文件、記錄和檔案管理制度

1、文件、記錄和檔案管理制度1目的為了對(duì)安全標(biāo)準(zhǔn)化的文件和檔案進(jìn)行控制，確保文件的充分性、適用性、有效性，特制定本制度。2適用范圍本制度適用于本公司各單位可參照本制度制定符合實(shí)際的管理制度。3術(shù)語(yǔ)和定義3.1文件指的是形成的正式文書，分為公文、文書、函件和其他文件。3.2記錄和檔案指生產(chǎn)活動(dòng)中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息。4職責(zé)5.1主要負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)安全標(biāo)準(zhǔn)化運(yùn)行文件的批準(zhǔn)；負(fù)責(zé)安全標(biāo)準(zhǔn)化文件的評(píng)審和組織修訂。4.2安委辦負(fù)責(zé)安全標(biāo)準(zhǔn)化文件、資料的收集、安全標(biāo)準(zhǔn)化文件的發(fā)放、控制管理，并負(fù)責(zé)整理、分類、保存、歸檔、借閱和銷毀；負(fù)責(zé)安全資料檔案和消防檔案的歸檔和管理。5 工作程

2、序5.1文件資料控制外部文件：與本公司有關(guān)的上級(jí)機(jī)關(guān)或行業(yè)協(xié)會(huì)下發(fā)的決定、批示、規(guī)定、通知等；內(nèi)部文件：安全標(biāo)準(zhǔn)化文件及相關(guān)記錄，包括：本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、消防檔案等與安全有關(guān)的法律、法規(guī)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工具書等文件的編號(hào)本公司根據(jù)安全標(biāo)準(zhǔn)化文件的管理需要將安全標(biāo)準(zhǔn)化文件進(jìn)行編號(hào)：管理制度：編號(hào)為AQZD順序號(hào)-版本號(hào)（A、B）表單：編號(hào)為AQ-BD-順序號(hào)（三位）文件和資料的管理文件的發(fā)放按文件規(guī)定的發(fā)放范圍由安委辦負(fù)責(zé)，并作好文件發(fā)放記錄。安委辦負(fù)責(zé)文件資料的及時(shí)修改、補(bǔ)充或換版，及時(shí)更換新版本和更改有效文件資料清單，將失效、作廢文件資料收回，標(biāo)識(shí)登記，并銷

3、毀處置。文件的持有部門（人）負(fù)責(zé)妥善保管和使用有效文件，如有毀損，丟失，及時(shí)向安委辦報(bào)告。本公司所有與消防安全有關(guān)的法律、法規(guī)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工具書等，由安委辦負(fù)責(zé)標(biāo)識(shí)、保存和借閱并建立資料清單和借閱記錄。如發(fā)生丟失或損壞，安委辦及時(shí)進(jìn)行處理。各部門收到的與安全有關(guān)的外部文件應(yīng)及時(shí)交由安委辦登記，并下發(fā)到相應(yīng)的部門，做好文件發(fā)放記錄。借閱文件時(shí)，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，借閱人應(yīng)對(duì)所借閱材料妥善保管，不得損壞、丟失，并按期歸還。5.2 安全標(biāo)準(zhǔn)化文件的修改安全標(biāo)準(zhǔn)化文件的修改由各部門主管提出，或由主要負(fù)責(zé)人根據(jù)文件運(yùn)作情況隨時(shí)提出修改，由安委辦組織修改，修改后的文件經(jīng)主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由安委辦下發(fā)達(dá)工作相關(guān)

4、部門或人員，并做記錄。5.3 安全標(biāo)準(zhǔn)化文件的評(píng)審和修訂正常情況下安全標(biāo)準(zhǔn)化文件每年評(píng)審一次，由主要負(fù)責(zé)人組織在每年的6月對(duì)安全標(biāo)準(zhǔn)化文件進(jìn)行評(píng)審，評(píng)審的主要目的是對(duì)安全標(biāo)準(zhǔn)化文件的有效性和適用性及與安全生產(chǎn)法律、法規(guī)、現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)的一致性進(jìn)行評(píng)審。提出評(píng)審意見(jiàn)，并做好書面記錄，以便于對(duì)文件的修訂。當(dāng)發(fā)生事故時(shí)，工藝、技術(shù)、材料等發(fā)生變更時(shí)，應(yīng)由發(fā)生變更所在部門提出對(duì)安全管理制度及安全操作規(guī)程的修訂。安委辦、相關(guān)部門根據(jù)評(píng)審意見(jiàn)對(duì)安全標(biāo)準(zhǔn)化文件進(jìn)行修訂。修訂后的文件必須及時(shí)發(fā)到相關(guān)部門，并將舊的文件收回。新文件發(fā)放及舊文件收回均應(yīng)有記錄。人事部應(yīng)保證崗位上所使用的文件為最新版本。安全標(biāo)準(zhǔn)化文件及檔

5、案的保存外來(lái)文件由檔案室接收和保存，填寫外來(lái)文件清單，經(jīng)主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，控制發(fā)放，以確保其適用范圍性和有效性，并填寫文件發(fā)放記錄。內(nèi)部文件由安委辦保存。法律、法規(guī)、地方規(guī)章、安全標(biāo)準(zhǔn)等由安委辦負(fù)責(zé)保存、借閱等管理。安全標(biāo)準(zhǔn)化文件及記錄以紙質(zhì)形式保存，保存期限為三年。5.4 安全標(biāo)準(zhǔn)化文件及檔案的作廢與銷毀作廢或失效文件資料，由安委辦負(fù)責(zé)按文件發(fā)放記錄，從有關(guān)部門的使用現(xiàn)場(chǎng)收回并記錄、標(biāo)識(shí)。作廢或失效文件資料由安委辦統(tǒng)一銷毀。需留作原始資料和存檔保存的作廢文件，除加蓋“作廢”印章外還要標(biāo)注“作廢留存”字樣，隔離保管，防止誤用。安全資料檔案主要包括：安全生產(chǎn)文件；安全會(huì)議記錄（含紀(jì)要）；隱患管理

6、信息；培訓(xùn)記錄；資格資質(zhì)證書；檢查和整改記錄；職業(yè)健康檢查與監(jiān)護(hù)記錄；安全活動(dòng)記錄；法定檢測(cè)記錄；關(guān)鍵設(shè)備設(shè)施檔案；相關(guān)方信息；應(yīng)急演習(xí)信息；事故管理記錄；標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)評(píng)價(jià)報(bào)告；維護(hù)和校驗(yàn)記錄；安全費(fèi)用提取使用記錄；安全生產(chǎn)獎(jiǎng)懲記錄；特種作業(yè)人員登記記錄；特種設(shè)備管理記錄；外來(lái)施工隊(duì)伍安全管理記錄；安全設(shè)備設(shè)施管理臺(tái)賬（包括安裝、運(yùn)行、維護(hù)等）；新改擴(kuò)建項(xiàng)目“三同時(shí)”；勞動(dòng)防護(hù)用品采購(gòu)發(fā)放記錄；危險(xiǎn)源管理臺(tái)帳；技術(shù)圖紙等。5.5 消防檔案管理應(yīng)符合的要求按照有關(guān)規(guī)定建立紙質(zhì)消防檔案，并宜同時(shí)建立電子檔案；消防檔案內(nèi)容應(yīng)詳實(shí)，全面反映消防工作的基本情況，并附有必要的圖紙、圖表；消防檔案由安委辦統(tǒng)一

7、管理，按檔案管理要求裝訂成冊(cè)，使用統(tǒng)一的檔案盒。消防檔案應(yīng)包括：消防安全基本情況消防安全基本情況包括8個(gè)檔案：基本概況和消防安全重點(diǎn)部位情況；所在建筑消防設(shè)計(jì)審核、消防驗(yàn)收以及場(chǎng)所使用或者開(kāi)業(yè)前消防安全檢查的許可文件和相關(guān)資料；消防組織和各級(jí)消防安全責(zé)任人；消防安全管理制度和保證消防安全的操作規(guī)程；消防設(shè)施、滅火器材配置情況；義務(wù)消防隊(duì)人員及其消防裝備配備情況；消防安全管理人、自動(dòng)消防設(shè)施操作人員、電工；新增消防產(chǎn)品、防火材料的合格證明材料。消防安全管理情況消防安全管理情況包括10個(gè)檔案：消防安全例會(huì)紀(jì)要或決定；公安消防機(jī)構(gòu)填發(fā)的各種法律文書；消防設(shè)施定期檢查記錄、自動(dòng)消防設(shè)施全面檢查測(cè)試的報(bào)