物業(yè)公司行政公文管理辦法

1、物業(yè)公司行政公文管理辦法目的為規(guī)范公司行政公文的管理，提升公司公文處理的工作效率和質(zhì) 量，特制定本辦法。適用范圍適用于公司、區(qū)域分公司、管理處各類(lèi)行政公文。使命公司行政事務(wù)部是公司公文管理主管部門(mén)；負(fù)責(zé)指導(dǎo)各分 公司的公文管理工作；負(fù)責(zé)公司公文統(tǒng)一歸檔管理。分公司綜合部是分公司公文管理主管部門(mén)；負(fù)責(zé)指導(dǎo)各管 理處的公文管理工作；負(fù)責(zé)分公司公文統(tǒng)一歸檔管理；并定期向公司 檔案室移交分公司及管理處對(duì)外公文。管理處文員或其經(jīng)理指定人員為管理處公文管理責(zé)任人； 負(fù)責(zé)管理處公文統(tǒng)一歸檔管理；并定期向分公司綜合事務(wù)部移交本管 理處對(duì)外公文。管理規(guī)定4.1種類(lèi)決定對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位或

2、人員。通告在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。通知發(fā)布行政規(guī)章；轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)、同級(jí)和不相隸屬單位的公文；要求下 級(jí)單位辦理和必須要周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng)。通報(bào)表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者狀況。報(bào)告向上級(jí)單位匯報(bào)工作，反映狀況，提出看法或建議，答復(fù)上級(jí)單 位的詢問(wèn)。請(qǐng)示向上級(jí)單位請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。批復(fù)答復(fù)下級(jí)單位請(qǐng)示事項(xiàng)。4.1.8 函不相隸屬單位之間互相商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，向不相隸屬 的有關(guān)主管部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)等。會(huì)議紀(jì)要記載、傳達(dá)會(huì)議等狀況和議定事項(xiàng)。4.2格式公司公文一般由發(fā)文單位、發(fā)文編號(hào)、標(biāo)題、主送單位、 正文、附件、附注、印章、成文時(shí)間、主題詞、抄送單位、印發(fā)單位 和時(shí)間等部分

3、組成。發(fā)文單位：應(yīng)寫(xiě)全稱或規(guī)范簡(jiǎn)稱，聯(lián)合行文、主辦單位應(yīng)并列在前。標(biāo)題：應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確扼要地概括公文的主要內(nèi)容。應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā) 文單位、公文種類(lèi)，標(biāo)題中除法律法規(guī)、規(guī)章名稱可加書(shū)名號(hào)外，一 般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。主送單位：應(yīng)在正文之前標(biāo)題左下方頂格書(shū)寫(xiě)主送單位的 名稱；請(qǐng)示的公文，應(yīng)保持主送一個(gè)單位的原則；不得越級(jí)請(qǐng)；除領(lǐng) 導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)外，請(qǐng)示不得直接送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人；批復(fù)下級(jí)請(qǐng)示， 只能主送原請(qǐng)示單位。正文：緊接主送單位之后，提行空兩格書(shū)寫(xiě)，內(nèi)容應(yīng)符合 國(guó)家法律、法規(guī)，符合黨和國(guó)家的方針、政策及有關(guān)規(guī)定；必須狀況屬 實(shí)，觀點(diǎn)明確，條理清楚，層次分明，文字精練，書(shū)寫(xiě)工整，標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn) 確，篇幅力求簡(jiǎn)短；人名、地名、

4、數(shù)字、引文準(zhǔn)確；時(shí)間應(yīng)寫(xiě)具體的 年、月、日；在保持同一公文中保持?jǐn)?shù)字使用前后一致的前提下，除 成文時(shí)間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和必須使用漢字的狀況外，一般都使用 阿拉伯?dāng)?shù)字；應(yīng)使用國(guó)家法定計(jì)量單位；使用簡(jiǎn)稱時(shí)，一般應(yīng)先用全 稱，并注明簡(jiǎn)稱；請(qǐng)示應(yīng)一文一事，報(bào)告中不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。附件：附于正文之后，是依據(jù)正文必須要附加的公文或材料， 用以對(duì)正文作補(bǔ)充說(shuō)明或提供參照資料。印章：蓋于公文右下端落款處，上不壓正文，下要騎年蓋 月。印章要清楚、端正。公文除會(huì)議紀(jì)要外，一般必須加蓋單位印章簽發(fā)日期：標(biāo)注于正文右下方。以最后簽發(fā)單位負(fù)責(zé)人的 簽發(fā)時(shí)間為準(zhǔn)。會(huì)議討論通過(guò)的公文，應(yīng)以會(huì)議通過(guò)的日期為準(zhǔn)。附注：用以說(shuō)

5、明在正文不便說(shuō)明的各種事項(xiàng)。如必須要加以 解釋的名詞術(shù)語(yǔ)，或用于表示公文的閱讀范圍、使用方法等內(nèi)容，標(biāo) 注于落款下另起一行空兩格位置。公司公文主要文別格式為“紅頭文件“日常文件“傳 真文件三種?！凹t頭文件僅適用于公司或已工商注冊(cè)的分公司內(nèi)部重要 公文?！叭粘Ｎ募?公文適用于公司各級(jí)單位的各類(lèi)公文。4.3編號(hào)所有行政公文按公司行政事務(wù)部統(tǒng)一格式進(jìn)行編號(hào)。以公司名義發(fā)文XXX董字年號(hào)年流水號(hào)號(hào)：用于公司董事會(huì)名義發(fā) 文。XXX文類(lèi)號(hào)字年號(hào)年流水號(hào)號(hào)：用于以公司行政 名義發(fā)文。文類(lèi)號(hào)如下?！昂汉??！芭鷱?fù)：批?！罢?qǐng)示：申?！皥?bào) 告：報(bào)?！皶?huì)議紀(jì)要：紀(jì)?！捌渌翰挥谩XX持股字年號(hào)年流水號(hào)號(hào)：用于

6、公司持股會(huì)名義 發(fā)文。XXX股字年號(hào)年流水號(hào)號(hào)：用于公司股東會(huì)名義發(fā) 文。以分公司、事業(yè)部門(mén)、管理處名義發(fā)文以分公司、事業(yè)部門(mén)、管理處名義發(fā)文的編號(hào)格式為XXX：分部號(hào)管理處號(hào)文類(lèi)號(hào)字年號(hào)號(hào)流水號(hào)號(hào)。分部號(hào)含：“深圳分公司一一深；“北京分公司一一 京；“天津分公司一一津；“物業(yè)咨詢部一一咨；“市場(chǎng)拓展 部一一拓。管理處號(hào)：各分公司自行統(tǒng)一編號(hào)。文類(lèi)號(hào)含義如下?！昂汉！芭鷱?fù)：批?！罢?qǐng)示： 申?！皥?bào)告：報(bào)?！皶?huì)議紀(jì)要：紀(jì)?！捌渌翰挥谩Ａ魉?hào)：本單位本年度同類(lèi)文種發(fā)文流水號(hào)。4.4行文對(duì)外行文對(duì)外行文是指公司各級(jí)機(jī)構(gòu)對(duì)公司以外的單位及個(gè)人發(fā)文的行 為。己工商注冊(cè)的公司分支機(jī)構(gòu)(如分公司、管理處

7、)，可以本 單位名義對(duì)外發(fā)文；未進(jìn)行工商注冊(cè)的分公司、事業(yè)部門(mén)，原則上以 公司名義對(duì)外行文，但可以本部門(mén)名義用信函文種對(duì)外交流。公司及分公司職能部門(mén)對(duì)外行文時(shí)，應(yīng)以公司或分公司名 義行文，但可以本部門(mén)名義用信函文種對(duì)外交流。對(duì)內(nèi)行文對(duì)內(nèi)行文是指公司各級(jí)機(jī)構(gòu)對(duì)公司內(nèi)部單位及個(gè)人發(fā)文的行為。公司各級(jí)機(jī)構(gòu)均可對(duì)內(nèi)行文。行文時(shí)，在正文后右下角， 發(fā)文單位簽發(fā)人必須手簽名字，具有公章的單位還應(yīng)加蓋公章。公司內(nèi)部行文，除重要請(qǐng)示、批復(fù)文種外，其他內(nèi)部公文一律使用公司“OA辦公系統(tǒng)行文。4.5發(fā)文處理發(fā)文時(shí)，文稿由相關(guān)職員起草，發(fā)文單位公文專職或兼職 負(fù)責(zé)人進(jìn)行文字校對(duì)，并辦理公文發(fā)文審簽手續(xù)。發(fā)文單位負(fù)責(zé)

8、人應(yīng)對(duì)文稿進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，并在公文發(fā)文 審簽表上簽署看法；必須其他職員會(huì)簽的，會(huì)簽人必須出具看法；單位 負(fù)責(zé)人及會(huì)簽人看法要明確、具體。公文審簽手續(xù)通過(guò)并經(jīng)簽發(fā)人簽字同意后，公文方可印發(fā)。 發(fā)文時(shí)應(yīng)辦理發(fā)文登記手續(xù)。簽發(fā)人必須是發(fā)文單位相應(yīng)組織的負(fù)責(zé)人。如公司董事會(huì) 公文簽發(fā)人為公司董事長(zhǎng)；公司行政公文簽發(fā)人為公司總經(jīng)理；公司 持股會(huì)公文簽發(fā)人為持股會(huì)主任；分公司行政公文簽發(fā)人為分公司總 經(jīng)理；管理處公文簽發(fā)人為管理處經(jīng)理或主持工作的副經(jīng)理。發(fā)文單位發(fā)文時(shí)，專職或兼職公文負(fù)責(zé)人應(yīng)將公文發(fā)文 審簽表連同文件正本(含電子版)統(tǒng)一歸檔保管。必須在公司內(nèi)部“OA辦公系統(tǒng)發(fā)布公文，或以單位名義對(duì) 外用電子

9、郵件形式發(fā)送公文的，必須經(jīng)上述程序辦理完畢，并由發(fā)文 單位公文負(fù)責(zé)人發(fā)文。對(duì)外發(fā)文時(shí)，盡量要求收文單位在正文處辦理簽收手續(xù)， 否則承辦人應(yīng)在正文中注明發(fā)文時(shí)間、地點(diǎn)、收件人。公文發(fā)出并辦 理完簽收手續(xù)后，將有簽收手續(xù)的正文替換原存檔正文。4.6收文處理1任何公文收件人收到公文后，應(yīng)識(shí)別公文指定收文單位， 并及時(shí)交給收文單位專職或兼職公文負(fù)責(zé)人，由公文負(fù)責(zé)人統(tǒng)一進(jìn)行 公文處理。2收文單位公文負(fù)責(zé)人收到公文后，應(yīng)及時(shí)辦理來(lái)文簽收及 收文登記手續(xù)。3簽收時(shí)要逐件盤(pán)點(diǎn)，重要文件要逐頁(yè)查點(diǎn)，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題， 要及時(shí)向發(fā)文單位查詢并采用相應(yīng)的處理措施。4來(lái)文登記后，公文負(fù)責(zé)人將公文原件連同公文收文處理 表送有

10、關(guān)負(fù)責(zé)人閱知或者批示見(jiàn)支持工具公文收文處理表。5必須要辦理的文件，在公文收文登記簿中“處理結(jié)果 一欄上注明“待辦字樣；不用辦理的文件，要在“處理結(jié)果一欄 注明“不辦字樣。6公文負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)隨時(shí)掌握公文的去向：凡“待辦的文件， 公文負(fù)責(zé)人要及時(shí)催辦，以免漏辦、延誤，辦理完畢后，要在公文 收文登記簿中“處理結(jié)果一欄注明“已辦字樣；不必須辦理的公 文及辦理完畢的公文，應(yīng)及時(shí)分類(lèi)存檔。4.7借閱、立卷、歸檔和銷(xiāo)毀1借閱公文時(shí)，借閱人必須辦理登記手續(xù)后方可借閱；涉及 本單位重大事項(xiàng)的公文，還必須單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方能借閱。2公文借閱期限一般不得超過(guò)兩個(gè)星期，到期必須歸還，如 必須再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)；公文歸

11、還時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚。借閱公文的人員須愛(ài)護(hù)公文，確保公文的安全與保密。未經(jīng)同意，不得擅自涂改、影印、轉(zhuǎn)借或損毀。外單位借閱或摘抄公司公文，應(yīng)持單位介紹信，并經(jīng)公司 負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方能進(jìn)行；對(duì)摘抄的材料要進(jìn)行檢察、簽章。每年1月15日前，公司各級(jí)辦文單位應(yīng)將上年度本單位公 文發(fā)文審簽表連同文件正本(含電子版)進(jìn)行整理，移交公司行政 事務(wù)部存檔。公司行政事務(wù)部負(fù)責(zé)公司各類(lèi)公文及公司各級(jí)對(duì)外發(fā)文(含 電子版)的整理、立卷、歸檔。依據(jù)公文互相聯(lián)系、特征和儲(chǔ)存價(jià)值 分類(lèi)整理，并確保檔案的齊全、完整。公文復(fù)制件作為正式文件使用時(shí)，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)制單位的印 章，并與正式文件一起妥善保管。公文已到存檔期限，并且沒(méi)有重新