日常文件管理

1、學(xué)習(xí)情景1 日常文件收發(fā)、借閱、傳閱登記 學(xué)習(xí)任務(wù)1.1 文件的收發(fā)登記 某項(xiàng)目的資料員有若干份文件，請(qǐng)幫忙制作一份資料收發(fā)臺(tái)賬，并制作電子文檔進(jìn)行文件的查閱檢索。 具體文件如下表：任務(wù)描述學(xué)習(xí)任務(wù)1.1 文件的收發(fā)登記2010年6月4日收到的XX工程管理處的文件，文件編號(hào)：粵建設(shè)2010022號(hào)，關(guān)于XX工程管理處檔案人員架構(gòu)設(shè)置的通知；2010年6月4日收到XX工程監(jiān)理辦的文件，文件編號(hào)：粵橋監(jiān)2010008，關(guān)于XX工程監(jiān)理辦人員架構(gòu)設(shè)置的通知；2010年7月6日收到的XX工程管理處的文件，文件編號(hào)：粵建設(shè)2010025號(hào)，關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)質(zhì)量監(jiān)督站關(guān)于第四次修改施工用表的通知；2010年7月1

2、0日收到XX工程監(jiān)理辦的文件，文件編號(hào)：粵橋監(jiān)2010010，關(guān)于XX工程監(jiān)理細(xì)則的實(shí)施；2010年10月11日收到XX設(shè)計(jì)院的文件，文件編號(hào)：s-yg-001，設(shè)計(jì)修改通知單001；2010年12月27日收到的XX工程管理處的文件，粵建設(shè)2010031號(hào)，關(guān)于規(guī)范XX工程中間計(jì)量辦法的通知；2011年3月5日收到收到XX設(shè)計(jì)院的文件，文件編號(hào)：s-yg-002，設(shè)計(jì)修改通知單002；2010年8月10日，XX項(xiàng)目部發(fā)放文件，文件編號(hào)：粵工程2010001，XX工程項(xiàng)目部成立的通知，需要發(fā)放的單位為：XX工程管理處，XX工程監(jiān)理辦，XX設(shè)計(jì)院。學(xué)習(xí)任務(wù)1.1 文件的收發(fā)登記思考討論1、該資料員

3、手頭的文件有哪幾類？分類依據(jù)是什么？2、根據(jù)文件類別的不同，需不需要在登記臺(tái)帳上反應(yīng)出來？如何反應(yīng)？學(xué)習(xí)任務(wù)1.1 文件的收發(fā)登記任務(wù)實(shí)施 根據(jù)討論結(jié)果，制定你的文件收發(fā)登記表吧！學(xué)習(xí)任務(wù)1.1 文件的收發(fā)登記成果展示收文登記表序號(hào)文件編號(hào)發(fā)文單位文件名稱收文日期備注學(xué)習(xí)任務(wù)1.1 文件的收發(fā)登記成果展示發(fā)文登記表序號(hào)文件編號(hào)文件名稱收文單位收文人簽名收文日期備注學(xué)習(xí)任務(wù)1.2 文件的借閱登記任務(wù)描述 由于工作的需要，項(xiàng)目經(jīng)理需要借閱XX工程施工組織設(shè)計(jì)，借閱時(shí)間為2011年1月5日，歸還時(shí)間為2011年1月12日，請(qǐng)幫忙制作一份資料借閱登記表。思考討論1、在文件借閱的過程中，需要明確哪些方面

4、的因素？學(xué)習(xí)任務(wù)1.2 文件的借閱登記任務(wù)實(shí)施 根據(jù)討論結(jié)果，制定你的文件借閱登記表吧！學(xué)習(xí)任務(wù)1.2 文件的借閱登記學(xué)習(xí)任務(wù)1.2 文件的借閱登記成果展示文件借閱登記表序號(hào)文件編號(hào)文件名稱借閱人簽名借閱日期歸還人簽名歸還日期學(xué)習(xí)任務(wù)1.3 文件的傳閱登記任務(wù)描述 資料員收到一份XX工程管理處的文件，粵建設(shè)2010031號(hào)，關(guān)于規(guī)范XX工程中間計(jì)量辦法的通知，根據(jù)工程部領(lǐng)導(dǎo)要求，該文件需要傳閱給項(xiàng)目經(jīng)理，技術(shù)主管，工程部經(jīng)理，計(jì)量工程師，請(qǐng)幫忙制作一份文件傳閱登記記錄。思考討論2、為了防止文件傳閱不到位而引起的工作糾紛，在文件傳閱的時(shí)候需不需要設(shè)置傳閱人簽名欄？學(xué)習(xí)任務(wù)1.3 文件的傳閱登記1、在文件傳閱的過程中，需要明確哪些方面的因素？任務(wù)實(shí)施 根據(jù)討論結(jié)果，制定你的文件傳閱登記表吧！學(xué)習(xí)任務(wù)1.3 文件的傳閱登記任務(wù)實(shí)施學(xué)習(xí)任務(wù)1.3 文件的傳閱登記成果展示文件傳閱登記表序號(hào)文件編號(hào)發(fā)文單位文件名稱傳閱人簽名傳閱時(shí)間備注小結(jié)工程資料收發(fā)登記。無論是收回文件，還是發(fā)放文件，資料員應(yīng)對(duì)這些文件進(jìn)行逐件登記，以便于管理。工程資料借閱登記。工程資料整理歸檔完畢后，由于工作的需要，單位領(lǐng)導(dǎo)或工作人員經(jīng)常需要借閱某件文件資料，資料員應(yīng)建立登記制度，詳細(xì)列出借閱文件的時(shí)間、借閱人、借閱目的以及歸還時(shí)間