芻議檔案管理信息化

1、芻議檔案管理信息化隨著信息化的開(kāi)展，特別是以互聯(lián)網(wǎng)為代表的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的降臨，檔案管理現(xiàn)狀已不能適應(yīng)檔案事業(yè)的開(kāi)展需要，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用和電子商務(wù)的加快推進(jìn)，使檔案根底業(yè)務(wù)建立的重心向檔案管理信息化建立轉(zhuǎn)移。這是信息時(shí)代的必然趨勢(shì)，只有改變傳統(tǒng)的檔案保管、利用、檢索方式，建立健全合適檔案的現(xiàn)代化管理形式，才能防止檔案管理工作脫離社會(huì)，防止檔案機(jī)構(gòu)變成純粹博物館式的收藏組織，才能有效地保護(hù)館藏歷史檔案，對(duì)節(jié)約人力、物力、財(cái)力，進(jìn)步檔案管理工作效率，創(chuàng)造更好的經(jīng)濟(jì)效益等方面都具有重要的意義。一、檔案管理信息化的內(nèi)涵一檔案管理信息化的定義檔案管理信息化是指在檔案管理過(guò)程中，將檔案資料通過(guò)加工處理，應(yīng)用

2、數(shù)字化原理和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，對(duì)檔案資源進(jìn)展科學(xué)合理的配置、開(kāi)發(fā)和利用，以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享。對(duì)檔案資料進(jìn)展數(shù)字化加工，就要求根據(jù)不同專業(yè)、不同行業(yè)的詳細(xì)特點(diǎn)，按照不同的標(biāo)志進(jìn)展檢索、分類、歸納和匯總，以實(shí)現(xiàn)信息化管理。其特征如下：檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化；檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化；檔案信息利用的共享化；檔案信息效勞的社會(huì)化。二檔案管理信息化的主要內(nèi)容檔案管理信息化內(nèi)容包括：信息化的根底設(shè)施建立。軟件根底設(shè)施是信息化建立不可缺少的根本條件，是檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的根底，而其核心是檔案信息網(wǎng)絡(luò)，它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。檔案信息資源建立。檔案信

3、息是國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)開(kāi)展的戰(zhàn)略資源之一，其開(kāi)發(fā)和利用是檔案信息化的核心任務(wù)，是檔案信息化建立的實(shí)效所在。檔案的標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)建立。標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)建立是檔案信息化建立的重要根底之一，主要包括電子文件的歸檔和電子檔案管理，檔案信息的資源標(biāo)識(shí)、描繪、存儲(chǔ)、查詢、交換、管理和使用，逐步形成檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)體系。檔案信息化的應(yīng)用體系建立。它是檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用和檔案信息網(wǎng)絡(luò)建立的技術(shù)保障。信息化人才隊(duì)伍建立。這是檔案信息化的成功之本，對(duì)其他各個(gè)要素的開(kāi)展起著決定性作用。二、檔案管理信息化開(kāi)展的制約因素一檔案信息化管理根底工作不牢主要表如今硬件設(shè)施和軟件環(huán)境兩個(gè)方面。硬件設(shè)施的問(wèn)題是指施行信息化管理的工具缺乏，硬

4、件設(shè)施主要是相關(guān)的一系列必要的工具器材，如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、光盤刻錄機(jī)、縮微設(shè)備、復(fù)印機(jī)以及光盤、磁盤等等，由于這些設(shè)備的裝備都需要較大的經(jīng)費(fèi)投入作保障，而且設(shè)備的后期維護(hù)本錢也較高，資金缺乏往往就會(huì)導(dǎo)致設(shè)備配置緊張。缺乏了必要硬件設(shè)備，紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)換、加工處理、整理分析工作也會(huì)受到影響，快捷高效的信息化管理便無(wú)從談起。軟件環(huán)境是指檔案信息管理各個(gè)環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)。比方在把紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)換成電子文檔這個(gè)階段，缺乏詳細(xì)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)要求什么樣的紙質(zhì)檔案應(yīng)該采用何種轉(zhuǎn)換格式，導(dǎo)致一樣類型的紙質(zhì)檔案經(jīng)過(guò)不同的部門和人員處理就有不同電子格式，增加了信息化管理的工作量和工作難度。還有一些電子表

5、格，同一種表格不同部門或人員填制的格式互不一樣，也增加了檔案整理、歸檔的難度。如各類表格，其填寫往往缺乏完好性，備注欄填寫各式各樣等情況大量存在。同時(shí)，在電子檔案的保管、傳遞、調(diào)閱、使用等環(huán)節(jié)都沒(méi)有統(tǒng)一的剛性的要求，存在很多人為主觀因素。(二)檔案信息的保密平安性差檔案信息需要共享，這是由檔案信息資源自身的特點(diǎn)決定的，檔案信息共享也是檔案信息化建立的一個(gè)根本目的。而信息共享具有限制性，即在一個(gè)特定范圍內(nèi)共享；檔案信息又在一定程度上具有保密性。但是，在信息化管理中，由于網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)的應(yīng)用，使得檔案信息泄密的渠道和風(fēng)險(xiǎn)不斷增加，除了常見(jiàn)的網(wǎng)絡(luò)病毒、網(wǎng)絡(luò)黑客對(duì)管理計(jì)算機(jī)的入侵，工作人員無(wú)意泄露等情況外

6、，電磁泄露、剩磁泄露等威脅更是防不勝防。此外，由于信息化管理下檔案信息與載體是可以互相別離的，泄密具有很強(qiáng)的隱蔽性，幾乎無(wú)法判斷檔案信息是否被非法復(fù)制，而且檔案信息在泄露后可借助網(wǎng)絡(luò)快速傳播，很難實(shí)現(xiàn)泄密后的補(bǔ)救控制。因此，檔案信息共享與平安保密形成了矛盾。三可利用的檔案信息資源少檔案館承當(dāng)著檔案保管和檔案利用的職能，但是，長(zhǎng)期以來(lái)，檔案部門主要依靠歸檔制度來(lái)保證檔案試實(shí)體的搜集，并且始終未能擺脫“重藏輕用的場(chǎng)面。即重視檔案館內(nèi)部組織管理，輕視研究和預(yù)測(cè)社會(huì)對(duì)館藏信息的需求；重視館藏效勞方式，輕視深層次的信息效勞；重視館藏檔案信息的政治性和保密性，輕視館藏檔案信息的社會(huì)性和文化性；重視以實(shí)體為

7、中心的“保管形式，無(wú)視以信息整合為中心的“后保管形式。閱讀網(wǎng)上檔案館就會(huì)感覺(jué)到可利用的檔案信息資源實(shí)在是太少了，讀者不愿光臨。四檔案管理人員素質(zhì)偏低作為一名合格的檔案信息化管理工作者，不僅要掌握計(jì)算機(jī)理論知識(shí)和運(yùn)用技能，純熟使用各種現(xiàn)代信息工具，特別是網(wǎng)絡(luò)傳輸工具，而且還應(yīng)具備對(duì)檔案信息的加工、提煉才能，把有價(jià)值的檔案信息有效的傳遞給檔案利用者。這就對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了較高的要求，因此，只有那些既諳熟檔案管理又掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的復(fù)合型人才才能勝任這項(xiàng)工作，但是，囿于我國(guó)傳統(tǒng)的用人體制，再加上現(xiàn)階段檔案部門對(duì)檔案管理人力資源投入資金有限，這就使得現(xiàn)有工作人員承受培訓(xùn)時(shí)機(jī)渺茫，優(yōu)秀人才又

8、難以被吸納進(jìn)來(lái)，直接導(dǎo)致檔案隊(duì)伍綜合素質(zhì)普遍不高，嚴(yán)重制約了先進(jìn)技術(shù)和先進(jìn)管理在檔案管理信息化建立中的推廣和應(yīng)用。三、實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的對(duì)策一夯實(shí)檔案信息化管理的根底首先是要加強(qiáng)硬件設(shè)備的配置。由于檔案工作向來(lái)不受單位的重視，檔案部門必須正確認(rèn)識(shí)自身所處的地位，多方面爭(zhēng)取指導(dǎo)的支持，并將檔案信息化管理納入整個(gè)單位信息化管理體系當(dāng)中，才能更好的獲得支持，從而改善設(shè)備條件。需要充分裝備的硬件有計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、刻錄機(jī)等。設(shè)備裝備要把握一個(gè)原那么：既滿足工作需要，又節(jié)約本錢。對(duì)于這些設(shè)備，檔案部門要指派專人對(duì)檔案信息化管理的電子設(shè)備進(jìn)展維護(hù)，保證設(shè)備的正常工作，不影響信息化管理的工作效率。

9、其次要加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化建立。電子文件從形成到歸檔，涉及到的崗位和人員眾多。要確保搜集到的檔案信息的真實(shí)性、完好性和有效性，就必須在電子文件的形成、流轉(zhuǎn)、處置、直到歸檔的各個(gè)環(huán)節(jié)，實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化的管理，確保同一類型的檔案在不同的部門和人員之間產(chǎn)生的電子文檔格式、大孝款式一致，方便對(duì)檔案實(shí)行信息化管理。如文本檔案要采取txt記事本格式還是exel格式，必填的工程該如何填寫，選填工程可否有填寫者自行刪掉，填寫后由誰(shuí)保管，保管多長(zhǎng)時(shí)間，保管人要負(fù)什么責(zé)任，調(diào)閱的方式和辦理程序等等，都要有統(tǒng)一的要求。在此根底上，嚴(yán)格電子檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括生成、加工、還有保管、借閱的程序，做到歸檔統(tǒng)一

10、、保管平安、使用有序，使制度變成歸檔人員的自覺(jué)行動(dòng)并及時(shí)做好軟硬件設(shè)備的更新維護(hù)。二保護(hù)檔案信息的平安網(wǎng)絡(luò)化檔案信息開(kāi)發(fā)利用的正常運(yùn)行，要依賴于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的平安。對(duì)信息利用平安，要建立層次清楚、角色明確的信息利用機(jī)制，并建立權(quán)限設(shè)置的流程；對(duì)信息保管平安，要建立檔案數(shù)據(jù)的保存、遷移及其校驗(yàn)機(jī)制，并建立功能和作用完全不同于信息管理系統(tǒng)的信息處理工具，利用工具，確保信息的保管平安；在系統(tǒng)平安管理上，通過(guò)采用設(shè)置防火墻等技術(shù)手段，在計(jì)算機(jī)硬件環(huán)節(jié)上阻隔不平安隱患，確保檔案信息資源的平安、有效以及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)正常運(yùn)行平安；同時(shí)，還必須重視培養(yǎng)電腦技術(shù)開(kāi)發(fā)人才，解決技術(shù)上的障礙；此外，要加強(qiáng)對(duì)工作流程、文件

11、信息以及信息保管方式的管理，確保信息運(yùn)轉(zhuǎn)流暢、平安可靠；最后，還要加強(qiáng)對(duì)信息工作人員的管理，由于信息時(shí)代，檔案工作人員接觸到的信息更加頻繁和密集，其中包括企業(yè)的核心數(shù)據(jù)信息，因此，加強(qiáng)對(duì)信息工作人員的管理，建立一支高度自覺(jué)、遵紀(jì)守法的檔案人員隊(duì)伍，非?，F(xiàn)實(shí)和必要。三加強(qiáng)檔案信息化資源建立檔案信息資源建立是檔案信息化建立核心的重要要素。一是要從豐富館藏入手，狠抓信息的儲(chǔ)藏，開(kāi)展廣泛的搜集、廣攬社會(huì)信息、改善館藏構(gòu)造，增加檔案門類。二是要在進(jìn)展數(shù)字化的時(shí)候，不僅是把現(xiàn)成的檔案數(shù)字化，還要對(duì)分散的檔案信息進(jìn)展整合、加工，把經(jīng)過(guò)二次加工的信息同時(shí)進(jìn)展數(shù)字化，才能真正擴(kuò)大信息資源，進(jìn)步信息資源的質(zhì)量和利

12、用率。在檔案管理系統(tǒng)建立中常遇到過(guò)分強(qiáng)調(diào)本單位特殊性，管理方式不可更改的情況。這種無(wú)視標(biāo)準(zhǔn)化、回絕采用標(biāo)準(zhǔn)的觀念極其有害。曾有過(guò)高層政府機(jī)關(guān)，采用僅憑經(jīng)歷管理檔案的方法，連續(xù)數(shù)十年不變，雖然也很有成效，但不具有通用性，無(wú)法實(shí)現(xiàn)必要的共享。采用標(biāo)準(zhǔn)意味著系統(tǒng)性的進(jìn)步，對(duì)信息系統(tǒng)的長(zhǎng)遠(yuǎn)開(kāi)展有不可估量的推動(dòng)作用。因此，必須大力推進(jìn)共同標(biāo)準(zhǔn)的制定和應(yīng)用。對(duì)消耗宏大的部分標(biāo)準(zhǔn)，例如電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)更應(yīng)統(tǒng)一指導(dǎo)，集中力量，不斷推進(jìn)。同時(shí)，相關(guān)的立法工作也應(yīng)及時(shí)跟上步伐，這是檔案管理信息化建立安康開(kāi)展的重要保證。由于檔案館是一個(gè)信息社會(huì)的重要組成部分，在該領(lǐng)域中會(huì)遇到國(guó)內(nèi)外各種各樣的法律問(wèn)題，必須認(rèn)真研究計(jì)算

13、機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的法律法規(guī)，以保證信息化建立的正常進(jìn)展。四加強(qiáng)檔案信息管理人才的培養(yǎng)檔案管理信息化是不斷完善、優(yōu)化的過(guò)程，始終要依賴于檔案人員素質(zhì)的進(jìn)步。作為應(yīng)用性很強(qiáng)的檔案工作，為了培養(yǎng)檔案管理人才，必須加強(qiáng)檔案人員的繼續(xù)教育，使他們掌握新知識(shí)、新技能，以滿足檔案管理信息化的需要。檔案信息化管理的主要內(nèi)容和核心就是計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，即檔案計(jì)算機(jī)管理。為了保證電子時(shí)代人類活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄得以長(zhǎng)期保存和利用，檔案管理者必須學(xué)會(huì)利用現(xiàn)代化檔案管理手段檔案計(jì)算機(jī)管理及電子文件的歸檔與管理的知識(shí)與技能，這就要求每一個(gè)檔案管理者都必須及早適應(yīng)電子信息技術(shù)革命給檔案工作帶來(lái)的影響和變革，否那么難以勝任計(jì)算機(jī)時(shí)代的檔案管理工作。檔案工作人員必須能純熟運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)以及各類現(xiàn)代化辦公設(shè)備進(jìn)展電子文件的制作、使用和維護(hù)。因此，必須對(duì)現(xiàn)有檔案工作者進(jìn)展根底知識(shí)教育、高級(jí)理論培訓(xùn)及檔案專業(yè)教育，使他們不僅具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，而且具備較強(qiáng)的開(kāi)拓創(chuàng)新意識(shí)。此外，對(duì)檔案信息管理急需人才和高端人才加以引進(jìn)，以解除單位檔案信息管理人才缺乏的燃