建立健全高校人事檔案管理實(shí)現(xiàn)檔案管理全面信息化

1、建立健全高校人事檔案管理實(shí)現(xiàn)檔案管理全面信息化建立健全高校人事檔案管理實(shí)現(xiàn)檔案管理全面信息化我院的前身為四所?？茖W(xué)校，1977年恢復(fù)高考后，這四所?？茖W(xué)校開場招收本?？茖W(xué)生，奠定了我院高等教育開展的基矗1997年，原國家教委批準(zhǔn)四校合并組建?？茖哟蔚膶W(xué)院。2022年，經(jīng)教育部批準(zhǔn)，學(xué)院晉升為本科院校，躋身于當(dāng)時(shí)內(nèi)蒙古自治區(qū)十所本科院校的行列。自1993年四校合并組建?？茖W(xué)院以來，學(xué)院的開展歷經(jīng)三個(gè)階段，1993年至1998年為一次創(chuàng)業(yè)階段，實(shí)現(xiàn)了院校整合，資源共享；1999年至2022年為二次創(chuàng)業(yè)階段，實(shí)現(xiàn)了專升本；2022年至今為深化教育教學(xué)改革建立合格本科院校階段?？紤]學(xué)院開展歷程，分析高

2、等教育開展態(tài)勢，結(jié)合實(shí)際情況對我院人事檔案的搜集與利用及加強(qiáng)信息化管理，以及事業(yè)單位即將實(shí)行的績效工資改革等的幾點(diǎn)建議。一、高校人事檔案搜集工作中存在的問題一檔案意識冷淡由于歷史的原因，本文由論文聯(lián)盟搜集整理教職工中普遍存在檔案意識冷淡，對檔案工作的重要意義和作用認(rèn)識缺乏，不知道人事檔案的歸檔范圍和歸檔要求，不懂得人事檔案是組織理解和選拔任用自己的重要來源。隨著高校不斷開展對教職工學(xué)歷學(xué)位要求不斷進(jìn)步，老師外出進(jìn)修、培訓(xùn)、攻讀學(xué)位、出國留學(xué)的時(shí)機(jī)不斷增多，在此過程中，有的老師不知道要把形成的諸如入學(xué)、結(jié)業(yè)、畢業(yè)生登記表等人事檔案的材料應(yīng)及時(shí)地交到人事檔案管理部門存檔，長時(shí)間存放在個(gè)人身邊，久而

3、久之，造成人事檔案材料遺失或破損現(xiàn)象，影響了檔案的準(zhǔn)確性和完好性。二材料缺漏嚴(yán)重隨著近幾年人事制度的改革和高校的快速開展，對人才的關(guān)注成為高校求生存求開展的重心。于是紛紛吸納了許多高學(xué)歷、高職稱的人才，但在日常管理中發(fā)現(xiàn)，引進(jìn)的這些人當(dāng)中大局部檔案材料缺漏，不是缺入黨團(tuán)材料，就是差年度考核表、學(xué)歷學(xué)位材料、專業(yè)職務(wù)申報(bào)表、工資變動(dòng)表等。究其原因，就是由于近幾年機(jī)構(gòu)編制和用人制度的改革，各單位管理檔案的人員變動(dòng)頻繁，走的人沒來得及跟新來的人交接工作，新來的人還沒來得及學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)，造成對檔案業(yè)務(wù)知之不多甚至全然不知，不知道向管檔部門或向哪個(gè)管檔部門報(bào)送哪些材料，致使人事檔案中材料短缺嚴(yán)重。還有的

4、單位甚至對搜集的材料不及時(shí)整理，材料多年未歸檔，致使檔案材料形成不及時(shí)，內(nèi)容空泛等是形成檔案資料缺漏的重要原因。二、加強(qiáng)高校人事檔案搜集工作的對策一加大宣傳力度，增強(qiáng)教職工的檔案意識人事檔案工作是組織人事部門的一項(xiàng)根底性工作，同時(shí)也是一項(xiàng)與全體教職工切身利益息息相關(guān)的工作。把人事檔案管好，用好是一項(xiàng)非常重要的工作。加大檔案宣傳力度，增強(qiáng)教職工的檔案意識，是做好高校檔案工作的前提和保障。二搜集人事檔案材料是人事檔案工作的根底隨著經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深化以及高校人事制度的改革，對教職工的考察、考核、學(xué)歷、學(xué)位、各種培訓(xùn)、聘任、專業(yè)技術(shù)晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的搜集帶來新的更高的要

5、求。比方人才流動(dòng)，檔案未隨著人員流動(dòng)轉(zhuǎn)移等，也給搜集材料增大了難度。因此，建議檔案管理人員在搜集檔案材料時(shí)：一方面要認(rèn)真清理、核實(shí)，發(fā)現(xiàn)有缺漏材料，要做到口勤、腳勤，及時(shí)追補(bǔ)和不斷補(bǔ)充新的資料。另一方面，檔案搜集工作應(yīng)變被動(dòng)為主動(dòng)。檔案管理人員只有主動(dòng)出擊，把搜集工作做得更細(xì)、更好，做到主動(dòng)與校內(nèi)各部門聯(lián)絡(luò)，搜集各種相關(guān)材料，形成人事檔案材料搜集網(wǎng)，保證歸檔材料齊全完好。三加強(qiáng)人事檔案管理人員隊(duì)伍建立，進(jìn)步檔案管理人員自身素質(zhì)為保證人事檔案工作可以適應(yīng)高校的快速開展，就需要建立一支具有高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。首先，要讓檔案管理人員具有專業(yè)知識。在短時(shí)間內(nèi)要進(jìn)步高校檔案管理人員的素質(zhì)，從各種渠道引

6、進(jìn)具有檔案管理經(jīng)歷的人才從事高校檔案管理，有著一定保證作用和積極意義。其次，要加強(qiáng)對現(xiàn)有檔案管理人員繼續(xù)學(xué)習(xí)的工作。除了要做好日常管理工作，還要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)知識及人事檔案管理系統(tǒng)軟件知識的學(xué)習(xí)與掌握。三、人事檔案管理信息化完善急需解決的問題一檔案管理信息庫的重要性人事檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織在人事、人力資源管理活動(dòng)中形成的記錄和反映老師學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、社會(huì)活動(dòng)、個(gè)人信譽(yù)等內(nèi)容，以老師個(gè)人為單位保存?zhèn)洳榈脑加涗洝Ｈ耸聶n案又是使用干部的重要根據(jù)，也是人事部門為各類人才提供效勞的主要根據(jù)。隨著新的形勢下工資制度的出臺，健全每一個(gè)人的人事檔案中的工資數(shù)據(jù)至關(guān)重要，每一年的崗位變動(dòng)、崗變薪變，生動(dòng)地

7、表達(dá)出了每一個(gè)教職工的成長軌跡圖，也從中表達(dá)出人生的全部價(jià)值。二健全檔案管理信息庫數(shù)據(jù)量人事檔案最大的特點(diǎn)是信息量大，信息構(gòu)造復(fù)雜。人事檔案信息管理就是建立全面管理和記錄教職工的信息數(shù)據(jù)庫，現(xiàn)有的信息庫只單純具有教職工根本信息，不能與崗位績效工資的施行、一年一聘、崗變薪變而匹配，這就要求我們所建立的信息庫將大量的信息數(shù)據(jù)分層按類輸入，使有效數(shù)據(jù)隨著歷次變動(dòng)，作出有效分析。三發(fā)揮檔案管理信息庫成效按照國務(wù)院事業(yè)單位績效工資改革布署，事業(yè)單位即將實(shí)行績效工資，根據(jù)每人的崗位制定出了績效方案，就每個(gè)崗位分出相應(yīng)等級，所定等級不是一成不變的，將由崗位施行績效指導(dǎo)小組一年一次對每一位老師進(jìn)展競聘后上崗，

8、這時(shí)強(qiáng)大的信息庫就可以通過存貯資料進(jìn)展分析，將每一項(xiàng)得分相加，得分高者享有最高級別，充分發(fā)揮了檔案信息庫成效。四培養(yǎng)檔案管理高素質(zhì)復(fù)合型人才新形勢更加需要人事、檔案、計(jì)算機(jī)三位一體復(fù)合型人才，用科學(xué)的思想、組織、方法和手段，對檔案工作進(jìn)展有效的管理，使之獲得最正確的工作效益。需要用現(xiàn)代信息技術(shù)的創(chuàng)新理念、技術(shù)、設(shè)備對檔案管理業(yè)務(wù)流程、績效施行方案、管理形式進(jìn)展重新整合與定位，為施行崗位績效政策提供有力的數(shù)據(jù)與保障。四、人事檔案管理信息化與崗位績效工資改革相匹配的措施一建立一人一檔制將每一位老師的工資以電子表格的形式呈現(xiàn)，包括歷年歷次的調(diào)資、職稱、崗位設(shè)置、競聘情況，這樣檢索方便，一目了然，可作

9、為老師成長電子檔案備查。二人事檔案管理信息化為即將實(shí)行的崗位績效工資改革化解糾紛在任何新政策出臺之后，都會(huì)遇到這樣和那樣的難題，尤其是在崗位編制與實(shí)際人數(shù)之間存在矛盾，僧多粥少，難免會(huì)遇到方方面面的阻力。因?yàn)閸徫豢冃ЧべY與教職工的切身利益相關(guān)聯(lián)，由于是競聘上崗，對老師而言，不是指導(dǎo)的一句話就能決定誰能勝任，檔案就是最好的根據(jù)。五、實(shí)行每位老師人事檔案信息的動(dòng)態(tài)跟蹤要對每位老師的信息及時(shí)增補(bǔ)、完善，校核有關(guān)人事信息，他的每一次工資的變動(dòng)、職稱的晉升、榮譽(yù)的獲得隨時(shí)更新，將靜態(tài)性信息描繪為動(dòng)態(tài)性的信息，不斷充實(shí)人事檔案信息內(nèi)容，全面、準(zhǔn)確地反映個(gè)人的真實(shí)相貌，進(jìn)步利用效率與公信力。六、讓人事檔案管理放射出育人的光輝在對每位老師記錄檔案的過程中，要表達(dá)出潛意識中的個(gè)人行為、職業(yè)道德、心理素質(zhì)、人際關(guān)系、無形的行為準(zhǔn)那么，將自身形象與學(xué)校的價(jià)值觀交融起來，具有向外輻射的育人作用，不僅可以在交流過程中作為精神文化的一局部，而且能極大地豐富學(xué)校自身的形象、價(jià)值觀的顯現(xiàn)。綜上所述，人事檔案管理工作是一