溝通策略電子郵件寫作演示文稿

1、溝通策略電子郵件寫作演示文稿第一頁，共三十一頁。優(yōu)選溝通策略電子郵件寫作第二頁，共三十一頁。內容提綱管理與商務活動中的Email寫作溝通策略分析溝通者策略溝通對象策略信息策略渠道選擇策略文化背景策略第三頁，共三十一頁。1、主題欄寫作技巧用準確的主題確切地告訴讀者電子郵件的內容 。主題要具體；如果要求讀者有所行動，盡量使用動賓結構短語；謹慎使用“緊急”字樣，除非的確如此，否則人們不會太重視。第四頁，共三十一頁。使用信息豐富的主題欄“管理溝通培訓”“辦公自動化項目”“請求重新安排管理溝通培訓時間”“辦公自動化項目每年節(jié)省50萬”即使別人并沒有閱讀郵件的全文，這些稍長一些的句子本身就有溝通效果，千萬

2、不要忽略這一簡單而有用的技巧。第五頁，共三十一頁。2、縮略詞（英文） 第六頁，共三十一頁。我的心情你可懂表情符號 表情符號 emoticon 第七頁，共三十一頁。原則：盡量不要使用！盡管這些縮略詞和表情符號可能使寫作變得很方便，但是，除非你知道讀者看得懂并且接受這些符號，否則不要使用它們。你也許是網絡專家并且對于各種專業(yè)術語和字符圖釋了如指掌，可是不要假設收件人和你一樣專業(yè)。 第八頁，共三十一頁。3、簡短 盡量使全文限制在一屏的顯示范圍內。 如果不能簡短，就要預先說明結構。在讀者第一屏所看到的內容中，概述你的信息，并通過列出各部分標題的形式說明結構。這可以使讀者迅速轉向他們感興趣的部分。 第九

3、頁，共三十一頁。4、采用適合“快速瀏覽”的排版采用標題在每一個要點開始時加入標題或小標題。采用列表和排版 標題全部采用大寫字母，或者采用短線標示要點。將信息分成較短的部分采用短線標示、較短的句子與較短的段落，在段落之間增加空行能增加一些空白。 第十頁，共三十一頁。5、改變回復郵件中的主題行 你回復的內容和原先收到的郵件內容并不一樣，所以，如果能夠的話，就變一下主題行?！耙髸h改期”“會議改期至4月3日”；“辦公自動化項目每年節(jié)省50萬” “我被說服了，同意實施辦公自動化項目”?！罢埣佟?“批準度假申請”第十一頁，共三十一頁。6、慎用群發(fā)功能！大多數內部電子郵件系統都能使你同時給組織中的每個成

4、員發(fā)送信息，使用這種便利條件一定要謹慎。首先想一下，然后再決定哪些人真正需要這些信息。這樣你不僅能節(jié)省別人的時間，又能防止在這些瑣事中泄露重要信息。 第十二頁，共三十一頁。7、電子郵件適用場合電子郵件適合傳遞事實、建議等信息，而不適合傳遞情感。電子郵件適合傳遞一般性或公開性信息，不適合傳遞機密性或隱私性信息。第十三頁，共三十一頁。8、不要發(fā)送私人或者機密郵件 即使你選擇“永久刪除”，許多軟件和網絡服務仍然可以訪問硬盤上備份的信息。在你發(fā)送以前，仔細考慮如果別人（比如老板）看到這封信會發(fā)生什么情況。 第十四頁，共三十一頁。E-mail的法律地位在反壟斷案中，微軟公司職員四年前所發(fā)的郵件被拿出來作

5、為反對那家公司的證據。在美國，電子郵件經常用于離婚案和聽證會上。Monica Lewinsky 與Linda Tripp之間的電子郵件被由于法院聽證會。第十五頁，共三十一頁。9、使用電子郵件客戶端程序Outlook/expressFoxmail智能手機第十六頁，共三十一頁。10、電子郵件使用要點如果同事告訴你新的聯系方式，要及時更新地址簿，不要把同事地址的更改不當回事兒。在工作時問里要只發(fā)送與工作相關的信息，不要在工作時間收發(fā)個人電子郵件。要寫得簡短，一封信只涉及一個主題。標題欄的內容要清晰。正文的第一段就要明確寫信的目的。在工作郵件中不要摻入個人的信息，用詞要恰當。要記住，你在電子郵件中說的

6、話除了能讓接收它的人看到，還會被其身邊的人看到。不要發(fā)送任何可能有損人際關系的信息。要把私人的電子郵件賬號與工作或學校里的電子郵件賬號分開，不要把工作用的賬號同時也用于私人通信。要以簡短的信息來宣布或核實那些沒有爭議的已經達成的共識。不要發(fā)冗長的信息來討論那些最好面對面解決的事情。第十七頁，共三十一頁。電子郵件使用要點要發(fā)送夸獎的話并給對方的上司也發(fā)一份復本。不要用電子郵件發(fā)送不滿的回復。有與上司相關的重要信息，要復制一份發(fā)給上司。不要把你的上司或團隊中的重要人物忽略在外。不要越過上司發(fā)信，即使你知道上司的領導的個人郵箱地址也不能這樣做。要對重要的文件進行書面?zhèn)浞荨Ｖ匾男畔⒁陬^核實。重要事

7、宜不能總靠電子郵件，因為收信人若出差在外，可能無法收發(fā)郵件。要成批處理信息。不要在一天里給一個人發(fā)很多關于同一件事的信息。要發(fā)人性化的電子郵件。不要群發(fā)，如果要群發(fā)，也不要把所有接收者的地址列在信件開頭，因為這會透露敏感信息。自己先發(fā)給自己一份，再把無抬頭的復制本發(fā)給其他人。要使用正確的語法和句法，字母大寫和標點符號也要符合規(guī)范。不要全部字母都大寫這相當于大喊大叫。第十八頁，共三十一頁。電子郵件溝通作業(yè)講評存在的主要問題電子郵件：格式有欠規(guī)范主題欄信息內容不獨立、不具體、不豐富正文沒有分段或段落過長，結構不清晰過多復制通知原文稱謂不恰當第十九頁，共三十一頁。管理溝通首要原則 ！效率第一 ！ 內

8、部管理的首要追求按時保質完成工作任務，進而有力保障企業(yè)目標的實現。第二十頁，共三十一頁。內容提綱管理與商務活動中的Email寫作溝通策略分析溝通者策略溝通對象策略信息策略渠道選擇策略文化背景策略第二十一頁，共三十一頁。溝通策略 為了獲得期望的聽眾反應，需要在書寫或說話之前對溝通進行策略性思考 ！策略溝通五大構成要素：溝通者策略；溝通對象策略；信息策略；渠道選擇策略；文化背景策略。 第二十二頁，共三十一頁。管理與商務溝通流派 行為學派組織的溝通路徑修辭學派說和寫的主要技巧流派出發(fā)點依據行為學派組織現場情景修辭學派個人個人風格第二十三頁，共三十一頁。Dont haste to type在開始寫電子

9、郵件前，你需要首先！策略性思考 ！第二十四頁，共三十一頁。一、溝通者策略你的溝通目標是什么？你所選擇溝通方式是什么？你的可信度如何？第二十五頁，共三十一頁。二、溝通對象策略他們是誰？他們了解并期待什么？他們感覺如何？如何說服他們？第二十六頁，共三十一頁。三、信息策略 怎樣強調？如何組織？ 第二十七頁，共三十一頁。四、渠道選擇策略 文字渠道純口頭渠道混合渠道第二十八頁，共三十一頁。雙向簡短快速渠道電子郵件優(yōu)點：具有雙向簡短快速渠道所具有的一般優(yōu)點和缺點以外與即時通信和電話相比電子郵件具有較小的強迫性!；可以附送紙質文件從而擁有紙質文件的優(yōu)點(更多細節(jié)；更高的清晰度；以頁為單位展示內容，而不是以計

10、算機屏幕為單位展示；永久性存檔等)。與智能手機、即時通信以及短信相比可以附送較長的附件；計算機屏幕比較大，一次可以看到更多信息；可以同時發(fā)送給多人(利用抄送功能或者群發(fā)功能)；有收件箱和文件夾(因此讀者可以一次性地看到所有來件，從而決定什么時候閱讀哪些郵件，對郵件進行分類或存檔)；能夠(通過回執(zhí)功能)獲知收信人是否打開過你的郵件。第二十九頁，共三十一頁。雙向簡短快速渠道電子郵件缺點：無法得知收信人的情緒狀態(tài)，可能成為躲避本應面對面溝通(例如，傳遞壞消息)的渠道選擇；可以成為公司擁有的文檔，不能像紙質文檔那樣被粉碎，也不能被擦除，甚至可能因此被司法機關傳喚；可能被公司閱讀(對公司來講可能是個優(yōu)點)；可能被錯誤地、不可挽回地發(fā)送給不該接收的