OA公文寫作要求

1、 5/5OA公文寫作要求 中國移動通信集團湖北有限公司宜昌分公司文件 宜昌移字2010100號 一般關(guān)于進一步加強公文處理工作的通知 各縣市分公司、郊區(qū)營業(yè)部、城區(qū)營業(yè)部、本公司各部（室）：公文是公司依法行政和進行公務(wù)活動的重要工具，是表達意志、傳遞政令的重要手段。分公司領(lǐng)導(dǎo)高度重視公文處理工作，多次就加強和改進公文處理工作提出明確要求。 為了規(guī)范全市公文運行，綜合部通過下達公文處理規(guī)范、考核通報和各單位自查整改，各部門、各單位公文處理水平得到了一定的提高，公文處理整體質(zhì)量得到了較大的提升，公文整體運行趨于規(guī)范，但還存在一些問題：一是公文格式不規(guī)范的現(xiàn)象仍然時有發(fā)生，文稿質(zhì)量仍然有待進一步提高

2、；二是報請公司領(lǐng)導(dǎo) 1 簽發(fā)但涉及其它部門職權(quán)范圍內(nèi)的工作未經(jīng)充分協(xié)商和會簽，給相關(guān)工作造成被動；三是公文處理不及時，而且有的公文會簽時間過長，影響了公司的運營效率；四是公文的要素不全，特別是上行文，如請示、報告的公文要素不全，請示公文的請示事項模糊，尤其是費用類請示的公文在正文里沒有明確發(fā)生的費用等相關(guān)信息，且有的還不寫抬頭上的受文單位；五是請示性公文“一文多事”，違背了“一事一請示”的原則；六是報告與請示不分，有的報告中夾帶請示事項；七是有的部門（單位）重發(fā)文、輕管理現(xiàn)象比較普遍。 為進一步加強公文處理工作，經(jīng)分公司領(lǐng)導(dǎo)同意，現(xiàn)將有關(guān)事項通知如下： 一、各單位必須進一步提高對公文處理重要性

3、的認識 公文是規(guī)范協(xié)調(diào)組織各項活動的重要工具，是體現(xiàn)自我綜合素質(zhì)的重要載體。形象比喻，公文就是一個組織（企業(yè)）的臉面，在公務(wù)活動中具有代表公司書面溝通與交流的作用，可以說是公司整體水平的書面代表；公文處理的正確與規(guī)范也代表著公司的管理水平，同時也可為公司創(chuàng)造效益并減少不必要的麻煩。 因此，各單位負責(zé)人要進一步加強認識，率先垂范，督促本部門加強公文規(guī)范的學(xué)習(xí)，自身加強審核把關(guān)，確保公文質(zhì)量得到進一步提升。 二、各單位要嚴把公文審核關(guān) 公文辦理過程中出現(xiàn)的各種公文質(zhì)量不高的問題，盡管原因 2 是多方面的，但絕大部分都與審核把關(guān)不嚴有關(guān)。根據(jù)公司公文運行的實際，各部門（單位）負責(zé)人要重點把好六關(guān)：一

4、是行文關(guān)。主要審核是否需要行文和如何行文。應(yīng)根據(jù)發(fā)文辦理的行文效用原則、發(fā)文不升級原則和關(guān)于精簡文件的有關(guān)規(guī)定，特別是要防止發(fā)文升級，克服部門職權(quán)范圍內(nèi)事務(wù)升級由公司行文的現(xiàn)象，嚴格控制和精減公司發(fā)文。二是行文規(guī)則關(guān)。主要檢查主送單位不升級原則、聯(lián)合行文主辦單位排列在前原則、發(fā)文不升級原則、發(fā)文協(xié)商一致原則、一文一事原則、請示與報告分開原則。三是政策內(nèi)容關(guān)。這是文件審核把關(guān)的核心，在審核文件涉及的政策內(nèi)容時要做到“三個不抵觸”，即與國家法律、法規(guī)和現(xiàn)行政策不抵觸、與現(xiàn)行的有關(guān)文件不抵觸和與有關(guān)部門的有關(guān)規(guī)定不抵觸。四是會簽關(guān)。主要檢查應(yīng)當(dāng)會簽的部門是否一一會簽，會簽的單位是否取得一致意見，不同

5、意見是否如實反映。五是文字關(guān)。主要檢查公文的文字是否正確地反映了行文的意圖，是否表述準(zhǔn)確、結(jié)構(gòu)嚴謹、條理清楚、字詞規(guī)范、標(biāo)點正確、簡明扼要、通俗易懂，有無錯漏（尤其是數(shù)字、人名、地名和其他專用名詞）。六是體例格式關(guān)。主要檢查公文格式有無遺漏、是否準(zhǔn)確，使用文種、語氣是否恰當(dāng)，是否符合公文體例格式的相關(guān)規(guī)定。 三、規(guī)范公文格式 不論是分公司層面還是各部門內(nèi)部的發(fā)文，格式都必須依照相應(yīng)的規(guī)范。主要體現(xiàn)在以下幾個方面： （一）標(biāo)題要使用方正小標(biāo)宋體二號體字，公文的標(biāo)題組成 3 是“發(fā)文機關(guān)+事由+文種”，若文件版頭有發(fā)文單位，則可在標(biāo)題中省略發(fā)文單位，并且在事由前加上“關(guān)于”二字。特別指出的是，由于

6、“申請”、“匯報”都不是文種的規(guī)范稱呼，在標(biāo)題中應(yīng)使用“的請示”、“的報告”等。 特別地，對于轉(zhuǎn)發(fā)文件類標(biāo)題，構(gòu)成一般是：發(fā)文機關(guān)“轉(zhuǎn)發(fā)”被轉(zhuǎn)發(fā)文件的發(fā)文機關(guān)被轉(zhuǎn)發(fā)文件名稱（或其主要內(nèi)容）文種。 （二）公文的板式為A4版面，正文用3號仿宋體字，一般每頁排22行，每行排28個字。如無特殊要求，字體顏色一般均為黑色，不加粗。 同時，為了公文整體排版規(guī)范，建議盡量不要把表格、圖形等元素放在正文中，可以放入附件中。如果確實需要放入正文的圖表，力求要與公文整體協(xié)調(diào)、美觀，不要造成公文錯位、混亂。 （三）公文的層次序號按照“一、”，“（一）”，“1.”,“（1）”依次書寫。 （四）附件的標(biāo)注必須與正文空出

7、一行并在行首空兩格，標(biāo)注的方式為“附件：1.XXXXXXXXX”，如果有多個附件，則另起一行，不再寫“附件：”，只需從序號寫起，但序號必須與“1.”對齊，同時附件列表里的附件順序必須與附件的標(biāo)注一致，不要使用“附件一”之類的標(biāo)注。 （五）為了方便存檔打印，附件排版要規(guī)則，要盡量讓表格內(nèi)容縮至一面和居中。 4 （六）公文的落款日期必須使用中文的大寫日期，將年月日寫全,且零寫成“”，不寫成“0”或“O”,如“二一年五月二十日”，不要寫成“10-5-20”或“2010-5-20”等。 （七）當(dāng)公文排版后所剩空白處不能容下印章位臵時，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取

8、標(biāo)識“此頁無正文”的方法解決。 四、電子公文處理必須做到準(zhǔn)確、及時、安全 要提高辦文效率，急件隨到隨辦；有時限要求的公文，必須在規(guī)定的時限內(nèi)完成；一般文件必須在3個工作日內(nèi)辦理完畢。 五、充分會簽和協(xié)商 有關(guān)部門報請分公司領(lǐng)導(dǎo)審批或下發(fā)的公文，凡涉及到其它部門職權(quán)的，必須經(jīng)相關(guān)部門會簽后才能報分公司領(lǐng)導(dǎo)簽批或下發(fā)到各單位。除主辦部門另有時限要求外，相關(guān)部門的會簽時限應(yīng)遵從一般公文處理的時限要求，即必須在3個工作日內(nèi)予以會簽完畢。 這里特別指出的是，為了方便會議室安排等事項，凡是需要綜合部安排會議室等事項的電視電話會等會議類通知必須經(jīng)綜合部會簽。 六、正確使用文種 （一）正確使用“請示”與“報告

9、”。 請示、報告都是對上級單位發(fā)的公文，為上行文文種，必須首先注意把握這兩種公文的異同點。兩者的共同點在于，在抬頭 5 都必須頂格寫明受文單位，這是對對方的尊重?；緟^(qū)別在于，報告為陳述性公文，只需將有關(guān)情況或問題向上級機關(guān)反應(yīng)，而不要求上級機關(guān)答復(fù)；而請示屬于請求性公文，上級機關(guān)必須做出明確的批答回復(fù)。因此，在行文中應(yīng)將兩個文種分開使用，在報告中不得夾帶請示事項，以免誤事。 鑒于目前公文系統(tǒng)中的請示公文存在著用語模糊、要素不全的情況，這里著重將請示公文的擬寫要求如下： 1.要正確使用請示文種的內(nèi)容結(jié)構(gòu)一般由標(biāo)題、正文和尾部三部分構(gòu)成。 （1）標(biāo)題通常由發(fā)文機關(guān)名稱、事由、文種三要素構(gòu)成，通常

10、是“（發(fā)文單位）關(guān)于（事由）的請示”其中“事由”部分要明確、簡括地表述出請示的重心意向，如“綜合部關(guān)于購買VIP俱樂部辦公家具的請示”等。 （2）正文部分是請示的核心內(nèi)容，它必須載明“請示緣由”和“請示事項”這兩方面的事項。 在請示緣由環(huán)節(jié)，要用簡明扼要的語言將請示的原因或請示的依據(jù)、出發(fā)點和思想基礎(chǔ)交代清楚。 在請示事項環(huán)節(jié)，要將請示的具體內(nèi)容，請求上級機關(guān)給予解決和支撐的具體事情和盤托出，不要函混晦澀、言語模糊，讓人不知所措。目前公文系統(tǒng)中“請示”主要要數(shù)據(jù)修改類請示和費用類請示兩種。對于數(shù)據(jù)修改類請示，如工號申請，都必須在本環(huán)節(jié)概要地寫明為哪些人增配工號，然后按照相關(guān)要求附上所 6 需的

11、表，如OA、MIS申請表、BOSS賬號申請表；至于是網(wǎng)絡(luò)割接，必須在本環(huán)節(jié)寫明涉及到哪些數(shù)據(jù)、網(wǎng)絡(luò)調(diào)整，需要上級單位做哪些支撐工作。對于費用類請示，則應(yīng)在本環(huán)節(jié)的正文中清晰具體地寫明總計需要的資金數(shù)額、已經(jīng)籌集多少、尚需要領(lǐng)導(dǎo)解決多少，如果對于涉及到很多物資的具體品名等細項金額在正文中不方便處理的，可以將清單（包括分項金額和總金額）作為附件。在此特別指出的是，縣市經(jīng)營單位使用“縣公司請示”流程，各部門的OA賬號等請示不需要領(lǐng)導(dǎo)簽批，直接使用“部門內(nèi)部傳真”流程，在公文名稱上寫上“的請示”即可。 在請示的尾部，一般使用較為固定的結(jié)語，通常寫法是“妥否，請批示?！?，注意也不要出現(xiàn)“報告”字樣，也不

12、能限定上級機關(guān)幾日內(nèi)批復(fù)，這是不禮貌的。最后，請示的落款寫明單位和日期。 請示的正確案例和錯誤案例見附件。 2.要注意主送一個上級單位，不得多方請示。如果一項工作涉及到幾個上級單位，在請示時應(yīng)當(dāng)本著“誰有權(quán)利批準(zhǔn)這一工作就請示誰”的原則，可將另一上級單位列為抄送，以便對方了解情況。 3.在請示中一定要做到“一文一事”，不得在請示中一文多事，以免出現(xiàn)有些事屬于某部門職權(quán)范圍、而另一些事超出相關(guān)部門職權(quán)范圍的情況。 （二）正確使用函 7 “函”適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項?？梢允瞧郊?，也可以是上下級。主要分為“問函”和“復(fù)函”兩種。 1.問函。開頭要交代去

13、函的緣由、根據(jù)、理由。要開門見山，直截了當(dāng)；主體要寫明詢問或商洽的內(nèi)容。要求寫得具體、準(zhǔn)確、條理清楚，要一事一文；結(jié)尾常用“即請復(fù)函”、“盼復(fù)”、“以上意見，請予函復(fù)”等；也可以寫一些表示感謝和祝愿的詞語，如“特表示感謝”、“請函復(fù)為感”、“順祝商祺”等 2.復(fù)函，開頭一般要寫明所復(fù)何函，如：“X月X日貴單位關(guān)于XXXXX來函已悉，經(jīng)研究函復(fù)如下：”；主體要針對問函所商洽和詢問的事項，做明確、具體的答復(fù)；結(jié)尾不用寒喧，也可以沒有結(jié)尾，常用“此復(fù)”、“特此函復(fù)”等。 3.OA中的函要啟動“宜昌分公司公司函”的流程，分公司層面的對外的函都必須納入電子公文的函流程，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)批準(zhǔn)才能對外送出。

14、4.分公司內(nèi)部各單位、各部門不得以部門的名義對外行文，部門發(fā)文的主送單位必須是公司內(nèi)部單位。 （三）如果相關(guān)的傳真、通知和會議紀要只涉及到本單位，出于精簡公文的需要，不需要分公司領(lǐng)導(dǎo)簽批，則只需走內(nèi)部傳真、內(nèi)部會議紀要等內(nèi)部流程，本單位負責(zé)人進行簽發(fā)即可。 七、要切實加強會議記錄的歸檔工作 會議紀要是將會議的重要事項決定進行匯總提煉后的公文， 8 而會議記錄是會議開展情況的如實反映，要求精煉地記下每位會議代表的發(fā)言。請各單位按照關(guān)于印發(fā)會議管理辦法的通知（宜昌移字2008182號）的要求，加強本單位會議的管理和會議記錄工作，并將此作為本單位、本部門的基礎(chǔ)性的工作進行夯實。各縣市經(jīng)營單位的責(zé)任部

15、門在本單位綜合部，各部門要對本部門的會議記錄工作和歸檔情況負責(zé)。綜合部將不定期進行檢查相關(guān)工作。 八、精簡文件、改進文風(fēng) 一是要把握文件規(guī)格，減少文件數(shù)量。可發(fā)可不發(fā)的文件一概不發(fā)，各部室、各單位發(fā)文必須堅持少而精，可發(fā)可不發(fā)的公文堅決不發(fā)，可長可短的公文一定要短，能低規(guī)格發(fā)文的決不高規(guī)格處理，凡能通過電子化工單、電話、傳真、電子郵件、飛信等形式解決問題的，不印發(fā)文件。 二是壓縮文件篇幅，提高文件質(zhì)量。行文應(yīng)言簡意賅、言之有物，同時要嚴格控制附件的數(shù)量和篇幅。同時，起草文件要注重指導(dǎo)性、針對性和可操作性，突出主題，不搞“穿靴戴帽”，盡量減少關(guān)于重要性或意義的一般性論述；通知的事項應(yīng)明確工作要求

16、，做到意盡文止、條理清楚、文字精煉。 九、行文關(guān)系和規(guī)范稱謂 （一）內(nèi)部稱謂 1.在公文中，各職能部（室）的稱謂必須是全稱，如運行維護部、市場經(jīng)營部業(yè)務(wù)支撐中心，不稱為“運維部”、“市場部支 9 撐中心”等；對于各經(jīng)營單位，稱為“夷陵分公司”、“郊區(qū)營業(yè)部”等。 2.對省公司行文時，行文抬頭稱：省公司；分公司對省公司部門（中心）行文時,抬頭稱“省公司XX部（中心）”等。 3. 工會稱謂：“中國移動通信集團工會”簡稱“集團工會”；分公司工會的全稱是“中國移動通信集團工會宜昌分公司委員會”，分公司工會向各分會、工會小組行文，可簡稱“分公司工會”。 4. 中國移動通信集團公司簡稱：中國移動，內(nèi)部可簡稱：集團公司，不稱“中國移動集團”。 （二）對外稱謂 我公司名稱“中國移動通信集團湖北有限公司宜昌分公司”，在對外較為正式的場合簡稱“中國移動湖北公司宜昌分公司”,在對外的宣傳報道和匯報中，可根據(jù)需要進一步簡稱為“宜昌移動”。各縣市分公司按此規(guī)則進行處理。 十、加強公文保密工作 各單位、各部門要高度重視公文（包括紙質(zhì)公文和電子公文）保密工作，特別是各單位、各部門負責(zé)人要帶頭嚴格執(zhí)行公司保密有關(guān)規(guī)定，并督促本部門（單位）員工嚴格遵守保密承諾書的相關(guān)約定，做好本部門（單位）公文保密工作，嚴禁公文亂放亂傳和失泄密事件發(fā)生，保守公司機密。 十