文件和檔案的管理制度

1、 文件與檔案管理制度XFRQ-007-3第一章 總 則第一條 為統(tǒng)一、規(guī)范文件與檔案的管理，保證公司各項(xiàng)工作順利 進(jìn)行，特制定本制度。第二條 本制度適用于茌平信發(fā)燃?xì)庥邢薰镜臋n案管理。第二章 發(fā)文編號(hào)及公文格式第三條 文件與檔案的管理，要做到規(guī)范、準(zhǔn)確、及時(shí)、安全；公 司行文要克服官僚主義和文牘主義。第四條 本制度所稱(chēng)文件是指公司內(nèi)部之間及與外界（包括政府機(jī) 構(gòu)、企事、業(yè)單位、法人機(jī)構(gòu)、 個(gè)人）相互交流的書(shū)面文檔、 電子文檔、 傳真、電報(bào)、電子郵件、圖書(shū)期刊、聲像材料等。第五條 公司的文件管理部門(mén)為公司綜合管理部，凡涉及公司的文 件均需由公司項(xiàng)目經(jīng)理部統(tǒng)一安排處理。第六條 公司發(fā)文：包括以公

2、司名義發(fā)文，以部門(mén)名義發(fā)文。第七條 文號(hào)管理：各部門(mén)發(fā)文將公文草樣上報(bào)項(xiàng)目經(jīng)理部，由綜 合管理部登記公文編號(hào)并進(jìn)行規(guī)范核定，發(fā)文文號(hào)規(guī)范如下：1、以公司名義發(fā)文：茌信燃字 * 號(hào)（如“茌信燃字 20171 號(hào)”），此文號(hào)用于公布公司的重大事項(xiàng)及向總公司、政府機(jī)構(gòu)、相關(guān)企 事業(yè)單位發(fā)文；2、以財(cái)務(wù)部名義發(fā)文：茌信燃財(cái)字 * 號(hào)（如“茌信燃財(cái)字 20171 號(hào)”），此文號(hào)用于涉及財(cái)務(wù)部業(yè)務(wù)的發(fā)文；3、以綜合管理部名義發(fā)文：茌信燃綜字 * 號(hào)（如“茌信燃綜 字20171 號(hào)”），此文號(hào)用于涉及綜合管理部業(yè)務(wù)的發(fā)文；4、以安全與運(yùn)營(yíng)部名義發(fā)文：茌信燃安字 * 號(hào)（如“茌信燃 安字 20171 號(hào)”），

3、此文號(hào)用于涉及安全與運(yùn)營(yíng)部業(yè)務(wù)的發(fā)文；5、以工程技術(shù)部名義發(fā)文：茌信燃工字 * 號(hào)（如“茌信燃工 字20171 號(hào)”），此文號(hào)用于涉及工程技術(shù)部業(yè)務(wù)的發(fā)文；6、以市場(chǎng)與客服部名義發(fā)文：茌信燃市字 * 號(hào)（如“茌信燃 市字 20171 號(hào)”），此文號(hào)用于涉及市場(chǎng)與客服部業(yè)務(wù)的發(fā)文；7、以非管道事業(yè)部名義發(fā)文：茌信燃非字 * 號(hào)（如“茌信燃 非字 20171 號(hào)”），此文號(hào)用于涉及非管道事業(yè)部業(yè)務(wù)的發(fā)文；8、公司文號(hào)順序以年為單位從 001 號(hào)開(kāi)始；9、各部門(mén)無(wú)須加蓋公司章的發(fā)文，無(wú)須編排文號(hào)。 第八條 發(fā)文種類(lèi)：1、請(qǐng)示：請(qǐng)上級(jí)指示和批準(zhǔn)；2、報(bào)告：向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作，反映情況；3、指示：對(duì)下級(jí)

4、布置工作，闡明工作活動(dòng)的指導(dǎo)原則；4、批復(fù)：答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)；5、通知：傳達(dá)公司的重要情況以及相關(guān)事項(xiàng)，發(fā)布規(guī)章制度、要求 下級(jí)辦理或者需要知道的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)下級(jí)的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)公文，公布 應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)；6、決定：對(duì)某些問(wèn)題或者重大行動(dòng)作出安排；7、函：平行部門(mén)之間互相商洽工作，答復(fù)問(wèn)題或知會(huì)有關(guān)事項(xiàng)；8、會(huì)議紀(jì)要和決議：傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神，要求有關(guān)部門(mén) 共同遵守執(zhí)行。第九條 發(fā)文格式：1、采用 A4紙張，豎排；2、文件抬頭：茌平信發(fā)燃?xì)庥邢薰?，紅字；3、文號(hào)：加黑、宋體、小四號(hào)字；4、主送單位及標(biāo)題：加黑宋體四號(hào)字；5、正文：宋小四號(hào)字， 1 倍半行距；6、單位印章：紅色公司章；

5、7、日期：加黑、宋體、四號(hào)字，用大寫(xiě)；8、抄報(bào)、抄送、存檔：宋體四號(hào)字。第三章 公文的擬定及收、發(fā)文第十條 草擬公文應(yīng)注意以下事項(xiàng)：1、內(nèi)容要符合黨和國(guó)家的路線、方針、政策、法律、法規(guī)及地方性行政規(guī)章；2、反映情況要客觀，實(shí)事求是；3、文字要準(zhǔn)確、精煉，條理要清楚，層次要分明，結(jié)構(gòu)要緊密，用 語(yǔ)要規(guī)范、嚴(yán)密；4、人、地、物名、引文及時(shí)間要具體、準(zhǔn)確；（五）文件必須使用鋼筆起草，不得使用圓珠筆。第十條 發(fā)文管理程序：1、發(fā)文部門(mén)相關(guān)人員起草公文；2、發(fā)文部門(mén)負(fù)責(zé)人審閱公文草樣在內(nèi)容上有無(wú)偏差， 若不通過(guò)則返 回相關(guān)人員修改公文；若通過(guò)則上報(bào)綜合管理部；3、綜合管理部對(duì)上報(bào)文稿格式、文體、措詞進(jìn)行

6、規(guī)范調(diào)整、補(bǔ)充修 改后，登記公文編號(hào)并進(jìn)行規(guī)范核定；4、綜合管理部審閱公文草樣， 對(duì)公文涉及的政策法規(guī)內(nèi)容進(jìn)行把關(guān)。 若不通過(guò)，返還發(fā)文部門(mén)修改公文；若通過(guò)則上報(bào)主管副總審批；5、主管副總審核公文草樣，對(duì)相關(guān)政策法規(guī)內(nèi)容進(jìn)行審核，不通過(guò) 則返還發(fā)文部門(mén)修改公文；審核通過(guò)則簽署意見(jiàn)，交總經(jīng)理審批；6、總經(jīng)理審閱公文草樣，對(duì)相關(guān)政策法規(guī)內(nèi)容進(jìn)行審核，不通過(guò)則 返還發(fā)文部門(mén)修改公文，審核通過(guò)后簽署意見(jiàn)。7、綜合管理部打印、校對(duì)公文樣稿，若打印有誤，根據(jù)校對(duì)稿重打 公文樣稿，若打印無(wú)誤，根據(jù)份數(shù)要求印刷公文；8、綜合管理部辦理公文蓋章工作，進(jìn)入印章使用管理流程；9、綜合管理部填寫(xiě)發(fā)文登記材料，將正式公

7、文下發(fā)，回收修改的文件和舊文件，與相關(guān)部門(mén)辦理登記、簽收手續(xù)；10、綜合管理部留存下發(fā)公文，立卷歸檔，相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人按文件 要求組織落實(shí)相關(guān)工作。第十一條 發(fā)文采用書(shū)面簽收方式，綜合管理部直接將文件交到各 部門(mén)，與相關(guān)部門(mén)辦理登記、簽收手續(xù)。第十二條 公司收文由綜合部負(fù)責(zé)， 由綜合部的行政專(zhuān)員進(jìn)行簽收、 登記：1、收文處理：（1）公文處理：公司的所有收文必須登記，并注明公文的內(nèi)容、收到的時(shí)間和轉(zhuǎn)移的去向。綜合管理部將公文登記后，綜合管理部經(jīng)理審 閱，提交總經(jīng)理審閱、批示，根據(jù)總經(jīng)理的批示進(jìn)行傳閱和下發(fā)，傳閱 人要在公文上簽字，外來(lái)公文的傳閱和下發(fā)一律使用復(fù)印件，公文原件 存檔；（2）信函處理：

8、指名收受的信函由信封上的記載可認(rèn)為公務(wù)文書(shū)者， 應(yīng)視同公務(wù)文書(shū)拆封，如系私事，再予以發(fā)還；未能認(rèn)為公務(wù)文書(shū)的信 函，經(jīng)其收信人本人拆封后如系公務(wù)文書(shū)，應(yīng)交回綜合管理部依公文處 理；（3）指名部門(mén)負(fù)責(zé)人以上人員的信函， 應(yīng)送其本人，如系公務(wù)文書(shū)， 再交回綜合管理部依公文處理；（4）所有公文、信函和包裹的發(fā)放均辦理登記、簽字手續(xù)。2、收文處理要點(diǎn)：為有利文書(shū)處理并達(dá)到分層負(fù)責(zé)目的，經(jīng)辦人應(yīng)就內(nèi)容要點(diǎn)簽擬辦意見(jiàn)，各主管人員應(yīng)對(duì)文案注明意見(jiàn)，禁止只簽名而 無(wú)意見(jiàn)；3、文件處理期限：（1）綜合管理部收文時(shí)，原則上應(yīng)隨到隨送，不得積壓，最遲應(yīng)于 文到一小時(shí)內(nèi)送交有關(guān)人員；經(jīng)辦人員的處理期限：急件、電報(bào)、機(jī)

9、密文件等應(yīng)隨到隨辦，于文到一日內(nèi)處理完畢為 原則；一般文件由部門(mén)負(fù)責(zé)人指定處理期限，一般以文到三日內(nèi)處理完 畢為原則；來(lái)文定有答復(fù)期限者， 應(yīng)盡力于來(lái)文所定期限內(nèi)處理完畢； 計(jì)劃、 研究、開(kāi)發(fā)、規(guī)章制度修訂、搜集資料等特殊文件的管理應(yīng)斟酌實(shí)際需 要分別規(guī)定其處理期限。文件歸檔，應(yīng)日案日清，最遲不得逾二日；簽呈及傳閱文件：時(shí)接時(shí)清，接到文件后立刻簽呈或簽閱，最遲 不得超過(guò)一日。第十三條 收文管理程序：1、綜合管理部簽收上級(jí)部門(mén)、有關(guān)部門(mén)來(lái)文，登記收文登記表和閱 文單；2、綜合管理部經(jīng)理審閱外來(lái)公文， 提出處理建議，提交總經(jīng)理批閱；3、總經(jīng)理批閱相關(guān)文件，提出處理意見(jiàn)或措施；4、綜合管理部根據(jù)閱文

10、單批示，確定是否需要下發(fā)辦理，不需下發(fā) 則將文件立卷歸檔，需要下發(fā)則確定是否轉(zhuǎn)發(fā)。若需要轉(zhuǎn)發(fā)辦理，則根 據(jù)批示起草公司轉(zhuǎn)發(fā)公文，進(jìn)入發(fā)文流程；若不需要轉(zhuǎn)發(fā)，則復(fù)印外來(lái) 公文，通知相關(guān)部門(mén)簽收文件；5、相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽收公文，并閱讀、處理外來(lái)公文和公司公文， 負(fù)責(zé)辦理或組織學(xué)習(xí)；6、公文下發(fā)后， 綜合管理部確定相關(guān)部門(mén)的辦理時(shí)間是否臨近或已 經(jīng)超過(guò)規(guī)定時(shí)限，在臨近時(shí)限時(shí)催辦文件。對(duì)超過(guò)規(guī)定時(shí)限的，要登記 核準(zhǔn)超限的時(shí)間；7、行政專(zhuān)員將公文立卷歸檔。第四章 檔案管理第十四條 檔案管理：綜合管理部負(fù)責(zé)管理公司的檔案。各部門(mén)可 設(shè)兼職檔案員，負(fù)責(zé)管理各部門(mén)的檔案。各部門(mén)須對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編 號(hào)、立卷，

11、確定保管期限和密級(jí)，編寫(xiě)檔案目錄。第十五條 歸檔文件的保存期限：文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：1、永久保存：（1）公司章程；（2）規(guī)章制度及公司條例；（3）政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件；（4）不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)證及其他債權(quán)憑證；（5）工程設(shè)計(jì)圖、竣工圖；（6）工程施工、竣工驗(yàn)收等相關(guān)施工資料；（7）其他經(jīng)核定須永久保存的文書(shū)；2、10 年保存：（1）事業(yè)計(jì)劃資料；（2）用戶(hù)檔案；（3）各場(chǎng)站運(yùn)行相關(guān)記錄。（4）其他經(jīng)核定須保存 10 年的文書(shū)、資料；3、5 年保存：（1）期滿(mǎn)或解除之合同；（2）其他經(jīng)核定保存 5 年的文書(shū)、資料；4、3 年保存：（1）安全生產(chǎn)責(zé)任制溝通記錄

12、；（2）安全生產(chǎn)責(zé)任制考核記錄；（3）安全生產(chǎn)責(zé)任書(shū)。5、1 年保存：無(wú)長(zhǎng)期保存必要者；第十六條 檔案的歸檔及維護(hù)管理程序：1、各部門(mén)兼職檔案員收集整理日常檔案， 包括用戶(hù)檔案、財(cái)務(wù)檔案、 市場(chǎng)信息檔案、員工檔案、各場(chǎng)站運(yùn)行記錄等過(guò)程中接收和整理的所有 檔案資料。并按歸檔的時(shí)間要求將部門(mén)的檔案資料移交公司綜合管理部；2、綜合管理部檢查上交的檔案材料是否符合歸檔要求， 若檔案材料 不符合歸檔要求，則返還相關(guān)部門(mén)；若檔案材料符合歸檔要求，與歸檔 部門(mén)兼職檔案員辦理移交手續(xù)；3、綜合管理部將檔案分類(lèi)、編號(hào)、立卷及確定保管期限和密級(jí)，編 寫(xiě)檔案目錄，并將檔案入庫(kù)上架；4、綜合管理部對(duì)庫(kù)存的各類(lèi)檔案資料

13、進(jìn)行保管維護(hù)， 按管理規(guī)定進(jìn) 行統(tǒng)計(jì)、清理、核對(duì)，并定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定工作；5、綜合管理部按規(guī)定組織相關(guān)部門(mén)對(duì)到期檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀鑒定， 并編 制檔案銷(xiāo)毀清單，提交綜合管理部經(jīng)理審核；6、綜合管理部經(jīng)理審核檔案銷(xiāo)毀清單， 若不通過(guò)則返回綜合管理部 修改，若通過(guò)則簽字并報(bào)請(qǐng)主管副總審批；7、主管副總審批檔案銷(xiāo)毀清單，若不通過(guò)則返回綜合管理部修改， 若通過(guò)則簽字批準(zhǔn)，進(jìn)行檔案銷(xiāo)毀工作；8、各部門(mén)兼職檔案管理員、綜合管理部、綜合管理部經(jīng)理共同監(jiān)督 銷(xiāo)毀檔案并在檔案銷(xiāo)毀清單上簽字。第十七條 檔案文件的借閱、查閱：1、各部門(mén)經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要需借閱、查閱檔案時(shí)填寫(xiě)借閱/ 查閱申請(qǐng)單，部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，若為非密

14、級(jí)檔案和內(nèi)部單位借閱、查閱，綜 合管理部辦理借閱、查閱手續(xù)，否則，綜合管理部經(jīng)理審核批準(zhǔn)、主管 副總審核批準(zhǔn)后辦理借閱、查閱手續(xù)；由綜合管理部填寫(xiě)借閱登記表， 并于借閱登記表上填注借閱的日期、部門(mén)、具體文件名稱(chēng)、借閱目的，在借閱人員簽字后將檔案交與調(diào)卷人員；2、秘密級(jí)檔案資料只有各部門(mén)負(fù)責(zé)人以上管理人員可以申請(qǐng)查閱， 機(jī)密級(jí)檔案資料只有副總經(jīng)理以上管理人員可以申請(qǐng)查閱；3、檔案歸還時(shí)，經(jīng)綜合管理部核查無(wú)誤、檔案資料完整則辦理注銷(xiāo) 手續(xù)，并于檔案借閱登記表填注歸還日期后，檔案即行歸入檔夾。檔案 借閱登記表由綜合管理部留存?zhèn)洳椋蝗绨l(fā)現(xiàn)檔案損壞、遺失等情況，積 極追查補(bǔ)救并歸檔，且須及時(shí)向綜合管理部

15、經(jīng)理報(bào)告情況，綜合管理部 經(jīng)理擬定處理意見(jiàn)報(bào)主管副總審批，按主管副總的審批意見(jiàn)進(jìn)行處理。4、檔案的借閱時(shí)間最長(zhǎng)以一周為限， 如有特殊情形欲延長(zhǎng)借閱期限 時(shí)，應(yīng)按借閱程序重新辦理。調(diào)卷人員對(duì)于所調(diào)案卷，不得抽換增損；5、調(diào)卷人員借閱檔案，應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還，如有其他人員借閱同 一檔案時(shí)，應(yīng)重新填寫(xiě)借閱 / 查閱申請(qǐng)單，不得私自授受；6、查閱檔案者必須在公司查閱，不得隨意帶出公司，不得要求查閱 與利用目的、范圍無(wú)關(guān)的檔案。7、主管副總審批檔案銷(xiāo)毀清單，若不通過(guò)則返回綜合管理部修改， 若通過(guò)則簽字批準(zhǔn)，進(jìn)行檔案銷(xiāo)毀工作；8、各部門(mén)兼職檔案管理員、綜合管理部、綜合管理部經(jīng)理共同監(jiān)督 銷(xiāo)毀檔案并在檔案銷(xiāo)毀清單上簽字。第十八條 聲像檔案管理：聲像檔案資料一般由錄音帶、錄像帶、 攝像帶、影片（母片） 、照片（含底片）、包括 U 盤(pán)、硬盤(pán)等及文字說(shuō)明 兩部分組成，聲像檔案資料是本公司檔案的組成部分，由綜合管理部集中統(tǒng)一管理，聲像檔案資料種類(lèi)包括：1、反映本公司主要職能活動(dòng)工作成果和存在問(wèn)題的聲像資料；2、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加的與本公司有關(guān)的重大活動(dòng)的聲像資 料；