基于信息結(jié)構(gòu)的企業(yè)組織效率探討

1、 基于信息結(jié)構(gòu)的企業(yè)組織效率探討摘 要 信息結(jié)構(gòu)是組織對(duì)信息處理、利用與分配的一種機(jī)制，不同的組織選擇不同的信息機(jī)制，其組織效率也就存在差異。本文在討論組織效率相關(guān)影響因素和企業(yè)信息結(jié)構(gòu)特征的基礎(chǔ)上，從環(huán)境狀態(tài)、知識(shí)特征以及結(jié)構(gòu)等視角，分析信息結(jié)構(gòu)與組織效率的關(guān)系，比較了四種最基本信息結(jié)構(gòu)的組織效率問(wèn)題，力求為企業(yè)組織的信息進(jìn)行有效管理提供指導(dǎo)。 關(guān)鍵詞 信息結(jié)構(gòu)；企業(yè)；組織效率 一、引言 從信息角度研究組織效率問(wèn)題已經(jīng)有大量的成果，但主要集中在信息資源管理方面，而且大多還是與信息技術(shù)結(jié)合來(lái)考慮問(wèn)題的，較少將企業(yè)組織的信息產(chǎn)生、傳遞和分配與企業(yè)組織分工合作的模式以及組織決策和知識(shí)特征相聯(lián)系。在

2、這方面比較有代表性的研究是哈耶克，他從知識(shí)和信息的視角對(duì)企業(yè)組織效率的作用方面分析了知識(shí)和信息以什么方式進(jìn)行分配能更好地協(xié)調(diào)成員之間的行動(dòng)，但強(qiáng)調(diào)的是信息和知識(shí)與決策權(quán)的匹配問(wèn)題。日本學(xué)者青木昌彥(1995)在提出六種企業(yè)信息結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上，從成本角度討論了不同信息結(jié)構(gòu)的效率問(wèn)題。但是，該研究?jī)H就企業(yè)業(yè)務(wù)單元之間的協(xié)作關(guān)系進(jìn)行討論，沒(méi)有考慮各業(yè)務(wù)單元任務(wù)性質(zhì)、工作流程和目標(biāo)的差異，尤其是知識(shí)和認(rèn)知能力的差異。 企業(yè)組織可以看作為一種信息獲取、處理與利用的機(jī)制，即信息機(jī)制或信息結(jié)構(gòu)。不同的企業(yè)由于知識(shí)和認(rèn)知能力，以及信息傳遞、分配和處理方式的差異，反映在競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)、市場(chǎng)績(jī)效等方面將是不一樣的。更何況

3、，信息是不確定性的負(fù)度量。因此，信息機(jī)制或結(jié)構(gòu)就成為組織運(yùn)作效率的一個(gè)關(guān)鍵因素。LOCAlHOSt所謂信息結(jié)構(gòu)，是系統(tǒng)或組織中由誰(shuí)觀察信息，觀察什么信息以及信息分配的方式。按照參考文獻(xiàn)5的描述，信息結(jié)構(gòu)是由決策單元信息函數(shù)構(gòu)成，并由決策前提控制的一種信息分配方式。其中，信息函數(shù)是由決策主體技能、經(jīng)驗(yàn)等專門知識(shí)或組織通用知識(shí)組成的，決定著決策主體對(duì)信息認(rèn)知和處理的能力。由于組織的運(yùn)作受到目標(biāo)、任務(wù)、環(huán)境等多種因素的影響，不同的組織可能選擇不同的信息結(jié)構(gòu)。但是，沒(méi)有任何一個(gè)單一的信息結(jié)構(gòu)無(wú)論在哪種場(chǎng)合與其他形式相比都具有優(yōu)勢(shì)。因此，本文著重分析不同狀態(tài)下信息結(jié)構(gòu)與組織效率的關(guān)系，比較了四種最基本信

4、息結(jié)構(gòu)的組織效率問(wèn)題，力求為企業(yè)組織的信息進(jìn)行有效管理提供指導(dǎo)。 二、企業(yè)組織效率及其影響因素 企業(yè)組織效率由兩個(gè)部分組成(farrell，1957)：一是技術(shù)效率，反映一個(gè)企業(yè)從一定投入獲得最大產(chǎn)出的能力；二是配置效率，反映一個(gè)企業(yè)在各要素各自給定的價(jià)格和既有生產(chǎn)技術(shù)下最優(yōu)比例利用這些要素的能力。由于企業(yè)是由人組成的，人的行為的不穩(wěn)定性將對(duì)組織效率產(chǎn)生較大的影響。因而，在farrell所提出的兩種效率基礎(chǔ)上，哈維萊賓斯坦于1966年提出了x效率理論。x效率是涉及組織中人的行為調(diào)整、激勵(lì)與制度安排的一種組織效率，是一種非配置效率，也是對(duì)傳統(tǒng)效率理論的批判、繼承與發(fā)展。因此，企業(yè)效率包括技術(shù)效率

5、、配置效率和非配置效率。通常，關(guān)于組織效率，人們往往從純效率角度來(lái)討論效率，易忽略的一個(gè)重要因素，即組織目標(biāo)。一個(gè)組織的運(yùn)作只有與組織目標(biāo)相關(guān)聯(lián)才是有效率的，離開(kāi)了組織目標(biāo)，也就無(wú)所謂組織效率以及效率的高低。因此，組織效率既是組織在既定目標(biāo)導(dǎo)向下對(duì)人員、技術(shù)、信息、知識(shí)以及機(jī)制的選擇，也是組織對(duì)既定目標(biāo)實(shí)行的一種能力。 企業(yè)組織是一個(gè)開(kāi)放的系統(tǒng)，為了實(shí)現(xiàn)既定的目標(biāo)，他必須不斷與其生存的外界環(huán)境進(jìn)行信息、物質(zhì)與能量的交換。并根據(jù)環(huán)境的變化，不斷更新技術(shù)和知識(shí)，調(diào)整人員和資源配置。因此，影響組織目標(biāo)實(shí)現(xiàn)效率的主要因素有： 1.外部環(huán)境因素。外部環(huán)境是企業(yè)組織生存的基礎(chǔ)，如用戶市場(chǎng)、供應(yīng)商、技術(shù)、人

6、力資源，以及宏觀經(jīng)濟(jì)、政治等。企業(yè)在一定的環(huán)境狀態(tài)中設(shè)定組織目標(biāo)，并通過(guò)組織相應(yīng)的資源予以實(shí)施。當(dāng)環(huán)境狀態(tài)比較穩(wěn)定，環(huán)境因素對(duì)企業(yè)組織目標(biāo)實(shí)現(xiàn)，即效率的影響不大；當(dāng)環(huán)境狀態(tài)動(dòng)蕩不定，不確定因素較多時(shí)，企業(yè)就必須要有應(yīng)對(duì)措施，調(diào)整資源配置和相關(guān)的政策與策略，甚至調(diào)整目標(biāo)以適應(yīng)環(huán)境變化。因此，動(dòng)蕩的環(huán)境對(duì)企業(yè)組織效率的影響較大。尤其是不確定的環(huán)境狀態(tài)，對(duì)企業(yè)組織的信息獲取、認(rèn)知、處理以及分配方式影響較大，進(jìn)而影響組織目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。 2.技術(shù)與知識(shí)因素。技術(shù)與知識(shí)是現(xiàn)代企業(yè)的重要資源。先進(jìn)的工藝技術(shù)、設(shè)備和方法，可以使企業(yè)降低成本、提高質(zhì)量；知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)的積累和利用是創(chuàng)造力、成長(zhǎng)與競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的基礎(chǔ)。知識(shí)不

7、但能促進(jìn)技術(shù)更新，而且是有效決策與資源合理配置的重要因素。企業(yè)知識(shí)理論已表明，企業(yè)間的效率差來(lái)源于知識(shí)的差別。理論界也有共識(shí)，企業(yè)的核心能力來(lái)源于知識(shí)。因此，知識(shí)的存量、類別以及開(kāi)發(fā)與利用是影響組織效率的一個(gè)關(guān)鍵因素。 3.結(jié)構(gòu)與制度因素。結(jié)構(gòu)因素涉及到組織結(jié)構(gòu)、知識(shí)結(jié)構(gòu)、決策結(jié)構(gòu)與權(quán)力結(jié)構(gòu)等方面，是企業(yè)組織在既定目標(biāo)下的一系列任務(wù)分配、組織協(xié)調(diào)、計(jì)劃設(shè)置等的制度安排。合理的制度安排能通過(guò)權(quán)威鏈的控制、有效的溝通與協(xié)調(diào)提高組織行為的穩(wěn)定性和一致性，有利于組織目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。合理的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)和制度安排對(duì)企業(yè)的整體運(yùn)作效率有著重要的影響。通過(guò)監(jiān)控與協(xié)調(diào)的有效結(jié)合，配合以合理的激勵(lì)機(jī)制與信息交流方式，進(jìn)而

8、提高企業(yè)的組織效率。 三、企業(yè)信息結(jié)構(gòu)概念 根據(jù)團(tuán)隊(duì)理論，團(tuán)隊(duì)的預(yù)期效用在很大程度上依賴團(tuán)隊(duì)的信息結(jié)構(gòu)、環(huán)境狀態(tài)的概率和決策問(wèn)題上的結(jié)構(gòu)等因素，而信息結(jié)構(gòu)在很大程度上取決于團(tuán)隊(duì)觀察和交流的方式。團(tuán)隊(duì)成員在選擇一個(gè)行動(dòng)之前，各個(gè)成員m都接受到一個(gè)信息信號(hào)，該信息信號(hào)由環(huán)境狀態(tài)s決定，即ym=m(s)。其中，m就是團(tuán)隊(duì)成員m的信息函數(shù)，它實(shí)際上表示成員對(duì)環(huán)境狀態(tài)信息的理解、消化、吸收和處理的能力。于是，團(tuán)隊(duì)的信息結(jié)構(gòu)可描述為： =(1，2，m) 其中，1、2等為團(tuán)隊(duì)成員的信息函數(shù)。信息函數(shù)可以看作知識(shí)的一種存儲(chǔ)載體，知識(shí)的積累在于信息函數(shù)處理123下一頁(yè) 信息的類型。按照西蒙的決策分類是：程序化決

9、策和非程序化決策。程序化決策是針對(duì)組織內(nèi)部經(jīng)常性和日?；顒?dòng)的決策。非程序化決策是針對(duì)組織內(nèi)部不確定性活動(dòng)的決策。在長(zhǎng)期的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)過(guò)程中，當(dāng)非程序化決策不斷重復(fù)，決策主體就會(huì)不斷積累相關(guān)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，使得這種決策不斷固定化和形式化，最后變?yōu)槌绦蚧瘺Q策。由于決策主體的業(yè)務(wù)性質(zhì)以及環(huán)境因素的差異，有些決策主體面對(duì)不確定性活動(dòng)較多，其知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)的積累更有利于做非程序化決策；有些決策單元面對(duì)不確定性活動(dòng)較少，其知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)的積累更有利于做程序化決策。因此，各信息函數(shù)不同知識(shí)的特征是信息結(jié)構(gòu)在結(jié)構(gòu)上具有多樣性的一個(gè)重要因素。 團(tuán)隊(duì)成員通過(guò)信息函數(shù)將環(huán)境狀態(tài)信息轉(zhuǎn)換為策略信息，這個(gè)過(guò)程實(shí)際上是決策的過(guò)程。根據(jù)信

10、息科學(xué)原理，決策過(guò)程可以理解為信息再生過(guò)程。信息再生就是對(duì)充分的信息、必要的知識(shí)、決策的目標(biāo)進(jìn)行綜合的運(yùn)算，形成用于指導(dǎo)問(wèn)題求解的策略信息。按照西蒙的組織決策過(guò)程理論，決策是一個(gè)從前提到結(jié)論的動(dòng)態(tài)推理過(guò)程。而決策前提又可分為價(jià)值要素和事實(shí)要素兩個(gè)部分。價(jià)值前提是指與決策目的相關(guān)的知識(shí)和信息。事實(shí)前提是指與實(shí)現(xiàn)決策目的相關(guān)的行動(dòng)方案及其環(huán)境等的知識(shí)和信息。由于決策前提是組織當(dāng)前既定的涉及目標(biāo)、職權(quán)以及業(yè)務(wù)性質(zhì)等知識(shí)和信息，它將決定組織中不同決策主體信息處理的權(quán)限與類型，以及決策主體之間的協(xié)作關(guān)系。因此，決策前提給定的方式和程度將是影響信息結(jié)構(gòu)構(gòu)成方式的一個(gè)關(guān)鍵因素。根據(jù)團(tuán)隊(duì)理論中的描述，企業(yè)信息

11、結(jié)構(gòu)可以表達(dá)為：企業(yè)信息結(jié)構(gòu)是在決策前提控制下由不同知識(shí)特征的信息函數(shù)所構(gòu)成的一種信息分配機(jī)制。 四、不同信息結(jié)構(gòu)與企業(yè)組織效率 不同的組織選擇不同的信息機(jī)制，其組織效率也就存在差異。當(dāng)環(huán)境狀態(tài)發(fā)生改變時(shí)，企業(yè)獲取信息并通過(guò)信息結(jié)構(gòu)進(jìn)行信息分配和處理，以便進(jìn)行及時(shí)有效的決策。在這一過(guò)程中，知識(shí)是一個(gè)關(guān)鍵因素。只有信息的準(zhǔn)確認(rèn)知并結(jié)合原有知識(shí)的運(yùn)用，才能達(dá)到信息再生，產(chǎn)生策略信息，達(dá)到?jīng)Q策的合理性和科學(xué)性。同時(shí)，知識(shí)的積累是通過(guò)不斷的信息認(rèn)知產(chǎn)生的，而這又與環(huán)境狀態(tài)密不可分。對(duì)于不穩(wěn)定的環(huán)境狀態(tài)，決策主體面對(duì)的非程序化決策會(huì)更多；反之，程序化決策會(huì)更多。這樣，決策主體認(rèn)知信息的類型不同，其積累的

12、知識(shí)類型就會(huì)存在差異。而且，信息在組織內(nèi)部的合理分配與傳遞不但與決策主體知識(shí)類型相關(guān)，而且還與組織的決策前提相關(guān)，如職權(quán)與職責(zé)的安排、組織程序、目標(biāo)與計(jì)劃等。更何況，決策前提不僅是作為決策主體所利用信息的一部分，而且它能起到控制的作用，使得各決策主體行為達(dá)到一致性。環(huán)境狀態(tài)特性、知識(shí)類型與分布特征以及結(jié)構(gòu)上的因素共同決定企業(yè)組織的信息結(jié)構(gòu)，因而信息結(jié)構(gòu)的選擇將從技術(shù)與知識(shí)積累及運(yùn)用、資源配置與任務(wù)分配、決策與行為等全方位影響組織的運(yùn)作效率。由于企業(yè)在知識(shí)特征和決策前提等方面存在差異，企業(yè)信息結(jié)構(gòu)將呈現(xiàn)出不同的形態(tài)。為了說(shuō)明信息結(jié)構(gòu)與組織效率的關(guān)系，本文從參考文獻(xiàn)4選取四種基本的形態(tài)進(jìn)行討論。

13、1.集中信息結(jié)構(gòu)與組織效率。集中信息結(jié)構(gòu)是管理部門對(duì)環(huán)境狀態(tài)做出事前預(yù)測(cè)來(lái)設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)單元的工作流程與規(guī)則，并給定詳細(xì)的工作計(jì)劃。業(yè)務(wù)單元之間只有事先設(shè)計(jì)好流程方面的信息傳遞，基本沒(méi)有交流，所有異常突發(fā)事件均由企業(yè)管理部門集中處理。該信息結(jié)構(gòu)要求業(yè)務(wù)單元的作業(yè)流程高度的程序化，盡量不做事后的信息處理。如果環(huán)境狀態(tài)穩(wěn)定性高，異常突發(fā)事件就會(huì)相對(duì)較少，管理部門的經(jīng)驗(yàn)知識(shí)基本上就能處理好這些信息。而且，在相對(duì)穩(wěn)定的環(huán)境狀態(tài)中，對(duì)于這種信息結(jié)構(gòu)，業(yè)務(wù)單元的知識(shí)積累也相對(duì)較少。因此，對(duì)于環(huán)境比較穩(wěn)定、產(chǎn)品與生產(chǎn)技術(shù)含量較低的情況，選擇這種信息結(jié)構(gòu)的企業(yè)就會(huì)具有相當(dāng)高的效率。 2.橫向信息結(jié)構(gòu)與組織效率。這是

14、所謂典型的民主式信息結(jié)構(gòu)，業(yè)務(wù)單元能部分參與企業(yè)管理。當(dāng)一個(gè)影響組織整體的異常事件發(fā)生時(shí)，管理部門和業(yè)務(wù)單元都能觀察到。管理部門或自己處理或通過(guò)協(xié)調(diào)分配信息。而通常的情況是，業(yè)務(wù)單元能夠通過(guò)單元之間信息交流與共享進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)協(xié)作處理。對(duì)于穩(wěn)定性較差的環(huán)境狀態(tài)，業(yè)務(wù)單元能夠通過(guò)不斷的信息認(rèn)知獲得知識(shí)積累，并通過(guò)知識(shí)與信息的交流與共享，達(dá)到對(duì)異常突發(fā)事件的快速反應(yīng)，因而具有較高的效率。但是，在這種情況中，如果產(chǎn)品與生產(chǎn)技術(shù)已經(jīng)標(biāo)準(zhǔn)化，單元之間的溝通與協(xié)調(diào)要求降低，業(yè)務(wù)單元所積累的組織通用知識(shí)可能就難以應(yīng)對(duì)局部的突發(fā)事件，因而就會(huì)導(dǎo)致局部目標(biāo)與整體目標(biāo)難以保持穩(wěn)定的一致性，就會(huì)產(chǎn)生效率問(wèn)題。因此，對(duì)于環(huán)

15、境狀態(tài)穩(wěn)定性不高，而且生產(chǎn)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化較差，企業(yè)選擇橫向信息結(jié)構(gòu)就會(huì)具有較高的效率。例如，面對(duì)用戶多樣化需求的制造企業(yè)，選擇橫向信息結(jié)構(gòu)就會(huì)帶來(lái)較高的組織效率。 3.縱向信息結(jié)構(gòu)與組織效率。這是所謂等級(jí)分權(quán)制信息結(jié)構(gòu)，業(yè)務(wù)單元具有較強(qiáng)的專業(yè)化特征和相對(duì)的獨(dú)立性。當(dāng)一個(gè)影響組織整體的異常事件發(fā)生時(shí)，通常由管理部門利用其經(jīng)驗(yàn)知識(shí)從組織全局角度進(jìn)行考慮和解決。對(duì)于局部的異常事件，則由單元利用其因?qū)I(yè)化形成的專門知識(shí)和技能獨(dú)立進(jìn)行解決。如果環(huán)境狀態(tài)比較穩(wěn)定，異常突發(fā)事件就會(huì)相當(dāng)少，管理部門應(yīng)有過(guò)經(jīng)驗(yàn)知識(shí)基本上就能處理好這些信息；反之，則不能。而且，由于業(yè)務(wù)單元缺乏組織通用知識(shí)，難以從全局的角度看問(wèn)題，因

16、而就會(huì)導(dǎo)致目標(biāo)不一致情況的出現(xiàn)。就業(yè)務(wù)單元來(lái)看，由于具有較好的專業(yè)化知識(shí)與技能，能夠應(yīng)對(duì)技術(shù)相對(duì)較復(fù)雜的專門任務(wù)。從組織整體來(lái)看，如果產(chǎn)品與生產(chǎn)技術(shù)已經(jīng)標(biāo)準(zhǔn)化，就正好適合單元之間交流與溝通較少的狀態(tài)。因此，對(duì)于相對(duì)較穩(wěn)定的環(huán)境狀態(tài)，而且生產(chǎn)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化較好的條件，企業(yè)選擇縱向信息結(jié)構(gòu)就會(huì)具有較高的效率。例如，對(duì)于用戶需求變化不大的大批量產(chǎn)品的制造企業(yè)，選擇縱向信息結(jié)構(gòu)就會(huì)帶來(lái)較高的組織效率。 4.分散信息結(jié)構(gòu)與組織效率。在這種信息結(jié)構(gòu)中，管理部門主要提供價(jià)值方面的決策前提，如戰(zhàn)略目標(biāo)、計(jì)劃與政策等，較少直接處理異常事件。對(duì)于來(lái)自各個(gè)方向的信息都由業(yè)務(wù)單元進(jìn)行觀察和處理。單元之間既有獨(dú)立性，也有交

17、流與協(xié)作，通過(guò)獨(dú)立決策來(lái)保持效率，通過(guò)信息交流來(lái)保持與企業(yè)目標(biāo)的一致性。從理論上講，該信息結(jié)構(gòu)最具有效率，它不要求像橫向信息結(jié)構(gòu)中單元之間具有較強(qiáng)的互補(bǔ)性和依賴性，也沒(méi)有縱向信息結(jié)構(gòu)中業(yè)務(wù)單元不能處理整體異常事件的被動(dòng)局面。這種信息結(jié)構(gòu)要求決策單元或員工具備較高的組織通用知識(shí)與專業(yè)化知識(shí)，因而人力成本較高。如果企業(yè)的業(yè)務(wù)性質(zhì)不要求如此高的知識(shí)量時(shí)，就會(huì)帶來(lái)人力資本的浪費(fèi)；如果員工素質(zhì)達(dá)不到要求時(shí)，就可能帶來(lái)更大的效率問(wèn)題。因此，分散信息結(jié)構(gòu)適合環(huán)境狀態(tài)動(dòng)蕩和產(chǎn)品技術(shù)含量高的企業(yè)。例如，對(duì)于高技術(shù)團(tuán)隊(duì)如技術(shù)開(kāi)發(fā)與服務(wù)的企業(yè)，選擇分散信息結(jié)構(gòu)就會(huì)帶來(lái)較高的組織效率。 參考文獻(xiàn)： 1 科斯哈特斯蒂格利茨，著.李鳳圣，譯.契約經(jīng)濟(jì)學(xué)m.北京：經(jīng)濟(jì)科學(xué)出版社，1999. 2青木昌彥.經(jīng)濟(jì)體制的比較制度分析m.北京：中國(guó)發(fā)展出版社，2005. 3王京安.企業(yè)規(guī)模決定論基于信息和知識(shí)的解釋m.北京：中國(guó)經(jīng)濟(jì)出版社，2006. 4肯尼斯阿羅.組織的極限m.北京：華夏出版社，2006. 5 ping on firm information structure，ad-vances in systems science and applications，2006 no2，p298-30