XX五金制造公司崗位職責(zé)說明書

1、13/13莊雨五金有限公司崗位職責(zé)（一）外貿(mào)部總經(jīng)理1.依據(jù)董事會的戰(zhàn)略安排，制定海外市場開發(fā)方案并組織實施；2.制定各階段各國市場的營銷策略（價格、產(chǎn)品、分銷、促銷）和銷售目標(biāo)，并組織外貿(mào)業(yè)務(wù)員實現(xiàn)該目標(biāo)；3.領(lǐng)導(dǎo)部門員工貫徹、實行和執(zhí)行各項公司制度；4.審核外銷合同并最終審批；5.定期召開部門會議，聽取工作匯報和建議，對員工反應(yīng)的問題須于兩天內(nèi)做出合理說明或賜予明確答復(fù)，并布置短期內(nèi)的工作；6.制定業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)和學(xué)習(xí)方案，并定期組織實施；7.執(zhí)行董事長和董事會布置的其他任務(wù)；副總經(jīng)理1.行使好外貿(mào)業(yè)務(wù)員職責(zé)，發(fā)揮模范帶頭作用；2.幫助部門經(jīng)理工作，如總經(jīng)理不在公司，代為行使其職能。執(zhí)行董事

2、1.行使好外貿(mào)業(yè)務(wù)員職責(zé)，發(fā)揮模范帶頭作用；2.幫助部門經(jīng)理工作，貫徹公司文化和進(jìn)行組織建設(shè)，并向董事長匯報員工所反應(yīng)的意見及部門內(nèi)的重大問題。外貿(mào)業(yè)務(wù)員1.依據(jù)公司安排，向海外客戶推銷公司優(yōu)勢產(chǎn)品，收集海外訂單。2.幫助部門經(jīng)理制定海外市場開發(fā)戰(zhàn)略及市場布局規(guī)劃，實施市場開發(fā)方案。3.發(fā)布和與其他同事溝通本人所了解的國內(nèi)同行和海外市場信息。4.用法公司郵箱進(jìn)行報價、確認(rèn)訂單、接收客戶調(diào)查表、發(fā)送合同草稿及正本。5.外出時向本小組同事交接工作；本小組同事外出，須處理好其交接的工作。6.處理客戶詢單（1）于1小時內(nèi)回復(fù)客戶詢單，須在答應(yīng)客戶報價日期之前做出明確回復(fù)；（2）如后收到與其他同事相同的

3、詢單，須與先收到者主動溝通；（3）依據(jù)公司的利潤要求和報價規(guī)定，依據(jù)選購價格、海運(yùn)費(fèi)以及稅收成本等依據(jù)公司規(guī)定方式進(jìn)行成本核算，報出目標(biāo)市場可接受的最高價格；（4）報價要求：統(tǒng)一編號（客戶編號+日期，如MYSNW0515）、條款完整無歧義。7.客戶調(diào)查與備案登記：于新客戶確認(rèn)訂單后簽訂合同前，整理補(bǔ)充客戶調(diào)查表并存儲在指定文件夾或轉(zhuǎn)交合同管理員，同時提示合同管理員備案發(fā)放客戶編號。8.簽訂合同（1）起草合同草稿，在選購專員確認(rèn)資源和交貨期，通知成本會計估計利潤表，其他同事復(fù)核合同草稿后，與客戶簽訂外銷合同。（2）統(tǒng)一合同編號規(guī)章：客戶編號+日期，如MYSNW0515（3）復(fù)核其他同事的合同草稿

4、。9.合同執(zhí)行跟蹤（1）提示備案：將新簽合同掃描件于簽回后30分鐘內(nèi)存儲在指定文件夾，并提示合同管理員備案合同；（2）審核信用證開證行資信，在確認(rèn)預(yù)付款到帳或確認(rèn)LC雙人審核無誤后（有誤須通知客戶修改LC），在論壇進(jìn)行選購備案，并提示合同管理員對選購備案進(jìn)行組貨排序；（3）將合同進(jìn)展?fàn)顩r準(zhǔn)時通知客戶，并隨時通知客戶相應(yīng)單據(jù)；（4）交單后，通知客戶公司關(guān)于付款速度的獎懲制度并跟蹤合同收匯；（5）收匯后，依據(jù)成本會計的合同利潤表進(jìn)行合同分析；（6）貨抵達(dá)客戶后，征詢客戶對公司的意見并發(fā)布在論壇上，同時提示和跟蹤傭金的支付狀況。10.完成公司上級布置的其他任務(wù)。（二）選購部總經(jīng)理1.依據(jù)董事會的戰(zhàn)略

5、安排，制定資源開發(fā)方案并組織實施；2.部署供應(yīng)商信息的整理與匯總，實行供應(yīng)商認(rèn)證及備案制度，確保臺帳管理員的賬目精確無誤。3.實行選購招標(biāo)制度，領(lǐng)導(dǎo)部門員工貫徹和執(zhí)行其他各項公司制度；4.審核選購合同并最終審批；5.定期召開部門會議，聽取工作匯報和建議，對員工反應(yīng)的問題須于兩天內(nèi)做出合理說明或賜予明確答復(fù)，并布置短期內(nèi)的工作；6.制定業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)和學(xué)習(xí)方案，并定期組織實施；7.執(zhí)行董事長和董事會布置的其他任務(wù)；副總經(jīng)理1.行使好選購專員職責(zé)，發(fā)揮模范帶頭作用；2.幫助部門經(jīng)理工作，如總經(jīng)理不在公司，代為行使其職能。執(zhí)行董事1.行使好選購專員職責(zé)，發(fā)揮模范帶頭作用；2.幫助部門經(jīng)理工作，貫徹公司

6、文化和進(jìn)行組織建設(shè)，并向董事長匯報員工所反應(yīng)的意見及部門內(nèi)的重大問題。選購專員1.開發(fā)供應(yīng)渠道，考察和認(rèn)證供應(yīng)商，整合供應(yīng)商期貨和現(xiàn)貨資源，將所考察的供應(yīng)商資料存儲在指定文件夾，同時將考察報告發(fā)布在論壇上。2.實行部門制定的產(chǎn)品系列開發(fā)方案，在論壇公布某一產(chǎn)品新開發(fā)資源的具體資料，同時匯總到資源數(shù)據(jù)庫。3.完善和準(zhǔn)時更新涉及公司業(yè)務(wù)的全部產(chǎn)品的FOB報價成本表。4.對外銷業(yè)務(wù)員的詢價，于4小時內(nèi)報出可供產(chǎn)品或相近產(chǎn)品的精確價格、交貨期、交貨地以及價格走勢意見。5.于外銷業(yè)務(wù)員提示后30分鐘內(nèi)在外銷合同草稿首頁的背面確認(rèn)資源，須注明組貨付款方式（如：預(yù)付10%，提貨后15天付清，確認(rèn)XXX，X年

7、X月X日）。6.安排組貨招標(biāo)：外銷合同備案后，于合同管理員提示后1小時內(nèi)發(fā)布完招標(biāo)信息，并通知唐山辦、天津辦、上海中平報價，含資源總部在內(nèi)，在打算選購前至少得到3個部門聯(lián)系的報價公布在公司論壇選購招標(biāo)板塊。7.考察供應(yīng)商：對于招標(biāo)過程中消失的低價供應(yīng)商于招標(biāo)信息發(fā)布后一周內(nèi)完成資質(zhì)考察，并報董事會審批。得到審批后，須與30分鐘內(nèi)將資料備案到指定文件夾。8.簽訂選購合同：依據(jù)合同管理員簽發(fā)的組貨通知，依據(jù)選購總部經(jīng)理打算的供應(yīng)商，簽訂選購合同。9.對出口管理部詢問的待上崗貨物數(shù)量，當(dāng)天賜予精確答復(fù)，不得有誤。10.催收和審核供應(yīng)商開具的增值稅票，增值稅票須于付清全款的當(dāng)月收回并確保品名、金額無誤

8、。11.開展內(nèi)貿(mào)業(yè)務(wù)和完成公司上級布置的其他任務(wù)。臺帳管理員1.選購合同備案：于選購合同簽回后30分鐘內(nèi)備案于指定文件和文件夾。2.申請選購合同項下的預(yù)付款并跟蹤付款狀況，將付款憑證傳真供應(yīng)商。3.建立供應(yīng)商臺帳（包括總賬和明細(xì)帳），依據(jù)預(yù)付款憑證登記臺帳。4.供應(yīng)商發(fā)貨后：（1）將精確的發(fā)貨明細(xì)通知物流部，并在臺帳總賬內(nèi)登記實發(fā)貨物金額；（2）在公司論壇上，具體備案此次發(fā)貨應(yīng)收回的增值稅發(fā)票明細(xì)；（3）將發(fā)貨明細(xì)通知資金管理部，申請余款并跟蹤付款狀況和將付款憑證傳真供應(yīng)商。（4）依據(jù)余款付款憑證，登記供應(yīng)商臺帳，臺帳必需隨時反映出公司對每個供應(yīng)商的在途預(yù)付款和應(yīng)付貨款。5.每月25日，通知資

9、金管理部在途預(yù)付款金額合計和應(yīng)付貨款金額合計，同時將每月的供應(yīng)商臺帳總賬發(fā)送給資金管理部。6.完成公司上級布置的其他任務(wù)。（三）出口管理部總經(jīng)理1.統(tǒng)籌安排出口管理部工作，整體把握跟蹤全部外銷合同的執(zhí)行進(jìn)度；2.部署海運(yùn)費(fèi)價格的匯總及更新，實行船代與貨代認(rèn)證及備案制度，確保組貨跟單員的港口庫存帳和外貿(mào)臺帳員的臺帳精確無誤；3.實行船務(wù)招標(biāo)制度，同時領(lǐng)導(dǎo)部門員工貫徹和執(zhí)行其他各項公司制度；4.審核租船協(xié)議或租船合同，并最終審批；5.定期召開部門會議，聽取工作匯報和建議，對員工反應(yīng)的問題須于兩天內(nèi)做出合理說明或賜予明確答復(fù)，并布置短期內(nèi)的工作；6.制定業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)和學(xué)習(xí)方案，并定期組織實施；7.執(zhí)

10、行董事長和董事會布置的其他任務(wù)。副總經(jīng)理1.行使好物流專員或組貨跟單員職責(zé)，發(fā)揮模范帶頭作用；2.幫助部門經(jīng)理工作，如總經(jīng)理不在公司，代為行使其職能。執(zhí)行董事1.行使好物流專員或組貨跟單員職責(zé)，發(fā)揮模范帶頭作用；2.幫助部門經(jīng)理工作，貫徹公司文化和進(jìn)行組織建設(shè)，并向董事長匯報員工所反應(yīng)的意見及部門內(nèi)的重大問題。物流專員1.開發(fā)更多的優(yōu)秀貨代和船代，提交其具體資料交董事會認(rèn)證，并隨時備案認(rèn)證過的貨代和船代。2.全面了解海運(yùn)市場信息，登記VPN上的海運(yùn)價格匯總表，并依據(jù)市場行情隨時更新海運(yùn)價格匯總表；對外貿(mào)業(yè)務(wù)員的海運(yùn)費(fèi)詢價，兩小時內(nèi)予以精確答復(fù)。3.安排船務(wù)招標(biāo)，依據(jù)合同管理員提示，于半個工作日

11、內(nèi)發(fā)布完畢租船招標(biāo)信息，招標(biāo)的有效期為貨物估計生產(chǎn)完畢的日期。4.依據(jù)租船招標(biāo)結(jié)果和出口管理部經(jīng)理的批示，在選購專員確認(rèn)預(yù)到港貨物日期和數(shù)量后，起草租船協(xié)議并提交出口管理部經(jīng)理審批。5.租船協(xié)議簽訂后，在VPN指定文件和文件夾內(nèi)進(jìn)行備案。依據(jù)租船協(xié)議出具出口托付書，通過出口托付書確保提單和其他文件符合信用證的規(guī)定。6.辦理報關(guān)裝船事宜：（1）申請許可證、辦理商檢、精確填寫報關(guān)托付書并幫助貨代通關(guān)，同時索要下貨紙復(fù)印件轉(zhuǎn)交外貿(mào)制單員；（2）領(lǐng)取核銷單時，須提交具體的裝船出庫單并完成核銷單備案登記；（3）協(xié)調(diào)好貨代與船代的關(guān)系，確保貨船的按時連接，保證貨物平安出運(yùn)。7.辦理貨物通關(guān)后的相關(guān)事項：（

12、1）通關(guān)后一個工作日內(nèi)索取報關(guān)單預(yù)錄入明細(xì)，并轉(zhuǎn)交選購專員；同時督促貨代跟蹤報關(guān)信息，直至信息錄入電子口岸。（2）于通關(guān)后一個工作日內(nèi)向船務(wù)公司索取大副收據(jù)或場站收據(jù)復(fù)印件；（3）經(jīng)本人與另外同事雙人審核提單后，確認(rèn)提單樣本，同時在船公司寄出正本提單前，須再次確認(rèn)提單正本的傳真件；（4）裝船后盡快索取提單，如第4天仍未取得提單，須向總經(jīng)理匯報。8.于通關(guān)后第20天，催收核銷單和報關(guān)單直至收回；9.完成公司上級布置的其他任務(wù)。外貿(mào)臺帳員1.貨物裝船出運(yùn)后，登記外銷合同利潤表、港雜費(fèi)明細(xì)賬、海運(yùn)費(fèi)明細(xì)賬以及傭金明細(xì)賬。2.提前一周報港雜費(fèi)、海運(yùn)費(fèi)和傭金的支付方案，支付時憑相應(yīng)發(fā)票和協(xié)議向資金管理部

13、請款。3.跟蹤港雜費(fèi)、海運(yùn)費(fèi)以及傭金的支付狀況，在確認(rèn)款項付出后，準(zhǔn)時處理相應(yīng)明細(xì)賬目。4.完成公司上級布置的其他任務(wù)。組貨跟單員1.打印新簽訂的外貿(mào)合同，并以紙質(zhì)文件形式進(jìn)行建檔；2.依據(jù)外銷合同及LC要求，制定組貨說明，須明確以下內(nèi)容：組貨數(shù)量、包裝明細(xì)、包裝數(shù)量、產(chǎn)品技術(shù)參數(shù)、最晚交貨期，確保其符合合同及LC要求；3.審核選購合同，保證選購合同符合組貨說明的要求；4.建立和管理好港口庫存總帳和明細(xì)賬：貨到港口后，準(zhǔn)時進(jìn)行入庫登記；貨物裝船后，準(zhǔn)時辦理出庫，確保港口實際庫存與賬目全都；5.每周聯(lián)系天津辦進(jìn)行一次盤庫，如賬物不符，須當(dāng)天找出緣由；6.聯(lián)系唐山辦或與選購部溝通，管理組貨臺帳，明

14、確貨物在產(chǎn)數(shù)量、已產(chǎn)數(shù)量、港口庫存數(shù)量和裝船數(shù)量，確保貨物所處狀態(tài)劃分得清晰明確；7.安排嘜頭的噴、掛或粘貼工作，保證每捆貨物有2-4個碼頭和貨抵達(dá)客戶后嘜頭不受損。8.完成公司上級布置的其他任務(wù)。制 單 員1.嚴(yán)格審核信用證，確保信用證條款的收匯平安性和押匯的可行性，如需改證，于半天之內(nèi)通知外貿(mào)業(yè)務(wù)員。2.審核信用證時，與船務(wù)專員溝通，確保船公司可以實現(xiàn)信用證對船只、提單及船證的要求。3.信用證審核無誤后3個工作日內(nèi)制作全套議付單據(jù)樣本；租船協(xié)議簽訂后，復(fù)核出口托付書；裝船后，復(fù)核提單確認(rèn)件和最終的提單正本傳真件。4.對比下貨紙或大副收據(jù)，確保議付單據(jù)上的貨物數(shù)量與實際裝船數(shù)量全都。5.保證

15、押匯，如因特殊狀況不能押匯須公布在論壇上或報董事長批準(zhǔn)，但須保證正點(diǎn)交單。6.每周五，報資金管理部下一周的估計交單狀況，包括估計交單日期和金額。7.于交單后半個工作日須完成以下工作：（1）在論壇應(yīng)收款管理板塊，備案交單明細(xì)狀況；（2）將全套單據(jù)正本掃描件存儲在VPN指定文件夾；（3）將全套單據(jù)打包上傳至公司網(wǎng)站客戶服務(wù)系統(tǒng)8.完成公司上級布置的其他任務(wù)。（四）資金管理部會計主管1.調(diào)度和管理公司流淌資金，準(zhǔn)時辦理出口退稅，復(fù)核檢查財務(wù)會計和成本會計的工作2.開拓公司的融資渠道，降低資金成本，辦理融資手續(xù)，負(fù)責(zé)公司資金籌措及投放工作；3.主持制定各項財務(wù)制度，編制財務(wù)成本方案、信貸方案，并監(jiān)督其

16、貫徹執(zhí)行；4.領(lǐng)導(dǎo)部門員工實行貫徹各項公司制度；5.定期召開部門會議，聽取工作匯報和建議，對員工反應(yīng)的問題須于兩天內(nèi)做出合理說明或賜予明確答復(fù)，并布置短期內(nèi)的工作；6.制定部門員工培訓(xùn)和學(xué)習(xí)方案，并定期組織實施；7.完成董事長布置的其他任務(wù)。財務(wù)會計1.準(zhǔn)時登記登記總帳和明細(xì)帳，編制全套會計報表并進(jìn)行核對;2.管理睬計憑證、帳簿、報表等檔案，保管與記錄各種有價證券及全部權(quán)狀況；3.記錄并復(fù)核各項成本帳，核算經(jīng)營利潤，并負(fù)責(zé)稅金的核實與繳納；4.定期開展經(jīng)濟(jì)活動分析，分析利潤增減緣由，發(fā)覺管理薄弱環(huán)節(jié)，提出改善經(jīng)營管理的建議；5.檢查出納收付款狀況，督促收付款票據(jù)的準(zhǔn)時收回并審核是否合法；6.每

17、月20日，提示相關(guān)選購專員催收增值稅發(fā)票；7.完成公司上級布置的其他任務(wù)。成本會計1.擬訂成本核算方法，加強(qiáng)成本管理，外銷預(yù)算合同毛利，提出可行意見。2.幫助財務(wù)會計管理港口存貨及存貨的成本結(jié)轉(zhuǎn)。3.跟蹤合同執(zhí)行成本與費(fèi)用，在論壇準(zhǔn)時公布超出估計成本的合同并提示相關(guān)同事做出說明。4.幫助會計主管制定資金用法方案。5.審核業(yè)務(wù)人員的請款資料是否齊全、是否屬實。6.每月25日，出具精確的莊雨五金香港有限公司全部者權(quán)益表。7.負(fù)責(zé)核銷單的網(wǎng)上申請和海關(guān)備案；審核裝船出庫單和核銷單用法備案狀況后，發(fā)放核銷單；用法備案后第20天，提示催收核銷單；核銷單從海關(guān)退回后，進(jìn)行網(wǎng)上交單和退稅數(shù)據(jù)報送。8.于裝船

18、后半個工作日內(nèi)核算已裝船合同的利潤并進(jìn)行簡要分析，指動身生變動的成本項目，并提示相關(guān)外銷業(yè)務(wù)員進(jìn)行深化分析。9.于交單后的第五個工作日，提示相關(guān)外銷業(yè)務(wù)員催收貨款或押匯余額。10.完成公司上級布置的其他任務(wù)。人民幣出納1.依據(jù)國家現(xiàn)金管理方法和銀行結(jié)算制度以及公司相關(guān)規(guī)定，辦理貨幣資金的收付業(yè)務(wù)。2.審核各項辦款手續(xù)是否合格（包括：領(lǐng)導(dǎo)簽字、經(jīng)手人、證明人簽字，日期、用途、大寫小寫金額相符，單價、數(shù)量、金額正確，印章齊全），審核無誤后，辦理款項的收付業(yè)務(wù)。3.確保各項經(jīng)費(fèi)收入具備憑證，準(zhǔn)時精確登記現(xiàn)金日記和銀行帳，做到日清月結(jié)。保證貨幣資金賬面余額與庫存現(xiàn)金和銀行賬面相符，并保證現(xiàn)金和有價證券

19、的平安與完整。4.辦理行政經(jīng)費(fèi)現(xiàn)金及支票的收付工作，發(fā)放員工薪資及扣繳申報個人所得稅，按時轉(zhuǎn)撥補(bǔ)貼到各職工帳戶，并準(zhǔn)時做好報銷工作。5.整理睬計憑證和會計資料并妥當(dāng)保管，同時保管好印章、現(xiàn)金及有價證券，并做好現(xiàn)金的庫存和送存銀行工作。6.做好業(yè)務(wù)收入和銀行對帳，精確編制收款憑證和付款憑證。7.完成公司上級布置的其他應(yīng)急工作。外匯出納1.辦理美元結(jié)匯業(yè)務(wù)和海運(yùn)費(fèi)、傭金的外匯支付業(yè)務(wù)；2.登記香港莊雨及香港中平離岸帳戶的銀行流水賬，并妥當(dāng)保管銀行對賬單；3.完成公司上級布置的其他任務(wù)。（五）綜合管理部合同管理員1.客戶備案:（1）審核業(yè)務(wù)人員與新客戶的洽談過程是否經(jīng)過公司郵箱；（2）于外貿(mào)業(yè)務(wù)員與

20、新客戶簽訂合同前，審核外貿(mào)業(yè)務(wù)員提交的客戶調(diào)查表是否完整，并備案登記到指定表格，同時發(fā)放客戶編號。2.合同備案：（1）審核簽訂合同的客戶是否已經(jīng)備案；（2）審核合同洽談過程是否經(jīng)過公司郵箱；（3）審核外銷業(yè)務(wù)員是否將合同掃描件存儲在局域網(wǎng)內(nèi)，如已經(jīng)存儲，須于30分鐘內(nèi)將外銷合同備案至指定匯總表中。3.組貨排序:（1）合同備案后10分鐘內(nèi)對五星級客戶進(jìn)行組貨方案中排序，并提示選購專員安排選購招標(biāo)。（2）T/T預(yù)付款合同，與財務(wù)確認(rèn)是否收到預(yù)付款，收到后于10分鐘內(nèi)進(jìn)行組貨方案中排序，并提示選購專員安排選購招標(biāo)；（3） L/C結(jié)算的合同，詢問外銷業(yè)務(wù)員和制單員兩人是否簽字確認(rèn)L/C審核無誤，如已簽

21、字，須于10分鐘內(nèi)進(jìn)行組貨方案中排序，并提示選購專員安排選購招標(biāo)。（4）排序原則：a.集裝箱裝運(yùn)或選購現(xiàn)貨的合同，以LC或預(yù)付款確認(rèn)日期的先后挨次排序；b.散貨裝運(yùn)且貨物需要排產(chǎn)時，依據(jù)生產(chǎn)日期和散貨估計船期排序，生產(chǎn)完畢之日即為估計船期。4.依據(jù)LC審核結(jié)果和選購招標(biāo)結(jié)果，發(fā)布選購組貨通知，提示船務(wù)專員發(fā)布租船招標(biāo)信息。5.依據(jù)公司資金狀況或董事會決議，在論壇通知外貿(mào)部可簽訂的新合同金額及利潤狀況。6.完成公司上級布置的其他任務(wù)。信息專員1.確保網(wǎng)絡(luò)正常運(yùn)行，管理公司數(shù)據(jù)信息及平安，管理論壇、VPN等登錄口令；2.選購計算機(jī)、辦公設(shè)備、耗材、辦公用品等；3.每月跟蹤檢查公司全部計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)以及其他電子辦公設(shè)備，若消失故障，應(yīng)與24小時內(nèi)檢修完畢；4.代表公司簽訂有關(guān)網(wǎng)絡(luò)、郵箱、信息網(wǎng)站方面的合同，并妥當(dāng)保管；5.負(fù)責(zé)管理信息化建設(shè)，