企業(yè)檔案知識管理doc33

1、企業(yè)檔案知知識管理之一：知知識經(jīng)濟時時代的檔案案管理現(xiàn)在我們已已經(jīng)進入知知識經(jīng)濟時時代了，這這個時代最最主要特征征就是“知識”，即以知知識為主要要的生產(chǎn)資資料，以知知識為主要要的處理手手段，以知知識含量為為主要體現(xiàn)現(xiàn)的產(chǎn)品功功能和性能能。這個時時代，處處處體現(xiàn)知識識的主要價價值。而知知識從產(chǎn)生生到應用，本本身是有規(guī)規(guī)律的、有有方法的。為了更有有效地挖掘掘和發(fā)揮知知識的價值值，就必須須進行知識識管理。企業(yè)檔檔案，特別別是大中型型企業(yè)的檔檔案也是知知識的一大大類，如何何在知識經(jīng)經(jīng)濟時代發(fā)發(fā)揮檔案知知識的作用用，這是我我們文探討討的問題。1、 知識經(jīng)濟濟時代的幾幾個主要特特征(1) 知識已已成為企業(yè)

2、業(yè)生產(chǎn)力和和生產(chǎn)成果果的最大要要素；(2) 知識的的來源已經(jīng)經(jīng)全球化、信息化、多樣化過去知知識的來源源并不豐富富和直接，而而隨著因特特網(wǎng)的普及及，世界的的知識已經(jīng)經(jīng)融匯在網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)中，隨隨時隨地可可以取得和和應用；過去知知識主要以以書報、文文稿為主，而而現(xiàn)在有文文字、圖象象、語音、圖形多種種形式表現(xiàn)現(xiàn)，又以紙紙質(zhì)、電子子、光碟等等多種媒體體表現(xiàn)。(3) 知識處處理與傳播播已經(jīng)網(wǎng)絡(luò)絡(luò)化過去靠靠面對面培培訓， 靠靠電視、廣廣播。而現(xiàn)現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)平平臺已經(jīng)深深入到企業(yè)業(yè)和家庭，知知識已經(jīng)緊緊緊地圍繞繞在我們身身邊。(4) 知識的的產(chǎn)權(quán)化雖然大大量知識已已共享，但但作為企業(yè)業(yè)競爭的核核心知識正正在產(chǎn)權(quán)化化，以

3、保護護創(chuàng)新知識識的企業(yè)。企業(yè)也正正以自己的的創(chuàng)新知識識獲取企業(yè)業(yè)的最大利利潤。(5) 知識管管理成為主主要的手段段，也成為為企業(yè)的核核心管理知識經(jīng)經(jīng)濟時代的的管理重點點已經(jīng)轉(zhuǎn)移移到知識管管理上，因因為企業(yè)的的利潤增長長來源主要要是企業(yè)掌掌握了別人人不具備的的知識(產(chǎn)產(chǎn)品技術(shù)知知識、商業(yè)業(yè)推廣知識識、高效工工藝知識、商業(yè)模式式知識等)，而掌握握和擁有知知識的過程程就是知識識管理過程程。2、傳傳統(tǒng)檔案管管理及存在在的問題檔案管管理已經(jīng)是是老話題，可可以說從人人類有組織織以來，檔檔案管理就就存在了，但但舊時，沒沒有我們現(xiàn)現(xiàn)時的技術(shù)術(shù)物質(zhì)條件件，也就沒沒有現(xiàn)時的的管理思想想。所以看看待以前傳傳統(tǒng)檔案及

4、及問題，我我們只能是是從現(xiàn)時代代的角度。2.11傳統(tǒng)檔案案管理的重重點在收集集、保存資資料，記載載“歷史”傳統(tǒng)檔檔案管理多多以發(fā)生的的人事、事事件、過程程、記載、文件、書書報、物品品存檔為管管理對象，管管理手段主主要就是用用媒體(主主要是紙質(zhì)質(zhì)或?qū)嵸|(zhì))記錄下來來，并分門門別類地存存放在檔案案室中。這個階階段由于技技術(shù)手段的的限制，管管理的重點點就在“收集”、“管理”、“編目編冊冊”、“保存”、“借閱”等工作上上。同時非非常強調(diào)資資料的完整整性、安全全性，所以以過去只有有少數(shù)的人人員能借閱閱。事實上上，傳統(tǒng)的的檔案管理理起到的最最大作用就就是記載歷歷史，使得得后人在需需要的時候候等著或引引用歷史

5、資資料時，檔檔案才產(chǎn)生生作用。2.22傳統(tǒng)檔案案管理由于于歷史局限限存在許多多問題問題一一：傳統(tǒng)檔檔案收集整整理需要大大量的專業(yè)業(yè)人才，也也需要耗費費大量的時時間。特別是是對大型企企業(yè)來講，這這個問題特特別突出。因為大型型企業(yè)，檔檔案資料的的來源是多多方面的，有有技術(shù)的、有人事的的、有財務(wù)務(wù)的、有政政策的、有有管理的，甚甚至有設(shè)施施、設(shè)備、工具等的的。若要收收集上來，就就得有專門門人員去催催辦、去委委托審查、還要進行行編目編冊冊。等檔案案放到架上上，已經(jīng)成成了“歷史”，對當時時工作沒有有很大的幫幫助作用。問題二二：傳統(tǒng)檔檔案的保存存占據(jù)較大大的空間，還還不能保證證存量增長長的需求特別是是大型企

6、業(yè)業(yè)或組織，檔檔案資料經(jīng)經(jīng)過幾十年年的積累，已已經(jīng)不勘重重負，而現(xiàn)現(xiàn)在更是“檔案爆炸炸”,面對如如此情況，傳傳統(tǒng)檔案管管理已經(jīng)無無能為力。問題三三：傳統(tǒng)檔檔案的借閱閱必須到檔檔案室現(xiàn)場場，還要在在書“山”文“?！敝袚啤搬槨彪m然也也有一些索索引查閱的的工具，但但依然要耗耗費人們大大量的時間間去找尋一一份資料。更可能的的是這樣的的資料已被被借出他用用。在遠地地工作的人人員要查閱閱檔案更是是難上加難難，無法滿滿足大企業(yè)業(yè)“身”處多地的的需要。這這也就是以以往科研開開發(fā)、企業(yè)業(yè)規(guī)劃、文文案編輯人人員效率低低下的主要要原因。問題四四：傳統(tǒng)檔檔案的安全全性沒有可可靠的保障障因為多多是紙質(zhì)記記錄，時間間長以

7、后，被被蟲咬、被被鼠啃是常常有的事，如如果只有“孤本”，那就可可能難免“絕跡”。另外，還還有火情、雨情、盜盜情等干擾擾，致使檔檔案管理人人員夜不能能眠。3、信信息時代檔檔案管理及及存在的問問題進入信信息時代，檔檔案管理有有了重大改改觀。主要要的原因就就是計算機機和因特網(wǎng)網(wǎng)的技術(shù)支支持。并且且隨著技術(shù)術(shù)的改善，管管理的思想想也在信息息化的浪潮潮中發(fā)生了了轉(zhuǎn)變。3.11信息時代代檔案管理理的重點在在資料保存存和查閱由于電電子化、信信息化手段段的應用，檔檔案資料大大都可以進進行數(shù)字化化處理，并并按數(shù)字化化文稿進行行管理，且且以現(xiàn)在的的磁盤、光光盤存貯量量，這已經(jīng)經(jīng)有效地解解決了傳統(tǒng)統(tǒng)檔案管理理中存在

8、的的“保存”問題，丟丟失“安全性”問題，還還解決了“借閱難”的問題。這個階階段，由于于信息管理理思想的影影響，管理理的重點就就在“數(shù)字化”上了?？伎紤]得最多多的是將原原檔案、現(xiàn)現(xiàn)檔案電子子化、數(shù)字字化存貯、查閱。這這確實保障障了檔案資資料不斷增增長的需要要，加速了了收集、整整理、成冊冊的步伐，也也保證了隨隨時隨地查查閱的要求求，但并沒沒有脫離傳傳統(tǒng)檔案管管理的程式式，也沒有有解決以往往的“收集”“整理”中存在的的問題。3.22信息時代代檔案管理理由于“信息管理理”思想的局局限性而存存在許多問問題信息時時代檔案管管理首先是是把檔案全全看成信息息，按照信信息的“收集、編編號、存貯貯、查詢”進行管理

9、理，這就帶帶來以下問問題：問題一一、收集整整理依然是是檔案管理理者的事，這這需要大量量的專業(yè)人人才，也需需耗費大量量的時間。與傳統(tǒng)統(tǒng)檔案管理理一樣，檔檔案得不到到及時地、實時地應應用。等整整理編號完完畢，已經(jīng)經(jīng)成為“歷史”。而還有有更嚴重的的問題，即即信息管理理人員、檔檔案管理人人員不具整整理的能力力，致使檔檔案規(guī)范化化的質(zhì)量受受到影響。問題二二：檔案的的分類仍然然按過去的的檔案管理理的分類方方法，最多多再加進一一些信息管管理的規(guī)則則。這都脫脫離了實際際工作規(guī)律律或習慣，致致使需要的的人找不到到，或很難難找到與工工作實際相相關(guān)的信息息。因為實實際工作的的人員，他他們并不是是檔案管理理者，他們們

10、不知道檔檔案的編目目分類方法法(其實也也不必知道道)，他們們查找起來來就顯得非非常麻煩。如果第一一次找不到到、第二次次找又很麻麻煩，以后后就不去找找了。事實實上，這也也是眾多檔檔案管理實實施信息化化以后的現(xiàn)現(xiàn)狀。最后后，檔案信信息系統(tǒng)依依然是檔案案管理者自自己的系統(tǒng)統(tǒng)。問題三三、檔案中中有信息類類、有數(shù)據(jù)據(jù)類、也有有知識類，它它們的管理理肯定是不不同的，但但在信息時時代的檔案案管理中都都成了信息息，這是不不對的。就說知知識類的檔檔案，如新新收集到的的冶煉工藝藝方法，它它是知識，是是隨實踐變變化的，需需要在實踐踐中優(yōu)化、提高、創(chuàng)創(chuàng)新，那它它就要及時時地送到其其它地方去去應用、實實踐、檢驗驗，并再

11、修修正、存入入系統(tǒng)，循循環(huán)往復，得得到最后的的最佳工藝藝。這個過過程決不是是采用信息息管理方式式能做到的的。問題四四：信息時時代的檔案案管理沒有有真正理解解網(wǎng)絡(luò)化帶帶來的革命命那就是是網(wǎng)絡(luò)化把把全球聯(lián)成成了地球村村。檔案管管理不再是是孤立地由由檔案管理理者處理的的事情。因因為，檔案案管理者在在信息競爭爭、知識競競爭的激烈烈狀態(tài)下，沒沒有能力、也沒有時時間去響應應員工對檔檔案的及時時(或?qū)崟r時)需求。只有依靠靠大家來處處理，否則則，眾人不不用再等待待檔案管理理者的結(jié)果果，已經(jīng)跑跑到其它地地方去找資資料了。久久而久之，檔檔案管理信信息系統(tǒng)還還有什么實實際存在的的價值。一一句話，檔檔案管理的的革命性

12、變變化是要使使大家都成成為檔案的的產(chǎn)生者、處理者、應用者。4、知知識經(jīng)濟時時代檔案管管理就是知知識資源管管理說到知知識資源管管理，就不不得不說一一說知識管管理。概括括來講，企企業(yè)知識管管理一方面面是管理企企業(yè)知識，即即知識的管管理，它通通過一定手手段把知識識的產(chǎn)生、沉淀、規(guī)規(guī)范、傳遞遞、應用等等過程管理理起來，使使企業(yè)員工工快速掌握握知識，具具備更強的的工作能力力，并發(fā)揮揮這些能力力，促使企企業(yè)工作質(zhì)質(zhì)量和效率率水平得到到提高，進進而取得利利潤。所以以說企業(yè)知知識是企業(yè)業(yè)利潤的核核心來源，知知識管理實實際也就是是企業(yè)核心心利潤源的的管理。另另一方面是是管理本身身要知識化化，也即知知識地管理理，

13、它要求求在管理工工作中給管管理者提供供或配備恰恰當?shù)闹R識，使管理理者既有能能力、又高高效率地開開展管理，所所以這樣的的知識管理理是管理者者工作素質(zhì)質(zhì)水平的有有力保障，也也就是企業(yè)業(yè)核心素質(zhì)質(zhì)的管理。4.11知識資源源管理正成成為企業(yè)管管理的核心心之一從上述述知識管理理看到其作作為企業(yè)的的核心管理理的作用和和意義。而而企業(yè)知識識大體上分分為顯性和和隱性兩大大類知識。顯性知識識就是已經(jīng)經(jīng)記載下來來、能看、能聽或能能讀的知識識；隱性知知識是存在在于大腦中中、行為中中、數(shù)據(jù)中中，未被記記載下來的的知識。所所謂知識資資源狹義上上的定義就就是顯性知知識。知識識資源管理理，也就是是顯性知識識的管理。當然，

14、顯顯性知識也也是從隱性性知識轉(zhuǎn)變變而來的。正如前前述，知識識資源管理理既然是知知識管理的的一重要組組成部分，它它當然是企企業(yè)管理的的核心之一一。并且可可以說，知知識資源對對于企業(yè)、組織來講講，現(xiàn)實感感到是最需需要管理的的，因為它它們已經(jīng)是是、或大部部份已經(jīng)是是企業(yè)的經(jīng)經(jīng)營成果，它它們代表了了企業(yè)現(xiàn)實實的知識資資產(chǎn)，所以以說，知識識資源的管管理其實質(zhì)質(zhì)是對企業(yè)業(yè)核心知識識資產(chǎn)的管管理。4.22知識資源源管理須遵遵從知識管管理的規(guī)律律所謂知知識管理的的規(guī)律，就就是推動知知識運動的的規(guī)律。企企業(yè)的知識識管理符合合下面的模模型?？梢钥纯吹街R資資源管理也也要經(jīng)歷了了這個管理理運動的過過程；并且且在企業(yè)

15、中中更有如下下特點：(1)“產(chǎn)生者”是企業(yè)各各類工作崗崗位上的員員工；(2)“沉淀”在企業(yè)的的環(huán)境中，供供大家共享享；(3)“規(guī)范”(優(yōu)化)是全體參參與者共同同的事，也也必須經(jīng)過過大家形成成共識，并并經(jīng)過專家家加以確認認；(4)“應用”到工作中中，支持需需要它的員員工進行實實際工作，是是知識資源源管理的最最主要目標標；(5)“創(chuàng)新”知識，是是集體的創(chuàng)創(chuàng)新，是讓讓集體系統(tǒng)統(tǒng)地、規(guī)模模地改變工工作的方式式、方法，進進而使企業(yè)業(yè)工作步入入新的境界界4.33檔案知識識管理必然然上升到知知識資源管管理檔案知知識是典型型的顯性知知識，并且且是經(jīng)過一一定規(guī)范化化處理(格格式化編目目、編號)的顯性知知識，當然

16、然也是知識識資源。當當我們認識識到檔案知知識是知識識資源，那那么它的管管理就要從從知識資源源管理的角角度去認識識、去推動動。4.33.1檔案案知識管理理上升到知知識資源管管理是完全全可能的因為檔檔案知識是是知識資源源，且是規(guī)規(guī)范化處理理后的知識識資源。按按照知識資資源的管理理過程，它它還將“應用”到工作中中，并“創(chuàng)新”知識、“創(chuàng)新”工作，這這才符合檔檔案知識管管理的規(guī)律律，也才能能“生存”下去，否否則檔案知知識管理就就會很快走走到盡頭。4.33.2檔案案管理上升升到知識資資源管理也也是現(xiàn)實必必需的因為通通過上升，檔檔案知識不不在被看成成信息，不不再按信息息管理的規(guī)規(guī)律去管理理，由此就就能避開信

17、信息時代檔檔案管理的的問題。具具體一些：(1) 通過大大家參與，形形成共識的的知識資源源“規(guī)范”(優(yōu)化)處理，避避免了過去去收集整理理只是檔案案管理者的的事；(2) 通過支支持實際工工作，知識識資源結(jié)合合實際分類類“應用”，解決了了過去“按檔案方方法分類，不不切實際”的問題，也也解決了“檔案知識識不能及時時或?qū)崟r應應用”的問題(3) 檔案知知識管理真真正按知識識管理的方方法、手段段來進行，避避免了“知識類檔檔案”還按照信信息類檔案案進行處理理的錯誤方方式。綜上所所述，檔案案知識管理理上升到知知識資源管管理既是可可能的，也也是必要的的，所以說說是必然的的。4.33.3知識識資源管理理還將給企企業(yè)

18、帶來新新的價值傳統(tǒng)檔檔案管理在在企業(yè)最大大的價值是是記載“歷史”，而信息息時代的檔檔案管理最最大價值是是使“歷史”數(shù)字化了了。這不是是檔案管理理的本意，而而本意都是是要促進企企業(yè)工作更更有效益。但過去的的檔案管理理要么是受受傳統(tǒng)技術(shù)術(shù)條件的束束縛，要么么是受信息息管理思想想的束縛，致致使管理的的本意無法法實現(xiàn)。 今天天到了知識識經(jīng)濟時代代，思想重重新得到了了解放，那那就是使檔檔案管理走走向知識資資源管理，這這不僅給企企業(yè)帶來了了檔案管理理本意的實實現(xiàn)，還將將帶給企業(yè)業(yè)新的價值值：(1) 知識資資源管理將將提高決策策質(zhì)量和決決策效率我們知知道，企業(yè)業(yè)決策者的的決策質(zhì)量量和決策效效率，一方方面取決

19、于于他是否充充分擁有企企業(yè)內(nèi)外的的知識和信信息，另一一方面取決決于在他決決策中是否否具備決策策的方法或或能力。而而這些企業(yè)業(yè)內(nèi)外的知知識與信息息、決策的的方法大都都在企業(yè)檔檔案知識與與信息中。如果我們們按照知識識資源的管管理方法，及及時地把相相關(guān)的知識識信息配置置在決策的的各個環(huán)節(jié)節(jié)，讓決策策者很快、很及時地地得到它們們，那么決決策的質(zhì)量量就可以保保障，決策策效率也有有了保障。 （22） 知識識資源管理理將提高員員工學習效效率、工作作效率，降降低人力資資源成本衡量員員工的學習習效率，主主要看他是是否快速的的進入工作作角色，并并確保工作作質(zhì)量。做做到這一點點，最主要要的學習是是對崗位經(jīng)經(jīng)驗(過去

20、去的工作記記錄，過去去的工作成成果，過去去的工作資資料)的學學習，而這這些崗位經(jīng)經(jīng)驗在哪里里？肯定大大多都在檔檔案中。員員工工作效效率也同樣樣主要靠的的是崗位經(jīng)經(jīng)驗技能知知識對他的的支持。所所以，搞好好知識資源源管理，把把崗位經(jīng)驗驗技能知識識準確地配配置在工作作崗位上，那那么員工的的學習效率率、工作效效率就會提提高。這種種提高，實實際上意味味著一個人人能盡快進進入角色，可可以一個人人頂幾個人人做工作，或或一天的工工作頂幾天天的工作，當當然也就降降低了人力力資源成本本。 （33） 知識識資源管理理更將穩(wěn)固固企業(yè)的素素質(zhì)水平，強強化企業(yè)的的競爭能力力企業(yè)的的素質(zhì)水平平，競爭能能力，不僅僅在于擁有有

21、知識，而而且還在于于讓知識被被企業(yè)工作作者、管理理者都掌握握和應用。我們以往往的檔案知知識管理已已經(jīng)使我們們擁有了知知識，但知知識資源管管理通過知知識的“沉淀”“規(guī)范”使企業(yè)的的素質(zhì)水平平有了穩(wěn)固固的基礎(chǔ)，再再通過“應用”，使企業(yè)業(yè)具有能力力，通過“創(chuàng)新”使企業(yè)具具有核心競競爭力。所所謂核心競競爭力實質(zhì)質(zhì)就是比別別人懂得更更多、更有有價值知識識的能力。之二：企業(yè)業(yè)檔案知識識的特點及及管理目標標要開展大中中型企業(yè)檔檔案知識管管理，就必必須搞清楚楚企業(yè)檔案案知識資源源的內(nèi)容、形式、特特點、才能能找到檔案案知識管理理方式和過過程。從現(xiàn)現(xiàn)在來看，檔檔案又有過過去積累下下來的和今今后將產(chǎn)生生的，顯然然在

22、管理時時其需求是是不同的。本文從過過去和未來來檔案知識識的特點，利利用知識管管理的思想想和方法，探探討檔案知知識管理應應走的道路路。1、過過去企業(yè)檔檔案的類型型及特點過去沉沉淀下來的的檔案一般般有數(shù)據(jù)型型、信息型型、知識型型三種，且且各自有一一定特點，也也有一定關(guān)關(guān)系，這是是我們在考考慮檔案知知識資源管管理必須認認真對待的的。1.11數(shù)據(jù)型檔檔案所謂數(shù)數(shù)據(jù)型檔案案是對事(或物)實實際事實的的記錄。例例如，財務(wù)務(wù)憑證檔案案、物品材材料變動記記錄檔案。這類檔檔案，有以以下特點：(1) 過去的的都是紙質(zhì)質(zhì)憑證；(2) 各憑證證即使按類類別分開，各各數(shù)據(jù)項也也很難規(guī)范范統(tǒng)計；(3) 這種檔檔案的量很很

23、大，基本本上是做為為“歷史”記載。在在考慮管理理時，這類類型檔案轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)化成信息息和知識的的難度很大大，所以仍仍然要獨立立管理，即即按照“歷史”記載 的的思想進行行管理。1.22信息型檔檔案所謂信信息型檔案案，就是對對事(或物物)實際過過程的記錄錄。例如：會議紀要要檔案、重重要事件記記錄、文件件檔案，客客戶往來帳帳目文件檔檔案，質(zhì)量量陳述文件件檔案等。這類檔檔案，有以以下特點：(1) 過去的的都是紙質(zhì)質(zhì)文檔；(2) 有些文文檔可以轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)成電子文文字型，有有些只能掃掃描成數(shù)字字圖片型；(3) 檔案量量也是很大大的，有些些可以作知知識資源上上升其管理理，如會議議紀要、重重要事件記記錄等，有有些則只能能做

24、為“歷史”存檔。1.33知識型檔檔案所謂知知識型檔案案就是對事事(物)及及其運行規(guī)規(guī)律認識(或下結(jié)論論)的文檔檔資料。如：科科研報告、工藝文件件、企業(yè)規(guī)規(guī)劃計劃報報告、部門門工作總結(jié)結(jié)等。這類檔檔案，有以以下特點：(1)過去的大大多是紙質(zhì)質(zhì)文件；(2)有些文件件可轉(zhuǎn)換成成電子文字字型 ，有有些也只能能掃描成數(shù)數(shù)字圖片型型；(3)檔案量也也很大，但但都是知識識資源管理理的主要內(nèi)內(nèi)容。 1.44各類型檔檔案對管理理的要求從以上上各類型檔檔案的分類類分析，可可以歸成以以下幾種形形式的文檔檔：(1)“歷史”數(shù)據(jù)型文文檔在管理理時，按照照信息分類類存貯、查查詢使用的的方式進行行管理(2)電子文字字信息型

25、文文檔在管理理時，也按按照信息分分類、存貯貯與查詢方方式進行管管理 (33)數(shù)字圖圖片信息型型文檔在管理理時，可以以按照知識識資源管理理方式進行行管理(4)知識型文文檔在管理理時，直接接按照知識識資源管理理方式進行行管理2、今今后企業(yè)檔檔案的類型型及管理特特點由于今今后的檔案案，已經(jīng)是是在數(shù)字化化、網(wǎng)絡(luò)化化下產(chǎn)生的的，所以類類型和管理理較之以前前的檔案有有很大變化化2.11檔案來源源多樣化(1)按內(nèi)外分分，可以分分為內(nèi)部工工作產(chǎn)生文文檔、對外外收集的文文檔、外部部主動發(fā)給給的文檔等等；(2)從媒質(zhì)形形式分：可可以分為紙紙質(zhì)、電子子化、數(shù)字字化(3)從表達形形式分：可可以分為文文字、數(shù)據(jù)據(jù)、圖表

26、、語言、圖圖像、視頻頻 2.22檔案依然然有數(shù)據(jù)型型、信息型型、知識型型在今后后，數(shù)據(jù)型型主要產(chǎn)生生于生產(chǎn)物物流系統(tǒng)和和財務(wù)系統(tǒng)統(tǒng)，信息型型主要產(chǎn)生生于情報系系統(tǒng)、辦公公系統(tǒng)。知知識型的產(chǎn)產(chǎn)生面就最最廣。今后的的三種類型型檔案幾乎乎都是數(shù)字字化的，并并且是有規(guī)規(guī)范的，所所以在管理理時可以遵遵循：(1) 數(shù)據(jù)型型按照統(tǒng)計計數(shù)學模型型轉(zhuǎn)化成信信息型、知知識型文檔檔進行管理理一般來來講，統(tǒng)計計的數(shù)學模模型必須依依據(jù)管理者者或需求者者規(guī)定的目目標進行設(shè)設(shè)計，對數(shù)數(shù)據(jù)定期或或不定期進進行統(tǒng)計，形形成信息型型文檔。再對積積累的信息息型文檔按按專家委托托分析手段段進行匯總總判斷形成成知識型文文檔。(2) 信

27、息型型檔案按照照需求可直直接應用，也也可以轉(zhuǎn)化化成知識型型文檔進行行管理有些信信息檔案(如客戶信信息)就可可以直接按按文檔看成成是知識，進進而按知識識資源進行行管理；有有些信息型型檔案(如如數(shù)據(jù)圖表表)可按專專家委托分分析方法進進行分析、判斷形成成知識型文文檔，再按按知識資源源進行管理理。2.33檔案處理理的個性化化、專家化化由于大大多檔案來來源于專業(yè)業(yè)人員，并并都在網(wǎng)上上形成或收收集，那么么這些專業(yè)業(yè)人員本身身就是非常常好的檔案案收集者，只只是收集整整理時，還還可能沒有有比較標準準的規(guī)范化化模板，因因此，檔案案管理者的的任務(wù)之一一是對檔案案來源進行行規(guī)范化，即即提供給來來源者以填填寫的標準準

28、模板。專業(yè)人人員按模板板提交以后后，可以送送達檔案管管理者，也也可以直接接送達檔案案管理者委委托的審查查專家進行行審查。這這樣的處理理解決了檔檔案處理專專業(yè)化的問問題。2.44檔案應用用的及時化化未來檔檔案管理的的關(guān)鍵就在在及時應用用，盡快產(chǎn)產(chǎn)生效益。做到這一一點，也并并不難，首首先就須按按上節(jié)敘述述管理方式式，由專業(yè)業(yè)人員和專專家委托方方式快速整整理，再根根據(jù)檔案知知識多面性性分類，確確定相關(guān)工工作環(huán)節(jié)或或相關(guān)工作作崗位的需需求程度，采采取推送方方式、訂閱閱方式等，將將知識及時時地送到需需要它的人人手中。3、企企業(yè)檔案知知識資源管管理的目標標經(jīng)過前前面的闡述述和分析，我我們已基本本說明了檔檔

29、案知識的的特點和在在知識經(jīng)濟濟時代管理理的要求。但具體該該如何推動動與實施檔檔案知識資資源管理，還還需要有更更明確的目目標定位。311、檔案管管理必須上上升到知識識資源管理理作為方方向性目標標，這里我我們重申企企業(yè)檔案管管理的需求求，目的是是要：解決目目前企業(yè)檔檔案管理存存在的問題題以前檔檔案管理就就是信息時時代下的管管理，具有有通常所講講的信息時時代檔案管管理的問題題，即有：收集整理理依然是檔檔案管理者者的事，這這需要大量量的專業(yè)人人才，也需需耗費大量量的時間；檔案的分分類仍然按按過去的檔檔案管理的的分類方法法，最多再再加進一些些信息管理理的規(guī)則。這都脫離離了實際工工作規(guī)律或或習慣，致致使需

30、要的的人找不到到，或很難難找到與工工作實際相相關(guān)的信息息；檔案中中有信息類類、有數(shù)據(jù)據(jù)類、也有有知識類，它它們的管理理肯定是不不同的，但但在信息時時代的檔案案管理中都都成了信息息，這是不不對的；信信息時代的的檔案管理理沒有真正正理解網(wǎng)絡(luò)絡(luò)化帶來的的革命。通過知知識資源管管理，不僅僅要解決以以上問題，還還要做為知知識管理的的的先導做做出樣板，推推動企業(yè)各各個部門的的管理邁上上知識管理理的臺階。真正發(fā)發(fā)揮企業(yè)檔檔案知識的的作用檔案知知識的作用用，歸納起起來，在知知識經(jīng)濟時時代，應該該發(fā)揮如下下作用：(1) 決策支支持“寶典”，即成為為企業(yè)領(lǐng)導導或管理高高層進行決決策的最主主要依據(jù)和和最有效方方法；

31、(2) 崗位技技能“搖籃”，即成為為企業(yè)員工工學習掌握握崗位工作作經(jīng)驗，方方法的最主主要來源；(3) 新品研研究“跳板”，即成為為每一個新新產(chǎn)品研究究中的最主主要參考資資料；(4) 企業(yè)競競爭“基石”，即讓眾眾多的檔案案知識成為為具有知識識產(chǎn)權(quán)的企企業(yè)核心競競爭知識；(5) 企業(yè)歷歷史“窗口”，即發(fā)揮揮傳統(tǒng)的檔檔案記載“歷史”的作用。以上作作用，特別別是前四個個作用，正正是企業(yè)實實施知識資資源管理提提升檔案知知識作用的的初衷！3.22企業(yè)知識識資源管理理要支持企企業(yè)管理及及其發(fā)展戰(zhàn)戰(zhàn)略任何管管理都是企企業(yè)管理的的部份，都都要符合企企業(yè)管理總總體戰(zhàn)略的的全局，企企業(yè)知識資資源管理也也不例外，但但

32、由于知識識資源管理理是深入到到企業(yè)各個個環(huán)節(jié)的基基礎(chǔ)性管理理，那就應應該在各個個管理環(huán)節(jié)節(jié)表現(xiàn)出它它的基礎(chǔ)支支持作用。支持企企業(yè)人才戰(zhàn)戰(zhàn)略企業(yè)擔擔負著調(diào)整整產(chǎn)品結(jié)構(gòu)構(gòu)、開拓擴擴展、創(chuàng)新新管理的一一系列重大大發(fā)展，這這個發(fā)展中中最重要的的是人才和和人才培養(yǎng)養(yǎng)?？焖俚氐?、高質(zhì)量量地培養(yǎng)出出合格的專專門人才是是企業(yè)人才才戰(zhàn)略的核核心目標，而而知識資源源管理必須須擔負起培培養(yǎng)內(nèi)容(專門企業(yè)業(yè)技術(shù)與管管理實戰(zhàn)知知識，企業(yè)業(yè)文化知識識)、培養(yǎng)養(yǎng)方式、培培養(yǎng)渠道支支持的關(guān)鍵鍵工作。支持學學習型企業(yè)業(yè)組織建設(shè)設(shè)對中大大型企業(yè)來來說，再采采取傳統(tǒng)塔塔式、計劃劃審批式管管理已經(jīng)不不能釋放出出廣大員工工的創(chuàng)造力力，

33、而要建建設(shè)學習型型組織，采采用學習型型組織管理理的方式，實實現(xiàn)員工自自我調(diào)節(jié)。讓員工向向工作學習習、向問題題學習、團團體學習，為為實現(xiàn)愿景景目標，充充分調(diào)動員員工的創(chuàng)新新能力。要要實現(xiàn)或推推動這個學學習型組織織目標的建建設(shè)，最主主要的就是是檔案型知知識資源的的及時支撐撐，因為這這些知識本本身就來源源于工作、來源于實實踐、來源源于集體共共同的智慧慧。而達到到支撐學習習型組織建建設(shè)的關(guān)鍵鍵是知識資資源要適合合員工工作作實際，及及時有效的的提供，也也及時有效效地沉淀與與規(guī)范。支持企企業(yè)跨地區(qū)區(qū)指揮管理理今后，一一般的企業(yè)業(yè)集團大多多分布在多多個地區(qū)，這這給各地區(qū)區(qū)機構(gòu)的指指揮調(diào)度增增加了難度度、也會

34、降降低效率。能否讓大大家共享成成功的方法法，共享失失敗的教訓訓，是提高高管理效率率和管理水水平的重要要措施。做做到這一點點，最主要要的是要求求檔案型經(jīng)經(jīng)驗知識資資源的統(tǒng)一一管理、及及時支撐工工作。達到到這種支撐撐的關(guān)鍵是是要熟悉管管理層的工工作內(nèi)容和和過程，適適時地把相相關(guān)經(jīng)驗知知識資源配配備在工作作者的面前前。支持企企業(yè)員工跨跨地區(qū)協(xié)同同工作除了領(lǐng)領(lǐng)導層、管管理層要共共享知識以以外，多地地區(qū)的工作作既有分工工、又有協(xié)協(xié)作。而要要達到良好好的協(xié)作，關(guān)關(guān)鍵就在于于知識與信信息的溝通通。對此，知知識資源管管理主要地地將各地區(qū)區(qū)工作情況況、工作成成果、工作作經(jīng)驗等知知識統(tǒng)一管管理共享起起來，并根根據(jù)

35、協(xié)作要要求，用知知識資源構(gòu)構(gòu)成及時的的協(xié)作空間間，讓大家家在協(xié)作時時，全面地地了解和掌掌握相關(guān)知知識和信息息。3.33知識資源源管理要為為今后企業(yè)業(yè)的知識管管理打好基基礎(chǔ)企業(yè)在在未來開展展全面的知知識管理是是必然的，而而知識管理理開始的前前提是“有知識可可管”，因此，知知識資源的的管理的進進展決定了了知識管理理啟動的時時間。但畢竟竟知識資源源管理是知知識管理的的部份，在在建設(shè)和推推動時應該該協(xié)調(diào)整體體與局部的的關(guān)系，因因此要求：知識資資源管理要要明確其地地位和作用用，要留有有充分地接接口其實，這這從知識資資源管理主主要是顯性性知識管理理的特點出出發(fā)，就可可以明確其其在知識管管理中的地地位，同時

36、時也要明確確它作為工工作支持的的基礎(chǔ)管理理，隨著與與工作結(jié)合合的深度，知知識資源管管理也就有有其發(fā)展的的深度空間間。知識資資源管理要要成為企業(yè)業(yè)知識管理理的先導先要“有知識可可管”，這是知知識管理的的前提，也也就注定了了知識資源源管理的先先導作用。但能否起起到這個作作用，還是是要看知識識資源管理理能否解決決信息時代代檔案管理理的問題，并并能否真正正發(fā)揮出檔檔案知識的的五個作用用。3.44知識資源源管理的具具體目標具具體上面概概述了知識識資源管理理需求的重重要方面，但但究竟該做做什么？達達到什么目目標？還并并不明確。這里，我我們按照企企業(yè)知識資資源管理的的特點要求求，分解列列明為：(1) 檔案管

37、管理知識資資源化、信信息化這表明明，把檔案案(包括數(shù)數(shù)據(jù)型、信信息型、知知識型檔案案)按照前前述知識資資源管理的的要求進行行資源化、信息化；(2) 知識資資源及時支支持領(lǐng)導決決策這表明明，要把知知識資源與與領(lǐng)導決策策工作結(jié)合合起來，讓讓知識資源源在領(lǐng)導進進行決策時時很容易獲獲取，很及及時提供；(3) 知識資資源及時支支持員工學學習這表明明，要把知知識資源與與員工的入入職學習、崗位學習習、深入學學習結(jié)合起起來，提供供隨時隨地地地學習的的內(nèi)容、渠渠道與空間間；(4) 知識資資源及時支支持員工工工作這表明明，要把知知識資源與與員工的實實際工作結(jié)結(jié)合起來，讓讓知識資源源在工作的的不同環(huán)節(jié)節(jié)、不同程程序

38、上很容容易獲取，很很及時提供供。同時，也也讓實際工工作的成果果和經(jīng)驗及及時轉(zhuǎn)換成成知識資源源；(5) 知識資資源管理IIT平臺化化從上述述目標也看看到，知識識資源管理理必須依托托IT網(wǎng)絡(luò)絡(luò)，用平臺臺來實現(xiàn)，并并把平臺引引進到領(lǐng)導導決策、員員工學習和和員工工作作中；(6) 知識資資源管理的的安全化即確保保知識資源源是安全的的。(7)知識資源源管理制度度化這表明明，知識資資源管理的的有效實施施要有制度度、機制加加以保障，否否則就會流流于形式，導導致失敗。 之三：企業(yè)業(yè)檔案知識識管理的系系統(tǒng)實現(xiàn)到了知識經(jīng)經(jīng)濟時代，我我們的思想想正在得到到了解放，那那就是使檔檔案管理走走向知識資資源管理。確定了這這個

39、目標，我我們就將用用知識資源源管理的思思想和方法法指導規(guī)劃劃企業(yè)檔案案知識資源源管理的系系統(tǒng)實施。本文從思思想、平臺臺、組織、制度等四四個方面闡闡述了企業(yè)業(yè)檔案知識識管理系統(tǒng)統(tǒng)實施過程程，并且還還探討了國國內(nèi)大中型型企業(yè)系統(tǒng)統(tǒng)實施過程程中將存在在的問題。1、 企業(yè)檔案案知識管理理系統(tǒng)實現(xiàn)現(xiàn)的思路要要點1.11實現(xiàn)檔案案管理知識識資源化、信息化的的思路把過去數(shù)數(shù)據(jù)型檔案案資料看成成“歷史”資料信息息，按信息息管理方式式在系統(tǒng)中中分類，供供查詢搜索索；把過去的的信息型檔檔案資料看看成知識型型文檔，按按知識資源源結(jié)構(gòu)進行行歸類、沉沉淀、共享享應用；對將來的的數(shù)據(jù)型檔檔案，根據(jù)據(jù)統(tǒng)計目標標，設(shè)立統(tǒng)統(tǒng)計

40、數(shù)學模模型，將其其轉(zhuǎn)化成信信息型文檔檔，按信息息管理方式式分類存貯貯，搜索查查詢；對將來的的信息型文文檔，設(shè)立立網(wǎng)上專家家委托處理理流程系統(tǒng)統(tǒng)，快速將將信息型文文檔轉(zhuǎn)化成成知識型文文檔，按知知識資源結(jié)結(jié)構(gòu)進行管管理，即歸歸類沉淀，共共享應用對將來的的知識型文文檔，設(shè)計計、設(shè)立標標準模板，并并設(shè)立網(wǎng)上上專業(yè)人員員自動處理理流程系統(tǒng)統(tǒng)，快速將將知識型文文檔形成規(guī)規(guī)范知識資資源，并按按知識資源源管理實施施“沉淀”“應用”和“創(chuàng)新”。1.22知識資源源及時支持持領(lǐng)導決策策的思路了解分析析領(lǐng)導或管管理決策的的事項及過過程，對其其進行規(guī)范范化認識，明明確其決策策的環(huán)節(jié)或或形式；按決策環(huán)環(huán)節(jié)排列, 構(gòu)建相相

41、應分類的的關(guān)聯(lián)知識識資源子庫庫及知識地地圖；設(shè)計、設(shè)設(shè)立訂閱機機制，讓領(lǐng)領(lǐng)導根據(jù)決決策工作內(nèi)內(nèi)容或依據(jù)據(jù)決策環(huán)節(jié)節(jié)排列的知知識資源分分類文件類類進行訂閱閱；根據(jù)訂閱閱要求，一一方面設(shè)立立委托流程程，委托專專業(yè)人員或或?qū)＜沂占R或信信息資料，并并規(guī)范處理理；另一方方面，對已已產(chǎn)生在關(guān)關(guān)聯(lián)知識資資源庫的知知識和信息息，即自動動發(fā)送到需需求它的領(lǐng)領(lǐng)導人員郵郵箱中。1.33知識資源源及時支持持員工學習習的思路了解組織織結(jié)構(gòu)各崗崗位上的人人員知識結(jié)結(jié)構(gòu)要求和和培訓發(fā)展展計劃；按組織架架構(gòu)和崗位位，構(gòu)建相相應分類的的關(guān)聯(lián)知識識資源子庫庫及知識地地圖；根據(jù)崗位位員工入職職、晉級、達標等標標準，配備備相關(guān)

42、學習習知識(有有些是鏈接接)的文件件類到關(guān)聯(lián)聯(lián)知識庫中中；對于知識識資源庫中中沒有的崗崗位學習知知識，設(shè)立立委托流程程委托專業(yè)業(yè)人員或?qū)＜沂占R并規(guī)范范處理后沉沉淀在相關(guān)關(guān)文件夾中中；對崗位關(guān)關(guān)聯(lián)知識資資源庫的知知識，為人人力資源管管理專門人人員設(shè)計、設(shè)立知識識委托考核核出題流程程，以便委委托建立崗崗位入職、晉職、達達標等的學學習考試題題目；設(shè)立員工工自學考試試功能模塊塊，在學了了相關(guān)崗位位知識后，就就可以自行行選擇考試試。1.44知識資源源及時支持持員工工作作的思路了解分析析各項業(yè)事事務(wù)工作，內(nèi)內(nèi)容及過程程，對其進進行規(guī)化認認識明確其其過程的節(jié)節(jié)點，并按按知識結(jié)構(gòu)構(gòu)的獨立性性分解節(jié)點點

43、及節(jié)點內(nèi)內(nèi)作業(yè)程序序；按業(yè)務(wù)、事務(wù)過程程節(jié)點及節(jié)節(jié)點內(nèi)作業(yè)業(yè)程序，構(gòu)構(gòu)建相應分分類的關(guān)聯(lián)聯(lián)知識資源源子庫及知知識地圖；設(shè)計、設(shè)設(shè)立訂閱機機制，讓員員工根據(jù)當當前從事的的節(jié)點工作作內(nèi)容或依依據(jù)知識地地圖中的相相關(guān)分類文文件類進行行知識訂閱閱；根據(jù)訂閱閱，一方面面設(shè)立委托托流程，委委托專業(yè)人人員或?qū)＜壹沂占R識或信息資資料，并規(guī)規(guī)范處理；另一方面面，對已產(chǎn)產(chǎn)生在關(guān)聯(lián)聯(lián)知識資源源庫的知識識和信息，即即自動發(fā)送送到需求它它的工作人人員郵箱中中。1.55知識資源源管理ITT平臺化的的思路用B/SS結(jié)構(gòu)設(shè)計計，隨時隨隨地用游覽覽器訪問應應用系統(tǒng)平平臺；應用系統(tǒng)統(tǒng)分為：知知識資源應應用功能前前端平臺系系統(tǒng)

44、、知識識信息數(shù)據(jù)據(jù)庫系統(tǒng)、知識資源源后臺收集集整理系統(tǒng)統(tǒng)、資源庫庫管理系統(tǒng)統(tǒng)；領(lǐng)導和員員工通過應應用功能前前端平臺訪訪問和利用用知識資源源；資源庫管管理人員通通過庫管理理系統(tǒng)規(guī)劃劃建立庫分分類，知識識地圖，并并制定和設(shè)設(shè)立訪問權(quán)權(quán)限；資源庫管管理人員、知識資源源的專業(yè)委委托人員和和知識資源源的委托專專家通過后后臺收集整整理系統(tǒng)實實時建設(shè)知知識資源中中的內(nèi)容；考慮到知知識資源與與數(shù)據(jù)型檔檔案、信息息型檔案一一起管理，并并且知識資資源很多來來源于數(shù)據(jù)據(jù)、信息型型檔案，故故采用關(guān)系系型數(shù)據(jù)庫庫作為資源源庫；考慮到今今后的發(fā)展展，知識資資源管理平平臺采用JJ2EE架架構(gòu)設(shè)計，具具有跨平臺臺特性、很很強

45、的擴展展性和功能能模塊的可可重復利用用。1.66知識資源源管理的安安全化思路路在企業(yè)的的各個地區(qū)區(qū)機構(gòu)，分分布設(shè)立訪訪問服務(wù)器器，在總部部設(shè)立應用用系統(tǒng)服務(wù)務(wù)器，各服服務(wù)器之間間設(shè)立VPPN聯(lián)接；在應用系系統(tǒng)中對知知識資源分分層級設(shè)立立安全訪問問權(quán)限；對應用系系統(tǒng)的登陸陸，設(shè)立密密碼檢驗；對特別重重要的文件件、信息，在在訪問時設(shè)設(shè)立指紋校校驗。1.77知識資源源管理制度度化思路首先用制制度的形式式確定知識識資源管理理的組織機機構(gòu)；用制度形形式確定專專業(yè)人員、專家、管管理人員的的職責和權(quán)權(quán)益；建立員工工參與學習習和工作應應用知識資資源的激勵勵措施；建立員工工參與貢獻獻知識的獎獎勵措施；建立訪問問

46、權(quán)限的審審核制度。2、知知識資源管管理應用系系統(tǒng)IT平平臺結(jié)構(gòu)方方案 根據(jù)據(jù)前述知識識資源管理理的思路，我我們看到整整個解決思思路明確了了應用系統(tǒng)統(tǒng)的結(jié)構(gòu)，如如圖示：其中：知識資源源應用功能能系統(tǒng)的主主要功能有有：知識訂閱閱：決策知知識訂閱，業(yè)業(yè)事務(wù)工作作知識訂閱閱信息搜索索知識地圖圖：員工學學習知識地地圖，業(yè)事事務(wù)工作知知識地圖，決決策支持知知識地圖在線考試試：崗位學學習在線考考試知識沉淀淀：工作成成果報告、工作案例例總結(jié)、工工作收集資資料資源庫庫委托收集集、整理系系統(tǒng)的主要要功能有： 委托收收集流程 委托規(guī)規(guī)范流程 委托出出題流程知識資資源庫管理理系統(tǒng)的主主要功能有有： 知識關(guān)關(guān)聯(lián)分類 檔案模模板制定 訪問權(quán)權(quán)限設(shè)置 知識關(guān)關(guān)聯(lián)鏈接3、知知識資源管管理的組織織建設(shè)方案案按照知知識資源管管理系統(tǒng)平平臺運行的的要求，以以知識資源源管理工作作推進與保保障要求，其其組織結(jié)構(gòu)構(gòu)可以設(shè)計計為：其中：知識資資源管理部部：負責知知識資源庫庫管理系統(tǒng)統(tǒng)的日常維維護和操作作。知