時間管理培訓(xùn)

1、1時間管理與個人成效夏維虹一、時間與時間管理21、時間是什么在你的生命中，你怎樣詮釋時間？3時間對需要的人來說“實在太短”；時間對恐懼的人來說“實在太長”；時間對痛苦的人來說“實在太慢”；時間對快樂的人來說“實在太快”；時間對有愛心的人來說是永恒。 朝菌朝生暮死；寒蟬春生復(fù)死；海龜生存500年；松柏樹、黃楊樹活數(shù)千年牛頓：“絕對時空”；愛因斯坦：“相對論”時間是什么？時間的特性不可增減不可缺少不可貯存不可替代時間可以管理！時間是什么？是生命是財富是資源是人生最大的資本6 天底下每種事物都有其季節(jié)性，而每個時刻也都有其存在的目的，生命誕生的時刻；生命枯萎的時刻；播種的時刻；收成的時刻以及保持緘默

2、的時刻，挺身講話的時刻。舊約圣經(jīng)之傳道書 我們是每分鐘的主人，否則便是每分鐘的奴隸，我們利用時間，否則時間利用我們。名人名言莎士比亞：“放棄時間，時間也會放棄他?！比A羅庚：“凡是在事業(yè)上有所成就的人，無一不是利用時間的能手?！?2、我們浪費時間的原因1、缺乏明確的目標2、拖延3、缺乏優(yōu)先順序，抓不到重點4、沒有次序和計劃5、做事有頭無尾6、缺乏條理與整潔，找東西7、不懂授權(quán)浪費時間的原因8、不會拒絕別人的請求9、盲目行動10、分不清責(zé)任和權(quán)力11、懶惰、缺乏自律12、消極思考一組有意義的數(shù)據(jù)：# 人們一般每8分鐘會收到1次打擾，每小時大約7 次，或者說每天50-60 次。平均每次打擾大約是5分

3、鐘，總共每天大約4小時，也就是約50%。80%的打擾是沒有意義或者極少有價值的。 # 每天自學(xué)1小時，7 小時一周，365 小時一年，一個人可以像全日制學(xué)生一樣學(xué)習(xí)。3-5 年就可以成為專家。 # 20%的工作時間是“關(guān)鍵性的”、“重要的”。80%的時間用在了無意義的事情上。 # 一個人如果工作桌上亂七八糟，他平均每天會為找東西或者多余耗費花1 個半小時，每周7個半小時。 # 我們感到要發(fā)生的事情95%不會發(fā)生。 10一組有意義的數(shù)據(jù)：# 我們感到要發(fā)生的事情95%不會發(fā)生。 # 80% 的危機和糾紛（內(nèi)耗）是可以避免的。# 善于利用時間的人不會把時間花在需要的事情上，而會花在值得的事情上。

4、# 時間管理當中最有用的詞是不。# 做一件事情實際花費的時間往往會比預(yù)期的時間要多一倍。 # 如果你讓自己一天做一件事情，你會花一個整天去做。如果你讓自己一天做兩件事情，你也會完成它。如果你讓自己一天做12 件事情，則會完成7-8 件事。 # 花1個小時進行計劃，行動時會節(jié)約10 小時。 11客觀方面浪費時間的原因a.上級領(lǐng)導(dǎo)浪費時間（開會、電話、不懂授權(quán)、組織官僚、制度呆板） b.工作系統(tǒng)浪費時間 （訪客、官樣文章、員工離職等）c.生活條件浪費時間（通訊、環(huán)境、交通、朋友閑聊、家 住郊區(qū)等）每個人的時間都是有價值的例：工作時間舉例（以2004年有效工作日261天計）（每天有效工作8小時計）例

5、：時間價值舉例（以2004年全年365天計）（每天每小時的價值）15平均80歲壽命我們只有3年的時間去創(chuàng)造價值,我們?nèi)绾喂芾硭?？一寸光陰一寸?-20、60-80忽略不計，余40 1年為1寸 項目 每天耗時 40年耗時 結(jié)余睡眠 8小時 13.3年 26.7一日三餐 2.5小時 4.2年 22.5交通 1.5小時 2.5年 20電話 1小時 1.7年 18.3看電視、上網(wǎng) 3小時 5年 13.3看報、聊天 3小時 5年 8.3刷牙、洗臉、洗澡 1小時 1.7年 6.6休假、白日夢 鬧情緒、身體不適2小時 3.3年 3.3當我還年輕的時候，我決定改變世界。在我年長一點的時候，我發(fā)現(xiàn)這個志向過于宏

6、大，所以我決定改變我的國家。等我更老成的時候，我又發(fā)現(xiàn)這個目標也太宏大，所以我決定改變我的城市。后來我發(fā)現(xiàn)連這個也辦不成的時候我決定改變我的家人。現(xiàn)在，在生命的晚年，我才了解我應(yīng)該先改變自己。如果，我從自己開始，我就可能會改變我的家人、我的城市、甚至我的國家誰知道，說不定我可以改變世界 一位猶太長老臨終前留下的遺言17“不能管理時間，便什么都不能管理” （美）杜拉克“管理”時間是不對的，“時間管理”就是“自我”管理！3、什么是時間管理？時間管理就是管理時間？時間管理案例、查爾斯史瓦擔任伯利恒鋼鐵公司總裁期間，曾經(jīng)向管理顧問李愛菲提出：“請告訴我如何能在辦公時間內(nèi)做妥更多的事，我將支付給你任意的

7、顧問費?！?李愛菲于是遞了一張紙給他，并向他說“寫下你明天必須做的最重要的各項工作，先從最重要的那一項工作做起，直到完成該項工作為止。重新檢查你的辦事次序，然后進行第二項重要的工作。倘若任何一項著手進行的工作花掉你整天的時間，也不用擔心。只要手中的工作是最重要的，則堅持做下去。假如按這種方法你無法完成全部的重要工作，那么即使運用任何其它方法，你也同樣無法完成它們。倘若不借助某一件事的優(yōu)先次序，你甚至連哪一種工作最為重要都不清楚。將上述的一切變成你每一個工作日里的習(xí)慣。當這個建議對你生效時，把它提供給你的部屬采用”。 數(shù)星期后，史瓦寄了一張面額兩萬伍仟美元的支票給李愛菲，并附言她確實已為他上了十

8、分珍貴的一課，伯利恒甕后來之所以能夠躍升為世界最大的獨立鋼鐵制造者，據(jù)說可能是導(dǎo)因于李愛菲的那數(shù)句真言。 20下面用最簡單的辦法測試，你只需回答“Yes” Or “ No”.1 你通常工作很長時間嗎？2 你通常把工作帶回家嗎？3 你感到很少花時間去做你想做的事嗎？4 如果沒有完成你所希望做的工作，你是否有負罪感？5 即使沒有出現(xiàn)嚴重問題或危機，你也經(jīng)常感到工作有很多壓力？6 你的案頭有許多并不重要但長時間未處理的文件？7 你經(jīng)常在做重要工作時被打斷嗎？8 你經(jīng)常占用用餐時間工作嗎？9 在上個月里，你是否忘記一些重要的約會？10 你時常把工作推到最后一分鐘，然后很努力的去做完它們？11 你覺得找

9、借口推延你不喜歡做的事容易嗎？12 你總是感到需要做一些事情而保持繁忙嗎？13 當你長休了一段時間，你是否有負罪感？14 你常無暇閱讀與工作有關(guān)的書籍？15 你是否太忙于一些瑣碎的事而沒有去做與目標一致的大事？16 你是否有沉醉于過去的成功或失敗之中而沒有著眼于未來？ 測測你的時間安排是否合理21 總結(jié)你的時間掌控1216 “yes” 救命！你在時間管理上需改進812“yes” 48 “yes”04“yes”當心！你需要重新審視你的時間行動指南可以！方向正確，但需要提高沖勁恭喜！堅持并保留你的方法二、如何做好時間管理22課 程 目 標知道什么是重要的做計劃實踐 重要、計劃、實踐23時間的秩序時

10、間箭頭將過去和未來區(qū)別開來,使時間有方向 錯誤：3成時間緬懷過去、3成時間夢想將來、 3成時間應(yīng)付目前的一切正確：8成時間應(yīng)付今天、1成時間借古今用作為參考 1成時間計劃未來 如果你想讓列車時速再快10公里，只需要加一加馬力，而若想使車速增加一倍，你就必須要更換鐵軌了。杰克 韋爾奇25時間管理學(xué)的演變記事便條做一些計劃、規(guī)劃分出優(yōu)先順序挖掘人的資源、重視人26I+重要性IIIIIIIVU+緊迫性I+ U+I+ UI U+I U1、區(qū)分時間的重要性和緊迫性重要的事：對個人工作生活會產(chǎn)生重大影響的事情。緊迫的事：此刻不做就會給我們帶麻煩的事情。緊迫的事情不一定是重要的事情。27緊急 重要 不重要

11、防患未然 改進產(chǎn)能 建立人際關(guān)系 發(fā)掘新機會 規(guī)劃、休閑 繁瑣的工作 某些信件 某些電話 浪費時間之事 有趣的活動重要與緊要之區(qū)別從容人無用人 危機 急迫的問題 有期限壓力的計劃壓力人 不速之客 某些電話 某些信件與報告 某些會議 必要而不重要的事 受歡迎的活動無聊人不緊急28緊急 重要 不重要 偏重第一類事務(wù)，結(jié)果 壓力 精疲力竭 危機處理 忙于收拾殘局不緊急29緊急重要不重要不緊急 偏重第二類事務(wù)，結(jié)果 有遠見，有理想 平衡 紀律 自制 少有危機高效時間管理的秘密在于第2象限。如果你把精力集中于第2象限，就能掌握時間的主動權(quán)，保持生活的平衡，減少未來可能出現(xiàn)的危機。30 偏重第三類事務(wù)，結(jié)

12、果 短視近利 危機處理 被視為巧言令色 輕視目標與計劃 缺乏自制力，怪罪他人 人際關(guān)系浮泛，甚至破裂緊急重要不重要不緊急 31緊急重要不重要不緊急偏重第四類事務(wù)，結(jié)果 全無責(zé)任感 工作不保 依賴他人或社會機構(gòu)維生時間管理系統(tǒng)的五個步驟： 1 ）明確你的價值觀2） 確定你的目標3） 對你的目標按優(yōu)先級排序4） 明確你的任務(wù)5） 對任務(wù)按優(yōu)先級排序32請在腦海中想象一棵大樹，樹根是你的價值觀，樹干是你的目標，樹的主枝是你的主要任務(wù)，樹的細枝和葉子是你的次要任務(wù)。你所做的一切應(yīng)源于你的價值觀，它是樹根。你的目標支撐著各種各樣的任務(wù)，它們都是為實現(xiàn)你的目標服務(wù)的。33價值觀目標任務(wù)任務(wù)任務(wù)任務(wù)任務(wù)任務(wù)

13、任務(wù)任務(wù)發(fā)展任務(wù)和維持任務(wù)發(fā)展任務(wù)如果成功完成此項任務(wù)，你現(xiàn)在的情況會得到改善。例如，你搬進一套更好的住房。發(fā)展任務(wù)具有如下特點：通常由你的目標衍生出來可以作為一項挑戰(zhàn)維持任務(wù)完成這些任務(wù)可維持你現(xiàn)在的情況。例如，你每個月繳納房租和水電費。342、將事情按輕重緩急排序35大石頭小沙子水杯子理論36Diarize（定出做的時間） 變?yōu)镈o it latter（呆會做）4D原則Do it now?。R上就做）Dont do it。（別去做了）重 要 緊 迫Delegate授權(quán)別人去做37高MIMIIIMIIMIV大第一重點第二重點第三重點非重點重點優(yōu)先工具：低小市場吸引力成功可能性時間管理三步曲A

14、、記錄自己的時間，追蹤流向，診斷并分析時間運用的狀況B、訂定目標并擬訂計劃，使時間的應(yīng)用更具效用C、切實執(zhí)行計劃，研究造成時間浪費的因素及因應(yīng)之道改掉浪費時間的習(xí)慣，成為掌握時間的主人383、如何合理利用時間？42時間自然法則總結(jié)Parkingsons Law 帕金森原則時間象一根彈筋：設(shè)立期限Paretos Principle 帕雷托原則80%的結(jié)果來源20%的努力Concentration Enigmas 注意力之謎 注意力需要及時恢復(fù)Internal Energy Levels 內(nèi)在能量水平有效地利用你的生物鐘Efficacy Efficiency 效能與效率 做正確之事，做好它43我的

15、生物鐘不能控制它，就去合理利用它6:00-8:0014:00-16:008:00-12:0016:00-20:0020:00-睡覺451）訂定每日工作計劃 詳細地計劃今天下午或是明天早上的工作。工作計劃-為每天的2-3件事項留出完整的時間 時間計劃表工作 起止時間 使用時間 優(yōu)先順序 備注時間管理演練場制定你未來5天的時間計劃。請將這份事件清單中的各種事件分類，劃分不同的優(yōu)先級，按優(yōu)先級把它們重新排序，然后根據(jù)這些事件，制訂一個周末的時間安排表。哪些事情被放棄不做？為什么？ 哪件事情有最高的優(yōu)先級？為什么？ 你會高興地執(zhí)行這個計劃嗎？ 47良好計劃的好處1、充分利用企業(yè)的有限資源，發(fā)揮最大的效

16、能2、預(yù)測問題，防范事端于未然3、事情推展前，做有效溝通，讓其他部門了解我們需要的協(xié)助，也同時了解我們能為他們做些什么4、協(xié)助評估目標的可行性5、避免不必要的重復(fù)，減少無謂的浪費6、建立優(yōu)先順序，按部就班，不趕工，不加班492）避免分散注意力 你所花費的努力中，通常有百分之二十已決定了最后的結(jié)果。因此，專心在少數(shù)能影響結(jié)果的事務(wù)上，將有助于在短時間內(nèi)達到要的成果。50辦事處與總公司的協(xié)作 某辦事處已成立了兩年，現(xiàn)有10位銷售人員，負責(zé)銷售工作。該辦事處業(yè)績一般，但面對競爭激烈的市場局面，總公司為了要全面推廣工作站產(chǎn)品，最近派了小李過去以便能打開工作站市場。 小李除了工作站之外，對其它產(chǎn)品如服務(wù)

17、器、多媒體電腦等更是熟悉。辦事處經(jīng)理王先生因此經(jīng)常要求小李幫忙兼賣其他產(chǎn)品。半年后小李始終無法打開工作站市場，他訴說王經(jīng)理常常要求他去完成其它產(chǎn)品的銷售任務(wù)，所以實在沒法抽出充分的時間去開發(fā)工作站市場。思考題：1、假設(shè)小李繼續(xù)兼賣其他產(chǎn)品的話，那會造成什么后果？2、王經(jīng)理其實應(yīng)該怎么做？案例學(xué)習(xí)Q：問題出在哪里？角色主要目標對于什么角色，應(yīng)明白什么對你是最重要的。業(yè)務(wù)經(jīng)理是由于業(yè)務(wù)做的好而由業(yè)務(wù)員提拔的，使你成為經(jīng)理的技能正在阻礙你成為好經(jīng)理。成為經(jīng)理時角色變了，但仍保持原有工作方法，主不能勝任現(xiàn)在的工作。要知道現(xiàn)在對我來說什么是最重要的，實際上是在選擇做與不做，做哪件事。通用彼得克拉斯在開公

18、司高層會議時，花4個小時的時間討論的主題是“確定零件部門的主管”。有人認為這么點小事用太長的時間不合算。他卻認為：總裁做出好的決策，而沒有好的人去執(zhí)行的話，任何決策就象是在水上寫字，因此他寧愿花費較長的時間去選人，也不愿等到以后收拾亂攤子。如何確定事情的重要性？角色定位 對你這個角色來說，什么是最重要的？ 5152時間是串起過去、現(xiàn)在及未來無數(shù)事件的連續(xù)線時間管理的基本單位是事件時間管理的關(guān)鍵在掌握事件事件經(jīng)由選擇選擇以價值為基礎(chǔ)53順習(xí)慣做事會有越來越多的抱怨Proactive（制變）Reactive（應(yīng)變）思考一下再去做二者的區(qū)別就是選擇，有選擇比沒有意識去選擇好知道什么是重要的，并按重要

19、的原則去選擇54 3）優(yōu)先管理1、Make a list of things to do today 把每天要做的事情列一份清單2、Set priority and work on the most important確定優(yōu)先次序，從最重要的開始做3、Do it every day!每天這么做！每日計劃： Plan the next d b you l the office.在你 辦公室 前，計劃 天的工作。55To-Do List待處理事項Delegate to授權(quán)A/BTo-Do 事項Time 需Required 時Delegation 授權(quán)跟進Ref參見Name姓名Return 返還Ti

20、me 時間Ref參見Notes 備注 4）清理桌面A、建三個文件檔案B、 根據(jù)4D原則整理好所有東西C、 把“立即做”檔案里的工作一件件處理完 給活動定下時間 使用活頁文件D、每日清理桌面57A.M. P.M. 6 7 8 9101112Daily Expenses 每日支出 1 2 3 4 5 6 7 8 910Appointments日程58Monthly Plan月度計劃 Month Year 年 月Projects/Goals本月項目/目標A/B Business 工 作 開始日 Personal 個人生活 59小測試：表達工作情緒的詞語愜意沉悶 累亂繁忙輕松無聊充實平衡煩有效率地完成

21、工作疲于應(yīng)付盲目目標明確筋疲力盡毫無頭緒做自己想做的事壓力太大精力充沛憔悴應(yīng)付自如昏昏欲睡按部就班工作愉快拖沓逃避信心百倍忙于收拾殘局有危機感有成就感請學(xué)員從以上30個詞中選出5個最能表達自己近來工作情緒的詞語，再從5個中選出2個，最后選出1個。三、如何提高個人時間效能？60個人成效effectiveefficient明確于結(jié)果：快、好高效A nice manager A good manager An effective manager脾氣好工作愉快、有結(jié)果一個有成效的經(jīng)理人61Productivity Challenges 對生產(chǎn)率的挑戰(zhàn)1、優(yōu)先順序不明確/危機管理2、電話打擾3、缺乏優(yōu)先

22、/目標4、貪多嚼不爛5、不速之客6、無效授權(quán)7、桌面雜亂無章/找不到東西8、缺乏自律/拖延9、不會說“不”10、會議 1、使命優(yōu)先，人生規(guī)劃 要認清自己的使命 要預(yù)先規(guī)劃時間（每日、每周、每月、每年）哈佛大學(xué)調(diào)查結(jié)果（25年后）：3%10%60%27%有清晰且長期的目標有清晰但短期的目標有較模糊的目標無目標行業(yè)領(lǐng)袖、社會精英社會中上層的專業(yè)人士社會的中下層面，沒有什么特別的成績 社會最底層， 面臨失業(yè)2、明確目標設(shè)定目標的SMART原則：具體的(Specific)明確、不含糊?？珊饬康?Measurable)定量化。能達到的(Attainable)太高太低都會失去意義。相關(guān)的(Relevent

23、)圍繞企業(yè)宗旨和愿景展開，要與客戶、員工、股東相關(guān)。限定時間(Time-bound)必須有起止時間和區(qū)間。 目標ABC原則目標ABC原則：在最有價值的那些項目旁邊,標上大寫的A字,在稍低價值的項目旁邊標上大寫的B字,在價值最低的項目旁邊標上C字。 目標的設(shè)定 明確自己的價值觀 設(shè)定目標 制定階段性步驟 把握今日：最重要時刻 長期中期 短期3）要事第一 分清輕重緩急，抓住重點 二八定律 ABC法則明確角色定位68What I am here for ?對我的崗位來說，最重要的職責(zé)是什么？Make a list. 分清主動工作和被動工作內(nèi)容。主動性（建設(shè)性）工作：幫助達到目標的工作被動性工作：日常

24、瑣碎的事情4）一生就是一天 當日事當日畢 70今日事今日畢拖延決定或行事緩慢是非常危險的習(xí)慣。應(yīng)付拖延的招數(shù)：訂定完成期限建立回饋制度安排人監(jiān)督你趁早解決把工作劃分為幾個小部分現(xiàn)在就去做馬上行動！5）第一次就做好 追求零缺點6）整潔和條理拿東西養(yǎng)成哪里拿，哪里放的習(xí)慣把同樣、同類、同時使用的東西放在一起把東西上編號貼上字條把所有的鑰匙集中保管設(shè)立一套高效的處理文件系統(tǒng)做事應(yīng)盡量簡化7）做自己該做的事 不要讓人浪費你的時間 74將阻礙減到最低通常造成時間浪費的環(huán)境因素有：電話信件會議等候訪客緊急事件75培養(yǎng)說“不”的能力 如果你從來不懂得拒絕工作，導(dǎo)致工作量超出負荷時，你的工作品質(zhì)勢必會大受影響

25、。NO！NO！NO！8）善用零碎的時間 如何應(yīng)用上下班中 途時間如何應(yīng)用等待的時間自我檢查1、我是否難以說清一天里干了些什么？2、我是否碰到了一個無法再拖延的問題？3、我是否做了實際上不需要做的事？4、我是否常常越權(quán)處理？5、我是否往往對某些任務(wù)要花費更多的時間？6、我是否難以按時赴約？7、我是否經(jīng)常會忘記接下去準備做的事？1、結(jié)果導(dǎo)向 策略優(yōu)先 行動快速四、管理者的2、安排工作時，就必須要求時限 下屬只做你要求檢查的事管理者的管理者的3、善于授權(quán) 盡量及時的授權(quán)要授予權(quán)利，說明目標與期望要評估、檢查注重結(jié)果出現(xiàn)困難時，要幫助尋找解決困難的方法不能姑息“倒授權(quán)”的行為你仍然要承擔責(zé)任81學(xué)習(xí)分配工作 學(xué)習(xí)將不同的工作授權(quán)給不同的單位執(zhí)行，分工合作才能在最短時間內(nèi)以有效的方式達成目標。授權(quán)時應(yīng)注意1）有一套制度用以監(jiān)督管理2）你選擇的人務(wù)必是心甘情愿，并且有能力3）教育部屬、指導(dǎo)部屬使他們有成長的機會4）確定他們有必要的工具和支援供給，以便 完成工作5）鼓舞部屬，促使部屬保持積極與熱誠的態(tài)度6）授權(quán)意味著不僅要分配不好干的事，也要 分配容易做的事7）不能把自己難以勝任的工作轉(zhuǎn)交給別人4、帶著解決方案說問題管理