職業(yè)健康安全文件控制程序

1、文件控制程序 1目的對公司范圍內(nèi)與質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全一體化管理體系有關(guān)的文件進(jìn)行有效控制，確保在各個部門、各個場所可獲得相應(yīng)文件的最新有效版本，防止作廢文件的非預(yù)期使用。2 適用范圍本程序適用于本公司所有與質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全管理體系有關(guān)的文件，包括外來文件的控制。3 職責(zé)3.1 綜合管理部負(fù)責(zé)本程序的組織實施。負(fù)責(zé)全公司范圍內(nèi)體系運(yùn)行文件標(biāo)識、發(fā)放、歸檔管理及組織評審以及負(fù)責(zé)本部門范圍內(nèi)的文件編制和控制。3.2 工程管理部負(fù)責(zé)技術(shù)性文件和施工作業(yè)文件的編制、更改以及負(fù)責(zé)本部門范圍內(nèi)的文件編制和控制?？偣こ處熦?fù)責(zé)工程施工組織設(shè)計的審批。3.3 其他部門負(fù)責(zé)本部門管轄范圍內(nèi)文件的編制及

2、本部門的文件控制。4工作程序4.1 質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系文件包括：a. QEO管理手冊一級文件；b. 程序文件二級文件c. 作業(yè)文件三級文件（如作業(yè)指導(dǎo)書、操作規(guī)程、驗收規(guī)范、組織設(shè)計、施工方案、公司制度、辦法、標(biāo)準(zhǔn)、計劃書等）；d. 記錄（如數(shù)據(jù)報告、信息單、過程活動記錄、各種記錄表格等）4.2 文件的編號4.2.1 文件的編號按文件層次遞進(jìn)，易于查閱和檢索文件編號由綜合管理部統(tǒng)一規(guī)定，具有統(tǒng)一性標(biāo)識。文件編號由企業(yè)名稱代號、文件代號、順序號幾部分組成。順序號從01開始。QEO管理手冊編號2022SCZH年號 手冊代號 企業(yè)名稱代碼 例：ZH-SC-2022表示禹城市*市政工程有

3、限公司質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理手冊2022年發(fā)布版本。2022b. 程序文件編號01CXZH年號順序號程序文件代號企業(yè)名稱代號例：ZH-CX-03-2022表示禹城市*市政工程有限公司程序文件2022年發(fā)布的第1個程序文件。c. 作業(yè)文件編號01ZH部門代號順序號 例：ZH-02表示綜合管理部第2號作業(yè)文件4.2.2 文件的版本號和修改狀態(tài)號版本號以A、B數(shù)字表示。修改狀態(tài)號以0、1、2、3、4表示當(dāng)文件更改或修訂后要相應(yīng)變動文件的版本號和修改狀態(tài)號，以便于識別文件的現(xiàn)行狀態(tài)，并確保在使用處可獲得相應(yīng)有效版本。4.3 文件的批準(zhǔn)、評審與更新a.管理手冊由管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)；b. 程

4、序文件由管理者代表負(fù)責(zé)審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)；c. 作業(yè)文件由各部門負(fù)責(zé)人審核，主管領(lǐng)導(dǎo)審批；d. 技術(shù)性文件由工程管理部負(fù)責(zé)人審核，總工程師批準(zhǔn)；e. 外來文件由管理者代表審批其適用性；f. 必要時對文件評審與更新時，需再次批準(zhǔn)。綜合管理部每年定期組織相關(guān)人員對現(xiàn)有體系文件進(jìn)行全面評審，因評審或其他原因?qū)ξ募男薷陌l(fā)布前應(yīng)再次批準(zhǔn)。4.4 文件的更改和作廢必要時對文件進(jìn)行更改。要填寫“文件更改/修訂審批表”，并保留更改內(nèi)容的記錄。4.4.1 管理手冊和程序文件由綜合管理部負(fù)責(zé)實施更改，管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。4.4.2作業(yè)文件的更改由各相應(yīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，再由各部門指定人員進(jìn)行更改。4.4.

5、3 所有被更改的原文件必須由相應(yīng)部門收回，進(jìn)行統(tǒng)一管理，以確保有效文件的唯一性。4.4.4 文件更改后，與更改文件相關(guān)的其他文件應(yīng)同時進(jìn)行更改，以保證文件的統(tǒng)一性和協(xié)調(diào)性。4.4.5 文件的更改分為換頁、插頁和章節(jié)更改。4.4.6文件經(jīng)多次更改，或文件需要大幅度更改時，做相應(yīng)修改，若由其他部門進(jìn)行修改時，該部門應(yīng)獲得審批所需依據(jù)的背景文件資料。4.4.7文件更改應(yīng)在“文件更改/修訂審批表”上記錄文件修改內(nèi)容，修改日期和更改原因、更改生效時間，同時做現(xiàn)行修訂狀態(tài)標(biāo)識。4.4.8 作廢文件由綜合管理部按“文件發(fā)放/回收登記表”中原登記發(fā)放范圍收回原版并記錄，并在作廢文件上加蓋“作廢”印章，填寫“文

6、件銷毀/留用登記表”，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，統(tǒng)一銷毀。需做資料保存的作廢文件，加蓋“作廢保留”印章后方可保存。4.4.9 作廢文件要及時從發(fā)放和使用場所收回，確保文件現(xiàn)行有效。4.5 文件的發(fā)放和領(lǐng)用4.5.1 受控文件的發(fā)放要加蓋“受控”印章，經(jīng)批準(zhǔn)后，綜合管理部按規(guī)定發(fā)放范圍發(fā)放，確保體系運(yùn)行的各個場所獲得相應(yīng)有效文件。4.5.2 文件領(lǐng)用者在“文件發(fā)放/回收登記表”簽字后，領(lǐng)取標(biāo)有分發(fā)號的受控文件，并填寫“文件收發(fā)登記表”。分發(fā)號由年代號和順序號組成。4.5.3 文件領(lǐng)用者的文件嚴(yán)重破損影響使用時，應(yīng)向綜合管理部申請辦理更換手續(xù)，交回破損文件，補(bǔ)發(fā)新文件，新文件的分發(fā)號仍沿用原文件的分發(fā)號，

7、綜合管理部將破損文件收回時，必須填寫“文件銷毀/留用登記表”。4.5.4 當(dāng)文件持有者的文件丟失后，應(yīng)向綜合管理部辦理申請領(lǐng)用手續(xù)，但必須在領(lǐng)用申請中作出說明，綜合管理部在補(bǔ)發(fā)文件時，應(yīng)編排新的分發(fā)號，將丟失文件的分發(fā)號注明為作廢文件的分發(fā)號，并通知各有關(guān)部門，補(bǔ)發(fā)文件在原文件編號前加“補(bǔ)”字樣以示區(qū)別。4.6 外來文件的控制a. 對外來文件由綜合管理部、綜合管理部填寫“外來文件適用性審批表”；b. 經(jīng)審批適用的外來文件，由綜合管理部確定分發(fā)數(shù)量，綜合管理部負(fù)責(zé)分發(fā)并填寫“文件發(fā)放/回收登記表”；c. 對失效、過期的外來文件，綜合管理部要及時收回，按作廢文件處理。4. 7 文件的管理 4.7.1 綜合管理部是公司體系文件管理的主管部門，負(fù)責(zé)手冊、程序文件的編制、更改控制，綜合管理部負(fù)責(zé)建立健全公司“受控文件清單”并對全公司的文件進(jìn)行監(jiān)督管理。定期將公司“受控文件清單”發(fā)放至各部門。對于受控文件應(yīng)定期公布受控文件清單，以識別現(xiàn)行使用文件的狀態(tài)。凡屬受控文件均由綜合管理部統(tǒng)一備案存檔（包括軟盤、光盤、錄像帶、錄音帶等）。4.7.2 文件的借閱和復(fù)制特殊情況需要查閱文件時，到綜合管理部查閱，不得帶走，不得擅自復(fù)印。需要增發(fā)時，由文件發(fā)放部門