文書與檔案管理-第一章課件

1、文書與檔案管理 余 錚為什么要學習文書與檔案管理文書與檔案管理無時無處不在課程性質和目的適用專業(yè)：秘書、涉外秘書專業(yè)學時：68學時性質：是秘書、涉外秘書專業(yè)必修課程。目的：梳理文書學、檔案管理的必備知識，培養(yǎng)學生文書與檔案管理的專業(yè)技能，為將來就業(yè)奠定夯實的專業(yè)基礎。第一章 文書與檔案工作概述1.1 文書與檔案1.2 文書工作與檔案管理1.3 文書工作與檔案管理的組織機構1.1 文書與檔案1.1.1 文書1.1.1.1 文書的含義 文書是人們在社會實踐活動中為了傳遞、記載信息，而形成使用的具有應用性的和特定格式的文字材料，是以文字形式處理各種事務的憑證性工具。1.1.1.2 文書的作用1、傳遞

2、信息。這是文書的首要作用。人們制作文書的目的就是要把一定的信息傳遞給接受者。2、憑證依據。文書真實地記錄了社會實踐活動，是人們追溯歷史的憑證。 主體的權威性影響憑證依據的三個因素： 內容的真實性 載體的合法性 形成文書的兩大要素表述方式和載體有一個發(fā)展變化的過程。表述方式： 載體：文書與檔案知識庫絹帛、器皿、碑石、竹木簡冊繩結、符號、圖像文字繩、巖石（竹木、殼骨等）片紙張、磁盤、光盤等刻契記事 契刻的目的主要是用來記錄數目。因為人們訂立契約關系時，數目是最重要的，也是最容易引起爭端的因素。于是，人們就用契刻的方法，將數目用一定的線條作符號，刻在竹片或木片上，作為雙方的“契約”。這就是古時的“契

3、”。 后來人們把契從中間分開，分作兩半，雙方各執(zhí)一半，以二者吻合為憑。古代的契上刻得是數目，主要用來作債務的憑證。甘肅省西寧縣周家寨出土的仰韶期遺址的骨契圖形西雙版納基諾族的刻木記事器物銘文 海內三大重器（毛公鼎 大盂鼎 大克鼎）之一的大盂鼎，又稱廿三祀盂鼎。通高1021mm；口徑784mm；腹深490mm；重153.5kg。形制為：立耳；深垂腹，腹上部飾曲折角獸面紋；足上部飾外卷角獸面紋、出脊，足下部略呈蹄形。鼎內鑄有銘文19行，共291字。銘文分為兩個部分，分別記載了周康王對貴族盂的訓誥和賞賜。真實地反映了當時的社會狀況，具有極高的史料價值。 1.1.1.3 文書、公文、文件的關系文 件紙

4、質文件文 書非紙質文件照片文件電子文件聲像文件私人文書公務文書其他文字材料公 文1.1.2 檔案1.1.2.1 檔案的含義 根據中華人民共和國檔案法（1996年修訂）的定義： 檔案是指過去和現在的國家機關、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案定義包含以下幾方面基本內容： 1、檔案來源和內容的廣泛性。這從檔案主體和涉及內容的多樣性反映出來。 2、檔案是有價值的歷史記錄。說明了文件轉化為檔案的兩個條件： 一是歷史記錄，即處理完畢的文件資料。 二是有保存價值，即具有歷史效用。 三是按照一定規(guī)

5、律保存起來。 3、檔案形式的多種多樣。隨著社會進步和技術的發(fā)展，檔案形式日益豐富。 4、檔案的本質屬性是原始記錄性。是對實踐活動的直接記錄，而不是事后編寫和隨意收集。案例：個人檔案？姓名：李宇春 性別：女 英文名：Chris 出生年：1984年 生日：3月10日 星座：雙魚座 職業(yè)：歌手 身高：174cm 體重：50公斤 血型：A型 嗜好：唱歌 跳舞 學校：四川音樂學院專業(yè)：通俗演唱 性格：內外兼修 愛好：唱歌，跳舞，睡覺特長：唱歌 喜歡的顏色：黑，藍 喜歡的卡通片:蠟筆小新人生信條：年輕沒有失敗 曾獲獎項：第七屆全國推新人大賽四川賽區(qū)“新人獎”首屆CCTV全國校園歌手大賽四川賽區(qū)“特別獎”首

6、屆校園歌手英文歌大賽“二等獎”連任33頻道音樂互動欄目兩任擂主 獲獎 第七屆全國推新人大賽四川賽區(qū)“新人獎” 首屆CCTV全國校園歌手大賽四川賽區(qū)“特別獎” 首屆校園歌手英文歌大賽“二等獎” 2005年中國湖南衛(wèi)視“超級女聲”全國總決賽冠軍 網絡上流傳著眾多明星的“個人檔案”，對照中華人民共和國檔案法有關檔案的定義，思考這些“明星檔案”是不是法律意義的檔案？1.1.2.2 檔案的類別文書檔案科技檔案專門檔案 處理公務和私人事務而形成的檔案。包括黨政檔案、人物檔案及家庭檔案。 記述反映基本建設及生產技術和自然科學研究活動的技術文書材料。主要有：工程設計技術檔案、生產技術檔案、設備檔案、自然科研技

7、術檔案，以及其他專門性技術檔案，如地質、水文、氣象檔案等。 各單位在進行專門業(yè)務工作中形成的檔案，主要有人事檔案、會計檔案、訴訟檔案、聲像檔案。1.1.3 文書與檔案的區(qū)別 文書與檔案是密不可分的有機整體，文書是檔案的前身，檔案是文書的延續(xù)，兩者具有同一性，又各具特殊性。1、文書與檔案的聯系 1）兩者記錄和反映社會實踐的功用相同。 2）兩者在內容和格式上完全一致。 3）兩者互為因果。2、文書與檔案的區(qū)別 1）兩者的性質和形式不同。 2）兩者的目的和作用不同。 3）兩者存在和發(fā)揮效用的時間不同。華盛頓媒體報道，美國著名黑人民權運動領袖馬丁路德金生前的手稿、書信及私人藏書將進行拍賣。報道說，700

8、0多件留有馬丁路德金墨跡的拍品，記錄了他1946年至1968年生命中最輝煌的時間，其中包括加了批注的著名演講我有一個夢想的4頁馬丁路德金的底稿底稿，還有他1964年獲諾貝爾和平獎時的演說詞。此外，拍品還包括馬丁路德金的1000多冊私人藏書，以及約800張學生時代用來記事的卡片。有人估計，這些資料的價值達到3000多萬美元。 宣統(tǒng)元年(1909)清朝政府修繕內閣大庫，將庫內檔案移出，準備焚毀。學部參事羅振玉見到，遂請張之洞奏準罷焚，將檔案移歸學部暫管。北洋政府建立后，教育部接管這批檔案并交歷史博物館籌備處管理。1921年教育部與歷史博物館以經費困難為由，將大部分檔案裝了8000麻袋約15萬斤，以

9、銀洋4000元售給北京同懋增紙店作重造紙張的原料。1922年2 月，羅振玉在市上見到紙店出售的部分檔案，以1200元買回，雇人進行檢理，發(fā)現不少秘稿史冊，如滿、蒙文的遼、金、元事例，明代有關邊務戰(zhàn)事的題本稿，清初開國要略、皇帝的硃諭批折及各國的題表等。羅遂擇其珍件加以匯刊編印史料叢刊初編10冊。 1924年羅將大部分檔案以 1.6萬元轉賣給另一清朝遺老李盛鐸。李盛鐸挑選了檔案中一些珍異史料，將其中的6萬余件獻給了偽滿皇帝溥儀，其余部分以1.8萬元轉賣給中央研究院歷史語言研究所。這時檔案只剩12萬斤,而且十分雜亂，一部分已破爛不堪無法整理，完整者僅五分之一。歷史語言研究所經整理?？?，編輯出版了史

10、料叢刊和明清史料多種。1936年該所將部分檔案攜至南京，后遷往臺灣。留在北京的部分檔案后由中國第一歷史檔案館接收。 八千麻袋事件1.2 文書工作與檔案管理1.2.1 文書工作1.2.1.1 文書工作的含義 文書工作是指圍繞文書的撰制、傳遞、處理和管理而展開的一系列活動的總稱。 廣義上講，它包括從文書形成直至辦理完畢，單位的領導、文書人員以及其他有關業(yè)務人員、秘書人員共同參與的一系列工作。 狹義上講，文書工作專指文書人員所從事的技術性和事務性的工作?；驹瓌t具體要求1、堅持實事求是，反映客觀實際。2、精簡公文，反對官僚主義、形式主義和文牘主義。3、注重實效，高效率做好文書工作。1、準確2、及時3

11、、安全4、保密時 間價 值tt+nvv+n文書工作的時效性：文書的價值與處理時間成反比例關系。1.2.2.2 檔案實體管理與信息內容的開發(fā)利用1）檔案實體管理 是根據現實存在形態(tài)對其實施管理。主要內容包括檔案的收集、整理、鑒定、保管和統(tǒng)計。2）檔案信息開發(fā)利用 主要包括檢索、編研和提供利用。3）兩者關系 檔案實體管理在方法上具有穩(wěn)固、單一的特點和要求，而信息內容的開發(fā)利用則具有靈活和多樣的特點和要求。 檔案實體管理是手段，檔案內容的開發(fā)利用是目的。1.2.2.3 檔案管理的特點和要求1）特點2）要求 基本原則：檔案法的表述：“檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理的原則，維護檔案的完整與安全，便于社會

12、各方面利用?！?具體要求：完整、安全、有效。管理性服務性機要性1.3 文書工作與檔案管理的組織機構1.3.1 文書工作組織機構1.3.1.1 文書工作機構 文書工作領導機構是各級各類機關、組織的領導機構及其負責人。 組織中的文秘部門和專職的文書人員負責處理文書事務。 在某些單位，文書工作的某些環(huán)節(jié)會由某專門的部門承擔。1.3.1.2 文書工作的組織形式集中式分散式 組織全部文書工作，除文書承辦外，其它環(huán)節(jié)的工作都集中由組織的秘書部門統(tǒng)一處理。其他業(yè)務部門不設專兼職的文書人員。 將組織的文書工作由組織的秘書部門和各業(yè)務單位的文書部門或專兼職文書人員共同來分工負責進行。1.3.2 檔案管理的組織結

13、構1.3.2.1 檔案管理的工作機構類型檔案室檔案館檔案事業(yè)管理機構 有五種類型：機關文書檔案室、科技檔案室、影片、照片、錄音錄像等特種檔案室，人事檔案室，以及會計檔案室。 分為中央級檔案館、地方級檔案館和專業(yè)檔案館。 是指各級檔案局、處，是國家指導和管理檔案工作的機構。 中國現代文學館是是中國現代文學的資料中心，其任務是收集、保管、整理、研究中國現、當代作家的著作、報刊、手稿、譯本、書信、日記、錄音、錄像、照片、文物等文學資料、檔案資料和有關的研究資料。 文學館現共有藏品38萬件，其中書籍23萬冊、雜志2100多種、報紙142種、手稿13824件、照片16173件、書信11600件、錄音帶360盤、錄像帶442盤、文物4380件。建立了以其姓名命名的文庫。目前有巴金文庫、冰心文庫、唐弢文庫、張?zhí)煲砦膸?、周揚文庫、俞平伯文庫、丁玲文庫、夏衍文庫、等中國大陸、港澳、臺及海外華人作家的文庫共81座。 中國現代文學館1.3.2.2 檔案管理工作的組織領導 檔案管理工作是通過檔案事業(yè)管理機構進行統(tǒng)一領導和管理的。 中央設立國家檔案局，是全國檔案事業(yè)最高管理機構，對全國檔案工作實行指導、監(jiān)督和檢查。 地