《文獻管理系統(tǒng)》V60簡明培訓(xùn)手冊

1、-優(yōu)選word文檔值得下載值得擁有-文件管理集成系統(tǒng)V6.0版簡短操作手冊本手冊僅為初次接觸文件管理集成系統(tǒng)V6.0版（以下簡稱軟件）的用戶供應(yīng)方便。由于時間急促，本手冊必然有遺漏與不足之處，我們將不斷補充完滿，也希望廣大用戶供應(yīng)難得意思，使運用軟件的用戶相互學(xué)習(xí)，相互幫助，以快速掌握這一軟件操作，力求為各中小學(xué)圖書館的現(xiàn)代化建設(shè)快速發(fā)展而共同努力！一、注意事項當(dāng)軟件企業(yè)為你安裝好軟件后，要做的第一件事是整架與剔舊；其次是先確定好新圖書、庫存圖書、光盤及磁帶的批號。為了讓軟件中的統(tǒng)計報表更好地為你服務(wù)，便于你將來對圖書、光盤及磁帶的統(tǒng)計。請你在輸入數(shù)據(jù)的同時，對批號、采買方式、圖書籍源作一些規(guī)

2、定。規(guī)定以下：1、整架與剔舊圖書編目質(zhì)量的利害、編目速度的快慢與編目前的準備工作是成正比的。因此在編目前，我們對付圖書館的館藏圖書進行一次完整的整架與剔舊。爾后，依照自己圖書館的實質(zhì)情況，把待編目的圖書分批放置好（每批書的數(shù)量應(yīng)為36的倍數(shù)，數(shù)量最好同樣），并序次貼好條形碼（其步驟特別重要）。2、批號的設(shè)定批號的設(shè)定看起來很簡單，但合理的設(shè)置批號，也能給我們今后的管理與統(tǒng)計帶來好多方便。如：新書、舊書、光盤與磁帶的批號最好要有一些差異。舊書與新書的批號要周邊，或是最小或是最大。不要夾在光盤與磁帶之間。否則會給將來的統(tǒng)計報務(wù)帶來不便。舉例說明：舊書初步批號確定為：20080001，2008000

3、2。（或用日期）新書初步批號確定為：20090001，20090002。（或用日期）光盤初步批號確定為：60080001，60080002。（或用日期）磁帶初步批號確定為：60090001，60090002。（或用日期）3、采買方式在采買方式中，對舊書的輸入要求其實不是特別嚴格。但在新書、光盤與磁帶的輸入過程中，必然要輸入：“購”、“贈予”、“調(diào)撥”、“書店”等一些反響采買方式的實質(zhì)情況的條件，以便今后的統(tǒng)計。4、圖書籍源在軟件的編目中，“圖書籍源”實質(zhì)性質(zhì)是指圖書籍源哪個書店或部門。為了便于統(tǒng)計，我們要利用“圖書籍源”這個字段做一些輸入要求。如：“購”、“贈予”、“原館藏”、“書店”等一些反

4、響采買方式的實質(zhì)情況的條件。-優(yōu)選word文檔值得下載值得擁有-優(yōu)選word文檔值得下載值得擁有-好！所有準備穩(wěn)定，您現(xiàn)在能夠進行圖書編目了。二、圖書編目第一雙擊計算機桌面的“圖書管理”確定口令（*）確認。1、編目管理：編目管理原始編目輸入批號（以A4紙書標(biāo)的枚數(shù)或枚數(shù)N為一個批號，批號不能夠重復(fù)）確定增加在“ISBN”前打“”，輸入ISBN數(shù)字（最好用條形碼閱讀器掃描一下，沒有ISBN號的在“正題名”前打“”輸入正題名）查重填空（這時可設(shè)置您所需要的數(shù)據(jù)項，爾后每個數(shù)據(jù)項填空即可）館藏信息（點擊小房子）增加復(fù)本給登錄號（“條形碼”的去頭去尾數(shù)）、冊數(shù)、增加分配地址（系統(tǒng)自動分配也可雙擊選擇）

5、返回保存（每次編目的最后一本書點擊一下保存即可）回到增加，依次循環(huán)即可。2、檢查：檢查有幾種方法，這里主要介紹以下兩種：一批書輸入達成后，點擊采買管理打印財產(chǎn)登記賬提取選擇批號確認檢查排錯返回編目項中更正；在“原始編目”的界面下點擊“原始編目”工具欄中的“數(shù)據(jù)閱讀”選中待更正的數(shù)據(jù)返回更正后保存即可。3、書標(biāo)打?。好颗鷷幠窟_成了，待檢查無誤后，我們就開始打印書標(biāo)了。打印書標(biāo)的操作以下：編目管理書標(biāo)打印提取批號提取記錄按方向鍵“”提取書標(biāo)按方向鍵“”打印輸出否設(shè)置（點擊“”，依照紙張情況設(shè)置正確的行、列、高度及單行書標(biāo)待各項數(shù)據(jù)）確定打印返回。4、新書通知：書標(biāo)打印達成并粘貼達成后，大多學(xué)校都

6、會選擇打印新書通知的，打印新書通知的序次以下：采買管理新書通知提取批號“含編典數(shù)據(jù)”選擇框中“”提取記錄打印輸出。5、學(xué)科類目統(tǒng)計：一批書編目達成后，為其供應(yīng)統(tǒng)計的方法好多，這里我們僅簡單介紹一下“學(xué)科類目統(tǒng)計”。其操作以下：統(tǒng)計報表學(xué)科類目統(tǒng)計提取批號確認參數(shù)設(shè)置（可依照實質(zhì)情況自行設(shè)置）設(shè)置輸出列（可依照實質(zhì)情況自行設(shè)置）確認打印。打印“財產(chǎn)登記賬”的方法見“2、檢查：”。6、傳達到中央庫：圖書經(jīng)過編目后傳達到中央庫是圖書信息化管理中的重要步驟，也是這批圖書可否進行流通的先決條件。一批圖書大體上經(jīng)過上述5步操作后，基本上就可以傳達到中央庫了。其步驟為：編目管理傳達到中央庫提取選綱要傳達到中

7、央庫的圖書的批號確認確認是。7、重新輸入批號（切記：不能同以前批號重復(fù)），重復(fù)1-6的操作，依次循環(huán)即可。三、光盤與磁帶的編目光盤與磁帶的編目比起圖書的編目較為復(fù)雜，這里有兩種方法大家可依照自己的情況進行選擇：1、依照本軟件的設(shè)定，光盤與磁帶的條形碼應(yīng)是“6開頭”，圖書的條形碼是“開頭”，而“6開頭”的條形碼自動生成的最末位的校驗位同“2開頭”的條形碼自動生成的最末位的校驗位是同樣的，因此這就給的我們的光盤與磁帶的編目帶來的不便。因此，在對光盤與磁帶進行編目中，在給登錄號時，為了有別于圖書，應(yīng)設(shè)光盤的登錄號為“61000001”、磁帶的起即登錄號為“62000001”，條形碼要依照光盤和磁帶的

8、實質(zhì)條形碼號進行人為干預(yù)（手工或閱讀器重新輸入實質(zhì)的條形碼號）2。-優(yōu)選word文檔值得下載值得擁有-優(yōu)選word文檔值得下載值得擁有-2、光盤和磁帶的編目采用與圖書同樣的編目模式。即采用同樣的條形碼序號。為了有別于圖書，我們在打印條形碼時最好設(shè)定為：“26000001”。在恩賜分類號時，我們能夠在分類號前加上：GP：+分類號、CD：+分類號等形式加以區(qū)分。根本眾多學(xué)校及圖書館管理方面的專家實質(zhì)的工作經(jīng)驗，我們建議大家在光盤與磁帶的編目中采用第2種方法較為方便。四、期刊編目第一雙擊計算機桌面的“期刊管理”確定口令（*）確認。注：期刊條形碼是以“4”開頭的。請大家切記！（一）現(xiàn)刊部分1、期刊預(yù)約

9、：采買編目期刊預(yù)約輸入批號確定增加輸入“ISSN”或其他數(shù)據(jù)查重填空（這時可設(shè)置您所需要的數(shù)據(jù)項，爾后每個數(shù)據(jù)項填空即可。需要注意的是：訂購號是指郵發(fā)代號；獲得方式是指每本期刊的單位；出版頻率是指月刊季刊還是周刊等；期內(nèi)單位是指一年的總價等）“”自動建立期刊劃到表保存回到增加。依次循環(huán)。2、訂單打?。翰少I編目訂單打印輸入批號下一步打印。3、查收催詢：查收催詢訂單查收輸入查收批號確認輸入待查收期刊的正題名的拼音頭“望運鏡”在“劃到份數(shù)”欄輸入實質(zhì)到劃份數(shù)點擊先中這一欄其顏色變綠進入“小房子”輸入登錄號、分配地址等保存返回重新輸入數(shù)據(jù)。4、新刊預(yù)告：采買編目新刊預(yù)告下一步打印。5、期刊裝訂：下架裝

10、訂裝訂下架批號裝訂單位下一步點擊期刊名“”分配地址直接點擊（裝訂否或：+.-）下一步裝訂費（本冊價格）保存下一步另選中期刊名6、裝訂本查收：下架裝訂裝訂本查收提取批號確認拼音編碼（正題名第一個字母）下一步查收份數(shù)確認另輸入期刊名第一個字母7、過刊財產(chǎn)登記：下架裝訂過刊財產(chǎn)登記提取批號確認輸入登錄號、分配地址等保存。（二）過刊部分1、過刊編目：下架裝訂過刊編目增加拼音編碼（正題名的第一個字母）填空保存進入“小房子”增加在自動生成條形碼上打“”輸入登錄號、分配地址等返回增加。2、刊標(biāo)打?。合录苎b訂刊標(biāo)打印二輸入時間下一步下一步打印點擊“”進行設(shè)置確定打印。3、過刊登記賬打?。合录苎b訂過刊登記賬打印

11、輸入時間和批號確認打印。五、統(tǒng)計方法妙思文件管理系統(tǒng)V6.5軟件供應(yīng)了富強而眾多的統(tǒng)計方式，由于時間及篇幅所限，這里就不一一介紹了，大家可在今后的詳盡工作中不斷地探究及熟練掌握?，F(xiàn)僅列出以下幾-優(yōu)選word文檔值得下載值得擁有-優(yōu)選word文檔值得下載值得擁有-例供參照：1、圖書賬目統(tǒng)計館藏圖書總賬統(tǒng)計：統(tǒng)計報表工作庫綜合統(tǒng)計在“批號”框內(nèi)輸入2005XXXX（X代表最后一次的批號）在“分組字段”框中選中“學(xué)科種類”確定。這樣，輸入的所有圖書數(shù)量就所有統(tǒng)計出來了。圖書月報表統(tǒng)計（圖書館每個月或每季度、每年度的圖書統(tǒng)計）：統(tǒng)計報表工作庫綜合統(tǒng)計如要統(tǒng)計2005年第一季度：在“初步日期”一欄中輸入

12、“”，在“停止日期”一欄中輸入“2005.03.31”，在“批號”一欄中輸入“2005XXXX”（X代表3月份最后一次編目圖書的批號）在“分組字段”框中選中“學(xué)科類別”或“采買方式”確定。光盤與磁帶的賬目統(tǒng)計：光盤及磁帶的統(tǒng)計方法大體上是和圖書是同樣的。唯區(qū)其他是：在采買方式中輸入“光盤”或“磁帶”（這里需要利用光盤及磁帶編目過程中的“采買方式”一欄的配合及兩者的一致性），其他只要依照要求輸入即可。圖書、光盤及磁帶總計數(shù)量及大類的統(tǒng)計方法：若是要統(tǒng)計本館一年新增加圖書、光盤與磁帶總合有多少許量及二十二大類各占的詳盡數(shù)量及金額，在工作庫綜合統(tǒng)計中除了在時間上按要求輸入以外，在圖書籍源中輸入“新”

13、也許在批號上輸入“20050001”；在分組字段中輸入“學(xué)科種類”確定刻可。六、數(shù)據(jù)的更正與保護在圖書館的信息化管理中，數(shù)據(jù)的更正與保護是我們正常的工作中一項基本內(nèi)容。在我們的軟件中，數(shù)據(jù)更正的內(nèi)容只涉及到工作庫、中央庫。工作庫及中央庫的差異是：工作庫數(shù)據(jù)是指在“原始編目”中提取批號時能看獲得的數(shù)據(jù)；中央庫數(shù)據(jù)是指已傳達到中央庫的數(shù)據(jù)。這一點請大家切記！1、工作庫數(shù)據(jù)更正：工作庫數(shù)據(jù)更正適用于工作庫中需要糾正的錯誤數(shù)據(jù)，其步驟以下：數(shù)據(jù)保護工作庫數(shù)據(jù)更正拼音編碼（正題名的第一個拼音字母）“！”糾正需要更正的數(shù)據(jù)保存返回2、工作庫條碼更正：工作庫條碼更正適用于工作庫中需要糾正的登錄號及條形碼的錯

14、誤，其步驟以下：數(shù)據(jù)保護工作庫條碼更正拼音編碼（正題名的第一個拼音字母）“！”糾正需要更正的“登錄號”或“條形碼”返回。3、中央庫數(shù)據(jù)更正：中央庫數(shù)據(jù)更正適用于中央庫中需要糾正的錯誤數(shù)據(jù)，其步驟以下：數(shù)據(jù)保護中央庫數(shù)據(jù)更正拼音編碼（正題名的第一個拼音字母）“！”糾正需要更正的數(shù)據(jù)保存返回4、中央庫條碼更正：中央庫條碼更正適用于中央庫中需要糾正的登錄號及條形碼的錯誤，其步驟以下：數(shù)據(jù)保護中央庫條碼更正拼音編碼（正題名的第一個拼音字母）“！”糾正需要更正的“登錄號”或“條形碼”返回。在中央庫條碼更正中，請大家切記：千萬不能“刪除”后再“增加”，那樣將會產(chǎn)生“0”批號，賜予后的管理與統(tǒng)計帶來不便！七

15、、流通管理與設(shè)置在圖書館的信息化建設(shè)中，可否正常流通是衡量我們圖書館可否進行信息管理的最要標(biāo)準，也是圖書館采、編、典、流工作的最后一個環(huán)節(jié)。在我們的軟件中，流通管理系統(tǒng)是特別富強的，其包括：讀者窗口、盤問窗口、統(tǒng)計窗口、數(shù)據(jù)窗口、系統(tǒng)管理等多個子系-優(yōu)選word文檔值得下載值得擁有-優(yōu)選word文檔值得下載值得擁有-統(tǒng)。而我們經(jīng)常用到的主要窗口有：借還、預(yù)約、罰款、盤問、賠款、賬目、催還。而這些功能的正常運作的前提是要進行正確的設(shè)置。下面我就簡要的介紹流通管理系統(tǒng)中的一些主要功能。（一）主要參數(shù)的設(shè)置1、分配地址的設(shè)置：數(shù)據(jù)窗口通用字典保護分配地址字典增加在“說明文字”一欄里輸入圖書的實質(zhì)分配

16、地址（注：必然要和你所編目的圖書分配地址切合）保存返回。2、設(shè)置流通參數(shù)：系統(tǒng)管理設(shè)置流通參數(shù)歸還地址點擊“”確認允借地址點擊“”確認確認。3、設(shè)置流通種類：系統(tǒng)管理設(shè)置流通種類輸入流通種類（也可系統(tǒng)默認）文件種類（點擊選擇“中文圖書”分配地址（點擊選擇“*”初步類號（輸入“*”）停止類號（輸入“*”）確認返回。4、設(shè)置借閱規(guī)定：系統(tǒng)管理設(shè)置借閱規(guī)定增加讀者種類（輸入“學(xué)生”或“教師”流通種類（點擊選擇您所設(shè)置的種類）計時單位（選擇“天”）允借冊數(shù)（依照學(xué)校規(guī)定設(shè)置）借期（依照學(xué)校規(guī)定設(shè)置）續(xù)借次數(shù)（依照學(xué)校規(guī)定設(shè)置）續(xù)借期（依照學(xué)校規(guī)定設(shè)置）罰款單價（依照學(xué)校規(guī)定設(shè)置）保存。（二）主要功能的應(yīng)用1、借還：借還的前提是“借書證”已經(jīng)制作達成。其步驟為：點擊工具欄上的“借還”讀者證號（用閱讀器掃描）條形碼號（用閱讀器掃描圖書扉而上所貼的條形碼）。一個借閱后，按鍵盤上的方向“”鍵，等待第二位同學(xué)的借閱。還：其序次是：在“讀者服務(wù)窗口”的工具欄上點擊“歸還”條形碼號（用閱讀器掃描圖書扉而上所貼的條形碼）即可。2、罰款：點擊工具欄上的“罰款”讀者證號（用閱讀器掃描）辦理說明（填入辦理原因）確認打印罰款單返回。3、盤問：點擊工具欄上的“盤問”讀者證號或姓名（用閱讀器掃描）。4、賠款（賠書登記）：點擊工具欄上的“賠款”讀者證號