集團(tuán)會(huì)議管理作業(yè)規(guī)則

1、集團(tuán)會(huì)議管理作業(yè)規(guī)則目的本作業(yè)規(guī)則用于指導(dǎo)會(huì)議議事，不涉及會(huì)務(wù)安排。目的是規(guī)范集團(tuán)會(huì)議管理，提高集團(tuán)的會(huì)議效率，防止會(huì)議流于形式，并加強(qiáng)會(huì)議決議的落實(shí)。范圍集團(tuán)發(fā)展管理部、總部各相關(guān)專(zhuān)業(yè)職能部、各地區(qū)公司職責(zé)集團(tuán)發(fā)展管理部負(fù)責(zé)制定本規(guī)則，總部各相關(guān)職能部門(mén)和地區(qū)公司遵照?qǐng)?zhí)行。集團(tuán)各職能部和地區(qū)公司嚴(yán)格按照會(huì)議管理的作業(yè)規(guī)則抓好會(huì)議程序的準(zhǔn)備和落實(shí)，提高會(huì)議效率和會(huì)后落實(shí)。會(huì)議的六個(gè)原則會(huì)議的召開(kāi)是為了內(nèi)部管理決策得到迅速、高效的執(zhí)行，內(nèi)部管理信息能夠暢通傳達(dá)和溝通，以及幫助內(nèi)部管理人員建立固定的交流與學(xué)習(xí)的機(jī)制。因此，會(huì)議管理應(yīng)該符合以下原則：開(kāi)誠(chéng)布公；平等互議；精簡(jiǎn)高效；程序規(guī)范；科學(xué)決策；

2、付諸行動(dòng)。會(huì)議的五個(gè)環(huán)節(jié)會(huì)議的五個(gè)環(huán)節(jié)指：會(huì)前準(zhǔn)備、議題確定、會(huì)中商議和會(huì)議決策、以及會(huì)后跟進(jìn)。會(huì)前準(zhǔn)備參會(huì)人員必須在會(huì)議開(kāi)始前提交匯報(bào)和相關(guān)文件，文件的類(lèi)型、格式和內(nèi)容必須符合會(huì)議要求。大型會(huì)議還需提交發(fā)言要點(diǎn)表，便于會(huì)議主持人掌控會(huì)議情況。議題確定會(huì)議的議題確定是非常重要的環(huán)節(jié)，會(huì)議效率不高和會(huì)議流于形式基本上都與會(huì)議議題準(zhǔn)備不充分相關(guān)。會(huì)議召開(kāi)前必須擬定總議題、分議題，以及各個(gè)議題的討論時(shí)間和負(fù)責(zé)人，即議程；各分議題的負(fù)責(zé)人根據(jù)議程對(duì)所負(fù)責(zé)部分的文件資料進(jìn)行準(zhǔn)備。會(huì)中商議開(kāi)場(chǎng)白主持人用35分鐘的談話，系統(tǒng)、簡(jiǎn)潔的說(shuō)明開(kāi)會(huì)目的、時(shí)間安排、會(huì)議程序、議事方式、紀(jì)律規(guī)則等。議題發(fā)言根據(jù)議程安排

3、，議題負(fù)責(zé)人進(jìn)行匯報(bào)；匯報(bào)結(jié)束后，全部參會(huì)者或者由主持人選定的人員針對(duì)議題發(fā)言，每人發(fā)言時(shí)間一般控制在15分鐘以下為宜。自由討論會(huì)議的中段或者后段，主持人可組織參會(huì)人員針對(duì)已進(jìn)行的議題進(jìn)行自由討論。自由討論的時(shí)間控制在30分鐘左右為宜。會(huì)間休息會(huì)議進(jìn)行60或90分鐘后，必須休息510分鐘；休息時(shí)間結(jié)束之前，參會(huì)人員必須回到會(huì)場(chǎng)就位。會(huì)議決策開(kāi)會(huì)的目的是為了進(jìn)行群體決策，以得出一個(gè)與會(huì)者認(rèn)可的決議并執(zhí)行。主持人根據(jù)本次會(huì)議所預(yù)選的群體決策方式之一（權(quán)威決策、少數(shù)服從多數(shù)決策、共識(shí)決策和無(wú)異議決策），針對(duì)不同的方式引導(dǎo)有效的表決。會(huì)后跟進(jìn)會(huì)議決策必須落實(shí)于執(zhí)行。會(huì)議決策后必須由會(huì)議記錄人形成會(huì)議紀(jì)

4、要和會(huì)議執(zhí)行督辦事項(xiàng)單，用于指導(dǎo)參會(huì)者和會(huì)議跟進(jìn)人督辦執(zhí)行會(huì)議決定事項(xiàng)。會(huì)議的四個(gè)功能角色會(huì)議召集人會(huì)議召集人是決定會(huì)議是否召開(kāi)的人，因此對(duì)會(huì)議的全過(guò)程承擔(dān)責(zé)任，包括會(huì)議的質(zhì)量和會(huì)后決議的落實(shí)。會(huì)議主持人主持人通常是召集人。大中型會(huì)議可能另外指定主持人，甚至指定分議題的主持人。主持人通常對(duì)會(huì)議進(jìn)行過(guò)程負(fù)責(zé)，即現(xiàn)場(chǎng)控制討論氣氛、把握談?wù)摲较?、順利達(dá)成決議。主持人也可能會(huì)被指定對(duì)某議題的全過(guò)程負(fù)責(zé)。會(huì)議記錄人會(huì)議記錄人的主要功能是記錄和維持議程所設(shè)計(jì)的程序，同時(shí)協(xié)助主持人做好會(huì)議總結(jié)和歸納的功能，以及觀察預(yù)防特殊情況的發(fā)生。會(huì)后整理會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議跟進(jìn)人會(huì)后跟進(jìn)人的主要功能包括對(duì)本次會(huì)議的評(píng)估、會(huì)議決議的督辦落實(shí)、以及同召集人商議是否需要另外召開(kāi)會(huì)議。會(huì)議的三個(gè)要求沿?；痉▽?duì)會(huì)議管理提出了三條要求:一短（會(huì)議時(shí)間）、二準(zhǔn)（準(zhǔn)時(shí)、準(zhǔn)備）、三不（不交頭接耳、不隨意離場(chǎng)、不開(kāi)手機(jī)）。為了建立開(kāi)放、對(duì)立、統(tǒng)合的會(huì)議作風(fēng)與組織溝通風(fēng)格，必須嚴(yán)格遵守以上三要求。8、會(huì)議流程的相關(guān)規(guī)定集團(tuán)各項(xiàng)大型會(huì)議（包括集團(tuán)年度工作會(huì)議、策略規(guī)劃委員會(huì)會(huì)議、總裁辦公會(huì)議、總部職能部例會(huì)等集團(tuán)大型工作會(huì)議）必須采用正式會(huì)議程序，并完整填寫(xiě)作業(yè)表單。9、支持文件作業(yè)表單會(huì)議發(fā)言要點(diǎn)表會(huì)議紀(jì)要會(huì)議督辦事項(xiàng)單作業(yè)指導(dǎo)書(shū)：會(huì)議準(zhǔn)備作業(yè)指導(dǎo)書(shū)會(huì)議效率不高的原因及預(yù)