WZ05 采購合同管理工作程序

1、 物資管理制度 版次/修訂碼：A/0 PAGE 14WZ05 采購合同管理工作程序合同的擬訂、簽簽署、分發(fā)與與保管評標(biāo)報告或議標(biāo)標(biāo)報告經(jīng)批準(zhǔn)準(zhǔn)后，由采購購主管根據(jù)招招標(biāo)文件和需需供雙方往來來函件擬訂采采購合同，經(jīng)經(jīng)經(jīng)理審閱后后由采購主管管傳送至相關(guān)關(guān)部門評審。文員負(fù)責(zé)制作裝裝訂合同文件件，采購主管管負(fù)責(zé)傳送雙雙方簽署。簽簽署順序原則則上應(yīng)由對方方先簽署。對對方簽署后，采采購主管應(yīng)核核對合同文件件有無改動，簽簽署是否具備備效力，確認(rèn)認(rèn)無誤后再由由我方主管領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)簽署。公司應(yīng)當(dāng)保存采采購合同正本本一份，副本本兩份。正本本交財務(wù)部存存檔，副本一一份交項目發(fā)發(fā)展部，另一一份由物資管管理部保管使使用。分發(fā)

2、合合同時應(yīng)由文文員填寫采采購合同分發(fā)發(fā)登記表。付款合同關(guān)系確立后后或合同簽署署后方可辦理理付款手續(xù)。采購主管負(fù)責(zé)填填制物資采采購付款證書書，按照審審批順序傳送送各部門及公公司領(lǐng)導(dǎo)審批批簽署。物資采購付款款證書應(yīng)附附下列文件或或憑據(jù)：支付定金或預(yù)付付款的，附中中標(biāo)通知書或或合同中付款款條件所在頁頁。物資到達(dá)前需支支付貨款的，附附供應(yīng)商付款款申請書及物物資管理部審審核意見。物資到達(dá)后支付付貨款的，附附物資驗收憑憑據(jù)。另按合合同條件扣回回全部或部分分定金或預(yù)付付款。質(zhì)量保證期屆滿滿后支付質(zhì)量量保證金的，附附供應(yīng)商付款款申請書及物物業(yè)管理部門門和/或物資資管理部審核核意見。原合同范圍以外外增購物資付付

3、款的，附增增購協(xié)議或補補充協(xié)議之主主要內(nèi)容。物資采購付款款證書審批批完成后，由由文員另復(fù)印印三份，物資資管理部存一一份復(fù)印件，原原件及另兩份份復(fù)印件交財財務(wù)部按合同同規(guī)定的付款款期限辦理支支付手續(xù)。貨期及物資采辦辦管理合同簽署后至物物資到達(dá)前，采采購主管應(yīng)視視具體情況每每隔一定時間間了解一次物物資生產(chǎn)及采采辦進(jìn)展，發(fā)發(fā)現(xiàn)異常時應(yīng)應(yīng)及時與對方方交涉。如有需要，采購購主管應(yīng)組織織項目發(fā)展部部、設(shè)計管理理部和工程技技術(shù)部（視物物資種類而定定）赴供應(yīng)商商或其經(jīng)銷的的物資工廠核核查生產(chǎn)進(jìn)度度和加工質(zhì)量量，供應(yīng)商為為經(jīng)銷商的應(yīng)應(yīng)核查其物資資訂購方面的的文件，供應(yīng)應(yīng)商代理進(jìn)口口物資的，核核查其物資訂訂購憑證

4、、加加工委托書、運運輸、提單、進(jìn)進(jìn)關(guān)、存貯等等文件。合同規(guī)定中間驗驗貨作為付款款條件的，采采購主管驗貨貨后，應(yīng)出具具證明文件，并并作為物資資采購付款證證書的附件件。合同履行與變更更涉及合同履行中中的一般事項項，供應(yīng)商來來函由經(jīng)理審審核認(rèn)可；致致供應(yīng)商函件件由經(jīng)理簽發(fā)發(fā)。往來函件件存檔作為合合同履行的補補充文件。涉及合同一般性性條款變更的的，由經(jīng)理與與采購主管討討論決定；涉涉及產(chǎn)品替代代的，應(yīng)經(jīng)設(shè)設(shè)計管理部審審批，超越部部門審批權(quán)限限的，由部門門上報主管領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)審批。不論供需雙方中中何方提出，涉涉及重大合同同條款變更的的，物資管理理部應(yīng)知會項項目發(fā)展部、設(shè)設(shè)計管理部或或財務(wù)部（付付款條件變更更），

5、并向主主管領(lǐng)導(dǎo)和總總經(jīng)理報告，征征得初步認(rèn)可可后，擬訂補補充協(xié)議，履履行合同會簽簽程序。補充充協(xié)議經(jīng)雙方方簽署后按11.3款發(fā)至至原合同保有有部門。合同簽訂后，采采購物資發(fā)生生數(shù)量增減的的，設(shè)計管理理部應(yīng)向物資資管理部發(fā)出出指示。如數(shù)數(shù)量增減較大大或原物資屬屬定制的，物物資管理部應(yīng)應(yīng)盡快擬訂補補充協(xié)議，安安排供應(yīng)商組組織生產(chǎn)或采采辦；數(shù)量較較少的，由物物資管理部向向供應(yīng)商發(fā)出出供貨通知。該該通知作為合合同結(jié)算的依依據(jù)。合同支出臺帳每月末采購主管管應(yīng)分項目搜搜集整理各采采購合同的支支付情況編制制物資采購購合同支出明明細(xì)表，供供項目發(fā)展部部編制項目月月報。合同結(jié)算裝飾性材料、設(shè)設(shè)備采購合同同在供貨

6、完成成后兩個月內(nèi)內(nèi)辦理結(jié)算手手續(xù)，計算出出供貨數(shù)量、合合同金額、使使用單位（分分包商）領(lǐng)用用數(shù)量，并向向供應(yīng)商、分分包商分別發(fā)發(fā)出數(shù)量和/或價款確認(rèn)認(rèn)函。確認(rèn)函函由總經(jīng)理簽簽發(fā)。確認(rèn)函函經(jīng)對方確認(rèn)認(rèn)后抄送合約約管理部。結(jié)算手續(xù)完成后后，采購主管管應(yīng)擬訂裝裝飾性材料、設(shè)設(shè)備采購合同同結(jié)算報告，經(jīng)經(jīng)理審核后簽簽發(fā)，抄報總總經(jīng)理、主管管領(lǐng)導(dǎo)，抄送送設(shè)計管理部部、項目發(fā)展展部。結(jié)算報報告僅起知會會作用，供領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部部門監(jiān)督物資資管理部合同同管理職責(zé)及及作成本分析析與工作檢討討之用。結(jié)余物資管理每項合同完成后后的結(jié)余物資資應(yīng)及時填入入物資管理理部結(jié)余物資資明細(xì)表。該該表每季度末末更新一次。更更新的明細(xì)表表由經(jīng)理審核核簽署后存檔檔備查。結(jié)余物資的領(lǐng)用用應(yīng)填寫物物資領(lǐng)用審批批表。屬公公司和公共用用途的，由經(jīng)經(jīng)理審核，采采購主管發(fā)放放；屬私人用用途的，由總總經(jīng)理批準(zhǔn)。附錄：采購合同分發(fā)登登記表（WZZ05-011）物資采購付款證證書（WZ005-02