時間管理的步驟和技巧

1、哈佛管理導(dǎo)師系列課程時間管理理目錄主題概述述3第一節(jié) HYPERLINK javascript:openPage(index_youdo.htm); 如果是是您，您您會怎么么做？3第二節(jié) HYPERLINK javascript:openPage(index_outline.htm); 主題列列表3第三節(jié) HYPERLINK javascript:openPage(index_summary.htm); 主題摘摘要5第四節(jié) HYPERLINK javascript:openPage(index_mentor.htm); 導(dǎo)師簡簡介5第五節(jié) HYPERLINK javascript:openPa

2、ge(index_using.htm); 主題使使用說明明5第二章核心概概念7第一節(jié) HYPERLINK javascript:openPage(core/manage.htm); 為何要要管理時時間？7第二節(jié) HYPERLINK javascript:openPage(core/goals.htm); 確定目目標(biāo)和排排定目標(biāo)標(biāo)的優(yōu)先先次序88第三節(jié) HYPERLINK javascript:openPage(core/tasks.htm); 將目標(biāo)標(biāo)分解成成任務(wù)11第四節(jié) HYPERLINK javascript:openPage(core/analyzin.htm); 分析您您是如何何利用

3、時時間的14第五節(jié) HYPERLINK javascript:openPage(core/timewast.htm); 判別和和消除常常見的“時間浪浪費因素素”177第六節(jié) HYPERLINK javascript:openPage(core/scheduli.htm); 更有效效地安排排您的時時間200第七節(jié) HYPERLINK javascript:openPage(core/strategi.htm); 監(jiān)督和和改進(jìn)您您的時間間管理策策略23第八節(jié) HYPERLINK javascript:openPage(core/bosses.htm); 與浪費費時間的的上司打打交道25第九節(jié) HY

4、PERLINK javascript:openPage(core/demands.htm); 平衡工工作需要要和個人人時間28第十節(jié) HYPERLINK javascript:openPage(core/employee.htm); 幫助您您的員工工管理他他們的時時間299第三章步驟322第一節(jié) HYPERLINK javascript:openPage(steps/step1.htm); 管理時時間的步步驟332第二節(jié) HYPERLINK javascript:openPage(steps/step2.htm); 對上司司說“不不”的步步驟332第四章技巧333第一節(jié) HYPERLINK j

5、avascript:openPage(tips/delegati.htm); 授權(quán)的的技巧333第二節(jié) HYPERLINK javascript:openPage(tips/travel.htm); 最大限限度地利利用差旅旅時間的的技巧333第三節(jié) HYPERLINK javascript:openPage(tips/meetings.htm); 取得最最佳會議議成果的的技巧333第四節(jié) HYPERLINK javascript:openPage(tips/telework.htm); 有效使使用遠(yuǎn)程程辦公的的技巧344第五節(jié) HYPERLINK javascript:openPage(tip

6、s/home.htm); 在家工工作的技技巧334第一章主題題概述第一節(jié)如果是是您，您您會怎么么做？下午 55 點，馬里索索從她的的辦公桌桌上抬頭頭看到同同事們正正在收拾拾東西準(zhǔn)準(zhǔn)備回家家。以她她目前的的速度，她可能能要在辦辦公室里里待到半半夜。盯盯著她的的任務(wù)列列表，她她沮喪地地嘆了口口氣。還還剩下三三項關(guān)鍵鍵任務(wù)。自己這這一整天天都做了了些什么么？為什什么這些些任務(wù)還還完不成成？她回回顧了自自己的一一天。上上午，她她與托尼尼一起討討論他的的月度報報告。午午餐時間間則用來來回復(fù) 20 多封電電子郵件件。然后后被一個個客戶服服務(wù)請求求占去了了一下午午時間，而這件件事本該該由其他他人來處處理。如

7、如果她沒沒有完成成確實需需要處理理的工作作，那她她的任務(wù)務(wù)列表和和精心規(guī)規(guī)劃又有有何意義義呢？如如果是您您，您會會怎么做做？這時您會會怎么做做？馬里索應(yīng)應(yīng)該從檢檢查自己己的長期期組織目目標(biāo)開始始。通過過評估最最重要的的目標(biāo)并并排列優(yōu)優(yōu)先次序序，馬里里索能夠夠弄清楚楚應(yīng)該在在哪里或或不應(yīng)該該 在哪哪里花費費時間。接下來來就是將將目標(biāo)分分解為易易管理的的任務(wù)，列出完完成各項項任務(wù)的的所有必必需步驟驟。然后后，她應(yīng)應(yīng)該估算算每項任任務(wù)或活活動所需需要的時時間，并并設(shè)定最最后完成成期限。她應(yīng)該該在日程程表上安安排出大大量時間間，以確確保能夠夠有時間間來完成成這些任任務(wù)。最最重要的的是，她她應(yīng)該盡盡量避

8、免免任何中中斷，因因為這會會浪費她她的時間間或者使使她偏離離主要目目標(biāo)。在本主題題中，您您將學(xué)會會如何確確定最重重要的工工作和最最不重要要的工作作，然后后將時間間花費在在最關(guān)鍵鍵的任務(wù)務(wù)上，而而不要浪浪費在不不重要的的事情上上。了解解了本主主題中闡闡述的各各種觀點點后，請請點擊“練習(xí)”，參與與互動場場景練習(xí)習(xí)、做出出決策并并獲得針針對您所所做選擇擇的即時時反饋。第二節(jié)主題列列表主題概述述 HYPERLINK javascript:openPage(index_youdo.htm); 如果是是您，您您會怎么么做？ HYPERLINK javascript:openPage(index_outli

9、ne.htm); 主題列列表 HYPERLINK javascript:openPage(index_summary.htm); 主題摘摘要 HYPERLINK javascript:openPage(index_mentor.htm); 導(dǎo)師簡簡介 HYPERLINK javascript:openPage(index_using.htm); 主題使使用說明明核心概念念 HYPERLINK javascript:openPage(core/manage.htm); 為何要要管理時時間？ HYPERLINK javascript:openPage(core/goals.htm); 確定目目標(biāo)和

10、排排定目標(biāo)標(biāo)的優(yōu)先先次序 HYPERLINK javascript:openPage(core/tasks.htm); 將目標(biāo)標(biāo)分解成成任務(wù) HYPERLINK javascript:openPage(core/analyzin.htm); 分析您您是如何何利用時時間的 HYPERLINK javascript:openPage(core/timewast.htm); 判別和和消除常常見的“時間浪浪費因素素” HYPERLINK javascript:openPage(core/scheduli.htm); 更有效效地安排排您的時時間 HYPERLINK javascript:openPage

11、(core/strategi.htm); 監(jiān)督和和改進(jìn)您您的時間間管理策策略 HYPERLINK javascript:openPage(core/bosses.htm); 與浪費費時間的的上司打打交道 HYPERLINK javascript:openPage(core/demands.htm); 平衡工工作需要要和個人人時間 HYPERLINK javascript:openPage(core/employee.htm); 幫助您您的員工工管理他他們的時時間步驟 HYPERLINK javascript:openPage(steps/step1.htm); 管管理時間間的步驟驟 HYPER

12、LINK javascript:openPage(steps/step2.htm); 對上司司說“不不”的步步驟技巧 HYPERLINK javascript:openPage(tips/delegati.htm); 授授權(quán)的技技巧 HYPERLINK javascript:openPage(tips/travel.htm); 最大限限度地利利用差旅旅時間的的技巧 HYPERLINK javascript:openPage(tips/meetings.htm); 取得最最佳會議議成果的的技巧 HYPERLINK javascript:openPage(tips/telework.htm); 有

13、效使使用遠(yuǎn)程程辦公的的技巧 HYPERLINK javascript:openPage(tips/home.htm); 在家工工作的技技巧練習(xí) HYPERLINK javascript:openPage(practice/index.htm); 說說明工具 HYPERLINK javascript:openPage(tools/mt01.htm); 目目標(biāo)確定定及排序序工作表表 HYPERLINK javascript:openPage(tools/mt02.htm); 將目標(biāo)標(biāo)分解成成任務(wù)的的工作表表 HYPERLINK javascript:openPage(tools/mt03.htm)

14、; 日?；罨顒尤罩局颈?HYPERLINK javascript:openPage(tools/mt04.htm); 時間浪浪費因素素判別及及評估工工作表 HYPERLINK javascript:openPage(tools/mt05.htm); 任務(wù)列列表自測 HYPERLINK javascript:openPage(quiz/index_.htm); 說說明學(xué)習(xí)更多多內(nèi)容 HYPERLINK javascript:openPage(./resrcs/time/index.htm); 在線文文章 HYPERLINK javascript:openPage(./resrcs/time/no

15、tes.htm); 文章 HYPERLINK javascript:openPage(./resrcs/time/books.htm); 著作第三節(jié)主題摘摘要本主題將將幫助您您：分析您目目前的時時間安排排，并尋尋找改進(jìn)進(jìn)機(jī)會確定哪些些任務(wù)對對實現(xiàn)您您的長期期目標(biāo)最最為關(guān)鍵鍵使用計劃劃工具來來有效地地計劃時時間控制時間間浪費因因素實施您的的日程表表，在實實施過程程中進(jìn)行行評估，并根據(jù)據(jù)需要進(jìn)進(jìn)行修改改第四節(jié)導(dǎo)師簡簡介大衛(wèi)史史道弗 (Daavidd Sttauffferr)大衛(wèi)史史道弗是是一位商商務(wù)作家家，是企企業(yè)寫作作公司 Staaufffer Burry IInc. ( HYPERLINK t

16、 new ) 的老老板。他他創(chuàng)作了了四部有有關(guān)企業(yè)業(yè)成功的的作品，全部由由 Joohn Willey & SSonss 出版版，而且且他還為為Harrvarrd MManaagemmentt Uppdatte、Acrrosss thhe BBoarrd、華爾爾街日報報及其其他出版版物撰寫寫了許多多工商管管理方面面的文章章。作為為企業(yè)與與商業(yè)協(xié)協(xié)會的簽簽約作家家，大衛(wèi)衛(wèi)撰寫了了幾百份份年度報報告、投投資指南南、行業(yè)業(yè)介紹以以及管理理信息簡簡訊等。第五節(jié)主題使使用說明明主題架構(gòu)構(gòu)“時間管管理”主主題分成成下列幾幾個部分分。屏幕幕頂部顯顯示了進(jìn)進(jìn)入各部部分的鏈鏈接。主題概述述點擊“主主題概述述”可查

17、查看對這這一主題題的介紹紹。首先先瀏覽“如果是是您，您您會怎么么做？”中的虛虛擬場景景，然后后查看“這時您您會怎么么做？”中的回回答?！爸黝}列列表”提提供了“站點地地圖”，其中包包含指向向本主題題中所有有要素的的鏈接。 核心概念念點擊“核核心概念念”，可可詳細(xì)了了解這一一主題的的主要思思想。學(xué)學(xué)習(xí)如何何確定目目標(biāo)的優(yōu)優(yōu)先次序序，并將將它們分分成易管管理的任任務(wù)，分分析如何何更有效效地安排排與使用用時間，監(jiān)控您您的時間間管理戰(zhàn)戰(zhàn)略，以以及判別別常見的的“時間間浪費因因素”。步驟點擊“步步驟”可可獲得有有關(guān)如何何更有效效地管理理時間的的指南，并可了了解在上上司的要要求與您您的最高高優(yōu)先級級目標(biāo)沖沖

18、突時如如何拒絕絕他。技巧點擊“技技巧”可可獲得關(guān)關(guān)于如何何更有效效地分配配任務(wù)、如何充充分利用用差旅時時間和會會議時間間、如何何進(jìn)行遠(yuǎn)遠(yuǎn)程工作作和在家家辦公等等問題的的信息。練習(xí)點擊“練練習(xí)”，可參與與互動場場景練習(xí)習(xí)，在其其中扮演演管理者者的角色色、做出出決策并并獲得針針對您所所做選擇擇的即時時反饋。工具點擊“工工具”可可獲取相相關(guān)表格格，幫助助您確定定目標(biāo)及及其優(yōu)先先次序；將目標(biāo)標(biāo)分成多多項任務(wù)務(wù)；記錄錄日?；罨顒?；判判別時間間浪費因因素；創(chuàng)創(chuàng)建任務(wù)務(wù)列表；以及評評估您的的日程表表。自測點擊“自自測”，可了解解自己對對所學(xué)內(nèi)內(nèi)容的掌掌握程度度。您將將會獲得得針對您您所做選選擇的即即時反饋饋

19、。摘要要頁面列列出了參參考資料料的鏈接接。學(xué)習(xí)更多多內(nèi)容點擊“學(xué)學(xué)習(xí)更多多內(nèi)容”，可閱閱讀兩篇篇與本主主題相關(guān)關(guān)的文章章。同時時，您將將看到其其他文章章和資料料的列表表，并附附有簡要要的介紹紹。主題導(dǎo)航航點擊屏幕幕頂部和和左側(cè)的的鏈接，可瀏覽覽本主題題中的內(nèi)內(nèi)容。點點擊屏幕幕頂部的的鏈接，您將看看到屏幕幕左側(cè)的的鏈接有有相應(yīng)變變化。按按以下步步驟，可可循序漸漸進(jìn)瀏覽覽本主題題的全部部內(nèi)容：從左到右右點擊頂頂部的鏈鏈接，訪訪問本主主題的各各個部分分。 從上到下下點擊左左側(cè)的鏈鏈接，查查看各部部分中的的內(nèi)容。 在“練習(xí)習(xí)”部分分中，點點擊“下下一頁”可繼續(xù)續(xù)場景練練習(xí)。在在需要選選擇答案案時，請請

20、選擇一一個選項項，并閱閱讀相應(yīng)應(yīng)反饋。然后再再嘗試其其他選項項，以了了解更多多信息。再次點點擊“下下一頁”繼續(xù)。 在“工具具”部分分中，點點擊圖標(biāo)標(biāo)可打開開相應(yīng)工工具。您您可以將將工具打打印出來來以便脫脫機(jī)使用用?；蛘哒?，您也也可以在在線填寫寫工具，并將其其保存到到您的硬硬盤。最后，參參加“自自測”中中的測驗驗，并閱閱讀“學(xué)學(xué)習(xí)更多多內(nèi)容”中的“在線文文章”，至此完完成整個個主題的的學(xué)習(xí)。第二章核心心概念第一節(jié)為何要要管理時時間？當(dāng)您身陷陷電子郵郵件、語語音郵件件、會議議、以及及文書工工作等瑣瑣碎的事事務(wù)中，而下屬屬又不斷斷向您尋尋求幫助助或給您您帶來問問題時，您將如如何成為為一名平平易近人人

21、、盡忠忠職守的的管理者者，同時時又能圓圓滿完成成任務(wù)，實現(xiàn)自自己最高高的目標(biāo)標(biāo)呢？您需要巧巧妙地管管理自己己的時間間。時間間管理 是一門門關(guān)于如如何合理理地組織織、分配配和控制制各種活活動時間間才能實實現(xiàn)預(yù)期期結(jié)果的的學(xué)科。時間管管理能夠夠迫使您您真正了了解自己己的價值值，幫助助您相應(yīng)應(yīng)地安排排好自己己的工作作。提高時間間利用效效率的好好處有效地利利用時間間將使您您和 組織織都受益益匪淺。例如：您可以將將精力和和注意力力集中到到能為公公司目標(biāo)標(biāo)提供最最大支持持的工作作上。您能排除除干擾，更多地地關(guān)注對對部門和和組織最最為重要要的方面面。您可以避避免因設(shè)設(shè)法同時時滿足相相互矛盾盾的時間間需求而而

22、產(chǎn)生的的壓力甚甚至是倦倦怠。您在時間間管理上上為下屬屬和同事事樹立了了榜樣，可以讓讓大家學(xué)學(xué)習(xí)您的的做法。您能提高高崗位工工作績效效，為組組織、部部門和團(tuán)團(tuán)隊帶來來更多價價值。顯然，如如果企業(yè)業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)擅長時時間管理理，企業(yè)業(yè)就能贏贏得競爭爭優(yōu)勢。然而，時間管管理的難難度比表表面上看看起來更更大。訓(xùn)練與實實踐要學(xué)會有有效利用用時間，需要訓(xùn)訓(xùn)練和實實踐。下下列六個個步驟可可助您充充分地利利用好您您每周的的時間：確定目標(biāo)標(biāo)及其優(yōu)優(yōu)先次序序：您最最重要的的崗位工工作目標(biāo)標(biāo)是什么么？要實實現(xiàn)這些些目標(biāo)，您需要要完成哪哪些任務(wù)務(wù)？您要要在這些些任務(wù)上上花多少少時間？將目標(biāo)分分解為可可管理的的任務(wù)：要實現(xiàn)

23、現(xiàn)每一個個目標(biāo)，需要完完成哪些些任務(wù)？每一項項任務(wù)預(yù)預(yù)計需要要多長時時間？分析您是是如何利利用時間間的：管管理者往往往認(rèn)為為他們將將時間用用在了重重要任務(wù)務(wù)的完成成上。但但是實際際上，他他們會將將時間用用在一些些并不能能 幫助助他們實實現(xiàn)最重重要目標(biāo)標(biāo)的任務(wù)務(wù)上。例例如，他他們每天天都要用用好幾個個小時回回復(fù)電子子郵件，而不是是規(guī)劃部部門的長長期戰(zhàn)略略或幫助助下屬提提高技能能。為了了更有效效地利用用時間，您需要要判斷自自己實際際上是是如何利利用時間間的，并并將這種種方式與與應(yīng)當(dāng)采采用的的方式進(jìn)進(jìn)行比較較。然后后，您需需要找到到改正無無效時間間管理的的方法。判別和消消除常見見的“時時間浪費費因素

24、”：辦事事拖拉、包辦代代替、頻頻繁變換換工作等等做法會會浪費侵侵蝕其他他工作的的時間，這是眾眾所周知知的事實實。如果果能了解解和預(yù)見見到這些些時間浪浪費因素素，您就就能更好好地預(yù)防防或改正正這些做做法。更有效地地安排時時間：明明確了自自己的目目標(biāo)、實實際利用用時間的的方式以以及存在在哪些您您深受其其害的無無效時間間管理方方式后，您就可可以開始始改變安安排時間間的方法法。這需需要更有有效地利利用時間間管理工工具，需需要創(chuàng)建建能夠支支持您的的優(yōu)先級級的日程程表，還還需要分分配一定定的時間間來解決決未預(yù)料料到的問問題以及及利用各各種計劃劃外機(jī)會會。監(jiān)控和完完善您的的時間管管理策略略：制定定日程表表后

25、，就就要付諸諸行動。監(jiān)控發(fā)發(fā)生的情情況，發(fā)發(fā)現(xiàn)存在在的問題題，調(diào)整整時間管管理策略略，這樣樣就能不不斷完善善利用時時間的方方法。另請參見見 HYPERLINK javascript:openPage(./steps/step1.htm); 管理時時間的步步驟。下面的核核心概念念內(nèi)容將將進(jìn)一步步探討這這些步驟驟。此外外，還為為應(yīng)對下下列特殊殊時間管管理難題題提供了了指導(dǎo)方方法：如何應(yīng)對對浪費時時間的上上司如何平衡衡工作時時間和個個人時間間如何幫助助員工更更有效地地管理時時間第二節(jié)確定目目標(biāo)和排排定目標(biāo)標(biāo)的優(yōu)先先次序確定目標(biāo)標(biāo)是有效效管理時時間的起起點。它它們像指指南針一一樣，指指示著您您前進(jìn)的的

26、方向。確定了了目標(biāo)后后，您就就知道每每天、每每周和每每個月當(dāng)當(dāng)中最重重要的工工作是什什么。確定目標(biāo)標(biāo) 是明明確所追追求成果果的一個個正式流流程。在在確定目目標(biāo)后，您承諾諾的結(jié)果果就要由由您個人人或團(tuán)隊隊來完成成。通過過確定目目標(biāo)和衡衡量取得得的成果果，您可可以：關(guān)注最重重要的東東西為團(tuán)隊提提供統(tǒng)一一的方向向減少對非非關(guān)鍵任任務(wù)投入入的精力力消除時間間浪費因因素激勵自己己提升總體體工作滿滿意度目標(biāo)隨時時限和重重要性而而變化。因此，了解如如何對目目標(biāo)分類類和排序序是非常常重要的的。另請參見見 HYPERLINK javascript:openPage(./tools/mt01.htm); 目標(biāo)確確

27、定及排排序工作作表。目標(biāo)類型型可以根據(jù)據(jù)目標(biāo)重重要性（包括關(guān)關(guān)鍵性、使能性性或輔助助性）對對目標(biāo)進(jìn)進(jìn)行分類類。下表表介紹了了三者的的區(qū)別。目標(biāo)類型型目標(biāo)類型型定義示例關(guān)鍵性目目標(biāo)為使部門門或團(tuán)隊隊持續(xù)成成功運(yùn)轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)所必須須實現(xiàn)的的目標(biāo)對項目經(jīng)經(jīng)理來說說，在預(yù)預(yù)算范圍圍內(nèi)按時時完成一一個兩年年期的項項目就是是一個關(guān)關(guān)鍵性目目標(biāo)。使能性目目標(biāo)最終能夠夠創(chuàng)造更更理想的的業(yè)務(wù)環(huán)環(huán)境或充充分利用用業(yè)務(wù)機(jī)機(jī)會的目目標(biāo)對產(chǎn)品開開發(fā)經(jīng)理理來說，為員工工提供培培訓(xùn)，提提高員工工工作效效率，就就是一個個使能性性目標(biāo)。輔助性目目標(biāo)能夠改善善業(yè)務(wù)但但不能帶帶來根本本改變的的目標(biāo)，如提高高工作效效率、簡簡化工作作或提升升

28、工作的的吸引力力等。對團(tuán)隊經(jīng)經(jīng)理來說說，設(shè)計計一份比比現(xiàn)有費費用報表表使用更更方便、填寫更更快捷的的新費用用報表，就是一一個輔助助性目標(biāo)標(biāo)。您的關(guān)鍵鍵性目標(biāo)標(biāo)和使能能性目標(biāo)標(biāo)最為重重要，應(yīng)應(yīng)該根據(jù)據(jù)這兩類類目標(biāo)來來決定您您管理時時間的方方法。目標(biāo)一致致性管理者應(yīng)應(yīng)該從公公司目標(biāo)標(biāo)開始制制定一系系列層級級目標(biāo)。部門目目標(biāo)應(yīng)支支持公司司目標(biāo)。個人目目標(biāo)應(yīng)支支持部門門目標(biāo)。應(yīng)當(dāng)讓讓公司目目標(biāo)、部部門目標(biāo)標(biāo)和個人人目標(biāo)這這三個層層次的目目標(biāo)保持持一致，并將它它們傳達(dá)達(dá)給每一一位員工工，使大大家都能能在沒有有他人提提示的情情況下流流暢地說說出來：“公司的的目標(biāo)是是 _。本部門門應(yīng)為該該目標(biāo)做做出的貢貢獻(xiàn)

29、是 _。我個個人的努努力目標(biāo)標(biāo)是 _?！绷粜挠^察察一下您您所在的的公司。管理層層是否明明確了最最高目標(biāo)標(biāo)并將其其傳達(dá)給給了管理理者和員員工？如如果您是是管理者者，您是是如何在在部門和和部門成成員中有有效貫徹徹公司目目標(biāo)的？是否每每個人都都能夠理理解公司司的目標(biāo)標(biāo)和自己己應(yīng)做哪哪些貢獻(xiàn)獻(xiàn)？通過過闡釋和和傳達(dá)清清晰的目目標(biāo)，您您可以幫幫助自己己和員工工充分利利用時間間。另請參見見 Haarvaard MannageeMenntorr 主題題 設(shè)設(shè)定目標(biāo)標(biāo)。確定目標(biāo)標(biāo)的優(yōu)先先順序確定目標(biāo)標(biāo)的優(yōu)先先順序就就是按照照重要性性確定項項目的優(yōu)優(yōu)先等級級。具體體方法有有多種：確定關(guān)鍵鍵性目標(biāo)標(biāo)和使能能性目標(biāo)標(biāo)

30、。列出出該年度度內(nèi)您的的所有崗崗位工作作目標(biāo)。哪些是是關(guān)鍵性性目標(biāo)？哪些是是使能性性目標(biāo)？哪些僅僅僅是輔輔助性目目標(biāo)？與與此同時時，寫下下您這樣樣分類的的原因。然后，按照優(yōu)優(yōu)先級對對目標(biāo)進(jìn)進(jìn)行排序序。區(qū)分緊急急任務(wù)和和關(guān)鍵任任務(wù)。緊緊急任務(wù)務(wù)需要立立即給予予關(guān)注。但是，并非每每項緊急急任務(wù)都都一定支支持某個個關(guān)鍵性性目標(biāo)。例如，假設(shè)您您負(fù)責(zé)監(jiān)監(jiān)督一個個必須在在今年的的預(yù)算范范圍內(nèi)按按時完成成的大項項目。上上司希望望您明天天參加一一個全天天的員工工發(fā)展研研討會，但是，您已經(jīng)經(jīng)計劃明明天與項項目團(tuán)隊隊開會討討論項目目計劃。這個研研討會需需要您立立即關(guān)注注，但是是，它并并不能給給您的關(guān)關(guān)鍵性目目標(biāo)提

31、供供直接支支持。因因此，盡盡管該任任務(wù)很緊緊急（您您必須馬馬上安排排時間），但它它不是關(guān)關(guān)鍵任務(wù)務(wù)。緊急急任務(wù)總總是要求求您立即即給予關(guān)關(guān)注，它它擠占了了本來可可以更好好地安排排關(guān)鍵性性目標(biāo)的的時間和和資源。當(dāng)關(guān)鍵鍵性目標(biāo)標(biāo)是長期期目標(biāo)時時，由于于沒有必必要或沒沒有可能能立即實實現(xiàn)，經(jīng)經(jīng)常會出出現(xiàn)這種種問題。您這周周將面對對哪些緊緊急任務(wù)務(wù)？請將將它們列列出來。哪些任任務(wù)支持持關(guān)鍵性性目標(biāo)和和/或使使能性目目標(biāo)？這這些任務(wù)務(wù)是您應(yīng)應(yīng)該首先先給予最最大關(guān)注注的任務(wù)務(wù)。通過過訓(xùn)練來來使自己己能夠區(qū)區(qū)分支持持關(guān)鍵性性目標(biāo)和和使能性性目標(biāo)的的緊急任任務(wù)，以以及不支支持關(guān)鍵鍵性目標(biāo)標(biāo)和使能能性目標(biāo)標(biāo)的緊

32、急急任務(wù)。認(rèn)識到到差別后后，您將將更好地地了解應(yīng)應(yīng)該如何何確定工工作的優(yōu)優(yōu)先排序序以及如如何分配配時間。另請參見見在線文文章：“ HYPERLINK t _blank Howw too Bee Suure Youuree Sppenddingg Yoour Timme iin tthe Rigght Plaacess”和“ HYPERLINK t _blank 快比比慢好？”。確定目標(biāo)標(biāo)的優(yōu)先先順序后后，您需需要將它它們分解解為可管管理的任任務(wù)，并并預(yù)計完完成每項項任務(wù)所所需的時時間。請請參見下下一個核核心概念念中的指指導(dǎo)方法法。第三節(jié)將目標(biāo)標(biāo)分解成成任務(wù)您已經(jīng)確確定了目目標(biāo)的先先后順序序。現(xiàn)

33、在在，您需需要將它它們分解解為可管管理的任任務(wù)，并并估算出出每項任任務(wù)所需需的時間間。下面面提供了了分步過過程：第一步：確定所所需任務(wù)務(wù)寫下您和和部門必必須實現(xiàn)現(xiàn)的每一一個目標(biāo)標(biāo)。列出出實現(xiàn)每每個目標(biāo)標(biāo)所需的的關(guān)鍵任任務(wù)。第二步：確定任任務(wù)優(yōu)先先級等到自認(rèn)認(rèn)為任務(wù)務(wù)列表已已經(jīng)完整整之后，再給每每項任務(wù)務(wù)指定一一個優(yōu)先先級，用用 A、B 和和 C 來表示示：優(yōu)先先級 AA 代表表最高級級任務(wù)。您指定定的任務(wù)務(wù)優(yōu)先級級應(yīng)該反反映每項項任務(wù)所所支持的的目標(biāo)的的重要性性：優(yōu)先級為為 A 的任務(wù)務(wù)支持關(guān)關(guān)鍵性目目標(biāo)。它它們具有有很高的的價值，是應(yīng)該該優(yōu)先關(guān)關(guān)注的任任務(wù)。優(yōu)先級為為 B 的任務(wù)務(wù)支持使使能

34、性目目標(biāo)，間間接支持持關(guān)鍵性性目標(biāo)。它們具具有中等等價值和和較高緊緊迫性。優(yōu)先級為為 C 的任務(wù)務(wù)包括價價值和重重要性均均較低的的緊急任任務(wù)和非非緊急任任務(wù)。第三步：確定任任務(wù)的順順序在分析任任務(wù)時，您會注注意到有有些任務(wù)務(wù)是連續(xù)續(xù)的，有有些任務(wù)務(wù)是不連連續(xù)的。連續(xù)的任任務(wù)需要要按一定定的次序序完成，即需要要完成一一項之后后再開始始下一項項。例如如，為高高管層準(zhǔn)準(zhǔn)備一個個重要報報告可能能需要按按照這樣樣的順序序：收集集數(shù)據(jù)撰寫報報告大綱綱 編寫寫報告反復(fù)修修訂 提提交確定定連續(xù)任任務(wù)的正正確排序序，指出出您必須須親自完完成哪些些任務(wù)，部門或或團(tuán)隊必必須完成成哪些任任務(wù)。下下圖描述述了整個個過程

35、。不連續(xù)的的任務(wù)是是不 遵循循這種先先后順序序的任務(wù)務(wù)。例如如，如果果您要協(xié)協(xié)調(diào)一套套新計算算機(jī)系統(tǒng)統(tǒng)的開發(fā)發(fā)，軟件件開發(fā)人人員可能能需要等等到開發(fā)發(fā)出某些些（但不不是全部部）硬件件之后再再開始工工作。此此后，兩兩個部門門的很多多工作可可以并行行。對于于這類任任務(wù)，應(yīng)應(yīng)注意兩兩個工作作組之間間的關(guān)系系，并在在安排工工作日程程時給予予考慮。第四步：估計所所需的時時間評估完成成所確定定的優(yōu)先先級為 A 和和優(yōu)先級級為 BB 的各各項任務(wù)務(wù)或工作作需要多多長時間間。如果果您以前前完成過過類似的的任務(wù)，可以根根據(jù)自己己的經(jīng)驗驗來估算算。如果果沒有完完成過類類似任務(wù)務(wù)，可咨咨詢那些些能夠提提供幫助助的同

36、事事、上司司或同行行。預(yù)留留 100% 到到 200% 的的緩沖時時間，以以防發(fā)生生意外情情況。下表顯示示一個示示例，說說明如何何將一個個目標(biāo)分分解為多多項任務(wù)務(wù)，并根根據(jù)估計計為每項項任務(wù)分分配了時時間。任務(wù)和時時間目標(biāo)：召開一系系列內(nèi)部部培訓(xùn)會會。起初初，每個個月兩次次，連續(xù)續(xù)三個月月（總共共為 66 次）。如果果參與情情況和效效果都很很好，那那么，則則繼續(xù)召召開這種種培訓(xùn)會會。任務(wù)編號號活動估計時間間（分鐘鐘）注釋1初次頭腦腦風(fēng)暴會會議60與會者雷雷蒙、哈哈里特、朱莉葉葉和彼得得2第二次會會議：確確定主題題和演講講者75與會者同同上，加加上佛瑞瑞德3頭腦風(fēng)暴暴會議選選址和內(nèi)內(nèi)部宣傳傳/溝

37、通通1204與每位演演講者單單獨會談?wù)?405開發(fā)通信信包180讓營銷部部門參與與進(jìn)來6監(jiān)督實施施1807會后評估估60哪些工作作收效顯顯著，哪哪些工作作效果不不佳8向每位演演講者表表示感謝謝，并贈贈送小禮禮物60總時間975小時數(shù)：16.25您還需要要確定完完成任務(wù)務(wù)或活動動的最后后期限。對于復(fù)復(fù)雜的活活動，要要建立臨臨時里程程碑來追追蹤進(jìn)展展情況。對于涉涉及其他他團(tuán)隊的的成員的的大目標(biāo)標(biāo)，要考考慮采用用項目經(jīng)經(jīng)理經(jīng)常常使用的的工作分分解結(jié)構(gòu)構(gòu) (WWBS) 方法法。WBBS 是是一種計計劃編制制的方法法，它將將項目的的目標(biāo)分分解為實實現(xiàn)該目目標(biāo)所必必需的多多項任務(wù)務(wù)。您也也可以利利用這種種

38、方法，來估算算完成這這些任務(wù)務(wù)所需的的資金。您已經(jīng)將將高優(yōu)先先級的目目標(biāo)分解解為任務(wù)務(wù)，并估估算了每每項任務(wù)務(wù)所需的的時間?，F(xiàn)在，您知道道了應(yīng)該該 在各各項重要要任務(wù)上上花多少少時間。但實際際上，您您將如何何利用自自己的時時間呢？另請參見見 HYPERLINK javascript:openPage(./tools/mt02.htm); 將目標(biāo)標(biāo)分解成成任務(wù)的的工作表表。另請參見見 Haarvaard MannageeMenntorr 主題題項目目管理中的“進(jìn)行行高級別別估算”。通過分析析真實的的時間利利用情況況，并與與實際應(yīng)應(yīng)該如何何利用時時間進(jìn)行行對比，您可以以判斷出出低效率率的時間間管理

39、做做法，進(jìn)進(jìn)而進(jìn)行行改進(jìn)。這就是是下一個個核心概概念的主主題。第四節(jié)分析您您是如何何利用時時間的如果了解解您當(dāng)前前的時間間利用情情況，就就可以很很輕松地地控制時時間，以以使其支支持您的的關(guān)鍵性性目標(biāo)。只有掌掌握了您您當(dāng)前的的時間利利用情況況，才能能規(guī)劃和和控制好好未來如如何使用用時間。下面的的過程曾曾幫助很很多管理理者準(zhǔn)確確地掌握握他們利利用時間間（以及及經(jīng)常不不當(dāng)利用用時間）的真實實情況。1. 創(chuàng)創(chuàng)建活動動日志。創(chuàng)建一份份記錄一一周時間間利用情情況的書書面記錄錄，即活活動日志志。務(wù)必必在日志志中包括括三個或或更多典典型工作作日。（例如，不要包包括那些些大部分分時間都都是出差差的工作作日。）下

40、面是是一個活活動日志志的摘錄錄，從中中可以看看出一位位名叫簡簡的經(jīng)理理在一天天內(nèi)的時時間利用用情況。日?；顒觿尤罩臼臼纠顒铀脮r間間優(yōu)先級8:455電子郵件件：查看看和回復(fù)復(fù)15B9:000休息：咖咖啡廳；聊天9C9:099等待會議議；整理理辦公桌桌6C9:155會議：產(chǎn)產(chǎn)品發(fā)布布團(tuán)隊60A10:115休息：咖咖啡；個個人電子子郵件15C10:330電話：外外線，SS赫明明，確認(rèn)認(rèn)午餐12B10:442電話：內(nèi)內(nèi)線，DD格茨茨8B10:550電子郵件件：給比比爾回信信3C10:553上網(wǎng)：查查看天氣氣情況和和新聞7C11:000準(zhǔn)備：午午餐會8B11:008會議：討討論獎金金計劃32C11:

41、440出行：與與 A戴維斯斯到外面面共進(jìn)午午餐120B1:522電子郵件件：發(fā)送送和回復(fù)復(fù)12C2:044電話：回回復(fù)語音音留言11C2:155訪客：暑暑期實習(xí)習(xí)生請求求指導(dǎo)8C2:233訪客：DD霍洛洛維茨詢詢問有關(guān)關(guān)項目的的事宜5A2:288文書工作作：開始始寫月度度項目報報告4B2:322電子郵件件：收郵郵件3C2:355文書工作作：繼續(xù)續(xù)寫項目目報告12B2:477休息：喝喝咖啡10C2:577準(zhǔn)備：收收集會議議資料3B3:000開會：審審核預(yù)算算75B4:155電子郵件件：發(fā)送送和回復(fù)復(fù)11B4:266上網(wǎng)：看看新聞4C4:300計劃：檢檢查/調(diào)調(diào)整項目目工作的的日程10A4:400

42、文書工作作：繼續(xù)續(xù)寫項目目報告10B4:500電子郵件件：發(fā)送送與項目目相關(guān)的的郵件10B5:000回家好的活動動日志有有幾個特特征：它應(yīng)列出出在記錄錄活動日日志期間間發(fā)生的的所有活活動。它應(yīng)記錄錄您的每每項活動動使用的的時間。它甚至應(yīng)應(yīng)包括各各種瑣事事（如整整理辦公公桌和喝喝咖啡等等）。它應(yīng)當(dāng)用用特定類類別對每每項任務(wù)務(wù)進(jìn)行標(biāo)標(biāo)記，如如“電子子郵件”、“文文書工作作”、“上網(wǎng)”、“打打電話”、“編編制計劃劃”、“開會”、“訪訪客”和和“出行行”。另請參見見 HYPERLINK javascript:openPage(./tools/mt03.htm); 日常活活動日志志表。2. 為為日志中中

43、的每項項活動指指定優(yōu)先先級。記下一天天的活動動后，應(yīng)應(yīng)根據(jù)您您的關(guān)鍵鍵性目標(biāo)標(biāo)、使能能性目標(biāo)標(biāo)和輔助助性目標(biāo)標(biāo)為每項項活動指指定優(yōu)先先級。請請記住：優(yōu)先級為為 A 的任務(wù)務(wù)涉及您您的關(guān)鍵鍵 目標(biāo)標(biāo)。它們們代表具具有較高高價值且且應(yīng)優(yōu)先先關(guān)注的的任務(wù)。優(yōu)先級為為 B 的任務(wù)務(wù)涉及使能能性目目標(biāo)，這這些任務(wù)務(wù)間接支支持著關(guān)關(guān)鍵性目目標(biāo)。它它們具有有中等價價值和較較高緊迫迫性。優(yōu)先級為為 C 的任務(wù)務(wù)可能涉涉及輔助助性目目標(biāo)，包包括低價價值的緊緊迫和非非緊迫任任務(wù)。3. 分分析日志志。檢查您的的日志，找出您您利用時時間的規(guī)規(guī)律。問問自己以以下問題題：“哪類活活動占用用了我大大部分時時間？”是文書書工

44、作、喝咖啡啡、還是是回復(fù)語語音留言言電話？“特定活活動集中中在哪段段時間？”您周周一早上上的大部部分時間間是否用用于回復(fù)復(fù)電子郵郵件？午午餐后是是否總有有很多不不期而至至的訪客客？會議議是否集集中在這這周的晚晚些時候候？現(xiàn)在考慮慮您利用用時間的的方式是是否支持持您的目目標(biāo)。問問自己：“這種利利用時間間的方式式是否符符合我最最重要的的目標(biāo)？”如果果您是做做銷售的的，那么么您每天天的大多多數(shù)時間間都用于于電話，這是很很正常的的，但如如果不是是在催款款，那么么可能電電話就太太多了?！拔乙惶焯煊卸嗌偕贂r間用用于優(yōu)先先級為 A 和和優(yōu)先級級為 BB 的活活動？”您最終終的目標(biāo)標(biāo)是大部部分時間間都用于于高

45、優(yōu)先先級的活活動，優(yōu)優(yōu)先級為為 C 的活動動盡量少少占用時時間。使用記號號筆標(biāo)記記日志中中優(yōu)先級級為 CC 的活活動，讓讓此類時時間浪費費因素更更顯眼。如果您您看到日日志中有有很多彩彩色標(biāo)記記，您就就會知道道有多大大的改進(jìn)進(jìn)空間！4. 找找出改善善時間利利用情況況的方法法。您在優(yōu)先先級為 C 的的任務(wù)上上所花的的時間是是否超過過正常值值，而在在優(yōu)先級級為 AA 和 B 的的任務(wù)上上使用足足夠的時時間呢？如果是是這樣，那么請請設(shè)法去去掉或?qū)?yōu)先級級為 CC 的活活動委托托給他人人，以免免浪費您您的時間間。例如如，如果果您在銷銷售行業(yè)業(yè)工作，您在文文書工作作上花了了太多時時間，那那么您要要考慮委

46、委托助手手來做這這件事。尋找導(dǎo)致致您時間間管理不不善的內(nèi)內(nèi)在原因因。問自自己一些些尖銳的的私人問問題，并并如實回回答：問：“為為什么我我在低價價值的會會議上花花這么多多時間？”答：“因為為我擔(dān)心心如果不不參加會會議，別別人會認(rèn)認(rèn)為我沒沒有團(tuán)隊隊精神?！眴枺骸拔椅覟槭裁疵蠢速M時時間接待待未預(yù)約約的訪客客？”答答：“如如果告訴訴別人我我沒有時時間同他他們談話話，我會會覺得很很無禮?！眴枺骸拔椅覟槭裁疵丛陔娮幼余]件和和網(wǎng)絡(luò)上上花這么么多時間間？”答答：“因因為很多多電子郵郵件都是是私人郵郵件，我我上網(wǎng)沖沖浪是為為了拖延延時間?！绷私庠斐沙蓵r間管管理不善善的內(nèi)在在原因之之后，您您就可以以采取措措施來解

47、解決問題題。例如如：提醒自己己，如果果您參加加的會議議對您的的高優(yōu)先先級目標(biāo)標(biāo)很重要要，您將 被認(rèn)認(rèn)為富有有團(tuán)隊精精神。向未預(yù)約約的訪客客解釋您您有一件件重要事事情需如如期完成成，然后后建議利利用一個個午餐時時間進(jìn)行行交談。或者，如果您您在午餐餐過后的的一段時時間內(nèi)會會有很多多不速之之客，可可以在這這段時間間關(guān)上辦辦公室的的門。盡量減少少私人電電子郵件件，例如如，請朋朋友和家家人在您您回家而而不是上上班的時時間發(fā)電電子郵件件。如果果您用上上網(wǎng)來拖拖延時間間，那么么當(dāng)您發(fā)發(fā)現(xiàn)您正正在拖延延項目時時，請馬馬上投入入到項目目中。由于要發(fā)發(fā)生行為為的改變變，所以以矯正不不良的時時間管理理做法需需要時間

48、間。逐步步改變您您的行為為方式，每周實實踐一到到兩個新新的行為為方式，直到逐逐漸習(xí)慣慣為止。如果犯犯了錯誤誤，不要要對自己己過于苛苛刻。不不妨重新新開始實實踐新的的行為方方式。某些“時時間浪費費因素”非常普普遍，會會在許多多管理者者的活動動日志中中出現(xiàn)。在下一一個“核核心概念念”中，您將學(xué)學(xué)習(xí)如何何判別和和消除這這些時間間浪費因因素。第五節(jié)判別和和消除常常見的“時間浪浪費因素素”如果與大大多數(shù)管管理者一一樣，您您的活動動日志暴暴露了源源自個人人習(xí)慣的的許多時時間管理理問題，那么您您可以加加以改正正。以下下是用于于消除這這些“時時間浪費費因素”的策略略。拖延拖延是一一種推遲遲、耽擱擱或延誤誤行動

49、的的習(xí)慣。造成人人們拖延延的原因因有很多多：或許許他們認(rèn)認(rèn)為當(dāng)前前的任務(wù)務(wù)令人生生厭或枯枯燥乏味味，他們們可能擔(dān)擔(dān)心無法法出色地地完成任任務(wù)，或或根本無無從下手手。請考考慮以下下對抗拖拖延的方方法：拖延的原原因解決方案案任務(wù)令人人生厭或或枯燥乏乏味將任務(wù)委委托給他他人，他他們可能能會感興興趣。承認(rèn)自己己的拖延延行為并并努力完完成工作作。設(shè)想自己己完成任任務(wù)后的的愉快心心情。避免造成成任務(wù)躑躑躅不前前的安排排方式。懼怕失敗敗如果您缺缺乏完成成任務(wù)所所需的培培訓(xùn)或資資源，應(yīng)應(yīng)如實反反應(yīng)并獲獲取必要要的幫助助。如果您是是由于缺缺乏自信信而擔(dān)心心，就采采取積極極主動的的姿態(tài)，對完成成工作必必需要做做的

50、所有有事宜進(jìn)進(jìn)行規(guī)劃劃。堅持工作作：行動動有助于于消除恐恐懼。無從入手手自由地決決定切入入點。您您很可能能逐漸步步入工作作的正軌軌。將工作分分解為幾幾個部分分，然后后具體說說明完成成每部分分工作所所需的任任務(wù)。確確定任務(wù)務(wù)的順序序，然后后著手處處理首要要任務(wù)。超負(fù)荷日日程安排排您是否承承擔(dān)了過過多的義義務(wù)和職職責(zé)？為為了完成成任務(wù)，您晚上上和周末末是否要要加班？您是否否感到無無論怎樣樣努力依依然毫無無起色？如果回回答是肯肯定的，請采取取以下措措施：牢記自己己的關(guān)鍵鍵職責(zé)和和目標(biāo)。避開與與這些目目標(biāo)無益益的活動動。授權(quán)。不不要因為為他人的的失職或或無法達(dá)達(dá)到您的的工作標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)而大大包大攬攬所有任任

51、務(wù)，而而是要將將任務(wù)委委托給認(rèn)認(rèn)真負(fù)責(zé)責(zé)的人。不要奢望望面面俱俱到。集中精精力處理理真正重重要的任任務(wù)。學(xué)會向同同事和上上司說“不”。闡述您您的關(guān)鍵鍵職責(zé)，指出承承擔(dān)無關(guān)關(guān)任務(wù)對對自己目目標(biāo)的危危害，并并提出合合理的替替代方案案。另請參見見 HYPERLINK javascript:openPage(./steps/step2.htm); 向上司司說“不不”的步步驟以及及 HYPERLINK javascript:openPage(./tips/delegati.htm); 授權(quán)的的技巧。另請參見見 Haarvaard MannageeMenntorr 主題題 授授權(quán)。下屬的問問題您是否總總是

52、疲于于奔命而而下屬們們卻無所所事事？或許您您放任員員工將本本應(yīng)自己己解決的的問題推推卸給您您。如果果是這樣樣，請學(xué)學(xué)會幫助助下屬們們解決他他們自己己的問題題：允許員工工征求您您對問題題的建議議，但僅僅限于報報告問題題解決的的進(jìn)展或或所遇到到的困難難。當(dāng)員工將將問題帶帶給您時時，詢問問他們準(zhǔn)準(zhǔn)備如何何處理這這種情況況。對下屬提提議的問問題解決決方案給給予反饋饋，但應(yīng)應(yīng)確保由由員工（而不是是您）來來執(zhí)行解解決方案案。不必要的的出差出差會占占用很多多時間，因此需需要定期期評估它它的價值值。評估估方法是是：記錄各項項活動所所花費時時間，例例如去機(jī)機(jī)場的時時間、候候機(jī)時間間及返程程時間。依照您的的工資和

53、和收益標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)，估估算這些些時間的的成本。將該數(shù)數(shù)字與交交通費、食宿費費用累加加。比較差旅旅的成本本收益。是否有有凈收益益或凈損損失？考慮差旅旅的機(jī)會會成本，即如果果放棄出出差而在在辦公室室工作所所創(chuàng)造的的價值?？紤]出差差的替代代方案，例如電電話會議議或網(wǎng)絡(luò)絡(luò)會議。另請參見見 HYPERLINK javascript:openPage(./tips/travel.htm); 最大限限度地利利用差旅旅時間的的技巧。過多的電電子郵件件和書面面工作避免因電電子郵件件浪費寶寶貴時間間的對策策：每天僅在在指定的的時間檢檢查電子子郵件。讓非業(yè)務(wù)務(wù)聯(lián)系人人使用家家庭電子子郵件地地址。將您的信信件分類類：刪除除

54、所有垃垃圾郵件件，然后后將緊急急信件轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)移至“緊急”郵件夾夾。在規(guī)規(guī)定的時時間內(nèi)處處理這些些信件。將其他他郵件一一并歸入入“待處處理”郵郵件夾，并在完完成日程程表上所所有高優(yōu)優(yōu)先級任任務(wù)之后后再回復(fù)復(fù)。要求員工工創(chuàng)建明明確的郵郵件主題題行，便便于您分分清如何何處理相相應(yīng)的郵郵件：刪刪除、立立即處理理還是或或稍后回回復(fù)。讓員工了了解您希希望通過過電子郵郵件接收收哪些信信息，不不希望接接收哪些些信息。書面工作作的管理理：對于無需需回復(fù)的的書面信信件，快快速瀏覽覽后可根根據(jù)需要要丟棄或或歸檔。如果需要要回復(fù)，而您也也能夠迅迅速回復(fù)復(fù)，就應(yīng)應(yīng)立即處處理，然然后丟棄棄或歸檔檔信件。如果您太太忙無暇暇顧及

55、回回復(fù)事宜宜，如果果可能可可將郵件件委托給給下屬，或?qū)⑿判偶w入入按優(yōu)先先級排列列的“待待處理”文件。管理不善善的會議議要減少在在會議上上浪費的的時間：取消或不不參加不不必要的的會議。避免參加加自己無無所建樹樹或毫無無收獲的的會議。在同意出出席之前前，索要要會議的的議程表表以便決決定是否否參會。如果您要要組織一一個會議議，應(yīng)確確保嚴(yán)格格遵循議議程，遵遵循日程程表，并并按照向向會者承承諾的具具體行動動來結(jié)束束會議。另請參見見 HYPERLINK javascript:openPage(./tips/meetings.htm); 取得最最佳會議議成果的的技巧。另請參見見 Haarvaard Man

56、nageeMenntorr 主題題 主主持會議議。分心因素素和轉(zhuǎn)換換成本分心因素素（如：在網(wǎng)上上查看天天氣預(yù)報報或與訪訪客閑談?wù)劊绕仁鼓乇仨毣〞r時間回顧顧之前所所進(jìn)行的的工作，并將注注意力重重新集中中到當(dāng)前前的任務(wù)務(wù)上來。這些轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)換成本本總體上上會使企企業(yè)效率率下降 20-40%。要在在從事重重要工作作時抵制制分心因因素：使用語音音信箱應(yīng)應(yīng)答來電電。關(guān)閉電子子郵件。清除辦公公桌上的的報紙和和其他與與工作無無關(guān)的材材料。關(guān)上辦公公室的門門并放置置“請勿勿打擾”的標(biāo)志志。專注于一一項任務(wù)務(wù)直至完完成。然然后再開開始下一一項任務(wù)務(wù)。另請參見見 HYPERLINK javascript:open

57、Page(./tools/mt04.htm); 時間浪浪費因素素判別及及評估工工作表。您已經(jīng)分分析了自自己的時時間利用用情況并并了解常常見的時時間浪費費因素，現(xiàn)在可可以開始始更有效效地安排排自己的的時間了了。第六節(jié)更有效效地安排排您的時時間您已經(jīng)對對自己的的時間利利用情況況和存在在的時間間浪費因因素有所所了解，現(xiàn)在可可以開始始更有效效地安排排自己的的時間了了。您的的目標(biāo)是是什么？您的目目標(biāo)是以以有助于于實現(xiàn)最最重要目目標(biāo)的方方式來利利用時間間。日程表 是系統(tǒng)統(tǒng)安排時時間的最最佳方法法。日程程表是在在具體時時限內(nèi)完完成任務(wù)務(wù)的書面面承諾。它將您您的可用用時間及及時間分分配計劃劃形象化化。通過過日

58、程表表，您可可以更容容易看到到未分配配的時間間。而尤尤為關(guān)鍵鍵的是，它會顯顯示優(yōu)先先級為 A 和和優(yōu)先級級為 BB 的任任務(wù)是否否占據(jù)了了您的大大部分時時間，得得到了應(yīng)應(yīng)有的重重視。選擇計劃劃工具有很多種種計劃工工具：任務(wù)列表表約會時間間表書面或電電子版的的日、周周計劃聯(lián)網(wǎng)的日日程安排排軟件和和硬件掛歷企業(yè)可能能提供這這些工具具。如果果這些工工具符合合您的個個人風(fēng)格格，就使使用它們們；如果果不適合合，應(yīng)該該另尋他他法。您您很可能能會使用用更適合合自己工工作風(fēng)格格的系統(tǒng)統(tǒng)。另請參見見 HYPERLINK javascript:openPage(./tools/mt05.htm); 任務(wù)列列表。制

59、定日程程表將任務(wù)輸輸入日程程表，并并指定完完成任務(wù)務(wù)的預(yù)期期時限即即可制定定日程表表。以下下指導(dǎo)原原則可以以幫助您您制定實實用的日日程表：首先輸入入優(yōu)先級級為 AA 的任任務(wù)，然然后將剩剩余時段段分配給給優(yōu)先級級為 BB 的任任務(wù)。在每天您您思想最最活躍、精力最最充沛的的時段安安排需要要創(chuàng)造力力與活力力的活動動。將例例行任務(wù)務(wù)安排在在精力不不足的時時段。預(yù)留一些些時間不不做安排排，以應(yīng)應(yīng)對突發(fā)發(fā)危機(jī)、意外機(jī)機(jī)會以及及與同事事或下屬屬之間的的臨時性性交流。避免連續(xù)續(xù)不斷的的會議。每次會會議結(jié)束束后，您您都需要要時間來來處理信信息和完完成行動動事項。盡量固定定處理電電子郵件件、書面面工作和和電話等

60、等各任務(wù)務(wù)的時間間。例如如，規(guī)定定上午 9:000-99:300 和下下午 44:300-5:00 執(zhí)行這這些任務(wù)務(wù)。固定定各項任任務(wù)的時時間通常?？梢员鼙苊忾_始始和轉(zhuǎn)換換的時間間，從而而減少執(zhí)執(zhí)行任務(wù)務(wù)所需的的整體時時間。工作周快快結(jié)束時時，應(yīng)將將未完成成的優(yōu)先先任務(wù)轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)移到以以后未安安排的時時段，必必要時暫暫緩低優(yōu)優(yōu)先級任任務(wù)。將日程表表置于電電腦顯示示器或辦辦公桌的的明顯位位置。充分利用用任務(wù)列列表任務(wù)列表表 是一一種簡便便、常用用的計劃劃工具，一目了了然地列列出您一一天內(nèi)必必須完成成的所有有任務(wù)。其中包包括：要參加的的會議必須制定定的決策策必須撥打打或要接接聽的電電話需要起草草的電子子