公司財務報銷規(guī)章制度及相關流程

1、關于公司財務報銷制度及相關流程第一部分 總則 第一條、 為了加強公司內部財務治理、成本核算、合理操縱費用支出，規(guī)范公司財務報銷工作,倡導一切以業(yè)務為重的指導思想，提高公司經濟效益，依照有關財務治理法規(guī)制度和公司章程有關規(guī)定，結合本公司實際情況，特制定本制度。 第二條、 本制度依照相關的財經制度及公司的實際情況，將財務報銷分為日常辦公費用、工薪福利及相關費用、稅費支出、工程相關支出、專項支出及物流費用等,以下分不講明報銷相關流程及各項支出具體的財務報銷制度和報銷流程。 第三條、本制度適用于公司全體職員。 第二部分 借款及備用金制度 第四條、 借款治理規(guī)定 (一) 出差借款：出差人員憑審批后的出差

2、申請單按批準額度辦理借款，出差返回3個工作日內辦理報銷還款手續(xù)(不含周末及節(jié)假日)。 (二) 其他臨時借款，如業(yè)務費、各辦事處的備用金等，借款人員應及時報帳，除各辦事處的備用金外其他借款原則上不同意跨月借支。 （必須跨月借支，例如下月月初資金需求的情況呢？）(三) 各項借款金額超過1000元應提早一天通知財務部備款。 (四) 借款銷賬規(guī)定：1、借款銷帳時應以借款申請單為依據，據實報銷，超出申請單范圍使用的，須經主管領導批準，否則財務人員有權拒絕銷帳； 2、借領支票者原則上應在同一工作日內辦理銷帳手續(xù)。 （實際情況專門多不成立）3、年終不論任何人的任何借款全部交回財務，進行往來欠款清算。第二年如

3、有需要重新借支。 (五) 借款未還者原則上不得再次借款，逾期未還借支者轉為個人借款從工資中扣回。 第五條、借款流程 (一) 借款人按規(guī)定填寫借款單，注明借款事由、借款金額（大小寫須完全一致，不得涂改）、支票或現金。 (二) 審批流程：主管部門經理審核簽字財務經理復核總經理審批。 (三) 財務付款：借款憑審批后的借款單到財務部辦理領款手續(xù)。 第六條、備用金制度規(guī)定（一）備用金限額：1、上海辦事處有倉庫且負責的客戶多，產生的費用也多，南京辦事處的備用金歸屬于上海辦事處統(tǒng)一治理，暫定備用金7000元以下；2、武漢辦事處有倉庫但發(fā)生的物流費用不是專門多，暫定備用金2000元以下；3、重慶、廣州、北京、

4、沈陽辦事處沒有倉庫且發(fā)生的物流費用相對較少，暫定備用金1000元以下；4、總部各部門除采購部外其余部門沒有分配備用金，需要的款項填寫用款申請單或付款審批單，外辦事處備用金需要填寫申請單。以上備用金除了月或季度繳納的房租之外，大額物流費用能夠依照實際情況提早申請，備用金不足的能夠再做調整。（二）備用金及預支款項銷帳規(guī)定：1、外辦事處銷售會計每月1號、16號要把之前發(fā)生的支付單據按規(guī)定要求整理好后寄回總部，沒按要求整理的，退回辦事外，各負責人重新整理（退回的快遞費自行承擔）。外辦銷售會計每天發(fā)送電子檔現金收支明細賬，并把賬核對清晰，否則再次申請的備用不予處理。2、總部預支款項，需在三個工作日，最長

5、在一個星期之內辦理銷賬手續(xù)，并結算清晰，否則不可再申請下一筆款項。（需結合不同地區(qū)送貨時刻效率，另一種常見情況，若非預支的款項，事后付款的是否也有時刻規(guī)定呢？）3、總部及外辦事處負責人每月28號之前做好下個月整個月及上旬的支出預算，每月9號、19號之前做好中旬、下旬的支出預算并發(fā)電子檔到總部財務部負責人做公司支出預算。4、外辦事處備用金需填寫用款申請單，發(fā)電子表格給總部，由總部負責人代替給相關部門簽字審批后轉賬。5、總部各部門相關負責人填寫用款申請單或付款審批單，經各相關部門簽字審批后支付。出納付款總經理審批財務經理審批會計審核是否有未結清的費用負責人審核經辦人憑采購合同、采購申請單、銷售訂單

6、等填制付款審批單（三）備用金及預支款項流程：第三部分 日常費用報銷制度 第七條、 日常費用要緊包括差旅費、電話費、交通費、辦公費、低值易耗品及備品備件、培訓費等。在一個預算期間內，各項費用的累計支出原則上不得超出預算。 第八條、 費用報銷的一般規(guī)定 (一) 報銷人必須取得相應的合法票據(從外單位取得的原始憑證必須蓋有填制單位的公章；從個人取得的原始憑證必須有填制人員的簽名或蓋章),發(fā)票背面有經辦人簽名并簡述事由(何人何時何地何事），發(fā)票單據需按要求黏貼。 (二) 填寫報銷單應注意:依照費用性質填寫對應單據，嚴格按單據要求項目認真寫，注明附件張數，金額大小寫須完全一致（不得涂改）。 (三) 報銷

7、1000元以上需提早一天通知財務部以便備款。(四) 費用報銷的具體要求：1、生活用品：除掃把、拖把、水桶、垃圾袋用于辦公地點清潔用品外，其余不能報銷。2、辦公用品：必須開具正規(guī)發(fā)票并附上購物清單。3、運輸費用：具體規(guī)定詳見第六部分物流費用報銷流4、臨時雇工費：附臨時工明細表，明細表上貼標計時費，需注明貼標發(fā)往哪里的物資，共計幾件幾雙鞋子；搬卸費，需注明幾件物資，單據需要有臨時工人簽名及電話號碼。5、所有單據都需要有三個人以上簽字：經辦人、區(qū)域負責人、會計。6、各辦事處寄回來的單據不符合規(guī)定的不予以報銷，全部退回各辦事處，負責人自行處理，不予以抵扣預支的備用金。7、所有的支出必須做費用支出憑證，

8、把原始單據分為正規(guī)發(fā)票和收款單據黏貼在黏貼單上，差旅費按黏貼標準。8、屬于職員借支而后至財務部核銷的，填寫費用報支單時應在單據的左上角寫上“銷賬”二字，以區(qū)分財務是否差不多付款。第九條、費用報銷的一般流程:1、辦事處報銷流程：經辦人填制報支單銷售會計初審區(qū)域經理審核簽字總部財務審核總經理審批出納辦理抵扣備用金賬款 經辦人填制費用報支單（附簽字后的原始票據），提供給銷售會計 銷售會計初審（票據是否符合公司的相關規(guī)定，購買物資的需附上審批后的購買物資申請表），如不符合退還經辦人，如符合則黏貼票據區(qū)域經理審核簽字財務部門審核總經理審批出納報銷。2、泉州總部報銷流程：經辦人填制費用報銷單部門經理審核財

9、務部審核總經理審批出納付款業(yè)務經辦人按付款類型收集整理齊全完整的付款憑據作為附件，并正確填寫相應的費用報銷單，簽名確認后報送部門經理進行業(yè)務審核，部門經理審核確認后，送交財務部審核付款憑據是否齊全，業(yè)務是否合規(guī)、合理，支出金額是否超出預算或合同、單據是否合法完整，再報送總經理審批，出納依照審批后單據執(zhí)行付款程序。第十條、差旅費報銷制度一、差旅費標準1、費用標準：日常支出差旅費按不同崗位級不標準不同，具體規(guī)定如下：1）、住宿費按出差地區(qū)和人員級不制定標準，(原則上兩人出差，如為同性住宿標準按一個人住宿標準報銷)級不一般地區(qū)直轄市及省會都市特區(qū)、廣州副總經理以上級不140170190經理級1001

10、30150助理及主管級70100120職員級50801002）、出差的市內交通費實行包干制，標準如下：級不市內交通費副總經理以上級不全額報銷經理級30元/天助理及主管級25元/天職員級20元/天3）、出差人員每人每天伙食補貼標準如下：一般都市享有補助20元/天，省會都市及特區(qū)35元/天。具體時刻規(guī)定標準如下： A.中午10時前離開本市按全天補助伙食費。 B.中午10時后離開本市按半天補助伙食費。C.中午14時前抵達本市按半天補助伙食費。D.中午14時后抵達本市按全天補助伙食費。2、費用標準的補充講明：（1）以上報銷的住宿費，交通費，伙食補助費都必須提供相等額度的票據報銷（必須提供正規(guī)票據，按標

11、準報銷，超出部分自己負責），往返長途車費必須以車站電子發(fā)票為準（全額報銷），可自行按實際需要安排選擇公路、鐵路或水路，如因工作性質確實需要乘坐飛機者必須向各相關部門申請，經各相關部門及總經理同意后方可執(zhí)行。（2）住宿費報銷時必須提供住宿發(fā)票，實際發(fā)生額未達到住宿標準金額不予補償；超出住宿標準部分由職員自行承擔。（3）出差費用原則上按一天一夜報銷，如是早上8:30動身，第二天18:00返回的可按兩天一夜報銷，具體時刻依據電子車票上的發(fā)車時刻為準。（4）到各辦事處出差，其辦事處提供住宿者不補住宿費，如辦事處無法提供住宿可按住宿標準報銷住宿費用。（5）出差時由對方接待單位提供餐飲、住宿及交通工具等將

12、不予報銷相關費用。 （6）宴請客戶需由總經理批準后方可報銷招待費，同時按比例（早餐20、午餐或晚餐40）扣減出差人當天的伙食補貼。（7）出租車費在緊急情況下（如每季度送大件的樣品），市區(qū)內能夠搭乘出租車，跨區(qū)有班車的一律坐班車，事先向行政部申請報備，總經理同意后方可報銷。（8）出差時兩人不能同時去同一個地點，除非特大事件需要兩人同行，必須事先申請報備。申請后方可按報銷標準報銷，否則只報銷一人。（9）因工作需要超出原打算出差時刻，出差人員在外地要事先向公司總經理講明緣故征得同意，返回后在差旅費申請表中加以注明，經批準予以報銷。凡未經批準事后追加費用，超預算部分一律由當事人自付。（二） 報銷流程

13、1. 出差申請：公司人員因工作需要出差填寫出差申請單，詳細注明出差地點、業(yè)務內容、行程安排、交通工具及可能差旅費用項目等，出差申請單由直接主管審核、總經理審批。 2. 借支差旅費：出差人員將審批過的出差申請單交財務部,按借款治理規(guī)定及相關于出差報銷標準額度辦理借款手續(xù)，出納按規(guī)定支付所借款項。 3. 購票: 公司人員出差須訂票的持審批過的出差申請單，到行政部統(tǒng)一訂票，經審批人簽字后報財務。 4. 返回報銷：出差人員應在回公司后三個工作日或一個星期之內辦理報銷事宜，依照差旅費用標準填寫差旅費報銷單，附出差申請單及路線日程表，部門經理審核簽字，財務部審核簽字，總經理審批；原則上前款未清者不予辦理新

14、的借支。第十一條 電話費報銷制度及流程(一) 費用標準 1. 移動通訊費：為了兼顧效率與公平的原則，職員的手機費用的報銷采納與崗位相關制，即依據不同崗位，依照職職員作性質和職位不同設定不同的報銷標準，具體標準見行政部相關治理制度規(guī)定。 2固定電話費：公司為職員提供工作必須的固定電話，并由公司統(tǒng)一支付話費。不鼓舞職員在上班期間打私人電話。 3、移動電話費：因工作的專門性，公司部分職員將統(tǒng)一使用公司的辦公電話用于業(yè)務聯(lián)系，并由公司統(tǒng)一支付話費，私人電話將不再報銷話費，禁止職員使用辦公電話打私人電話。職員轉崗或離職后應將手機交還行政部（依照工作業(yè)務手機使用協(xié)議辦理）。(二)報銷流程 1、人力資源部每

15、月初將報銷話費做入職職員資表，20日由財務部統(tǒng)一發(fā)放。如有配置電話的，由公司統(tǒng)一付費（超出部分由職員負責），不再從工資做補貼。2、公司統(tǒng)一支付話費由行政部指定專人按日常費用審批程序及報銷流程辦理報銷手續(xù)，若遇電話費異常變動情況應到相關部門查明緣故，專門情況報總經理批示處理方法。 第十二條 交通費報銷制度及流程 (一) 費用標準：(1)職員因公需要用車可依照公司相關規(guī)定申請公司派車，在沒有車的情況下經行政部車輛治理人員同意后能夠乘坐公交車;(2)市內公交車費應保存相應票據報銷。(3)職員在本市內出差，只報銷公交車票（蓋有2個章），公交車票除二人及以上同行外均不得連號，無專門情況不得報銷出租車票。

16、（4）各外辦事處人員因公安排回公司可按電子車票報銷， 在這行程間順道回家造成的車票不可報銷，只按公司到辦事處的車票報銷。(二) 報銷流程 1. 職員整理交通車票（只含有公交車票），在車票背面簽經辦人名字，并由行政部人員簽字確認。 2. 審批:按日常費用審批程序審批。 3. 職員持審批后的報銷單到財務處辦理報銷手續(xù)。 第十三條 物資采購報銷制度及流程 （一）物資采購流程:1、公司行政部門為低值易耗品之采購、治理部門，設置標準庫房，并設專門保管人員治理，財務部為核算監(jiān)督部門。2、由物資使用人填寫采購申請單，部門經理簽字審核，再將填寫完的采購申請送至行政部簽收。3、行政部低值品保管人依照使用部門申請

17、數量，與庫存進行核實，填寫采購申請單中的“庫存數量”、“批準數量”兩欄。4、行政部低值品采購人接到送來的采購申請單，按需購物資的要求進行詢價，將價格填列到采購申請單后由部門經理簽字審核，送至財務部進行復核。5、物資到位后物資采購員將采購申請單送至物資保管人處以備驗收時使用。6、物資保管人、物資驗收人、供貨商三方共同對到物資資進行驗收。驗收時注意物資是否與采購申請單中內容、規(guī)格型號相符、質量是否合格。7、驗收符合要求后，填寫物資入庫驗收單，一聯(lián)交供貨商、一聯(lián)交采購員，將物資分類存放，分不登賬。8、通知使用部門能夠領取所需物資。9、使用部門填寫物資出庫單領取所需物資，物資保管人依照物資出庫單登賬。

18、（二）報銷流程 1、物資采購前，預借物資款必須經財務主管領導簽字批準后方可借款。物資采購完畢，需及時報銷，逾期三天不辦理者，按挪用公款論處。 2、物資采購員填寫費用報支單，將本次采購的全部原始發(fā)票、入庫驗收單、采購申請單粘貼附后，部門經理審核，財務部審核（財務部審核內容填寫是否正確無誤、簽字是否齊全、發(fā)票、入庫驗收單、采購申請三份單據中內容、數量、金額是否相符、實際金額與報銷金額是否相同），總經理審批。3、采購員持審批后的費用報支單到出納處辦理付款手續(xù)。4、各部門急需或專門的辦公用品，經以上程序批準，可自行購買。第十四條 培訓費、資料費及其他報銷制度及流程 （一）費用標準 1. 培訓費:為了便

19、于公司依照需要統(tǒng)籌安排，此費用由公司人力資源部門統(tǒng)一治理，各部門培訓需求應及時報送人力資源。人力資源依照實際需要編制培訓打算報總經理審批。 2.其他費用：依照實際需要據實支付。 ( 二)報銷流程： 1.培訓費由人力資源部人員依照審批程序及報銷程序辦理報銷手續(xù)。 2.其他費用報銷參照日常費用報銷制度及流程辦理。 第四部分 工薪福利及相關費用支出制度及流程 第十五條 工薪福利等支出包括工資、臨時工資、社會保險及各項福利等，此類費用按照資金支出制度相關規(guī)定執(zhí)行。 第十六條 工薪福利 (一) 工資（1）每月10日由各辦事處負責人依照上月銷售情況做好導購工資表，轉交財務審核無誤，經公司總經理審批后于15

20、號支付，導購工資算錯或是遲交導致的問題相關負責人承擔責任；每月20日由人事部做好治理人職員資表，轉交財務審核無誤，經公司總經理審批后的工資支付標準（含人員變動、額度變動、扣款、社會保險及等信息）。（2）總經理提供職工月度獎金分配表；（3）財務部依照獎金表及支付標準編制標準格式的工資表；（4）按工薪審批程序審批；（5）統(tǒng)一由財務部通過現金或是銀行轉賬形式支付工資；（6）每月末之前職員到財務部領工資條并與工資卡內資金進行核實。 （三）社會保險支付流程：（1）由人力資源部將由公司總經理審批后的支付標準交財務部進行相關的財務處理；（2）社會保險金由財務部協(xié)助人力資源辦理銀行托收手續(xù)，財務部收到銀行托收

21、單據應交人力資源部專員簽字確認，若有差異應查明緣故并按實際情況進行調整。（3）社會保險需由職員負責部分在工資發(fā)放時候扣除。 （四）其他福利費支出由公司人力資源部按審批后的支付標準填寫報銷單經部門經理簽字確認財務經理進行財務復核報總經理審批，審批后的報銷單及支付標準交財務部辦理報銷手續(xù)。 第五部分 專項支出財務報銷制度及流程 第十七條 專項支出要緊包括軟件及固定資產購置、廣告宣傳活動費及其他專項費用等。 第十八條 軟件及固定資產購置報銷財務制度及流程。 (一) 填寫購置申請：按公司相關規(guī)定填寫資產物資申請表并報批。 (二) 報銷標準：相關的合同協(xié)議及批準生效的購置申請。 (三) 結賬報銷（1）資

22、產驗收（軟件應安裝調試）無誤后，經辦人憑發(fā)票等資料辦理出入庫手續(xù)，按規(guī)定填寫報銷單（經辦人在發(fā)票背面簽字）；（2）按資金支出規(guī)定審批程序審批；（3）若需提早借款，應按借款規(guī)定辦理借支手續(xù)，并在5個工作日內辦理報銷手續(xù)。 （四）發(fā)生物品轉移，即由另一個使用人轉移給他人使用時應填寫“物品轉移清單”第十九條 其他專項支出報銷制度及流程 (一) 費用范圍：其他專項支出包括其他所有專門立項的費用（廣告及宣傳活動費、公司職員活動費用、辦公室裝修及其他專項費用）支出。 (二) 費用標準：此類費用一般金額較大，由主管部門經理依照實際需要向總經理提交請示報告（含項目可行性分析、費用預算及相關收益預測表等），經總經理簽署審核意見后報董事長及其授權人審批。 (三) 財務報銷流程 1審批后的報告文件到財務部備案，以便財務備款。 2簽訂合同：由直接負責部門與合作方簽訂正式合作合同，（合同簽訂前由公司法律顧問的審核，合同應注明付款方式等）。 3付款流程：（1）由經辦人整理發(fā)票等資料并填寫費用報銷單（填寫規(guī)范參照日常費用報銷一般規(guī)定）；（2）按審批程序審批：主管部門經理審核簽字 財務復核 總經理審批；（3）財務部依照審批后的報銷單金額付款；（4）若需提早借款，應按借款規(guī)定辦理借支手續(xù)，并在5個工作日內辦理報銷手續(xù)。