企業(yè)管理第十三講 項(xiàng)目的監(jiān)測(cè)與控制

1、第十三講 項(xiàng)目的監(jiān)測(cè)與控制什么是項(xiàng)目控制計(jì)劃、監(jiān)控的比較項(xiàng)目計(jì)劃劃的主要要目標(biāo)是是要設(shè)定定項(xiàng)目目目標(biāo)和方方向，分分配資源源、預(yù)見見問題以以及確定定一些激激勵(lì)措施施。在項(xiàng)目的的監(jiān)測(cè)和和控制階階段，首首先要做做的工作作是指導(dǎo)導(dǎo)項(xiàng)目符符合目標(biāo)標(biāo)，就是是根據(jù)計(jì)計(jì)劃對(duì)目目標(biāo)和方方向進(jìn)行行設(shè)定，盡量使使項(xiàng)目進(jìn)進(jìn)展朝著著項(xiàng)目計(jì)計(jì)劃所確確定的目目標(biāo)和方方向前進(jìn)進(jìn)。其次次是有效效利用資資源，進(jìn)進(jìn)一步提提高資源源的使用用效率。在計(jì)劃劃階段是是預(yù)見問問題、預(yù)預(yù)測(cè)問題題。在實(shí)實(shí)施階段段是判斷斷問題、糾正問問題，對(duì)對(duì)計(jì)劃要要做一些些適當(dāng)變變更，使使之更好好地完成成項(xiàng)目目目標(biāo)。在在計(jì)劃階階段我們們做出了了一些關(guān)關(guān)于團(tuán)隊(duì)隊(duì)

2、建設(shè)，關(guān)于員員工激勵(lì)勵(lì)的方針針和措施施，在實(shí)實(shí)施階段段就要貫貫徹和實(shí)實(shí)施這些些措施，對(duì)員工工做出的的貢獻(xiàn)給給予積極極的獎(jiǎng)勵(lì)勵(lì)和鼓勵(lì)勵(lì)。兩者對(duì)比比如下所所示：計(jì) 劃 監(jiān) 控控設(shè)定目標(biāo)標(biāo)和方向向 指導(dǎo)工工作符合合目標(biāo)分配資源源 有效利利用資源源預(yù)見問題題 糾正問問題激勵(lì) 獎(jiǎng)獎(jiǎng)勵(lì)貢獻(xiàn)獻(xiàn)與項(xiàng)目控控制有關(guān)關(guān)的問題題1.項(xiàng)目目特征項(xiàng)目本身身的特征征、大小小不一樣樣，則項(xiàng)項(xiàng)目的控控制難度度有所區(qū)區(qū)別。如如果是開開發(fā)一個(gè)個(gè)系統(tǒng)，系統(tǒng)結(jié)結(jié)構(gòu)、復(fù)復(fù)雜程度度不同，則采用用不同的的控制手手段。2.項(xiàng)目目團(tuán)隊(duì)團(tuán)隊(duì)的經(jīng)經(jīng)驗(yàn)以及及工作技技能、熟熟練程度度與項(xiàng)目目的監(jiān)控控有很大大的關(guān)系系：如果果項(xiàng)目團(tuán)團(tuán)隊(duì)成員員對(duì)項(xiàng)目目工作比

3、比較熟悉悉，在實(shí)實(shí)施當(dāng)中中，控制制就顯得得不那么么重要，有些工工作依據(jù)據(jù)過去的的經(jīng)驗(yàn)就就可以開開展；如如果項(xiàng)目目是個(gè)全全新的工工作，過過去從來來沒有過過經(jīng)驗(yàn)，就要對(duì)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)進(jìn)展加以以控制和和監(jiān)測(cè)。3.公司司文化公司本身身的傳統(tǒng)統(tǒng)或者工工作習(xí)慣慣、組織織的穩(wěn)定定性，都都與項(xiàng)目目控制有有關(guān)，也也就是采采用什么么樣的控控制策略略、控制制手段，與項(xiàng)目目特征、項(xiàng)目人人員的經(jīng)經(jīng)驗(yàn)和能能力以及及組織本本身、公公司的問問題有關(guān)關(guān)。4.風(fēng)險(xiǎn)險(xiǎn)管理在控制當(dāng)當(dāng)中，有有一個(gè)很很關(guān)鍵、重要的的問題就就是對(duì)項(xiàng)項(xiàng)目的風(fēng)風(fēng)險(xiǎn)管理理。風(fēng)險(xiǎn)險(xiǎn)包括：_Perrsonnnell shhorttfallls個(gè)個(gè)人錯(cuò)誤誤_Dynnami

4、ic rrequuireemennts需需求變化化_Extternnallly pprovvideed ccompponeentss外部因因素_Reaal-ttimee peerfoormaancee 實(shí)時(shí)績(jī)績(jī)效_Devveloopmeent開開發(fā)_Unrreallisttic esttimaatess不切實(shí)實(shí)際的估估算在項(xiàng)目實(shí)實(shí)施過程程中，這這些問題題都可能能顯現(xiàn)出出來，必必須按照照過去計(jì)計(jì)劃中的的一些既既定方針針采取有有效的對(duì)對(duì)策，對(duì)對(duì)新出現(xiàn)現(xiàn)的問題題采取一一些新的的應(yīng)對(duì)措措施和應(yīng)應(yīng)急計(jì)劃劃。項(xiàng)目的監(jiān)監(jiān)測(cè)和控控制過程程監(jiān)測(cè)的過過程1.評(píng)價(jià)價(jià)實(shí)際和和計(jì)劃的的完成情情況項(xiàng)目是不不是按計(jì)計(jì)劃完成

5、成，有什什么偏差差？該檢檢查的完完成情況況包括工工期和成成本，即即成本預(yù)預(yù)算和實(shí)實(shí)際花費(fèi)費(fèi)是不是是相符合合。2.檢驗(yàn)驗(yàn)技術(shù)指指標(biāo)的正正確與否否檢驗(yàn)技術(shù)術(shù)指標(biāo)正正確與否否包括質(zhì)質(zhì)量指標(biāo)標(biāo)、技術(shù)術(shù)要求，檢驗(yàn)它它們是否否和工作作說明相相一致。3.需求求和變更更批準(zhǔn)在項(xiàng)目實(shí)實(shí)施當(dāng)中中經(jīng)常發(fā)發(fā)生需求求變化，由此產(chǎn)產(chǎn)生了一一系列變變更。需需求和變變更需要要按照正正規(guī)的程程序來展展開，而而不是隨隨隨便便便地改變變需求和和進(jìn)行變變更。4.工期期進(jìn)展與與項(xiàng)目要要求相一一致無論是需需求變化化還是其其它因素素引起的的變更，都要求求工期進(jìn)進(jìn)展情況況以及資資源使用用情況符符合項(xiàng)目目的計(jì)劃劃要求。如果變變更對(duì)項(xiàng)項(xiàng)目目標(biāo)標(biāo)

6、，如工工期和預(yù)預(yù)算有較較大影響響，這時(shí)時(shí)候需要要經(jīng)過慎慎重的評(píng)評(píng)審之后后，修正正項(xiàng)目的的基本計(jì)計(jì)劃，按按照監(jiān)控控手段來來實(shí)施變變更。5.監(jiān)視視資源的的使用另外，還還需要對(duì)對(duì)資源進(jìn)進(jìn)行監(jiān)控控。主要要是對(duì)一一些績(jī)效效標(biāo)準(zhǔn)，包括技技術(shù)指標(biāo)標(biāo)、預(yù)算算成本、工期和和資源的的需求數(shù)數(shù)量，進(jìn)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)計(jì)估算、比較和和評(píng)估。在比較較的同時(shí)時(shí)，需要要將績(jī)效效與計(jì)劃劃做比較較，在比比較的基基礎(chǔ)上預(yù)預(yù)測(cè)項(xiàng)目目總成本本和工期期是否符符合項(xiàng)目目的預(yù)期期目標(biāo)。如果產(chǎn)產(chǎn)生比較較大的偏偏差，就就需要采采取適當(dāng)當(dāng)?shù)募m正正行動(dòng)或或進(jìn)行調(diào)調(diào)整。6.成本本監(jiān)控成本監(jiān)控控是為了了核實(shí)成成本支出出與項(xiàng)目目計(jì)劃是是否一致致，如果果不一致致，

7、就要要判斷怎怎樣才能能消除偏偏差。監(jiān)控策略略在控制過過程中通通常采用用這樣幾幾種策略略：1.職責(zé)責(zé)分配用明確的的職責(zé)分分配表來來明確每每個(gè)人在在項(xiàng)目過過程中的的責(zé)任。無論是是出現(xiàn)什什么偏差差，都可可以落實(shí)實(shí)到每個(gè)個(gè)責(zé)任人人身上。這樣便便于對(duì)偏偏差以及及產(chǎn)生偏偏差的原原因進(jìn)行行追溯和和項(xiàng)目分分析。2.預(yù)算算（Buudgeet）項(xiàng)目預(yù)算算是項(xiàng)目目監(jiān)控策策略的一一種，現(xiàn)現(xiàn)在通常常采用掙掙值（EEarnned Vallue）管理法法作為預(yù)預(yù)算的主主要控制制手段?，F(xiàn)在的控控制方法法和過去去傳統(tǒng)的的控制方方法，兩兩者之間間的主要要差別是是：傳統(tǒng)統(tǒng)的控制制方法往往往只是是停留于于分析偏偏差產(chǎn)生生的原因因，顯

8、示示偏差產(chǎn)產(chǎn)生的數(shù)數(shù)量，但但是往往往缺乏對(duì)對(duì)工作情情況的跟跟蹤?，F(xiàn)現(xiàn)在的控控制方法法是一個(gè)個(gè)動(dòng)態(tài)的的、連續(xù)續(xù)不斷的的跟蹤過過程，從從項(xiàng)目啟啟動(dòng)到項(xiàng)項(xiàng)目結(jié)束束，做一一個(gè)全面面的生命命周期的的集成或或者整體體的控制制，它的的分析不不僅僅是是看一些些靜態(tài)的的指標(biāo)和和數(shù)量，同時(shí)也也考慮項(xiàng)項(xiàng)目進(jìn)展展本身的的一些特特性，通通過連續(xù)續(xù)動(dòng)態(tài)的的控制就就能發(fā)現(xiàn)現(xiàn)問題產(chǎn)產(chǎn)生的真真正原因因。項(xiàng)目成本本監(jiān)測(cè)成本控制制和監(jiān)測(cè)測(cè)是分不不開的，要進(jìn)行行有效的的控制，必須要要有一個(gè)個(gè)經(jīng)常性性地持續(xù)續(xù)不斷地地監(jiān)測(cè)，這個(gè)監(jiān)監(jiān)測(cè)包括括成本的的檢測(cè)、工期的的檢測(cè)和和其他績(jī)績(jī)效的檢檢測(cè)，這這種檢測(cè)測(cè)過程要要求和項(xiàng)項(xiàng)目的每每一個(gè)工工作包

9、相相聯(lián)系（tieetowworkkpacckagges）。根據(jù)工作作包在項(xiàng)項(xiàng)目計(jì)劃劃階段的的工作定定義和工工作描述述，以及及在不同同時(shí)段的的時(shí)間及及責(zé)任分分配、資資源需求求的計(jì)劃劃來記錄錄和報(bào)告告項(xiàng)目的的進(jìn)展情情況。這這種項(xiàng)目目的檢測(cè)測(cè)過程還還要按照照項(xiàng)目的的變更做做相應(yīng)的的調(diào)整，也就是是說要跟跟上項(xiàng)目目變更的的節(jié)拍。為了保證證項(xiàng)目得得到有效效的控制制，在項(xiàng)項(xiàng)目實(shí)施施中要采采用一個(gè)個(gè)有效的的工作授授權(quán)制度度（Woork Autthorrizaatioon）。在項(xiàng)目目計(jì)劃階階段，要要事先確確定好方方針政策策。圖13-1 工工作授權(quán)權(quán)比方說高高層領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)授權(quán)、項(xiàng)目經(jīng)經(jīng)理授權(quán)權(quán)，也可可以通過過職能部部

10、門下發(fā)發(fā)授權(quán)工工作單。具體授授權(quán)工作作應(yīng)該按按照項(xiàng)目目計(jì)劃階階段的設(shè)設(shè)計(jì)來實(shí)實(shí)施。檢測(cè)過程程與授權(quán)權(quán)流程相相反，它它是由個(gè)個(gè)人和工工作小組組到項(xiàng)目目經(jīng)理，然后再再到更高高層管理理部門。數(shù)據(jù)的收收集和記記錄，要要求定期期按照一一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)化格式式來進(jìn)行行。圖13-2數(shù)據(jù)收收集項(xiàng)目控制制的重點(diǎn)點(diǎn)內(nèi)容項(xiàng)目控制制重點(diǎn)就就是項(xiàng)目目的范圍圍、質(zhì)量量、工期期和成本本。范圍變化化控制項(xiàng)目范圍圍的變化化是相對(duì)對(duì)于項(xiàng)目目計(jì)劃中中認(rèn)可的的和WBBS中指指定的最最初范圍圍。因?yàn)榉秶鷩母淖冏兒驮黾蛹邮鬼?xiàng)目目有一種種隨時(shí)間間增加的的自然傾傾向，稱稱為“范圍的的蔓延”現(xiàn)象。范圍的的改變與與增加反反映了要要求和工工作定義義的

11、變化化，往往往造成時(shí)時(shí)間和成成本的增增加。范圍變化化控制的的目的：識(shí)別變更更出現(xiàn)的的位置，保證改改變是必必須或有有利的，在所有有可能的的地方收收縮和限限制變更更，并管管理變更更的實(shí)施施。因?yàn)闉榉秶牡淖兏敝苯佑绊戫懝て诤秃统杀?，控制范范圍變更更是控制制工期和和成本的的重要方方面。范范圍變更更控制通通過變更更控制系系統(tǒng)和配配置管理理來實(shí)施施。質(zhì)量控制制質(zhì)量控制制是保證證項(xiàng)目最最終產(chǎn)品品和項(xiàng)目目的工作作過程生生產(chǎn)出我我們滿意意的產(chǎn)品品。在項(xiàng)項(xiàng)目過程程中，需需要采取取預(yù)防措措施防止止失誤與與錯(cuò)誤，排除其其根源，避免錯(cuò)錯(cuò)誤重復(fù)復(fù)發(fā)生。進(jìn)行質(zhì)量量控制的的主要做做法是在在項(xiàng)目的的計(jì)劃階階段制訂訂一個(gè)質(zhì)質(zhì)

12、量管理理規(guī)劃或或計(jì)劃。1.質(zhì)量量管理規(guī)規(guī)劃_項(xiàng)目質(zhì)質(zhì)量控制制的一部部分是品品質(zhì)管理理規(guī)劃品質(zhì)規(guī)劃劃描述了了每個(gè)工工作包必必需的品品質(zhì)條件件，即為為保證品品質(zhì)，在在工作包包的前、中、后后必須保保證的前前提或規(guī)規(guī)定。品質(zhì)規(guī)劃劃應(yīng)規(guī)定定檢測(cè)方方法與規(guī)規(guī)程（測(cè)測(cè)試、檢檢查、評(píng)評(píng)論等）以評(píng)估估滿足要要求所需需的條件件和進(jìn)展展。_質(zhì)量控控制的另另一部分分是依據(jù)據(jù)技術(shù)要要求追蹤蹤項(xiàng)目績(jī)績(jī)效對(duì)工作或或標(biāo)準(zhǔn)做做必要的的修正，從事此此項(xiàng)工作作的方法法稱作技技術(shù)績(jī)效效衡量。一系列為為了排除除缺陷的的測(cè)試和和檢查方方法被用用以保證證最終產(chǎn)產(chǎn)品滿足足要求。測(cè)試和和檢查應(yīng)應(yīng)當(dāng)持續(xù)續(xù)進(jìn)行，以便盡盡早發(fā)現(xiàn)現(xiàn)問題或或缺陷。一般

13、來來說，在在研發(fā)周周期，問問題越早早被發(fā)現(xiàn)現(xiàn)，改正正花費(fèi)就就越少。小 知 識(shí)改進(jìn)質(zhì)量量比較好好的方法法就是用用小組評(píng)評(píng)審的方方式，小小組評(píng)審審?fù)ㄟ^小小組會(huì)議議，選擇擇若干個(gè)個(gè)小組成成員，分分別承擔(dān)擔(dān)一些角角色，由由小組會(huì)會(huì)議的主主持人負(fù)負(fù)責(zé)監(jiān)督督檢查，還有一一些檢查查員從事事具體工工作，他他們經(jīng)常常進(jìn)行關(guān)關(guān)于質(zhì)量量的評(píng)審審和找出出改進(jìn)質(zhì)質(zhì)量的一一些措施施的工作作。2.小組組檢查流流程小組檢查查的目的的是避免免缺陷、改善品品質(zhì)、縮縮短研發(fā)發(fā)時(shí)間、降低成成本。小組成員員的角色色是：_主持人人：監(jiān)督督檢查，記錄定定位在文文件或編編碼中有有缺陷的的人。_閱讀員員：在會(huì)會(huì)議上逐逐行閱讀讀文件或或程序編編

14、碼的人人。_檢查員員：最有有知識(shí)，具備最最豐富信信息，最最可能從從文件或或編碼中中發(fā)現(xiàn)錯(cuò)錯(cuò)誤的人人。_作者：創(chuàng)作文文件和編編碼的工工程師或或程序員員。工期控制制工期控制制的意圖圖是使項(xiàng)項(xiàng)目遵循循工期，使工期期的超標(biāo)標(biāo)達(dá)到最最小化。造成項(xiàng)目目工期超超標(biāo)的一一個(gè)原因因是規(guī)劃劃拙劣，特別是是不夠明明確和拙拙劣的時(shí)時(shí)間估算算。但是是，即使使項(xiàng)目經(jīng)經(jīng)過細(xì)致致的規(guī)劃劃和估算算，也可可能由于于超出人人的控制制而落后后于工期期，包括括項(xiàng)目范范圍的改改變、天天氣問題題、材料料運(yùn)輸?shù)牡闹袛?。另外是是效能控控制造成成工期超超?biāo)，如如多重任任務(wù)、任任務(wù)可變變性等?！咀詸z】將實(shí)際費(fèi)費(fèi)用與計(jì)計(jì)劃費(fèi)用用進(jìn)行比比較，就就可以

15、評(píng)評(píng)估項(xiàng)目目的成本本費(fèi)用。設(shè)計(jì)一一個(gè)表格格，將你你們正在在進(jìn)行的的項(xiàng)目中中的每項(xiàng)項(xiàng)費(fèi)用列列舉出來來，就可可以得出出當(dāng)前時(shí)時(shí)期高層層活動(dòng)的的總費(fèi)用用以及某某日為止止整個(gè)項(xiàng)項(xiàng)目的總總費(fèi)用。并以此此判斷這這個(gè)項(xiàng)目目是低于于預(yù)算還還是超出出預(yù)算、是提前前還是落落后于進(jìn)進(jìn)度。_變更控制制：如何何控制項(xiàng)項(xiàng)目中發(fā)發(fā)生的變變更沒有哪個(gè)個(gè)項(xiàng)目是是完全按按規(guī)劃進(jìn)進(jìn)行的。因?yàn)橐?guī)規(guī)劃中的的失察，新的機(jī)機(jī)會(huì)和無無人可以以預(yù)見的的事件或或問題，對(duì)最初初規(guī)劃或或?qū)ψ罱K終產(chǎn)品系系統(tǒng)的更更改是無無法避免免的。項(xiàng)項(xiàng)目的變變更包括括修正工工作、人人員增加加、重組組和進(jìn)行行時(shí)間、成本和和績(jī)效的的抵消。系統(tǒng)的變變更常常常包括參參數(shù)變更

16、更和犧牲牲技術(shù)績(jī)績(jī)效以滿滿足時(shí)間間和成本本的限制制。一旦項(xiàng)目目經(jīng)理必必須修訂訂項(xiàng)目規(guī)規(guī)劃或重重新安排排工期，項(xiàng)目必必須在特特定的日日期完成成，那么么資源將將嚴(yán)格受受限。1.變更更的原因因發(fā)生變更更的原因因如項(xiàng)目目范圍、技術(shù)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)質(zhì)量規(guī)格格或在設(shè)設(shè)計(jì)階段段發(fā)生的的變更，或在工工作中發(fā)發(fā)現(xiàn)設(shè)計(jì)計(jì)中的一一些錯(cuò)誤誤，或需需求發(fā)生生了變化化。還有有一類是是掙值的的變更，是為了了提高項(xiàng)項(xiàng)目的價(jià)價(jià)值，增增加項(xiàng)目目收益，有意識(shí)識(shí)地改變變?cè)瓉淼牡淖龇ɑ蚧蚋倪M(jìn)一一些措施施。變更往往往會(huì)帶來來一些風(fēng)風(fēng)險(xiǎn)或成成本、工工期延長(zhǎng)長(zhǎng)。因此此要在變變更出現(xiàn)現(xiàn)的時(shí)候候有效地地對(duì)變更更加以管管理。2.變更更控制系系統(tǒng)變更控制

17、制系統(tǒng)是是一個(gè)設(shè)設(shè)計(jì)好的的、規(guī)劃劃好的項(xiàng)項(xiàng)目管理理過程。包括：(1)在在變更出出現(xiàn)時(shí)連連續(xù)地加加以識(shí)別別，然后后將變更更按照一一定程序序通知給給相應(yīng)的的有關(guān)群群體。(2)以以對(duì)項(xiàng)目目成本、項(xiàng)目持持續(xù)時(shí)間間和其他他任務(wù)影影響的方方式揭示示這些變變更的后后果。(3)允允許進(jìn)行行管理上上的分析析、調(diào)查查，替代代行動(dòng)方方案。(4)將將變更通通知所有有相關(guān)群群體。(5)確確定解決決分歧和和最小化化沖突的的策略。(6)保保證變更更的實(shí)施施。(7)按按月報(bào)告告當(dāng)時(shí)所所有變更更的小結(jié)結(jié)和它們們對(duì)項(xiàng)目目的影響響。3.正規(guī)規(guī)的變更更控制正規(guī)的變變更控制制就是密密切監(jiān)控控工作，使其不不超出原原來的指指標(biāo)。（1）確確

18、保原定定的工作作范圍和和工作要要求（指指定的工工期、預(yù)預(yù)算）被被清楚地地陳述并并得到負(fù)負(fù)責(zé)者的的認(rèn)可。（2）密密切監(jiān)控控工作以以保證其其滿足（不是超超出）指指標(biāo)。（3）仔仔細(xì)篩選選成本或或工期超超標(biāo)的任任務(wù)（會(huì)會(huì)顯著增增加工作作范圍），并迅迅速采取取行動(dòng)改改正問題題。（4）要要求所有有變更服服從于事事先規(guī)定定的要求求和批準(zhǔn)準(zhǔn)程序。（5）要要求所有有分包商商和所有有采購定定單、測(cè)測(cè)試要求求等具備備相似的的控制過過程。（6）在在一個(gè)預(yù)預(yù)定的時(shí)時(shí)間階段段，凍結(jié)結(jié)所有非非實(shí)質(zhì)性性的變更更，并允允許設(shè)計(jì)計(jì)結(jié)束，以便下下一階段段（采購購，設(shè)計(jì)計(jì)，建造造或編碼碼和測(cè)試試）可以以開始。凍結(jié)點(diǎn)點(diǎn)必須由由管理方方同意。規(guī)劃越越早被凍凍結(jié)，變變更對(duì)工工期和成成本產(chǎn)生生負(fù)面影影響的機(jī)機(jī)會(huì)就越越小。4.配置置管理配置管理理包括一一個(gè)技術(shù)術(shù)過程和和一個(gè)行行政指導(dǎo)導(dǎo)過程。（1）界界定一個(gè)個(gè)項(xiàng)目或或系統(tǒng)的的功能和和物理特特性，并并控制特特性的變變化。（2）經(jīng)經(jīng)審核證證實(shí)符合合要求。要點(diǎn)：（1）仔仔細(xì)定義義項(xiàng)目的的交付物物（2）嚴(yán)嚴(yán)格控制制對(duì)項(xiàng)目目交付物物的變更更（3）確確保最終終交付物物與經(jīng)核核準(zhǔn)變更更后的系系統(tǒng)定義義相吻合合步驟：（1）編編制說明明書（2）制制訂總體體設(shè)計(jì)（3）實(shí)實(shí)施和測(cè)測(cè)試系統(tǒng)統(tǒng)（4