記錄、事故處理報告永久 = 10 * GB2 分項、

42、分單位工程抽量檢查、評定長期 = 11 * GB2 交工驗收記錄證明長期 = 12 * GB2 竣工報告、竣工驗收報告永久2設(shè)備及管線安裝施工文件 = 1 * GB2 開工報告、工程技術(shù)要求、技術(shù)交底、圖紙會審紀(jì)要短期 = 2 * GB2 設(shè)計變更、工程更改洽商單、材料、零部件、設(shè)備代用審批長期 = 3 * GB2 焊接試驗記錄、報告、施工檢驗、探傷記錄長期 = 4 * GB2 隱蔽工程檢查驗收記錄長期 = 5 * GB2 強(qiáng)度、密閉性試驗報告長期 = 6 * GB2 設(shè)備調(diào)試記錄短期 = 7 * GB2 施工安裝記錄、安裝質(zhì)量檢查、評定、事故處理報告長期 = 8 * GB2 系統(tǒng)調(diào)試、實(shí)驗記

43、錄長期 = 9 * GB2 管線清洗、通水、清毒記錄短期 = 10 * GB2 管線標(biāo)高位置，坡度測量記錄長期 = 11 * GB2 中間交工驗收記錄證明，工程質(zhì)量評定長期 = 12 * GB2 竣工報告、竣工驗收報告長期3電氣、儀表安裝施工文件 = 1 * GB2 開工報告、工程技術(shù)要求、技術(shù)交底、圖紙會審短期 = 2 * GB2 設(shè)計變更、工程更改洽商單、材料、零部件、設(shè)備代用審批長期 = 3 * GB2 調(diào)試、整定記錄長期 = 4 * GB2 性能測試和校核長期 = 5 * GB2 施工安裝記錄，質(zhì)量檢查評定，事故處理報告長期 = 6 * GB2 操作、聯(lián)動試驗短期 = 7 * GB2

44、電氣裝置交接記錄短期 = 8 * GB2 中間交工驗收記錄、工程質(zhì)量評定長期 = 9 * GB2 竣工報告、竣工驗收報告長期JJ12-6基建項目竣工驗收1竣工驗收報告永久2全部竣工圖紙永久3質(zhì)量評審材料永久4工程現(xiàn)場聲像材料永久5竣工驗收會議決議文件永久JJ12-7基建項目財務(wù)器材管理1財務(wù)計劃、年度計劃短期2工程概算、預(yù)算、決算永久3主要材料消耗、器材管理短期4交付使用的固定資產(chǎn)永久六、儀器設(shè)備類檔案歸檔范圍和保管期限表類目名稱歸 檔 范 圍序號內(nèi) 容保管期限SB11綜合1上級有關(guān)儀器、設(shè)備、物質(zhì)管理工作的文件長期2本校儀器設(shè)備管理的規(guī)章制度長期3設(shè)備工作計劃、報告、總結(jié)、調(diào)查材料長期4本校

45、儀器、設(shè)備購置計劃、報告及經(jīng)費(fèi)分配方案長期5本校儀器、設(shè)備移交清冊及設(shè)備儀器報廢，調(diào)撥報告和批復(fù)長期6儀器、設(shè)備業(yè)務(wù)工作的綜合性統(tǒng)計材料永久7其他有保存價值的文件材料、聲像材料和實(shí)物及電子文件永久或長期SB12儀器設(shè)備項目SB12儀器設(shè)備項目1申購報告、計劃、論證報告論證會文件、記錄等與設(shè)備共存2上級或主管領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)和準(zhǔn)購批示與設(shè)備共存3定購合同、協(xié)議及會談紀(jì)要、記錄等與設(shè)備共存4進(jìn)口設(shè)備過程中有關(guān)的技術(shù)商務(wù)文件與設(shè)備共存5開箱記錄及裝箱單與設(shè)備共存6安裝、調(diào)試記錄和雙方簽字移交文件，保修單與設(shè)備共存7驗收報告及文件材料與設(shè)備共存8索賠來往函件及結(jié)果文件、重大事故的調(diào)查分析及處理意見與設(shè)備共存9設(shè)備說明書及全套隨機(jī)文件材料與設(shè)備共存10使用、檢修、故障事故記錄設(shè)備履歷書與設(shè)備共存11技術(shù)改造和開發(fā)過程中形成的技術(shù)文件材料與設(shè)備共存12其他有價值的文件、電子材料長期七、出版類檔案歸檔范圍和保管期限表類目名稱歸 檔 范 圍序號內(nèi) 容保管期限CB11綜合1上級有關(guān)編輯出版工作的文件長期2編輯出版規(guī)章制度長期3編輯出版工作規(guī)劃、計劃、報告、總結(jié)、簡報和重要會議記錄永久4本校編輯出版工作年度統(tǒng)計報表永久5編輯出版部門管理形成的文件材料短期6其他有保存價值的文件材料、聲像材