在Word中批量套用Excel數(shù)據(jù)(實(shí)例詳解版)

1、在Word中批量套用Excel數(shù)據(jù)（實(shí)例詳解版）使用Word郵件合并功能批量套用Excel數(shù)據(jù)制作和打印通知單2012-6-6江西省樂安縣第一中學(xué)黃紹榮用Word中的郵件合并功能可以完成很多重復(fù)項(xiàng)目的勞動(dòng)?？梢赃@么說，只有想不到，沒有做不到。一、郵件合并的應(yīng)用領(lǐng)域：批量打印信封：按統(tǒng)一的格式，將電子表格中的郵編、收件人地址和收件人打印出來。批量打印信件：主要是換從電子表格中調(diào)用收件人，換一下稱呼，信件內(nèi)容基本固定不變。批量打印請(qǐng)柬：同上2。批量打印工資條：從電子表格調(diào)用數(shù)據(jù)。批量打印個(gè)人簡(jiǎn)歷：從電子表格中調(diào)用不同字段數(shù)據(jù)，每人一頁，對(duì)應(yīng)不同信息。批量打印學(xué)生成績(jī)單：從電子表格成績(jī)中取出個(gè)人信息

2、，并設(shè)置評(píng)語字段，編寫不同評(píng)語。批量打印各類獲獎(jiǎng)證書：在電子表格中設(shè)置姓名、獲獎(jiǎng)名稱和等資，在WORD中設(shè)置打印格式，可1、2、3、4、5、6、7、以打印眾多證書。8、批量打印準(zhǔn)考證、準(zhǔn)考證、明信片、信封等個(gè)人報(bào)表。9、批量打印通知單、錄取通知書等：在電子表格中設(shè)置姓名和通知單（書）中所要用到的相關(guān)信息字段，在WORD中寫好通知內(nèi)容并設(shè)置打印格式，可以打印眾多證書。二、郵件合并時(shí)先準(zhǔn)備好兩個(gè)文件：一個(gè)是Word文檔，這個(gè)Word文檔中應(yīng)包含所需批量打印的單子中的所有共同內(nèi)容（即不變的那部分內(nèi)容）。另一個(gè)是Excel文檔，這個(gè)Excel文檔中應(yīng)包含所需批量打印的每份單子中的個(gè)人信息項(xiàng)目和數(shù)據(jù)（即

3、可變的那部分內(nèi)容）。特別說明：如果你的Excel工作表中有其他的復(fù)雜表頭、復(fù)雜標(biāo)題行（比如某些列在標(biāo)題行出現(xiàn)雙行合并），那么請(qǐng)先把表頭簡(jiǎn)化，只留首行為標(biāo)題，否則在鏈接到Word中時(shí)會(huì)遇到很多麻煩?，F(xiàn)在，我要批量打印每個(gè)教師的環(huán)孕檢通知書（圖例如下）：懷情.孕情檢查通知書（存根）p通知、鄒美花：同志于281年12月日到贅渥辻生辦中（地方接受環(huán)情、孕情檢查。中被通知者簽字:注：如被通知者不在或拒絕簽名者，由其親屬或在場(chǎng)的人簽署,證明已經(jīng)送達(dá)。中通知單位蓋章）中2011年12月詢?nèi)罩幸韵逻@種復(fù)雜的Excel表格是不行的:單位（:加差僉童：樂安縣中小學(xué)于部*職工壞孕檢對(duì)象情況登記表教師棺息現(xiàn)有子女政治

4、面貌出1年月愛人姓宕正躺面貌出生年冃工作單也男女孩二孩三孩岀生時(shí)|0出生時(shí)間嘴時(shí)1鄒美花女慚谿月劉文平197520021月男2陳四萍女1的出4月王志堅(jiān)19321月樂妄一中旳眸5月女在實(shí)際工作中我把它簡(jiǎn)化為下面的表格：大家只需注意表頭標(biāo)題部分的變化?？傊?，只要有數(shù)據(jù)源（電子表格、數(shù)據(jù)庫）等，只要是一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的二維數(shù)表，就可以很方便的按一個(gè)記錄一個(gè)單子的方式從WROD中用郵件合并功能打印出來！并且在同一頁面上打兩個(gè)、三個(gè)或理多均可。三、郵件合并的具體操作：我認(rèn)為，想做這件事情的人必定對(duì)Word、Excel有一定的基礎(chǔ)，因此下面的實(shí)例：批量打印每個(gè)教師的環(huán)孕檢通知書，僅僅為熟悉Word、Excel操作

5、的人而撰寫。1、準(zhǔn)備Excel數(shù)據(jù)庫，制作好Word模板：我的Excel數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)如圖：我的Word模板如圖:下圖左是用表格做出來的，把表格線設(shè)為無色即得右圖。通知二字后的空白處準(zhǔn)備填寫可變內(nèi)容（即姓名）。共IZIeSQG.信毘與郵月壬昱g,”選項(xiàng)也,”顯示曲1工芻井工H欄_J信封口丈信訓(xùn)1導(dǎo)凹”.英交信巒向?qū)?，在Woid2003中,按團(tuán)中方式依號(hào)點(diǎn)：工具信函與郵件郵件合井即可圖中右邊的“郵件合井對(duì)話框。這擇交檔類型正在使用的交檔是卄給型“IT勻薛錄時(shí)信477冃#:9信困您可以.單擊“下一爭(zhēng)賤袁歩驟1/E*卜一呂|+自動(dòng)*村特別注意：制作Word模板時(shí)雖然也可以通過空格來預(yù)留可變內(nèi)容的頁面空

6、間，但是強(qiáng)烈建議用插入表格的方式來給每項(xiàng)(可變的和不可變的)內(nèi)容精確定位。原因不用多解釋了，當(dāng)你不用表格能解決問題那就不用表格吧，但當(dāng)你不用表格時(shí)不文件準(zhǔn)確定位頁面內(nèi)容時(shí)，親，請(qǐng)記得用表格哦。接下來，將教你如何應(yīng)用Word郵件合并的功能將Excel中的數(shù)據(jù)填充到Word文檔中的相應(yīng)空格處，最后完成輸出。2.郵件合并現(xiàn)在進(jìn)行數(shù)據(jù)填充了，這個(gè)步驟在Word中被稱作“郵件合并”，主要意思就是在Word中將模板與一個(gè)數(shù)據(jù)源進(jìn)行鏈接。第一步：打開“郵件合并分步向?qū)А遍_始本實(shí)例的核心步驟。注意一定要選擇合并類型為“信函”。Word2003中的菜單操作流程圖例工具R耒曜型黑匚雪_莘昂(H)宋本B2U色A劣-

7、鈴拼呈和君法-/孑也正女訂信檢製用”.吐-單擊-B|01;Word2010中的菜單操作流程圖例第二步：圖中右邊的“郵件合并”對(duì)話框中點(diǎn)擊“下一步：正啟動(dòng)文檔”，彈出一個(gè)對(duì)話框，再點(diǎn)選使用當(dāng)前文檔下一步：選取收件人，再彈出一個(gè)對(duì)話框，點(diǎn)選使用現(xiàn)有列表瀏覽，然后按基本步驟找到你的Excel文件。迭擇艾慘型正在使用的文檔是卄么類型?心信函信封標(biāo)簽?zāi)夸浶藕?0芻續(xù)崔-的”i步1-6sTM141/J下一步：正在啟動(dòng)文檔如果你的Excel文檔中有其他工作薄，那么上圖中可能會(huì)有很多行（每一個(gè)工作表在上框中對(duì)應(yīng)三行），點(diǎn)所需要的那個(gè)工作薄所對(duì)應(yīng)的第一行的那個(gè)就行了，如右圖。第二步：在上一步最后點(diǎn)“確定”后會(huì)

8、出現(xiàn)這樣的窗口。從中點(diǎn)“下一步：撰寫信函”，在下一彈窗中點(diǎn)“其他項(xiàng)目，接著又會(huì)彈出一窗口，在其中點(diǎn)選你將要插入到Word文檔中的內(nèi)容在Excel文檔中所對(duì)應(yīng)的字段名稱,本例中選“姓名”，選好后點(diǎn)下方的插入按鈕（如果需要插入多個(gè)字段，再點(diǎn)字段名+插入），完成后關(guān)閉窗口。則半臺(tái)并X選擇收件人使用現(xiàn)有列克AOutlook聯(lián)系人中選擇O龍入新列表使用現(xiàn)有列表您當(dāng)前的收件人選自：“樂安縣中小學(xué)干部、職工壞孕衣a選擇另外的列表/編輯收件人列慕第a步，共&步中下一步；撰寫信函上一涉：正在啟動(dòng)文檔例如，我插入“姓名”、“性別”后，在Word頁面中結(jié)果顯示如下：插入字段并關(guān)閉插入字段的那個(gè)窗口后，又回到前一窗口

9、。在其中點(diǎn)“下一步：預(yù)覽信函”，那么，一個(gè)具體的記錄就顯示出來了：此時(shí)上述窗口變成了（從中點(diǎn)：上一步：撰寫郵件可回到前上窗口以便繼續(xù)插入（或更改）其他項(xiàng)目（字段）。在右邊的這個(gè)窗口中，還有其他的一功能操作，作為學(xué)習(xí)，你都點(diǎn)一下試試看，所謂實(shí)踐出真知！可這么說，郵件合并操作至此基本完成，然后進(jìn)行打印或把所有的記錄生成到一個(gè)新的Word文檔中去。但是，在這之前，你很可能還需要實(shí)現(xiàn)在同一張紙上打印兩個(gè)、三個(gè)或更多的記錄?？墒?，現(xiàn)在你的Word頁面中只有一個(gè)記錄，要實(shí)現(xiàn)一個(gè)頁面中打印多外記錄，請(qǐng)繼續(xù)（本人在這個(gè)環(huán)節(jié)，摸索了N久，最終方掌握要領(lǐng)，特此奉獻(xiàn)如下:第四步：如何實(shí)現(xiàn)一個(gè)頁面打印多個(gè)記錄。以下以

10、一個(gè)頁面打印兩個(gè)記錄為例，其他同理可實(shí)現(xiàn)。先將上一記錄完整地復(fù)制(含所有可變和不可變的頁面內(nèi)容)一份，得兩塊完全一樣的頁面區(qū)域了，頁面效果你自己調(diào)整好一一保證兩區(qū)域之間至少留有一個(gè)空行或空格，再將光標(biāo)定位在兩塊區(qū)域間的空行或空格處：打開“郵件合并工具欄”，在其中點(diǎn)“下一記錄”。Word2003中的菜單操作流程圖例工具|窗口酬芾助凹皓和若法,F7:41IES五號(hào)B信B檢案Alt+單擊642pj2斗E10121+20c卜共孚工作ECK).信圏與刪牛()卜審鼻士臺(tái)#mi顯示刪箱井工貝欄CD選項(xiàng)回,.J中丈信封向?qū)?,“英文信朗冋導(dǎo)Word2010中的菜單操作流程圖例在上面的菜單中點(diǎn)“下一記錄”的作用

11、是將數(shù)據(jù)指針依次往下跳，第一個(gè)學(xué)生的成績(jī)單上不必這樣做，因?yàn)橐婚_始，數(shù)據(jù)指針是指向第一個(gè)學(xué)生的，到打換頁時(shí)，數(shù)據(jù)指針會(huì)自動(dòng)下移一個(gè)記錄（理解這個(gè)很重要）。此時(shí)，在非“預(yù)覽信函”模式下的效果圖為：或姓名沖M性別沖譏下一記錄2或姓名沖貞性別爐在“預(yù)覽信函”模式下的效果圖為:為你讓你更好地理解插入“下一記錄”的作用，下面我在兩個(gè)記錄之間連續(xù)插入兩個(gè)“下一記錄”，請(qǐng)看效果圖。在Excel中“鄒美花”后一記錄是“陳四萍”，再后一記錄便是“鄧子萍”特別說明：這里每插入“下一記錄”的作用是讓數(shù)據(jù)指針在上一記錄的基礎(chǔ)上往下移一個(gè)記錄，而此之前的不會(huì)有任何影響，而“郵件合并”窗口中“收件人”左右兩邊的雙前頭按鈕

12、，是讓頁面上所有記錄同時(shí)上移或下移（點(diǎn)一次移動(dòng)一個(gè)記錄）。親，請(qǐng)注意區(qū)別學(xué)到這里，我敢肯定你一定很高興，非常高興！是的，在一張紙上，你想顯示幾個(gè)記錄都行，面排版隨你的便。當(dāng)然，這個(gè)時(shí)候，你還只得到第一張紙上的那些記錄啊?？墒?，本次學(xué)習(xí)的最重要之處恰是就只用做好這一頁，再點(diǎn)幾下按鈕你將會(huì)得到頁面效果完全一樣而記錄數(shù)據(jù)卻前后連續(xù)的N頁了。先鎮(zhèn)靜下，繼續(xù)學(xué)習(xí)，很快Wor如愿010中的菜單操作流程圖例Word2003中的菜單操作流程圖例；由吝件臺(tái)井亍頁憐信函I貫：II收件人：1I二I細(xì)查找收件人做出更改您還可嘆更改收件人列表:營編輯收件人列表.丨排薛此收件人丨醫(yī)礬|懿歩騾5/6*下一岀.擊成臺(tái)幷申上一

13、歩：接寫信匡1如果在上述流程中，最后選擇“編輯個(gè)人文檔”（Word2003中為“編輯個(gè)人信函”）那么彈出的窗口是“合并到新文檔”，在這里你可以設(shè)置從第幾記錄打印到第幾個(gè)記錄，然后點(diǎn)確定，會(huì)把你所需打印的所有記錄輸出到一個(gè)新的Word文檔中，新生成的Word文檔中會(huì)有很多頁，并且每一頁的頁面效果與你如上所制作的那一頁Word模板完全一樣，但每一頁的記錄卻是連續(xù)的，直到你所設(shè)置的最后一個(gè)記錄。當(dāng)然，如果在上述流程中，最后選擇“打印文檔”（Word2003中為“打印”），那么彈出的窗口是“合并到打印機(jī)”，接下來的同樣可以設(shè)置需打印記錄的起點(diǎn)和終點(diǎn)，確定后直接傳到打印機(jī)進(jìn)行打印。如果你當(dāng)前電腦沒有連接

14、打印機(jī)的話，那么，請(qǐng)按上述操作將所有記錄生成到一個(gè)新的Word文檔中去，然后你只需把那個(gè)新生成的Word文檔復(fù)制到別處去打印了。如果你的郵件合并任務(wù)不需要打印照片的話，至此已經(jīng)大功成了！3在記錄中插入照片：方法1：將光標(biāo)定位于需要插入照片的單元格內(nèi),然后按右圖菜單操作頁面布局引卑由剛牛自閱視圏加戟項(xiàng)Word2010中的菜單操作流程圖例其中插入合并域下的“照片”選項(xiàng)是你Excel文檔中存放照片地址(照片地址須含路徑和擴(kuò)展名)的那一列的字段名稱。之后在不同模式下有不111111111111ilia8S6QDDD|叩口突口顯示地址塊問候語收件人”收件人列表合樹曲更新標(biāo)簽輪寫和雄鵜1X1疇臺(tái)面覩1照片

15、同的頁面顯示，分別解釋如下:在非結(jié)果預(yù)覽模式下:在非結(jié)果預(yù)覽模式下:在“Alt+F9”模式下：說明：上述三種模式之間可以通過把鼠標(biāo)定位在域內(nèi)并點(diǎn)右鍵通過菜單里的“切換域代碼”實(shí)現(xiàn)相互切換。現(xiàn)在，我們?cè)凇癆lt+F9”模式下：通過右擊域所得菜單“編輯域”得如下彈窗:INCLUDEPICILREMERGEFIELD0o片f+此不選時(shí)得點(diǎn)選IncludePicture項(xiàng)，這里隨便寫上些什么（反正下一步要對(duì)它進(jìn)行修改）IKIC：LUDEPIC7LRElln|此不勾選時(shí)得經(jīng)過反復(fù)試驗(yàn)，勾不勾選此項(xiàng)均可，現(xiàn)以不勾選為例即得接下來，用鼠標(biāo)選中引號(hào)里的11,然后按下圖示操作:其中插入合并域下的“照片”選項(xiàng)是你Excel文檔中存放照片地址（照片地址須含路徑和擴(kuò)展名）的那一列的字段名稱。完成以上操作后，你的頁面顯示效果為：再次“Alt+F9”可能變成:將鼠標(biāo)指針定們?cè)谥械摹罢掌碧?，點(diǎn)右鍵通過菜單里的