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文檔簡(jiǎn)介
1、怎樣召開高效會(huì)議怎樣召開高效會(huì)議一、會(huì)議培訓(xùn)綱要會(huì)議的定義、功能、目的、種類、頻率會(huì)議成本計(jì)算低效會(huì)議的表現(xiàn)及案例分析高效會(huì)議的特征高效會(huì)議的“八不”原則會(huì)議主持與會(huì)議達(dá)成的技巧制造型工廠的一般會(huì)議如何進(jìn)行會(huì)議通知、記錄、紀(jì)要的規(guī)范運(yùn)用一、會(huì)議培訓(xùn)綱要會(huì)議的定義、功能、目的、種類、頻率會(huì)議的理解人多的會(huì)議不重要,重要的會(huì)議人不多;解決小問(wèn)題開大會(huì),解決大問(wèn)題開小會(huì)。解決關(guān)鍵問(wèn)題不開會(huì),不解決問(wèn)題老是開會(huì)。會(huì)而必議,議而必決,決而必行,行必有果!會(huì)議的理解人多的會(huì)議不重要,會(huì)而必議,議而必決,決而必行,行一、會(huì)議的定義所謂會(huì)議,是指人們懷著各自相同或不同的目的,圍繞一個(gè)共同的主題,進(jìn)行信息交流或
2、聚會(huì)、商討的活動(dòng) ,并能達(dá)成共識(shí)與不共識(shí)的形式。二、會(huì)議的功能1、信息發(fā)布與搜集 2、 解決問(wèn)題3、開發(fā)創(chuàng)意 4、 激勵(lì)士氣5、監(jiān)督工作進(jìn)展 6、 協(xié)調(diào)矛盾 一、會(huì)議的定義所謂會(huì)議,是指人們懷著各自相同或不同的目的,三、會(huì)議的目的開展有效的溝通會(huì)議是一種多項(xiàng)交流,可以集思廣益,實(shí)現(xiàn)有效溝通是會(huì)議的一個(gè)主要目的。傳達(dá)資訊通過(guò)會(huì)議可以向員工通報(bào)一些決定及新決策監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾許多公司或部門的常規(guī)會(huì)議其主要目的是為了監(jiān)督、檢查員工對(duì)工作任務(wù)的執(zhí)行情況,了解員工的工作進(jìn)度;同時(shí),借助會(huì)議這種“集合”的、“面對(duì)面”的形式,來(lái)有效協(xié)調(diào)上下級(jí)以及員工之間的矛盾。達(dá)成協(xié)議與解決問(wèn)題 解決問(wèn)題一般要經(jīng)歷以下5
3、個(gè)步驟,通過(guò)這5個(gè)步驟,最終實(shí)現(xiàn)協(xié)議的產(chǎn)生和問(wèn)題的解決。三、會(huì)議的目的開展有效的溝通解決問(wèn)題的五個(gè)步驟研究對(duì)策了解分析問(wèn)題檢討 與持續(xù)改進(jìn)監(jiān)督執(zhí)行商討達(dá)成共識(shí)解決問(wèn)題的五個(gè)步驟研究了解分檢討監(jiān)督商討三、會(huì)議的目的資源共享利用開會(huì)匯集資源,以期相互幫助,共同進(jìn)步。開發(fā)創(chuàng)意開發(fā)創(chuàng)意的會(huì)議目的通過(guò)舉行會(huì)議,形成新的構(gòu)思,并且論證新構(gòu)思,使其具有可行性。激勵(lì)士氣 年初或年底的會(huì)議通常具有這一目的性。這種會(huì)議是為了使公司上下團(tuán)結(jié)一心,朝著一個(gè)方向共同努力。鞏固主管地位經(jīng)理或主管為了體現(xiàn)自身的存在價(jià)值,更為了鞏固自己的地位,經(jīng)常會(huì)召開一些上下協(xié)調(diào)會(huì)議,以此來(lái)強(qiáng)化自己的地位。三、會(huì)議的目的資源共享利用開會(huì)匯
4、集資源,以期相互幫助,共四、會(huì)議的種類1、按形式分: 專題會(huì)議、例會(huì)2、按類型分:告知性、建設(shè)性、立法性、執(zhí)行性3、按實(shí)質(zhì)性分:政策性研究會(huì)、執(zhí)行性協(xié)調(diào)會(huì)四、會(huì)議的種類1、按形式分:五、會(huì)議的頻率1、定期:日(早)會(huì)、周會(huì)、月度會(huì)、年終會(huì)2、不定期:臨時(shí)會(huì)議、專題研究會(huì)議、培訓(xùn)會(huì)五、會(huì)議的頻率1、定期:六、會(huì)議的計(jì)算成本據(jù)日本效率協(xié)會(huì)研究并計(jì)算得出:會(huì)議成本=6A*B*T其中:A:每小時(shí)平均工資(6倍是因?yàn)閯趧?dòng)產(chǎn)值總高于職工工資);B:參加會(huì)議人數(shù);T:會(huì)議時(shí)間。與本次會(huì)議可以產(chǎn)生的效益(折算現(xiàn)金流量)比較,即可確定會(huì)議當(dāng)天成本。 六、會(huì)議的計(jì)算成本據(jù)日本效率協(xié)會(huì)研究并計(jì)算得出:六、會(huì)議的計(jì)算
5、成本舉例:如有15名部門主管參加2小時(shí)的會(huì)議,假設(shè)他們的平均工資是RMB:2500元,每月工作28天,每天工作8小時(shí)的話,本次會(huì)議的成本是: 6(2500288)152 2008.9286元 特別提醒 據(jù)日本效率協(xié)會(huì)統(tǒng)計(jì),科長(zhǎng)以上的人員僅開會(huì)的時(shí)間就占整個(gè)工作時(shí)間的40%以上,并且由于開會(huì)而花去的費(fèi)用也越來(lái)越高.日本旭化成公司的一家設(shè)備工廠,1980年統(tǒng)計(jì),在辦公業(yè)務(wù)時(shí)間中會(huì)議時(shí)間占去28%以上,折算成本10億元.由此可見提高會(huì)議效率的重要性.六、會(huì)議的計(jì)算成本舉例:如有15名部門主管參加2小時(shí)的會(huì)議,七、低效會(huì)議的表現(xiàn)1、會(huì)議前欠缺目標(biāo)、目標(biāo)不明確;欠缺議程、參會(huì)人選不當(dāng)(與會(huì)者太多或與會(huì)者
6、太少)會(huì)議時(shí)間不當(dāng)、開會(huì)通知時(shí)間不當(dāng)(太早通知開會(huì)或太晚通知開會(huì))開會(huì)通知內(nèi)容欠周詳、會(huì)議地點(diǎn)不當(dāng)、會(huì)議場(chǎng)地設(shè)備欠佳參會(huì)者無(wú)準(zhǔn)備而來(lái)未訂明會(huì)議終止時(shí)間或每一議案時(shí)間分配不當(dāng)會(huì)議不能準(zhǔn)時(shí)開始、會(huì)議太多,致使與會(huì)者一聽說(shuō)要開會(huì),無(wú)不感覺厭煩、向來(lái)很少開會(huì),致使每次會(huì)議議案堆積過(guò)多。 七、低效會(huì)議的表現(xiàn)1、會(huì)議前七、低效會(huì)議的表現(xiàn)2、會(huì)議中外界干擾參會(huì)者發(fā)言離題讓沒有必要留在會(huì)場(chǎng)的人員留在會(huì)場(chǎng)資料不充足,卻貿(mào)然決策少數(shù)人壟斷會(huì)議參會(huì)者不表明真正感受或意見參會(huì)者之間爭(zhēng)論、與會(huì)者與主持人爭(zhēng)論會(huì)議超出預(yù)定時(shí)間主持人未能總結(jié)會(huì)議成果。七、低效會(huì)議的表現(xiàn)2、會(huì)議中七、低效會(huì)議的表現(xiàn)3、會(huì)議后欠缺會(huì)議記錄不能對(duì)
7、決議事項(xiàng)進(jìn)行追蹤不能對(duì)會(huì)議成敗得失進(jìn)行檢討低效會(huì)議案例七、低效會(huì)議的表現(xiàn)3、會(huì)議后一堂不平靜的會(huì)議 依據(jù)某公司規(guī)定,每周六下午15:00-16:30召開管理周例會(huì),會(huì)議由某公司副總主持召開。某周六下午15:00分,居然有五名經(jīng)理沒有到,由于當(dāng)日會(huì)議事關(guān)其中兩名經(jīng)理,副總決定會(huì)議延遲等你待他們,并安排辦公室主任電話通知,15分鐘過(guò)去了,五位經(jīng)理陸陸續(xù)續(xù)到達(dá)會(huì)議室。一堂不平靜的會(huì)議 依據(jù)某公司規(guī)定,每周六下午15:00一堂不平靜的會(huì)議 人員到達(dá)后,辦公室主任宣布會(huì)議紀(jì)錄,并口頭通報(bào)了這五位經(jīng)理依據(jù)公司決定要處罰每人10元,宣布以后銷售部的陳經(jīng)理站起來(lái),拍起桌子,大喊到:“你憑什么要罰我,你沒有看見
8、我在辦公室做一份資料嗎?”辦公室主任也拍起桌子說(shuō):“憑什么,就憑公司的規(guī)章制度”,陳經(jīng)理一看更火起來(lái):“你小子行呀,好,那這樣我銷售部經(jīng)理不干了,由你來(lái)?yè)?dān)、”,“我擔(dān)就我擔(dān),誰(shuí)怕誰(shuí)呀、”,這時(shí)副總進(jìn)行勸阻,花了九牛二虎之力好不容易調(diào)解了他們。一堂不平靜的會(huì)議 人員到達(dá)后,辦公室主任宣布會(huì)議紀(jì)錄,并 15:45分,副總宣布正式開會(huì),會(huì)議中因采購(gòu)部一個(gè)材料沒有及時(shí)到位,而影響了生產(chǎn)進(jìn)度,生產(chǎn)部經(jīng)理說(shuō)沒有材料我無(wú)法保證產(chǎn)品的交貨,這時(shí)副總對(duì)采購(gòu)部王經(jīng)理說(shuō):“王經(jīng)理,怎么這個(gè)材料還沒有到,上次會(huì)議上就提到這個(gè)問(wèn)題了,現(xiàn)在還沒有解決?”王經(jīng)理回答:“老總呀,你不要待在辦公室空調(diào)吹著,說(shuō)話不費(fèi)力,你根本不
9、了解外面的行情,這個(gè)材料我花了好長(zhǎng)時(shí)間才找到供應(yīng)商的,人家做不出來(lái),我有什么辦法,況且人家說(shuō)你款不到不發(fā)貨、”一堂不平靜的會(huì)議 15:45分,副總宣布正式開會(huì),會(huì)議中因采購(gòu)部一個(gè)一堂不平靜的會(huì)議 副總大聲斥責(zé):“我不管你這樣那樣的問(wèn)題,你現(xiàn)在告訴我什么時(shí)候到貨”,“不知道,要不你去跟催、”“不知道,你就不要擔(dān)這個(gè)經(jīng)理了!”“呵,你嚇唬我呀,不擔(dān)就不擔(dān)”、16:10分在爭(zhēng)吵中副總宣布散會(huì)。一堂不平靜的會(huì)議 副總大聲斥責(zé):“我不管你這樣那樣的八、高效會(huì)議的特征1、只有在必要時(shí)才召集-嘗試取消或減少不必要的會(huì)議2、好好籌劃過(guò)-清晰的目標(biāo)、明確的議題、 合適的參與者、得力的主持人3、擬定和分發(fā)了議程表
10、-使與會(huì)者事先得到通知并有備而來(lái)4、遵守時(shí)間-會(huì)議的提前通知期、會(huì)議的起止時(shí)間控制。5、一切按部就班-按事先的議程控制會(huì)議的進(jìn)程,避免臨時(shí)性議題成為主角八、高效會(huì)議的特征1、只有在必要時(shí)才召集-嘗試取消或減八、高效會(huì)議的特征6、讓最有經(jīng)驗(yàn)和才能的人出席-確保參與者能夠深入地交流信息和針對(duì)性地解決問(wèn)題7、進(jìn)行點(diǎn)評(píng)和總結(jié)-通過(guò)點(diǎn)評(píng)闡明“提倡什么和反對(duì)什么”的立場(chǎng),通過(guò)總結(jié)提煉有價(jià)值的觀點(diǎn)和結(jié)論8、記錄所有決定、建議和負(fù)責(zé)人-會(huì)議的溝通和決策職能需要通過(guò)正式的會(huì)議紀(jì)要發(fā)揮“法律”效力 高效會(huì)議的案例八、高效會(huì)議的特征6、讓最有經(jīng)驗(yàn)和才能的人出席-確保參九、高效會(huì)議的“八不”原則1、不開無(wú)目的的會(huì)議,
11、必須事先確定本次會(huì)議目的,否則寧可不開;2、不開多議題的會(huì)議,每次會(huì)議只解決一個(gè)中心議題;3、不開無(wú)準(zhǔn)備的會(huì)議,會(huì)前必須有充分的準(zhǔn)備;4、可開可不開的會(huì)議就不開,只召開非開不可的會(huì)議;5、 不要無(wú)關(guān)的人參加會(huì)議,會(huì)議參加者必須與會(huì)議議題有關(guān);6、不做離題的討論,開會(huì)時(shí)必須圍繞會(huì)議的中心議題發(fā)言;7、 不能重復(fù)別人已經(jīng)講過(guò)的觀點(diǎn),表達(dá)觀點(diǎn)應(yīng)簡(jiǎn)潔明了;8、不開議而不決的會(huì)議,會(huì)而有議,議而有決。 九、高效會(huì)議的“八不”原則1、不開無(wú)目的的會(huì)議,必須事先確定十、會(huì)議主持的技巧1、慎說(shuō)-不唱獨(dú)角戲、以參會(huì)者接受的方式引導(dǎo)會(huì)議進(jìn)程。2、傾聽-眼到、心到、腦到。3、巧答-選擇性回答、通過(guò)其他參與者回答、清
12、晰地正面作答。4、善勢(shì)-主流原則、目標(biāo)原則、親和原則、凝聚原則。十、會(huì)議主持的技巧1、慎說(shuō)十一、會(huì)議達(dá)成目的七點(diǎn)技巧 一、假想對(duì)方的反對(duì)意見二、選擇最佳時(shí)機(jī)召開三、注意人際關(guān)系四、正面發(fā)言五、提出并強(qiáng)調(diào)問(wèn)題六、鼓勵(lì)積極的發(fā)言七、克服脾氣十一、會(huì)議達(dá)成目的七點(diǎn)技巧 一、假想對(duì)方的反對(duì)意見水的啟發(fā) 萬(wàn)物皆有靈氣!“水,我討厭你,你這個(gè)壞蛋,你不是個(gè)東西、”“水,我愛你,你是人類的好朋友,你太偉大了,你真棒、水的啟發(fā) 萬(wàn)物皆有靈氣!“水,我討厭你,你這個(gè)壞十二、制造型工廠的一般會(huì)議定期會(huì)議:管理周例會(huì):周一下午公司管理干部早會(huì):周一早上生產(chǎn)系統(tǒng)協(xié)調(diào)會(huì):每天一次,每次20-30分鐘中基層月度會(huì):月初510日左右全體職工年度總結(jié)、表彰大會(huì): 次年的第一個(gè)月中旬部門例會(huì):依據(jù)
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