管理體系文件編制規(guī)定

1、word煤化工項(xiàng)目管理體系文件密級(jí)：項(xiàng)密一級(jí) 項(xiàng)密二級(jí) 項(xiàng)密三級(jí)文件編號(hào):管理體系文件編制規(guī)定1版次編制審核評(píng)審審定批準(zhǔn)批準(zhǔn)日期編制部門：質(zhì)量管理部參編：1wordword發(fā)表范圍：各職能部門/各項(xiàng)目組word文件會(huì)簽表廳P職能部門簽署日期1項(xiàng)目管理部2011 年月日2商務(wù)管理部2011 年月日3技術(shù)管理部2011 年月日4采購管理部2011 年月日5施工管理部2011 年月日6質(zhì)量管理部2011 年月日7HSE部2011 年月日8機(jī)械動(dòng)力部2011 年月日9生產(chǎn)準(zhǔn)備部2011 年月日10項(xiàng)目財(cái)務(wù)部2011 年月日11項(xiàng)目綜合部2011 年月日說明：(1)本管理體系文件知識(shí)產(chǎn)權(quán)屬能源化工有限公

2、司所有，未經(jīng)授權(quán)許可或批準(zhǔn)，不得對(duì)公司以外任何組織或個(gè)人提供；任何外部組織或個(gè)人擅自獲 取、使用、轉(zhuǎn)讓本管理體系文件的行為均屬侵權(quán)。(2)本管理體系文件執(zhí)行解釋權(quán)在質(zhì)量管理部。word目錄 TOC o 1-5 h z 1目的12適用范圍1文件基本構(gòu)成格式1文件編制要求1文字與書寫統(tǒng)一格式要求 46管理體系文件編號(hào)57附件、附表和附圖68文件的簽署及審批69文件效力標(biāo)識(shí)6相關(guān)文件6附圖6word1目的為了建立、完善 能源化工有限公司煤化工項(xiàng)目（以下簡稱 公司煤化工項(xiàng) 目）管理體系，確定其管理體系文件（簡稱文件）編寫的方法、要求，形成統(tǒng)一的 公 司煤化工項(xiàng)目文件編制基本格式（模板），特制定本規(guī)定。

3、2適用范圍本規(guī)定要求的文件編制基本格式和編號(hào)適用于公司煤化工項(xiàng)目管理體系文件及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，管理體系運(yùn)行發(fā)生的執(zhí)行（作業(yè)）文件 /記錄的應(yīng)用格式可在各部門 編制的管理體系文件中統(tǒng)一進(jìn)行設(shè)計(jì)、確定。注：能源化工有限公司確定的文件 /記錄格式，應(yīng)按其要求執(zhí)行。3文件基本構(gòu)成格式文件幅面文件的幅面采用豎向 A4規(guī)格（寬度21cm高度29.7cm）,文字限定在上邊距 2.5cm、左邊距3cmi右邊距2.5cm、下邊距2.5cm區(qū)間范圍（版式為：頁眉1.5cm、 頁腳1.5cm）,應(yīng)用表格、圖示可采用豎向 A4及橫向A4或A3規(guī)格的任一形式。文件封面文件封面基本由能源化工有限公司全稱、文件編號(hào)、命題、密級(jí)、

4、版號(hào)、批準(zhǔn)/執(zhí)行日期、發(fā)表范圍、編制部門、形成文件效力的簽署等多項(xiàng)內(nèi)容組成。參見附 圖”管理體系文件封面格式（P03-01-T1）。注：文件密級(jí)標(biāo)識(shí)選擇采用符號(hào)表示。管理體系文件的發(fā)表批準(zhǔn)權(quán)限及密級(jí)確定準(zhǔn)則見文件與記錄控制程序 （CCSC-P03-02）。文件會(huì)簽頁管理體系文件涉及多部門執(zhí)行和應(yīng)用時(shí)，編制部門在文件報(bào)批前，可根據(jù)影響程 度、范圍因素征求相關(guān)部門意見，意見一致后由相關(guān)部門在文件會(huì)簽表中簽署。參見附圖“管理體系文件會(huì)簽頁格式（P03-01-T2）。文件目錄頁管理體系文件應(yīng)設(shè)置單獨(dú)的目錄頁。目錄通常只表達(dá)章的標(biāo)題及所在頁碼， 標(biāo)題與頁碼之間用符號(hào)“”連接，并采用自動(dòng)編輯功能。參見附圖

5、“管理體系文件目 錄頁格式（P03-01-T3）。文件正文頁文件正文頁內(nèi)容由標(biāo)有文件編號(hào)、 命題及頁碼（采用自動(dòng)編輯功能）的頁眉及文 字表達(dá)內(nèi)容組成。參見附圖“管理體系文件正文頁格式（P03-01-T4）。4文件編制要求word文件命題文件命題應(yīng)明確、簡潔、清晰地反映管理工作、活動(dòng)或技術(shù)事項(xiàng)的主題。文件層次正文層次的編排用表4.2.所示格式。表4.2層次代號(hào)及說明層次名稱示例說明章1口口口章序及章名左起頂格書寫，章序 用阿拉伯?dāng)?shù)字節(jié)1.1 J 口口口題序左起頂格書寫，與標(biāo)題間空 一格，闡述內(nèi)容另起一段條1.1.1 J 口口款(1) LJ 口口題序左起頂格書寫，與標(biāo)題間空 一格，闡述內(nèi)容另起一段

6、項(xiàng)LJ LJ a)DD-D LJ 口 口題序空二格書寫，以下內(nèi)容接排管理體系文件內(nèi)容編制可按“章”、“節(jié)”、“條”、“款”、“項(xiàng)”設(shè)置五個(gè)層次。“章”、 “節(jié)”通常只作標(biāo)題設(shè)置，文字內(nèi)容用正文另起行表達(dá)；“條”、“款”、即可以設(shè)置為標(biāo)題（文字內(nèi)容則另起行表達(dá)），也可以直接用以表達(dá)文字內(nèi)容，但屬于同一標(biāo)題層次 下時(shí)，應(yīng)用方法應(yīng)保持一致；“項(xiàng)” 一般只用以表達(dá)文字內(nèi)容。文件層次標(biāo)識(shí)“章”的標(biāo)識(shí)采用一位阿拉伯?dāng)?shù)字排序；“節(jié)”、“條”的標(biāo)識(shí)分別采用二位和三 位阿拉伯?dāng)?shù)字，并在前一位數(shù)字右下角處加圓點(diǎn)排序； “款”的標(biāo)識(shí)采用一位阿拉伯 數(shù)字加整括號(hào)排序；“項(xiàng)”的標(biāo)識(shí)采用小寫英文字母加半括號(hào)排序。標(biāo)題設(shè)置

7、原則本文件僅對(duì)“章”層次的標(biāo)題設(shè)置排序要求，“目的”、“適用范圍”及“術(shù)語、定義”（如有的話）的標(biāo)題必須設(shè)置在前，“相關(guān)文件”及“附件、附表、附圖”（如有 的話）必須設(shè)置在最后。其排序示意如下：1目的2適用范圍3術(shù)語、定義（根據(jù)需要設(shè)置）4內(nèi)容標(biāo)題5 6 2word7文件與記錄要求8相關(guān)文件9附件（根據(jù)需要設(shè)置）10附表（根據(jù)需要設(shè)置）11附圖（根據(jù)需要設(shè)置）文件內(nèi)容要求管理體系文件編制應(yīng)充分表達(dá)策劃的工作方法、資源需求、流程界面、職責(zé) 權(quán)限及必須的記錄要求，敘述各項(xiàng)工作（活動(dòng)）事項(xiàng)的職責(zé)、要求、過程、關(guān)系、資 源、方法要具有可操作、可實(shí)施性；技術(shù)性內(nèi)容必須成熟、可靠。與相關(guān)文件的內(nèi)容相協(xié)調(diào)，

8、防止重復(fù)和相互沖突矛盾。標(biāo)準(zhǔn)條文應(yīng)準(zhǔn)確、簡明、通俗易懂，避免產(chǎn)生不易理解或不同理解的可能性。必要時(shí)，可以通過表或圖示來簡化或補(bǔ)充文字?jǐn)⑹觥Ｒ孟嚓P(guān)文件時(shí)，應(yīng)注明文件命題的全稱和編號(hào)。引用、轉(zhuǎn)化外部組織管理規(guī)章、制度時(shí)，必須結(jié)合公司實(shí)際情況進(jìn)行鑒別、 篩選。文件中的符號(hào)、計(jì)量單位表示應(yīng)符合國家的有關(guān)法令和標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。數(shù)值應(yīng)采用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，但在文字?jǐn)⑹鲋?，?duì)于110的數(shù)字可采用漢語文字表示。例如：“三維空間”、“四方形”。圖示、表、公式、注釋圖示文件中的圖示應(yīng)有名稱并設(shè)置在圖的下方居中位置；文件圖示應(yīng)有編號(hào)，編號(hào)按圖示所在的“章”、“節(jié)”、“條”層次編號(hào)前加“圖” 表示，設(shè)置在圖名左側(cè)位置。當(dāng)

9、一個(gè)層次中有多個(gè)圖示時(shí)，可在層次編號(hào)后再加序號(hào)（數(shù)字）。如：圖4.6.1-1 、圖4.6.1-2 、；當(dāng)多個(gè)圖示使用同一個(gè)圖名時(shí)，各分圖下居中位置還應(yīng)分別順序標(biāo)注加全括號(hào)的小寫英文字母。如：（a）、（b）、（c）；圖示應(yīng)設(shè)置在有關(guān)層次內(nèi)容后面。當(dāng)文件內(nèi)容引用圖示時(shí)，應(yīng)指出相應(yīng)編號(hào)。表文件中的表格應(yīng)有名稱并設(shè)置在表的上方居中位置；文件表格應(yīng)有編號(hào)，編號(hào)按表格所在的“章”、“節(jié)”、“條”層次編號(hào)前加“表” 表示，設(shè)置在表格左上側(cè)位置。當(dāng)一個(gè)層次中有多個(gè)表格時(shí)，可在層次編號(hào)后再加 順序號(hào)（數(shù)字）。如：表4.6.2-1、表4.6.2-2、；表格應(yīng)排在有關(guān)層次內(nèi)容后面。當(dāng)文件內(nèi)容引用表格時(shí)，應(yīng)指出相應(yīng)編

10、號(hào)；word表格可根據(jù)實(shí)際情況橫向或豎向設(shè)置。當(dāng)表格跨頁時(shí)，其內(nèi)容標(biāo)示欄應(yīng)在每 頁上端重現(xiàn)。公式文件中如有應(yīng)用公式應(yīng)有名稱并設(shè)置在公式的左側(cè)位置；公式應(yīng)排在有關(guān)條文的后面居中設(shè)置；公式中符號(hào)和計(jì)量單位釋義應(yīng)在公式下端左側(cè)予以注釋。注釋針對(duì)條文的“注釋”可在條文下方列出?！白⑨尅敝胁坏迷俪霈F(xiàn)圖示、表和公式。5文字與書寫統(tǒng)一格式要求字體規(guī)格及圖標(biāo)封面中公司名稱為：宋體中文字體、字號(hào)為“小一”規(guī)格加粗。英文為：Times New Roman字型，通常字規(guī)格為“五號(hào)”。中煤圖標(biāo)鎖定比例是：20mm。文件名稱為： 宋體中文字體、字號(hào)為“二號(hào)”規(guī)格加粗。附件中的頁眉格式、字體及圖標(biāo)大小說明：縱向：宋體中文

11、字體、字號(hào)為“三號(hào)” 規(guī)格加粗。英文為：Times New Roman字型，通常字規(guī)格為“六號(hào)：。中煤圖標(biāo)鎖定 比例是：12mm。橫向：宋體中文字體、字號(hào)為“二號(hào)”規(guī)格加粗。英文為：Times New Roman字型，通常字規(guī)格為“五號(hào)”,中煤圖標(biāo)鎖定比例是：14mm。也可以引用附 件中的表格。管理體系文件表達(dá)內(nèi)容的文字通常使用宋體中文，字號(hào)為“小四”規(guī)格；注、說 明的文字使用宋體中文，字號(hào)為“五號(hào)”；目錄中各章題序及標(biāo)題用宋體中文四號(hào)字； 圖、表中的文字可視適宜情況自行設(shè)置。需要使用英文時(shí)，采用 Times New Roman 字型，通常字規(guī)格為“12”。文件書寫格式“章”、“節(jié)”、“條”左

12、起頂格書寫，“章”的制表位為0.6cm、行距為1.25倍， 段前0.3行，段后0.2行；“節(jié)”的制表位置為0.9cm、行距為1.25倍，段前0.25 行，段后0.2行；“條”、“款”、“項(xiàng)”的制表/縮進(jìn)位置為1.4cm,行距為1.25倍， 段前/段后0.15行。正文采用中文表達(dá)時(shí)，首行縮進(jìn)兩個(gè)字符，行距為1.25倍，段前、段后土勻?yàn)?.15 行；除圖、表、公式及其名稱、注解外，正文內(nèi)容均采用兩端對(duì)齊方式。頁眉、頁碼除封面頁外，各頁均應(yīng)加頁眉，字號(hào)為五號(hào)宋體。頁眉均為管理體系文件的編號(hào)、 文件名稱、和標(biāo)識(shí)“”。頁碼從正文頁“目的”、“適用范圍”及“術(shù)語、定義”開始，直至“相關(guān)word文件”及“附

13、件、附表、附圖”頁結(jié)束，用五號(hào)阿拉伯?dāng)?shù)字編連續(xù)碼，頁碼位于頁腳 居中。如：第X頁 共X頁。封面頁、目錄頁、會(huì)簽頁及附表、附圖不編入頁碼。中煤集團(tuán)標(biāo)識(shí)應(yīng)用管理體系文件或執(zhí)行文件格式文本設(shè)計(jì)中若需應(yīng)用中煤集團(tuán)標(biāo)識(shí)時(shí)，應(yīng)鎖定其高寬比為0.7 （若范本格式設(shè)計(jì)僅限于提供項(xiàng)目合作、參建組織使用時(shí)，則不必加 此標(biāo)識(shí)）。6管理體系文件編號(hào)為形成文件編號(hào)規(guī)律并確保唯一性準(zhǔn)則，各職能部門編制的管理體系文件編號(hào)應(yīng) 采用以下組合層次的不變及可變代碼標(biāo)識(shí)，其定義如下：表6-1管理體系文件分類代碼標(biāo)識(shí)及定義表6-1管理體系文件分類代碼標(biāo)識(shí)及定義分類代碼分類定義文件分類釋義說明C項(xiàng)目生產(chǎn)管理體系項(xiàng)目運(yùn)行管理應(yīng)用執(zhí)行規(guī)程，

14、文件表述的管理要求、活動(dòng)、內(nèi)容 或事項(xiàng)將由項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu)發(fā)起、開展或組織實(shí)施。H項(xiàng)目HSE管理體系項(xiàng)目HSE!行管理應(yīng)用執(zhí)行規(guī)程，文件表述的HSE管理要求、活 動(dòng)、內(nèi)容或事項(xiàng)將由項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu)發(fā)起、開展或組織實(shí)施。P項(xiàng)目管理體系項(xiàng)目項(xiàng)目建設(shè)管理應(yīng)用執(zhí)行規(guī)程，文件表述的管理要求、活動(dòng)、 內(nèi)容或事項(xiàng)將由各項(xiàng)目部組織機(jī)構(gòu)發(fā)起、開展或組織實(shí)施。必要 時(shí)，還須通過項(xiàng)目部提供有關(guān)設(shè)計(jì)、承包商、監(jiān)理、檢測及其他 項(xiàng)目參建、服務(wù)單位共同執(zhí)行。T項(xiàng)目技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)體系項(xiàng)目技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，文件內(nèi)容僅定義技術(shù)性的要求、規(guī)定。表6-2管理體系文件分項(xiàng)代碼標(biāo)識(shí)及定義分項(xiàng)標(biāo)識(shí)部門名稱部門代碼分項(xiàng)標(biāo)識(shí)部門名稱部門代碼分項(xiàng)標(biāo)識(shí)部門名稱部門代

15、碼01項(xiàng)目管理部PMD05技術(shù)管理部TMP09生產(chǎn)準(zhǔn)備部OPD02HSE管理部HSE06采購管理部PRO10項(xiàng)目財(cái)務(wù)部PFDword03質(zhì)量管理部QMD07施工管理部CON11項(xiàng)目綜合部PCD04商務(wù)管理部COM08機(jī)械動(dòng)力部MPD12項(xiàng)目總工辦GEO7附件、附表和附圖管理體系文件確定的管理工作、活動(dòng)在實(shí)施過程中，若有形成執(zhí)行文件/記錄的要求時(shí)，應(yīng)在管理體系文件編制時(shí)，統(tǒng)一設(shè)計(jì)應(yīng)用的格式范本（如：應(yīng)用文本、表、 圖示等），并作為“附件”、“附表”和“附圖”附于管理體系文件之后，隨管理體系 文件的批準(zhǔn)得到應(yīng)用許可。為了便于鑒別應(yīng)用格式范本的使用效力， 本文件對(duì)其設(shè)計(jì) 了編號(hào)組合層次及標(biāo)識(shí)定義如下

16、：附表）/T（附表）/T（附圖）注：附件、附表的格式文本號(hào)通常設(shè)置于格式文本的左上方，實(shí)際使用時(shí)仍予以保留； 附圖的格式文本號(hào)及名稱通常設(shè)置于格式文本的頁腳居中，實(shí)際使用時(shí)不需保留。8文件的簽署及審批管理體系文件更新采取開版方式區(qū)分被替代、廢止文件，版次號(hào)標(biāo)識(shí)按阿拉伯?dāng)?shù) 字1、2n排序規(guī)律更替。9文件效力標(biāo)識(shí)通過文件上反映現(xiàn)行版本受控狀態(tài)的特定標(biāo)識(shí)（版次、簽署、日期） ，以識(shí)別、 確認(rèn)文件是經(jīng)授權(quán)人在受控狀態(tài)下批準(zhǔn)發(fā)表用于執(zhí)行的有效版本。10相關(guān)文件文件與記錄控制程序（CCSC-P03-02。11附圖P03-01-T1”管理體系文件封面格式”；P03-01-T2”管理體系文件會(huì)簽頁格式”；P0

17、3-01-T3”管理體系文件目錄頁格式”；P03-01-T4”管理體系文件正文頁格式”word煤化工項(xiàng)目管理體系文件密級(jí)：項(xiàng)密一級(jí) 項(xiàng)密二級(jí) 項(xiàng)密三級(jí)word煤化工項(xiàng)目管理體系文件密級(jí)：項(xiàng)密一級(jí) 項(xiàng)密二級(jí) 項(xiàng)密三級(jí)文件編號(hào)：CCSC-PXX-XX文件名稱1年 月日版次編制審核評(píng)審審定批準(zhǔn)批準(zhǔn)日期編制部門：XX部參編：發(fā)表范圍：各職能部門/各項(xiàng)目組word文件會(huì)簽表廳P職能部門簽署日期1項(xiàng)目管理部20115口月 日2商務(wù)管理部20115口月 日3技術(shù)管理部20115口月 日4采購管理部20115口月 日5施工管理部20115口月 日6質(zhì)量管理部20115口月 日7HSE部20115口月 日8機(jī)械動(dòng)力部20115口月 日9生產(chǎn)準(zhǔn)備部20115口月 日10項(xiàng)目財(cái)務(wù)