電子文檔管理辦法

1、 PAGE 5電子文檔管理辦法第一章 總 則第一條 為了公司信息化建設(shè)需要，規(guī)范公司形成的電子文件的歸檔與管理工作，維護(hù)電子文件的真實性、完整性和有效性，確保電子文檔的安全和信息可用性，充分發(fā)揮電子文檔的憑據(jù)參考作用，根據(jù)公司的實際需要，特制定本辦法。第二條 基本術(shù)語解釋（一）歸檔電子文件：是指具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件。 （二）電子文件的邏輯歸檔：指在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變原存儲方式和位置而實現(xiàn)的將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門移交的過程。 （三）電子文件的物理歸檔：指把電子文件集中下載到可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門移交的過程。 （四）電子文件的真實性：指對電子文件的內(nèi)容、

2、結(jié)構(gòu)和背景信息進(jìn)行鑒定后，確認(rèn)其與形成的原始狀況一致。 （五）電子文件的完整性：指電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和元數(shù)據(jù)等無缺損。 （六）電子文件的有效性：指電子文件應(yīng)具備可理解性和可被利用性。 第二章 管理體制和職責(zé)第三條 電子文件的形成、承辦、整理與歸檔等工作，由項目AE負(fù)責(zé)，以確保電子文件的真實性、完整性和有效性。第四條 行政文員負(fù)責(zé)對電子文件的日常登記、核對等工作。第五條 行政經(jīng)理負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)解決實際問題,為電子檔案的保管、查驗、復(fù)制提供支持。第六條 各部門在主要職能活動中產(chǎn)生的電子文件，凡有查考利用價值的均應(yīng)定期制作文件備份，并要及時邏輯歸檔。歸檔后的電子文件，仍要在本部門保留一年后方可

3、刪除或銷毀。 電子文件分類所有電子文件的分類都是以項目為單位，根據(jù)時間歸類。第七條 電子文件的歸類備份目錄結(jié)構(gòu)圖：備份日期備份日期媒體類項目名媒體類項目名媒介監(jiān)測報告數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)報告硬廣素材客戶服務(wù)類媒介監(jiān)測報告數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)報告硬廣素材客戶服務(wù)類創(chuàng)作技術(shù)類策略類媒體類媒體類媒介策略案媒介計劃表媒介采購合同媒介策略案媒介計劃表媒介采購合同合同總結(jié)報告：會議記錄、周報、月報工作簡報：客戶需求簡報、創(chuàng)意簡報、策略簡報、市場簡報工作傳單消費者調(diào)查競爭對手分析策劃類：整合推廣或階段推廣執(zhí)行類：執(zhí)行時間、執(zhí)行細(xì)案、平臺規(guī)劃、文字稿件、活動排期、效果統(tǒng)計、截圖匯總靜態(tài)物料類靜態(tài)物料類動效物料類程序開發(fā)類網(wǎng)頁網(wǎng)站

4、類視頻音效類平面設(shè)計類域名空間維護(hù)資料第四章 電子文件歸檔程序第八條 項目AE對項目資料的管理、分類、拷貝負(fù)責(zé),在每月28日前項目AE應(yīng)把分類整理好的資料定期的拷貝到公司指定的服務(wù)器。第九條 項目AE對拷貝完成的資料進(jìn)行登記，并填寫項目資料備份表經(jīng)分管總監(jiān)簽字確認(rèn)后交行政文員處簽字備案。第十條 行政文員根據(jù)項目資料備份表對登記內(nèi)容和服務(wù)器資料進(jìn)行核查并簽字確認(rèn)。第十一條 所有簽字程序完成后，行政經(jīng)理根據(jù)項目資料備份表把服務(wù)器資料拷貝到備份硬盤再做物理存檔，交檔案室統(tǒng)一保管。第五章 電子文件的借閱第十二條 由檔案室保管的資料，其他人員需要使用時應(yīng)填寫資料查閱表經(jīng)分管副總簽字后方可查閱。第六章 獎

5、懲制度第十三條 每月28日開始資料備份，AE必須在2天內(nèi)（即28日09:0029日18:00）完成并將簽字完成的資料備份表提交到行政文員處。如有延誤，第一次罰款50元，連續(xù)第二次罰款100，第三次罰款200同時取消調(diào)級資格。附件：資料備份表資料備份表備份日期： 項目名稱：創(chuàng)作技術(shù)類靜態(tài)物料類：動效物料類：程序開發(fā)類：網(wǎng)頁網(wǎng)站類：視頻音頻類：平面設(shè)計類：域名空間維護(hù)資料：策略類整合推廣案：階段推廣案：執(zhí)行時間表：執(zhí)行細(xì)案平臺規(guī)劃表：文字稿件：活動排期表：效果統(tǒng)計表截圖匯總表：客 戶 服 務(wù) 類 市場調(diào)研：市場簡報競爭對手分析客 戶 服 務(wù) 類策略簡報：創(chuàng)意簡報：合同客戶往來函件等項 目 媒 體 類媒介策略案：媒介計劃表：媒介采購合同：媒 體 類媒介監(jiān)測報告：數(shù)