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文檔簡介

1、 秘書實(shí)務(wù)與實(shí)訓(xùn) 課程介紹 秘書實(shí)務(wù)是高職學(xué)院文秘專業(yè)的專業(yè)主干課程,是培養(yǎng)學(xué)生具備必要的秘書理論、秘書業(yè)務(wù)素質(zhì)和較強(qiáng)的秘書實(shí)踐能力的一門課程。本課程也是國家秘書職業(yè)資格鑒 定的核心內(nèi)容。 課程定位 結(jié)合文秘專業(yè)人才培養(yǎng)的定位和社會人才需求情況,秘書實(shí)務(wù)從現(xiàn)代秘書辦文、辦事、 辦會三大技能切入,以必需、夠用為量,以精當(dāng)、 扎實(shí)為度,兼顧與秘書專業(yè)其他課程內(nèi)容的交叉關(guān)系,是專業(yè)核心主干課程。其理論教學(xué)內(nèi)容與實(shí)踐 教學(xué)環(huán)節(jié)均應(yīng)圍繞秘書工作實(shí)務(wù)的基本要求來實(shí)施。 課程目標(biāo)1、掌握秘書學(xué)的基本知識; 2、了解現(xiàn)代秘書的基本素養(yǎng),培養(yǎng)健康良好的工作習(xí)慣和心態(tài);3、提高社交與溝通、協(xié)調(diào)能力;4、具有較強(qiáng)的

2、語言表達(dá)、應(yīng)用寫作(以公文為主)能力; 5、強(qiáng)化秘書事務(wù)工作綜合處理能力(辦事、辦會、辦文等)。 6、掌握先進(jìn)的秘書辦公設(shè)備基本操作技能。 辦公室工作的基本要求 第一節(jié) 形象與禮儀 第二節(jié) 溝通與協(xié)調(diào) 第三節(jié) 速記與速錄(2)兩腿挺直,膝蓋相碰,腳跟并攏,兩腳尖張開呈45度到60度角,身體重心落在兩腳正中。也可以保持兩腳分開15厘米,與肩膀同寬。(3)整體上給人以精神飽滿的感覺。2、正確站姿訓(xùn)練(1)背靠墻站,要求頭部、雙肩、臀部、小腿和腳后跟都緊貼墻壁,堅持15分鐘至20分鐘。(2)按照正確的姿勢站好,頭頂一本書,找準(zhǔn)平衡點(diǎn),不要讓書掉下來。堅持10分鐘,把書拿下,仍然保持前面的姿勢。想一想

3、錯誤站姿有哪些呢?(二)坐姿正確的坐姿是:腰背挺直,雙肩放松。男士膝部可分開不超過肩寬。女士兩膝并攏,如穿裙裝入座,應(yīng)將裙后擺稍稍攏一下,再慢慢坐下,切忌風(fēng)風(fēng)火火地一屁股坐下:坐下后不要叉開雙腿,可一只腳向后收半步,而后站起。幾種常見的坐姿如下:(1)正坐(2)側(cè)坐(3)開關(guān)式坐姿(4)重疊式坐姿(5)交叉式坐姿(四)微笑微笑是待人接物最基本的表情。正確的微笑(1)保持職業(yè)性的微笑(2)根據(jù)情況調(diào)整微笑微笑的訓(xùn)練(1)不愛微笑的人,面部肌肉比較僵硬,眼睛不夠靈活。要先嘴里含一口氣,然后眼睛開始順時針轉(zhuǎn),嘴里的氣也跟著轉(zhuǎn),使兩腮肌肉輪流鼓起,再變成逆時針旋轉(zhuǎn),如此反復(fù)練習(xí)。(2)隨身帶一面鏡子,

4、時常對著鏡子念英文字母E,同時有意識的把嘴角向耳后垂咧,咧到最大,然后稍稍放松,練習(xí)微笑,看笑到什么程度表現(xiàn)最自然、最真誠。 (五)目光在商務(wù)活動中,我們應(yīng)在談話的大部分時間里,目光注視對方,進(jìn)行情感交流。1、不同談話場合的不同注視部位(1)公務(wù)注視。雙眼以上的額頭部位(2)社交注視。雙眼以下、下顎以上的部位(3)親密注視。對方的上半身2、規(guī)律 越是嚴(yán)肅的場合,目光注視的范圍就越窄。不論中國外國,目光游移不定的人都不會給人以信任感。上下打量的目光也是忌諱的,它給人的感覺是非常不客氣,挑毛病。(六)手勢1、恰當(dāng)?shù)氖謩荩?)指示的手勢。四指并攏,拇指自然分開,手心向上,手臂適度伸出。(2)打招呼、

5、致意、告別的手勢。雙方距離近的時候,手勢要小,五指自然并攏,抬起小臂揮一揮即可。雙方距離較遠(yuǎn)時,可適當(dāng)加大手勢。2、手勢的不同表現(xiàn)因各國習(xí)慣不同,同一手勢表達(dá)的意思也不盡相同。與外國人交往時不可亂用。(1)豎起大拇指。在我們國家和其他一些國家表示稱贊;在歐洲一些國家,伸出手臂,拇指上挑可視作招呼出租車;而澳大利亞人認(rèn)為豎起大拇指,特別是橫著伸出,是一種侮辱。(2)OK手勢(3)伸出手,手掌向下?lián)]動(七)正確的地上取物姿態(tài)1、走到物品左邊,讓物品位于身體右側(cè)2、腿取半蹲的姿勢,右腿壓住左腿3、右手取物4、如果穿著低領(lǐng)上裝時,一手可以護(hù)著胸口二、禮儀要求(一)介紹的禮儀介紹的順序:“位低者先行”

6、主人和客人主人先介紹 長輩和晚輩晚輩先介紹 男人和女人男人先介紹 地位低的和地位高的地位低的先介紹注:工作場合,當(dāng)所要介紹的雙方符合其中兩個或兩個以上順序時,一般以先職位再年齡,先年齡再性別的順序作介紹。 (二)、握手的方式 單手相握 (1)平等式握手 (2)友善式握手(3) 控制式握手 雙手相握 用右手握住對方右手后, 再以左手握住對方右手的手臂。 2、握手的注意事項(xiàng) 注意握手的姿勢 注意用手和用手方位 注意握手的力度和時間 注意握手時的神情和表情 3、握手的姿勢 標(biāo)準(zhǔn)姿勢站立,上身略前傾, 伸出右手,肘關(guān)節(jié)屈曲,四指并攏, 拇指張開,與受禮者約一步。握手 時必須上下擺動三至七下。 (三)接

7、遞名片的禮儀1、名片在制作上,講三個不。第一個不:名片不隨意涂改第二個不:提供私宅電話第三個不:名片制作,不提供兩個以上的頭銜2、名片的設(shè)計 名片的語言一般以簡明清晰、實(shí)事求是,傳遞個人的基本情況,從而達(dá)到彼此交際的目的。3、出示名片的禮節(jié) (1)出示名片的順序:一般是地位低的人先向地位高的人遞名片,男性先向女性遞名片。當(dāng)對方不止一人時,應(yīng)先將名片遞給職務(wù)較高或年齡較大者;或者由近至遠(yuǎn)處遞,依次進(jìn)行,切勿跳躍式地進(jìn)行,以免對方誤認(rèn)為有厚此薄彼之感。(2)出示名片的禮節(jié)向?qū)Ψ竭f送名片時,應(yīng)面帶微笑,稍欠身,注視對方,將名片正對著對方,用雙手的拇指和食指分別持握名片上端的兩角送給對方4、接受名片的

8、禮節(jié) 接受他人遞過來的名片時,應(yīng)盡快起身或欠身,面帶微笑,用雙手的拇指和食指接住名片的下方兩角,態(tài)度也要必恭必敬,使對方感到你對名片很感興趣,接到名片時要認(rèn)真地看一下,然后鄭重地放入自己的口袋、名片夾或其它穩(wěn)妥的地方。切忌接過對方的名片一眼不看就隨手放在一邊,也不要在手中隨意玩弄,不要隨便拎在手上,不要拿在手中搓來搓去,否則會傷害對方的自尊,影響彼此的交往。(四)服飾的禮儀1、著裝的三原則、五協(xié)調(diào) 三原則(TPO) T:時間 Time P:地點(diǎn) Place O:場合 Occasion 五協(xié)調(diào)與年齡、職業(yè)、體形、色彩的搭配、首飾相協(xié)調(diào)2、女士的著裝技巧職業(yè)女裝有三種基本類型:西服套裝、夾克衫或不

9、成形的上衣、連衣裙或兩件套裙 首飾盡量簡單大方不要戴太多3、男士的著裝技巧4、職業(yè)便裝,女士與男士也有些不同社交禮儀案例分析 在一個秋高氣爽的日子里,迎賓員小賀,著一身剪裁得體的新制服,第一次獨(dú)立地走上了迎賓員的崗位。一輛白色高級轎車向飯店駛來,司機(jī)熟練而準(zhǔn)確地將車??吭陲埖旰廊A大轉(zhuǎn)門的雨棚下。小賀看到后排坐著兩位男士,前排副駕駛座上坐著一位身材較高的外國女賓。小賀一步上前,以優(yōu)雅姿態(tài)和 職業(yè)性動作,先為后排客人打開車門,做好護(hù)頂姿勢,并目視客人,禮貌親切地問候,動作麻利而規(guī)范、一氣呵成。關(guān)好車門后,小賀迅速走向前門,準(zhǔn)備以同樣的禮儀迎接那位女賓下車,但那位女賓滿臉不悅,使小賀茫然不知所措。通

10、常后排座為上座,一般凡有身份者皆此就座。優(yōu)先為重要客人提供服務(wù)是飯店服務(wù)程序的常規(guī),這位女賓為什么不悅?小賀錯在哪里? 分析: 尊重婦女是一種社會公德。在西方國家流行著這樣一句俗語:“女士優(yōu)先”。在社交場合或公共場所,男子應(yīng)經(jīng)常為女士著想,照顧、幫助女士。諸如:人們在上車時,總要讓婦女先行;下車時,則要為婦女先打開車門,進(jìn)出大門時,主動幫助她們開門、關(guān)門等。西方人有一種形象的說法:“除女士的小手提包外,男士可幫助女士做任何情?!?迎賓員小賀未能按照國際上通行的做法先打開女賓的車門,致使那位外國女賓不悅(二)協(xié)調(diào)的含義與特點(diǎn)1、協(xié)調(diào)的含義協(xié)調(diào)是社會關(guān)系的某一方面收到損傷或者是日常工作的某一環(huán)節(jié)出

11、現(xiàn)阻隔時,出面疏通協(xié)調(diào)的過程。2、協(xié)調(diào)的特點(diǎn) 事后的被動性 權(quán)力的支配性 職責(zé)的限定性 認(rèn)同的疏導(dǎo)性二、溝通與協(xié)調(diào)的藝術(shù)(一)有效傾聽1、有效傾聽的方法2、有效傾聽要構(gòu)建良好的傾聽環(huán)境3、有效傾聽要克服傾聽的障礙(二)有效提問提問的禁忌 不要問對抗性問題; 不要在任何時候都提問題而不看 時機(jī); 不要問顯示自己精明的問題; 不要中斷別人的話題,去提自己 的問題。 三、溝通的類型和方法 1、面談溝通與書面溝通 2、會議溝通與演講溝通 3、電子媒介溝通與網(wǎng)絡(luò)溝通 4、團(tuán)隊溝通與跨文化溝通 5 、橫向溝通與縱向溝通 6、下行溝通與上行溝通 7、正常溝通與危機(jī)溝通 第三節(jié) 速記與速錄一、速記的特點(diǎn)、種類與作用 速記就是運(yùn)用簡單符號和略寫方法快速記錄語言和思維的一種高效運(yùn)用技術(shù)。(一)速記的特點(diǎn)速記的特點(diǎn)就是快,速度是速記的靈魂(二)速記的種類(1)手寫速記(漢子速記、拼音速記)(2)計算機(jī)速記(三)速記的作用1、記錄有聲語言例如:會議記錄會議記錄的方法(1)完全記錄法 (2)精詳記錄法(3)精要記錄法 (4)補(bǔ)充

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