會計檔案管理制度管理辦法規(guī)定

1、一汽山東汽車改裝廠管理文件 編號：YQSQG /JC-GL-18-2007 批準(zhǔn)：馬聰祥 會計檔案管理規(guī)定 2007年6月6日發(fā)布 2007年6月6日實施一汽山東汽車改裝廠 發(fā)布前言本規(guī)定依據(jù)中華人民共和國會計法、中華人民共和國檔案法的有關(guān)規(guī)定、財政部頒布的會計檔案管理辦法和集團(tuán)公司的會計檔案管理規(guī)定制訂，是一汽山東汽車改裝廠管理文件之一。 本規(guī)定由計劃財務(wù)部提出并歸口。 本規(guī)定由計劃財務(wù)部負(fù)責(zé)起草。 本規(guī)定主要起草人：杜進(jìn)江、李桂昆 1、適用范圍本規(guī)定適用于企業(yè)各相關(guān)部門對會計檔案的管理。2、術(shù)語和定義 會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料,是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重

2、要史料和證據(jù)。具體包括以下四類：會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證,其他會計憑證；會計賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、其他會計賬?。回攧?wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告,包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務(wù)報告；其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、庫存現(xiàn)金盤點表、其他應(yīng)保存的會計核算專業(yè)資料、會計檔案移交清單、會計檔案分類目錄、會計檔案銷毀清冊，以及采用磁帶、磁盤、光盤、縮微膠片等形式保存的會計檔案等；3、職責(zé)廠長及計劃財務(wù)部部長負(fù)責(zé)對檔案部門編制的會計檔案銷毀清冊進(jìn)行核查、審批，并簽字確認(rèn)； 計劃財務(wù)部負(fù)責(zé)本企業(yè)會計檔案的收集、整理、裝訂等工作，并將保

3、存期滿一年的會計檔案向檔案管理部門移交； 計劃財務(wù)部負(fù)責(zé)對檔案管理部門提出的會計檔案銷毀意見及編制的會計檔案銷毀清冊進(jìn)行核實、確認(rèn)，并會同檔案部門共同監(jiān)銷,且負(fù)責(zé)保管會計檔案銷毀清冊； 檔案管理部門負(fù)責(zé)本企業(yè)會計檔案的接收、立卷、編目、保管、整理、借閱、鑒定等工作，同時辦理交接手續(xù)； 檔案管理部門負(fù)責(zé)對保存期滿的會計檔案提出銷毀意見并編制銷毀清冊，配合計劃財務(wù)部核實、確認(rèn)； 檔案管理部門負(fù)責(zé)銷毀會計檔案，同時將銷毀清冊存檔。4 工作內(nèi)容和要求 會計檔案的收集、整理按照集團(tuán)公司會計檔案的管理規(guī)定對本企業(yè)形成的會計檔案進(jìn)行收集、整理、編目。 會計檔案的移交 會計檔案由計劃財務(wù)部等會計部門向檔案部門

4、移交，交接雙方辦理會計檔案移交手續(xù),填寫會計檔案歸檔移交清單（一式兩份），其中一份隨會計檔案一并交檔案部門歸檔，另一份保存于計劃財務(wù)部。 交接雙方按照會計檔案歸檔移交清單所列內(nèi)容逐項交接,并由交接雙方的部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。 會計檔案交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人在會計檔案移交清單上簽名或者蓋章。 計劃財務(wù)部內(nèi)部因工作崗位變動發(fā)生的檔案移交，參照上述方法，由交接雙方的部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。 會計檔案的保管 保管期限 會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。 會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類；定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。 會計檔案的保管期限按照 “附件1

5、”所列期限執(zhí)行。 本規(guī)定中“附件1”中規(guī)定的會計檔案保管期限為最低保管期限。 保管要求 會計檔案必須采用書面資料形式保存，同時應(yīng)對相關(guān)的計算機(jī)數(shù)據(jù)文件采用磁盤、磁帶或光盤等形式保存。 采用光盤等存儲形式保存的會計檔案，保管期限應(yīng)大于“附件1”中規(guī)定的最低保管期限。 當(dāng)年形成的會計檔案,在會計年度終了后,暫由計劃財務(wù)部保管一年。計劃財務(wù)部對保管一年以上的會計檔案，編制移交清單，在會計年度終了的第二年一季度前，移交檔案部門集中統(tǒng)一管理。 出納員及電算化會計不得兼管會計檔案。 對移交檔案部門保管的會計檔案,要保持原卷冊的封裝。特殊需要拆封重新整理的,檔案部門會同計劃財務(wù)部和經(jīng)辦人員共同拆封整理。 對

6、于采用磁盤、磁帶、光盤、縮微膠片等保存的會計檔案，要作到防磁、防火、防潮、防塵、防折、防壓等，并且要雙備份異地存放；系統(tǒng)管理員對備份內(nèi)容要定期進(jìn)行檢查、復(fù)制，防止因介質(zhì)損壞導(dǎo)致會計檔案數(shù)據(jù)丟失。 資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動中檔案處置企業(yè)因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的,在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案,由檔案部門和計劃財務(wù)部共同整理，移交集團(tuán)公司檔案部門。 企業(yè)分立后原單位存續(xù)的，其會計檔案由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管,其他方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案；企業(yè)分立后原單位解散的,其會計檔案經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管,其他方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案。企業(yè)分立中未結(jié)清的會計事項所涉

7、及的原始憑證,單獨抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。 因業(yè)務(wù)移交其他單位所涉及的會計檔案,由原單位保管,承接業(yè)務(wù)單位可查閱,復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案,對其中未結(jié)清的會計事項所涉及的原始憑證,單獨抽出由業(yè)務(wù)承接單位保存,并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。 合并后原單位解散的,原單位的會計檔案由合并后的單位統(tǒng)一保管；合并后原單位仍存續(xù)的,其會計檔案仍由原單位保管。 建設(shè)單位在項目建設(shè)期間形成的會計檔案,在辦理竣工決算后移交給建設(shè)項目的接受單位,并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。 會計檔案借閱企業(yè)內(nèi)部實行會計檔案查閱、借閱、復(fù)制登記制度。 會計檔案不得隨意借出、不得攜帶出境。如有特殊需要,經(jīng)企業(yè)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),可以

8、提供查閱或者復(fù)制,并辦理登記手續(xù)。 查閱或復(fù)制會計檔案的人員,嚴(yán)禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。 非財務(wù)會計部門查閱會計檔案時,必須由財務(wù)會計部門陪同,涉案查閱除財務(wù)會計部門外,還需有紀(jì)委部門參加。 會計檔案的銷毀 對保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證,不得銷毀,單獨抽出立卷,保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案,在會計檔案銷毀清冊和會計檔案分類目錄中列明。 保管期滿的會計檔案,除本辦法規(guī)定的情形外,按照以下程序銷毀： 檔案部門提出銷毀意見,編制會計檔案銷毀清冊,提交計劃財務(wù)部部長及廠長簽署意見。 銷毀會計檔案時,由檔案部門和計劃財務(wù)部共同派員（至少三人

9、）監(jiān)銷。 監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前,按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案銷毀后,在會計檔案銷毀清冊上簽名并加蓋公章,并將監(jiān)銷情況報告廠長。 其它規(guī)定 財務(wù)信息化系統(tǒng)分析資料、源代碼等文檔資料應(yīng)視同會計檔案管理。 預(yù)算、計劃、制度等文件材料，執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定，不適用本辦法。5 相關(guān)文件會計檔案管理規(guī)定6 相關(guān)記錄及保存期 會計檔案歸檔移交清單 保存期 永久 企業(yè)檔案案卷分類目錄 保存期 永久 檔案借閱登記簿 保存期 永久 銷毀清冊 保存期 永久 附件1：一汽山東汽車改裝廠會計檔案保管期限表序號檔案名稱保管日期（年）備注一會計憑證類1原始憑證152記帳憑證153匯總憑證15二會計賬簿類1總賬15包括日記總賬2明細(xì)賬153日記賬15現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管25年4固定