中信銀行檔案管理知識培訓(xùn)

1、 中信銀行信用卡中心 檔案管理知識培訓(xùn) 中信銀行檔案管理知識培訓(xùn)第1頁卡中心檔案管理制度檔案制度共12章內(nèi)容：第一章 檔案管理實施細則第二章 檔案立卷歸檔制度第三章 檔案保管制度第四章 檔案保密制度第五章 檔案利用制度第六章 檔案判定和銷毀制度中信銀行檔案管理知識培訓(xùn)第2頁卡中心檔案管理制度第七章 檔案檢驗制度第八章 檔案庫房管理制度第九章 檔案管理崗位責(zé)任制度第十章 檔案分類方案(分類體系表、檔案結(jié)構(gòu)、 歸檔范圍及保管期限表)第十一章 電子文件歸檔及管理要求(3個附錄)第十二章 制度附表(9個) 中信銀行檔案管理知識培訓(xùn)第3頁第一章 檔案管理實施細則第一節(jié) 總則 卡中心檔案、檔案工作、檔案管

2、理第二節(jié) 檔案管理體制及機構(gòu)設(shè)置 分層級“八爪魚”式第三節(jié) 檔案管理 “能用”和“好用”第四節(jié) 檔案信息開發(fā)利用 “優(yōu)質(zhì)地用”“有效高效地用”第五節(jié) 獎勵與處罰 優(yōu)化工作質(zhì)量，創(chuàng)造價值、效益 第六節(jié) 附則 實施細則是總綱，是對卡中心檔案工作總體性、概括性要求要求。包含六節(jié)：中信銀行檔案管理知識培訓(xùn)第4頁第二章 檔案立卷歸檔制度（重點）第一、二、三條不贅述。第四條 歸檔范圍 凡是卡中心在各項職能業(yè)務(wù)活動中直接形成，含有保留價值文字、圖表、錄音、錄像、照片、磁盤、光盤等文件材料。一、文件材料形成與歸檔： （一） 文件運轉(zhuǎn)程序： 1、發(fā)文：卡中心依據(jù)工作需要向外發(fā)出文件，是以卡中心名義制發(fā)公文過程，

3、包含草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。 2、收文：卡中心收進外單位發(fā)來文件。是對收到公文辦理過程，包含簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承接、催辦、注辦、歸卷等程序。中信銀行檔案管理知識培訓(xùn)第5頁第二章 檔案立卷歸檔制度（重點）（二）文件與檔案關(guān)系 文件和檔案是處于不一樣階段同一事物。二者既聯(lián)絡(luò)親密，又區(qū)分顯著。聯(lián)絡(luò)在于：文件是檔案前身，是篩選、形成檔案基礎(chǔ)，檔案是由處理完成文件轉(zhuǎn)化而來。區(qū)分是：文件轉(zhuǎn)化為檔案是有條件，文件總量遠大于檔案，檔案只是文件長壽者，是文件精華。文件轉(zhuǎn)化為檔案，普通需要具備三個條件： 1、必須是辦理完成文件，還未辦理文件不是檔案。 2、必須是含有一定價

4、值文件，沒有查考價值文件不是檔案。 3、必須是按照一定規(guī)律集中保留起來文件，未經(jīng)過系統(tǒng)整理不是檔案。中信銀行檔案管理知識培訓(xùn)第6頁二、卡中心文件歸檔范圍：詳見制度第十章檔案分類方案附件3文件歸檔范圍及保管期限表。(手冊第20頁)三、文件材料不歸檔范圍包含： 1、集團、總行、外單位普發(fā)性不需卡中心辦理文件材料，任免/獎懲非卡中心工作人員文件材料，供工作參考抄件等； 2、重份文件；無查考利用價值事務(wù)性、暫時性文件；普通性文件歷次修改稿、各次校對稿。 3、各零售分行不需卡中心落實執(zhí)行文件材料，不需卡中心辦理抄送文件材料； 4、各部門/分中心內(nèi)部相互抄送（非主辦、非主送）文件材料，分中心提供參閱簡報/

5、情況反應(yīng)，抄報或跨級抄報文件材料。 5、行業(yè)動態(tài)信息、參考資料；第二章 檔案立卷歸檔制度（重點）中信銀行檔案管理知識培訓(xùn)第7頁第二章 檔案立卷歸檔制度（重點）第五條 歸檔標準 遵照文件自然形成規(guī)律，保持原貌和完整，準確判定文件保管期限，適合工作需要，便于保管和利用。第六條 歸檔要求（9點） 書寫材料和載體耐久保留 質(zhì)量要求：已組卷 歸檔份數(shù)：1式1份，主要、利用頻繁適當增加份數(shù)。 手續(xù)辦理：清點實物，填寫文件交接清單(在S:Public Share暫時文件夾各類表格檔案管理制度附表中 ) 中信銀行檔案管理知識培訓(xùn)第8頁第二章 檔案立卷歸檔制度（重點）第七條 歸檔時間 文書類，第二年3月底以前預(yù)

6、立卷，一次性移交。 基建類項目完工后六個月內(nèi)，設(shè)備類在安裝試運行驗收后。 聲像類在活動結(jié)束1個月內(nèi)，人事檔案、實物檔案收到時即歸檔，協(xié)議類在簽署蓋章3天內(nèi)。 會計檔案由財務(wù)部保留1年，第3年歸檔。 客戶檔案依據(jù)實情而定，實時或是階段性歸檔。中信銀行檔案管理知識培訓(xùn)第9頁第二章 檔案立卷歸檔制度（重點）第八條 歸檔方法（檔案整理，怎樣組成案卷）一、檔案整理，兩種基本方法：（一）以“件”為單位整理：文書檔案按此方法。以文件材料自然單位為基本單位，單份文件為一件，單份裝訂，多件一盒，裝滿換盒。（二）以“卷”為單位整理：也就是立卷。基建、設(shè)備、審計、客戶檔案按此方法。按文件材料在形成和處理過程中聯(lián)絡(luò)將

7、其組合成案卷。案卷就是一組有親密聯(lián)絡(luò)文件組合體。多為三點一線裝訂。中信銀行檔案管理知識培訓(xùn)第10頁第二章 檔案立卷歸檔制度（重點）（一）文書檔案整理： 將屬于歸檔范圍文件材料按以下步驟、方法操作:(8步走) 1、分類：分年度 分保管期限 分機構(gòu)/問題（一級類目） 2、裝訂：以件為單位裝訂，裝訂材料要符合檔案保護要求。 印件/定稿，正文/附件，請示/批復(fù)，轉(zhuǎn)發(fā)件/被轉(zhuǎn)發(fā)件要訂 在一起，并注意先后。 3、排列： 同一年度、同一保管期限、同一機構(gòu)(問題)文件 材料按事由結(jié)合時間、主要程度排列。 4、編號：逐件編件號，在每件材料首頁上端空白處加蓋歸檔 章并填寫相關(guān)內(nèi)容。頁號可編可不編。中信銀行檔案管理

8、知識培訓(xùn)第11頁第二章 檔案立卷歸檔制度（重點）歸檔章格式(一律用黑色填寫) 全宗號年 度保管期限 件號KZX01Y /C / D 225、編目：依據(jù)件號次序編制歸檔文件目錄。歸檔文件目錄格式 歸檔文件目錄件號責(zé) 任者文 號 題 名日 期頁數(shù)備 注1全稱或規(guī)范簡稱信銀卡字514號 關(guān)于印發(fā)中信銀行信用卡中心檔案管理制度通知1009492中信銀行信用卡中心中信銀行檔案管理知識培訓(xùn)第12頁第二章 檔案立卷歸檔制度（重點）6、著錄：將歸檔文件相關(guān)信息錄入專用檔案管理系統(tǒng)。 (1)著錄項目必須準確、齊全，方便于檢索； (2)須著錄項目有：文件題名、責(zé)任者、文號、成文日期、全宗號（需移交管理部文件可暫空

9、）、頁數(shù)、歸檔年度、保管期限、件號等。7、裝盒：同一保管期限文件材料按件號次序裝入檔案盒，每一盒裝滿后再換下一盒。8、打印目錄并編制檢索工具：分保管期限按件號次序打印歸檔文件目錄，同時編寫歸檔說明，裝訂成冊，填寫目錄封面、背脊。中信銀行檔案管理知識培訓(xùn)第13頁第二章 檔案立卷歸檔制度（重點）歸檔文件目錄封面式樣歸檔文件目錄 全宗名稱 中信銀行信用卡中心 年 度 - 保管期限 永久 機構(gòu)(問題) xx類檔案文書檔案盒封面格式中信銀行股份有限企業(yè)信用卡中心_中信銀行檔案管理知識培訓(xùn)第14頁第二章 檔案立卷歸檔制度（重點）文書檔案盒背脊格式全 宗 號KZX01保管期限永久年 度起止件號120盒內(nèi)備考

10、表格式 備考表 盒內(nèi)文件情況說明： 整理人： 檢驗人： 年 月 日中信銀行檔案管理知識培訓(xùn)第15頁第二章 檔案立卷歸檔制度（重點）（二）基建、設(shè)備等檔案整理 1、分類 按照卡中心檔案分類方案，將屬于歸檔范圍文件材料，按以下特征逐項分開： (1)分年度：文件內(nèi)容形成或針對年度分開。 (2)分類別：按分類方案中確定一級類目和二級類目分開。 (3)分問題：按文件內(nèi)容反應(yīng)問題分開。 (4)分保管期限:按保管期限表要求分開。 2、排列與組合： 以問題（二級類目）為主，兼顧形成時間、主要程度、彼此聯(lián)絡(luò)，進行組合排列。 中信銀行檔案管理知識培訓(xùn)第16頁第二章 檔案立卷歸檔制度（重點）3、編目： (1)編寫卷

11、內(nèi)文件材料頁號：正面編寫在右上角，后面編寫在左上角，圖樣文件編在標題欄外，空白頁不編號。 (2)編制卷內(nèi)文件目錄 卷內(nèi)文件目錄格式序號文/圖號責(zé)任者文件材料題名日 期頁號備注11-N88-100 (3)編制卷內(nèi)備考表 (4)擬寫案卷題名、填寫案卷封面 中信銀行檔案管理知識培訓(xùn)第17頁第二章 檔案立卷歸檔制度（重點） 卷內(nèi)備考表說明： 立卷人： 年 月 日 檢驗人： 年 月 日 卷內(nèi)備考表格式互見號：案卷封面格式檔 號 . 檔案館號 . 案 卷 題 名 立卷單位 . 起止日期 . 保管期限 . 密 級 . KZX01-04 01-12 可不 填 中信大廈綜合文字材料/建筑施工圖/結(jié)構(gòu)完工圖（責(zé)任

12、者-主要內(nèi)容-文種項目名稱-文件材料主要內(nèi)容-文件材料名稱） 中信銀行信用卡中心 1231-0122 永久 機密中信銀行檔案管理知識培訓(xùn)第18頁第二章 檔案立卷歸檔制度（重點）檔 號序 號KZX01-04 01-12卷內(nèi)件號歸檔章格式(一律用黑色填寫) 案卷脊背格式（打印貼上去）檔 號 案卷題名盒 號中信銀行檔案管理知識培訓(xùn)第19頁第二章 檔案立卷歸檔制度（重點）(5)裝訂案卷與蓋檔號章 文字材料普通以件為單位裝訂，圖樣文件普通不裝訂，并在每份材料首頁右上角加蓋檔號章。(6)案卷排列、編號和編制案卷目錄 依據(jù)案卷排列次序，按類別分別編案卷號并編制分類目錄，必要時還要編制總目錄。分類目錄格式 分

13、類目錄檔號題 名編制單位編制日期保管期限頁數(shù)備注中信銀行檔案管理知識培訓(xùn)第20頁第二章 檔案立卷歸檔制度（重點）總目錄格式總目錄總序號檔 號 題 名編制單位編制日期保管期限頁數(shù)備注中信銀行檔案管理知識培訓(xùn)第21頁第二章 檔案立卷歸檔制度（重點）（三）專門檔案（會計、人事、審計）檔案整理方法，按總行要求執(zhí)行。（四）聲像檔案整理（照/底片） 1、分類編號 (1)照片：按保管期限年度問題(二級類目),按時間排列裝冊。 (2)底片：不分類，跨年度大流水排列裝冊。 2、填寫說明 （1）分說明(位于照片下方或左側(cè)、右側(cè)) 照片號/底片號 _ _ _ 參 見 號 _ _ _ _ _ 題 名 _ _ _ _

14、_ _ 時 間 _ _ _ _ _ 攝 影 者 _ _ _ _ _ _ 文字說明 _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _中信銀行檔案管理知識培訓(xùn)第22頁第二章 檔案立卷歸檔制度（重點）（2）組合照片說明(概括該組照片所反應(yīng)全部信息，注明照片起止張?zhí)?3、編制目錄冊內(nèi)照片目錄格式: 冊內(nèi)照片目錄照片檔案基本目錄格式: 照片檔案目錄4、排架：照片冊按照問題(二級類目)、保管期限、冊號，上架保留。照片號 題 名時間頁號底片號備注照片號 題 名時間攝影者底片號備注中信銀行檔案管理知識培訓(xùn)第23頁第二章 檔案立卷歸檔制度（重點）（四）聲像檔案整理（錄音帶、錄像帶、磁帶、光盤等

15、）跨年度分別排列、編號。 例： （錄音帶、錄像帶） 封面格式 （立檔單位）（題名） 錄制人員帶 長錄制日期密 級錄制地點 保管期限中信銀行檔案管理知識培訓(xùn)第24頁第二章 檔案立卷歸檔制度（重點）背脊格式全宗號目錄號盤 號參見號目錄格式 音像檔案目錄盤號 題 名錄制日期錄制地點錄制人員帶長技術(shù)情況盒數(shù)保管期限參見號備注中信銀行檔案管理知識培訓(xùn)第25頁第二章 檔案立卷歸檔制度（重點）（五）實物檔案整理：按類別跨年度排列、編號、編目錄。 實物檔案標簽格式 實物檔案目錄格式: 實物檔案目錄題 名頒發(fā)單位頒發(fā)日期保管期限全宗號目錄號件號件號 題 名頒發(fā)單位頒發(fā)日期保管期限存放地點備注中信銀行檔案管理知識

16、培訓(xùn)第26頁第二章 檔案立卷歸檔制度（重點）第九條 各部門/分中心與對卡中心管理部文秘室檔案移交： 已整理好（預(yù)立卷），在要求時間，以要求質(zhì)量，移交原件，雙套制（紙質(zhì)版、電子版）。 每年3月移交全部檔案目錄。文件交接清單 移交部門： 編號：注：1、卡中心檔案管理硬件條件（4樓綜合檔案庫房建好后，逐步接收各部門檔案移交，信貸審批部業(yè)務(wù)檔案除外。） 2、卡中心檔案管理軟件條件（信息技術(shù)部當前正統(tǒng)一報批卡中心領(lǐng)導(dǎo)審批，軟件上線后，將實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，各類目錄將自動生成，并備份。）序號時 間文 號責(zé)任者題 名份數(shù)頁數(shù)移交人接收人備注中信銀行檔案管理知識培訓(xùn)第27頁中信銀行檔案管理知識培訓(xùn)第28頁第三章

17、檔案保管制度關(guān)鍵點： 1、檔案案卷排列上架，按類別依次自左向右，自上而下排列。多柜就編柜架號，繪制存放示意圖。 2、照/底片、錄像帶、磁帶、光盤等配特制裝具（相冊、底片冊、防磁柜等） 3、每年檢驗檔案庫存情況，查數(shù)量、查質(zhì)量。 4、檔案利用嚴格推行審批，到期跟蹤催還。中信銀行檔案管理知識培訓(xùn)第29頁第四章 檔案保密制度關(guān)鍵點： 1、嚴格按照卡中心年91號文-中信銀行信用卡中心密級劃分范圍暫行要求執(zhí)行。 2、現(xiàn)場管理（文件日常收發(fā)時，檔案利用檢索時，檔案移交時） 3、檔案工作人員職業(yè)道德。中信銀行檔案管理知識培訓(xùn)第30頁第五章 檔案利用制度關(guān)鍵點：1、檔案借閱手續(xù)、審批權(quán)限、時限、利用效果。 2

18、、借閱人或檔案工作人員離職，文檔資料償還、交接情況。查閱 借閱 復(fù)印 拷貝 檔案利用申請單 日期： 年 月 日利用部門申請人利用內(nèi)容利用原由部門責(zé)任人審批管理部責(zé)任人審批部門分管領(lǐng)導(dǎo)審批總裁審批利用效果備 注注：1.保管期限為長久及以上文件需部門分管領(lǐng)導(dǎo)審批。 2.密級文件需總裁審批。中信銀行檔案管理知識培訓(xùn)第31頁第六章 檔案判定和銷毀制度關(guān)鍵點： 1、檔案判定兩次：歸檔前和歸檔后。 2、銷毀檔案由判定小組負責(zé)，任何個人不得私自判定銷毀。 3、銷毀檔案，嚴格推行手續(xù)，嚴格保密； 4、兩名專員監(jiān)銷。序號 案卷或文件題名 卷號或文號 頁數(shù) 年代 保管期限 銷毀原因 備注 檔案判定小組意見：總裁審

19、批：監(jiān)銷人署名： 銷毀日期：監(jiān)銷人署名： 銷毀日期：檔案銷毀清冊制 表： 日 期：中信銀行檔案管理知識培訓(xùn)第32頁第七章 檔案檢驗制度關(guān)鍵點：1、每年度一次普查，不定時抽查。2、先自查，再考評。實地檢驗和綜合評分3、三個等級：優(yōu)異81分及以上，良好80-61，60以下不及格。4、考評結(jié)果提議作為個人績效參考依據(jù)。序號 檢驗項目及內(nèi)容 評 分 細 則 標準分 自查分 考評分 1組織管理2設(shè)備設(shè)施 3基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè) 4開發(fā)利用 檔案工作檢驗項目表時間： 年 月 日 部 門： 得 分：中信銀行檔案管理知識培訓(xùn)第33頁第八章 檔案庫房管理制度關(guān)鍵點： 1、“以防為主，防治結(jié)合” 2、在現(xiàn)有艱辛條件下，盡

20、可能做好庫房管理工作。 3、定時查庫藏，賬物查對。 4、嚴格庫房出入管理和日常防范工作。 檔案庫房出入登記簿日期所在部門姓名出入事由入室時間離開時間部門責(zé)任人同意備注中信銀行檔案管理知識培訓(xùn)第34頁第九章 檔案管理崗位責(zé)任制度第一條 管理部文秘室檔案管理責(zé)任人工作職責(zé)第二條 管理部文秘室檔案員崗位職責(zé)第三條 各部門及分中心專/兼職檔案員職責(zé)中信銀行檔案管理知識培訓(xùn)第35頁第十章 檔案分類方案（重點）重點： 1、各部門/分中心各自為一個立檔單位,各分配一個檔案代號。 (詳見S盤-部門代號分配表） 2、卡中心檔案共共設(shè)置12個一級類目,以兩位阿拉伯數(shù)字作為代號： 黨群工作（代號：01）； 人事檔案（代號：07）； 行政管理（代號：02）； 聲像檔案（代號：08）； 經(jīng)營檔案（代號：03）； 實物檔案（代號：09）； 基建檔案（代號：04）； 客戶檔案（代號：10）； 設(shè)備儀器（代號：05）； 審計檔案（代號：11）； 會計檔案（代號：06）； 協(xié)議檔