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文檔簡介
1、日常設(shè)備的保管保養(yǎng)第一章辦公用品管理制度第1條為加強本公司辦公用品管理,節(jié)約成本,提高效率,規(guī)范流程,明確責(zé)任,勤儉節(jié)約 的現(xiàn)代辦公方式,特制定本制度.第2條辦公用品由前臺集中管理。第3條本制度辦公用品包括:筆記本、打印機、書、筆等。第二章辦公用品計劃第4條根據(jù)辦公用品使用情況,提前向前臺報下辦公用品領(lǐng)用計劃。辦公用品分類定義如下:固定資產(chǎn)類辦公用品,如:電腦、打印機等。2.非消耗性辦公用品,如:辦公桌、辦公椅、 電話機、文件柜、飲水機等。3.消耗性辦公用品,如:本、中性筆、圓珠筆、鉛筆、橡皮、 膠水、復(fù)寫紙、訂書釘、筆芯、復(fù)印紙、水性筆、白板筆、文件夾、大頭針、資料袋、檔案 盒等。第5條辦公
2、用品管理員負責(zé)查對辦公用品領(lǐng)用計劃與辦公用品臺賬和庫存、上報辦公用品采 購計劃。第三章辦公用品管理第6條對于列入公司固定資產(chǎn)和非消耗性辦公用品由前臺負責(zé)管理,易消耗等辦公用品由前 臺專員進行管理。管理細則如下:固定資產(chǎn)類及非消耗性辦公用品A、采購回來后由前臺管理員進行入庫登記,登記完畢后 進行妥善保管。B、使用人員領(lǐng)取辦公用品后,由前臺管理員按人員進行固定資產(chǎn)登記。此 后該物品由使用人員自行保管。使用人員須妥善保管、使用該物品,如有故障、損壞應(yīng)以舊 換新,若出現(xiàn)人為破壞現(xiàn)象視情節(jié)嚴重按公司相關(guān)規(guī)定給予處罰。C、出現(xiàn)自然損壞或故障(超出保修期),根據(jù)實際情況由前臺統(tǒng)一安排修理;出現(xiàn)問題及故障時(
3、保修期內(nèi)),由前 臺負責(zé)協(xié)調(diào)退換、保修、維修、配件等事宜。D、員工離職前應(yīng)如數(shù)交回或轉(zhuǎn)交所領(lǐng)用的辦 公用品,由前臺人員確認。消耗性辦公用品A、前臺采購回來后由前臺管理員進行入庫登記,登記完畢后進行妥善保 管。第7條前臺管理員對辦公用品的使用情況作月度報表,會同財務(wù)反饋辦公用品當(dāng)月開支費用 的情況,并參與辦公管理。第8條本制度由前臺同相關(guān)部門制定,前臺做解釋,報經(jīng)批準(zhǔn)后執(zhí)行,修改時亦同。第四章日常設(shè)備管理(一)目的1.1為保證辦公設(shè)備的合理配置和使用,更好地服務(wù)于公司各項工作,特制本規(guī)定。(二)適用范圍2.1提供給員工日常辦公所使用的計算機及計算機外部設(shè)備(復(fù)印機、打印機等)、通信設(shè)備 等;2.
4、2保障公司網(wǎng)絡(luò)正常應(yīng)用所使用的服務(wù)器等網(wǎng)絡(luò)設(shè)備;2.3輔助公司日常工作所使用的辦公產(chǎn)品,包括(桌子、椅子、白板、書本、飲水機等)(三)管理機構(gòu)與職責(zé)3.1前臺為公司辦公設(shè)備的管理部門,負責(zé)辦公設(shè)備的采購、安裝、維護、維修。3.2公司全體員工,對公司分配的辦公設(shè)備負有妥善保管、正確使用、日常維護與保養(yǎng)的責(zé) 任,有義務(wù)協(xié)助前臺對公司辦公設(shè)備進行管理。(四)辦公設(shè)備管理4.1辦公設(shè)備分類4.1.1專用類辦公設(shè)備:指公司為員工或特定人員提供的計算機、打印機、復(fù)印機、傳真機 等辦公設(shè)備。4.1.2公用類辦公設(shè)備:指在公司內(nèi)用于公共使用或借用的辦公設(shè)備,筆記本電腦、復(fù)印機、飲水機等4.2辦公設(shè)備的配置4.
5、2.1因工作原因需要配置其它專用類辦公設(shè)備,需求人員應(yīng)提交書面申請,由前臺和領(lǐng) 導(dǎo)簽署意見,由前臺負責(zé)配發(fā)。4.2.2專用類辦公設(shè)備配發(fā)后,使用人員應(yīng)自行保管。使用人員不再使用專用類辦公設(shè)備的 情況下,由前臺進行調(diào)配使用。4.2.3公用類辦公設(shè)備由前臺根據(jù)公司實際使用需求情況進行分配。4.3辦公設(shè)備的歸還:本著“誰借誰還”的原則,由借用人歸還至前臺,在前臺確認歸還物 品完好后,進行相應(yīng)借用臺帳的注銷工作,并由借用人確認簽字。4.4辦公設(shè)備報廢管理4.4.1辦公設(shè)備報廢流程參照公司資產(chǎn)財務(wù)部相關(guān)制度執(zhí)行。4.4.2辦公設(shè)備在報廢后如有配件可以進行再利用,再利用配件視作備件管理。4.5辦公設(shè)備備件
6、及設(shè)備備件更換管理4.5.1設(shè)備備件統(tǒng)一保存在前臺,由前臺管理人員進行出入庫登記。4.5.2前臺網(wǎng)絡(luò)管理員根據(jù)故障設(shè)備的損壞情況判斷是否使用配件,如進行配件跟換,前臺 網(wǎng)絡(luò)管理員在資產(chǎn)臺帳中對更換備件的設(shè)備進行相應(yīng)登記。更換后的損壞配件視作廢品處理。(五)辦公設(shè)備報修管理5.1員工個人保管和使用的辦公設(shè)備,由本人進行報修;公司公用的辦公設(shè)備由故障發(fā)現(xiàn)人 進行報修。報修人應(yīng)向前臺申請報修,由前臺負責(zé)登記。5.2報修響應(yīng)時間5.2.1緊急響應(yīng):指在報修后半小時內(nèi)電話聯(lián)系報修人。包括電腦死機、藍屏、黑屏、自動 重啟、開機不顯示、無法啟動、無法進入系統(tǒng)、打印機無法使用等問題。(六)監(jiān)控系統(tǒng)管理6.1為
7、保障監(jiān)控中心良好的運行環(huán)境,保證監(jiān)控中心設(shè)備與信息的安全,由網(wǎng)絡(luò)管理員負責(zé) 對計算機機房內(nèi)監(jiān)控系統(tǒng)進行維護和管理。6.2員工認真履行監(jiān)控系統(tǒng)各項管理職責(zé),定期對各類設(shè)備進行檢查和維護,及時發(fā)現(xiàn)、報告、 解決硬件系統(tǒng)出現(xiàn)的故障,保障監(jiān)控系統(tǒng)的正常運行。6.3員工應(yīng)及時完成監(jiān)控數(shù)據(jù)的刻錄歸檔,確保監(jiān)控數(shù)據(jù)完整無誤,不得無故中斷監(jiān)控,不 得漏刻監(jiān)控資料,未經(jīng)刻錄不得無故刪除監(jiān)控資料。6.4嚴格遵守公司保密制度,數(shù)據(jù)資料必須由前臺網(wǎng)絡(luò)管理員負責(zé)保管,未經(jīng)允許,不得私 自拷貝、下載和外借;嚴禁在監(jiān)控計算機上使用未經(jīng)檢測允許的介質(zhì)(軟盤、光盤等),嚴 禁在監(jiān)控計算機上做與監(jiān)控?zé)o關(guān)的事情。6.5員工如需調(diào)用
8、監(jiān)控數(shù)據(jù),應(yīng)提交書面申請,由經(jīng)理簽署意見審批后,在前臺信息管理 員陪同下方可調(diào)閱。6.6前臺管理員要經(jīng)常檢查本規(guī)定執(zhí)行情況,做好情況記錄,切實履行管理職責(zé),發(fā)現(xiàn)異常 情況必須及時向負責(zé)人匯報。(七)常用辦公設(shè)備使用管理7.1電話7.1.1公司手機設(shè)備共有兩部,放在前臺,屬于公司的共有資產(chǎn),保持24小時開機,隨時有人保管,以免耽誤公司重要事項。7.1.2嚴格禁止私用(八)計算機8.2計算機8.2.1計算機使用過程中,不得擅自拆封,任何人不得私自改變或更換計算機的相關(guān)配置,對 于保管不當(dāng)、擅自安裝、拆卸硬件裝置,造成硬件的損壞或遺失的,其損失由當(dāng)事人按所使 用之計算機相同配置的價格承擔(dān)賠償責(zé)任。8
9、.2.2為節(jié)約公司資源以及保證員工資料安全保密,外出辦事、下班時請關(guān)閉計算機(中午 外出吃飯時,因離開時間較長,也應(yīng)關(guān)閉顯示器)。8.2.3各員工采取必要措施,保持所用的計算機設(shè)備整潔、美觀和良好的工作狀態(tài)。8.3復(fù)印機8.3.1公司設(shè)有公共復(fù)印機。對于復(fù)印功能不熟悉時,可請前臺予以協(xié)助,不要盲目嘗試, 避免對紙張、耗材等造成不必要的浪費。8.3.2復(fù)印完畢后,請及時取走復(fù)印原件、復(fù)印件,特別是帶有機密信息的文件不要遺落在 復(fù)印機處。8.3.3當(dāng)出現(xiàn)卡紙、無墨粉等情況時,應(yīng)及時向前臺報修,由前臺指定專人負責(zé)維修,請勿 自行拆卸,以免造成設(shè)備損壞。8.4打印機8.4.1打印機由于受網(wǎng)絡(luò)限制,打印時,可能出現(xiàn)作業(yè)阻塞現(xiàn)象。
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