投標工作流程

1、項目投標工作規(guī)范.目的為使公司項目投標（含項目競爭性談判響應(yīng)）工作程序化、規(guī)范化，以提高投標工作效率，特制定本工作規(guī)范。.適用范圍適用于公司工程項目的投標，根據(jù)項目規(guī)模大小及是否跨公司等不同情況，可適當進行剪裁。（有關(guān)事業(yè)部項目的投標工作如無特例參考公司市場部管理辦法中有關(guān)投標中的相關(guān)規(guī)范執(zhí)行。）.工作職責相關(guān)部門職責3.1.1合同預(yù)算部a）作為公司投標文件商務(wù)標的主要負責部門；負責配合重點項目部進行整體投標方案的編制；b）負責編制“法人代表資格證明”、“授權(quán)書”、“投標方資格證明”等常用投標文件模版；參加相關(guān)內(nèi)容的編寫和投標組織協(xié)調(diào)工作；負責投標文件的清單制預(yù)算的編寫及審核工作。3.1.2重

2、點項目部作為公司投標文件的主要牽頭人，承擔公司投標項目的市場運作及投標總負責人；負責安排相關(guān)人員進行投標文件技術(shù)標的編制及審核；負責確定投標文件的商務(wù)報價的審核及確定；負責安排投標小組成員及相關(guān)投標授權(quán)代理人；3.1.3行政部a)依據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要，負責編制響應(yīng)業(yè)務(wù)需求的公司簡介及業(yè)績介紹并及時更新，供業(yè)務(wù)部門投標之用，確保所提供文件的時效性、有效性；b)負責公司各類資質(zhì)材料的收集和管理，供公司投標查用級借用；建立人員信息庫，收錄各類工程管理、技術(shù)人員資歷情況，以利于投標時調(diào)用；負責辦理投標文件蓋章手續(xù)。在投標文件準備期間負責做好設(shè)備提供投標所有的物資及食、宿、用車等后勤保障工作。采購部負責

3、提供投標文件設(shè)備報價依據(jù)及推薦產(chǎn)品選型，與投標負責人共同核實項目投標的成本預(yù)算。協(xié)助總經(jīng)理確定設(shè)備最終報價與最終談判價。與有關(guān)廠商聯(lián)系、提供或協(xié)調(diào)投標所需的廠商出具的授權(quán)函、制造商資格證明等資質(zhì)文件。財務(wù)部提供投標所需銀行出具的公司資信證明、投標保證函、公司財務(wù)報表等相關(guān)財務(wù)文件。負責辦理投標所需投標保證金支付。3.1.6市場管理部負責保持于配合合作公司的聯(lián)系及日常事務(wù)的處理；負責及時更新及索要配合公司的相關(guān)資質(zhì)文件及投標所需的相關(guān)文件；3.2投標人員職責大型項目投標工作，由總經(jīng)理確定投標總負責人，投標總負責人組織成立投標項目組；一般性投標的由項目的前期項目跟蹤人員擔任總負責人，并組織成立投標

4、項目組。投標總負責人：負責投標工作計劃的制訂，確定投標組人員配置及投標工作進度安排，并下達工作任務(wù)書；負責投標工作的總體協(xié)調(diào)，審定或組織確定投標文件的總體框架結(jié)構(gòu)、風格等；監(jiān)督檢查投標文件各部分的編制進展，全面把握工作進度；對投標文件的編制質(zhì)量負責；審定或組織確定投標報價。技術(shù)負責人：確定技術(shù)方案的框架結(jié)構(gòu)及設(shè)計思想；承擔技術(shù)方案總體概述編寫；負責技術(shù)方案的審核把關(guān)、技術(shù)指導(dǎo)；對投標文件技術(shù)方案的編制質(zhì)量負責。商務(wù)負責人：負責組織投標文件商務(wù)部分的編制，包括所需商務(wù)資質(zhì)材料的收集、整理等。負責與各相關(guān)部門協(xié)調(diào)索取所需各種資質(zhì)、資信文件、授權(quán)等材料并編制整理招標文件要求有關(guān)商務(wù)的響應(yīng)文件組成；負

5、責投標文件封面、包裝外觀設(shè)計、密封等工作；負責文件統(tǒng)稿及文件印制、裝訂等工作。配合辦公室提供投標工作期間的后勤服務(wù)。技術(shù)人員：根據(jù)分工和要求，承擔投標文件中相關(guān)部分技術(shù)方案的編制工作，對所編寫部分的質(zhì)量負責，并為其他部分內(nèi)容的編寫提供相應(yīng)的技術(shù)支持，如為系統(tǒng)報價、項目進度安排、設(shè)備檢測及投資控制等方面提供素材；協(xié)助進行整體方案的集成、排版等。4.工作程序投標工作流程投標工作可細分為投標申請（獲取招標文件或競爭性談判文件）、投標計劃、文件編寫、文件成型、投標及投標歸檔等六個階段，參見工程項目投標工作流程圖。運作要求.2.1投標申請階段：該階段目標是取得投標資格。重點項目部負責市場人員積極開展商務(wù)

6、活動，根據(jù)需要有行政部準備投標資格申請等或招標單位所需公司資質(zhì)、業(yè)績等文件資料交由商務(wù)人員提交招標單位。取得招標書后，如招標單位組織進行現(xiàn)場踏勘及標前答疑會，所派人員根據(jù)現(xiàn)場踏勘情況和對標書的理解，以及收集的問題，對招標書中需要澄清及有歧義的內(nèi)容進行提問，正確理解招標書的要求，并形成答疑記錄，作為招標書的補充材料及時予以反饋，以保證投標文件的應(yīng)標性。.2.2投標計劃階段：該階段是確定投標小組人員及著手開始投標，確定責任劃分關(guān)鍵（后附投標計劃模板供參考）總經(jīng)理或投標總負責人確定投標項目組人員構(gòu)成，并協(xié)調(diào)相關(guān)人員將招標文件分發(fā)到各相關(guān)人員。投標總負責人制訂投標工作計劃，內(nèi)容包括：項目組人員工作劃分

7、以及投標文件編寫和要求、初評、修改、評審、統(tǒng)稿、打印裝訂各部分工作的責任人和進度安排。投標計劃形成后經(jīng)總經(jīng)理簽字認可后以任務(wù)書形式，由商務(wù)負責人將計劃迅速傳達至其他有關(guān)人員，項目組所有人員依據(jù)該計劃安排自己的工作，確保按計劃完成各部分工作。在項目組人員分別學(xué)習(xí)、消化招標書的基礎(chǔ)上，技術(shù)負責人組織項目組技術(shù)人員分析、研究招標書，確定技術(shù)方案的框架結(jié)構(gòu)、設(shè)計思想、設(shè)備選型以及系統(tǒng)框圖、拓普圖編制等具體要求。商務(wù)負責人認真學(xué)習(xí)招標書后，應(yīng)將招標書中的各種要求（不含技術(shù)要求）以清單的形式一一列示，包括對投標單位資質(zhì)、業(yè)績及資信方面的要求以及蓋章、密封要求等等提交投標總負責人審定后，與各相關(guān)管理部門聯(lián)系

8、索取；同時商務(wù)負責人編制的投標文件格式（未指定格式時可參考模版確定）經(jīng)投標總負責人審定使用。投標總負責人組織相關(guān)人員對招標書中有關(guān)商務(wù)方面的要求認真分析，并根據(jù)項目商務(wù)人員所提供的信息組織開展商務(wù)報價工作。4.2.3投標文件編制階段：4.2.3.1技術(shù)方案編制投標文件編寫人員應(yīng)認真學(xué)習(xí)、消化招標書，及時掌握最新客戶需求及編寫要求。技術(shù)人員根據(jù)已確定的技術(shù)方案的設(shè)計思想、設(shè)計原則以及設(shè)備選型的有關(guān)要求進行各自負責部分的方案編寫，完成的初稿要首先進行自評、互評，修改完善后再提交技術(shù)負責人審核，最后由項目負責人或項目負責人制定相關(guān)人員組織評審，大型及重要項目需今總經(jīng)理牽頭組織人員評審，評審?fù)ㄟ^后方能

9、定稿。需要時技術(shù)人員有責任提交有關(guān)的設(shè)備報價清單、子系統(tǒng)進度計劃及施工檢測方法等方面的書面材料。4.2.3.2商務(wù)文件（含報價）編制商務(wù)文件的組成要根據(jù)招標文件的要求，由商務(wù)負責人負責收集公司或配合公司的所有商務(wù)資質(zhì)文件的編制及整理，各相關(guān)部門予以配合。投標總負責人組織有關(guān)人員根據(jù)設(shè)備清單及配置選型，依據(jù)采購部推薦的設(shè)備選型及所掌握的設(shè)備報價信息，按投標計劃安排編制設(shè)備報價清單，設(shè)備報價最終采購部審核簽字；投標總負責人、采購部負責人及相關(guān)人員綜合核算初成本、商務(wù)信息等因素制定系統(tǒng)總體報價，經(jīng)總經(jīng)理審核后確定最終報價，大型項目須報董事長批準后確定。4.2.4文件成型階段：投標文件中須蓋公司章的包

10、括法人資格證明、授權(quán)書、系統(tǒng)報價匯總表及設(shè)備報價匯總表、招標書明確要求蓋章的內(nèi)容等等，設(shè)備報價匯總表須經(jīng)采購部審核，總經(jīng)理確認簽字后辦公室印鑒管理人員方可蓋章。（注：配合公司的密封及蓋章工作有市場管理部配合牽頭組織安排）投標文件的外觀包裝在投標中非常重要，應(yīng)在投標工作的開始便著手進行有關(guān)設(shè)計，確定投標文件的外觀風格，包括封面、頁眉頁腳、紙張、裝訂材料等，此項工作由商務(wù)負責人負責進行，投標總負責人審定。正式打印前的校稿工作由技術(shù)負責人牽頭進行，對投標文件中的文字、章節(jié)序號、頁碼編號、圖號、圖形、缺頁、缺項、目錄、關(guān)鍵數(shù)據(jù)、證明材料等逐一檢查，確認無誤后方可開始打印工作。文件的打印、裝訂工作根據(jù)文

11、件數(shù)量大小確定工作人數(shù)，此項工作由商務(wù)負責人牽頭完成。投標文件封裝應(yīng)嚴格遵照招標書的要求進行，投標總負責人檢查文件的齊套性和應(yīng)標性，無誤后，再按規(guī)定要求進行封裝。商務(wù)負責人協(xié)助投標總負責人檢查投標所需公司證件及授權(quán)委托人證件是否齊全；4.2.5投標活動階段：投標活動由授權(quán)委托人組織進行，若客戶有述標要求時，總經(jīng)理或投標總負責人確定述標人選，述標人應(yīng)進行充分準備。必要時，述標人準備演示文稿，并根據(jù)時間安排盡可能由投標總負責人組織安排進行模擬述標。遞交標書之前，根據(jù)市場提供的最新信息，由授權(quán)委托人修改或確定最終投標價。投標文件需在規(guī)定時間之前遞交，異地投標應(yīng)提前安排人員及協(xié)調(diào)車輛等事宜按時間到達指

12、定投標地點。4.2.6投標歸檔整體投標公司結(jié)束后，商務(wù)負責人應(yīng)將全套的招投標文件及電子文檔在檔案室歸檔一份以備查。歸檔文件包括但不僅限于以下文件：招標文件、相關(guān)答疑文件及招標文件電子版文件（如有的話）投標計劃所有投標文件及電子版、投標總結(jié)（根據(jù)項目大小及需要時提交）XXX工程投標計劃（模板）根據(jù)XXX工程招標文件要求，就XXX工程投標工作安排如下：人員組成及工作分工項目總體負責人：XX技術(shù)文件編寫人：XX公司XXXXX公司XXX商務(wù)負責人：XXX投標方案組成及責任人安排：序號投標文件負責人完成時間備注投標文件商務(wù)文件組成及人員安排投標函XXX公司OOOOXXX公司法定代表人授權(quán)書XXX公司OO

13、OOXXX公司商務(wù)條款偏離表OOOOOO商務(wù)響應(yīng)文件廠家產(chǎn)品授權(quán)完成后提交商務(wù)負責人投標文件技術(shù)文件組成及人員安排技術(shù)文件總說明XXX公司OOOOXXX公司投標方的技術(shù)響應(yīng)文件XXX公司OOOOXXX公司技術(shù)條款偏離表投標設(shè)備清單提交采購部審核初成本OOOO三工作進展安排月日之前為項目組全體人員熟悉及了解投標文件時間。月日項目組全體人員確定投標文件技術(shù)響應(yīng)文件組成格式及包含內(nèi)容，并提交招標文件答疑文件交XXX處;月日之前各投標技術(shù)編寫人提交設(shè)備清單，交由投標總負責人協(xié)同采購部及系統(tǒng)投標品牌，核定投標預(yù)算成本。月日月日前為編寫標書工作日。整理整體報價及技術(shù)文件。月日所有編寫標書人員提交投標文件初稿交xxx處，整體文件開始評審。月日月日投標文件評審修訂。月日完成整體投標文件定稿（報價可為初定）。月日全天整體投標文件打印、簽字、蓋章及裝訂成冊，密封。月日按時間提交標書。注：全體參加