展覽會策劃方案、展覽會策劃實戰(zhàn)策略、怎樣進(jìn)行展覽會策劃

1、展覽會策策劃方案案、展覽覽會策劃劃實戰(zhàn)策策略、怎怎樣進(jìn)行行展覽會會策劃第一部分分 展展覽會前前的準(zhǔn)備備工作展覽會的的策劃過過程是一一個綜合合而又復(fù)復(fù)雜的過過程,并并不是簡簡單的等等價交換換。它是是為賣家家和買家家提供一一定的環(huán)環(huán)境和場場所，促促使交易易達(dá)成的的過程。評價一一場展覽覽會的策策劃，而而是要涉涉及到眾眾多行業(yè)業(yè)和部門門的，因因此我們們在策劃劃展覽會會的時候候要充分分考慮到到各方面面的因素素。一、首先先要了解解展覽要要涉及到到哪些部部門，并并怎樣更更好而又又合理的的協(xié)調(diào)組組織好這這些部門門，為展展覽會的的成功舉舉辦而鋪鋪路從上述圖圖中我們們可以看看到展覽覽業(yè)促進(jìn)進(jìn)了相關(guān)關(guān)行業(yè)的的發(fā)展，

2、同時主主動權(quán)又又完全掌掌握在展展覽的組組織策 劃者手手中。作作為一名名有著豐豐富展覽覽經(jīng)驗的的組織者者來說，必須要要充分的的考慮到到這些因因素，才才能使展展覽會達(dá)達(dá)到圓滿滿的目的的。否則則其中一一環(huán)沒有有考慮到到，都要要付出很很大的代代價。因因此要求求策劃者者本著以以上實際際出發(fā)，真正意意義上策策劃一場場全面而而又深度度的展會會。二、項目目經(jīng)理制制目前大多多數(shù)展覽覽公司實實行的是是項目經(jīng)經(jīng)理制，即項目目經(jīng)理從從展覽會會的組織織確定到到招展，及最后后展出期期間所遇遇到的問問題的負(fù)負(fù)責(zé)制。它要求求（如圖圖1）所所示一樣樣必須要要全面的的掌握工工作才能能作為一一個合格格的舵手手。項目經(jīng)理理策劃會會議

3、的前前期工作作市場調(diào)研研市場調(diào)研研對于策策劃者來來說，尤尤其第一一屆展覽覽會的策策劃特別別重要。對于首首屆展覽覽會的開開展具有有以下缺缺陷：1、沒有有成功召召開的經(jīng)經(jīng)驗和現(xiàn)現(xiàn)有模式式。2、沒有有創(chuàng)造出出品牌3、沒有有與顧客客建立穩(wěn)穩(wěn)定的關(guān)關(guān)系及沒沒有穩(wěn)定定的顧客客群4、不了了解行業(yè)業(yè)市場的的發(fā)展動動態(tài)要求項目目經(jīng)理1、具有有敏銳的的市場調(diào)調(diào)查能力力和超前前的市場場知識，曾經(jīng)有有一個會會展界同同行說：“當(dāng)別別人已經(jīng)經(jīng)占領(lǐng)了了山頭，我們沒沒有必要要去搶這這個山頭頭，我們們可以另另開辟路路。占領(lǐng)領(lǐng)別人沒沒有發(fā)現(xiàn)現(xiàn)的山頭頭”。這這是一個個最直接接的形象象比喻。策劃者者在策劃劃展覽本本身要有有這種創(chuàng)創(chuàng)新

4、意識識，即對對周圍和和未來的的事業(yè)的的關(guān)心與與思考。京某展展覽中心心，在策策劃中國國第一屆屆零售業(yè)業(yè)的展會會成為我我們的展展會的成成功典型型，我們們可以作作為思考考。項目目經(jīng)理在在準(zhǔn)備策策劃這個個展會時時，不僅僅提前到到實地考考察,而而且收集集了大量量的相關(guān)關(guān)信息,確定未未幾年中中國發(fā)展展趨勢,而成功功的策劃劃了這屆屆展覽,并取得得了展會會的延續(xù)續(xù)性。2、可行行性分析析報告。展覽會會的實地地考察、企業(yè)的的反應(yīng)，相關(guān)資資料的整整理，通通過這些些信息的的觀察和和自身的的經(jīng)驗，確立展展覽會的的“可行行性”或或“不可可行性”做出最最終的判判斷展會會的召開開與否。再匯報報給上級級主管，最終根根據(jù)報告告制

5、定整整體展覽覽會方案案，因此此書寫報報告也是是項目經(jīng)經(jīng)理非常常主要的的環(huán)。因因為決策策者在支支持展覽覽會的召召開是根根據(jù)會議議可行性性報告和和項目經(jīng)經(jīng)理對整整個行業(yè)業(yè)的了解解程度來來決定的的。項目場地地的確定定、規(guī)模模及時間間項目經(jīng)理理根據(jù)市市場調(diào)查查，最終終確定展展會召開開，必須須充分考考慮到展展會的場場地、規(guī)規(guī)模及時時間的確確定根據(jù)據(jù)國際慣慣例，一一個成品品版和規(guī)規(guī)模的展展會，并并不是首首次舉辦辦就規(guī)模模很大的的，是經(jīng)經(jīng)歷一個個過程而而發(fā)展壯壯大的。當(dāng)然展展會規(guī)模模和起點點高其影影響力度度也就更更高，但但這對于于展會策策劃者來來說風(fēng)險險和投資資太大，造成很很大的壓壓力，日日前我國國根據(jù)場場

6、館規(guī)模模及相應(yīng)應(yīng)配套設(shè)設(shè)施以及及展覽知知識還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不及歐歐美等展展覽業(yè)發(fā)發(fā)達(dá)的國國家（以以國家際際展覽會會策劃為為例）必必須要充充分考慮慮到國際際展的要要求：國外參參展商必必須要達(dá)達(dá)到整體體參展對對象的220%展會召召開期間間，邀請請的國外外參觀者者要達(dá)到到整個參參觀人數(shù)數(shù)的200%在國內(nèi)很很多研展展會，號號稱國際際但大多多數(shù)達(dá)不不到這個個要求，因此并并不算是是一個真真正的國國際展會會，而只只能是區(qū)區(qū)域性的的。因此此必須考考慮拓展展力度和和能力等等因素，要考慮慮多方面面的因素素。場館整體體的因素素：1、硬環(huán)環(huán)境的考考慮：、場館館的交通通是否便便利；、場館館周圍的的酒店、娛樂設(shè)設(shè)施是否否齊全C、場

7、館館的交通通運(yùn)輸方方式是怎怎樣安排排的是否有有貨運(yùn)電電梯場館倉倉庫的庫庫容量有有多大D、場館館的面積積及場地地的合理理化分配配（制定定展位圖圖做考察察）與相相關(guān)租用用配套設(shè)設(shè)備。E、研討討會的場場地安排排2、軟環(huán)環(huán)境的考考慮場館內(nèi)內(nèi)部保衛(wèi)衛(wèi)設(shè)施是是否到位位場館的的停車場場及休息息場所是是否合理理場館的的水電供供應(yīng)情況況場館的的衛(wèi)生清清理工作作會議期期間場館館提供的的相應(yīng)服服務(wù)租賃方式式一般分分兩種情情況：1、以場場館實際際建筑面面積計算算，按平平方米/元/天天來整體體計算場場地租金金，國際際上專業(yè)業(yè)會展的的召開期期為六天天。布展展為兩天天，開展展期為四四天，也也有安排排五天或或七天的的。2、按

8、場場地實際際搭建展展位（標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)3*3）即即每個展展位/天天/元計計算總體體租金，根據(jù)具具體的租租賃方式式，在確確定場地地后，場場館一般般要求租租用方支支付定金金，該定定金支付付根據(jù)場場館租賃賃的規(guī)模模來算大大約為整整個租金金的300%，也也就是說說整個場場館的費費用為一一百萬，確定場場地租賃賃合同后后要求支支付300萬的租租金，因因此這是是策劃展展覽的一一項很大大的費用用投入。建議：首次展展覽會場場地不要要太大。根據(jù)自自己的實實力做出出預(yù)算。控制在在一萬平平方米以以內(nèi)為宜宜，南方方某展覽覽公開發(fā)發(fā)中心在在策劃展展會時估估計失誤誤，過于于樂觀，預(yù)定了了兩萬平平方米，但最終終只招了了40000平米

9、米的場地地，結(jié)果果損失了了將近11.6平平方米定定金。建議要要充分考考慮舉辦辦展覽會會的時間間，如果果同期在在同一個個地方一一個日期期內(nèi)有22到3個個展覽與與其發(fā)生生沖突，這將勢勢必影響響招展的的力度，這樣很很容易分分散參展展的注意意力。三、項目目招展展覽會議議的招展展工作中中與展銷銷會有很很大的不不同：A、展覽覽的展即即展示參展展者構(gòu)成成，覽即即看觀眾構(gòu)構(gòu)構(gòu)成的的。如果果是專業(yè)業(yè)的展覽覽會，還還需要邀邀請專業(yè)業(yè)人士或或同行業(yè)業(yè)內(nèi)人士士參加，普通大大眾不是是展覽會會的邀請請對象。一般這這種招展展對象具具有以下下特點：實力比比較雄厚厚，重視視產(chǎn)品和和品牌的的宣傳；技術(shù)力力量雄厚厚，一般般為技術(shù)術(shù)

10、領(lǐng)域領(lǐng)領(lǐng)頭羊或或是生產(chǎn)產(chǎn)者本身身；規(guī)模和和檔次都都要比較較高；注重參參觀對象象注意展展覽會議議期間的的相關(guān)行行業(yè)研討討會注意參參展的同同行例如：在在我國每每兩年舉舉辦的汽汽車展，全球汽汽車廠商商為搶占占中國市市場，在在展覽會會期間把把上述66點展示示得淋漓漓盡致，做到完完美無缺缺的地步步，因此此策劃者者在進(jìn)行行招商策策劃時，要充分分考慮到到參展商商即我們們的客戶戶的心態(tài)態(tài)，進(jìn)行行仔細(xì)而而又深入入的研究究，才能能做好招招商工作作的過程程。B、建議議重點突突破幾個個知名的的大型企企業(yè)，以以知名的的大型企企業(yè)帶動動小型企企業(yè)的參參展。要求特裝裝修，把把整個展展覽會場場裝飾起起來。以先期期參展的的優(yōu)惠

11、方方式吸引引參展商商參展，并盡快快落實參參展商的的展位，費用。取得國國內(nèi)外行行業(yè)協(xié)會會的支持持，通過過行業(yè)協(xié)協(xié)會邀請請參展對對象做招招商工作作。（因因為在國國外很多多行業(yè)協(xié)協(xié)會是因因各個行行業(yè)自身身組成的的，本身身就是多多行業(yè)領(lǐng)領(lǐng)頭羊的的綜合體體現(xiàn)）“以會會帶展，以展帶帶會”突突破傳統(tǒng)統(tǒng)的思維維模式。展覽會會特別是是專業(yè)性性很強(qiáng)的的展覽會會，相應(yīng)應(yīng)召開的的研討會會將是展展覽會的的實質(zhì)性性的東西西，招展展者在招招商時可可以利用用自身的的優(yōu)勢來來通過會會議的重重要性來來帶動企企業(yè)參加加展覽會會。把會會議研討討與展覽覽結(jié)合，是企業(yè)業(yè)參展的的積極性性所在。C、具體體操作項目經(jīng)經(jīng)理根據(jù)據(jù)展會情情況制定定

12、好招展展計劃（因為這這樣有利利于安排排展會進(jìn)進(jìn)程，合合理安排排時間。）分配具具體招展展對象公公關(guān)工作作（按照照業(yè)務(wù)員員的各個個優(yōu)勢，充分的的發(fā)揮其其潛能，挖掘客客戶）。資金運(yùn)運(yùn)作的到到位（展展覽是以以展位租租賃的形形式進(jìn)行行交易的的。確定定展位不不一定確確定的費費用到位位，因此此在招展展中最終終確定的的企業(yè)參參展還是是在于資資金到位位。）廣告宣宣傳：廣廣告宣傳傳是非常常重要的的，一般般分兩階階段a.前期期招商宣宣傳b.后期期的品牌牌宣傳，即觀眾眾的宣傳傳、普通通大眾的的宣傳 專專業(yè)觀眾眾的宣傳傳c.會期期會場廣廣告宣傳傳展覽會會的服務(wù)務(wù)：企業(yè)業(yè)參展作作為組織織方必須須為企業(yè)業(yè)提供一一個參展展指

13、南，介紹大大會的具具體安排排即相關(guān)關(guān)的運(yùn)輸輸、酒店店住宿等等相關(guān)的的服務(wù)。這樣促促使參展展商更加加全面的的了解展展覽會的的行程以以使更加加合理的的安排時時間。第二部分分 展會期期間的組組織協(xié)調(diào)調(diào)工作一、展覽覽會布展展期的工工作安排排1、設(shè)立立場地前前臺接待待負(fù)責(zé)參參展企業(yè)業(yè)報到登登記根據(jù)參參展報名名情況落落實參展展證的派派發(fā)和展展品進(jìn)入入場地確確認(rèn)派發(fā)參參展企業(yè)業(yè)在參會會期間的的參會指指南進(jìn)行一一些相關(guān)關(guān)企業(yè)的的咨詢活活動，介介紹展場場的大體體安排情情況2、酒店店接待處處設(shè)立前前臺接待待處進(jìn)行參參展展商商住宿登登記住宿表表要求a.企業(yè)業(yè)名稱 b.房間號號碼 cc.酒店店聯(lián)系電電話 dd.房主主

14、姓名場館現(xiàn)現(xiàn)場協(xié)調(diào)調(diào)工作負(fù)責(zé)監(jiān)監(jiān)督現(xiàn)場場施工，即根據(jù)據(jù)參展企企業(yè)要求求進(jìn)行裝裝修的展展位施工工對現(xiàn)場場工作中中注意防防火、防防電、防防盜等工工作為企業(yè)業(yè)協(xié)調(diào)現(xiàn)現(xiàn)場租賃賃業(yè)務(wù)根據(jù)企企業(yè)報名名表，布布置安排排會場場場外的廣廣告宣傳傳（一般般為參展展企業(yè)根根據(jù)要求求而設(shè)立立的）交通運(yùn)運(yùn)輸安排排及搬運(yùn)運(yùn)工作企業(yè)運(yùn)運(yùn)輸展品品的接待待及裝卸卸搬運(yùn)工工作協(xié)調(diào)調(diào)二、展覽覽會的開開幕式組組織工作作 在開幕幕式前要要求所有有的室內(nèi)內(nèi)、室外外的布展展工作完完成，準(zhǔn)準(zhǔn)備迎接接參觀者者的參觀觀，如何何做好開開幕式也也是項目目經(jīng)理的的協(xié)調(diào)體體現(xiàn)。1、確定定邀請參參加展覽覽會開幕幕式貴賓賓名單2、確定定邀請參參展企業(yè)業(yè)的記

15、者者名錄3、開幕幕式的場場地搭建建要求挑選突突出的位位置；一一般設(shè)為為展廳大大門正前前方要求布布展的莊莊重大方方要求放放音設(shè)備備到位相關(guān)的的禮儀及及場地氛氛圍設(shè)計計要求開幕式式主持人人講話內(nèi)內(nèi)容的審審定，及及參加嘉嘉賓講話話內(nèi)容的的審定要求：簡簡單明了了，突出出主題，在最短短的時間間內(nèi)表達(dá)達(dá)中心開幕式式時間建建議為110-115分鐘鐘開幕式式結(jié)束后后，帶領(lǐng)領(lǐng)嘉賓參參觀及講講解的人人員到位位，以及及會后的的安排工工作三、展覽覽會召開開期間的的組織工工作 展覽覽會召開開期間的的所有工工作進(jìn)入入最后結(jié)結(jié)束的倒倒計時工工作，前前期大量量的組織織工作得得到體現(xiàn)現(xiàn)在于幾幾閏的展展覽會效效果，參參展商滿滿意

16、，參參觀者滿滿意，才才能說明明展會的的成功。 要求：做好大大會的參參觀人數(shù)數(shù)的統(tǒng)計計、分類類。發(fā)放大大會的展展覽會刊刊（每天天定時發(fā)發(fā)放，要要根據(jù)參參觀對象象的身份份發(fā)放）協(xié)調(diào)展展會期限限研討會會會議組組織安排排工作，做好研研討會與與展覽會會有機(jī)結(jié)結(jié)合做好最最后的中中間人形形象，積積極為企企業(yè)牽線線搭橋，為企業(yè)業(yè)服務(wù)為企業(yè)業(yè)提供洽洽談間（休息室室）為企業(yè)業(yè)提供簽簽訂合同同場所及時將將參觀者者的信息息反饋給給企業(yè)積極與與企業(yè)溝溝通，了了解企業(yè)業(yè)的想法法及要求求統(tǒng)計大大會的成成交額做做好記錄錄積極聽聽取參會會代表對對大會的的意見和和建議根據(jù)參參會信息息，再次次邀請參參會企業(yè)業(yè)參加第第二年的的展會四

17、、撤展展 展會會的撤展展工作一一般為大大會的最最后一天天下午提提前一個個小時，進(jìn)行會會場登記記情況工工作和出出訪工作作。派送撤館館通知要要求： 1、保持館館內(nèi)秩序序 2、要要求每個個參展商商清理自自己的展展品，并并保管好好 3、按按照先后后有序的的組織出出館工作作 4、進(jìn)進(jìn)行最后后的清理理工作五、會后后總結(jié) 展覽會會的會后后總結(jié)，是以后后展覽會會的延續(xù)續(xù)，也是是成功案案例的表表現(xiàn)，因因此項目目經(jīng)理在在結(jié)束整整個展會會后，要要求對整整個展覽覽會工作作及整體體情況進(jìn)進(jìn)行一個個整體分分析，以以便今后后工作的的合理開開展。第三部分分 展展覽會的的策劃 會議議，無論論是國際際性會議議還是國國內(nèi)會議議，包

18、括括兩種情情況： 1、以技技術(shù)交流流為主的的學(xué)術(shù)會會議（內(nèi)內(nèi)容主要要是從技技術(shù)的角角度探討討，交流流某一領(lǐng)領(lǐng)域的最最新技術(shù)術(shù)）2、以產(chǎn)產(chǎn)業(yè)發(fā)展展動態(tài)為為主題的的會議（政府的的導(dǎo)向性性比較濃濃厚，以以政府對對產(chǎn)業(yè)政政策的發(fā)發(fā)展動向向進(jìn)行交交流探討討，以什什么樣的的宏觀形形式促進(jìn)進(jìn)某領(lǐng)域域的發(fā)展展）會議的策策劃者，首先要要給自己己的會議議進(jìn)行定定位，這這里就會會議策劃劃流程作作如下圖圖表：一、策劃劃會議前前應(yīng)考慮慮的因素素組織者者自身的的實力1、與政政府間的的交流及及所處的的位置 目前前在我國國，很多多會議的的召開是是得到政政府機(jī)構(gòu)構(gòu)、行業(yè)業(yè)協(xié)會的的審指和和支持的的（企業(yè)業(yè)自身組組織的本本企業(yè)技技

19、術(shù)研討討會除外外），行行政主導(dǎo)導(dǎo)占有很很大比重重，在未未來幾年年即使中中國展覽覽市場有有所改觀觀，也不不會出現(xiàn)現(xiàn)較大的的變化的的。而會會議的召召開（特特別是產(chǎn)產(chǎn)業(yè)動態(tài)態(tài)的會議議），如如果得不不到這一一領(lǐng)域的的機(jī)構(gòu)的的認(rèn)可和和支持，其收效效就很難難估計了了。因此此在策劃劃會議無無論是技技術(shù)會議議還是策策劃政府府民向會會議必須須權(quán)衡自自己的對對外實力力，如上上海“財財富論壇壇”得到到上海市市政府的的支持，因此，會議的的召開在在很大程程度上支支配地位位還處在在政府行行為之中中。2、是否否有承辦辦組織會會議的資資格 主辦辦出國展展需要貿(mào)貿(mào)促會，國家經(jīng)經(jīng)貿(mào)委等等的審批批。會議議召開也也同樣經(jīng)經(jīng)過審批批，

20、核定定才能最最終確定定能否召召開。舉舉辦會議議的組織織者本身身是否合合法。有有權(quán)組織織會議必必須要有有展覽經(jīng)經(jīng)營許可可證。現(xiàn)現(xiàn)在有很很多民營營公司也也在參與與國際會會議的策策劃，因因此在策策劃會議議的時候候，要審審視自己己的公司司或組織織是否有有辦會的的業(yè)務(wù)。組織者者內(nèi)部的的組織機(jī)機(jī)構(gòu)1、審視視自己的的機(jī)構(gòu)是是否有優(yōu)優(yōu)秀的組組織策劃劃者。會會議成功功的召開開在很大大程度上上取決于于策劃者者的策劃劃及組織織工作，一名優(yōu)優(yōu)秀的策策劃者一一般應(yīng)具具備幾下下幾個基基本素質(zhì)質(zhì)：a.經(jīng)驗驗豐富 b.思思維開闊闊 c.興趣廣廣泛 dd.會展展工作的的積極性性 e.較強(qiáng)的的文字組組織水平平d.較強(qiáng)強(qiáng)的組織織能

21、力策劃者不不僅僅要要做好策策劃工作作還要了了解整個個會議的的流程，才能更更好地把把握會議議，開創(chuàng)創(chuàng)新思咱咱，創(chuàng)造造更大的的利潤。資金是是否到位位會議召開開的前期期準(zhǔn)備工工作是需需要一定定的費用用的，如如果在整整個策劃劃過程中中費用得得不到保保證，在在很大程程度上會會影響會會議的成成功召開開，那么么策劃一一場會議議的費用用需要多多少？必必需要做做一個大大會整體體預(yù)算。主題思思路是否否鮮明對會議主主題，思思路的要要求，緊緊跟時代代肪博，并預(yù)測測某一領(lǐng)領(lǐng)域的發(fā)發(fā)展趨勢勢和走向向。如我我們前幾幾年探討討的第三三代移動動通信技技術(shù)的研研討會，生命工工程的研研討會，環(huán)保技技術(shù)的研研討會等等等。它它們都具具

22、有共同同的特點點：主題題鮮明，對未來來的發(fā)展展趨勢具具有一定定的導(dǎo)向向作用。三、在會會議策劃劃中應(yīng)考考慮的問問題1、會議議籌備期期的評估估預(yù)計籌備備會議（定期召召開國際際會議），首屆屆會議籌籌備期估估計要用用6-88個月；第二屆屆會議估估計為44-6個個月。會期一般般為1天天、2天天、2.5天或或3天，筆者建建議會議議最好是是開兩天天，這樣樣有利于于會議內(nèi)內(nèi)容及聽聽眾得到到延續(xù)。如果召召天一天天會議，會議內(nèi)內(nèi)容不一一定能講講透徹；如果33天時間間，多數(shù)數(shù)參會代代表無法法聽下去去（由于于身理方方面，心心理方面面及其它它外在因因素等等等的制約約，當(dāng)然然也要根根據(jù)具體體情況而而定，不不能一概概而論）

23、。2、對會會議主題題內(nèi)容的的評估評估研討討會的內(nèi)內(nèi)容框架架是整個個會議在在招展過過程式中中的靈魂魂，要做做到以下下幾點：a.新 b.吸吸引人 c.務(wù)務(wù)實 d.要要有論據(jù)據(jù)案例：中中國網(wǎng)絡(luò)絡(luò)經(jīng)濟(jì)的的發(fā)展戰(zhàn)戰(zhàn)略國際際研討會會主題內(nèi)容容：網(wǎng)絡(luò)經(jīng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)發(fā)展戰(zhàn)略略國際研研討會主主題內(nèi)容容圍繞電電子商務(wù)務(wù)平臺，探討中中國網(wǎng)絡(luò)絡(luò)經(jīng)濟(jì)的的發(fā)展戰(zhàn)戰(zhàn)略和思思路如何利利用互聯(lián)聯(lián)網(wǎng)提高高企業(yè)的的國際競競爭力探討電電子商務(wù)務(wù)中的知知識產(chǎn)權(quán)權(quán)問題，進(jìn)一步步完善電電子商務(wù)務(wù)法律體體系探討政政府機(jī)構(gòu)構(gòu)進(jìn)行跨跨部門、跨行業(yè)業(yè)的信息息化體系系建設(shè)探討網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)術(shù)的安全全性、保保密性、適用性性等問題題3、對會會議的可可行性報報告

24、，背背景材料料進(jìn)行評評估會議的策策劃中要要報批會會議立項項（向上上級主管管部門或或行業(yè)協(xié)協(xié)會等有有主辦權(quán)權(quán)力的單單位報請請主辦單單位）的的可行性性報告、背景材材料等書書面材料料進(jìn)行審審核才能能確定是是否報批批，因此此在報批批文中，兩者占占有舉足足輕重的的作用）信息收集集是否到到位：會議召召開的某某一領(lǐng)域域發(fā)展動動態(tài)的資資料，信信息是否否搜集到到位擬邀請請會議參參會對象象的名錄錄是否到到位寫背景材材料及可可行性分分析須考考慮以下下幾個方方面：a.目的的 bb.同行行業(yè)的發(fā)發(fā)展情況況 cc.會議議召開的的必要性性 dd.具體體操作的的可行性性 ee.對上上級主管管部門的的要求籌備方案案包括：會議名

25、名稱、時時間、地地點、規(guī)規(guī)模擬邀請請主承辦辦單位、支持單單位會議研研討內(nèi)容容具體操操作辦法法承辦單單位的名名稱等要求：簡簡單、明明了、內(nèi)內(nèi)容豐富富、一目目了然4、對邀邀請擬主主辦單位位的對象象、支持持單位對對象的評評定需做做出如下下準(zhǔn)備工工作市場調(diào)調(diào)查工作作的情況況可行性性報告的的出籠籌備方方案的出出臺主辦單單位、支支持單位位的回執(zhí)執(zhí)表 確立主主辦單位位后，正正式確定定會議的的召開，進(jìn)入會會議召開開的倒計計時工作作5、對會會議的創(chuàng)創(chuàng)意有哪哪些方面面的優(yōu)勢勢這種創(chuàng)意意包括：會議主主題的創(chuàng)創(chuàng)意，會會議內(nèi)容容創(chuàng)意，會議活活動創(chuàng)意意。四、對會會議的標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)規(guī)模的評評估：我們在組組強(qiáng)策劃劃一場會會議的

26、時時候是按按什么標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)來定定很重要要，這需需要參照照前面提提到的整整體實力力而定，即使是是政府參參與也是是要根據(jù)據(jù)會議情情況而定定。會議議一般分分為高級級（邀請請對象為為副總裁裁及以上上一些知知名專家家以及政政府部門門的高級級官員參參加，能能夠起決決策作用用的領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)參加），中級級（對產(chǎn)產(chǎn)業(yè)政策策及一些些政府具具體操作作官員參參加），一般會會議的召召開（邀邀請對象象根據(jù)情情況而定定）1、會議議的規(guī)模模也是根根據(jù)會議議的級別別及會議議的內(nèi)容容而定，分為三三個規(guī)模模：（11）1000人或或1000人以下下；（22）2550人3000人之之間；（3）4400人人或4000人以以上三種種檔次，這樣有有利

27、于做做出會議議的整體體預(yù)處方方案，也也有利于于招商工工作的整整體安排排2、經(jīng)費費核算做好會議議的經(jīng)費費預(yù)算是是會議策策劃者的的頭等大大事，那那么從會會議籌備備開始到到會議結(jié)結(jié)束要多多少費用用呢？怎怎樣進(jìn)行行預(yù)算？以上海為為例：規(guī)規(guī)模25503000人案例會議議經(jīng)費預(yù)預(yù)算表一、主會會場租金金二、會會場氣氛氛布置三三、設(shè)備備租用投投影儀 有線線話筒 無線線話筒四四、酒店店餐飲午午宴 晚晚宴 茶茶休五、廣告宣宣傳同聲聲傳譯設(shè)設(shè)備會議議資料紀(jì)紀(jì)念品會會場禮儀儀代表證證廣告牌牌文件包包六、交交通通訊訊、客戶戶聯(lián)絡(luò)費費七、專專家勞務(wù)務(wù)費八、員工勞勞務(wù)費九九、辦公公費用十十、不可可預(yù)見費費十一、根據(jù)會會議策

28、劃劃需要的的其它的的費用（另議）對經(jīng)濟(jì)來來源進(jìn)行行評估市市場經(jīng)濟(jì)濟(jì)的發(fā)展展促成了了很多會會議，因因此促成成了一些些專業(yè)的的會展公公司、行行業(yè)協(xié)會會來組織織承辦，經(jīng)費來來源已拋拋棄了原原有的政政府撥款款方式，現(xiàn)在大大多數(shù)是是自籌資資金進(jìn)行行操作的的。因此此會議召召開的成成功與否否在很大大程度上上取決于于會議內(nèi)內(nèi)容的成成功策劃劃。作為為組織策策劃者必必須非常常清楚費費用的來來源，在在這里列列舉幾項項經(jīng)費來來源形式式：1、贊助費費贊助費費是會議議經(jīng)費的的主要來來源，策策劃者對對贊助費費來源的的考慮，是否完完善決定定了會議議的經(jīng)費費是否充充足。贊贊助經(jīng)費費會涉及及到什么么樣的形形式贊助助？要求求贊助對

29、對象贊助助多少？贊助對對象提供供什么樣樣的服務(wù)務(wù)等等因因素，往往往使策策劃者在在制定贊贊助費時時很難把把握，怎怎樣使贊贊助對象象認(rèn)為贊贊助費合合理，筆筆者就根根據(jù)會議議的情況況對贊助助提出如如下認(rèn)識識：贊助助費分三三種情況況：壟壟斷性贊贊助：即即尋找某某個贊助助對象把把大會所所需費用用進(jìn)行承承包，如如我們經(jīng)經(jīng)?？吹降降摹捌髽I(yè)業(yè)會議”等。等級性性贊助：一般情情況大多多數(shù)企業(yè)業(yè)喜歡這這種方式式，分為為主贊助助、贊助助，針對對性內(nèi)定定贊助（如資料料贊助、午餐贊贊助、禮禮品贊助助等等）此項策策劃者本本身也感感興趣。2、平平攤性贊贊助：要要求所有有的參會會企業(yè)贊贊助。一一般情況況下贊助助者不是是很關(guān)注注

30、此項贊贊助方式式，因為為贊助者者在贊助助時要衡衡量會議議對其影影響力度度，而平平攤制很很難體現(xiàn)現(xiàn)企業(yè)的的主次關(guān)關(guān)系及企企業(yè)實力力。目前，無無論是展展會還是是展覽，其利潤潤至少在在30%以上，也就是是說會議議利潤也也會在330%。主贊助助對象其其用處為為：主會會場租賃賃、裝修修、勞務(wù)務(wù)費及其其它的較較大的費費用支出出實際開開支加330%不不可預(yù)見見費（總總體經(jīng)費費的100220%左左右） 會務(wù)務(wù)費會務(wù)務(wù)費的制制訂是根根據(jù)大會會的整體體情況來來定的，一般占占會議經(jīng)經(jīng)費來源源的255%30%，也就就是如果果就這個個會議的的毛收入入為一百百萬，其其30萬萬來自于于會務(wù)費費，如果果本次會會議為22503

31、000人，那那么至少少要安排排2000人的會會務(wù)費用用，也就就是要分分擔(dān)300萬即每每人定在在15000元左左右。以以上僅僅僅作為參參考意見見 發(fā)發(fā)言費此此項費用用針對的的是擬參參加會議議發(fā)言的的對象，他們一一般站在在企業(yè)自自己的立立場上發(fā)發(fā)言并希希戶與會會代表、同行、參會領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)認(rèn)可及推推動這一一領(lǐng)域的的發(fā)展，為企業(yè)業(yè)自身帶帶來效益益。另外外還有政政府撥款款，集資資等也是是我們會會議的資資金來源源渠道。但這種種情況大大多數(shù)與與政府參參與有關(guān)關(guān)。為贊贊助對象象提供什什么樣的的服務(wù)。策劃者者在經(jīng)評評定時，要考慮慮贊助對對象需要要什么樣樣的服務(wù)務(wù)。以主主贊助為為例，我我們把自自己放在在主贊助助的

32、立場場上考慮慮：我我作為主主贊助、主辦方方能為我我們提供供什么樣樣的服務(wù)務(wù)（對外外宣傳、會場宣宣傳等）作為為主贊助助、在會會議上起起什么樣樣角色？我希希望會議議召開是是什么樣樣的形式式，對我我方是否否有利？會議議的召開開對我們們的影響響有多大大，能起起到什么么樣的作作用？我方需需要做些些什么，怎樣配配合會議議召開什么樣樣的人參參加，規(guī)規(guī)模，層層次，會會議的內(nèi)內(nèi)容主題題，及其其他贊助助單位是是哪些等等等。策策劃者從從以上六六點出發(fā)發(fā)把握贊贊助者的的心里為為其提供供服務(wù)。會議的組組織過程程1、會會場的確確定。我我們根據(jù)據(jù)前面的的規(guī)模和和檔次來來定會議議的場地地，考慮慮以下因因素，以以2500330

33、0人人為例。a.會會場必須須容下3350人人。太大大顯得空空曠，太太小顯擁擁擠b.能否提提供2550-3300人人的600%人員員的住宿宿d.會會議中心心的硬伯伯服務(wù)級級別（會會場設(shè)施施、會議議的相關(guān)關(guān)設(shè)備）e.會會議中心心能否提提供會議議期間的的停車場場地，會會場裝修修等。ff.會議議中心能能否提供供會議期期間的停停車場地地，會場場裝修等等。g.會議中中心給會會議組織織單位能能否提供供的最優(yōu)優(yōu)價2、會議時時間的確確定會議議時間的的確定要要考慮幾幾個因素素a.確確立召開開的時間間后，要要考慮同同期是否否有相似似會議召召開，以以避免發(fā)發(fā)生沖突突b.召召開會議議的時機(jī)機(jī)是否成成熟（根根據(jù)會議議的內(nèi)容容而定）c.對對邀請對對象進(jìn)行行考察（特別是是政府會會議，要要考察參參會人員員的時間間安排和和參會對對象的時時間安排排，建議議