時(shí)間管理實(shí)踐總結(jié)

1、 HYPERLINK /articles/time-management-practice-lcwx-software.html o Permanent Link to 時(shí)間管理實(shí)踐總結(jié)（軟件應(yīng)用篇） 時(shí)間管理實(shí)踐總結(jié)（軟件應(yīng)用篇） HYPERLINK /articles/category/gtd o View all posts in GTD GTD January 5th, 2008這次分享的是 HYPERLINK /journeyman/ 旅程無限寫的我的時(shí)間管理實(shí)踐 我研究實(shí)踐GTD已經(jīng)有一段時(shí)間了，為了進(jìn)一步地總結(jié)與提高，于是將具體實(shí)踐整理了一下。常用軟件：筆記本電電腦：OOutll

2、ookk 20007、MinndMaanagger Proo7、OOneNNotee 20007、同步軟軟件；PDA手手機(jī)：SSpb Diaary軟件的選選擇經(jīng)歷歷了一個(gè)個(gè)不斷試試用然后后固定的的過程。了解 HYPERLINK /articles/category/gtd/ GGTD是是從去年年購買了了PDAA手機(jī)后后才開始始的，當(dāng)當(dāng)時(shí)主要要在PDDA的論論壇里看看到了許許多介紹紹PDAA管理時(shí)時(shí)間的介介紹。試試用了 HYPERLINK /tag/MLO o MyLife Organized不完全應(yīng)用手冊(cè) MMLO、LisstPrro等軟軟件，但但是都沒沒有堅(jiān)持持下來，原因是是沒有很很好的中中

3、文版本本，更重重要的是是因?yàn)榕c與電腦的的同步不不方便。在經(jīng)歷了了一番選選擇之后后，還是是確定以以O(shè)uttloook做為為時(shí)間管管理、人人脈管理理、郵件件管理的的主要工工具。具體方法法結(jié)合GGTD的的五個(gè)流流程“ 收集、加工與與組織、排程、行動(dòng)、檢視”展開闡闡述。收集理念GTD一一書中建建議我們們需要通通過記錄錄的方式式把頭腦腦中的各各種雜事事移出來來，放入入收件匣匣。通過過這樣的的方式，頭腦不不用塞滿滿各種需需要完成成的事情情，才能能集中精精力在目目前進(jìn)行行的事上上，這也也就是時(shí)時(shí)間管理理的第一一階段收收集雜事事（Sttufff）。我的具體體實(shí)踐通過Ouutloook里里的“新新建任務(wù)務(wù)”來做

4、做收集的的動(dòng)作，并匯總總成“待待辦事項(xiàng)項(xiàng)列表”，這樣樣對(duì)自己己的工作作就了然然在胸，同時(shí)通通過同步步工具將將任務(wù)同同步到PPDA手手機(jī)里，以實(shí)現(xiàn)現(xiàn)隨時(shí)查查看、隨隨時(shí)提醒醒。在GTDD里，建建立完整整的 HYPERLINK /articles/why-your-to-do-list-is-lousy.html o 為什么你的任務(wù)清單如此糟糕 任務(wù)務(wù)清單是是非常重重要的環(huán)環(huán)節(jié)，按按twsshi的的說法即即是：“如果能能把建立立清單當(dāng)當(dāng)作是一一種生活活及工作作的習(xí)慣慣，日復(fù)復(fù)一日不不間斷，就是在在練習(xí)黑黑帶級(jí)時(shí)時(shí)間管理理了。因因此，想想要做好好時(shí)間管管理，學(xué)學(xué)習(xí)列好好完整清清單的習(xí)習(xí)慣相當(dāng)當(dāng)重要?！?/p>

5、我們常常常面臨的的不僅僅僅是小事事，更多多的是一一個(gè)一個(gè)個(gè)的項(xiàng)目目，按GGTD的的說法是是應(yīng)該將將項(xiàng)目分分解成具具可操作作性的待待辦事項(xiàng)項(xiàng)，也就就是將復(fù)復(fù)雜的事事情簡單單化、可可操作 化。這這點(diǎn)非常常重要，也是實(shí)實(shí)施GTTD時(shí)經(jīng)經(jīng)常會(huì)犯犯的錯(cuò)誤誤，即只只列明項(xiàng)項(xiàng)目而沒沒有分解解，如“看書”其實(shí)是是一個(gè)項(xiàng)項(xiàng)目，可可操作的的“任務(wù)務(wù)”應(yīng)該該是“看看該書的的第章章節(jié)”。 只有有這樣，GTDD才會(huì)持持久堅(jiān)持持下去。對(duì)項(xiàng)目分分解這項(xiàng)項(xiàng)重要的的工作，我利用用MinndMaanagger這這個(gè)思維維導(dǎo)圖軟軟件軟件件：MM軟件件中有新新建任務(wù)務(wù)的選項(xiàng)項(xiàng)，通過過思維導(dǎo)導(dǎo)圖的形形式分解解項(xiàng)目成成為一件件件可操操作

6、的具具體任務(wù)務(wù)，清晰晰明了。從電子郵郵件中拖拖拽添加加任務(wù)的的方法也也非常方方便：我們經(jīng)常常收取郵郵件，并并因此按按郵件的的要求完完成相應(yīng)應(yīng)的任務(wù)務(wù)。在OOutllookk中支持持方便地地拖拽添添加任務(wù)務(wù)的方式式，即用用鼠標(biāo)左左鍵點(diǎn)擊擊郵件并并拖拽至至任務(wù)欄欄后立即即可彈出出新建任任務(wù)對(duì)話話框。（詳見附附圖）以上即是是收集的的相關(guān)步步驟與方方法。加工與組組織理念（摘摘自twwhsii的GTTD文章章）我們的收收件匣中中堆積了了許多雜雜事，但但是雜事事無法管管理，我我們必須須加工成成行動(dòng)，并用不不同的場場合來組組織，這這樣到了了要執(zhí)行行時(shí)，生生產(chǎn)力才才能大增增，這個(gè)個(gè)階段有有三件重重要的事事情。

7、清空收件件匣 - 就是是將雜事事一件一一件的拿拿出來。將雜事加加工 - 將雜雜事轉(zhuǎn)化化成可以以執(zhí)行的的行動(dòng)。依場合放放置 - 將加加工后的的行動(dòng)放放在行動(dòng)動(dòng)清單。建立完整整的行動(dòng)動(dòng)清單是是一種聚聚沙成塔塔方式，加工處處理每一一件雜事事產(chǎn)生行行動(dòng)，再再將每一一個(gè)行動(dòng)動(dòng)，放到到一個(gè)合合適的場場合，日日積月累累，我們們的系統(tǒng)統(tǒng)就放置置了許多多行 動(dòng)動(dòng)。一來來，我們們要做事事時(shí)，可可以依照照?qǐng)龊吓螆?zhí)行行，節(jié)省省大量時(shí)時(shí)間。二二來，當(dāng)當(dāng)我們擁擁有完整整的行動(dòng)動(dòng)清單，腦袋就就不用擔(dān)擔(dān)心有哪哪件事情情忘記了了，壓力力就減少少了。我的具體體實(shí)踐關(guān)于如何何組織待待辦事項(xiàng)項(xiàng)這部分分，我的的實(shí)踐與與GTDD不同

8、，GTDD強(qiáng)調(diào)的的是情境境（Coonteext），按不不同的場場合來組組織。但但我的實(shí)實(shí)際工作作中場合合比較簡簡單，基基本上是是單位、家的兩兩點(diǎn)一線線，因此此我的實(shí)實(shí)踐是以以柯維的的“角色色”理念念為基礎(chǔ)礎(chǔ)。我以自己己的擔(dān)負(fù)負(fù)的職責(zé)責(zé)為基礎(chǔ)礎(chǔ)劃分待待辦事項(xiàng)項(xiàng)的類別別，具體體說就是是：我在在工作上上是一家家保險(xiǎn)公公司的管管理人員員，主要要負(fù)責(zé)各各級(jí)銷售售組織的的銷售管管理工作作；同時(shí)時(shí)，我 擁有律律師執(zhí)業(yè)業(yè)證，也也有往律律師行業(yè)業(yè)發(fā)展的的規(guī)劃，因此專專門設(shè)定定了一項(xiàng)項(xiàng)分類；在生活活上，我我是父親親、是丈丈夫、是是兒子，是家庭庭的支柱柱，因此此歸納為為家庭生生活；同同時(shí)我自自 己有有一些個(gè)個(gè)人興趣

9、趣（看美美劇、電電影等）及學(xué)習(xí)習(xí)一些投投資理財(cái)財(cái)，因此此將之專專門歸納納成“休休閑娛樂樂、個(gè)人人生活”等。在在Outtloook里設(shè)設(shè)定以上上各種分分類后，通過顏顏色 區(qū)區(qū)分開來來，非常常的簡單單明了。（詳見見附圖）以下是與與PDAA手機(jī)同同步后的的圖片。排程理念排程就是是安排行行程，在在GTDD的理念念中，日日歷是個(gè)個(gè)“圣地地”，只只有明確確時(shí)間約約定的事事件才放放入日歷歷，其余余就放在在待辦事事項(xiàng)欄里里。這點(diǎn)點(diǎn)其實(shí)和和Outtloook的 程序設(shè)設(shè)置是不不謀而合合的，在在Outtloook中為為什么要要分別設(shè)設(shè)置“任任務(wù)”和和“日歷歷”呢，我想它它們的區(qū)區(qū)別也就就在于一一個(gè)是確確定時(shí)間間的

10、（即即Musst ddo)，另一個(gè)個(gè)則相對(duì)對(duì)沒有確確定罷了了(可做做可不做做， 希希望你盡盡快做，但不設(shè)設(shè)時(shí)間，根據(jù)地地點(diǎn)、剩剩余時(shí)間間、精力力、 HYPERLINK /articles/why-should-know-the-difference-btw-urgency-and-importance.html 優(yōu)先先級(jí)而定定）。前兩天在在 HYPERLINK /group/gtdlife GTDD LIIFE的的論壇上上一篇銷售時(shí)時(shí)間管理理培訓(xùn)感感想中中有一段段話我感感觸很深深：“最最簡單或或最原始始的時(shí)間間管理工工具就是是記錄錄自己的的時(shí)間并并回顧”。老老子說：“天下下難事必必做于易易，天

11、下下大事必必做于細(xì)細(xì)”，時(shí)時(shí)間管理理的實(shí)踐踐中最基基本的也也就是從從“記錄錄自己的的時(shí)間”開始。我的具體體實(shí)踐每當(dāng)我將將“待辦辦事項(xiàng)欄欄”里的的任務(wù)完完成時(shí)，我會(huì)用用鼠標(biāo)將將該條“任務(wù)”拖往“日歷”欄，即即彈出一一個(gè)新建建“日歷歷”的對(duì)對(duì)話框，我會(huì)詳詳細(xì)設(shè)置置“開始始時(shí)間”和 “結(jié)束時(shí)時(shí)間”，同時(shí)將將這件事事的相關(guān)關(guān)情況（比如心心得、體體會(huì)、感感想等）記在下下方的編編輯欄里里。這樣樣不斷重重復(fù)，一一天的時(shí)時(shí)間就被被這一件件件完成成的任務(wù)務(wù)所排滿滿，日子子自然 過得充充實(shí)而豐豐富了。（詳見見附圖33）行動(dòng)關(guān)于行動(dòng)動(dòng)最重要要的是“一次只只做一件件事”，這點(diǎn)在在 HYPERLINK / o 褪墨|時(shí)

12、間管理 褪墨的文文章里有有精彩的的闡述：執(zhí)行，作作為一切切時(shí)間管管理的核核心，同同樣是ZZTD中中非常重重要的一一部分。如果你你不執(zhí)行行計(jì)劃的的行動(dòng)，那其他他的所有有管理習(xí)習(xí)慣也就就是無意意義的，你準(zhǔn)備備的工具具、管理理系統(tǒng)、計(jì)劃列列表、任任務(wù)清單單等等也也就是白白費(fèi)了。所以執(zhí)執(zhí)行是所所以習(xí)慣慣中最最最重要的的！ZTD著著重于在在 HYPERLINK /articles/causes_and_cures_for_procrastination.html 不分心心的情境境下，一一次只執(zhí)執(zhí)行一件件事。千千萬不要要多線工工作，也也不要讓讓你的工工作突然然中斷。這里是是一些建建議，希希望你能能夠真正正

13、地執(zhí)行行行動(dòng)并并且完成成它們。具體的的建議詳詳見 HYPERLINK /articles/ztd-habit-4-do.html 簡簡單做(ZTDD)習(xí)慣慣培養(yǎng)44執(zhí)執(zhí)行檢視也就是回回顧的意意思。在在GTDD里強(qiáng)調(diào)調(diào)要做 HYPERLINK /articles/gtd-weekly-review-habit.html o GTD：培養(yǎng)每周回顧的好習(xí)慣 每每周回顧顧，關(guān)于于這點(diǎn)，我的實(shí)實(shí)踐是設(shè)設(shè)置每周周日的晚晚上用一一個(gè)小時(shí)時(shí)進(jìn)行GGTD的的每周回回顧，這這點(diǎn)通過過周期性性地日歷歷安排設(shè)設(shè)置在OOutllookk里了。并明確確地記載載了回顧顧的內(nèi)容容：Emaiil：回回顧并且且清理“待定”和“即即將到來來