檔案信息化不等于信息化檔案

1、檔案信息化不等于信息化檔案檔案信息化不等于信息化檔案摘要：檔案管理工作具有嚴肅性、嚴謹性和保密性的特征，檔案信息化只能是為檔案管理工作效勞的一種工具、一種手段、一種方式，而決不是檔案管理工作的最后歸宿，檔案信息化與信息化檔案雖然有一定的聯(lián)絡，但歸根結底還是有著本質(zhì)的區(qū)別，不能混為一談。不應該也不可能把檔案管理統(tǒng)統(tǒng)歸結到信息化檔案唯一途徑上，也就是說檔案信息化決不等于信息化檔案。關鍵詞：檔案；信息化；檔案管理中圖分類號：F270.7文獻標識碼：A文章編號：1007-0079202224-0071-02一、案例介紹案例1：2022年，遼寧省D市三道溝鄉(xiāng)發(fā)生一起人身觸電事故，造成一名攀登變壓器臺的6

2、歲兒童死亡。供電部門拿出了2000年與這個變壓器臺的產(chǎn)權單位所共同簽署的?供用電協(xié)議書?的證據(jù)，內(nèi)有變壓器歸產(chǎn)權單位管理并使用的字樣。經(jīng)法院幾經(jīng)審理，而最終裁決該鄉(xiāng)供電所不承當賠償責任。案例2：2022年，遼寧省F市一家企業(yè)發(fā)生債務糾紛，法院一審裁決其擔保人F市供電部門承當連帶責任。在二審辯論中，F(xiàn)市供電部門法律代理人舉出擔保事宜已于2022年轉給另一企業(yè)的書面證明，法院二審裁決F市供電部門不承當責任，而追究新的擔保人的責任。案例3：2022年，遼寧省T市職工王某與單位發(fā)生勞動糾紛而上訴勞動爭議裁決機關，由于單位出具的證據(jù)僅屬于在單位網(wǎng)上公布的電子文件，缺少加蓋的企業(yè)印鑒，缺少企業(yè)法人的親筆簽

3、名，并沒有形成紙質(zhì)文件，勞動爭議裁決機關不認定其電子文件的法律效力，不能作為證據(jù)使用。二、檔案信息化概述檔案是人類社會各項理論活動的真實記錄，是社會的珍貴財富，是人類重要的歷史文化遺產(chǎn)。檔案事業(yè)是維護歷史真實相貌的永久事業(yè)，檔案工作深植于人類社會的活動，當然包括企業(yè)單位的活動，與社會進步與經(jīng)濟開展同步，并隨著社會文明程度的進步，越來越深化到社會生活的各個方面，在經(jīng)濟開展、科技進步、精神文明建立中發(fā)揮越來越重要的作用。進入新世紀后，我國的信息產(chǎn)業(yè)乘上了高速列車而得到快速開展。檔案管理工作同樣表現(xiàn)出信息化趨勢，檔案的搜集、整編、管理、使用，更多地表達在自動化、實時化、網(wǎng)絡化上，不僅減輕了檔案管理人

4、員的工作負擔，而且檢索查詢更為方便，一般都可在內(nèi)部網(wǎng)絡上完成，無論是在時間還是空間上都顯得非常簡潔。為了有效地開發(fā)、利用檔案信息資源，除涉及機密的檔案之外，其余檔案資源可以通過信息化處理上網(wǎng)傳遞，資源共享，以便得到更加充分的有效利用，更好地為企業(yè)建立與開展效勞。這是無可非議的創(chuàng)新之舉、改革之舉，也是不以人們意志轉移的客觀規(guī)律，是檔案管理現(xiàn)代化的有效途徑和開展方向。這就是檔案信息化的根本概念。所謂信息化檔案那么是將檔案實體信息化、電子化，提倡無紙化辦公，全部檔案將在電子計算機系統(tǒng)中產(chǎn)生、傳遞、儲存并使用。它的要害是取消紙質(zhì)檔案，檔案沒有原稿，文件原稿的責任者簽字都在計算機上完成。三、檔案信息化決

5、不等于信息化檔案筆者認為，檔案管理工作具有嚴肅性、嚴謹性和保密性的特征，檔案信息化只能是為檔案管理工作效勞的一種工具、一種手段、一種方式，而決不是檔案管理工作的最后歸宿，檔案信息化與信息化檔案雖然有一定的聯(lián)絡，但歸根結底還是有著本質(zhì)的區(qū)別，不能混為一談。不應該也不可能把檔案管理統(tǒng)統(tǒng)歸結到信息化檔案唯一途徑上，也就是說檔案信息化決不等于信息化檔案。在檔案管理工作中，片面地強調(diào)無紙化辦公，取消紙質(zhì)檔案的作法弊大于利，不可盲目地宣揚和全部推行。理由如下：1.取消紙質(zhì)檔案含文件沒有原稿、原稿上計算機字體簽名無法律根據(jù)電子文件、電子檔案尚待國家正式立法，國家檔案行政機構缺乏檔案無紙化規(guī)劃、設計和標準，目

6、前只能對紙質(zhì)文件成為制度上法律上的選擇，也就是說法律還沒有成認電子文件、電子檔案其原始性、真實性、可靠性、權威性。立法是一項嚴肅的政權行為，必須按照嚴格的法律程序進展。如翹首以待的?電力法?的修改經(jīng)過了比擬漫長的時間，也得到了專家和業(yè)內(nèi)外人士的首肯，然而至今仍未正式提交人大常委會審議。至于電子文件、電子檔案何時立法、何時公布，難以估計，所以在現(xiàn)行法律尚未認定電子文件、電子檔案的法律效力、廢除紙質(zhì)檔案的情況下，絕對不可以用電子文件、電子檔案的替代或取消紙質(zhì)檔案。據(jù)理解，盡管無紙化辦公喊了這么多年，也做了多方面的努力，但是目前全國尚未有一個行政機關和企事業(yè)單位實現(xiàn)了真正意義上的無紙化辦公和無紙化檔

7、案，相反隨著事業(yè)的開展，辦公用紙量卻是越來越大。所以，無紙化辦公和無紙化檔案只能是一種可望而不可即的美妙愿望，還是應該實事求是，以正視現(xiàn)狀為好。大力鼓吹甚至強行實行無紙化辦公和無紙化檔案，要么是不懂得檔案管理工作的方針、政策、原那么、方法和要求，要么就是憑主觀意志的盲目指揮，要么就是不顧現(xiàn)狀的急于求成。2.檔案是信息，但信息不一定是檔案，檔案和信息的定義有原那么的不同檔案是工作中辦理完畢的經(jīng)過科學分類整理的文獻。信息是根據(jù)工作需要購置、索取或在網(wǎng)上傳遞的參考資料。檔案是真實的歷史記錄，具有法律效力的證據(jù)，而信息卻沒有這方面的要求，所以檔案的信息化決不是將檔案置于信息的地位，只是在網(wǎng)絡技術上的一

8、個名詞而已。信息理所當然地要實現(xiàn)信息化，但檔案未必要完全實現(xiàn)信息化檔案，它可以存在于多種形式之中，信息化僅僅是其中的一個方面。3.紙質(zhì)檔案明顯的具有原始性、真實性、權威性的特點正是紙質(zhì)檔案的特點決定了它是不容修改的，而信息那么可以利用電子計算機等設備任意移植、嫁接、拼湊、修改，電子文件、電子檔案雖是名義上的檔案，卻具有信息的特點，其原始性、真實性、權威性難以考證判斷，一旦出了本單位的大門，那么難以認可。至于近年來興起的電子印章，有的人也對其充滿了不確信感，這就缺乏為奇了。在國家及行業(yè)已經(jīng)公布的電子文件管理的國家標準、行業(yè)標準中，明確規(guī)定必須實行電子、紙質(zhì)形式的雙套保存，即雙套制機制，這不僅是一

9、個單純的技術解決方案，而是一個不容動搖的制度化方案。4.紙質(zhì)檔案壽命較長，可以長久保存、長久利用雖然紙質(zhì)檔案偶爾也會發(fā)生病蟲害，但是現(xiàn)代科學手段技術或藥物完全能使平安問題得到控制、預防，從而保證了紙質(zhì)檔案的平安長久保存。而電子文件、電子檔案那么壽命較短，難以長久保存、長遠利用。計算機軟件打不開，內(nèi)容不能讀取的現(xiàn)象屢屢發(fā)生，至于硬盤中喪失或被修改的事情也絕非鮮見，更不用說遭到黑客的侵襲以及病毒的感染，使人提心吊膽，防不勝防。有人說：將電子文件、電子檔案刻入光盤，可以永久保存，經(jīng)有關專家論證，至今也沒有定論，但大部人認為，即使是光盤壽命也并不長遠，也不能永久保存。所以，妥善保存完好、準確、系統(tǒng)、標

10、準的紙質(zhì)檔案，在一個相當長的歷史時間內(nèi)，仍然是平安、長久的有效方法。5.從檔案管理的法律法規(guī)上，紙質(zhì)文件仍具主導地位?檔案法?規(guī)定檔案管理要標準化、標準化、現(xiàn)代化，是指檔案管理要創(chuàng)新觀念、創(chuàng)新機制、創(chuàng)新手段，充分利用現(xiàn)代化新設備、新技術、新材料、新手段武裝檔案管理，并不是不要紙質(zhì)檔案。檔案管理創(chuàng)新的根本原那么是不能違犯現(xiàn)實社會和現(xiàn)實法律的規(guī)定，假如背離了這項根本原那么肯定是行不通的。再從?保密法?分析，涉及機密的檔案不宜上網(wǎng)指局域網(wǎng)公開傳遞，假如涉及機密的檔案不能上網(wǎng)，那么電子文件、電子檔案就不完好，不完好的檔案，就不可能準確、全面的提供有效利用。這樣就違犯了檔案管理必須完好、準確的根本要求。

11、增強檔案平安意識，是檔案管理工作歷來所堅持的方針，一定要把平安防范措施放在首位，對于那些密級較高的檔案，原那么上不進展數(shù)字化，可采取其他保護和復制措施。所以檔案管理的改革是一項嚴肅而又慎重的大事，不可掉以輕心、馬虎從事，必須以積極、慎重的態(tài)度嚴肅地對待檔案管理改革工作。歷史在前進，檔案事業(yè)也要持續(xù)穩(wěn)定的安康開展，才能跟上時代前進的步伐。當然，以上僅僅是在分清檔案信息化與信息化檔案的根底上，從不能用取消紙質(zhì)檔案而進展闡述的，筆者的觀點是檔案信息化不等于信息化檔案。實際上并不是否認電子文件、電子檔案，更不是否認檔案管理的信息化。應該說，檔案信息化管理是檔案部門的一項根底性業(yè)務工作，是檔案管理向現(xiàn)代化邁進的必由之路，是檔案工作實現(xiàn)歷史與將來有機鏈接的戰(zhàn)略之舉，需要從各方面予以重視，從根底建立、信息資源建立、目錄數(shù)據(jù)庫建立以及管理人員的業(yè)務素質(zhì)等方面予以加強。論文聯(lián)盟據(jù)全國檔案信息化建立施行綱要提出，應該遵循適應國家信息化建立和檔案事業(yè)開展的需要，把檔案信息化納入國家信息化建立的總格局，以檔案網(wǎng)絡為根底，以檔案信息資源建立為核心，以擴大檔案信息資源開發(fā)利用為目的，加快推進檔案資源數(shù)字化、信息管理標準化、信息效勞網(wǎng)絡化的進程，促進檔案管理事業(yè)持續(xù)快速安康開展，為改革開放和現(xiàn)代化建立效