工貿(mào)實業(yè)發(fā)展有限公司銷售類員工差旅、商務(wù)管理制度

1、工貿(mào)實業(yè)發(fā)展有限公司銷售類員工差旅、商務(wù)管理制度第一節(jié)銷售類員工出差管理制度為了更好的指導(dǎo)銷售人員的出差工作，使出差流程更加明晰、流暢，特從出差前、出差中、返回后三部分對出差流程做以詳細描述。一、出差前1、要求：、員工出差前需填寫出差申請表（見附表21）明確此次出差的目的及意義，經(jīng)區(qū)域經(jīng)理或副總經(jīng)理審批后到客服文秘處領(lǐng)取并認真、詳細填寫出差申請表，經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)簽字確認后方可出差；若恰逢上級領(lǐng)導(dǎo)不在公司，需電話請示并獲得批準后方可出差。上級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)清楚該員工出差的目的意義和借支金額。、如情況緊急或在周末、節(jié)假日出差時，未及時填寫出差申請表的，務(wù)必于出差后三日內(nèi)以電子郵件形式將填寫完整的電子版出差申請

2、表發(fā)至公司郵箱wiz。、個人根據(jù)情況，向客服文秘申請并領(lǐng)取出差日志及各種資料。、出差起始日按出差申請表上所填日期計。如出發(fā)時間為上午11點以后的，上午應(yīng)按時到公司上班；有特殊情況應(yīng)事先向行管部請假，獲得批準后方可另作安排。2、注意事項： 、憑填寫完整的出差申請表到財務(wù)部暫借一定的差旅費用，并按財務(wù)制度要求，辦理各項借支手續(xù)。出差人員每次出差必須有合理的借支計劃，根據(jù)出差的周期和必須的常規(guī)費用（飲食、住宿）在出差申請表上細化每一項的費用預(yù)計，便于財務(wù)部審核借支的合理性。試用期人員必須按公司規(guī)定的最低額度借支。、借支完成后，出差人員需將出差申請表交與客服文秘存檔保管。、若無出差申請表，公司將不認可

3、此次出差，同時客服文秘不予審核此次出差的票據(jù)，此次出差產(chǎn)生的所有費用公司亦不予報銷。、需采購禮品的，需從客服文秘處領(lǐng)取并填寫物品采購申請單，經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)簽字后，交與客服部，由客服部按單采購，銷售人員辦理領(lǐng)用手續(xù)即可。二、出差中1、要求：、到達目的地后，出差人員需及時用當?shù)毓潭娫捴码娍头拿?，告知其住宿賓館名稱、地址、房間號，房價，賓館電話等信息。在整個出差期間，任何一項變化均需立即告知客服文秘。、出差期間，要按出差日志填寫規(guī)范，詳細填寫出差日志及客戶檔案信息，不得弄虛作假，欺騙公司。、出差期間，如遇出差人公休日，應(yīng)以公務(wù)為重，繼續(xù)執(zhí)行出差任務(wù)；如遇出差單位公休日，無法展開工作時，可安排休息。公

4、司原則上不發(fā)放加班費，加班時間日后可作調(diào)休使用，具體調(diào)休情況參照公司考勤規(guī)定執(zhí)行。、出差期間須遵照公司要求，每兩天向直接上級匯報一次工作，可以電話形式；如遇緊急、重大事情，需隨時向總經(jīng)理匯報請示。、出差期間欲就近省親或辦事的，需事先征得上級領(lǐng)導(dǎo)同意，并告知客服文秘，否則，當天考勤按曠工論處。、出差期間有急事需請假的，需事先征得領(lǐng)導(dǎo)同意，并向行管部請假。假期完畢銷假時，需及時補寫請假條，相關(guān)人員簽字后交由人事專員存檔保管，作為考勤依據(jù)。、出差期間因病或遇意外災(zāi)害，或因工作實際需要需延時返回的，需電話請示上級領(lǐng)導(dǎo)并獲得批準，方可延長出差時間。任何人不得因私事或借故延長出差時間，否則除不予報銷差旅費

5、外，并依情節(jié)輕重論處。、出差期間，以傳真形式發(fā)到公司的文件，務(wù)必在文件上注明發(fā)件人姓名，或于傳真發(fā)出后及時打電話到公司進行確認。以免因傳真文件內(nèi)容不清晰或其它原因?qū)е聠栴}不能及時處理，誤時誤事。、返回前需征得上級領(lǐng)導(dǎo)同意后方可起程。、銷售人員出差期間在異地正常休息星期日，如確有休息日加班的情況，需第一時間告知前臺文員備案，回公司本部申請調(diào)休時需直接上級簽字確認。如連續(xù)在外地出差達20天以上者，返回公司本部后可給予一天調(diào)休。2、注意事項：、出差期間，客服文秘將對銷售人員進行定時與不定時的手機定位，如發(fā)現(xiàn)定位結(jié)果與出差申請表不符，亦未事先告知公司去處者，公司將不予報銷當天所有費用。、如手機需充值，

6、可致電或發(fā)短信給客服文秘申請，由客服文秘代為充值。、如差旅費用不足，需公司支持，需在上午9點之前或下午3點之前致電上級領(lǐng)導(dǎo)和客服文秘知悉，由客服文秘轉(zhuǎn)達至財務(wù)部部長，由財務(wù)部負責(zé)安排匯款事宜。、如需進行商務(wù)活動、采購禮品或向客戶提供禮金（用于慶賀、吊唁、探望等），應(yīng)事先請示上級領(lǐng)導(dǎo)并征得同意后方可進行，否則，公司不認可此次商務(wù)活動，亦不報銷此次商務(wù)活動費用。、如需產(chǎn)品報價，需詳細告知客服文秘產(chǎn)品名稱、規(guī)格、型號、材質(zhì)、數(shù)量、上浮比例等信息?？头拿嘏c財務(wù)部配合，及時將產(chǎn)品報價經(jīng)銷售人員確認后采用合適的方式告知銷售人員或客戶。、如需訂貨，需將客戶信息詳細告知客服文秘，如客戶的準確名稱、具體地址、

7、郵編、傳真、固定電話、移動電話、收貨人、要求到貨日期等?？头拿亟拥戒N售人員的正式訂貨信息后，通知物流部備貨、發(fā)貨。三、返回后1、要求： 、 出差返回后，需第一時間到公司報到。省外出差人員在12點以前到鄭州的，下午需到公司正常上班，12點以后到鄭州的，下午可安排休息；省內(nèi)出差人員在下午3點以前到鄭州的，下午需到公司正常上班，3點以后到鄭州的，下午可安排休息。、如有私事需處理，1日內(nèi)可向行管部請假，超過1日的需向公司副總或總經(jīng)理請假，獲得批準后方可另做安排。、如實際出差日期與地點和所填出差申請表不一致，需將實際情況告知客服文秘，以便準確記錄出差信息。、出差人員每次返回公司后，均需在3個工作日內(nèi)到

8、客服文秘處領(lǐng)取并填寫各種出差費用報銷明細單（見附表22），并按照票據(jù)粘貼要求，分門別類的整齊粘貼各種票據(jù)。如3個工作日內(nèi)未報銷者，財務(wù)部扣除報銷費用的一半；超出6個工作日無特殊原因未報銷者，款項自負；且未結(jié)賬前公司不再支付任何差旅費用。、凡因公拍發(fā)郵電及特別公務(wù)，臨時雇用人夫、車馬等項所支出必要費用，列入特殊費用內(nèi)，需填寫情況說明表，并注明詳細原因，由總經(jīng)理簽字后方可報銷。、將粘貼好的票據(jù)及出差日志和客戶信息采集情況文檔一并交與客服文秘，由客服文秘負責(zé)初審并整理。經(jīng)財務(wù)部復(fù)審、副總經(jīng)理或總經(jīng)理終審無誤后，銷售人員可到財務(wù)部報銷，結(jié)清暫支款項。2、注意事項：、客服文秘依據(jù)出差申請表、出差日志和客

9、戶信息采集的情況等，審核各種票據(jù)。票據(jù)審核要點及審核流程參照票據(jù)審核制度進行。、出差費用包括交通費、住宿費、通訊費、商務(wù)費、伙食補助及伴隨出差發(fā)生的其他正當費用等，出差人員均需按實報支各項費用，如發(fā)現(xiàn)弄虛作假情況，將從重從嚴處罰。、所有票據(jù)均應(yīng)為有效票據(jù)，無效票據(jù)公司一律不予報銷。、如出差人員返回后未及時報銷費用，除工資不予結(jié)算外，且不允許下次出差。四、出差涉及問題的其它事項：1、各項差旅費用按公司標準報銷，超標自付，欠標不補；報銷標準見附表1。2、員工在本市及郊區(qū)或其他同日可往返的出差按實支給交通費及午餐費（3）、員工出差在1日上，其另有不滿1日的旅費，無論出發(fā)或返回日一律1/2給付，乘夜車

10、往返者，不另支住宿費。3、交通費包括旅程中必須支付的船、車等交通工具發(fā)生費用，按實際支出報支，但駕駛或搭乘公司車輛出差時，不再支付交通費。其他零用費均在膳雜費內(nèi)開支，不另行報支。4、出差補助用于出差人的飲食和雜費支出，按出差日定額支付。上午11點前出差的按全額支付；11點后及下午出差的按半額支付；午后8小時以后不支付。5、住宿費按定額住宿天數(shù)支付。在火車上過夜的不予支付。6、出差的電報、電話、傳真、信函、匯款費、郵票等通信費依報銷憑證實際費用支付；有手機費用補助的不重復(fù)報銷相關(guān)費用。7、因個人業(yè)務(wù)工作而需使用車輛的，車輛產(chǎn)生的所有費用由個人承擔(dān)，如油費、過橋過路費、停車費等。行車中發(fā)生的違章及

11、事故罰款等費用由個人負責(zé)，并承擔(dān)由此產(chǎn)生的車輛維修費用。8、出差過程中，利用出租車僅限于有交易客戶同行、緊急情況、有可能耽擱出發(fā)時間、攜帶10公斤以上重物或無公交車等情況。但必須在差旅費用報銷單中說明理由。出租車月報銷標準參考下表。9、一般情況下，出差人員需乘坐火車坐位，夜里乘坐8小時以上的火車可坐火車硬臥，在特殊情況下，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，可搭乘快速列車或飛機出差。除總經(jīng)理外，一般乘普通艙。10、出席招待會、客戶接待出差、投宿于公司駐外機構(gòu)時，不支付住宿費。來往于公司總部和各事業(yè)部之間的出差，原則上必須利用公司的住宿設(shè)施。11、當交易客戶、相關(guān)公司人員或公司領(lǐng)導(dǎo)隨行，或因不得已理由，出差費用超

12、出標準時，經(jīng)隨行領(lǐng)導(dǎo)或公司財務(wù)主管批準后，可根據(jù)情況報銷。第二節(jié)銷售類員工報銷制度一、目的為嚴格控制公司費用支出，加強費用管理，提高公司效益，本著合理、節(jié)約的原則，根據(jù)公司財務(wù)資金管理的有關(guān)規(guī)定，制定本制度。二、原則本著誰簽字誰負責(zé)的原則，審核人需逐項一一落實清楚。三、適用范圍公司所有銷售人員。四、各種票據(jù)審核程序：1、交通費用：客服文秘初審-財務(wù)部復(fù)審-總經(jīng)理終審。 2、住宿費用：客服文秘初審-財務(wù)部復(fù)審-總經(jīng)理終審。3、商務(wù)費用：稽核部長初審-財務(wù)部復(fù)審-總經(jīng)理終審。五、原始票據(jù)要求：1、所有票據(jù)必須是合法的正式發(fā)票。2、發(fā)票上的任何一欄內(nèi)容均不能任意涂改，若有涂改，更正過的發(fā)票應(yīng)在更正處

13、加蓋開票單位印章；發(fā)票大小寫金額應(yīng)一致。3、發(fā)票應(yīng)當具有稅務(wù)監(jiān)制章，出票單位公章，且印章清楚、能辨。4、手寫發(fā)票上的內(nèi)容要真實、完整、填寫清楚。例如開票日期、購物名稱、單價、數(shù)量等。購貨單位或客戶名稱（即發(fā)票抬頭），均應(yīng)寫“河南省#工貿(mào)實業(yè)發(fā)展有限公司”。購物名稱不能籠統(tǒng)填寫（如“禮品”、“煙”、“酒”等字樣）；所購物品較多，發(fā)票無法一一寫明，可附電腦小票或購物清單。5、除公交車票外，其它每張發(fā)票背面均應(yīng)背書詳細說明并簽字：（1）、車船票：如電腦打印發(fā)票，可免背書；如手撕定額發(fā)票，須注明日 期、起止地點及金額等，背書如：06年4月1日，鄭州商丘，20元，某某某；（2）、出租車票：需注明日期、往

14、返地點、用車事由及金額，背書如：06年4月1日，鄭州火車站二十一世紀社區(qū)（家），計15元，原因：剛下火車，夜里2點，無公交，某某某。（3）、禮品發(fā)票：需注明日期，送于何人，何職，聯(lián)系電話，目的等，背書如：06年4月2日，送于張三，職務(wù)：專工，電話：135*，目的：臨近上報計劃，需公關(guān)，某某某。（4）、住宿發(fā)票：為手開發(fā)票時，可免背書，但所填內(nèi)容必須真實準確；為定額發(fā)票時，需注明住宿時間，每日金額及共計金額等，背書如：06.4.1-06.4.10，共10天，每日30元，合計300元，某某某；（5）、商務(wù)招待發(fā)票：需注明宴請人姓名，事由，及總費用，背書如：06年4月1日晚，招待事由：臨近上報計劃，

15、需公關(guān)，李四（主請人姓名）等共5人，計500元，某某某。（6）、其它雜支發(fā)票：如打印費、復(fù)印費等，需注明日期、內(nèi)容、事由、張數(shù)、金額等，背書如：06年4月1日，復(fù)印工況信息表10張*0.3元/張，計3元，某某某。（7）、特殊情況，如公交、摩的無發(fā)票時，可填寫情況說明表（見附表38），需詳細列出日期、內(nèi)容、事由、金額等，經(jīng)總經(jīng)理簽字后，據(jù)實報銷。6、票據(jù)粘貼要求：（1）、不符合以上要求的發(fā)票請勿粘貼報銷。 （2）、報銷人自行粘貼票據(jù)，必須把車船類、住宿類、商務(wù)費用、特殊費用類等分門別類按時間順序詳細分開，不得混合粘貼。（3）、票據(jù)應(yīng)粘貼整齊。交通票據(jù)等小票據(jù)的粘貼范圍以粘貼單大小為界，須緊靠粘貼

16、單頂界和右界從左往右橫向粘貼，覆蓋粘貼的相鄰票據(jù)間須留出一定間隔距離，票據(jù)較多時，可分行粘貼，不得豎向粘貼。（4）、各種報銷單據(jù)憑證所涉及的相關(guān)欄目必須如實、詳細填寫，表格樣式詳見交通費用報銷明細表（見附表39）、出差旅費報銷明細表（見附表40）、商務(wù)費用報銷明細表。（5）、不符合上述粘貼要求的票據(jù)，審核人有權(quán)退回，要求報銷人重新整理粘貼。六、審核內(nèi)容及職責(zé)：1、交通費用（車船、公交、火車訂票費）-公司費用：出差人員車船乘坐標準依照員工手冊及銷售政策實施綱要 相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。超出標準乘坐交通工具須經(jīng)總經(jīng)理簽字同意方可報銷，并須事先請示；飛機票、軟臥火車票、頭等艙輪船票須經(jīng)總經(jīng)理簽字同意方可報銷。

17、出差時間及地點的核定，需結(jié)合出差申請單、出差日志、及車船票等內(nèi)容綜合核對。每張火車票的訂票費不超過5元。特殊情況，經(jīng)總經(jīng)理同意后方可對超支部分報銷。2、差旅費用（住宿、伙食、出租、雜支）-個人費用：住宿在不超出公司規(guī)定標準的前提下，依報銷流程依次審核簽字報銷。出差時間及地點的核定，需結(jié)合出差申請單、出差日志及車船票等內(nèi)容綜合核對；客服文秘審核并落實出差行程、住宿地點、住宿標準等，財務(wù)部門審核金額與票據(jù)的有效性，總經(jīng)理做最終審核。無住宿發(fā)票的，不予報銷伙食補助。特殊情況，如借住在親戚、朋友或同學(xué)家里的，需事先向客服文秘致電說明，方可報銷伙食補助，否則，不予報銷客服文秘應(yīng)記錄每個銷售人員曾入住賓館

18、的價格，并以第一次為準，以后報銷時，如住同一賓館，則住宿標準不得大于第一次價格?？头拿貞?yīng)及時整理某地至某地的出租車價格，并以第一次為準，以后報銷時，如往返路程相同，則報銷金額不得大于第一次的費用。乘坐出租車的條件：出差過程中，利用出租車僅限于有交易客戶同行、緊急情況、有可能耽擱出發(fā)時間或攜帶10公斤以上重物或無公交車等情況。3、商務(wù)費用及特殊費用-個人費用（1）、稽核部長負責(zé)每一項商務(wù)費用支出的初審，清楚每比費用使用前是否報批有備案，使用中是否超出預(yù)期計劃，費用真實性、使用效果如何等進行嚴格審核，審核過關(guān)簽字后方可遞交至財務(wù)部。 （2）、財務(wù)部門審核金額與票據(jù)的有效性、準確性；總經(jīng)理審核費用

19、的必要性、有效性、目的性，和是否準予報銷，并進行最后確認和簽字。4、審核責(zé)任（1）、稽核部長為一級審核人，根據(jù)上述規(guī)定范圍審核完畢后需附上審核意見并簽名。如在財務(wù)二級審核中發(fā)現(xiàn)失誤，稽核部長應(yīng)承擔(dān)一定的責(zé)任，按審錯金額的1%-5%進行處罰。（2）、報銷票據(jù)轉(zhuǎn)入財務(wù)，財務(wù)部長為二級審核人，審核無誤后，需附審核意見并簽名交總經(jīng)理最終批準報銷，如總經(jīng)理在審核中發(fā)現(xiàn)失誤，財務(wù)部長將按審錯金額的3%-8%進行處罰。（3）、交通和差旅費用終審權(quán)為財務(wù)部長，如有超出常規(guī)借款300元以上，則需總經(jīng)理簽字方可報銷。商務(wù)費用則每筆均需總經(jīng)理審核簽批。5、其它事項 （1）、銷售人員應(yīng)妥善保管各種票據(jù)，若因缺少票據(jù)無

20、法報銷時，責(zé)任由本人承擔(dān)。（2）、因不符合公司規(guī)定而不能報銷的，后果由當事人承擔(dān)。（3）、銷售人員出差返回鄭州后，需第一時間來公司報到，并報銷差旅費，如不按規(guī)定報銷，公司將本著“前款不清，后款不借”的原則，不予支付下次借款。（4）、銷售人員趁出差或調(diào)動工作方便，事先經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準，就近回家省親辦事的，其繞道車、船費，扣除出差直線單程車、船費，多開支的部分由個人承擔(dān)。（扣除標準，依去程車船票價為準），不發(fā)繞到和在家期間的出差伙食補助費、住宿費和市內(nèi)交通費。另外，也需致電告知客服文秘。（5）、銷售人員未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準，擅自離開出差地而去其它地方辦事的，所產(chǎn)生的一切費用由個人承擔(dān)，亦不發(fā)放此期間的伙食補助費

21、、住宿費和市內(nèi)交通費。且當日考勤按曠工論處。（6）、銷售人員需采購禮品時，需從客服文秘處領(lǐng)取并填寫物品采購申請單，相關(guān)人員簽字后，由物流部或行管部協(xié)同申請人按單采購。若適逢銷售人員出差在外，需向總經(jīng)理請示，得到應(yīng)允后方可購買。若擅自購買，則此費用由個人承擔(dān)，公司亦不預(yù)支此項費用。銷售人員若需使用公司已有的禮品，需經(jīng)總經(jīng)理批準后，方可從行管部領(lǐng)取。禮品的使用情況，如：何時送與何人、對方職位、聯(lián)系方式、目的等，需詳細記入出差日志。（7）、票據(jù)審核無誤后，初審人在差旅費報銷明細單上簽字確認；其它審核人在出差旅費報銷明細表、商務(wù)費用報銷明細表上簽字確認。（8）、各級人員在報銷各項費用時，如果發(fā)現(xiàn)有弄虛

22、作假者，除扣除以往未結(jié)算的工資和提成，并考慮予以辭退。情節(jié)嚴重者將根據(jù)員工手冊的規(guī)定進行其他處罰直至追究法律責(zé)任。（9）、各審核人員需本著實事求是、對雙方負責(zé)的態(tài)度，認真、仔細、謹慎的審核票據(jù)。因?qū)徍瞬粚?，給公司造成損失的，將對應(yīng)“審核責(zé)任“中所約定的處罰措施對審核責(zé)任人進行罰款，其主管領(lǐng)導(dǎo)負連帶責(zé)任。（10）、客服文秘應(yīng)按月統(tǒng)計匯總每位銷售人員差旅費用、交通費用；財務(wù)部按月統(tǒng)計匯總每位銷售人員的商務(wù)費用、通訊費用及其它費用。并于每月5日前將統(tǒng)計報表交與總經(jīng)理審閱。（11）、客服部長應(yīng)按月統(tǒng)計匯總當月商務(wù)費用的支出情況，并備注每次商務(wù)費用所達成的效果和形成的計劃定單，做簡單的投入產(chǎn)出比分析。以

23、上各項規(guī)定如有違反，視情節(jié)輕重給予績效考核10100分的處罰。第三節(jié)商務(wù)活動管理制度一、 總則 為加強公司商務(wù)活動的管理，使商務(wù)活動的安排更高效合理，促進業(yè)務(wù)工作的快速發(fā)展，特制定本規(guī)定。 二、 活動分類及實施1、禮品采購（1）、銷售人員在公司的禮品采購申請需先填寫物品采購申請單，由區(qū)域經(jīng)理簽字，交總經(jīng)理審批后，轉(zhuǎn)客服部長負責(zé)購買。 （2）、 銷售人員在外地的禮品采購申請需電話向總經(jīng)理申報，批準后在當?shù)貓?zhí)行；需同時告之客服部長備案，利于客服部長日后的報銷審核。（3）、未經(jīng)公司審批私自購買的禮品，公司將不給予報銷。（4）、禮品的選擇應(yīng)具有針對性，經(jīng)過分析和甄選，可達到客戶較大的滿意度。在公司本部

24、進行采買的禮品，客服部長應(yīng)對禮品采購的質(zhì)量負責(zé)（在外地進行采買的，當事人負責(zé)），如有價高質(zhì)次，嚴重影響活動效果和公司形象，遭致客戶不滿意反饋的事件，將做為重大工作失誤記入客服部長及當事人的當期考核。2、商務(wù)活動（1）、銷售人員針對客戶進行商務(wù)活動公關(guān)時，必須有詳盡的計劃安排和活動達成效果的預(yù)計。報總經(jīng)理審批后交由客服部長統(tǒng)一籌劃安排。（2）、如商務(wù)活動在外地進行，需電話向總經(jīng)理申報，批準后按標準在當?shù)貓?zhí)行，需同時告之客服部長備案，利于客服部長日后的報銷審核。（3）、商務(wù)活動實施的過程要嚴密有序，每一個環(huán)節(jié)（餐飲、住宿、車行、娛樂、游玩、參觀等）均設(shè)計合理，效果顯著無疏漏。如有偏差造成不良影響，所有參與人員根據(jù)職責(zé)劃分承擔(dān)不同比重的考核處罰，在當期考核中體現(xiàn)。（4）、針對重要客戶登門拜訪進行商務(wù)活動時，最好能兩人同行。三、費用劃分1、所有因商務(wù)活動所產(chǎn)生的費用