河北鋼鐵集團宣鋼公司程序文件 記錄控制程序

1、河北鋼鐵集團宣鋼公司管理文件（程序）第1頁共11頁受27控記錄控制程序編 號：XGGLC-QG- II -05 版次/修訂號：1/0 主責部門：企業(yè)管理處1目的為規(guī)范公司記錄管理，為各項管理和各類作業(yè)活動提供證據(jù)，保持 追溯性，為持續(xù)改進提供支持，特制定本程序。2適用范圍本程序適用于公司各項管理或各類作業(yè)活動產(chǎn)生的全部記錄。3術語和定義記錄：說明所取得的結(jié)果或提供所從事活動證據(jù)的文件。包括錄音、 錄像、照片、廣告、質(zhì)量保證書、合格證等。4引用文件5職責企業(yè)管理處負責公司記錄的綜合管理。各部門、單位負責按本程序規(guī)定的要求具體實施記錄的控制和 有效管理。6管理內(nèi)容及要求記錄的分類記錄的分類：管理記

2、錄、操作記錄、監(jiān)視和測量記錄、各種報告等。記錄的設置記錄的設置以最小化為原那么，盡可能以一個記錄滿足多項管理 需求。記錄設置應與相關管理文件對應。記錄的清樣由設置單位設計。為防止記錄的重復設置，各專業(yè) 部門新設計的記錄清樣和記錄清單報企業(yè)管理處審核備案、設計單位主 管領導批準后使用。河北鋼鐵集團宣鋼公司201371-21公布河北鋼鐵集團宣鋼公司管理文件（程序）河北鋼鐵集團宣鋼公司管理文件（程序）第10頁共11頁附件4：記錄清單編號：XGGLJL-QG-08序號編號記錄名稱產(chǎn)生崗位收集地點保存地點保存期限備注河北鋼鐵集團宣鋼公司2013-11-21公布河北鋼鐵集團宣鋼公司管理文件（程序）第11頁

3、共11頁附件5：更改狀態(tài)一覽表序號版本號更改號更改章節(jié)更改 內(nèi)容修改人日期審核人日期批準人日期生效 日期110公布盧文宣2013. 11.12張丙生2013. 11.21遲桂友2013.11.21下達 之日河北鋼鐵集團宣鋼公司201371-21公布河北鋼鐵集團宣鋼公司管理文件（程序）第2頁共11頁記錄清樣的審批可隨文件一同審批。自動化系統(tǒng)或檢測設備中自動導出的記錄直接應用。記錄的填寫按記錄設置工程逐項填寫，不得缺項。因特殊原因某些工程不 能填寫時: 須用明示或在備注中注明原因。填寫紙質(zhì)記錄時，字跡要清晰，能準確識別，填寫人員簽名時 必須簽本人全名；電子版記錄由記錄填寫人和審核人做好保護，其它無

4、 關人員無權操作該記錄。記錄的內(nèi)容要完整、齊全，提供的數(shù)據(jù)、資料要及時、準確、 可靠，嚴禁后補和偽造記錄。記錄寫錯可以改正，須用雙線將錯項劃掉，并在其上方予以糾 正，并由改正人簽上姓名或蓋本人印章，改后的記錄應保證原有記錄的 可識別性。記錄的標識記錄采用編號作為標識，編號中的主責部門簡稱見附件1。XGGLJL X X X X工H工主責 部門 簡稱記錄 順序 號新修訂的記錄，編號執(zhí)行上述規(guī)定。仍然在用的原有記錄，各單位、 部門統(tǒng)一建立新舊記錄編號對照表。當舊記錄用完需重新印制時，按新 編號編制。紙質(zhì)版、電子版記錄編號應放在記錄的右上角，磁盤磁帶記錄 編號應放在標簽處。各種管理活動中形成的聲像記錄

5、如磁帶、照片等，在其包裝或 標簽上標識該記錄的編號、名稱內(nèi)容、制作時間、制作人等相關信息。河北鋼鐵集團宣鋼公司201371-21公布盍銅河北鋼鐵集團宣鋼公司管理文件（程序） 第3頁共11頁各部門通用的記錄，可結(jié)合記錄封面或記錄表頭的單位名稱識 別記錄歸屬部門、單位。記錄的管理記錄清單的網(wǎng)絡審批程序與作業(yè)文件相同。當出現(xiàn)新增設或廢止及取消的記錄時，應及時更新記錄清單。 增設的記錄清樣及時報企業(yè)管理處備案；廢止及取消的記錄，及時通知 企業(yè)管理處更換或銷毀清樣。企業(yè)管理處負責綜合管理體系記錄的統(tǒng)一管理，根據(jù)各部門、 單位備案的記錄清單形成全公司的記錄清單。為便于記錄的檢索、查找，記錄清單的內(nèi)容規(guī)定包

6、括：序號、 編號、記錄名稱、記錄產(chǎn)生崗位、收集崗位、記錄的保存地點和保存期 限；并附記錄的空白表樣（清樣）。記錄的保存、保護記錄分為永久性保存和有期限保存兩種。所有記錄，必須妥善保存，保存期限必須符合有關法律、法規(guī) 或產(chǎn)品、過程、體系標準要求等。各記錄保存的責任部門負責本部門在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形 成的記錄并進行記錄的歸檔管理。記錄歸檔前，要按月或季、年裝訂， 封面應有明顯標識，注明記錄的名稱、編號、總頁數(shù)、記錄的起止時間。各部門要規(guī)定記錄的保存期限，有追溯價值的記錄保存期限不 得低于3年，按照保存期限將記錄妥善存放和保管，明確保存地點、保 存方式，確保記錄的完整、有序，便于查找，保證可追溯

7、性。具有重要保存價值和明確長期保存的記錄，由檔案室整理歸檔、 保存。記錄保存在良好的貯存環(huán)境內(nèi)，防止變質(zhì)、遺失和修改，做到 專人保管，便于查閱。河北鋼鐵集團宣鋼公司201371-21公布河北鋼鐵集團宣鋼公司管理文件（程序）河北鋼鐵集團宣鋼公司管理文件（程序）第4頁共11頁電子介質(zhì)存貯的記錄應有備份且具有保護措施，并作好明確標 識。其中數(shù)據(jù)庫與辦公自動化系統(tǒng)等采用計算機直接存貯的記錄，由計 檢中心（自動化公司）做好防病毒、防入侵及數(shù)據(jù)定期備份等信息平安 工作。查閱/借閱記錄必須經(jīng)記錄管理人員同意、本單位領導批準后， 方可查閱/借閱。與欲查閱的記錄內(nèi)容無直接關系的人員，無權查閱/借閱。記錄的檢查企

8、業(yè)管理處通過監(jiān)督檢查、內(nèi)審等方式對記錄管理進行檢查和 考核。672各部門、單位對本部門、單位的各項記錄進行檢查和考核。企業(yè)管理處對各部門、單位記錄檢查情況進行監(jiān)督。記錄的處理超過保存期限的記錄，記錄保管員報本部門主管領導批準后銷毀， 必要時，記錄管理責任部門派人負責監(jiān)銷。性文件7.1宣鋼檔案實施管理方法8記錄新舊記錄編號對照表XGGLJL-QG-06 （見附件2）借閱登記表XGGLJL-QG-07 （見附件3）記錄清單XGGLJL-QG-08 （見附件4）9流程河北鋼鐵集團宣鋼公司201371-21公布河北鋼鐵集團宣鋼公司管理文件（程序）第5頁共11頁10附那么10. 1本文件自下達之日起執(zhí)行

9、。10.2本文件傳到達公司基礎級。10.3本文件由企業(yè)管理處負責跟蹤、完善。10.410.5企業(yè)管理處盧文宣公司辦公室高林人力資源部仝金平生產(chǎn)計劃處王宏斌平安處尹振奎財務處白永健規(guī)劃開展處陳志奇機動處馬躍強能源環(huán)保處王永平保衛(wèi)處翟朝平物資供應處馬祥瑞宣傳部艾靖起草人: 會簽人:河北鋼鐵集團宣鋼公司201371-21公布河北鋼鐵集團宣鋼公司管理文件（程序）第6頁共11頁監(jiān)察處 工會團委 衛(wèi)生處 行政處 技術中心 計檢中心龐建忠 康金龍 田偉平 王文龍 林成杉姜碧濤（自動化公司）韓勇綜合利用廠孫占星 采購分公司李潤森 銷售分公司焦根鵬 國貿(mào)分公司尤立坤 法律事務處張文 審計處 高勇紅初審人：孫風江

10、會簽人：李付俊魏小珍 馬立明 底根順審核人：張丙生批準人：遲桂友河北鋼鐵集團宣鋼公司201371-21公布河北鋼鐵集團宣鋼公司管理文件（程序）第7頁共11頁附件L部門、單位簡稱編碼部門簡稱編碼部門簡稱編碼企業(yè)管理處QG技術中心JS辦公室BG計檢中心（自動化公司）JZ人力資源部RZ綜合利用廠ZL生產(chǎn)計劃處SC采購分公司CG平安處AQ銷售分公司XS財務處CW國貿(mào)分公司GM規(guī)劃開展處GF焦化廠JH機動處JD煉鐵廠LT能源環(huán)保處NH一鋼軋廠YG保衛(wèi)處WB二鋼軋廠EG物資供應處WG小型軋鋼廠XX宣傳部XC動力廠DL工會GH檢修公司JX衛(wèi)生處WS物流公司W(wǎng)L監(jiān)察處（紀委）JC行政處XZ團委TW審計處SJ法律事務處FL職教中心ZJ職工醫(yī)院YY離退休職工管理處ST機關黨委DW企業(yè)總公司QZ河北鋼鐵集團宣鋼公司201371-21公布河北鋼鐵集團宣鋼公司管理文件（程序）第8頁共11頁附件2：新舊記錄編號對照表編號：XGGL