秘書實務(wù)課程

1、秘書實實務(wù)課課程電子教案二八八年四月月目 錄錄1、課程程目標(biāo)定定位、性性質(zhì)、內(nèi)內(nèi)容體系系、學(xué)習(xí)習(xí)方法2、秘書書機構(gòu)與與職能環(huán)環(huán)境3、秘書書素質(zhì)定定義、類類型和修修養(yǎng)4、秘書書職業(yè)道道德、知知識與能能力結(jié)構(gòu)構(gòu)5、辦公公室布置置、設(shè)計計、美化化6、辦公公室電話話業(yè)務(wù)7、時間間、印信信管理8、值班班管理及及突發(fā)事事件處理理9、會談?wù)劙才?0、旅旅行安排排11、辦辦公物品品管理12、辦辦公零用用錢管理理13、秘秘書交際際14、秘秘書信息息溝通15、秘秘書協(xié)調(diào)調(diào)16、秘秘書接待待含義、類型及及準(zhǔn)備17、秘秘書接待待規(guī)格類類型、程程序18、秘秘書接待待方案擬擬寫及訓(xùn)訓(xùn)練19、信信息工作作概述20、信信息工

2、作作程序及及訓(xùn)練21、秘秘書調(diào)研研概述22、秘秘書調(diào)研研的實施施組織、注意事事項23、秘秘書信訪訪含義、作用、程序24、信信訪注意意事項及及實施訓(xùn)訓(xùn)練25、秘秘書督查查工作26、秘秘書保密密工作27、會會議概述述、會務(wù)務(wù)準(zhǔn)備工工作28、會會議策劃劃方案擬擬寫訓(xùn)練練29、會會中服務(wù)務(wù)和會后后總結(jié)30、會會議管理理31、文文書工作作及處理理流程32、文文書處理理訓(xùn)練第一教案案課題：課程目標(biāo)標(biāo)定位、性質(zhì)、內(nèi)容體體系、學(xué)學(xué)習(xí)方法法教學(xué)目的的和要求求：了解秘書書實務(wù)課課程目標(biāo)標(biāo)定位了解秘書書實務(wù)課課程的性性質(zhì)了解秘書書實務(wù)的的產(chǎn)生和和研究對對象理解秘書書實務(wù)的學(xué)習(xí)方法法教學(xué)重點點和難點點：秘書實務(wù)務(wù)課程

3、目目標(biāo)定位位和學(xué)習(xí)習(xí)方法的的掌握教學(xué)方法法：講授法、討論法法教學(xué)課時時：兩課時授課時間間地點對對象：課程的含含義和目目標(biāo)定位位課程的含含義秘書實務(wù)務(wù)是秘書書學(xué)的一一大分支支學(xué)科（課課程），秘秘書學(xué)是是研究和和學(xué)習(xí)秘秘書、秘秘書工作作和秘書書部門的的發(fā)生和和發(fā)展，揭揭示其基基本特點點和規(guī)律律，用以以指導(dǎo)秘秘書工作作實踐，提提高秘書書工作者者的素養(yǎng)養(yǎng)的學(xué)科科。秘書書實務(wù)重重點研究究和學(xué)習(xí)習(xí)秘書工工作的范范疇冰學(xué)學(xué)習(xí)如何何作好秘秘書工作作的課程程，是專專業(yè)主干干課程。2、秘書書實務(wù)的的課程目目標(biāo)定位位提高秘書書素養(yǎng)，認(rèn)認(rèn)知秘書書工作范范疇，并并掌握處處理各項項秘書工工作的程程序、方方法。二、秘書書實

4、務(wù)的的課程性性質(zhì)1、是一一門新生生的學(xué)科科課程2、是一一門邊緣緣課程（綜綜合課程程）3、是一一門有一一定理論論色彩同同時應(yīng)用用性很強強的課程程三、秘書書實務(wù)的的產(chǎn)生和和研究對對象1、產(chǎn)生生秘書學(xué)產(chǎn)產(chǎn)生于上上世紀(jì)八八十年代代初，標(biāo)標(biāo)志性的的是上海海大學(xué)文文學(xué)院率率先開設(shè)設(shè)秘書學(xué)學(xué)課程。秘書學(xué)學(xué)泰斗王千千弓；最最早的專專著秘書書學(xué)與秘秘書工作作秘書工作作組織的的成立 上海大學(xué)學(xué)：秘秘書中共中央央辦公廳廳秘書書工作 秘書刊物物的出版版發(fā)行 從中央到到地方建建立學(xué)術(shù)術(shù)團(tuán)體、各種秘秘書協(xié)會會。 秘書作為為古老的的職業(yè)門門類，在在我國有有著悠久久的發(fā)展展歷史，但但秘書學(xué)學(xué)作為一一門科學(xué)學(xué)，是880年代代以

5、后才才在我國國興起，大大致經(jīng)歷歷了以下下幾個階階段。 （1）現(xiàn)現(xiàn)代秘書書事業(yè)迅迅速發(fā)展展和現(xiàn)代代秘書概概念初步步形成的的階段。（2）秘秘書職業(yè)業(yè)化階段段。（3）秘秘書教育育與秘書書理論研研究蓬勃勃發(fā)展的的階段。（4）秘秘書學(xué)形形成的階階段。 80年代代初出現(xiàn)現(xiàn)秘書學(xué)學(xué)理論研研究的熱熱潮，主主要標(biāo)志志： （1）秘秘書教育育大發(fā)展展 初步形成成了我國國多層次次，多渠渠道，多多形式的的秘書人人才培養(yǎng)養(yǎng)的網(wǎng)絡(luò)絡(luò)。最早的秘秘書專業(yè)業(yè)刊物秘秘書秘秘書之友友等國外產(chǎn)生生于二戰(zhàn)戰(zhàn)以后，秘秘書工作作產(chǎn)生于于文字誕誕生的時時代30000年前前的甲骨骨文。黃黃帝身邊邊的六史史（傖頡頡-最早早的文字字始祖）秘書實務(wù)務(wù)

6、產(chǎn)生于于近幾年年（20003年年）1、研究究對象以秘書、秘書部部門、秘秘書工作作為秘書書學(xué)的三三大研究究對象；秘書實實務(wù)以秘秘書工作作為主要要學(xué)習(xí)對對象，兼兼顧秘書書、秘書書部門。關(guān)于秘書書學(xué)的研研究對象象，至今今大致有有以下幾幾種說法法 （1）“秘秘書工作作”說：“以秘秘書工作作為研究究對象，是是研究秘秘書工作作的產(chǎn)生生、發(fā)展展、特點點、任務(wù)務(wù)、原則則和方法法的巧新新科學(xué)。 （2）“輔輔助管理理說”：概括地地說，秘秘書學(xué)是是研究如如何進(jìn)行行輔助性性管理活活動的一一門科學(xué)學(xué)。 （3）“對對象多元元說”：概括說說，秘書書學(xué)以秘秘書、秘秘書機構(gòu)構(gòu)和秘書書工作和和研究對對象。 （4）秘秘書活動動說：

7、即即學(xué)科對對象，應(yīng)應(yīng)為秘書書活動 所謂活動動，就是是秘書人人員為領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行行有效決決策與管管理所采采取的輔輔助行為為 。秘書活動動的基本本要素：秘書人員員主主體秘書工作作客客體，是是載體要要素。秘秘書活動動只有依依托和通通過秘書書工作，才才能顯出出自身的的存在價價值。 秘書方法法中中介要素素，包括括思維方方法、學(xué)學(xué)習(xí)方法法、工作作方法、處世方方法。領(lǐng)導(dǎo)意圖圖潛潛在要素素，是秘秘書活動動的準(zhǔn)繩繩和尺度度。衡量量某項秘秘書活動動是否有有效，往往往視其其能否如如實而創(chuàng)創(chuàng)造性地地貫徹領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)意圖圖。秘書環(huán)境境外外在因素素，包括括秘書活活動的地地域環(huán)境境、人文文環(huán)境、組織環(huán)環(huán)境、辦辦事環(huán)境境；機構(gòu)構(gòu)內(nèi)部環(huán)

8、環(huán)境、組組織內(nèi)部部環(huán)境、組織外外部環(huán)境境。 三、秘書書學(xué)的特特征與研研究方法法1、秘書書學(xué)的性性質(zhì)和特特征性質(zhì)：秘秘書學(xué)是是一門研研究秘書書活動及及其規(guī)律律的綜合合學(xué)科。特征：（11）知識識的綜合合性 （22）理論論的應(yīng)用用性 （33）學(xué)科科的群體體性 秘書實實務(wù):邊邊緣性、綜合性性、應(yīng)用用性等四、秘書書實務(wù)的的內(nèi)容體體系1、辦文文：包括括文書擬擬寫、處處理、整整理和管管理歸檔檔等2、辦會會：包括括會議策策劃、準(zhǔn)準(zhǔn)備、服服務(wù)、組組織、管管理等3、辦事事：包括括常規(guī)性性事務(wù)和和非常規(guī)規(guī)性事務(wù)務(wù)。常規(guī)規(guī)事務(wù)包包括環(huán)境境管理、辦公零零用錢管管理、辦辦公物品品管理、印信管管理、時時間管理理、值班班管理

9、、信息管管理、文文件管理理等。非非常規(guī)性性事務(wù)包包括調(diào)研研、信訪訪、信息息、協(xié)調(diào)調(diào)、督查查、保密密、商務(wù)務(wù)活動等等工作。五、課程程學(xué)習(xí)的的方法1、理論論聯(lián)系實實際，學(xué)學(xué)以致用用。2、課內(nèi)內(nèi)學(xué)習(xí)和和課外學(xué)學(xué)習(xí)相結(jié)結(jié)合，校校內(nèi)學(xué)習(xí)習(xí)和社會會實踐相相呼應(yīng)。3、勤于于思考、善于質(zhì)質(zhì)疑。4、善做做筆記、及時鞏鞏固消化化。教學(xué)后記記：第二教案案課題：秘書機構(gòu)構(gòu)與職能能環(huán)境教學(xué)目的的和要求求： 了解秘秘書機構(gòu)構(gòu)的設(shè)置置影響因因素、原原則了解秘書書機構(gòu)名名稱和設(shè)設(shè)置形式式及設(shè)置置情況掌握秘書書職能環(huán)環(huán)境的含含義及層層次學(xué)會適應(yīng)應(yīng)和利用用職能環(huán)環(huán)境中的的有利因因素教學(xué)重點點和難點點：秘書機構(gòu)構(gòu)設(shè)置及及職能環(huán)環(huán)境

10、的優(yōu)優(yōu)化教學(xué)方法法：講授法、討論法法教學(xué)課時時：兩課時授課時間間地點對對象：教學(xué)內(nèi)容容：一、秘書書機構(gòu)的的含義及及設(shè)置影影響因素素1、含義義：秘書書機構(gòu)也也就是秘秘書部門門，是秘秘書從事事工作的的組織或或集體。2、制約約因素：1）受制制于領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)機關(guān)的的設(shè)立2）決定定于各級級領(lǐng)導(dǎo)決決策部門門在管理理中的有有效跨度度3）受工工作技術(shù)術(shù)手段、秘書人人員素質(zhì)質(zhì)影響二、我國國秘書機機構(gòu)的名名稱、組組織形式式、設(shè)置置原則和和1、名稱稱：辦公公廳、辦辦公室、秘書局局（處、科、股股、組）、檔案室室、機要要室、行行政部、綜合課課等2、組織織形式集中式、分散式式、混合合式3、設(shè)置置原則1）分級級管理的的原則2）精

11、簡簡高效的的原則3）充分分發(fā)揮部部門最佳佳整體效效益的原原則4）適應(yīng)應(yīng)辦公技技術(shù)發(fā)展展的原則則4、設(shè)置置情況1）黨政政機關(guān)根根據(jù)實情情設(shè)置辦辦公廳或或者辦公公室，采采用分理理制（中中央、國國務(wù)院）和綜理制制形式設(shè)設(shè)置。2）企事事業(yè)單位位可黨政政群分立立，也可可三合一一形勢設(shè)設(shè)置三、秘書書職能環(huán)環(huán)境的構(gòu)構(gòu)成1、秘書書職能環(huán)環(huán)境的縱縱向?qū)哟未?）秘書書機構(gòu)內(nèi)內(nèi)部環(huán)境境。包括括人員構(gòu)構(gòu)成、管管理制度度、分工工協(xié)作狀狀況、人人際關(guān)系系、有影影響力的的負(fù)責(zé)人人、辦公公設(shè)備和和條件要要素。2）組織織內(nèi)部環(huán)環(huán)境，組組織內(nèi)影影響秘書書、秘書書工作的的各種因因素的總總和。包包括組織織結(jié)構(gòu)要要素（目目標(biāo)、機機構(gòu)、

12、人人員配置置、權(quán)利利分配、責(zé)權(quán)關(guān)關(guān)系、工工作制度度等）；組織動動態(tài)運行行要素（節(jié)節(jié)奏、效效率、協(xié)協(xié)調(diào)狀況況等）；生態(tài)要要素（適適應(yīng)環(huán)境境變化能能力、開開拓創(chuàng)新新和謀求求發(fā)展能能力；組組織心態(tài)態(tài)要素（認(rèn)認(rèn)同度、團(tuán)隊意意識及精精神等）；物質(zhì)要要素和信信息要素素（抗干干擾能力力）等。3）組織織外部環(huán)環(huán)境：國國際國內(nèi)內(nèi)的政治治經(jīng)濟(jì)文文化等影影響。主主要包括括：社會會經(jīng)濟(jì)環(huán)環(huán)境；社社會政治治法律環(huán)環(huán)境；社社會文化化環(huán)境；科技環(huán)環(huán)境等政治環(huán)境境的影響響：遵守現(xiàn)行行政策法法律執(zhí)行行活動秘書必須須要經(jīng)常常讀書閱閱報提高高環(huán)境的的敏感度度。經(jīng)受受考驗。經(jīng)濟(jì)環(huán)境境影響收收入、辦辦公條件件和工作作效率等等文化環(huán)境境

13、影響秘秘書素質(zhì)質(zhì)和工作作方式?？萍辑h(huán)境境影響思思維和辦辦公手段段。四、討論論職能環(huán)境境對秘書書工作的的影響，怎怎樣整合合？教學(xué)后記記：第三教案案課題：秘書的定定義、分分類、層層次和修修養(yǎng)教學(xué)目的的和要求求：掌握秘書書的定義義和分類類了解秘書書的層次次理解秘書書的修養(yǎng)的的內(nèi)涵教學(xué)重點點和難點點：秘書的含含義、分分類和層層次，秘秘書的修修養(yǎng)教學(xué)方法法：講授法、啟發(fā)法法教學(xué)課時時：兩課時教學(xué)時間間、地點點、對象象20088.9.16 教學(xué)樓樓1077、2003 007文秘秘1、22班（下下同）教學(xué)內(nèi)容容：一、秘書書的定義義1、“秘秘書”的的出處（1）漢漢書劉劉向傳:“詔向向領(lǐng)校中中五經(jīng)秘秘書，講講六

14、藝、傳記、諸子、詩賦、數(shù)術(shù)、方技，無無所不究究?！保?）晉晉書荀荀勛傳：“得汲汲冢中古古文竹書書，詔勛勛撰次之之，以為為中經(jīng)，列列在秘書書?！保?）后后漢書鄭玄傳傳：（鄭鄭玄）“遂遂博稽六六藝，粗粗覽傳記記，時睹睹秘書緯緯術(shù)之奧奧”。2、狹義義秘書定定義 專門從從事辦公公室程序序性工作作、協(xié)助助領(lǐng)導(dǎo)處處理政務(wù)務(wù)及日常常事務(wù)并并為領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)決策及及其實施施服務(wù)的的人員。3、廣義義秘書定定義位居領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)人身邊邊或領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)機構(gòu)中中樞，從從事辦公公室事務(wù)務(wù)，辦理理文書，聯(lián)聯(lián)系各方方，保證證領(lǐng)導(dǎo)工工作正常常運轉(zhuǎn)，直直接為領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)工作作服務(wù)并并為各方方面的事事務(wù)與信信息助手手”。 據(jù)此，在在我國，秘秘書是黨黨政機關(guān)

15、關(guān)、企事事業(yè)單位位、社會會團(tuán)體、軍隊、院校以以及一切切合法的的社會組組織內(nèi)部部行政管管理部門門中的職職業(yè)名稱稱，也可可以是受受雇于私私人的職職業(yè)。秘秘書的主主要工作作是圍繞繞領(lǐng)導(dǎo)中中樞或領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)者的的工作辦辦公、辦辦會、辦辦事，主主要職責(zé)責(zé)是輔助助管理、綜合服服務(wù)。二、秘書書的分類類和層次次1、秘書書的橫向向分類按秘書所所在行業(yè)業(yè)分有1)商務(wù)務(wù)秘書2)教學(xué)學(xué)秘書3)司法法秘書4)醫(yī)務(wù)務(wù)秘書5)政務(wù)務(wù)秘書按秘書服服務(wù)對象象和薪水水取得的的方式分分，有公公務(wù)秘書書和私人人秘書之之分。按秘書工工作內(nèi)容容分，秘秘書有文文字秘書書、事務(wù)務(wù)秘書、通訊秘秘書、信信訪秘書書、機要要秘書等等。2、秘書書的縱向向的

16、層次次中國：（11）初級級秘書 （22）中級級秘書（3）高高級秘書書日本：（11）見習(xí)習(xí)秘書 （22）初級級秘書 （33）中級級秘書 （44）高級級秘書美國：（11）LSS-1級級、LSS-2級級、LSS-3級級、LSS-4級級 （22）LRR-一級級秘書、LR-2級秘秘書三、秘書書的修養(yǎng)1、修養(yǎng)養(yǎng)的含義義是指秘書書在道德德品質(zhì)、知識與與技能等等方面經(jīng)經(jīng)過長期期的鍛煉煉和培養(yǎng)養(yǎng)達(dá)到的的一定層層次和水水平。2、秘書書修養(yǎng)的的內(nèi)容政治修養(yǎng)養(yǎng)：包括括政治信信念立場場堅定，原原則性強強；自覺覺學(xué)習(xí)政政治理論論，思想想政策水水平高；樹立遠(yuǎn)遠(yuǎn)大理想想、價值值觀正確確、事業(yè)業(yè)心強。情感修養(yǎng)養(yǎng)：內(nèi)向向外向結(jié)結(jié)

17、合；熱熱情和平平穩(wěn)結(jié)合合；寬廣廣與容忍忍結(jié)合。意志修養(yǎng)養(yǎng)：培養(yǎng)養(yǎng)自覺性性，克服服盲目性性；培養(yǎng)養(yǎng)果斷性性，克服服猶豫性；培養(yǎng)堅堅韌性克克服脆弱弱性；培培養(yǎng)自制制力，克克服散漫漫性。作風(fēng)修養(yǎng)養(yǎng)：嚴(yán)謹(jǐn)謹(jǐn)細(xì)致一一絲不茍茍（細(xì)心心）；敏敏捷迅速速主動勤勤快（熱熱心）；聯(lián)系實實際，深深入群眾眾（忠心心）；文文明禮貌貌，不卑卑不亢（誠誠心）哲學(xué)修養(yǎng)養(yǎng)：全面面看問題題，發(fā)展展看問題題，辯證證看問題題。四、秘書書職業(yè)的的新趨勢勢1、女性性化2、對秘秘書素質(zhì)質(zhì)提出了了新要求求3、就業(yè)業(yè)領(lǐng)域從從黨政機機關(guān)轉(zhuǎn)向向民間4、信息息高速公公路和辦辦公自動動化的實實現(xiàn)，影影響秘書書工作方方式和內(nèi)內(nèi)容。課后作業(yè)業(yè)：教學(xué)后記記

18、 第四教案案課題： 秘秘書的職職業(yè)道德德、知識結(jié)結(jié)構(gòu)與能能力結(jié)構(gòu)構(gòu)教學(xué)目的的和要求求： 了解解秘職業(yè)業(yè)道德要要求掌握秘秘書知識識結(jié)構(gòu)和和能力結(jié)結(jié)構(gòu)的內(nèi)內(nèi)涵和要要求懂得得如何準(zhǔn)準(zhǔn)備應(yīng)聘聘材料了解解秘書應(yīng)應(yīng)聘的方方式與技技巧教學(xué)重點點和難點點：秘書的任任職資格格和條件件，秘書書應(yīng)聘技技巧和方方法教學(xué)方方法： 講講授法、啟發(fā)法法、案例例法教學(xué)課時時： 兩兩課時教學(xué)內(nèi)容容：一、秘書書的職業(yè)業(yè)道德（1）言言德。能能直陳己己見，實實話實說說，而且且言之有有物，言言之有據(jù)據(jù)，言之之有理，言言而有信信；不搞搞言之無無物，言言過其實實和阿諛諛奉承。（2）書書德。能能秉筆直直書，實實事求是是，有喜喜報喜，有有憂報

19、憂憂。不做做表面文文章，不不搞文字字游戲，不不矯揉造造作，不不粉飾太太平。（3）行行德。能能令行禁禁止，有有行必果果，辦事事扎實，待待人誠實實，為人人樸實，謙謙虛恭謹(jǐn)謹(jǐn)，禮讓讓客氣，自自尊、自自愛、自自重，甘甘當(dāng)配角角，甘作作綠葉，勇勇于奉獻(xiàn)獻(xiàn)，淡泊泊名利。簡言之之就是：勇于奉奉獻(xiàn)，淡淡泊名利利，直陳陳己見，實實事求是是?？傊?，秘秘書要熱熱愛工作作、甘于于平凡；不辭勞勞苦，不不計得失失；自尊尊自重，克克己奉公公；謙虛虛謹(jǐn)慎，平平等待人人；嚴(yán)守守機密，守守口如瓶瓶。二、秘書書的知識識結(jié)構(gòu)理想的知知識結(jié)構(gòu)構(gòu)是廣博博的基礎(chǔ)礎(chǔ)知識、精深的的專業(yè)知知識和實實用的輔輔助知識識的結(jié)合合?；A(chǔ)知識識包括：政治

20、哲哲學(xué)類，語語言文學(xué)學(xué)類，數(shù)數(shù)理統(tǒng)計計類，歷歷史地理理類，法法律法規(guī)規(guī)類。專業(yè)知識識包括：秘書學(xué)學(xué)，秘書書實務(wù)，秘秘書寫作作，文書書檔案知知識，調(diào)調(diào)研信訪訪協(xié)調(diào)會會務(wù)知識識等輔助知識識包括管管理類，藝藝術(shù)類，公公關(guān)禮儀儀類。三、秘書書的能力力結(jié)構(gòu)（1）智智能方面面A.敏銳銳的觀察察能力B.良好好的表達(dá)達(dá)能力C.出眾眾的記憶憶能力 D.自如如的社交交能力 E.良好好的溝通通能力(2)思思維能力力方面A.深刻刻的思考考能力 B.全局局的綜合合能力 C.周密密的分析析能力 D.巧妙妙的應(yīng)變變能力(3)組組織能力力方面A.八面面玲瓏的的協(xié)調(diào)能能力B.點面面兼顧的的計劃能能力 C.運籌籌帷幄的的調(diào)度能能

21、力 D.高效效可靠的的管理能能力四、秘書書的任職職資格與與條件1、通過過具體的的例子讓讓學(xué)生了了解秘書書的任職職資格與與條件 例11： 誠 聘三盛集團(tuán)團(tuán)是一家家跨區(qū)域域、多元元化的集集團(tuán)公司司，投資資涉及塑塑料、化化工制造造、金融融、房地地產(chǎn)等多多個領(lǐng)域域。目前前在福州州已成功功開發(fā)有有 “三三盛果果嶺生活活”、“三三盛巴巴厘島”、“麗景景天成”等等地產(chǎn)項項目，并并有500萬M22的地產(chǎn)產(chǎn)儲備項項目正在在陸續(xù)開開發(fā)。現(xiàn)現(xiàn)因業(yè)務(wù)務(wù)發(fā)展迅迅速，誠誠邀英才才加盟。本公司司提供富富有競爭爭力的薪薪酬福利利待遇。 1、秘書 本科科學(xué)歷，中中文、工工商管理理或房地地產(chǎn)經(jīng)營營管理專專業(yè)，形形象氣質(zhì)質(zhì)佳，綜綜

22、合素質(zhì)質(zhì)較高；有二年年以上大大型房地地產(chǎn)開發(fā)發(fā)企業(yè)相相關(guān)工作作經(jīng)驗，熟熟悉辦公公軟件。 例2：工學(xué)學(xué)院招聘聘啟事 因因工作需需要，北北京大學(xué)學(xué)工學(xué)院院擬公開開招聘教教學(xué)秘書書一名，負(fù)負(fù)責(zé)工學(xué)學(xué)院本科科生、研研究生教教學(xué)管理理的具體體事務(wù)及及相關(guān)事事宜。試試用期66個月，試試用合格格后按北北京大學(xué)學(xué)聘用人人員有關(guān)關(guān)規(guī)定辦辦理。 工學(xué)院院的情況況可參見見： HYPERLINK / htttp:/ccoe.pkuu.eddu.ccn 招招聘條件件：1、 本本科或以以上學(xué)歷歷，貫徹徹執(zhí)行黨黨的路線線、方針針和政策策；2、 有有較強的的中英文文口頭和和書面交交流能力力，英語語達(dá)到六六級水平平；3、 具具

23、有較好好的溝通通協(xié)調(diào)能能力和應(yīng)應(yīng)變能力力；4、 工工作態(tài)度度認(rèn)真，責(zé)責(zé)任心強強，能較較好地與與人相處處共事，并并有吃苦苦耐勞精精神；5、 具具有計算算機操作作基礎(chǔ)知知識，熟熟練掌握握Offficee系統(tǒng)和和相關(guān)辦辦公網(wǎng)絡(luò)絡(luò)系統(tǒng)；6、 身身體健康康；7、 具具有北京京市戶口口。報名辦法法：1、 需需提交申申請人個個人簡歷歷 北京京大學(xué)工工學(xué)院20005年99月266日2、通通過具體體的用人人信息，得得出結(jié)論論（1）用用人單位位對“硬硬件”毫毫不含糊糊。在需需方人才才市場上上，招聘聘單位對對求職者者的年齡齡、生理條件件、學(xué)歷歷、專業(yè)業(yè)技術(shù)水水平等硬硬指標(biāo)要要求相當(dāng)當(dāng)嚴(yán)格。對秘書書比較傳傳統(tǒng)的三三項

24、要求求是文筆筆、英語語和現(xiàn)代代辦公設(shè)設(shè)備的使使用能力力，這些些要求近近年已經(jīng)經(jīng)逐步量量化為硬硬件。（2）軟軟件條件件綿里藏藏針。所所謂“軟軟件”，是是由那些些“良好好的”“熟熟練的”、“GooodflluenncyEnnerggetiicefffecttiveely等等詞詞匯來體體現(xiàn)的，二二這可以以說是高高難標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)。（3）“第第二專業(yè)業(yè)”不可可或缺。幾乎所所有的招招聘啟事事都先介介紹自己己的業(yè)務(wù)務(wù)范圍，這是在告告訴謀職職的秘書書本單位位所需要要的專業(yè)業(yè)知識和和技能?！坝邢嘞嚓P(guān)專業(yè)業(yè)工作經(jīng)經(jīng)驗者優(yōu)優(yōu)先考慮慮”的聲聲名，表表現(xiàn)了招招聘單位位對應(yīng)聘聘秘書的的專業(yè)工工作經(jīng)驗驗越來越越重視。（4）“硬硬

25、件”要要求常常常是用人人單位提提出的特特性要求求，所以以標(biāo)準(zhǔn)比比較清晰晰。比如如身高、學(xué)歷、英語級級別等。“軟件件”作為為共性的的要求反反而模糊糊，像人人際關(guān)系系、綜合合素質(zhì)、氣質(zhì)人人品等。（5）近近年來，招招聘啟事事內(nèi)容有有從對應(yīng)應(yīng)聘者的的理想、事業(yè)心心、歸屬屬感的訴訴求，逐逐步向?qū)ξ镔|(zhì)待待遇、經(jīng)經(jīng)濟(jì)實惠惠和機會會的訴求求轉(zhuǎn)變的的趨勢。最近一周周，北京京、上海海、成都都、廣州州、南京京乃至全全國所有有知名外外企都在在瘋狂轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)一封封來自EEMC（全全球最大大的網(wǎng)絡(luò)絡(luò)信息存存儲商，總總部設(shè)美美國）北北京總部部的電子子郵件：EMCC大中華華區(qū)總裁裁陸純初初和他的的高級女女秘書瑞瑞貝卡(秘書的的

26、英文名名)因工工作瑣事事發(fā)生激激烈爭吵吵，導(dǎo)致致后者被被迫離職職。更為為嚴(yán)重的的是，瑞瑞貝卡(秘書的的英文名名)無奈奈地告訴訴記者，“這件事傳得太廣，我都找不到工作了?！毕掳噫i鎖門引起起總裁不不滿20066年4月月7日晚晚，EMMC大中中華區(qū)總總裁陸純純初回辦辦公室取取東西，到到門口才才發(fā)現(xiàn)自自己沒帶帶鑰匙。此時他他的私人人秘書瑞瑞貝卡已已經(jīng)下班班。陸試試圖聯(lián)系系后者未未果。數(shù)數(shù)小時后后，陸純純初還是是難抑怒怒火，于于是在凌凌晨1時時13分分通過內(nèi)內(nèi)部電子子郵件系系統(tǒng)給瑞瑞貝卡發(fā)發(fā)了一封封措辭嚴(yán)嚴(yán)厲且語語氣生硬硬的“譴責(zé)信信”。陸純初在在這封用用英文寫寫就的郵郵件中說說，“我曾告告訴過你你，想

27、東東西、做做事情不不要想當(dāng)當(dāng)然！結(jié)結(jié)果今天天晚上你你就把我我鎖在門門外，我我要取的的東西都都還在辦辦公室里里。問題題在于你你自以為為是地認(rèn)認(rèn)為我隨隨身帶了了鑰匙。從現(xiàn)在在起，無無論是午午餐時段段還是晚晚上下班班后，你你要跟你你服務(wù)的的每一名名經(jīng)理都都確認(rèn)無無事后才才能離開開辦公室室，明白白了嗎？”（事實實上，英英文原信信的口氣氣比上述述譯文要要激烈得得多）。陸在發(fā)發(fā)送這封封郵件的的時候，同同時傳給給了公司司幾位高高管。秘書回回了咄咄咄逼人的的郵件兩天后瑞瑞貝卡在在郵件中中回復(fù)說說，“首先，我我做這件件事是完完全正確確的，我我鎖門是是從安全全角度上上考慮的的，如果果一旦丟丟了東西西，我無無法承擔(dān)

28、擔(dān)這個責(zé)責(zé)任。其其次，你你有鑰匙匙，你自自己忘了了帶，還還要說別別人不對對。造成成這件事事的主要要原因都都是你自自己，不不要把自自己的錯錯誤轉(zhuǎn)移移到別人人的身上上。第三三，你無無權(quán)干涉涉和控制制我的私私人時間間，我一一天就88小時工工作時間間，請你你記住中中午和晚晚上下班班的時間間都是我我的私人人時間。第四，從從到EMMC的第第一天到到現(xiàn)在為為止，我我工作盡盡職盡責(zé)責(zé)，也加加過很多多次的班班，我也也沒有任任何怨言言，但是是如果你你們要求求我加班班是為了了工作以以外的事事情，我我無法做做到。第第五，雖雖然咱們們是上下下級的關(guān)關(guān)系，也也請你注注重一下下你說話話的語氣氣，這是是做人最最基本的的禮貌問

29、問題。第第六，我我要在這這強調(diào)一一下，我我并沒有有猜想或或者假定定什么，因因為我沒沒有這個個時間也也沒有這這個必要要?！北緛?，這這封咄咄咄逼人的的回信已已經(jīng)夠令令人吃驚驚了，但但是瑞貝貝卡選擇擇了更加加過火的的做法。她回信信的對象象選擇了了“EMCC（北京京）、EEMC（成成都）、EMCC（廣州州）、EEMC（上上海）”。這樣樣一來，EEMC中中國公司司的所有有人都收收到了這這封郵件件。郵件被被數(shù)千人人轉(zhuǎn)發(fā)瑞貝卡曾曾認(rèn)為，“這只是我和EMC之間的事，跟別人沒關(guān)系”。可就在瑞貝卡回郵件后不久，這封“女秘書PK老板”的火爆郵件就被她的同事在全國外企中廣泛轉(zhuǎn)發(fā)。近一周內(nèi)內(nèi)，該郵郵件被數(shù)數(shù)千外企企白領(lǐng)

30、接接收和轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)，幾幾乎每個個人都不不止一次次收到過過郵件，很很多人還還在郵件件上留下下諸如“真?！?、“解氣”、“罵得好好”之類的的點評。其中流流傳最廣廣的版本本居然署署名達(dá)110000多個，而而這只是是無數(shù)轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)郵件件中的一一個而已已。記者者在郵件件上找到到了兩位位留有私私人郵件件的人士士。黃小姐供供職于IIBM中中國研究究院。據(jù)據(jù)她回憶憶，該郵郵件最早早從公司司同事的的大學(xué)同同學(xué)處轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)來，后后來的來來路也多多為業(yè)務(wù)務(wù)關(guān)系、大學(xué)同同學(xué)等。張先生就就職于GGE北京京總部，“我收到郵件比較早，當(dāng)時就轉(zhuǎn)給了成都和上海的大學(xué)同學(xué)，結(jié)果后來又從南京同學(xué)那里收回來了”。從郵件的的轉(zhuǎn)發(fā)過過程中，可可以發(fā)現(xiàn)現(xiàn)

31、這樣一一個順序序：EMMC-Miccrossft-MIIC-HP-SAAMSUUNG-Hooneyywelll-Thoomsoon-Mottoroola-Nookiaa-GGE這些大大名鼎鼎鼎的外企企大多為為IT或或電子類類相關(guān)企企業(yè)。女秘書書已離開開公司郵件被轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)出EEMC后后不久，陸陸純初就就更換了了秘書，瑞瑞貝卡也也離開了了公司。目前，EEMC內(nèi)內(nèi)部對此此事噤若若寒蟬，一一些參與與轉(zhuǎn)發(fā)郵郵件的員員工挨個個兒被人人事部門門找去談?wù)勗?。盡管無論論是郵件件附加的的個人點點評還是是BBSS上的討討論，力力挺瑞貝貝卡的聲聲音都超超過了八八成，但但外企人人力資源源部的管管理層卻卻并不買買賬。昨昨天

32、早上上，記者者剛在電電話中表表明身份份，瑞貝貝卡就明明白了，“這事兒鬧得太厲害，我已經(jīng)找不到工作了”。她沒有料到郵件會被轉(zhuǎn)發(fā)出去，也沒有料到后來的局面。EMCC回應(yīng)“郵件門門”“郵件門門”對陸純純初有何何影響？昨天晚晚上，陸陸純初授授意遠(yuǎn)在在美國的的EMCC公司大大中國區(qū)區(qū)市場部部經(jīng)理吳吳薇發(fā)出出聲明。這份外外交措辭辭的聲明明表示，“最近這位北京員工的離職完全是一個個人行為和獨立的事件，EMC中國區(qū)的員工都充滿了信心與EMC一起取得更大的發(fā)展?！庇蠭T業(yè)資深人士分析，像對大中華區(qū)總裁這種高管的評價，一般只有美國總部的總裁和總部人力資源部的主管才有發(fā)言權(quán)。教學(xué)后后記：第五教案課題： 秘書辦公公環(huán)

33、境的的布置設(shè)設(shè)計和美美化教學(xué)目的的和要求求：認(rèn)知辦公公室種類類；掌握握辦公室室布置、整理和和美化的的要求；了解辦辦公室安安全隱患患及排除除。教學(xué)重點點和難點點：辦公室布布置美化化要求及及隱患排排除教學(xué)方法法：講授法、問答法法教學(xué)課課時：一、秘書書工作環(huán)環(huán)境的涵涵義和特特點 環(huán)境是指指對工作作績效起起著潛在在影響的的外部力力量。秘秘書工作作環(huán)境是是指直接接或間接接影響秘秘書工作作效率的的各種潛潛在外部部力量的的總和。 秘書工作作環(huán)境特特點有： 1.復(fù)雜雜和多樣樣性。 2.差異異性。 3.變異異性。 環(huán)境的上上述特點點，深刻刻的影響響秘書工工作與環(huán)環(huán)境之間間相互作作用的過過程： 1.環(huán)境境決定、影

34、響或或制約秘秘書工作作； 2.秘書書工作必必須適應(yīng)應(yīng)環(huán)境； 3.環(huán)境境的變化化必然導(dǎo)導(dǎo)致秘書書工作發(fā)發(fā)展變化化； 4.秘書書工作對對環(huán)境有有能動作作用：一一是改善善環(huán)境，二二是污染染環(huán)境。 二 .秘秘書工作作的宏觀觀環(huán)境 宏觀環(huán)境境，又稱稱為一般般環(huán)境，或或大社會會環(huán)境，它它處于所所有組織織之外，并并組織發(fā)發(fā)生影響響的外部部環(huán)境。它是一一種必須須監(jiān)測和和適應(yīng)的的不可控控制的環(huán)環(huán)境。 秘書工作作的宏觀觀環(huán)境主主要有：政治法法律環(huán)境境，經(jīng)濟(jì)濟(jì)環(huán)境，科科技環(huán)境境，文化化環(huán)境等等。 1.政治治法律環(huán)環(huán)境與秘秘書工作作 2.經(jīng)濟(jì)濟(jì)環(huán)境與與秘書工工作 3，科技技環(huán)境與與秘書工工作 4，文化化環(huán)境與與秘書工

35、工作 文化分為為傳統(tǒng)文文化和現(xiàn)現(xiàn)代文化化。傳統(tǒng)統(tǒng)文化具具有保守守性，即即對新的的事物視視之不慣慣，不樂樂于接受受；權(quán)威威性，即即崇尚權(quán)權(quán)威，重重服從；感情性性，即公公眾問題題或公共共爭議的的解決，多多是由有有聲望有有地位的的年高者者出面解解決，予予以勸說說，要求求爭議的的當(dāng)事人人重情義義，輕利利害，講講情面，顧顧大體。三、秘書書工作的的中觀環(huán)環(huán)境秘書工作作的中觀觀環(huán)境是是指秘書書所處的的組織的的性質(zhì)，制制度與結(jié)結(jié)構(gòu)方面面的環(huán)境境。它對對秘書工工作有著著重要 的影響響。 企業(yè)的組組織結(jié)構(gòu)構(gòu) 現(xiàn)代企業(yè)業(yè)是以現(xiàn)現(xiàn)代企業(yè)業(yè)制度為為基礎(chǔ)的的。它是是在國家家公司法法的規(guī)定定下組建建的。其其組織模模式就是是

36、公司法法規(guī)定的的幾種形形式。這這幾種形形式有有有限責(zé)任任公司，國國營獨資資公司，股股份有限限公司。 任何一個個公司組組織中的的工作人人員由于于地位的的不同，縱縱向分為為高級管管理人員員，中級級管理人人員和操操作執(zhí)行行人員。在企業(yè)業(yè)中，董董事會定定期開會會制定決決策，決決策以后后由高級級管理人人員作具具體的決決策，又又由中級級管理人人員組織織實施，操操作執(zhí)行行人員具具體執(zhí)行行。由于于中層不不可能擔(dān)擔(dān)負(fù)起一一個企業(yè)業(yè)所有的的職能，因因此，必必須將企企業(yè)的中中層橫向向分為若若干職能能部門。四、 秘秘書工作作的微觀觀環(huán)境微觀環(huán)境境，又叫叫辦公室室環(huán)境，是是指一定定的組織織機構(gòu)的的秘書部部門工作作所處的

37、的自然環(huán)環(huán)境。 （一）辦辦公室環(huán)環(huán)境的種種類及對對秘書工工作效率率的影響響 辦公室環(huán)環(huán)境包括括： 第一、辦辦公室的的空間環(huán)環(huán)境，系系指房屋屋建筑與與分配，辦辦公空間間的大小小，家具具的布置置； 第二、辦辦公室的的視覺環(huán)環(huán)境，它它包括色色彩，光光線； 第三、辦辦公室的的聽覺環(huán)環(huán)境，指指辦公室室所處的的有益或或無益聲聲音； 第四、辦辦公室的的空氣環(huán)環(huán)境，指指由生理理空氣因因素（濕濕度，溫溫度，空空氣流通通與凈化化）造成成的辦公公室的整整個氣氛氛； 第五、辦辦公室的的健康與與安全環(huán)環(huán)境。 辦公室環(huán)環(huán)境對秘秘書工作作效率的的影響可可以從以以下三點點說明： 1.作業(yè)業(yè)方面：辦公環(huán)環(huán)境對秘秘書人員員的器官

38、官功能，知知覺感受受，體力力消耗，心心理反應(yīng)應(yīng)都有直直接影響響，比如如光線不不足，足足以使人人的辨別別力降低低，眼力力消耗較較大，而而生疲倦倦，使注注意力難難以集中中，則效效率降低低。 2.生理理方面：環(huán)境變變化必然然會引起起生理變變化。辦辦公環(huán)境境不適宜宜，會增增加秘書書的體力力消耗，體體力消耗耗過多則則生疲勞勞，疲勞勞生則工工作興趣趣減低。興趣低低，工作作效率必必隨之遞遞降。 3.心理理方面：辦公環(huán)環(huán)境的不不適宜，會會引起秘秘書對工工作厭煩煩的心理理反應(yīng)。這種心心理反應(yīng)應(yīng)自然降降低工作作效率。心理厭厭煩導(dǎo)致致人的精精神苦悶悶及抑郁郁和怒怨怨之感。這些心心情對工工作效率率皆有不不良影響響。

39、（二）辦辦公室環(huán)環(huán)境的管管理原則則 辦公環(huán)境境的管理理是指對對辦公室室環(huán)境加加以合理理的設(shè)計計，組織織和控制制，使其其達(dá)到最最符合秘秘書工作作的需要要，進(jìn)而而提高工工作效率率，完成成組織欲欲達(dá)到的的使命。在對辦辦公環(huán)境境進(jìn)行管管理的過過程中，要要堅持以以下的原原則： 1.方便便，即辦辦公室的的布局應(yīng)應(yīng)該力求求方便省省時，如如相關(guān)的的部門及及設(shè)備應(yīng)應(yīng)盡可能能安排在在相鄰的的地方，以以避免不不必要的的穿插迂迂回，便便于工作作的協(xié)調(diào)調(diào)和同步步進(jìn)行； 2.舒適適整潔，即即無論是是辦公室室，辦公公桌椅，還還是抽屜屜等，不不要放置置與辦公公無關(guān)的的東西。辦公文文具的擺擺放要井井然有序序。 3.和諧諧統(tǒng)一，

40、即即辦公桌桌椅，文文件柜，辦辦公自動動化設(shè)備備等的大大小，格格式，顏顏色等協(xié)協(xié)調(diào)統(tǒng)一一，這不不僅能增增加辦公公室的美美觀，而而且能強強化成員員之間的的平等觀觀念，創(chuàng)創(chuàng)造出和和諧一致致的工作作環(huán)境。 4.安全全，即布布置辦公公室時要要留意附附近的辦辦公環(huán)境境和辦公公室存放放財物的的安全條條件；信信息，如如紙質(zhì)文文件，存存儲在計計算機里里的數(shù)據(jù)據(jù)等的安安全和保保密能否否得到保保障；電電器的電電源，電電線，器器物的擺擺放是否否對人員員造成生生理上的的危害等等。 （三）辦辦公室的的空間設(shè)設(shè)計 所謂辦公公室的空空間管理理是指組組織為節(jié)節(jié)省成本本，有效效地利用用空間，縮縮短工作作流程，迅迅速處理理信息，提

41、提供良好好工作環(huán)環(huán)境，并并促進(jìn)秘秘書與其其他工作作人員的的溝通與與協(xié)調(diào)所所作的辦辦公室內(nèi)內(nèi)的布置置。 辦公室空空間管理理的內(nèi)容容包括： 1.各職職能部門門的場地地設(shè)計 2.工作作中心的的設(shè)計 特殊工作作中心，指指特殊用用途或?qū)ｉT業(yè)務(wù)務(wù)的工作作中心，它它包括： 接待中中心，該該中心是是公司機機關(guān)和外外界接觸觸的媒介介，故布布置應(yīng)井井然有序序。其設(shè)設(shè)計要點點是：遠(yuǎn)遠(yuǎn)離公司司機關(guān)主主要部門門，以免免訪客的的干擾；放置公公司簡報報或其它它閱讀資資料的地地方，應(yīng)應(yīng)光線充充足以利利閱讀。 計算機機中心，其其布置要要點：注注意適當(dāng)當(dāng)?shù)臐穸榷群蜏囟榷?，相對對濕度為?400660%之之間，溫溫度在11820

42、之間。 3.開放放式辦公公場地的的布局 開放式辦辦公場地地又叫自自由式的的聚集辦辦公室。其特點點有： 沒有個個人辦公公室，工工作空間間的位置置通過安安排可活活動的物物件來確確定； 每次進(jìn)進(jìn)行工作作間布局局規(guī)劃時時，并不不考慮窗窗戶或其其它常規(guī)規(guī)結(jié)構(gòu)的的限制，而而是以信信息流和和工作運運轉(zhuǎn)的自自然路線線所形成成的不統(tǒng)統(tǒng)一的款款式來安安排的； 工作人人員的地地位更多多地是由由分配給給他們的的任務(wù)，而而不是由由他們的的位置來來確定的的，如高高級管理理人員可可以有較較大的辦辦公室及及不同顏顏色，不不同形狀狀的辦公公桌，除除此以外外，幾乎乎沒有可可以看得得見的等等級標(biāo)志志。 開放式辦辦公室有有以下優(yōu)優(yōu)點

43、： 降低能能源成本本和建筑筑成本； 減少占占地面積積； 降低了了重新布布局的成成本； 由于拆拆除了辦辦公室的的隔屏，管管理者與與被管理理者的交交往障礙礙減少了了這有利利于排除除心理障障礙。 4.辦公公房間的的空間設(shè)設(shè)計 （四）辦辦公室的的視覺環(huán)環(huán)境管理理 辦公室的的視覺環(huán)環(huán)境包括括辦公室室內(nèi)覆蓋蓋物的顏顏色和照照明。 1.覆蓋蓋物，它它包括墻墻壁，天天花板，地地面，門門窗，支支柱等上上面的覆覆蓋物。 有效的的使用顏顏色。 地面覆覆蓋物的的顏色和和類型應(yīng)應(yīng)與墻壁壁，天花花板的顏顏色協(xié)調(diào)調(diào)一致，以以保證一一個統(tǒng)一一的，和和諧的環(huán)環(huán)境。 2.照照明，指指為完成成辦公室室的指定定工作而而提供適適當(dāng)?shù)墓?/p>

44、光線系統(tǒng)統(tǒng)。 光線的的量。光光線的量量一般用用w(瓦瓦)代表表。 光線線的質(zhì)。 光的設(shè)設(shè)計。 （五）辦辦公室的的聽覺環(huán)環(huán)境管理理 1.消除除噪音的的來源。 2.用吸吸音的材材料以減減少噪音音的影響響。 3.適量量音樂的的播放。 （六）辦辦公室的的空氣環(huán)環(huán)境管理理 1.溫度度：2664.空氣氣的凈化化。 （七）辦辦公室的的保健與與安全環(huán)環(huán)境 保健，又又叫健康康保護(hù)。辦公室室的健康康環(huán)境對對秘書人人員具有有不可忽忽視的意意義和重重要性。秘書人人員保持持良好的的健康的的身體，足足以促進(jìn)進(jìn)工作效效率的提提高?？煽芍^“健健全的精精神寓于于健全的的身體中中”。 組織應(yīng)如如何推行行對秘書書人員的的保健方方法

45、呢？其主要要方法有有： 1.定期期健康檢檢查。 2.傳授授衛(wèi)生知知識。 3.采行行疾病預(yù)預(yù)防。 4.保持持環(huán)境整整潔。 5.推行行健身運運動。 6.舉辦辦康樂活活動。 要造成一一個安全全的環(huán)境境，就必必須在以以下方面面加強管管理： 1.防盜盜。 2.防火火。 3.防止止意外傷傷亡。教學(xué)后記記： 第第六教案課題：辦公室電電話業(yè)務(wù)務(wù)教學(xué)目的的和要求求：掌握辦公公電話使使用的總總體原則則，接打打電話和和甄別電電話的要要求。教學(xué)重點點和難點點：接打電話話和甄別別電話的的方法技技巧教學(xué)學(xué)方法：講授法、示范法法教學(xué)課時時：兩課時教學(xué)內(nèi)容容：在秘書日日常的公公關(guān)實務(wù)務(wù)中，電電話溝通通更是不不可缺少少的形式式

46、，很多多客戶正正是通過過電話最最先接觸觸和了解解對方。正確使使用電話話，有助助于創(chuàng)造造良好的的溝通氣氣氛，提提高辦事事效率，樹樹立個人人和組織織的良好好形象。一、接聽聽與撥打打電話的的原則與與基本要要求 1表達(dá)達(dá)規(guī)范、正確。2.禮貌貌熱情，語語氣清晰晰和婉。3.簡潔潔。4.保密密。5.注意意時間。二、過濾濾電話的的注意事事項和基基本要求求 1.接聽聽重要電電話所謂重要要電話一一般指來來自上級級的電話話或來自自公眾的的內(nèi)容特特別重要要的電話話，比如如重要會會議、重重要通知知、突發(fā)發(fā)事件等等。至于如何何判定重重要與否否，除了了憑自己己的經(jīng)驗驗和直覺覺，還可可以參考考以下標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)：一一是需要要馬上辦辦

47、理，二二是需要要交辦，三三是需要要提醒，四四是需要要備忘，五五是可能能沒有任任何原因因，只憑憑感覺有有此必要要，凡符符合上述述標(biāo)準(zhǔn)的的來電，我我們都要要養(yǎng)成邊邊聽邊記記或掛斷斷電話后后馬上隨隨手記錄錄的習(xí)慣慣。2.接聽聽糾纏電電話秘書接聽聽這類電電話往往往違背秘秘書的意意愿，發(fā)發(fā)話者為為了達(dá)到到自己目目的，幾幾次三番番地來電電話糾纏纏，而且且現(xiàn)在有有些人信信奉“會會哭的孩孩子多吃吃奶”的的心態(tài)，經(jīng)經(jīng)常打騷騷擾性的的糾纏電電話。這這類電話話一般會會讓人心心煩意亂亂，拿不不定主意意，還可可能發(fā)脾脾氣，對對普通人人而言，可可毫無疑疑問地拒拒絕或訓(xùn)訓(xùn)斥對方方，但秘秘書人員員在接這這類電話話時應(yīng)大大度有

48、禮禮，不怒怒不躁，不不要被對對方利用用，但也也要有原原則。禮禮貌的回回絕對方方，不留留任何余余地。3.過濾濾恐嚇電電話有些人為為了某種種目的，經(jīng)經(jīng)常會使使用威脅脅的辦法法給相關(guān)關(guān)組織打打恐嚇電電話，提提出的條條件也不不盡相同同，口氣氣也有輕輕有重，但但大部分分的恐嚇嚇電話都都與經(jīng)濟(jì)濟(jì)利益有有關(guān)系。4.過濾濾嘮叨電電話秘書在過過濾電話話時，經(jīng)經(jīng)常接一一些“長長舌婦式式”的嘮嘮叨電話話，如何何應(yīng)對這這類電話話，一般般多采用用善意的的謊言法法。5.過濾濾代接電電話代接電話話有三種種：一是領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)不在時時秘書代代為處理理。二是代接接電話是是領(lǐng)導(dǎo)不不能馬上上接電話話，要讓讓客人等等一兩分分鐘。三是領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)在

49、辦公公室，秘秘書為領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)過濾濾電話。在過濾電電話的過過程中也也常常會會遇到打打錯的電電話，秘秘書也要要始終保保持禮貌貌和善用用職業(yè)用用語。三、接聽聽與拔打打電話的的程序 1.接聽聽電話的的程序首先，接接電話前前應(yīng)準(zhǔn)備備好電話話記錄單單，以便便記錄一一些重要要電話。其次，當(dāng)當(dāng)電話鈴鈴響起兩兩聲之后后的間隔隔里拿起起話筒，進(jìn)進(jìn)行接聽聽。再次，拿拿起話筒筒后應(yīng)自自報家門門，弄清清對方的的身份與與目的。2.拔打打電話的的程序首先，在在打電話話之前要要清理好好自己的的思維，對對于重要要的電話話最好提提前準(zhǔn)備備要說的的要點，以以免說錯錯。其次，在在打通電電話時，要要主動自自報家門門，說明明來意。另外，和和

50、接聽電電話是一一樣的，除除了要用用規(guī)范的的職業(yè)語語言之外外，一般般要等對對方說完完再見之之后再掛掛機。技能訓(xùn)練練訓(xùn)練目目標(biāo)通過訓(xùn)訓(xùn)練學(xué)生生能夠熟熟練掌握握接聽電電話的技技能與填填寫日志志的技能能1.秘書書小李一一次給客客戶打電電話，鈴鈴聲響了了五聲之之后還沒沒有人接接，他就就掛了電電話。她她做的對對嗎？2.秘書書小孫一一次因工工作被領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)批評評了，心心情很不不好，恰恰好電話話響了，鈴鈴聲響了了兩聲以以后，她她拿起話話筒說，“喂喂，你找找誰？”當(dāng)當(dāng)?shù)弥獙Ψ酱蝈e錯電話時時，她很很不耐煩煩的說了了聲“您您打錯了了?！本途蛯㈦娫捲捊o掛了了。她的的做法對對嗎？3.秘書書小歐一一次八點點鐘就給給新疆的的

51、一位老老板打電電話，“喂喂，是張張總嗎？”“你你是誰？”“我我是杭州州娃哈哈哈集團(tuán)人人力資源源部的辦辦公室秘秘書?！薄皩Σ黄?，我我在吃早早餐，等等會打過過來好嗎嗎？”“噢噢，好的的?！比缛绻闶鞘敲貢⌒W，你你該如何何做？4.秘書書小董接接到了一一個投訴訴電話，對對方態(tài)度度還可以以，她一一邊接電電話，一一邊翻閱閱當(dāng)天的的文件。小董做做的對嗎嗎？5.秘書書小張一一次接到到了一個個恐嚇電電話，對對方態(tài)度度很惡劣劣，聲稱稱一定要要讓她的的老總親親自接。小張說說老板不不在，讓讓他過一一會打過過來，對對方依然然態(tài)度強強硬，小小張就把把電話筒筒放在一一邊，去去做別的的事情。小張的的做法對對嗎？6.陳之

52、之安先生生是沈陽陽某飛機機部件股股份有限限公司主主管銷售售的經(jīng)理理。請把把下星期期一的活活動安排排有關(guān)內(nèi)內(nèi)容分別別填寫在在陳之安安先生和和他秘書書的工作作日志上上：每周周星期一一上午110：30在辦辦公室舉舉行會議議，所有有經(jīng)理都都參加。要安排排時間去去銀行取取現(xiàn)金。12：30陳先先生與王王新西先先生（北北京代理理商）在在文華大大酒店共共進(jìn)午餐餐。為人人事部的的朱迪小小姐安排排下午33：00見陳陳經(jīng)理。在該天天某一適適當(dāng)時間間，秘書書必須空空出半個個小時的的時間以以便安排排陳先生生與自己己商談下下一次推推銷工作作會議的的日程安安排，但但不能占占上午99：0010：00的時時間，因因為陳經(jīng)經(jīng)理想

53、在在這段時時間里處處理他的的信件。陳經(jīng)理理和夫人人晚上77：30分出出發(fā)去康康特公寓寓出席晚晚8：00的俱俱樂部聚聚餐會。秘書本本人在晚晚上7：00要參參加社交交俱樂部部舉行的的一個會會。教學(xué)后記記：第七教案案課題：時間和印印信管理理教學(xué)目的的和要求求： 掌握時時間管理理的方法法和時間間表制作作技巧；掌握印印信管理理的注意意事項。教學(xué)重點點和難點點：時間表制制作方法法及印信信管理注注意事項項教學(xué)方法法：講授法、討論法法、啟發(fā)發(fā)法教學(xué)課時時：兩課時教學(xué)內(nèi)容容：秘書日常常事務(wù)工工作之一一就是做做好組織織的時間間安排，包包括日程程安排、約會安安排和旅旅行安排排，其中中幫助領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)安排排好時間間就是本本

54、節(jié)要談?wù)劦?，主主要?nèi)容容是就是是做好日日程安排排，包括括每月、每周、每天的的日常工工作安排排。具體體如下：一、日程程安排的的內(nèi)容 秘書日程程安排的的內(nèi)容是是把領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)或組織織每月、每周、每天的的主要活活動納入入計劃，并并下發(fā)給給組織相相關(guān)單位位或部門門。領(lǐng)導(dǎo)或組組織日常常工作安安排一般般涉及以以下內(nèi)容容：1. 各各種接待待、約會會。包括括接待或或會見本本單位員員工、外外單位來來賓和國國外的來來賓。2. 商商務(wù)旅行行活動。當(dāng)前各各組織領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)特別別是企業(yè)業(yè)領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)經(jīng)常到各各地、各各國去聯(lián)聯(lián)系合作作事宜，進(jìn)進(jìn)行市場場調(diào)研和和參觀學(xué)學(xué)習(xí)。3. 參參加各類類會議。各類組組織都會會經(jīng)常舉舉行不同同類型的的會議

55、，領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)部署署重要的的任務(wù)，或或聽取員員工的建建議，或或組織各各類表彰彰會議等等等。4. 到到車間進(jìn)進(jìn)行實際際檢查或或指導(dǎo)。優(yōu)秀的的企業(yè)家家都注重重及時了了解本組組織的生生產(chǎn)、營營銷、資資產(chǎn)運算算等方面面的情況況，這離離不開親親自去做做市場分分析、產(chǎn)產(chǎn)品分析析、資產(chǎn)產(chǎn)分析等等過程。5. 組組織的各各類重大大活動的的安排。6. 領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)私人人活動的的安排。在西方方國家，包包括日本本秘書一一般都要要對領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)的私人人生活進(jìn)進(jìn)行安排排。比如如何時去去休假，替替領(lǐng)導(dǎo)安安排好接接待領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)私人親親朋的日日程表等等。二、日程程安排的的基本要要求： 1.統(tǒng)籌籌兼顧。所謂統(tǒng)統(tǒng)籌兼顧顧，就是是安排日日?；顒觿右獜慕M組

56、織的全全局出發(fā)發(fā)統(tǒng)一籌籌劃，又又要兼顧顧領(lǐng)導(dǎo)的的實際情情況。2.安排排規(guī)范.就是根根據(jù)組織織領(lǐng)導(dǎo)的的分工，明明確規(guī)定定哪一類類組織活活動應(yīng)由由哪些領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)參加加，避免免出現(xiàn)隨隨意性，注注重實效效，克服服形式主主義。3.效率率原則。日程表表的安排排要體現(xiàn)現(xiàn)效率原原則。4.突出出重點。采用AABCDD法則,對完成成中心工工作有直直接聯(lián)系系或重要要的活動動，要優(yōu)優(yōu)先安排排，加以以保證，以以便領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)集中精精力辦大大事，防防止領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)疲于奔奔命，力力戒形式式主義。ABCDD法則中中的A是指先先做重要要而緊急急的任務(wù)務(wù)；再做重要要而不緊緊急的任任務(wù)，即即 B類事事務(wù)；后做緊急急而不重重要的工工作，即即 C類事

57、事務(wù)；再處理就就是 DD類，可可做可不不做的事事務(wù)，這這樣安排排，只有有這樣，才才能提高高效率，充充分利用用時間，合合理分配配精力，完完成工作作任務(wù)。5.留有有余地。安排領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)的時時間要留留有余地地，不要要安排得得過于緊緊密，要要給領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)有空隙隙時間。6.適當(dāng)當(dāng)保密。領(lǐng)導(dǎo)的的日程安安排，一一般都是是自制成成一覽表表的形式式。日程程表給領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)一份份，給秘秘書科長長和其他他領(lǐng)導(dǎo)一一份，再再就是有有關(guān)科室室和司機機一份。不過，給給科室和和司機的的日程表表，內(nèi)容容不能太太詳細(xì)以以防泄密密。7，事先先同意。在安排排領(lǐng)導(dǎo)的的日程表表時，無無論是一一般的工工作還是是重要的的工作，都都要事先先得到領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)的同同

58、意。三、日程程安排的的形式 領(lǐng)導(dǎo)的日日程安排排可以分分為：1.年計計劃表。2.月計計劃表。3.周計計劃表。4.日程程表。日程安排排注意事事項1.日程程表編寫寫以記敘敘、說明明為主要要表達(dá)方方式，不不加評論論，不作作過多分分析，簡簡潔而且且具體，2.使人人一目了了然。3.月計計劃、周周計劃、日計劃劃不要安安排得太太滿，尤尤其是后后兩者。因為環(huán)環(huán)境隨時時變化，領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)要根根據(jù)不同同的情況況做出一一定的改改變，所所以編寫寫要留有有余地。4.所有有的日程程安排都都應(yīng)按領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)的意意思去辦辦。經(jīng)領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)審核核通過打打印成表表并送給給相關(guān)部部門，同同時要留留有備份份。5.活動動與活動動之間要要有一定定的空隙隙時

59、間，以以避免一一些時間間沖突。6.在制制定日程程安排表表的過程程中，應(yīng)應(yīng)養(yǎng)成謙謙虛細(xì)心心的習(xí)慣慣，事不不論大小小，都要要認(rèn)真去去檢查核核對。然然后再請請領(lǐng)導(dǎo)審審核，這這樣一方方面減少少錯誤，另另一方面面也提高高工作效效率。7.對已已經(jīng)處理理完的工工作，一一般應(yīng)注注明結(jié)果果，對沒沒處理的的也一樣樣，這樣樣避免漏漏掉一些些重要內(nèi)內(nèi)容，也也幫助領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)隨時時掌握信信息。四、日志志的系統(tǒng)統(tǒng) 日志是根根據(jù)周計計劃表寫寫出的一一天時間間內(nèi)組織織領(lǐng)導(dǎo)活活動計劃劃，一般般分為兩兩種類型型：即縱縱橫兩種種方式，所所謂縱，是是以時間間為線索索，上班班開始到到下班為為止，整整個過程程中什么么時間應(yīng)應(yīng)做什么么事，按按照

60、順序序排列，屬屬于領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)必做的的作為主主線，安安排的時時間應(yīng)在在領(lǐng)導(dǎo)精精力很好好時。所所謂橫，是是指事務(wù)務(wù)。每一一項事務(wù)務(wù)都應(yīng)該該設(shè)定處處理所需需要的時時間，將將一些重重要的事事務(wù)工作作馬上安安排讓領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)完成成。在日志上上記錄事事情的時時候應(yīng)該該注意的的問題：1.寫字字永遠(yuǎn)要要用鋼筆筆尚尚未聯(lián)系系妥當(dāng)?shù)牡募s會可可以先用用鉛筆記記載，待待約定之之后再用用鋼筆描描一遍；2.記載載時間、聯(lián)系人人姓名、地點以以及其它它有關(guān)內(nèi)內(nèi)容，要要盡可能能簡單而而全面；3.記載載社交活活動，要要注意招招待會或或酒會的的時間“118：30分動動身赴119：00的酒酒會”以及及穿著方方面的任任何應(yīng)特特別注意意的情況況；