專題1：秘書的職業(yè)素養(yǎng)修煉課件

1、秘書的職業(yè)素養(yǎng)修煉 會(huì)說(shuō) 會(huì)寫 會(huì)做事 會(huì)做人 “為什么理想的秘書難找？不是沒(méi)有人打字與速記的水準(zhǔn)一流，一年一屆秘書訓(xùn)練班中出的人材就有不少，個(gè)個(gè)在秘書技巧上都成績(jī)優(yōu)異，到頭來(lái)能在大機(jī)構(gòu)與大人物身邊成為一個(gè)舉足輕重，備受上司重視的秘書，少之又少。就為了一句話，只曉做事，不懂做人。而秘書偏偏就是最需要會(huì)做人的工作。 梁鳳儀秘書必讀 1.像心理學(xué)家一樣善于觀察和理解他人； 2.像政治家一樣有靈敏的頭腦； 3.像外交家一樣有瀟灑的風(fēng)度； 4.有調(diào)查各種棘手問(wèn)題的豐富經(jīng)驗(yàn)； 5.有良好的速記能力以及文字功夫； 6.熟讀各種商業(yè)往來(lái)中的法律關(guān)系； 7.能熟練地使用各種辦公自動(dòng)化機(jī)器； 8.具備相當(dāng)?shù)慕鹑?/p>

2、和稅務(wù)方面的知識(shí)； 9.能熟練地對(duì)各種文件資料進(jìn)行整理歸類。美國(guó)“全美秘書協(xié)會(huì)”章程提出的秘書必備的9個(gè)條件： 秘書人員應(yīng)“政治上可靠，思想上敏銳，工作上勤奮，學(xué)習(xí)上刻苦，作風(fēng)上嚴(yán)謹(jǐn)”。鄧穎超目錄一、秘書的職業(yè)道德二、秘書的知識(shí)素養(yǎng)三、秘書的能力素質(zhì)四、秘書的性格要求五、秘書的心理素質(zhì) 在臺(tái)灣有這么一位女秘書，老板們都爭(zhēng)相出高價(jià)聘用她。據(jù)圈內(nèi)人士說(shuō)：哪個(gè)老板用到她，必然會(huì)財(cái)運(yùn)亨通，諸事順達(dá)。她是一位怎樣的秘書呢？從外表看她并不起眼，既不年輕，又不漂亮，四十來(lái)歲，瘦弱且略顯憔悴。個(gè)性也并不開朗，靦腆內(nèi)向。但她舉止文雅，待人有度，尤其她有著驚人的敏感性與記憶力。每一位上司的朋友和客戶她都了如指掌，

3、在公眾場(chǎng)合或適當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)，她會(huì)悄悄的提醒上司，該向某某道喜，因?yàn)樗墓涌忌狭伺_(tái)大，該向某某致候，因?yàn)?，由此，她的上司總能在公眾中贏得良好的口碑和極佳的人緣。案例1：她為什么如此受歡迎？案例2：這樣插話該不該？ 一次，某基層單位向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)如何落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀的有關(guān)問(wèn)題。某領(lǐng)導(dǎo)還未講話，他的秘書就搶先不斷插話提問(wèn)題。后來(lái)不等領(lǐng)導(dǎo)做出決定就大談?dòng)嘘P(guān)的幾條辦理意見，而且經(jīng)常這樣，在類似場(chǎng)合插話、提問(wèn)，做決定性的講話。 “當(dāng)大人物的秘書要有極高的學(xué)識(shí)知識(shí)與智慧修養(yǎng)，然而，本事卻要深藏不露，靜靜滲透于工作之中。” “秘書呢，一旦表現(xiàn)得稍為高調(diào)，就會(huì)惹人矚目，有可能被認(rèn)為過(guò)分搶風(fēng)頭?！?梁鳳儀：秘書必讀一戒盲

4、目遵從、缺少主見二戒作風(fēng)浮躁、處事不穩(wěn)三戒心胸狹窄、缺少氣度四戒私欲膨脹、忘乎所以五戒妄自尊大、脫離群眾六戒頭腦空空、不學(xué)無(wú)術(shù)七戒假承意旨、越權(quán)辦事八戒麻痹大意、失密泄密秘書之友秘書“八戒” 一位秘書，常常被認(rèn)為是一位萬(wàn)能博士，是一位心理學(xué)家、政治家、外交家，一位飽學(xué)之士，作家，機(jī)械師，上司的私人財(cái)務(wù)出納，跑街女郎與辦公桌的清理人。 秘書要?jiǎng)偃喂ぷ?，必須有膽識(shí)，有口才，秘書不必是哪門知識(shí)的專家，但應(yīng)是具備廣搏知識(shí)的“雜家”。 （美）賴特秘書工作手冊(cè) 二、秘書的知識(shí)素養(yǎng)新浪與智聯(lián)招聘的一項(xiàng)聯(lián)合調(diào)查結(jié)果： 40%的人認(rèn)為好的秘書最好具備本行業(yè)的專業(yè)知識(shí)背景，34.30%的人認(rèn)為具備專業(yè)知識(shí)的秘書更

5、有出路，只有9.92%的人認(rèn)為不需要。Company Logo三、秘書的能力素質(zhì)聽知能力 辦事能力自制力辦公設(shè)備操作能力社交活動(dòng)能力能力素質(zhì)閱讀概括能力創(chuàng)新能力包容能力競(jìng)爭(zhēng)能力組織策劃能力表達(dá)能力人際溝通能力會(huì)說(shuō) 會(huì)寫 會(huì)做事 會(huì)做人Company Logo小技法 秘書的工作責(zé)任范圍日益擴(kuò)大，工作累積繁雜，往往每天加班還不見得能夠做完工作，結(jié)果不是事情沒(méi)有辦好，便是錯(cuò)誤不斷。如何才能使工作順利進(jìn)行呢？有如下建議可供參考： 1.掌握工作的整體概況。若是忽略了這一點(diǎn)，而把目光集中于特定細(xì)節(jié)，就會(huì)忽略真正重要的部分。唯有對(duì)工作有通盤的了解，才能進(jìn)行有效率的規(guī)劃。 2.善于借助他人的力量。這里指的他人

6、，包括后輩、資深同事和上司等，借助他人的力量運(yùn)用在工作上。為了便于得到他人的幫助，平時(shí)待人處世的態(tài)度非常重要。若能建立良好的人際關(guān)系，廣結(jié)人緣，那么辦起事來(lái)自然方便許多。 3.了解自己的實(shí)力。譬如準(zhǔn)備熬夜是否能完成工作，需要多少睡眠才能恢復(fù)精神等等，知道自己的能力極限，方可有效地建立工作進(jìn)度表。會(huì)說(shuō) 會(huì)寫 會(huì)做事 會(huì)做人秘書的性格要求1.開朗2.敏捷3.穩(wěn)健4.堅(jiān)毅5.幽默思維敏捷、動(dòng)作敏捷、易于接受新事物、辦事干練、下筆千言、倚馬可待 辦事穩(wěn)當(dāng)、觀察細(xì)致、考慮周詳、不貿(mào)然從事、不驚惶失措、待人穩(wěn)重做事百折不回、堅(jiān)持到底的勇氣和毅力,正確對(duì)待理解與不理解、并自信自重是智慧、機(jī)敏、學(xué)識(shí)、風(fēng)趣的綜

7、合表現(xiàn)，它能使自機(jī)智樂(lè)觀，也能給人帶來(lái)愉快樂(lè)觀、工作熱情、無(wú)抱怨牢騷、對(duì)人熱情、樂(lè)于助人、勇于挑戰(zhàn)、不懼困難6.自制能控制自己的情緒和行為，不為成功而沖動(dòng)、也不為挫折而喪氣，利誘不動(dòng)心四、秘書的性格要求 從前，有一個(gè)脾氣很壞的男孩，他的爸爸給了他一袋釘子，告訴他，每次發(fā)脾氣或者跟人吵架的時(shí)候，就在院子的籬笆上釘一根。 第一天，男孩釘了37根釘子。后面的幾天他學(xué)會(huì)了控制自己的脾氣，每天釘?shù)尼斪右仓饾u減少了。他發(fā)現(xiàn)，控制自己的脾氣，實(shí)際上比釘釘子要容易的多。終于有一天，他一根釘子都沒(méi)有釘，他高興的把這件事告訴了爸爸。 爸爸說(shuō)：“從今以后，如果你一天都沒(méi)有發(fā)脾氣，就可以在這天拔掉一根釘子。 日子一天

8、一天過(guò)去，最后，釘子全被拔光了。 爸爸帶他來(lái)到籬笆邊上，對(duì)他說(shuō)：“兒子，你做得很好，可是看看籬笆上的釘子洞，這些洞永遠(yuǎn)也不可能恢復(fù)了。就像你和一個(gè)人吵架，說(shuō)了些難聽的話，你就在他心里留下了一個(gè)傷口，像這個(gè)釘子洞一樣?！卑咐? 釘釘子的故事 插一把刀子在一個(gè)人的身體里，再拔出來(lái)，傷口就難以愈合了。無(wú)論你怎么道歉，傷口總是在那兒。要知道，身體上的傷口和心靈上的傷口一樣都難以恢復(fù)。你的朋友是你寶貴的財(cái)產(chǎn)，他們讓你開懷，讓你更勇敢。他們總是隨時(shí)傾聽你的憂傷，你需要他們的時(shí)候，他們會(huì)支持你，向你敞開心扉。告訴你的朋友你多么愛他們，告訴所有你認(rèn)為是朋友的人，你的行動(dòng)可以從講述這個(gè)小小的故事開始。Compa

9、ny Logo五、秘書的心理素質(zhì) 辦公室秘書處于單位組織管理系統(tǒng)的中樞，地位的特殊、事務(wù)的繁重，角色的復(fù)雜，經(jīng)常使他們的心理處于高度緊張狀態(tài)，加之個(gè)人對(duì)職業(yè)、崗位、角色的認(rèn)知偏差和社會(huì)世俗觀點(diǎn)及群體輿論壓力等原因，極易產(chǎn)生一些心理障礙，如果不能及時(shí)加以調(diào)整，久而久之就會(huì)造成心理失調(diào)，如缺乏自信心、失敗感、憂慮不安或者自視甚高的優(yōu)越感、好出風(fēng)頭、不肯吃苦等等，這些心理障礙不僅會(huì)給秘書的工作和人際交往造成困難，甚至?xí)绊懙矫貢陨淼纳硇慕】怠?會(huì)說(shuō) 會(huì)寫 會(huì)做事 會(huì)做人Company Logo1.秘書的心理素質(zhì) 作為辦公室秘書應(yīng)具備的健康和諧的心理素質(zhì)，主要是指： 樹立正確的人生觀，價(jià)值觀，熱愛本

10、職工作； 建立自我成功期待，擁有恰當(dāng)?shù)娜松ж?fù)水平； 善于反省，能自我調(diào)節(jié)心理壓力； 自覺抵御各種不良思想觀念行為的影響； 善于營(yíng)造和諧、互助的人際關(guān)系氛圍； 做事有百折不回、堅(jiān)持不懈的勇氣和毅力； 具有自信、熱忱、沉著、樂(lè)觀飽滿的情緒，有幽默感。 會(huì)說(shuō) 會(huì)寫 會(huì)做事 會(huì)做人Company Logo案例5面 試 呂芬到恒達(dá)股份有限公司應(yīng)聘總經(jīng)理秘書職位，初試以優(yōu)異的卷面考試成績(jī)通過(guò)，復(fù)試由總經(jīng)理親自主持，當(dāng)面回答總經(jīng)理提出的問(wèn)題。 總經(jīng)理問(wèn)呂芬：“呂小姐，從你的個(gè)人資料上看，你的畢業(yè)論文得過(guò)獎(jiǎng)，大學(xué)生演講比賽得過(guò)第一名，你的口頭表達(dá)和書面表達(dá)的語(yǔ)言應(yīng)用能力一定很過(guò)硬了。” “總經(jīng)理先生”，呂芬

11、回答，“這只能說(shuō)我學(xué)生時(shí)代在語(yǔ)言應(yīng)用上有一定的基礎(chǔ)，但到工作單位后，對(duì)行業(yè)術(shù)語(yǔ)和管理語(yǔ)言，特別對(duì)秘書語(yǔ)言應(yīng)用特征的把握上，還必須苦下功夫，向領(lǐng)導(dǎo)和前輩們學(xué)習(xí)。只有在大家的幫助扶持下，我才能較快進(jìn)入角色?！?總經(jīng)理微笑地點(diǎn)頭，又問(wèn)：“呂小姐品學(xué)兼優(yōu)，才德兼?zhèn)洌@獎(jiǎng)證書如此之多，個(gè)人條件如此之好，到目前面臨不少困難的恒達(dá)公司應(yīng)聘，不覺得屈才嗎？” 會(huì)說(shuō) 會(huì)寫 會(huì)做事 會(huì)做人Company Logo案例5面 試 呂芬回答：“正好相反。我注意到貴公司的股票正在下跌，從有關(guān)資料上反映，這是貴公司與國(guó)際市場(chǎng)接軌進(jìn)行產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整和技術(shù)升級(jí)出現(xiàn)的暫時(shí)困難。經(jīng)過(guò)這驚險(xiǎn)的一跳，公司的綜合素質(zhì)和整體競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力將有極大

12、的提升。我若能在公司機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存之際加入公司團(tuán)隊(duì)，這是我的榮幸?！?總經(jīng)理連連點(diǎn)頭，又問(wèn)：“若請(qǐng)你任我的秘書，你將為我的工作提供怎樣的幫助？” “總經(jīng)理，剛開始我只能做一些事務(wù)服務(wù)的工作，”呂芬回答，“若需要我草擬文稿，還需領(lǐng)導(dǎo)和前輩指導(dǎo)、把關(guān)；經(jīng)過(guò)幾個(gè)月實(shí)踐考驗(yàn)后，若公司認(rèn)為我基本合格，我自信能夠承擔(dān)起總經(jīng)理秘書的參謀輔助和事務(wù)服務(wù)的工作職責(zé)?！?面試結(jié)果，呂芬被聘任為恒達(dá)股份有限公司總經(jīng)理秘書。會(huì)說(shuō) 會(huì)寫 會(huì)做事 會(huì)做人案例6 某董事長(zhǎng)收到一封有長(zhǎng)年生意往來(lái)的代理商寄來(lái)的無(wú)禮信函。于是，董事長(zhǎng)把秘書叫來(lái)，要他速記下回信大意：“真沒(méi)想到會(huì)收到這么不講理的信，雖然我們有過(guò)長(zhǎng)久的生意往來(lái)，也只能到此為止了。對(duì)此事，我還打算對(duì)外公開?！彼貢罁?jù)以上內(nèi)容，迅速?gòu)?fù)函給對(duì)方。那么，秘書應(yīng)如何做呢？1.“是的!