【企業(yè)管理】高效會議管理技巧（節(jié)選）

1、高效會議議管理技技巧（節(jié)節(jié)選）內(nèi)容提要要第一講講當今今會議面面面觀 第二講講會議議效率不不高的原原因及解解決方案案 第三三講開開會前的的準備工工作 第第四講成功會會議的五五種策略略 第五五講會會議中的的溝通與與反饋技技巧 第第六講主持人人的會議議管理技技巧 第第七講如何對對待會議議中的意意外情況況 第八八講主主持人與與參會者者的守則則與責任任 第九九講會會議記錄錄 第十十講會會后跟進進第一講當今會會議面面面觀【本講重重點】會議的意意義會議的目目的會議的種種類會議的頻頻率會議成本本的計算算會議的主主要目的的就是解解決問題題，但由由于開會會技巧不不佳或過過于頻繁繁，不但但無益于于解決問問題，反反而

2、使問問題愈趨趨復雜。頻繁的的會議與與主管層層的隨意意決策，常常常是員員工的夢夢魘；員員工花太太多時間間在無效效率的會會議上，不不僅浪費費公司成成本，也也造成工工作效率率低下。如何能能在會議議中高效效率且有有效果地地解決問問題，是是“高效效會議管管理技巧巧”的中中心議題題。會議的意意義1會議議是一個個集思廣廣益的渠渠道圖1-11集思廣廣益圖如上圖11-1，會會議是一一個集合合的載體體。通過過會議使使不同的的人、不不同的想想法匯聚聚一堂，相相互碰撞撞，從而而產(chǎn)生“金點子子”。許多多高水準準的創(chuàng)意意就是開開會期間間不同觀觀念相互互碰撞的的產(chǎn)物。2會議議顯示一一個組織織或一個個部門的的存在會議總是是在

3、大于于一人的的情況下下發(fā)生的的，即使使是只有有兩個人人的會議議，這兩兩個人也也是一種種小型組組織。沒沒有不開開會的組組織或部部門，一一個組織織或部門門不召開開會議，它它的存在在價值就就會受到到質(zhì)疑。因此，會會議能夠夠充分顯顯示一個個組織或或部門的的存在價價值。圖1-22組織或或部門與與會議3會議議是一種種群體溝溝通的方方式開會很少少是一對對一的溝溝通，絕絕大多數(shù)數(shù)情況下下都是一一種群體體溝通。隨著科科技的迅迅猛發(fā)展展，人們們的溝通通方式越越來越多多，現(xiàn)在在人們可可以通過過-mmaill、多媒媒體等種種種形式式進行溝溝通，但但是，群群體溝通通，即會會議這種種方式，是是任何其其他溝通通方式都都無法

4、替替代的。因為這這種方式式最直接接、最直直觀，這這種方式式最符合合人類原原本的溝溝通習慣慣。會議的目目的開展有有效的溝溝通會議是一一種多項項交流，可可以集思思廣益，實實現(xiàn)有效效溝通是是會議的的一個主主要目的的。傳達資資訊通過會議議可以向向員工通通報一些些決定及及新決策策，也就就是說向向員工傳傳達來自自上級或或其他部部門的相相關資訊訊。監(jiān)督員員工、協(xié)協(xié)調(diào)矛盾盾許多公司司或部門門的常規(guī)規(guī)會議其其主要目目的是為為了監(jiān)督督、檢查查員工對對工作任任務的執(zhí)執(zhí)行情況況，了解解員工的的工作進進度；同同時，借借助會議議這種“集集合”的的、“面面對面”的的形式，來來有效協(xié)協(xié)調(diào)上下下級以及及員工之之間的矛矛盾。達成

5、協(xié)協(xié)議與解解決問題題達成協(xié)議議與解決決問題一一般要經(jīng)經(jīng)歷以下下6個步步驟，通通過這66個步驟驟，最終終實現(xiàn)協(xié)協(xié)議的產(chǎn)產(chǎn)生和問問題的解解決。圖1-33達成協(xié)協(xié)議與解解決問題題的6個個步驟資源共共享利用開會會匯集資資源，以以期相互互幫助，共共同進步步。開發(fā)創(chuàng)創(chuàng)意開發(fā)創(chuàng)意意的會議議目的突突出反映映在廣告告公司、媒體公公司中。通過舉舉行會議議，形成成新的構(gòu)構(gòu)思，并并且論證證新構(gòu)思思，使其其具有可可行性。激勵士士氣年初或年年底的會會議通常常具有這這一目的的性。這這種會議議是為了了使公司司上下團團結(jié)一心心，朝著著一個方方向共同同努力。鞏固主主管地位位經(jīng)理或主主管為了了體現(xiàn)自自身的存存在價值值，更為為了鞏固

6、固自己的的地位，經(jīng)經(jīng)常會召召開一些些上下協(xié)協(xié)調(diào)會議議，以此此來強化化自己的的地位。會議的種種類會議可以以按照人人數(shù)、開開會方式式和開會會目的進進行分類類，每一一種分類類都從一一個方面面反映了了會議的的作用，每每一種分分類都與與人們的的實際需需要、社社會的不不斷發(fā)展展密切相相關。表1-11會議的的種類按人數(shù)分分類按開會方方式分類類按開會目目的分類類 團體體會議 一對對一會議議 面對對面會議議 電話話會議 視頻頻會議 宣布布人事安安排、講講解政策策的會議議 當眾眾表揚或或批評別別人的會會議 臨時時處理突突發(fā)事件件的會議議 固定定的團隊隊會議 集思思廣益的的會議會議的頻頻率每種會議議都有其其合理的的

7、發(fā)生頻頻率，只只有掌握握了合理理的會議議發(fā)生頻頻率，才才能更高高效地利利用各種種會議解解決問題題、達到到目的。1.固定定的部門門會議2.全體體會議3.處理理突發(fā)事事件的會會議4.一對對一會議議會議成本本的計算算會議成本本分為時時間成本本、直接接會議成成本和效效率損失失成本33種。會會議成本本是非常?？捎^的的一筆數(shù)數(shù)目，它它關系到到一家公公司的得得失成敗敗，因此此萬萬不不可等閑閑視之。1.會議議的時間間成本2.直接接的會議議成本3.效率率損失成成本開會時，主主管人員員必須離離開自己己的工作作崗位，這這有可能能造成公公司整體體管理效效率的下下降。由由于管理理效率下下降而造造成的損損失，就就是效率率

8、損失成成本。效效率損失失成本包包括以下下3種情情況：【自檢】請將下列列相關選選項用橫橫線連接接起來。A、固定定的部門門會議至少每每兩月一一次B、一對對一會議議隨時時C、處理理突發(fā)事事件的會會議按按需要D、全體體會議至少每每月一次次見參考考答案11-1【本講總總結(jié)】從某種角角度而言言，世界界是一個個時時處處處充滿滿會議的的世界。高效的的會議能能幫助我我們迅速速解決實實踐中遇遇到的問問題，然然而低效效率的會會議卻往往往占據(jù)據(jù)上風，造造成時間間成本、直接成成本及效效率成本本的損失失。因此，每每個人應應從基礎礎做起，深深刻理解解會議的的意義、目的、分類、合理的的發(fā)生頻頻率以及及如何計計算會議議的成本本

9、，只有有先掌握握了這些些基礎知知識，才才可能使使每一次次會議都都“行之之有效”?！拘牡皿w體會】_第二講會會議效率率不高的的原因及及解決方方案【本講重重點】會議效率率不高的的原因及及預防性性管理高效會議議的八大大特征會議規(guī)范范會議效率率不高的的原因及及預防性性管理1會議議的通病病效效率不高高小王是一一家公司司的職員員，他對對公司會會議有自自己的一一些想法法，他的的想法反反映了許許多公司司會議的的某些現(xiàn)現(xiàn)狀，值值得我們們思考。很多公司司往往由由于以下下原因，開開會效率率低下：公司的的主管都都不知道道何時是是開會的的最好時時機。許許多重要要的會都都安排在在周五下下午開，或或非要安安排在事事務繁忙忙的

10、周一一開。許多主主管對于于何時開開會幾乎乎都不征征詢員工工的意見見。這使使得員工工疲于奔奔命，甚甚至得延延后或放放棄參加加其他會會議。有些“必必須到會會”的員員工，因因為已經(jīng)經(jīng)與重要要客戶或或政府官官員有約約在先，根根本不能能出席，這這使得會會議討論論很難進進行。而而到場的的人往往往并非與與議題關關系最密密切的人人，所以以準備不不充分或或者根本本來不及及準備。時下有一一句很流流行的話話“最最近比較較煩”，對對太多像像小王一一樣的職職場人士士來說，這這句話可可以改為為“開會會比較煩煩”。開開會之所所以煩，用用小王的的話來說說，就是是“會議議常在毫毫無章法法的狀況況下進行行，甚至至毫無意意義地延延

11、長時間間，即使使有決議議，質(zhì)量量也很低低”，簡簡而言之之，會議議效率不不高。因因此，尋尋找致使使會議效效率不高高的原因因就顯得得格外重重要。2會議議效率不不高的原原因會議效率率不高通通常由以以下7種種原因造造成。在在這7種種原因中中，有33種原因因是會議議的“致命傷傷”，需要要格外警警惕。這這3種原原因是：主持人人的技能能、會議議的地點點以及會會議的準準備工作作。表2-11會議效效率不高高的原因因及具體體表現(xiàn)項 次原因具體表現(xiàn)現(xiàn)（1）時間會議安排排在即將將午餐的的時間，每每個人都都饑腸轆轆轆，無無心開會會。（2）地點會議地點點設在經(jīng)經(jīng)理辦公公室，致致使會議議被頻繁繁打斷，無無法正常常進行。（3

12、）開會對象象的選擇擇必須出席席會議的的人未到到，通知知來的是是一些可可有可無無的參加加者。（4）主持人的的技能會議主持持人缺乏乏影響力力、說服服力，被被參會者者牽著鼻鼻子跑，無無法達到到會議意意圖。（5）參會者的的技能參會者發(fā)發(fā)言混亂亂，既不不知如何何表意，又又不知如如何引退退，致使使會議失失敗。（6）會議的準準備工作作開會前沒沒有通知知與會者者相關事事宜，致致使會議議拖沓而而無成效效。（7）開會的原原因、目目的和結(jié)結(jié)果開會的原原因、目目的和結(jié)結(jié)果在會會議進行行中忽然然發(fā)現(xiàn)皆皆不明確確，致使使會議毫毫無意義義、宣告告失敗。高效會議議的八大大特征與低效率率會議相相對的就就是高效效會議，高高效會議

13、議充分克克服了致致使會議議效率不不高的種種種不利利因素。高效會會議具有有8大特特征。建議在正正式召開開會議之之前，將將高效會會議的88大特征征一一列列出，并并隨時檢檢驗，充充分做好好預防性性管理，使使即將召召開的會會議能夠夠成為真真正意義義上的高高效會議議。會議規(guī)范范會議規(guī)范范包含33個部分分：會議議時間安安排的規(guī)規(guī)范、固固定的會會議流程程規(guī)范以以及會議議規(guī)范本本身。1會議議時間安安排的規(guī)規(guī)范上午88-9點點之間，正正是員工工從家到到公司，準準備開始始一天工工作的時時候。這這個時候候的員工工，心緒緒尚且混混亂，還還需一段段時間才才能進入入工作狀狀態(tài)。因因此，試試圖在這這一時間間段舉行行會議、試

14、圖讓讓員工回回應會議議提議或或進行業(yè)業(yè)務分析析，從人人的生理理和心理理角度來來看，是是不現(xiàn)實實的。上午99-100點之間間，員工工已經(jīng)開開始進入入工作狀狀態(tài)。在在這個時時間段最最適合進進行一對對一的會會談，同同樣也是是進行業(yè)業(yè)務會談談的最佳佳時機。上午110-112點或或下午11-3點點之間，最最適合調(diào)調(diào)動員工工集思廣廣益。大大家利用用頭腦風風暴，不不斷想出出新點子子、新方方法。下午33-5點點之間，最最好不要要安排會會議。這這個時段段的員工工開始進進入一天天當中的的倦怠期期，人人人希望馬馬上回家家，在這這個時段段舉行會會議往往往會事倍倍功半。2會議議規(guī)范本本身會議規(guī)范范是指大大家達成成共識的

15、的會議守守則。會會議規(guī)范范主要包包括以下下條款：所有與與會者將將每周工工作安排排時間表表交給會會議安排排人，以以找出最最適宜所所有參會會人的開開會時間間。超過11小時的的會議應應有書面面通知、議程表表及相關關資料。所有與與會者都都要準備備在會上上發(fā)言。準時開開始，準準時結(jié)束束。各業(yè)務務單位負負責人對對決議能能否達成成負直接接責任。所有與與會者應應知道維維護別人人的尊嚴嚴，不在在會中羞羞辱別人人，這條條規(guī)則最最重要，需需特別注注意。意見不不同是好好事，議議論才能能面面俱俱到，甚甚至有人人扮“黑黑臉”。會議結(jié)結(jié)束2-3天后后，所有有與會者者應拿到到會議記記錄。所有與與會者應應承擔起起對會議議質(zhì)量進

16、進行反饋饋的職責責。必要時時請第三三方監(jiān)控控，以保保證會議議質(zhì)量。3固定定的會議議流程規(guī)規(guī)范圖2-11固定的的會議規(guī)規(guī)范流程程固定的會會議流程程規(guī)范主主要包括括一個中中心、兩兩個基本本點。（1）一一個中心心一個中心心是指整整個會議議的議程程。一個個中心包包括：會議的的開始，具具體包括括：致歡歡迎詞；闡明會會議目的的；交流流會議議議程；介介紹時間間安排、相關規(guī)規(guī)章制度度；指定定會議記記錄人。進行會會議討論論，可以以分為不不同的議議程，比比如議程程一、議議程二、議程三三等。具具體包括括：分享享話題和和目標；交流信信息；產(chǎn)產(chǎn)生主意意、做決決定、確確認行動動；總結(jié)結(jié)。 結(jié)束束會議，具具體包括括：總結(jié)結(jié)；安排排下次會會議。（2）兩兩個基本本點兩個基本本點是指指會議的的一頭一一尾，即即會議開開始前的的準備和和會議結(jié)結(jié)束后的的跟蹤，這這兩個基基本點是是最容易易被忽視視的。但但是，它它們卻是是保證會會議成敗敗的關鍵鍵。所以以，一個個規(guī)范的的會議流流程必須須包含會會前的準準備工作作與會