促銷借款管理辦法

1、 第 PAGE 8 頁(yè) 共 NUMPAGES 8 頁(yè) 財(cái)字（136）促銷借款管理辦法在公司關(guān)于代代收代支支項(xiàng)目的的管理規(guī)規(guī)定中中對(duì)費(fèi)用用支出與與款項(xiàng)收收入的管管理和帳帳務(wù)處理理都進(jìn)行行了相關(guān)關(guān)規(guī)定，并且明明確要求求“所有代代墊支出出須取得得廠家書(shū)書(shū)面確認(rèn)認(rèn)”，“嚴(yán)禁在在沒(méi)有取取得廠家家確認(rèn)時(shí)時(shí)支出”。但在實(shí)際際操作中中，許多多分部都都存在業(yè)業(yè)務(wù)人員員不能及及時(shí)取得得廠家書(shū)書(shū)面確認(rèn)認(rèn)，而財(cái)財(cái)務(wù)部門門為了不不影響公公司營(yíng)銷銷策略，對(duì)公司司促銷活活動(dòng)支出出只能辦辦理相關(guān)關(guān)借款，或廣宣宣、采銷銷不經(jīng)過(guò)過(guò)財(cái)務(wù)直直接從庫(kù)庫(kù)房借商商品進(jìn)行行促銷等等情況。由于分分部在上上報(bào)促銷銷活動(dòng)方方案時(shí)對(duì)對(duì)與廠家家按比例

2、例承擔(dān)促促銷活動(dòng)動(dòng)費(fèi)用方方案，有有許多并并沒(méi)有落落實(shí)到相相關(guān)廠家家，只是是相關(guān)業(yè)業(yè)務(wù)人員員一種口口頭承諾諾，財(cái)務(wù)務(wù)無(wú)法按按廠家進(jìn)進(jìn)行掛帳帳，促銷銷活動(dòng)后后業(yè)務(wù)人人員也沒(méi)沒(méi)有及時(shí)時(shí)向廠家家收取確確認(rèn)函，從而導(dǎo)導(dǎo)致因業(yè)業(yè)務(wù)部門門不能及及時(shí)取得得廠家費(fèi)費(fèi)用確認(rèn)認(rèn)，致使使促銷活活動(dòng)借款款或促銷銷借機(jī)長(zhǎng)長(zhǎng)期掛帳帳無(wú)法清清理情況況，給公公司財(cái)產(chǎn)產(chǎn)安全帶帶來(lái)很大大隱患。因此，為為了更好好的貫徹徹執(zhí)行公公司“以收抵抵支，收收支平衡衡”的原則則，在保保證公司司營(yíng)銷策策略的實(shí)實(shí)施同時(shí)時(shí)，又要要確保公公司財(cái)產(chǎn)產(chǎn)的安全全，維護(hù)護(hù)公司的的利益，現(xiàn)對(duì)促促銷活動(dòng)動(dòng)借款手手續(xù)進(jìn)行行如下規(guī)規(guī)范：一、借款款審批借款必須須與審批批

3、的費(fèi)用用項(xiàng)目支支出同步步，并按按費(fèi)用項(xiàng)項(xiàng)目單筆筆授權(quán)進(jìn)進(jìn)行控制制，嚴(yán)禁禁促銷活活動(dòng)支出出（包括括內(nèi)采贈(zèng)贈(zèng)品）在在取得費(fèi)費(fèi)用來(lái)源源前先行行支出。促銷借款款必須取取得公司司相關(guān)費(fèi)費(fèi)用審批批手續(xù)，代墊促促銷費(fèi)、廣告費(fèi)費(fèi)等廠家家承擔(dān)費(fèi)費(fèi)用必須須將費(fèi)用用明確到到廠家，并事先先取得廠廠家確認(rèn)認(rèn)函；采采銷及廣廣宣部門門在進(jìn)行行活動(dòng)策策劃時(shí)必必須作好好提前準(zhǔn)準(zhǔn)備，及及時(shí)與廠廠家溝通通并取得得廠家確確認(rèn)函。對(duì)于應(yīng)由由廠家承承擔(dān)費(fèi)用用未取得得供應(yīng)商商確認(rèn)的的，必須須在上報(bào)報(bào)促銷審審批計(jì)劃劃中注明明確認(rèn)函函收取情情況及對(duì)對(duì)應(yīng)業(yè)務(wù)務(wù)科主管管，報(bào)總總部審批批，費(fèi)用用承擔(dān)廠廠家對(duì)應(yīng)應(yīng)的業(yè)務(wù)務(wù)科主管管對(duì)未取取得確認(rèn)認(rèn)函部分

4、分廠家承承擔(dān)費(fèi)用用的收回回負(fù)責(zé)。同時(shí)在在借款時(shí)時(shí)由分部部相關(guān)分分管業(yè)務(wù)務(wù)、業(yè)務(wù)務(wù)主管及及采銷總總監(jiān)對(duì)無(wú)無(wú)確認(rèn)函函借款簽簽字擔(dān)保保，承諾諾在借款款后五日日內(nèi)取得得相關(guān)供供應(yīng)商書(shū)書(shū)面確認(rèn)認(rèn)函，并并在活動(dòng)動(dòng)結(jié)束后后一個(gè)月月仍無(wú)法法收取確確認(rèn)函時(shí)時(shí)承擔(dān)還還款責(zé)任任。分部部收入組組負(fù)責(zé)跟跟蹤收取取，嚴(yán)禁禁無(wú)擔(dān)保保、無(wú)廠廠家確認(rèn)認(rèn)的代墊墊支出及及任何形形式的未未批先付付。分部財(cái)務(wù)務(wù)部對(duì)費(fèi)費(fèi)用承擔(dān)擔(dān)廠家歸歸屬的業(yè)業(yè)務(wù)主管管人員建建立信用用評(píng)估記記錄，對(duì)對(duì)擔(dān)保后后三日內(nèi)內(nèi)仍未收收取確認(rèn)認(rèn)函的，分部財(cái)財(cái)務(wù)報(bào)分分部采銷銷總監(jiān)督督促業(yè)務(wù)務(wù)催收，并對(duì)該該業(yè)務(wù)人人員在無(wú)無(wú)確認(rèn)函函情況下下不再辦辦理借款款。取得的廠廠家確

5、認(rèn)認(rèn)函必須須專款專專用，不不得跨品品類跨廠廠商使用用，特殊殊情況須須報(bào)總部部審批，否則為為無(wú)確認(rèn)認(rèn)函未批批先支，將對(duì)相相關(guān)業(yè)務(wù)務(wù)人員給給予書(shū)面面指導(dǎo)以以上處罰罰。對(duì)原有未未收回代代墊費(fèi)用用確認(rèn)函函的收取取，由分分部采銷銷總監(jiān)負(fù)負(fù)責(zé)，要要求相關(guān)關(guān)業(yè)務(wù)人人員在本本文件下下發(fā)之日日期起11個(gè)月內(nèi)內(nèi)限期收收回，否否則將給給予提交交理由書(shū)書(shū)并按超超期天數(shù)數(shù)對(duì)責(zé)任任人每天天10元元累計(jì)處處罰，原原責(zé)任人人已離職職的由現(xiàn)現(xiàn)崗位接接替人員員負(fù)責(zé)追追討并承承擔(dān)責(zé)任任。采銷部門門應(yīng)建立立對(duì)業(yè)務(wù)務(wù)人員廠廠家承擔(dān)擔(dān)費(fèi)用、應(yīng)收廠廠家收入入等相關(guān)關(guān)確認(rèn)函函收取得得的考核核，明確確相關(guān)業(yè)業(yè)務(wù)人員員責(zé)任，建立時(shí)時(shí)限管理理制度

6、，要求采采銷人員員在取得得確認(rèn)函函后3日日內(nèi)必須須交到分分部財(cái)務(wù)務(wù)部收入入組，對(duì)對(duì)因業(yè)務(wù)務(wù)人員未未取得廠廠家確認(rèn)認(rèn)函而導(dǎo)導(dǎo)致公司司收入無(wú)無(wú)法收回回，給公公司造成成損失的的，按照照損失的的一定比比例對(duì)相相關(guān)人員員進(jìn)行處處罰。二、借款款手續(xù)與與要求針對(duì)促銷銷借款中中存在的的手續(xù)問(wèn)問(wèn)題，對(duì)對(duì)促銷活活動(dòng)借款款手續(xù)進(jìn)進(jìn)行如下下要求：1、對(duì)于于完全由由公司承承擔(dān)的促促銷活動(dòng)動(dòng)等費(fèi)用用，廣宣宣等部門門憑公司司審批的的活動(dòng)計(jì)計(jì)劃，填填制借款款單，經(jīng)經(jīng)費(fèi)用會(huì)會(huì)計(jì)審核核簽字后后按費(fèi)用用授權(quán)簽簽批辦理理借款手手續(xù)。2、涉及及廠家承承擔(dān)費(fèi)用用的促銷銷活動(dòng)必必須在費(fèi)費(fèi)用支出出前保證證代墊支支出款項(xiàng)項(xiàng)來(lái)源，如廠家家留存臨

7、臨時(shí)促銷銷費(fèi)不足足，必須須在借款款前取得得廠家促促銷費(fèi)用用確認(rèn)函函。對(duì)活活動(dòng)前未未取得供供應(yīng)商確確認(rèn)的情情況，按按前述借借款審批批中所做做要求辦辦理，否否則給予予相關(guān)責(zé)責(zé)任人 “書(shū)面指指導(dǎo)”處罰并并由其承承擔(dān)發(fā)生生的損失失。3、對(duì)內(nèi)內(nèi)部采購(gòu)購(gòu)促銷贈(zèng)贈(zèng)品，為為加強(qiáng)對(duì)對(duì)門店賒賒款購(gòu)物物限額及及范圍的的控制，要求同同外購(gòu)贈(zèng)贈(zèng)品采購(gòu)購(gòu)，一律律按照公公司審批批手續(xù)辦辦理借款款在門店店進(jìn)行購(gòu)購(gòu)買，嚴(yán)嚴(yán)格禁止止從庫(kù)房房借商品品作贈(zèng)品品促銷，對(duì)未按按照規(guī)定定直接辦辦理借機(jī)機(jī)的，將將對(duì)相關(guān)關(guān)人員“書(shū)面指指導(dǎo)”處罰。4、借款款后分部部財(cái)務(wù)以以借款單單，公司司審批的的促銷活活動(dòng)計(jì)劃劃審批表表作為附附件，掛掛“其他應(yīng)

8、應(yīng)收款代墊款款個(gè)人人（借款款人）”。三、具體體操作流流程及注注意事項(xiàng)項(xiàng)：1、首次次向供應(yīng)應(yīng)商取得得備忘錄錄、確認(rèn)認(rèn)函情況況操作流流程1）采銷銷部門應(yīng)應(yīng)于活動(dòng)動(dòng)前取得得供應(yīng)商商承擔(dān)費(fèi)費(fèi)用的備備忘錄或或確認(rèn)函函，并按按附件一一編制臨時(shí)促促銷費(fèi)（廣告費(fèi)費(fèi)等）備備忘錄、確認(rèn)函函收取確確認(rèn)單（以下下簡(jiǎn)稱確認(rèn)函函收取確確認(rèn)單），采采銷部門門相關(guān)人人員應(yīng)將將備忘錄錄或確認(rèn)認(rèn)函及確認(rèn)函函收取確確認(rèn)單一并交交與財(cái)務(wù)務(wù)部門。分部收收入組根根據(jù)備忘忘錄或確確認(rèn)函進(jìn)進(jìn)行應(yīng)收收掛帳,同時(shí)在在確認(rèn)認(rèn)函收取取確認(rèn)單單上簽簽字確認(rèn)認(rèn)已收到到相應(yīng)備備忘錄或或確認(rèn)函函。2）采銷銷部門將將經(jīng)收入入主管簽簽字確認(rèn)認(rèn)的確確認(rèn)函收收取確

9、認(rèn)認(rèn)單移移交廣宣宣等部門門辦理借借款。3）廣宣宣等部門門在辦理理借款手手續(xù)時(shí)，應(yīng)持借借款單、總部批批示的促促銷活動(dòng)動(dòng)計(jì)劃審審批表、收入主主管簽字字的確確認(rèn)函收收取確認(rèn)認(rèn)單到到費(fèi)用會(huì)會(huì)計(jì)處審審核。其其中確確認(rèn)函收收取確認(rèn)認(rèn)單要要求為收收入主管管簽字確確認(rèn)的原原件。費(fèi)費(fèi)用會(huì)計(jì)計(jì)對(duì)于手手續(xù)不符符合要求求的，不不予辦理理借款。4）費(fèi)用用會(huì)計(jì)將將確認(rèn)認(rèn)函收取取確認(rèn)單單復(fù)印印，原件件留存，復(fù)印件件填寫實(shí)實(shí)際借款款明細(xì)并并簽字確確認(rèn)后于于當(dāng)天轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)收入會(huì)會(huì)計(jì)。5）收入入會(huì)計(jì)按按附件二二編制臨時(shí)促促銷費(fèi)（廣告費(fèi)費(fèi)等）備備忘錄、確認(rèn)函函使用情情況統(tǒng)計(jì)計(jì)表（以下簡(jiǎn)簡(jiǎn)稱確確認(rèn)函使使用情況況統(tǒng)計(jì)表表），以備對(duì)對(duì)備忘錄錄

10、、確認(rèn)認(rèn)函尚可可使用余余額進(jìn)行行監(jiān)控。6）費(fèi)用用會(huì)計(jì)對(duì)對(duì)借款單單進(jìn)行審審核后，按公司司費(fèi)用授授權(quán)簽字字審批，借款人人憑簽字字審批后后的借款款單據(jù)到到出納處處辦理領(lǐng)領(lǐng)款。委委托他人人領(lǐng)款的的，借款款人需提提供書(shū)面面委托。2、使用用備忘錄錄或確認(rèn)認(rèn)函余額額情況操操作流程程1）在使使用備忘忘錄或確確認(rèn)函余余額時(shí)，應(yīng)在其其“尚可使使用余額額”內(nèi)申請(qǐng)請(qǐng)借款。借款時(shí)時(shí)業(yè)務(wù)人人員到收收入組確確認(rèn)廠家家確認(rèn)函函使用余余額，收收入會(huì)計(jì)計(jì)打印確認(rèn)函函使用情情況統(tǒng)計(jì)計(jì)表，并由收收入主管管簽字確確認(rèn)后交交業(yè)務(wù)人人員，業(yè)業(yè)務(wù)將簽簽字的統(tǒng)統(tǒng)計(jì)表交交廣宣辦辦理借款款。2）廣宣宣持收入入主管簽簽字的確認(rèn)函函使用情情況統(tǒng)計(jì)計(jì)表

11、原原件、借借款單、總部批批示的促促銷活動(dòng)動(dòng)計(jì)劃審審批表到到費(fèi)用會(huì)會(huì)計(jì)辦理理借款手手續(xù)。3）費(fèi)用用會(huì)計(jì)根根據(jù)確確認(rèn)函使使用情況況統(tǒng)計(jì)表表中借借款“尚可使使用余額額”對(duì)廣宣宣等部門門的借款款申請(qǐng)進(jìn)進(jìn)行審核核。對(duì)于于超出借借款可使使用金額額、手續(xù)續(xù)不符合合要求的的不予辦辦理借款款。4）費(fèi)用用會(huì)計(jì)將將確認(rèn)認(rèn)函使用用情況統(tǒng)統(tǒng)計(jì)表復(fù)印，原件留留存，復(fù)復(fù)印件填填寫實(shí)際際借款明明細(xì)并簽簽字確認(rèn)認(rèn)后于當(dāng)當(dāng)天轉(zhuǎn)收收入會(huì)計(jì)計(jì)。收入入會(huì)計(jì)在在統(tǒng)計(jì)表表中登記記“借款支支出金額額”對(duì)尚可可使用余余額進(jìn)行行監(jiān)控。5）費(fèi)用用會(huì)計(jì)對(duì)對(duì)借款單單進(jìn)行審審核后，按公司司費(fèi)用授授權(quán)簽字字審批，借款人人憑簽字字審批后后的借款款單據(jù)到到出

12、納處處辦理領(lǐng)領(lǐng)款。委委托他人人領(lǐng)款的的，借款款人需提提供書(shū)面面委托。3、備忘忘錄、確確認(rèn)函最最終用于于彌補(bǔ)補(bǔ)補(bǔ)利的情情況處理理對(duì)于將備備忘錄、確認(rèn)函函最終用用途確認(rèn)認(rèn)用于彌彌補(bǔ)補(bǔ)利利的，按按國(guó)美財(cái)財(cái)字220044第3308號(hào)號(hào)關(guān)于于備忘錄錄、確認(rèn)認(rèn)函簽訂訂及使用用的規(guī)定定執(zhí)行行。分部部收入會(huì)會(huì)計(jì)根據(jù)據(jù)經(jīng)總部部采銷中中心副總總批復(fù)的的合同同外費(fèi)用用臺(tái)帳轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)帳的審審批單中轉(zhuǎn)帳帳金額（合同同外費(fèi)用用臺(tái)帳轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)帳的審審批單中“實(shí)收金金額”），登登記確確認(rèn)函使使用情況況統(tǒng)計(jì)表表中“借款支支出金額額”， 對(duì)對(duì)備忘錄錄、確認(rèn)認(rèn)函尚可可使用余余額進(jìn)行行監(jiān)控。4、跨年年度使用用代收代代支款項(xiàng)項(xiàng)跨年度使使用代收收代

13、支款款項(xiàng)的操操作，國(guó)國(guó)美財(cái)字字20005第0777號(hào)關(guān)于代代收代支支費(fèi)用跨跨年度使使用的相相關(guān)要求求中已已有明確確要求，請(qǐng)分部部遵照文文件執(zhí)行行，在此此不做贅贅述。5、借款款余額登登記控制制費(fèi)用會(huì)計(jì)計(jì)應(yīng)在借借款當(dāng)日日及時(shí)將將借款情情況反饋饋收入組組，收入入會(huì)計(jì)應(yīng)應(yīng)及時(shí)登登記臨臨時(shí)促銷銷費(fèi)（廣廣告費(fèi)等等）備忘忘錄、確確認(rèn)函使使用情況況統(tǒng)計(jì)表表對(duì)備備忘錄、確認(rèn)函函可使用用額度進(jìn)進(jìn)行控制制。因雙雙方交接接問(wèn)題造造成的借借款超支支由責(zé)任任人負(fù)責(zé)責(zé)追償。四、個(gè)人人促銷借借款沖銷銷：1、借款款操作中中應(yīng)杜絕絕出現(xiàn)實(shí)實(shí)際使用用超出借借款金額額情況，活動(dòng)借借款金額額不足使使用必須須到收入入主管處處再次確確認(rèn)后

14、借借款，否否則費(fèi)用用會(huì)計(jì)對(duì)對(duì)于超出出借款金金額的費(fèi)費(fèi)用可不不予辦理理報(bào)銷，待補(bǔ)足足相關(guān)手手續(xù)后方方可履行行報(bào)銷手手續(xù)。2、分部部進(jìn)行促促銷活動(dòng)動(dòng)、購(gòu)買買促銷贈(zèng)贈(zèng)品必須須聯(lián)系正正規(guī)單位位，并在在活動(dòng)結(jié)結(jié)束后一一周內(nèi)及及時(shí)取得得正規(guī)發(fā)發(fā)票辦理理報(bào)銷手手續(xù)。費(fèi)費(fèi)用會(huì)計(jì)計(jì)在促銷銷活動(dòng)結(jié)結(jié)束后應(yīng)應(yīng)及時(shí)通通知借款款人員清清理借款款，對(duì)于于無(wú)正當(dāng)當(dāng)理自活活動(dòng)結(jié)束束后1周周內(nèi)不辦辦理報(bào)銷銷手續(xù)的的，將根根據(jù)情況況給予相相關(guān)借款款人或分分部廣宣宣經(jīng)理提提交理由由書(shū)并按按超期天天數(shù)對(duì)責(zé)責(zé)任人每每天100元累計(jì)計(jì)處罰。3、報(bào)銷銷時(shí)借款款人應(yīng)持持按授權(quán)權(quán)簽批的的費(fèi)用報(bào)報(bào)銷單、總部批批示的促促銷活動(dòng)動(dòng)計(jì)劃審審批表、購(gòu)買

15、贈(zèng)贈(zèng)品的發(fā)發(fā)票、贈(zèng)贈(zèng)品ERRP系統(tǒng)統(tǒng)入庫(kù)單單、國(guó)美美與廠家家費(fèi)用劃劃分的分分配表等等到分部部財(cái)務(wù)辦辦理報(bào)銷銷。促銷費(fèi)用用的劃分分應(yīng)由分分部賣場(chǎng)場(chǎng)部設(shè)專專人負(fù)責(zé)責(zé)，及時(shí)時(shí)對(duì)國(guó)美美與廠商商共同承承擔(dān)費(fèi)用用進(jìn)行劃劃分，費(fèi)費(fèi)用會(huì)計(jì)計(jì)按公司司相關(guān)規(guī)規(guī)定承擔(dān)擔(dān)比例進(jìn)進(jìn)行審核核。 4、費(fèi)用用會(huì)計(jì)嚴(yán)嚴(yán)格審核核手續(xù)是是否齊全全，單據(jù)據(jù)是否合合規(guī)，按按公司規(guī)規(guī)定辦理理報(bào)銷手手續(xù)，并并將收入入主管簽簽字的確認(rèn)函函收取確確認(rèn)單或確確認(rèn)函使使用情況況統(tǒng)計(jì)表表原件件作為報(bào)報(bào)銷憑證證附件。5、報(bào)銷銷后的促促銷費(fèi)用用中應(yīng)由由廠家承承擔(dān)的部部分，按按公司代代收代支支管理規(guī)規(guī)定進(jìn)行行賬務(wù)處處理，借借：其他他業(yè)務(wù)支支出，貸貸：其他他應(yīng)收款款代墊墊款個(gè)個(gè)人。6、月末末費(fèi)用會(huì)會(huì)計(jì)應(yīng)按按照公司司規(guī)定登