電子郵件實(shí)務(wù)與應(yīng)用

1、第五章 電子郵件實(shí)務(wù)與應(yīng)用 5-1電子郵件初體驗(yàn)5-2電子郵件之旅5-3電子郵件管理5-4通訊錄管理5-5物美價(jià)廉的Web Mail 服務(wù)早期電腦網(wǎng)路不發(fā)達(dá)的時(shí)候，人與人之間的書信往返皆透過紙張郵寄或傳真，不僅費(fèi)時(shí)、成本高，同時(shí)紙張也不易管理。 電子郵件的發(fā)明加上網(wǎng)際網(wǎng)路的興盛，改變了以往人們使用書信或電話的連絡(luò)方式，最重要的是，在傳送或接收時(shí)間、費(fèi)用和資料管理上，都有顯著的改善和提升。5-1電子郵件初體驗(yàn) 電子郵件（Electronic Mail，e-mail），就是一種可利用文書編輯器所產(chǎn)生的檔案，透過網(wǎng)際網(wǎng)路連線，將信件在數(shù)秒內(nèi)寄至世界各地。 電子郵件要能夠運(yùn)作，首先需要電子郵件地址、電

2、子郵件軟體及郵件伺服器主機(jī)位址與電子郵件通訊協(xié)定這幾項(xiàng)元件的配合，請(qǐng)看本節(jié)的說明。電子郵件地址電子郵件地址即網(wǎng)路上的信箱，格式為usernamehostname，其中username為使用者帳號(hào)，hostname為郵件伺服器位址，中間以符號(hào)分隔。 電子郵件軟體 閱讀或撰寫信件所用的工具軟體，扮演著郵件管理員的角色。目前IE瀏覽器附屬的Outlook Express是最為流行的電子郵件軟體。標(biāo)頭顯示此封電子郵件的各項(xiàng)資訊，包含寄件者、收件者與副本接收者的電子郵件地址和郵件主旨，本文則為郵件的內(nèi)容。 標(biāo)頭內(nèi)文電子郵件伺服器主機(jī)位址 電子郵件中區(qū)隔符號(hào)之後的就是郵件伺服器主機(jī)的位置，當(dāng)各位利用電子郵

3、件軟體寄出信件後，這封信件會(huì)透過寄件者的外寄郵件伺服器(SMTP)發(fā)送到收件人的內(nèi)收郵件伺服器(POP3)上，正如同網(wǎng)路上的郵局一般。電子郵件通訊協(xié)定 用途通訊協(xié)定說明收信POP3一般電子郵件多採(cǎi)用此通訊協(xié)定，收信時(shí)會(huì)將伺服器上的郵件下載至使用者的電腦，一般POP3和各位電子郵件後的DNS位址相同。HTTPWeb Mail即採(cǎi)用此通訊協(xié)定，收信時(shí)只下載郵件寄件人和標(biāo)題，等使用者打開信件才傳送完整的郵件內(nèi)容。IMAP類似HTTP，但不需透過網(wǎng)站伺服器，處理郵件的速度會(huì)較快，可直接在郵件伺服器上編輯郵件或收取郵件的協(xié)定，但較不普及。例如UNIX的郵件伺服器即採(cǎi)用此通訊協(xié)定。MAPI微軟制定的郵件通

4、訊協(xié)定，必須和Outlook搭配使用。送信SMTP寄送郵件統(tǒng)一採(cǎi)用此通訊協(xié)定，通常取決於您上網(wǎng)的ISP所提供的郵件伺服器位址。電子郵件的運(yùn)作機(jī)制 瞭解電子郵件的相關(guān)元件之後，接著我們就來(lái)介紹電子郵件的運(yùn)作機(jī)制：首先寄件人從自己的電腦使用電子郵件軟體送出郵件。 5-2 電子郵件之旅 使用電子郵件之前，必須先設(shè)定郵件帳戶，接下來(lái)的內(nèi)容將以O(shè)utlook Express為例，說明如何設(shè)定郵件帳戶及其他相關(guān)功能。 設(shè)定郵件帳戶 請(qǐng)先執(zhí)行開始/所有程式/Outlook ExpOutlook Express。 編寫與寄送郵件 現(xiàn)在就請(qǐng)跟著底下的步驟，撰寫一封新的電子郵件與寄送相關(guān)功能與設(shè)定。 寄送郵件給多

5、位收件者 隱藏收件者資訊 附加檔案功能 如果想將文件檔、圖檔和多媒體檔（聲音、影像）等和朋友分享，則可以使用附加檔案 讀取回條功能 當(dāng)您想要確認(rèn)收件者是否收到郵件時(shí)，可以使用要求讀取回條功能。如此一來(lái)，當(dāng)收件者收到郵件並同意送回讀取回條時(shí)，您就會(huì)收到確認(rèn)郵件讀取的回信。 接收郵件技巧 如果想立即接收郵件，可以按工具列上的傳送接收直接接收郵件。設(shè)定傳送及接收郵件的間隔時(shí)間 回覆郵件 收到郵件後，我們可以將自己讀信後的想法與意見以回覆的方式告知寄件者 轉(zhuǎn)寄郵件 5-3電子郵件管理隨著接收的電子郵件與日俱增，如何管理郵件並防範(fàn)垃圾郵件和郵件所帶來(lái)的病毒，將是重要的課題。本節(jié)將介紹實(shí)用的郵件管理方法，

6、讓您能夠有效且安全地處理郵件資料。刪除郵件功能 壓縮郵件資料夾 複製與搬移郵件 郵件分類功能 將郵件分類整理有助於日後尋找郵件資料，接下來(lái)介紹分類郵件的方法。 郵件規(guī)則分類功能 上述是以手動(dòng)分類郵件的方式，當(dāng)郵件量大的時(shí)候，利用郵件規(guī)則這項(xiàng)功能，收件匣中特定寄件者的郵件會(huì)全部自動(dòng)移到指定的資料夾內(nèi)，就連往後所收取的郵件也會(huì)依照此規(guī)則自動(dòng)做分類！ 備份與匯入郵件備份郵件與匯入郵件功能對(duì)於經(jīng)常使用電子郵件傳遞訊息的使用者而言，是非常重要的工作，以便往後有需要時(shí)可供參考。如果要將之前備份或別人儲(chǔ)存的郵件匯入Outlook Express中，則請(qǐng)依照下列操作方式即可快速匯入郵件。完整保存電子郵件環(huán)境

7、如果您因?yàn)楦鼡Q硬碟或重新安裝系統(tǒng)而想在新的系統(tǒng)中完整保存原來(lái)的電子郵件環(huán)境，使用之前所介紹的郵件備份方法會(huì)比較費(fèi)力且有備份不完整之虞，接下來(lái)我們將提供各位一個(gè)最佳的方法。阻絕垃圾郵件 當(dāng)我們?cè)诮邮针娮余]件時(shí)，最不願(yuàn)意看到的就是廣告信這類的垃圾郵件，只是隨著使用電子郵件的時(shí)間愈久，垃圾郵件往往是有增無(wú)減。 防止病毒郵件祕(mì)技 除了垃圾郵件以外，另一個(gè)令電子郵件使用者頭痛不已的問題，就是電子郵件病毒。 郵件亂碼問題 您一定有收過內(nèi)容是一堆奇怪亂碼的電子郵件，這是因?yàn)榧募呤褂玫木幋a不是一般常用的繁體中文（Big5），只要透過改變信件編碼的方式，便可解決此問題： 郵件伺服器的郵件備份 當(dāng)信件從郵件伺服

8、器上收下來(lái)時(shí)，郵件伺服器中的郵件資料也會(huì)同步被刪除。 限制寄送郵件大小 有時(shí)我們會(huì)利用郵件寄送較大的附加檔，但受限於有些郵件伺服器會(huì)對(duì)單封郵件大小設(shè)限，超過大小限制的郵件就會(huì)被退回，非常不方便。 5-4通訊錄管理 隨著網(wǎng)際網(wǎng)路的普及，人人幾乎都有自己的電子郵件地址，當(dāng)您在寄送電子郵件給親朋好友時(shí)，如果手動(dòng)一一輸入對(duì)方的電子郵件地址是件很麻煩的事，而Outlook Express提供的通訊錄則可以解決這個(gè)問題。新增聯(lián)絡(luò)人資料 通訊錄是由連絡(luò)人所組成，因此在使用通訊錄之前，必須先新增連絡(luò)人資料。 已加入通訊錄的連絡(luò)人會(huì)顯示在連絡(luò)人窗格中。新增聯(lián)絡(luò)人資料 群組聯(lián)絡(luò)人資料 當(dāng)連絡(luò)人資料變多時(shí)，將相同屬

9、性的連絡(luò)人群組在一起，以便於傳送電子郵件給一群人，如親屬、朋友或同事。 刪除聯(lián)絡(luò)人資料 如果您想刪除某連絡(luò)人，只要將游標(biāo)移到該連絡(luò)人的上方，按滑鼠右鍵並執(zhí)行刪除指令，即可將這個(gè)連絡(luò)人踢出您的通訊錄名單 寄送郵件與通訊錄功能 在建立好連絡(luò)人資料後，各位就可以利用它來(lái)提升寄送郵件的效率與便利。 匯出與匯入通訊錄 當(dāng)您想要將建立好的連絡(luò)人資料用在其他電腦上，或備份起來(lái)以備不時(shí)之需，可以使用匯出與匯入功能。 5-5 物美價(jià)廉的Web Mail服務(wù)其實(shí)我們也可以不需要使用郵件讀取軟體（例如：Outlook、Outlook Express）來(lái)讀取電子郵件，而是以瀏覽器直接上網(wǎng)收發(fā)郵件的方式，這稱為Web

10、Mail模式。優(yōu)點(diǎn)就是不需安裝電子郵件軟體與事先設(shè)定帳號(hào)。 免費(fèi)Web Mail的申請(qǐng) 目前許多國(guó)內(nèi)外的入口網(wǎng)站都有提供申請(qǐng)免費(fèi)電子郵件信箱的服務(wù)，只要透過網(wǎng)頁(yè)瀏覽器簡(jiǎn)單點(diǎn)選幾個(gè)步驟，就可以輕鬆擁有一個(gè)免費(fèi)的個(gè)人電子郵件信箱，隨時(shí)都能夠上網(wǎng)收發(fā)電子郵件，相當(dāng)方便。面對(duì)這麼多的選擇，要如何才能找到最符合自己需求的免費(fèi)Web Mail呢？以下我們提供三項(xiàng)要點(diǎn)，做為您選擇時(shí)的參考。 信箱容量 信箱功能與限制 網(wǎng)站的知名度 貨比三家不吃虧Web Mail 網(wǎng)站網(wǎng)址容量POP3MSN.tw250MB不支援Yahoo!奇摩.tw1GB不支援PChome.tw10MB支援Google2.6GB支援Web Mail使用入門 接下來(lái)，我們就以Yahoo!奇摩的免費(fèi)Web Mail為例，說明