淺談高等學校財務電子檔案的管理

1、淺談高等學校財政電子檔案的辦理論文關鍵詞:高等學校財政電子檔案論文摘要:對付這些不竭生長、日益更新的“新型檔案，舉行有用地網(wǎng)絡、整理和保存，為以后提供快捷、便利的利用辦事,是高等學校管帳電算化應用中的緊張環(huán)節(jié)，也是當前高等學校財政檔案辦理中不成或缺的重要內容。在電子與信息技能高度生長的本日，處于知識前沿的高等學校的管帳電算化已普及普及。由管帳電算化產(chǎn)生的，蘊含著高科技的檔案貯存介質，就是財政電子檔案。它不但體積小，容量大，且易于查閱和通報，而倍受“青睞。做好這些財政電子檔案的辦理事情，舉行有用地保管、維護與利用，充實發(fā)揮其便當、快捷的特性，成為當代檔案辦理中不成或缺的一部門。一、財政電子檔案特

2、點：財政電子檔案是指存貯于磁盤、光盤等當代電子介質中的種種單子、憑據(jù)、賬簿、報表等財政數(shù)據(jù)資料和體系開拓運行中利用的種種底子語言步伐及應用步伐。這里重要指用于貯存財政數(shù)據(jù)和步伐的種種電子介質。作為當代高新科技的產(chǎn)物財政電子檔案，較之傳統(tǒng)的財政檔案，有了很多新的特點：1、財政電子檔案的存貯介質具有多種情勢?？纱尜A于可讀寫的磁性介質中，還可直接刻錄為不成擦寫的光盤，也可打印輸出存貯于紙質質料中。2、財政電子檔案易于修正、拷貝和重置，便于糾錯、攜帶和通報。3、財政電子檔案的體積小，容量大，占用存儲空間小，但對存儲條件要求較高。4、財政電子檔案大多不克不及直接視、讀，必要借助必然的儀器裝備予以復現(xiàn)；但

3、易于盤算、闡發(fā)，快捷得到所需結果。5、財政電子檔案的高科技信息含量大，要求較高本質程度的辦理職員。6、財政電子檔案內在普及。不但包羅單子、記賬憑據(jù)、賬簿、報表等傳統(tǒng)管帳檔案，還包羅管帳電算化中的種種體系軟件和應用步伐。二、高等學校財政電子檔案辦理的狀態(tài)高等學校管帳電算化天生了財政電子檔案。對付新介質的檔案，既沒有前人的辦理形式可參照，又沒有當前的技能可查考。以是，早期的辦理中每每有些不盡如人意的地方，重要表示在：1、儲存情況不當。早期電算化管帳天生的是電子輸出檔案，即通過打印輸出的紙質憑據(jù)、帳簿和報表。較早的針式打印機色帶輸出的紙質資料本來不敷清楚，又受空間、經(jīng)濟條件限定，經(jīng)日曬、風化，筆跡極

4、為模糊，有的乃至已消散。2、早期軟件、步伐存留倒霉以及運行步伐版本的更新，造成了原有數(shù)據(jù)資料的虛設。如在早期ds體系情況下，天生的磁性數(shù)據(jù)資料，雖保存齊備，但原有運行情況已不復存在，現(xiàn)今步伐又不克不及兼容，多數(shù)數(shù)據(jù)已不克不及再現(xiàn)，形同虛設。3、老化呆板的鐫汰以及呆板裝備的快速更新，造成了新、舊運行情況擺脫。如早期微機上運行的in3、in95等，已難在現(xiàn)今呆板上順暢運行。隨著管帳電算化的不竭生長，財政電子檔案的情勢和數(shù)量日漸增多，更多交換了原有傳統(tǒng)財政檔案的成效和效用，財政電子檔案的辦理也得到了應有器重。很多高等學校投入了大量資金，用于需要的庇護、查詢、復現(xiàn)方法的購置和辦理職員專業(yè)技能的再培訓，

5、其財政電子檔案辦理的情況、條件等“硬件方法得到了全面改進。三、高等學校財政電子檔案的當代辦理財政電子檔案的當代辦理是指運用當代技能本領對財政電子檔案實驗有用辦理，包羅四個環(huán)節(jié)即財政電子檔案的網(wǎng)絡、整理、保存和利用。一財政電子檔案的網(wǎng)絡1、設定結實的網(wǎng)絡區(qū)間。一樣平?？梢晿I(yè)務量巨細，按月、季或年度來設定；也可以視詳細工程周期是非，實驗分段、分項或全程設定。但必須留意包管網(wǎng)絡區(qū)間一連、無中斷。2、訂定結實的數(shù)據(jù)網(wǎng)絡步伐。選用質量好、可靠性高的貯存介質，備份全部財政數(shù)據(jù)，存貯于磁性介質，并刻錄于光盤，確保備份的同等有用，需要時還可打印備份于紙質介質；同時應在磁性介質上，附加其運行的語言步伐版本及操縱

6、情況標識，作為以后復現(xiàn)時的參照。3、訂定軟件情況更替的網(wǎng)絡步伐。在調換新步伐軟件時，應起首備份原有的操縱體系及語言運行步伐，以備舊資料的往復查詢。對轉換前的初始數(shù)據(jù)備份，確保無誤后，再做審慎轉換。4、訂定硬件更新的網(wǎng)絡步伐。詳細記載微機主板的級次、型號，內存的大孝硬盤的容量以及外部裝備的配套范例等，偶然還可記載下微機的品牌和利用起、止期。更新后，視儲存條件的允許，盡大概留存一套完備的裝備，防范不測。5、有關登記資料的網(wǎng)絡。制作登記簿，細致記載體系辦理員、步伐員的操縱資料，區(qū)分業(yè)務詳細操縱人，以便于后續(xù)追詢。并認真填制電子檔案移交清冊，區(qū)分責任。二財政電子檔案的整理與保存財政電子檔案的整理與保存

7、是其辦理的關鍵，干系到整個辦理事情的有用性。不但必要兼具財政、檔案和當代電子技能知識的專業(yè)職員來辦理，并且還需按照種種介質的特性，實驗差異的整理與保存方法。1、貯存的磁性介質。磁性介質檔案應闊別磁場大概專設磁場屏蔽柜，以防消磁，喪失數(shù)據(jù)。網(wǎng)絡的雙備份，應載明操縱員姓名、運行情況和形成時間，一連挨次編號，再分放于差異儲柜，以防不測。2、貯存的光盤介質。光盤介質檔案對儲存情況的干凈度要求較高，必要專用的防塵儲柜；光盤的庇護膜應齊備無損，防范的盤面磨損、刮擦；每張光盤應附有硬質護殼，制止擠壓損毀，不成讀齲3、貯存的紙質介質。紙質介質是電子介質的幫助文本，多是打印輸出，筆跡由墨粉形成，見光、受潮易模糊

8、、淡化，因此要留意避光和防潮，置于背光、枯燥處。財政電子檔案的多種介質各有其性，辦理方法要因質而異。精良的儲存情況是每一介質都所必須的，保持干凈，按期透風，控濕溫，制造精良的儲存情況，使電子檔案維持精良狀態(tài)，以期最正確利用結果。三財政電子檔案的利用財政電子檔案的充實利用是電子介質新載體、高科技特性的全面顯現(xiàn)，也是檔案辦理有用性的終極表現(xiàn)。財政電子檔案具有麋集性和微化性，必要配套有較高性能的復現(xiàn)媒體，方能充實發(fā)揮其效能。1、財政電子檔案的查閱。查詢帳目，可直接利用微機檢索，參照版本記載標識，翻開相應步伐和運行情況舉行讀取，省時、快捷。但磁性介質易于修改，以是要專設查閱微機，提供只讀方法查閱界面，防范非法修改。僅許利用雙備份中一個盤面，包管另一盤面的無參與、封存性。2、財政電子檔案的盤算與闡發(fā)。財政電子檔案的數(shù)據(jù)搜集，通過微機盤算，集成產(chǎn)生多項闡發(fā)結果。但因其涉及的盤面多，范疇廣，存有埋伏傷害，因此應指定專業(yè)職員，在內控專用呆板上調閱、操縱，制止著實傷害。同時還要留意各介質的運行情況，以免差異軟件帶來的偏向，天生錯誤的闡發(fā)。闡發(fā)結果一經(jīng)得出，可以直接打英復制或傳送，為決議者提供敏捷、快捷、細致的數(shù)據(jù)信息。隨著數(shù)字化、信息化期間