大型會(huì)議組織接待流程實(shí)施辦法(DOC35)

1、大型會(huì)議組織接待流程實(shí)施辦法會(huì)議是一種重要的商務(wù)活動(dòng)，作為重要的交流形式，會(huì)議能夠通過(guò)面對(duì)面交流、身體語(yǔ)言的溝通，使所有參會(huì)人員對(duì)交流的信息能夠做出更全面的理解，會(huì)議提供雙向的交流機(jī)會(huì)，可以提問(wèn)、回答、討論等等，要開(kāi)好會(huì)議，會(huì)議的組織、會(huì)議與活動(dòng)的組織流程及實(shí)施是一個(gè)非常嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?。第一?會(huì)前籌備會(huì)前籌備：是會(huì)議和活動(dòng)舉辦前的準(zhǔn)備工作，準(zhǔn)備工作是會(huì)議成敗的關(guān)鍵因素，會(huì)前籌備包括：一、 HYPERLINK %20/od/fanwen/a/huiyishijian.htm%20會(huì)議時(shí)間的確定確定會(huì)議時(shí)間要考慮單位的生產(chǎn)任務(wù)周期，選在淡季的時(shí)候，大家相對(duì)不太忙，爭(zhēng)取應(yīng)參加會(huì)的人員都能夠參加。為使會(huì)

2、議有充分的準(zhǔn)備，一般至少給出2-8周的時(shí)間提前讓參與活動(dòng)的人了解活動(dòng)的安排。因此，會(huì)議時(shí)間的確定是一個(gè)非常重要的決策，要盡早進(jìn)行。二、 HYPERLINK %20/od/fanwen/a/huiyiyicheng.htm%20會(huì)議議程的安排會(huì)議議程是會(huì)議要討論的項(xiàng)目列表，會(huì)議的目的就是在對(duì)這些項(xiàng)目進(jìn)行溝通，因此議程是整個(gè)會(huì)議方案的靈魂，是會(huì)議是否能夠成功的關(guān)鍵，因此，議程是整個(gè)會(huì)議籌備前需要最早確定的事情之一。年會(huì)通常的內(nèi)容包括： HYPERLINK /od/jsytc/a/zongjie.htm工作總結(jié)；經(jīng)濟(jì)形勢(shì)、行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)與工作計(jì)劃的討論；優(yōu)秀員工發(fā)獎(jiǎng)；年終獎(jiǎng)、紅包的發(fā)放或宣布；員工才藝

3、表演、團(tuán)隊(duì)競(jìng)賽；抽獎(jiǎng)；聚餐；戶外活動(dòng)，包括打球、滑雪、旅游等各類項(xiàng)目。在制訂議程的時(shí)候，要根據(jù)工作需要、預(yù)算等因素來(lái)考慮選擇哪些項(xiàng)目是一定需要的，哪些項(xiàng)目是備選的，哪些項(xiàng)目是全體人員參與，哪些項(xiàng)目是部分人員參與。XX公司年會(huì)議程（范文）公司將于XX年X月X日舉行年度會(huì)議，會(huì)議主要議程如下：1、分公司各項(xiàng)目部、部門匯報(bào)上一年度工作情況及下年度工作打算。 2、分公司副經(jīng)理對(duì)各主管工作總結(jié)3、通報(bào)2010年宣傳工作情況4、分公司總經(jīng)理講話5、優(yōu)秀員工表彰XX辦公室XX年X月X日傳發(fā)各主管副總、各部門負(fù)責(zé)人三、 HYPERLINK %20/od/fanwen/a/huiyirenyuan.htm%20

4、會(huì)議的三類相關(guān)人員年會(huì)通常有三類相關(guān)人員：1、領(lǐng)導(dǎo)小組、2、籌備與接待人員和3、參加人員。1、領(lǐng)導(dǎo)小組領(lǐng)導(dǎo)小組是所有重要事項(xiàng)的決策人，包括會(huì)議時(shí)間、議程、邀請(qǐng)人員、地點(diǎn)等等，為整個(gè)會(huì)議定下基調(diào)；2、籌備與接待籌備與接待人員的職責(zé)是：按照領(lǐng)導(dǎo)的安排，為領(lǐng)導(dǎo)小組提供會(huì)議籌備的具體細(xì)節(jié)，提供備選方案，供領(lǐng)導(dǎo)決策，在會(huì)議過(guò)程中進(jìn)行接待，并處理突發(fā)事件，因而也是承擔(dān)會(huì)議成敗重要責(zé)任的人員，一個(gè)會(huì)議通常是千頭萬(wàn)緒的，籌備與接待人員是否有好的方案，考慮是否周全，會(huì)很重要。精心策劃要做好每一項(xiàng)接待工作，首先必須進(jìn)行方案的策劃與制定。只有精心策劃、充分準(zhǔn)備，接待活動(dòng)才有可能成為成功的公關(guān)活動(dòng)。這就要求我們接待人

5、員必須具備較高素質(zhì)，樹(shù)立強(qiáng)烈的責(zé)任意識(shí)，作為一項(xiàng)政治任務(wù)來(lái)完成；要樹(shù)立“每一個(gè)人都代表企業(yè)形象，每一個(gè)人的一言一行都是企業(yè)文化的折射”的思想意識(shí)，保證高質(zhì)量地完成每一次接待任務(wù)。有些客人可能一生只到我單位造訪一次，如果這一次的接待工作熱情周到、精心細(xì)膩，企業(yè)良好的精神風(fēng)貌、濃厚的文化氛圍和高水平的服務(wù)將會(huì)給客人留下終生的印象。我們平時(shí)要詳細(xì)了解當(dāng)?shù)亓?xí)俗、名勝古跡、土特產(chǎn)、交通以及各類酒店設(shè)施，包括酒店位置、菜單（品）、餐飲、娛樂(lè)設(shè)施、安全保衛(wèi)及價(jià)格等，為領(lǐng)導(dǎo)提供分析資料及使用建議，供屆時(shí)領(lǐng)導(dǎo)選擇。在接到接待任務(wù)時(shí)，我們首先了解來(lái)賓的基本情況及要求，如：來(lái)賓人數(shù)、姓名、性別、職務(wù)、職稱、年齡、民

6、族、宗教信仰、帶隊(duì)人、來(lái)訪目的、方式、來(lái)訪起訖日期、來(lái)訪路線、交通工具、生活習(xí)慣、飲食愛(ài)好、禁忌及其它要求等，這是我們做好接待工作的基礎(chǔ)。根據(jù)這些基本資料，提出接待規(guī)格和接待方式并制定接待方案，制訂出符合來(lái)賓身份的完善的接待工作方案和實(shí)施細(xì)則，詳細(xì)安排日程、接站、用車、就餐、住宿、會(huì)議（會(huì)見(jiàn)）、參觀等各項(xiàng)活動(dòng)，充分考慮到各方面的細(xì)節(jié)，并體現(xiàn)一定的創(chuàng)意與創(chuàng)新，制作接待工作清單，對(duì)接待工作中的各要素進(jìn)行全面清點(diǎn)，以確保工作進(jìn)程的有序性、穩(wěn)定性和連續(xù)性。然后報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。規(guī)范運(yùn)作每個(gè)企業(yè)都有自己的企業(yè)文化，作為展示企業(yè)形象的“窗口”，接接工作同樣需要有自己的特色和風(fēng)格。因此，要通過(guò)公關(guān)接待活動(dòng)

7、的每一個(gè)環(huán)節(jié)著力體現(xiàn)企業(yè)的特色。不論是宏觀的整體方案的策劃還是微觀的接站牌的設(shè)計(jì)、匯報(bào)材料的寫作甚至接待車輛的停放、接待人員的著裝和精神面貌等等，都要努力凸顯企業(yè)與眾不同之處，讓來(lái)賓從接待工作的點(diǎn)點(diǎn)滴滴中感受到企業(yè)的個(gè)性，感受到企業(yè)文化的特色。2008年6月廣州地鐵公司領(lǐng)導(dǎo)到重慶考察時(shí)，根據(jù)接待方案統(tǒng)一要求全部接待人員統(tǒng)一著裝（上衣為白色短袖、下裝為黑色長(zhǎng)褲），駕駛?cè)藛T全部帶白色禮儀手套，并事先介紹一些相關(guān)的禮儀知識(shí)，使每個(gè)接待人員的舉止大方得體，此次接待給廣州地鐵領(lǐng)導(dǎo)留下了良好的映像。 在接待過(guò)程中，要嚴(yán)格按照方案進(jìn)行程序化運(yùn)作，使接待工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)有序銜接、首尾相連。細(xì)節(jié)決定成敗，接待工

8、作來(lái)不得半點(diǎn)馬虎，必須處處留心，周密考慮，謹(jǐn)慎行事。在重大的接待工作中，接待工作負(fù)責(zé)人在對(duì)全局進(jìn)行總體把握的前提下要隨時(shí)根據(jù)接待工作的需要對(duì)接待方案予以調(diào)整；具體接待人員則要主動(dòng)進(jìn)行全程模擬思考，從準(zhǔn)備會(huì)議室到用車，從參觀到進(jìn)餐，對(duì)每一個(gè)細(xì)節(jié)都要細(xì)致地思索一遍，以便及時(shí)彌補(bǔ)可能存在的疏漏。接待工作人員要“眼觀六路、耳聽(tīng)八方”，對(duì)來(lái)賓的一個(gè)眼神、一個(gè)動(dòng)作、不經(jīng)意的一句話，都要留意和體會(huì)，以便及時(shí)采取應(yīng)變措施。這就要求接待人員加強(qiáng)靈活應(yīng)變能力、臨場(chǎng)發(fā)揮能力的訓(xùn)練，提高處理突發(fā)事件、意外情況能力的訓(xùn)練，提高處理突發(fā)事件、意外情況的水平，以便將各類有損作企業(yè)形象的問(wèn)題解決在萌芽狀態(tài)，確保接待工作實(shí)現(xiàn)“

9、零失誤”。籌備與接待人員要有明確的職責(zé)分工，要設(shè)定一個(gè)負(fù)責(zé)人；要有人專門負(fù)責(zé)日程安排及與各部門協(xié)調(diào)；要有人專門負(fù)責(zé)聯(lián)系場(chǎng)地、布置會(huì)場(chǎng)；有人專門負(fù)責(zé)餐飲及外地趕來(lái)參會(huì)人員的住宿、旅行安排；要有人專門負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)比賽與其他活動(dòng)；要有專人負(fù)責(zé)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的接待事宜，等等。參加人員會(huì)義要邀請(qǐng)哪些人參加同樣需要考慮周全，員工是全體參加嗎？不是的話，該哪些人參加？退休人員邀請(qǐng)嗎？外地分公司的員工參加嗎？合作伙伴參加嗎？客戶邀請(qǐng)嗎？主管部門的領(lǐng)導(dǎo)是否邀請(qǐng)？等等，都要想周全了。在制訂參會(huì)人員名單的時(shí)候，有這樣一個(gè)原則：“寧拉一群，不拉一人”，意思是某一類人都不參加是可以的，但如果某類人中有人參加，這類人都應(yīng)該邀請(qǐng)，不

10、然會(huì)傷害未被邀請(qǐng)的人的感情。制定接待程序，落實(shí)各項(xiàng)細(xì)節(jié)：在確定了參加人員名單后，要明確參加人員中，誰(shuí)坐主席臺(tái)；誰(shuí)是會(huì)議的主持人；誰(shuí)要在會(huì)議過(guò)程中發(fā)言或演講；誰(shuí)是嘉賓；誰(shuí)是參與討論的人；誰(shuí)要表演、比賽，等等，要針對(duì)不同參會(huì)人員的需求，給予不同的事先準(zhǔn)備和制定接待計(jì)劃。1、根據(jù)來(lái)賓的基本情況制定合理、舒適、安全的接待計(jì)劃，做到讓客人高興而來(lái)，滿意而歸。 2、根據(jù)來(lái)賓級(jí)別確定接待規(guī)格和接待方式。3、詳細(xì)了解酒店及酒店設(shè)施，包括酒店位置、菜單、餐飲、娛樂(lè)設(shè)施、安全保衛(wèi)及價(jià)格等告知領(lǐng)導(dǎo)，提供分析及使用建議，以便領(lǐng)導(dǎo)選擇酒店。4、客人抵達(dá)前，必須在醒目處懸掛好歡迎詞。5、做好接待前的準(zhǔn)備工作，根據(jù)來(lái)賓身份

11、預(yù)定房間，會(huì)客室（會(huì)議室），確定接待人員，相關(guān)資料、接待車輛、水果、鮮花、煙酒、茶水、禮品等。6、提前召開(kāi)有關(guān)部門協(xié)調(diào)會(huì)，明確任務(wù)分工，落實(shí)到人（會(huì)議記錄、照相、攝像）7、領(lǐng)導(dǎo)審批接待計(jì)劃，申請(qǐng)接待費(fèi)用。安排食宿1、提前辦理好住房手續(xù)（房間號(hào)應(yīng)盡量避免帶4或其他不吉利的數(shù)字），將房卡拿到，以便使客人抵達(dá)賓館后，能快速領(lǐng)取鑰匙進(jìn)入房間。2、熟知房間數(shù)量及類型（標(biāo)準(zhǔn)間、商務(wù)房、工作人員房間）及同行卡?？腿擞梅浚?各種類型房間數(shù)、及方向位置（分布的樓層房間號(hào)），工作人員用房數(shù)量及位置（后勤工作人員用房需要同客人在同一樓層，并盡可能靠近嘉賓的房間，以便為嘉賓提供快速、周到的服務(wù)）。同行卡可隨乘車號(hào)一同

12、發(fā)放，也可以在前往下榻賓館的途中發(fā)放。同行卡可以使來(lái)賓清楚自己所住的房間，也便于來(lái)賓入住客房后相互之間聯(lián)系。3、房間布置：客人抵達(dá)前必須保證房間清潔衛(wèi)生，同時(shí)檢查房間內(nèi)設(shè)施是否能正常使用，按照要求為房間配水果 ( 需每天更換 )。4、根據(jù)來(lái)賓職務(wù)、性別、習(xí)慣、年齡安排房間。貴賓客人有專人引領(lǐng)至房間。安排房間的原則：根據(jù)不同層次安排不同規(guī)格的房間。5、根據(jù)來(lái)賓的生活習(xí)慣、飲食愛(ài)好、民族特點(diǎn)，結(jié)合本地飲食特色定餐。要求餐廳整潔、環(huán)境舒適、干凈衛(wèi)生、食品價(jià)廉物美。6、根據(jù)接待的不同檔次菜品、酒水可請(qǐng)客人點(diǎn)或預(yù)先點(diǎn)好。所用餐具必須要求做好消毒工作，并且堅(jiān)決杜絕使用有裂紋的餐具。7、宴請(qǐng)時(shí)根據(jù)需要安排打

13、印席卡。8、逐一落實(shí)各項(xiàng)細(xì)節(jié)。接待車輛1、接待用車：保證車輛必須是干凈、整潔車。駕駛員必須有極強(qiáng)的責(zé)任心，駕駛經(jīng)驗(yàn)豐富、服務(wù)態(tài)度好，有一定的接待經(jīng)驗(yàn)和禮儀知識(shí)。2、用車接客時(shí)，應(yīng)主動(dòng)打開(kāi)（右側(cè)）車門，以手示意請(qǐng)客人上車（小車后排右側(cè)為主，后排左側(cè)為次，司機(jī)右側(cè)由隨從人員乘坐）下車時(shí)，接待人應(yīng)先下車由車后繞過(guò)為客人開(kāi)門，有隨同人員時(shí)，由隨同人員開(kāi)門并站在車門后側(cè)以手遮在車門上框處，提示客人勿碰撞。3、根據(jù)來(lái)賓和迎送人員的人數(shù)，以及行李數(shù)量安排車輛。乘車座位安排應(yīng)適當(dāng)寬松，正常情況下，附加座一般不安排坐人。如果來(lái)賓行李數(shù)量較多，應(yīng)該安排專門的行李車。如果是車隊(duì)行進(jìn)，出發(fā)前應(yīng)明確行車順序，并通知有關(guān)

14、人員，事先講明路線與大致日程安排，注意集合時(shí)間及地點(diǎn)，以免行進(jìn)中發(fā)生錯(cuò)位。每臺(tái)車都將有明顯的標(biāo)志 號(hào)碼；每臺(tái)車安排一名陪同人員，負(fù)責(zé)提醒客人保持乘坐同一輛車，并在每次上車前統(tǒng)計(jì)人數(shù)；4、現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施過(guò)程中，嚴(yán)格按照事先制定的接待計(jì)劃，實(shí)施并執(zhí)行； 如有任何特殊情況改變行程，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)人員和司機(jī)。5、根據(jù)來(lái)賓的其他需要安排相應(yīng)車輛進(jìn)行服務(wù)。6、如果來(lái)賓 人數(shù)較多，為了在接站時(shí)避免混亂，應(yīng)事先排定乘車號(hào)和住房號(hào)，并打印成表格。在來(lái)賓抵達(dá)時(shí)，將乘車表格發(fā)至每一位來(lái)賓手中，使之明確自己所乘的車號(hào)。同時(shí)，也便于接待人員清點(diǎn)每輛車上的人數(shù)。會(huì)議前期的籌備過(guò)程中要考慮的，如主席臺(tái)的座位安排與姓名牌如何擺放？

15、主持人是否要準(zhǔn)備串詞？發(fā)言的人是否要準(zhǔn)備投影設(shè)備？嘉賓是否要有標(biāo)志？表演的人是否需要道具與服裝，等等，都要在參會(huì)人員名單確定后，進(jìn)行準(zhǔn)備。會(huì)議、宴會(huì)座次排序主席臺(tái) 主席臺(tái)主席臺(tái) ABAB主席臺(tái)主席臺(tái)BCABCA主席臺(tái)主席臺(tái)BABADCDC主席臺(tái)主席臺(tái)CBCBAAEDED主席臺(tái)主席臺(tái)ACBACBDFEDFE主席臺(tái)主席臺(tái)3213218746587465121013119121013119宴席座次2121334545616171788887178888門 口座次圖864213579864213579聽(tīng)眾7975939296949797593929694911118969492979739598969

16、49297973959四、 HYPERLINK %20/od/fanwen/a/huiyiricheng.htm%20會(huì)議日程范文會(huì)議日程，是會(huì)議開(kāi)始前要發(fā)放的關(guān)于會(huì)議安排的重要文檔，讓所有參會(huì)人員了解會(huì)議的地址、詳細(xì)內(nèi)容及時(shí)間安排，因此，會(huì)議日程是非常關(guān)鍵的應(yīng)用文，在這里提供一個(gè)春節(jié)活動(dòng)及公司年度會(huì)議所使用的日程模板供大家參考。會(huì)議日程與 HYPERLINK %20/od/fanwen/a/huiyiyicheng.htm%20會(huì)議議程的主要區(qū)別是：是否有具體的時(shí)間安排。 HYPERLINK %20/od/fanwen/a/huiyiyicheng.htm%20會(huì)議議程是在會(huì)議前期準(zhǔn)備過(guò)程中

17、，讓會(huì)議及活動(dòng)的參加人員了解會(huì)議項(xiàng)目的文件，在會(huì)前發(fā)放，讓相關(guān)的參會(huì)人員進(jìn)行相應(yīng)的準(zhǔn)備。 會(huì)議日程與議程的內(nèi)容相似，但有更加詳細(xì)的會(huì)議地址、會(huì)議內(nèi)容的具體時(shí)間安排。XX公司年會(huì)日程（范文）經(jīng)過(guò)一年的努力進(jìn)取，公司取得了良好的業(yè)績(jī)，為總結(jié)工作，展望公司的發(fā)展前景、表彰優(yōu)秀，公司將舉行年度會(huì)議，會(huì)議日程如下：會(huì)議日期：XXXX年02月05日8：30-17：00會(huì)議地址：XX市XX大酒店大會(huì)議廳參會(huì)人員：公司總部全體員工、分公司經(jīng)理、各項(xiàng)目經(jīng)理、部門負(fù)責(zé)人8：30-12：00各部門、項(xiàng)目部匯報(bào)上一年度工作情況及下一步工作計(jì)劃12：00-13：30午餐，中餐廳及參會(huì)人員合影留念13：30-16：00各

18、部門、項(xiàng)目部繼續(xù)匯報(bào)上一年度工作情況及下一步工作計(jì)劃16：00-16：30 分公司經(jīng)理講話16：30-17：00表彰優(yōu)秀員工17：00 會(huì)議結(jié)束五、 HYPERLINK %20/od/fanwen/a/huiyiyusuan1.htm%20會(huì)議管理_會(huì)議預(yù)算的5項(xiàng)內(nèi)容會(huì)議預(yù)算是會(huì)議管理與策劃的重要內(nèi)容之一，會(huì)議籌備期間的各個(gè)環(huán)節(jié)都會(huì)影響會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算，因此，籌備時(shí)，會(huì)議預(yù)算要進(jìn)行精心核算，籌備人員應(yīng)及時(shí)將會(huì)議預(yù)算范本或會(huì)議預(yù)算報(bào)告上報(bào) HYPERLINK %20/od/fanwen/a/huiyirenyuan.htm%20會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)小組，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的決策用好會(huì)議預(yù)算。會(huì)議預(yù)算包括以下6項(xiàng)內(nèi)容：1

19、、交通費(fèi)用交通費(fèi)用可以細(xì)分為：出發(fā)地至?xí)?wù)地的交通費(fèi)用：包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機(jī)場(chǎng)、碼頭至住宿地的交通會(huì)議期間交通費(fèi)用：主要是會(huì)務(wù)地交通費(fèi)用，包括住宿地至?xí)慕煌ā?huì)所到餐飲地點(diǎn)的交通、會(huì)所到商務(wù)交際場(chǎng)地的交通、商務(wù)考察交通以及其他與會(huì)人員可能使用的預(yù)定交通。歡送交通及返程交通：包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機(jī)場(chǎng)、車站、港口交通費(fèi)用。2、場(chǎng)地費(fèi)用具體可細(xì)分為： HYPERLINK /od/fanwen/a/huiyididian.htm會(huì)議場(chǎng)地租金：通常而言，場(chǎng)地的租賃已經(jīng)包含某些常用音像設(shè)施，譬如激光指示筆、音響系統(tǒng)、桌椅、主席臺(tái)、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，

20、但一些非常規(guī)設(shè)施并不涵蓋在內(nèi)比如投影設(shè)備、臨時(shí)性的裝飾物、鮮花、水果、展架等，需要加裝非主席臺(tái)發(fā)言線路時(shí)也可能需要另外的預(yù)算。會(huì)議設(shè)施租賃費(fèi)用：此部分費(fèi)用主要是租賃一些特殊設(shè)備，如投影儀、筆記本電腦、移動(dòng)式同聲翻譯系統(tǒng)、會(huì)場(chǎng)展示系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)、攝錄設(shè)備（一般都自帶）等，租賃時(shí)通常需要支付一定的使用保證金，租賃費(fèi)用中包括設(shè)備的技術(shù)支持與維護(hù)費(fèi)用。值得注意的是，在租賃時(shí)應(yīng)對(duì)設(shè)備的各類功效參數(shù)作出具體要求（通?？上?qū)I(yè)的會(huì)議服務(wù)公司咨詢，以便獲得最適宜的性價(jià)比），否則可能影響會(huì)議的進(jìn)行。另外，這些會(huì)議設(shè)施由于品牌、產(chǎn)地及新舊不同，租賃的價(jià)格可能相差很大?？蓞⒖迹?HYPERLINK %20/od/

21、fanwen/a/yinxiang.htm%20音像輔助設(shè)備 HYPERLINK /od/fanwen/a/huichangbuzhi.htm會(huì)場(chǎng)布置費(fèi)用：如果不是特殊要求，通常而言此部分費(fèi)用包含在會(huì)場(chǎng)租賃費(fèi)用中。如果有特殊要求，可以與專業(yè)的會(huì)議服務(wù)商協(xié)商。其他場(chǎng)地費(fèi)用：這些費(fèi)用通常包括：廣告及印刷、禮儀、秘書服務(wù)、運(yùn)輸與倉(cāng)儲(chǔ)、娛樂(lè)、保健、媒介服務(wù)等，可視會(huì)議需要進(jìn)行采購(gòu)。對(duì)于這些單項(xiàng)服務(wù)支持，籌辦者應(yīng)盡可能細(xì)化各項(xiàng)要求，并單獨(dú)簽訂服務(wù)協(xié)議3、住宿費(fèi)用正常的住宿費(fèi)除與酒店星級(jí)標(biāo)準(zhǔn)、房型等因素有關(guān)外，還與客房?jī)?nèi)開(kāi)放的服務(wù)項(xiàng)目有關(guān)譬如客房?jī)?nèi)的長(zhǎng)途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯(lián)網(wǎng)、客房

22、水果、鮮花提供等服務(wù)是否開(kāi)放有關(guān)。會(huì)議籌辦者應(yīng)明確酒店應(yīng)當(dāng)關(guān)閉或者開(kāi)放的服務(wù)項(xiàng)目及范圍。4、餐飲費(fèi)用會(huì)議的餐飲費(fèi)用可以很簡(jiǎn)單，也可以很復(fù)雜，這取決于會(huì)議議程需要及會(huì)議目的在 HYPERLINK %20/od/fanwen/a/huiyishipin.htm%20會(huì)議的食品飲料安排中，已有詳細(xì)介紹。茶點(diǎn)基本上是按人數(shù)預(yù)算的，預(yù)算時(shí)可提出不同時(shí)段茶歇的食物、飲料組合。正餐通常是自助餐，當(dāng)然也可以采取圍桌式就餐，費(fèi)用按人數(shù)計(jì)算即可（但考慮到會(huì)議就餐的特殊性及原材料的預(yù)備，所以預(yù)計(jì)就餐人數(shù)不得與實(shí)際就餐人數(shù)相差到15，否則餐館有理由拒絕按實(shí)際就餐人數(shù)結(jié)算，而改為按預(yù)定人數(shù)收取費(fèi)用）5、其他娛樂(lè)、演出、

23、保健、旅游項(xiàng)目費(fèi)用會(huì)議室、住宿費(fèi)用中可能含一部分娛樂(lè)項(xiàng)目的費(fèi)用，會(huì)議期間可以利用，但有些項(xiàng)目需要根據(jù)活動(dòng)安排另行準(zhǔn)備預(yù)算。6、雜費(fèi)雜費(fèi)是指會(huì)議與活動(dòng)過(guò)程中，產(chǎn)生的一些臨時(shí)性費(fèi)用，包括打印、臨時(shí)運(yùn)輸及裝卸、紀(jì)念品、模特與禮儀服務(wù)、臨時(shí)道具、傳真及其他通訊、快遞服務(wù)、臨時(shí)保健、翻譯與向?qū)?、臨時(shí)商務(wù)用車、匯兌等等。雜費(fèi)的預(yù)算很難計(jì)劃，通?？梢栽跁?huì)務(wù)費(fèi)用預(yù)算中增列不可預(yù)見(jiàn)費(fèi)用作為機(jī)動(dòng)處理。六、 HYPERLINK %20/od/fanwen/a/huiyicaigou.htm%20會(huì)議物品采購(gòu)清單與采購(gòu)人員安排在 HYPERLINK %20/od/fanwen/a/huiyirenyuan.htm%2

24、0會(huì)議的三類相關(guān)人員中，會(huì)議籌備人員往往還要負(fù)責(zé)所有會(huì)議相關(guān)物品的采購(gòu)、訂制與租賃，在采購(gòu)前列一個(gè)采購(gòu)清單，并安排好會(huì)議采購(gòu)人員，會(huì)使采購(gòu)進(jìn)行得有條不紊，且不會(huì)產(chǎn)生遺漏。會(huì)議物品采購(gòu)、訂制及租賃主要包含的11項(xiàng)內(nèi)容：1、會(huì)議場(chǎng)地租用，可參考： HYPERLINK %20/od/fanwen/a/huiyididian.htm%20會(huì)議地點(diǎn)的選擇會(huì)議地點(diǎn)的選擇與會(huì)議議程、參會(huì)人員、預(yù)算密切相關(guān)。會(huì)議場(chǎng)所的費(fèi)用，通常在整個(gè)預(yù)算中占比較大，同時(shí)，場(chǎng)地對(duì)參會(huì)人員的感受影響也較大，因此，對(duì)于籌辦人員來(lái)講，場(chǎng)地選擇是個(gè)重要的事情。如果公司內(nèi)部有合適的地點(diǎn)選擇，會(huì)議地點(diǎn)可以安排在公司內(nèi)部。由于減少了租用場(chǎng)地

25、與設(shè)備，選擇內(nèi)部地點(diǎn)開(kāi)會(huì)可以節(jié)省費(fèi)用，適合于內(nèi)部會(huì)議與活動(dòng)。由外部的服務(wù)商提供的會(huì)議場(chǎng)地，通常有三類地點(diǎn)：賓館、酒店、會(huì)議中心、飯店這幾類場(chǎng)所。賓館、酒店許多賓館有專門接待商務(wù)會(huì)議的業(yè)務(wù)，由于賓館同時(shí)能夠提供住宿和餐飲，因此，對(duì)于有食宿需求的會(huì)議，是很合適的選擇。會(huì)議中心會(huì)議中心_屬于專業(yè)從事會(huì)議服務(wù)的場(chǎng)所，通常有適合各種規(guī)模的會(huì)議室；有專業(yè)的會(huì)議相關(guān)設(shè)施；精通會(huì)務(wù)服務(wù)的服務(wù)人員；大部分的會(huì)議中心也提供餐飲與住宿服務(wù)。飯店飯店_有適合大型活動(dòng)的房間，同時(shí)也提供餐飲服務(wù)。會(huì)議場(chǎng)地如果由外部提供，會(huì)議籌備人員有可能對(duì)場(chǎng)地不是非常了解，有些會(huì)議場(chǎng)地甚至?xí)x在與公司不同城市、不同國(guó)家的地方，因此，事先

26、踩點(diǎn)就很重要了，不然，等大隊(duì)人馬過(guò)去開(kāi)會(huì)時(shí)，才發(fā)現(xiàn)地點(diǎn)與想象的不一樣就來(lái)不及了。如果由于各種原因無(wú)法親自去踩點(diǎn)，也就由熟悉會(huì)議需求的人，幫助觀察，或了解熟悉場(chǎng)地的其他用戶對(duì)場(chǎng)地的評(píng)價(jià)，了解場(chǎng)地的設(shè)施等級(jí)?？梢酝ㄟ^(guò) HYPERLINK %20/od/fanwen/a/didian20.htm%2016個(gè)項(xiàng)目評(píng)估會(huì)議地點(diǎn)。1、住宿、娛樂(lè)、演員、旅行目的地預(yù)訂2、車輛使用及租賃安排3、票務(wù)預(yù)訂提供機(jī)構(gòu)選擇4、 HYPERLINK %20/od/fanwen/a/yinxiang.htm%20音像輔助設(shè)備租賃5、會(huì)場(chǎng)布置所需物品訂制，如指示牌、會(huì)標(biāo)、背景板、展架、易拉寶、鮮花、條幅等等。會(huì)場(chǎng)布置雖然是

27、個(gè)細(xì)節(jié)，但卻是整個(gè)會(huì)議的一個(gè)面子問(wèn)題，給參會(huì)者留下對(duì)會(huì)議的第一印象，是非常重要的。會(huì)場(chǎng)布置通常由會(huì)議場(chǎng)所提供方和會(huì)議籌備人員配合完成，在會(huì)場(chǎng)布置之前，通常會(huì)出個(gè)會(huì)場(chǎng)布置方案，甚至畫出會(huì)場(chǎng)布置的效果圖，報(bào)告給會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)小組來(lái)審批。會(huì)場(chǎng)布置總體要求會(huì)場(chǎng)布置要與會(huì)議的內(nèi)容相匹配，根據(jù)會(huì)議內(nèi)容可把會(huì)場(chǎng)布置為：喜慶熱鬧的、動(dòng)感活躍的、嚴(yán)謹(jǐn)商務(wù)的等等。會(huì)議場(chǎng)所的室外布置會(huì)議場(chǎng)所的室外及入口布置可根據(jù)需要選擇：1、主會(huì)標(biāo)2、歡迎拱門、條幅3、彩球、鮮花、氦氣球4、地毯5、展架、易拉寶、廣告板6、引導(dǎo)牌7、燈箱8、簽到臺(tái)9、休息座椅等會(huì)議場(chǎng)所的室內(nèi)布置會(huì)議場(chǎng)所的室內(nèi)布置可根據(jù)需要選擇：1、會(huì)標(biāo)、背景板2、主席臺(tái)

28、、聽(tīng)眾席、演講臺(tái)的布置，3、鮮花、彩球、彩帶等裝飾4、 HYPERLINK %20/od/fanwen/a/yinxiang.htm%20音像輔助設(shè)備5、燈光、電源設(shè)備6、茶點(diǎn)，7、獎(jiǎng)品、禮品、活動(dòng)道具8、桌牌、名牌9、攝像設(shè)備，等7、禮品、獎(jiǎng)品、紀(jì)念品、演出道具采購(gòu)清單8、 HYPERLINK %20/od/fanwen/a/huiyishipin.htm%20餐飲、水果、飲用瓶裝水等9、接待物品采購(gòu)，包括：吊帶、胸牌、姓名卡、桌卡、簽到簿、簽到筆、指示牌、紙筆等辦公用品10、會(huì)議相關(guān)印刷品需要提前確實(shí)內(nèi)容，提供印刷服務(wù)供應(yīng)商，以確保在會(huì)議召開(kāi)前印刷完成。會(huì)議相關(guān)的印刷品，包括：請(qǐng)柬、會(huì)議宣

29、傳單、代表名錄、會(huì)議日程表、參會(huì)人員信息登記表、會(huì)議評(píng)估反饋表、住宿安排表、居住區(qū)域地圖、城市地圖、廣告材料，等11、與會(huì)議相關(guān)的其他物品各類物品的采購(gòu)、訂制、租賃，都要選擇可靠的供應(yīng)商，以免出現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量達(dá)不到要求、送貨不及時(shí)、售后服務(wù)跟不上等問(wèn)題七、 HYPERLINK %20/od/fanwen/a/huiyiyaoqing.htm%20請(qǐng)柬、邀請(qǐng)函的7項(xiàng)信息與范文有些會(huì)議或活動(dòng)需要邀請(qǐng)某些特定的人來(lái)參加，因此，要給他們發(fā)送請(qǐng)柬或邀請(qǐng)函，請(qǐng)柬與邀請(qǐng)函的內(nèi)容為被邀請(qǐng)者提供了會(huì)議的相關(guān)信息，為了讓被邀請(qǐng)者了解會(huì)議信息，請(qǐng)柬與邀請(qǐng)函的內(nèi)容應(yīng)體現(xiàn)7類信息，在此提供請(qǐng)柬與邀請(qǐng)函范文供參考。請(qǐng)柬與邀請(qǐng)

30、函具備的7項(xiàng)信息：1、活動(dòng)類型2、活動(dòng)日期、時(shí)間 與會(huì)期3、會(huì)議邀請(qǐng)者與被邀請(qǐng)者4、會(huì)議地點(diǎn)5、是否需要回復(fù)6、提供的餐飲7、其他信息，如著裝要求、地圖、旅行安排等邀請(qǐng)函范文XXX先生/女士：XX公司將于2月5日8：30-17：00，舉辦公司年會(huì)，特邀請(qǐng)合作伙伴派員參加。 HYPERLINK %20/od/fanwen/a/huiyiyicheng.htm%20會(huì)議議程如下：會(huì)議地點(diǎn)在XX國(guó)際會(huì)議中心中餐廳，會(huì)議提供午餐及茶點(diǎn)。請(qǐng)貴公司于2月2日前提供參會(huì)人員人數(shù)及名單。因有團(tuán)隊(duì)活動(dòng)，參會(huì)者請(qǐng)備休閑裝。會(huì)議中心地址：XX街XX號(hào)，公司接送車輛8：00，由火車站接參會(huì)者到會(huì)議中心。XX公司1月9

31、日請(qǐng)柬與邀請(qǐng)函要提前發(fā)出，以便參考者提前安排時(shí)間；請(qǐng)柬與邀請(qǐng)函的樣式、紙張取決于會(huì)議與活動(dòng)的類型，可以是卡片，也可以是信函的形式，越是重要的會(huì)議，請(qǐng)柬與邀請(qǐng)函的 HYPERLINK /od/fanwen/a/huiyiyusuan1.htm預(yù)算越高；對(duì)有回復(fù)要求的請(qǐng)柬與邀請(qǐng)函要做好跟蹤，對(duì)回復(fù)要及時(shí)登記，以便統(tǒng)計(jì)精確的人數(shù)，人數(shù)在預(yù)定 HYPERLINK %20/od/fanwen/a/huiyishipin.htm%20餐飲、住宿等項(xiàng)時(shí)，非常重要，也與會(huì)議的 HYPERLINK %20/od/fanwen/a/huiyiyusuan.htm%20預(yù)算密切相關(guān)。第二章 會(huì)議地點(diǎn)的選擇 HYPE

32、RLINK %20/od/fanwen/a/huiyididian.htm%20會(huì)議地點(diǎn)的選擇是屬于會(huì)前籌備的一部分，但單獨(dú)作為一節(jié)來(lái)講，是因?yàn)闀?huì)議地點(diǎn)選擇的非常重要，甚至是影響會(huì)議成敗的關(guān)鍵因素，參會(huì)人員對(duì)會(huì)議感受、會(huì)議預(yù)算都與會(huì)議地點(diǎn)的選擇關(guān)系密切。一、 HYPERLINK %20/od/fanwen/a/didian20.htm%20會(huì)議地點(diǎn)評(píng)估的幾個(gè)項(xiàng)目在 HYPERLINK %20/od/fanwen/a/huiyididian.htm%20選擇會(huì)議地點(diǎn)后，要對(duì)會(huì)議場(chǎng)地進(jìn)行評(píng)估，可參考如下16個(gè)項(xiàng)目：1、會(huì)議場(chǎng)地交通便利程度、是否能夠提供班車、班車是否免費(fèi)2、停車場(chǎng)3、安全情況、保安

33、服務(wù)質(zhì)量4、電信聯(lián)絡(luò)便利性5、裝修與外觀6、清潔程度7、大堂、衛(wèi)生間裝修、設(shè)施、清潔8、食品、茶點(diǎn)（可參考： HYPERLINK %20/od/fanwen/a/huiyishipin.htm%20會(huì)議的食品飲料安排）9、餐飲服務(wù)水平10、工作人員表現(xiàn)11、服務(wù)水平12、供暖、空調(diào)、照明設(shè)施13、住宿設(shè)施14、 HYPERLINK %20/od/fanwen/a/yinxiang.htm%20音像輔助設(shè)備15、休閑設(shè)施16、其他設(shè)施與服務(wù)以上項(xiàng)目最好能列個(gè)表，逐項(xiàng)按好、中、差打分。在會(huì)議籌備階段，先選擇2-3個(gè)備選地點(diǎn)，逐一列出其優(yōu)劣，提交會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)小組決定最終的會(huì)議地址，以將保障會(huì)議地點(diǎn)與會(huì)

34、議要求相符合。會(huì)議座位安排，如何安排會(huì)議座位是會(huì)議籌備人員不能忽略的一個(gè)細(xì)節(jié)，會(huì)議室座位安排既要保證所有的參會(huì)人員能夠看到和聽(tīng)到發(fā)言人的發(fā)言，還要考慮就座的禮儀，會(huì)議座位安排禮儀。一、 HYPERLINK %20/od/fanwen/a/huiyizuowei.htm%20會(huì)議室座位安排的五種方式會(huì)議座位安排，如何安排會(huì)議座位是會(huì)議籌備人員不能忽略的一個(gè)細(xì)節(jié)，會(huì)議室座位安排既要保證所有的參會(huì)人員能夠看到和聽(tīng)到發(fā)言人的發(fā)言，還要考慮就座的禮儀，會(huì)議座位安排禮儀。會(huì)議室座位安排通常有五種方式：1、圓桌會(huì)議型所有人轉(zhuǎn)著桌子就座，方便所有人參與討論，通常用于小型會(huì)議及需要討論較多的會(huì)議。盡管圓桌會(huì)議型

35、就座人員相對(duì)平等，但仍然需要注重就座的禮儀，可在座位上擺放姓名牌，用于提醒就座的次序。2、正式演講型正式演講時(shí)，要給演講者、發(fā)言人一張講臺(tái)或辦公桌，方便演講者站立或座著講話，同時(shí)，還要根據(jù)演講人的要求及演講需要，擺放相應(yīng)的音像輔助設(shè)備。聽(tīng)眾在演講者對(duì)面，按排坐，面向演講者。這樣的布置有利于演講者與聽(tīng)眾的溝通。這種座位排列方式，應(yīng)稍微多提供一些座位，因?yàn)樵谥虚g的座位有可能是空的，聽(tīng)眾通常不會(huì)座得非常滿。3、小組討論型據(jù)會(huì)議的需要，把座位分成幾個(gè)圓桌型，在會(huì)議主要發(fā)言人發(fā)言結(jié)束后，參會(huì)人員將分成幾個(gè)小組進(jìn)行討論，培訓(xùn)經(jīng)常采用這種形勢(shì)，方便對(duì)課題進(jìn)行小規(guī)模的深入研討，保證更多的人對(duì)議題表達(dá)意見(jiàn)。4、

36、就餐座位安排對(duì)于正式的晚餐或宴請(qǐng)，應(yīng)選擇這種方式安排座位，在餐桌上要擺放桌號(hào)提示牌，或提供座位用于表示就座的次序，可在參會(huì)人員的請(qǐng)柬上標(biāo)明就餐的餐桌號(hào)。5、禮儀型有些非常正式的會(huì)議，對(duì)就座禮儀要求很高，例如有上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、重要嘉賓參加的會(huì)議，在主席臺(tái)上就座的人，如何安排座位一定要參照禮儀指導(dǎo)書，并事先征求會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)小組、領(lǐng)導(dǎo)及嘉賓本人或秘書的意見(jiàn)。二、 HYPERLINK %20/od/fanwen/a/huiyishipin.htm%20會(huì)議的食品飲料安排會(huì)議籌備過(guò)程中，一定要事先確定各類用餐的次數(shù)，把每次用餐都考慮周全，并確定所有用餐的時(shí)間、提供者、菜單與費(fèi)用。安排食品飲料時(shí)，需要了解是否有特別

37、飲食要求的參會(huì)人員，如素食或清真食品。會(huì)議的食品飲料有兩類：1、茶點(diǎn)茶點(diǎn)包括會(huì)中茶點(diǎn)、咖啡、茶，在會(huì)議期間提供。茶點(diǎn)的種類可分為西式與中式2種：西式基本上以咖啡、紅茶、西式點(diǎn)心、水果等為主，中式則以開(kāi)水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點(diǎn)心為主?？梢苑旁跁?huì)議室內(nèi)的桌上供參會(huì)人員享用，也可以放在會(huì)議室外部，由參會(huì)人員外出休息時(shí)享用，具體提供時(shí)間、種類、數(shù)量、服務(wù)要求，需事前則會(huì)議籌辦人員與會(huì)議場(chǎng)所提供商協(xié)商。2、正餐正餐分為午餐、晚餐、早餐。午餐因會(huì)議通常在上下午均有安排，因此有一定工作餐性質(zhì)，以安排自助餐為主；晚餐系主要用餐，通常是會(huì)議程序的一部分，擁有較正式的規(guī)格，期間可能會(huì)安排領(lǐng)導(dǎo)講

38、話、用餐人員相互敬酒等環(huán)節(jié)；早餐除非是安排好的早餐會(huì)，通常是非正式的，僅為住宿人員提供，費(fèi)用包含在住宿費(fèi)用中，在預(yù)定住宿時(shí)，要與住宿提供者協(xié)商早餐的安排。食品飲料的提供者也就是食品的提供渠道，通常有：1、內(nèi)部食堂；2、外部餐飲提供商，包括小型餐飲公司、飯店；3、會(huì)議或住宿場(chǎng)所提供；4、自行采購(gòu)，有些茶點(diǎn)、飲料可自行采購(gòu)。三、 HYPERLINK %20/od/fanwen/a/yinxiang.htm%20音像輔助設(shè)備安排任何會(huì)議與活動(dòng)，都應(yīng)該事先確定是否需要在會(huì)議室使用音像輔助設(shè)備，由于音像輔助設(shè)備能夠表現(xiàn)事先準(zhǔn)備的內(nèi)容，會(huì)議室設(shè)備是否準(zhǔn)備妥當(dāng)會(huì)影響會(huì)議的效果，所以，使用音像輔助設(shè)備有以下幾

39、個(gè)優(yōu)點(diǎn)：可事先準(zhǔn)備圖片與圖表，便于觀眾理解演講的內(nèi)容；運(yùn)用音像輔助設(shè)備能夠顯示專業(yè)的演講與報(bào)告水平；音像輔助設(shè)備可顯示現(xiàn)場(chǎng)書寫的內(nèi)容，方便與觀眾溝通；幫助觀眾集中精力聽(tīng)講與討論，而不需要做筆記。會(huì)議常用的音像輔助設(shè)備有以下7類：1、白板白板通常能在上面進(jìn)行書寫的鐵制大塊白板，可反復(fù)擦除上面的筆跡，也可以用磁吸將紙張粘在上面展示內(nèi)容，因此，在準(zhǔn)備白板的同時(shí)，要準(zhǔn)備白板筆、板擦、磁吸（也叫磁釘、磁扣、磁粒、磁貼）、大張的白板紙、打印紙等。2、計(jì)算機(jī)有些演講人不方便攜帶筆記本電腦，可將其演講、展示的內(nèi)容事先拷貝到會(huì)議室的計(jì)算機(jī)中，用計(jì)算機(jī)演示的文件可以是PPT文件、WORD文件，也可以是EXCEL表

40、格、圖表，甚至是動(dòng)畫、視頻內(nèi)容，使演講內(nèi)容更形象，便于理解。所以，計(jì)算機(jī)也是會(huì)議室常備的音像輔助設(shè)備之一。3、投影儀投影儀可以把計(jì)算機(jī)屏幕上的內(nèi)容放大顯示到幕布上，使更多的觀眾看到，屬于會(huì)議室的重要設(shè)備。在準(zhǔn)備計(jì)算機(jī)及投影儀的時(shí)候，一定要準(zhǔn)備好相應(yīng)的電源設(shè)備，并為突然停電的意外事故做好準(zhǔn)備。4、畫架、活動(dòng)掛圖畫架上面可掛多層白板紙，方便在會(huì)計(jì)過(guò)程中，由主持人、演講人、報(bào)告人記下與會(huì)人員的討論過(guò)程、重要觀點(diǎn)，畫架也可以用白板代替。5、展板展板是便攜式的圖板，展示會(huì)議相關(guān)的內(nèi)容或宣傳信息，由會(huì)議組織者事前準(zhǔn)備好，擺放在會(huì)議室相關(guān)位置。6、音響設(shè)備視會(huì)議室的大小及演講者的需要，提供麥克風(fēng)、音箱等，必

41、要的音響設(shè)備。7、其他設(shè)置錄像機(jī)、電視機(jī)、膠片投影儀、幻燈片投影儀等，隨著計(jì)算機(jī)的普及，這些類型的音像輔助設(shè)備使用的越來(lái)越少了。會(huì)議時(shí)，要使用何種音像輔助設(shè)備需事先與演講人、報(bào)告人進(jìn)行溝通，并按他們的要求準(zhǔn)備。如果會(huì)議場(chǎng)地沒(méi)有足夠的音像輔助設(shè)備，就需要會(huì)議籌備人員通過(guò)其他方式，如租賃、借用，事先事先在會(huì)議場(chǎng)地布置好四、 HYPERLINK %20/od/fanwen/a/huichangbuzhi.htm%20會(huì)場(chǎng)布置要注意的幾個(gè)細(xì)節(jié)會(huì)場(chǎng)布置雖然是個(gè)細(xì)節(jié)，但卻是整個(gè)會(huì)議的一個(gè)面子問(wèn)題，給參會(huì)者留下對(duì)會(huì)議的第一印象，是非常重要的。會(huì)場(chǎng)布置通常由會(huì)議場(chǎng)所提供方和會(huì)議籌備人員配合完成，在會(huì)場(chǎng)布置之前

42、，通常會(huì)出個(gè)會(huì)場(chǎng)布置方案，甚至畫出會(huì)場(chǎng)布置的效果圖，報(bào)告給會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)小組來(lái)審批。會(huì)場(chǎng)布置總體要求會(huì)場(chǎng)布置要與會(huì)議的內(nèi)容相匹配，根據(jù)會(huì)議內(nèi)容可把會(huì)場(chǎng)布置為：喜慶熱鬧的、動(dòng)感活躍的、嚴(yán)謹(jǐn)商務(wù)的，等等。會(huì)議場(chǎng)所的室外布置會(huì)議場(chǎng)所的室外及入口布置可根據(jù)需要選擇：1、主會(huì)標(biāo)2、歡迎拱門、條幅3、彩球、鮮花、氦氣球4、地毯5、展架、易拉寶、廣告板6、引導(dǎo)牌7、燈箱8、簽到臺(tái)9、休息座椅等五、會(huì)議場(chǎng)所的室內(nèi)布置會(huì)議場(chǎng)所的室內(nèi)布置可根據(jù)需要選擇：1、會(huì)標(biāo)、背景板2、主席臺(tái)聽(tīng)眾席、演講臺(tái)的布置，可參考： HYPERLINK %20/od/fanwen/a/huiyizuowei.htm%20會(huì)議室座位安排的五種方

43、式3、鮮花、彩球、彩帶等裝飾4、 HYPERLINK %20/od/fanwen/a/yinxiang.htm%20音像輔助設(shè)備5、燈光、電源設(shè)備6、茶點(diǎn)，可參考： HYPERLINK %20/od/fanwen/a/huiyishipin.htm%20會(huì)議的食品飲料安排7、獎(jiǎng)品、禮品、活動(dòng)道具8、桌牌、名牌9、攝像設(shè)備，等第三章 會(huì)議過(guò)程控制一、 HYPERLINK %20/od/fanwen/a/huichangjiedai.htm%20會(huì)議接待的2點(diǎn)注意事項(xiàng)會(huì)議接待是 HYPERLINK /od/fanwen/a/huiyirenyuan.htm參會(huì)人員對(duì)會(huì)議評(píng)估的重要要點(diǎn)之一，會(huì)議接待

44、是整個(gè)會(huì)議過(guò)程中重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，會(huì)議接待方案準(zhǔn)備、會(huì)議接待禮儀、會(huì)議接待注意事項(xiàng)，也是學(xué)習(xí)組織、籌備一個(gè)會(huì)議的重要內(nèi)容，對(duì)于大型會(huì)議，應(yīng)該準(zhǔn)備專門的會(huì)議接待方案。會(huì)議接待中要注意的事項(xiàng)為：1、妥當(dāng)安排接待人員會(huì)議的接待人員一定要安排好，保證在會(huì)議開(kāi)始、中間休息、就餐、結(jié)束的時(shí)候，都有接待人員為參會(huì)者提供服務(wù)。為保證安排好接待人員的工作，會(huì)議籌備的時(shí)候要準(zhǔn)備一個(gè)接待人員排班表，把各個(gè)時(shí)段的接待人員都妥當(dāng)?shù)匕才藕?。?duì)會(huì)議接待人員要進(jìn)行培訓(xùn)，使他們熟悉會(huì)議的 HYPERLINK %20/od/fanwen/a/huiyiricheng.htm%20日程安排、會(huì)議場(chǎng)地情況、 HYPERLINK %20

45、/od/fanwen/a/huiyiyiwai.htm%20意外情況處理辦法案等。2、充足準(zhǔn)備接待資料在接待處應(yīng)該準(zhǔn)備充足的接待資料，一方面保證每個(gè)參會(huì)人員都能領(lǐng)到資料；另一方面保證每個(gè)人領(lǐng)到的資料都是全面的。接待處應(yīng)該準(zhǔn)備的資料和材料如下：1、胸卡或吊牌2、參會(huì)人員名單3、參會(huì)人員登記表、簽到表4、辦公用品，如鉛筆、紙張、記錄本5、 HYPERLINK %20/od/fanwen/a/huiyiricheng.htm%20會(huì)議日程6、關(guān)于 HYPERLINK %20/od/fanwen/a/huiyididian.htm%20會(huì)議地點(diǎn)、衛(wèi)生間設(shè)施、停車、用餐地址等信息7、會(huì)議相關(guān)印刷品8、會(huì)

46、議評(píng)估反饋表9、其他會(huì)議信息為每個(gè)參會(huì)人員準(zhǔn)備的資料要集中放入一個(gè)資料袋中，方便參會(huì)人員領(lǐng)取。會(huì)議接待前注意了這2個(gè)問(wèn)題后，會(huì)議的接待就能圓滿地進(jìn)行。二、 HYPERLINK %20/od/fanwen/a/huiyiyiwai.htm%20會(huì)議意外事件處理、意外事件處理預(yù)案會(huì)議過(guò)程千頭萬(wàn)緒，方方面面的事情很多，參會(huì)的人員較多，組織者要對(duì)會(huì)議過(guò)程進(jìn)行控制，需要制定意外事件處理預(yù)案以應(yīng)對(duì)會(huì)議過(guò)程中的突發(fā)事件、緊急事件。意外事件易發(fā)生在哪些地方呢？怎么有針對(duì)性地制定意外事件處理預(yù)案呢？會(huì)議前詳細(xì)的籌備，可使意外事件的出現(xiàn)降低到最小程度，緊急事件、意外事件還是有可能會(huì)發(fā)生，以下幾個(gè)方面最有可能出現(xiàn)問(wèn)

47、題：1、人員會(huì)議的重要嘉賓、主持人、演講人、發(fā)言人缺席，他們可能會(huì)因?yàn)樯?、其他重要事?xiàng)而無(wú)法出席會(huì)議，或者因?yàn)榻煌▎?wèn)題，而無(wú)法準(zhǔn)時(shí)到達(dá)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)。處理預(yù)案：1、為每個(gè)重要角色準(zhǔn)備后備人選；2、會(huì)議前與他們聯(lián)系，以確保無(wú)缺席情況出現(xiàn)，安排 HYPERLINK %20/od/fanwen/a/huichangjiedai.htm%20會(huì)議接待人員及時(shí)反饋交通、天氣變化；3、及時(shí)調(diào)整會(huì)議日程，例如增加提問(wèn)時(shí)間，以應(yīng)對(duì)某個(gè)發(fā)言人的缺席。2、場(chǎng)地 HYPERLINK %20/od/fanwen/a/huiyididian.htm%20會(huì)議場(chǎng)地可能會(huì)出現(xiàn)的意外情況有：因其他緊急安排，使預(yù)定的會(huì)議室無(wú)法按時(shí)

48、提供；為參會(huì)人員預(yù)訂的客房不足；會(huì)議場(chǎng)地的設(shè)備突然出現(xiàn)故障，如空調(diào)系統(tǒng)故障、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)故障等；停車場(chǎng)不足，等等。處理預(yù)案：大型會(huì)議的場(chǎng)地出現(xiàn)意外，最難處理，因?yàn)闀?huì)議通知已經(jīng)發(fā)出，大量參會(huì)人員已經(jīng)匯集過(guò)來(lái)了，很難準(zhǔn)備一個(gè)備選地點(diǎn)，因此，會(huì)議場(chǎng)地在選擇時(shí)，一定要選擇有信譽(yù)的地方，以降低出現(xiàn)意外事件的可能性，一旦出現(xiàn)意外，要能為大家及時(shí)提供備選場(chǎng)地，或者是備選日程安排。3、音像輔助設(shè)備 HYPERLINK %20/od/fanwen/a/yinxiang.htm%20音像輔助設(shè)備也較易出現(xiàn)問(wèn)題，如投影儀的燈泡突然不亮；電源不足；音響系統(tǒng)故障，等等。處理預(yù)案：在會(huì)議籌備時(shí)，一定要了解會(huì)議的音像輔助設(shè)備的

49、狀況，保障設(shè)備能夠運(yùn)轉(zhuǎn)，確保能及時(shí)找到設(shè)備維護(hù)的人員或服務(wù)商，必要的情況下，要準(zhǔn)備備選設(shè)備。組織者在參會(huì)時(shí)，要攜帶一些必要的備用品，如：白板、白板筆、膠片，等。4、會(huì)議資料會(huì)議資料可能會(huì)出現(xiàn)短缺；或者因?yàn)閺?fù)印設(shè)備、打印設(shè)備的故障而無(wú)法按時(shí)按量提供；會(huì)議相關(guān)印刷品的 HYPERLINK %20/od/fanwen/a/huiyicaigou.htm%20供應(yīng)商，可能無(wú)法按時(shí)將資料送達(dá)等等。處理預(yù)案：要事先了解會(huì)議場(chǎng)地附近能夠提供資料打印、復(fù)印的場(chǎng)所；會(huì)議組織者確保自己攜帶有原始稿件；如資料短缺一時(shí)無(wú)法解決，要及時(shí)向參會(huì)人員進(jìn)行解釋，并說(shuō)明能夠提供資料的時(shí)間或備選方法。5、其他意外情況其他可能存在的問(wèn)題，如參會(huì)人數(shù)不足，或超過(guò)預(yù)期；突發(fā)安全事故，等等。第四章 會(huì)議總結(jié)會(huì)議記錄與會(huì)議紀(jì)要，同樣作為會(huì)議情況的記錄方式，會(huì)議紀(jì)要與會(huì)議記錄有什么不同呢？一、 HYPERLINK /od/fanwen/a/huiyijilugeshi.htm會(huì)議記錄格式的2個(gè)部分會(huì)議記錄對(duì)于會(huì)議來(lái)說(shuō)，是會(huì)議最重要的成果之一，甚至在某種意義上是具有法律效力的文本。安排好會(huì)議記錄工作，寫好會(huì)議記錄是會(huì)議組織者的一項(xiàng)重要工作。會(huì)議記錄怎么寫？本文