會議管理制度XXXX0503（修改版）

1、和信通訊技術有限公司管理制度會議管理制度HS-XZ/HY01修訂號01實施日期 2008 年1月5日第 PAGE 5 頁 共 NUMPAGES 5 頁1、目的本制度明確規(guī)定公司會議種類、組織及會務管理等工作相關內(nèi)容，確保會議召開的質(zhì)量和效率，推動對會議決議的執(zhí)行。2、范圍圍本制度適適用于公公司各部部門召開的各項會會議的組組織與管管理。3、權責責3.1人人力資源源部協(xié)助公司管管理層確確定公司司會議的種類，組織會會議進行行、以及及制定、發(fā)布和推推廣會務管管理相關制度；3.2會會議主辦部門負責責各項會會議的會議申請請、通知知、組織織、記錄及會議決決議催辦落實完成工作作。4、會議議召開原原則 4.1高

2、高效。凡凡召開的的會議應應具備必必要性，注重實實效，主主題鮮明明，準備備充分。會議組組織者應應將會議議主持者者、議題題、議程程、時間間、地點點等安排排預先告告知與會會者；4.2精精簡。大大力精簡簡會議，盡量縮縮短會期期，減少少與會人人員，能能合并召召開的會會議要盡盡可能統(tǒng)統(tǒng)籌合并并；4.3務務實。把把工作重重點放在在深入實實際，加加強調(diào)研研和督查查，集中中精力研研究和解解決實際際問題上上，可采采取現(xiàn)場場辦公會會議等形形式，及及時協(xié)調(diào)調(diào)研究解解決有關關問題；4.4節(jié)節(jié)約。會會議召開開倡導勤勤儉節(jié)約約，會議議地點安安排在公公司內(nèi)進進行，特特殊情況況需經(jīng)公公司管理理層批準準，會議議所需經(jīng)經(jīng)費由主主辦

3、部門門負責申申報，人力資資源部審審核。5、會議議分類5.1公公司級會會議：主主要包括括年度員工工大會、工作作總結會會（月度度/季度度/年度度）、月月度經(jīng)營營研討會、營銷銷總結會會（季度度/年度度）、業(yè)業(yè)務相關關會議(如客戶戶或供應應商研討討會、洽洽談會，座談會會等)及及各類臨臨時召開開的代表表大會；5.2例例會:公司各各一級部部門周例例會、月月度例會會；5.3專專項會議：項目研研討會、業(yè)務綜綜合會(如計劃劃協(xié)調(diào)會會、質(zhì)量量分析會會、生產(chǎn)產(chǎn)技術準準備會、生產(chǎn)調(diào)調(diào)度會、安全工工作會等等)。6、會議議周期及及時間安安排7、會議議申報及組組織6.1各各部門須須按照事事先規(guī)定的會議議時間、與會人員、會會

4、議報告告內(nèi)容等做做好充分準準備參會會；6.2會會議通知知：列入入會議計計劃的會會議通知知由人力力資源部部統(tǒng)一安安排，會會議通知知須提前前一天以以文字或或電話發(fā)發(fā)出。各部自自行安排排的小范范圍會議議可自行行安排；6.3如如召開須須上級部部門參與與的不定定期會議議，由會議議主辦單位根根據(jù)工作作需要和和會議內(nèi)內(nèi)容，向向上一級級單位提提出，提提報會議申申請單，詳見見附件一一。經(jīng)上級級單位審批，如如批準開開會，會前準備相關事宜由由會議主辦單位負責，同同時參照本本程序執(zhí)執(zhí)行；6.4會會議籌備備工作：根據(jù)會議議內(nèi)容，由會議議主辦部部門負責責組織，會議相相關部門門配合完完成具體體工作的的籌備與落落實（包括：領

5、導講講話、會會場布置置、橫幅幅標識、安全保保衛(wèi)、音音響、會會議通知知、會議議方案等等）；6.5會會議簽到到：會議議主辦部部門應事事先準備備簽到表表、冊。中小型型會議實實行個人人簽到，規(guī)模較較大的會會議實行行部門領導導簽到。會議結結束時，主辦部部門可對對各單位位的出勤勤情況進進行檢查查或抽查查；6.6會會議文件件及會議議檔案：全員性會議議的文件件由主辦辦部門準備備，會議議結束后后，應及及時將完完整的會會議文件件整理歸歸檔，按按規(guī)定時時間移交交到人力力資源部部存檔；一般性性工作會會議由主主辦部門負負責會議議記錄和和紀要整整理，會會議紀要要經(jīng)部門門負責人人簽發(fā)后后，公布布執(zhí)行并并發(fā)至相相關部門門備忘

6、；6.7與與平級或縱向向溝通的不不定期會會議召開，由會議議發(fā)起單位提出出并參照本程程序執(zhí)行。7、會議議要求及及紀律7.1會會議接待待由會議議主辦部門門負責，會議召召開前5分鐘進行簽到，須準確統(tǒng)計計會議人人數(shù)并留存存檔案資資料，詳詳見會議簽簽到表附件三三；7.2會會議相關關部門負負責在會會前將與與會議相相關的參參閱資料料及時、準準確分發(fā)發(fā)至與會人員；7.3會會議記錄錄由會議主辦部門門負責記記錄；7.4與與會人員員應做到到不遲到到，不早早退，因因故不能能參加會會議應提提前向主主辦會議議部門請請假；有有事離開開會場需需向會議議組織者者請假；會議期期間應關關閉通訊訊工具，保持會會場安靜靜，不做做與會議

7、議主題無無關的事事；7.5 會議內(nèi)內(nèi)容有保保密事項項時，與與會者必必須嚴格格遵守保保密紀律律；7.6人人力資源源部將于會議議召開后后對會議議紀律執(zhí)執(zhí)行情況況（包括括會議出出勤、請請假制度度履行情情況及會會風會紀紀情況）在全公公司范圍圍內(nèi)通報報。各部部門負責責人要重重視對會會議紀律律的執(zhí)行行，以身身作則，促進良良好會風風的形成成。8、會后后工作跟跟進8.1主主辦部門門負責整整理及下下發(fā)會議紀紀要（詳詳見附件件四）及及會議決決議的催催辦；8.2會會后聚餐餐、娛樂樂等活動由人力資資源部組組織、協(xié)協(xié)調(diào)，會議主辦部門應在會議議召開前前通知人力力資源部部，以便便提前準準備安排排；8.3會會議文件件材料的的

8、立卷歸歸檔，建建立會議議檔案。8.3.1主辦辦部門負責責會議的相相關材料保存存，如會議議通知、會議議議程、簽到表、會議紀紀要、會議議報告等等文書須一并收集集、整理理齊全，按按一會一卷的的立卷方方法設立案案卷；8.3.2部門門內(nèi)部會會議均需需將會議議議程、簽到表、會議紀紀要、會議議報告等等文書備份呈呈報總經(jīng)經(jīng)理。9、會議議室使用用管理辦辦法9.1 管理歸歸口9.1.1人力力資源部部負責會會議室的的統(tǒng)籌管管理和協(xié)協(xié)調(diào)安排排使用。9.1.2日常常管理具具體：會會議室內(nèi)內(nèi)財產(chǎn)的的保管、衛(wèi)生保保潔、門門窗及電電器的關關閉、使使用交接接手續(xù)辦辦理、鑰鑰匙交接接等。9.1.3所有有會議室室的燈光光、音響響、

9、多媒媒體投影影等的操操控工作作、日常常調(diào)試及及報修工工作均由由網(wǎng)絡管管理員或或總經(jīng)辦辦指定專專人負責責。9.2 使用范范圍及預預約程序序9.2.1按照照“會議議管理制制度”之之規(guī)定，列入每每周會議議計劃的的會議優(yōu)優(yōu)先編排排使用會會議室；各部如需使使用會議議室一般般要提前前1天向人力力資源部部申請預預約，以以便統(tǒng)籌籌安排使使用。若若各部擬擬預約的的會議室室使用時時間與每每周列入入會議計計劃或已已預定的的會議室室與臨時時性重要要會議發(fā)發(fā)生沖突突時，以以重要會議議為先。9.2.2外部部租賃會會議室主主要用于于全公司司的大型型活動及及重要會會議等，如有特特殊活動動需要，需經(jīng)公公司管理理層批準準，方可可

10、執(zhí)行租租用安排排。9.2.3申請請使用會會議室可可在公用用盤下載載申請表，要求求要逐項項填寫申申請單中中各項內(nèi)內(nèi)容，并并在“其其它說明明”欄中中注明參參會人數(shù)數(shù)、需使用設設施等，經(jīng)批準準后方可可使用；嚴禁擅自自使用會會議室。9.3 使用規(guī)規(guī)定9.3.1按照照“誰使使用誰負負責”的的原則，使用部部門須派派專人負負責本部部門活動動期間的的管理及及安全工工作。9.3.2會議議期間非非與會人人員不得得隨意進進入會議議室。9.3.3凡進進入會議議室的人人員必須須自覺遵遵守會議議室使用用管理規(guī)規(guī)定。講講衛(wèi)生，不得喧嘩、不得損壞公公物、不得損壞壞公用設設施。對對于違反反本規(guī)定定的人員員，人力力資源部部或指定定管理人人員有權權制止、教育、直至給給予行政政處罰。9.3.4會議議室使用用結束后后，使用用部門必必須負責責關閉電電源、還還原設施施，做好衛(wèi)生生保潔。如發(fā)現(xiàn)現(xiàn)公用設